公司档案理制度
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日 期
修订状态
修改容
修改
审核
批准
目录
第章 总 …………………………………………………………………………3
第二章 档案档 ……………………………………………………………………4
第三章 档案整理 ……………………………………………………………………5
第四章 档案保 ……………………………………………………………………5
第五章 档案开发利 …………………………………………………………… 6
第六章 档案鉴定销毁 …………………………………………………………… 7
第七章 奖惩 …………………………………………………………………………7
第八章 附 …………………………………………………………………………8
档案理制度
第章 总
第条 目
加强集团档案理工作效保护利档案更集团项工作服务特制定制度
第二条 释义
制度称档案指公司现部门员工事生产营理等活动中形成企业保存价值种文字图表证报表技术资料声片荣誉实物证件等形式历史记录
第三条 理原
（） 集中统理原
（二） 维护档案完整安全原
（三） 便利原
第四条 适范围：制度适集团单位档案理
第五条 理职责
（） 总部：总部行政部集团档案口理部门负责：
1 建立完善理制度工作标准流程
2 监督指导检查事业部档案工作
3 总部档案收集保开发利
（二） 事业部事行政部事业部档案理部门负责：
1 制定档案工作计划组织实施
2 监督指导检查事业部职部门片区档案工作
3 事业部档案收集保开发利
4 事业部月定期总部档案理员提交次档案台账
（三） 片区须指定档案理部门负责：
1 制定档案工作计划组织实施
2 指导部门文件材料形成积累整理档工作
3 规定事业部档案室移交档案
（四） 中心职部门应规定档案室移交档案
（五） 档案理员
1 级行政理部门负责单位档案理责负责规划理单位档案建设工作
2 总部行政部设专职档案理员负责集团档案综合理工作包括：
21 总部档案理
22 监督检查推动事业部档案建设工作
23 档案理体系建设完善
24 档案理员培训指导
3 总部中心事业部片区均应配置兼职档案理员负责单位部门档案理工作
4 档案理员应熟知公司业务公司历史革保持相稳定
第二章 档案档
第六条 档案档范围
公司项活动中形成具保存利价值种形式文件材料均须档
外埠单位档案理部门须单位类资质证件政府批复文件等事业部档案室档份原件档原件份原件档复印件
第七条 档时间
（） 营理类生产技术理类文件材料半年档次移交时间年三月份九月份
（二） 基建设类文件材料部门负责审定工程竣工3月档
（三） 财务档案：年形成会计档案会计年度终暂财务部门保年期满应财务部门编制移交清册移交档案室统保
（四） 涉薪酬明细调薪明细年终奖明细劳动合等事理类涉密文件材料须年6月30日前密封形式档案室移交
（五） 项目文件：连配套片磁带光盘等工作结束1月档
（六） 未特说明文件材料 应时档
第八条 档求
（） 档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正副必须立起
（二） 档文件资料密级保期限划分须准确分类清楚类准确组卷合理编目清晰案卷排列方法必须致保持案卷间联系
（三） 外埠单位档案原件单位行保 交事业部档案室电子扫描件台帐备案
（四） 年形成会计档案应财务部门档求负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册
交档案室保会计档案原应保持原卷册封装需拆封重新整理档案理部门应会财务部门办员拆封整理分清责
（五） 种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾等）档必须原件保持完损
声档案摄录必须详细记录事时间 点物背景档声资料必须清晰完整
（六） 档时交接双方根移交清单清点核档文件移交清册签字确认移交清单式二份双方签字执份
第三章 档案整理
具体见附件档案整理细
第四章 档案保
第九条 档案保规定
（） 类档案均须制度档案理部门移交集中保单位私留存档案
（二） 北京区域单位形成档案属事业部档案室统保外埠企业档案属片区档案理部门统保
（三） 具永久保价值档案原件须进行扫描备份重档案须异备份保存
（四） 电子档案应定期进行抽样检查发观问题应时采取进行修复
（五） 图纸须放专柜保存
（六） 密级档案须存放加锁档案柜中保
第五章 档案开发利
第十条 档案理部门年须档案信息进行专题汇编形成事记制度专题文件企业荣誉重活动图片等汇编
档案理员须编制类档案信息检索目录提高档案检索效率利水
第十条 档案阅
（） 阅档案认真执行档案理办法保密制度规定确保公司机密外泄档案阅期间保密安全事宜阅负责
（二） 阅档案电子扫描件原件需申请OA流程流程通扫描件档案理员直接发送原件选择直接取班车发送阅原件档案理员填写档案出登记表
（三） 企业员工直接查阅属部门业务工作范围档案资料密级档案利须填写密级档案查阅审批表档案档部门分领导批准方查阅绝密级机密级档案须档案阅览室查阅禁止复印出
（四） 档案阅期限般超 7 工作日期需须办理续手续续长期限超 30 工作日
（五） 档案者须档案密级档案容保密档案安全完整负责标记污损涂改转档案
（六） 档案时档案理员核查误时入库发现涂改缺页损毁遗失等问题时报告
（七） 员工调动离职时须阅档案全部档案理部门方办理相应手续
第六章 档案鉴定销毁
第十二条 级档案理部门须规定流程审批权限销毁档案意销毁形式档案材料
第十三条 保期满确保利价值档案须档案理部门组织鉴定组确认否需销毁鉴定组成员包括档案理员部门领导存档部门领导
第十四条 鉴定组评审确需销毁档案档案理部门编制档案销毁清册档案销毁清册需注明：销毁档案目录档案理员签章监销签章销毁时间档案销毁清册需永久保
第十五条 销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作销前清册清点销销毁监销须销毁清册签字确认监销情况报告单位负责档案销毁确保法通销毁档案获档案原始信息
第十六条 保期限已满销毁档案：未结清债权债务未事项核定保存参考价值者应单独抽出立卷直事项完结时止
第七章 奖惩
第十七条 总部档案理部门单位档案理情况进行定期检查评估
第十八条 列行单位员工奖惩办法予处罚：
（） 档案理符合求理混乱
（二） 规定档者期移交档案致档案资料损坏流失
（三） 涂改伪造损毁丢失意隐藏档案
（四） 明知保存档案面危险采取措施造成档案损失
（五） 阅档案超期限未时档案
（六） 阅复印档案时涂画拆封抽换篡改档案
（七） 泄露档案秘密企业造成损失
（八） 擅销毁档案
第八章 附
第十九条 制度总部力资源中心负责解释修订
第二十条 制度发布日起开始实施
附件：
附件1：档案整理细
附件2：档案整理流程
附件3：档案室理制度
附件4：档范围期限附件
附件5：档案移交表
附件6：档案阅登记表
附件7：密级档案查阅审批表
附件8：卷目录
附件9：档案销毁审批表
附件10：档案销毁清册
附件1档案整理细
第条 名词解释
（） 整理
定原方法档案实体进行系统分类组合排列编号科学编目系统化序化工作
（二） 分类
指定标准档案源时间容形式特征异点档案进行层次区分组成定体系
（三） 全宗
指独立机构组织物社会活动中形成档案机整体
（四） 档号
档案编号简称档案类相互关系编写代号包括全宗号目录号卷号件号
（五） 立卷
立卷指办理完毕具保存价值文件 定原方法 组成组联系案卷包括：组卷拟写案卷标题卷文件排列编号填写卷目录备考表封面装订等
（六） 著录
编制档案目录时档文件材料容形式特征进行分析选择记录程
（七） 编目
指编制档案案卷目录卷目录提供档案检索方式方便档案查询利
（八） 案卷目录
指案卷名册先装订年度案卷定方法排列然根排列序逐编号登陆成
第二条 档案整理工作原
（） 保持文件间历史联系文件间历史联系指文件产生处理程中形成部相互关系包括文件源时间容形式联系
（二） 便档案保利
第三条 档案分类
档案容分5级类目：营理类基建设类行政理类财务理类事理类
（） 全宗档案分类
般年度—类分类全宗档案先年度分开年度级类目分类排列
（二） 类档案分类
营理类行政理类财务类事类档案容结合形成时间重程度进行分类基建设类档案工程项目分类
（三） 须严格遵守分类规私改动保证分类规致性
第四条 确定密级保期限
（） 确定档案密级
档案密级低高划分秘密机密绝密没密级档案公开（集团部）
绝密指公司生存生产科研营事重利益关系旦泄露会公司安全利益遭受特严重损害事项包括容
1 公司股份构成投资情况新产品新技术开发研制资料
2 公司总体发展规划营战略营销策略商务谈判容载体正式合协议文书
3 公司重会议纪
机密指公司生存生产科研营事重利益关系旦泄露会公司安全利益遭受严重损害事项包括容：
1 尚未确定公司重事调整安排情况力资源部理员考评材料
2 公司薪金制度财务专印签账号保险柜密码月度季度年度财务预决算报告类财务统计报表重磁盘磁带容存放位置
3 公司事记
4 原材料标准成品半成品检测报告进口设备仪器图纸相关资料类工程相关资料
5 外事活动中部掌握原政策
秘密指公司生存生产营科研事较利益关系旦泄露会公司安全利益遭受损害事项包括容：
1 消费层次调查情况市场潜力调查预测情况未新产品市场预测情况载体
2 广告企划营销企划方案
3 类设备图纸说明书基建图纸类仪器资料类技术通知文件等
4 种检查表格检查结果
文件材料档时档员须确定档文件材料密级档案理员根已确定密级进行密级标识确保密级档案公开档案分组卷密级档案分组卷
（二）划定保期限
划分短期（15 年）长期（1650年）永久（50 年）
1 永久保存：反映公司职活动基历史面貌文件材料包括公司处理重问题形成文件材料召开重会议文件材料重请示统计报表机构演变公司领导免重项目协议合等
2 长期保存：较长时间公司工作查考价值文件材料包括公司层面般问题文件材料般会议文件材料般济形成合协议等
3 短期保存：短期公司工作查考价值文件材料包括中心部门计划总结报表
第五条 档案立卷
立卷工作容包括组成案卷单位卷文件排列编号填写卷目录备考表填写案卷封面案卷装订
（） 组成案卷单位
指容相联系较紧密文件材料组合起组成卷干卷
（二） 卷文件排列编号
1 案卷文件排列：
案卷文件材料文件重程度时间先次序责者问题进行排列具体排列：
11正文前附件批复前请示正前定稿定稿前历次重讨稿结性材料前性材料
12 基建工程图纸总体局部关系结合专业排列
13 图文混合案卷文字材料前图纸
14 问题文件材料组成案卷时文件形成时间先序排列问题组成卷时先问题分开时间序排列
2 卷文件编号：
编制案卷号（盒号件号）：三位阿拉伯数字表示001开始次排列
21 卷装订案卷号填案卷封面
22 盒保盒号填卷盒
23 件保纸质文件件号填文件右角
24 光盘录带磁带等编号贴档案装具
25 奖牌奖杯等实物档案贴实物量保持美观
3 编制页码：
案卷文件材料系统排列文字材料逐页编号正面右角编页号背面左角编页号页字迹纸张均须编号张图纸折叠编页号装订案卷填写卷总页数
（三） 填写卷目录备考表
1 卷目录
卷目录排案卷封面
11 编写序号
卷文件排列序份文件编序号阿拉伯数字1起次标注装订文件件单位编序号散装文件（图纸）页单位编序号原稿附件正合编序号转发件转发件编序号请示批复分编序号
12 填写责者
填写文件制发部门名称通确切简称
13 填写文件编号
填写文件文号图样图号（包括部门代字年号序号）文件原字号填写齐全
14 填写文件题名
填写文件题名时文件正副标题原文录原文标题揭示文件容原标题录文件容拟题名附加[ ]
15 填写文件形成日期
案卷起止日期件文件形成时间填写时省略年月日字表示年月右角加号
16 填写文件页号
填写文件页号时阿拉伯数字填写份文件材料首页标注页号卷份文件标注起止页号
17 备注
填写档文件需补充说明情况包括密级缺损修改补充移出销毁等等果条目须说明情况较备注栏难填写时备注栏中加注*号具体容填写入备考表中
2 卷备考表
备考表置盒档文件盒档文件进行必注释说明备考表设置项目包括盒文件情况说明整理检查日期
21 卷（盒）文件情况说明：填写盒文件缺损修改补充移出销毁情况
22 整理：负责整理档文件员姓名
23 检查：负责检查档文件整理质量员姓名
24 立卷时间：档文件整理完毕日期
（四） 填写案卷封面
案卷封面包括列容：全宗名称类目名称案卷题名编制单位编制日期保期限密级
1 档案装订
案卷须装订成册某特殊珍贵手稿片等采卷盒卷袋相册等保卷盒卷袋填写案卷封皮项案卷装订做法求：
11 案卷装订前文件材料书钉回形针头针等金属物防日锈蚀文件材料
12 破损文件材料须进行必修补裱糊未留装订线位置装订线字迹文件材料须字白纸加边托裱
13 张文件须折叠长短齐文件右齐整
14 文件装订前须左角齐
15 文书档案采三孔线装订法装订位置左侧中部距订口边 15 毫米装订时须线绳勒紧结牢结头背面倒置脱漏张页压字迹损坏文件妨碍阅读
16 图纸采散装折叠成 A4 纸放入卷盒保存
第六条 装盒排架
（） 案卷装盒
档档案案卷号件号编号序装入档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目
（二） 案卷排架
1 年度—容—保期限排列方法
2 档案排列二级类目流水号分建立案卷目录
3 声实物非纸质载体形成档案分类方法纸质档案等单独建立案卷目录登记加标识符示区
4 案卷排列采色标标识符号分标明永久长期短期三种保期限保期限案卷目然便案卷鉴定移出
第七条 检索理
（） 编号方法：公司档案编号采年度—类分类编号法
（二） 类代号：营理类JG 基建设类—JJ 行政理类—XZ
财务理类—CW事理类RS
（三） 档案编号编制：
12位代码代表年度（4位）+类（4位）+保期限（1位）+盒号（3位）
：2012JG011003——2012年营理类证类永久保存档案盒号003
2012—年度 JG—类代码 01—证类 1 —永久 003—盒号
附件2档案整理流程
收藏保存价值应档资料
根总公司档案整编规拟定分类方案划分类类
分 类
案卷编目
案卷排架
分类资料装入卷盒
案卷组合
重程度时间类等卷文件进行序排列
卷文件排列编号
•
编件页号
填写卷目录备考表备考表签字盖章
拟写案卷题名
填写案卷封面脊背
•
编制案卷目录
附件三：档案室理规定
第条 档案室实行专理非理员未许入工作确实需员进入库房时必须档案理员陪始终相伴
第二条 保档案必须设置坚固适专档案室配备专业档案保设备库房应做八防：防火防水防潮防霉防虫防光防尘防盗保持档案室清洁周少全面清扫次
第三条 档案室接收档案应进行科学分类加工整理排列架进行妥善保
第四条 档案室建立档案登记统计制度设置登记统计薄档案收进移出保利等情况进行统计档案理员应认真完成档案统计表填报务
第五条 整理搬移架提供利档案程中轻轻放保持档案整洁认真办理档案入库查阅阅登记手续案卷时放回原处
第六条 档案员须年库藏档案进行检查核掌握档案保情况做帐物相符破损变质档案时进行修补复制
附件4
档范围期限
级类目名称代码
二级类目名称代码
档范围（容）
保期限代码
营理类JG
证类01
营业执类证类资质注册资料年检资料公司章程等
永久 1
文书类02
外文件（政府公司部门文件）部文件
长期 2
部文件年度计划总结会议纪公司名义文件务纪检客服等项工作形成文件材料
长期 2
制度类03
理制度汇编
永久 1
合类04
分部营理合业务合两种
永久 1
类05
需保存重资料
长期 2
基建设类JJ
证类01
五证证件
永久 1
文书类02
政府文件开工文件竣工文件等
永久 1
设计文件03
图纸变更洽商等文件
永久 1
合04
施工监理技术服务等合
永久 1
报告05
检测报告验收报告竣工报告等
永久 1
仪器设备06
仪器设备相关资料
永久 1
类07
需保存重资料
长期 2
行政理类XZ
文书类01
外文件部文件种信函通知类装修工程报告等
长期 2
制度类02
类行政制度汇编
永久 1
合协议03
购买租赁保洁绿植等合类协议
永久 1
企业文化类04
企业获种荣誉证书奖状奖杯奖牌锦旗等
永久 1
企业宣传报刊片声资料等
永久 1
企业宣传品产品样品科技成果等物品
永久 1
类05
需保存重资料
长期 2
财务理类CW
会计证01
原始证记账证汇总证会计证
15年 3
财务报告02
月季度财务报告
3年 3
年度财务报告(预决算)
永久 1
财务报告(含税收营理等统计表)
15年 3
会计清册03
会计档案移交清册
15年 3
会计档案保销毁清册
永久 1
合04
融资合验资报告类付款合
永久 1
05
银行余额调节表银行账单
5年 3
固定资产明细帐(卡片)
固定资产报废清理保5年 3
财务理类CW
05（续）
需保存重资料
长期 2
事理类RS
文书类01
身份证户口等身份证明文件复印件
员工离职保存两年 3
学历评聘专业技术职务材料
履历材料（包括简历资料）
鉴定考核考察材料奖励处分材料
录免异动离职材料
薪酬福利社保等相关资料
永久 1
合 02
劳动合
员工离职保存两年 3
类03
需保存重资料
长期 2
附件5：
片区部门：
档 案 移 交 表
序号
类
文件名称
密级
保存期限
移交形式
份数
份页数
复印件（份数）
移交签字： 接收签字：
移交日期 ： 部门负责签字：
附件6：
档案阅登记表
日期
文件名称
档号
部门
资料份数
份页数
途
方式
时间
确认签字
查阅阅复印调出
附件7：
密级档案查阅审批表
档案号
名称
密级
方式
部门
部 门 意 见
档案部门领导意见
阅日期
年 月 日
返日期
年 月 日
办：
备 注
注：1阅绝密资料需领导批准 2方式(1)查阅 (2)摘抄 (3)外
附件8：
卷 目 录
序号
责 者
文件编号
文件题名
日期
页数
备注
附件9：
档案销毁审批表
档案种类
保期限
立卷日期
立卷部门
密 级
销毁日期
销毁原：
档案销毁清册：（数目附清册）
1
2
3
4
销毁签字：
年 月 日
监毁签字：
年 月 日
档案部门负责审核：
年 月 日
公司总理意见：
年 月 日
附件10：
序号
文件名称
案卷编号
档日期
份数
备注
销毁原
档案员意见
领导意见
档案销毁清册
销毁签名： 监销签名：
销毁时间： 销毁点：
— END —
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公司档案理制度
修订记录
日 期
修订状态
修改容
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审核
批准
目录
第章 总 …………………………………………………………………………3
第二章 档案档 ……………………………………………………………………4
第三章 档案整理 ……………………………………………………………………5
第四章 档案保 ……………………………………………………………………5
第五章 档案开发利 …………………………………………………………… 6
第六章 档案鉴定销毁 …………………………………………………………… 7
第七章 奖惩 …………………………………………………………………………7
第八章 附 …………………………………………………………………………8
档案理制度
第章 总
第条 目
加强集团档案理工作效保护利档案更集团项工作服务特制定制度
第二条 释义
制度称档案指公司现部门员工事生产营理等活动中形成企业保存价值种文字图表证报表技术资料声片荣誉实物证件等形式历史记录
第三条 理原
（） 集中统理原
（二） 维护档案完整安全原
（三） 便利原
第四条 适范围：制度适集团单位档案理
第五条 理职责
（） 总部：总部行政部集团档案口理部门负责：
1 建立完善理制度工作标准流程
2 监督指导检查事业部档案工作
3 总部档案收集保开发利
（二） 事业部事行政部事业部档案理部门负责：
1 制定档案工作计划组织实施
2 监督指导检查事业部职部门片区档案工作
3 事业部档案收集保开发利
4 事业部月定期总部档案理员提交次档案台账
（三） 片区须指定档案理部门负责：
1 制定档案工作计划组织实施
2 指导部门文件材料形成积累整理档工作
3 规定事业部档案室移交档案
（四） 中心职部门应规定档案室移交档案
（五） 档案理员
1 级行政理部门负责单位档案理责负责规划理单位档案建设工作
2 总部行政部设专职档案理员负责集团档案综合理工作包括：
21 总部档案理
22 监督检查推动事业部档案建设工作
23 档案理体系建设完善
24 档案理员培训指导
3 总部中心事业部片区均应配置兼职档案理员负责单位部门档案理工作
4 档案理员应熟知公司业务公司历史革保持相稳定
第二章 档案档
第六条 档案档范围
公司项活动中形成具保存利价值种形式文件材料均须档
外埠单位档案理部门须单位类资质证件政府批复文件等事业部档案室档份原件档原件份原件档复印件
第七条 档时间
（） 营理类生产技术理类文件材料半年档次移交时间年三月份九月份
（二） 基建设类文件材料部门负责审定工程竣工3月档
（三） 财务档案：年形成会计档案会计年度终暂财务部门保年期满应财务部门编制移交清册移交档案室统保
（四） 涉薪酬明细调薪明细年终奖明细劳动合等事理类涉密文件材料须年6月30日前密封形式档案室移交
（五） 项目文件：连配套片磁带光盘等工作结束1月档
（六） 未特说明文件材料 应时档
第八条 档求
（） 档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正副必须立起
（二） 档文件资料密级保期限划分须准确分类清楚类准确组卷合理编目清晰案卷排列方法必须致保持案卷间联系
（三） 外埠单位档案原件单位行保 交事业部档案室电子扫描件台帐备案
（四） 年形成会计档案应财务部门档求负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册
交档案室保会计档案原应保持原卷册封装需拆封重新整理档案理部门应会财务部门办员拆封整理分清责
（五） 种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾等）档必须原件保持完损
声档案摄录必须详细记录事时间 点物背景档声资料必须清晰完整
（六） 档时交接双方根移交清单清点核档文件移交清册签字确认移交清单式二份双方签字执份
第三章 档案整理
具体见附件档案整理细
第四章 档案保
第九条 档案保规定
（） 类档案均须制度档案理部门移交集中保单位私留存档案
（二） 北京区域单位形成档案属事业部档案室统保外埠企业档案属片区档案理部门统保
（三） 具永久保价值档案原件须进行扫描备份重档案须异备份保存
（四） 电子档案应定期进行抽样检查发观问题应时采取进行修复
（五） 图纸须放专柜保存
（六） 密级档案须存放加锁档案柜中保
第五章 档案开发利
第十条 档案理部门年须档案信息进行专题汇编形成事记制度专题文件企业荣誉重活动图片等汇编
档案理员须编制类档案信息检索目录提高档案检索效率利水
第十条 档案阅
（） 阅档案认真执行档案理办法保密制度规定确保公司机密外泄档案阅期间保密安全事宜阅负责
（二） 阅档案电子扫描件原件需申请OA流程流程通扫描件档案理员直接发送原件选择直接取班车发送阅原件档案理员填写档案出登记表
（三） 企业员工直接查阅属部门业务工作范围档案资料密级档案利须填写密级档案查阅审批表档案档部门分领导批准方查阅绝密级机密级档案须档案阅览室查阅禁止复印出
（四） 档案阅期限般超 7 工作日期需须办理续手续续长期限超 30 工作日
（五） 档案者须档案密级档案容保密档案安全完整负责标记污损涂改转档案
（六） 档案时档案理员核查误时入库发现涂改缺页损毁遗失等问题时报告
（七） 员工调动离职时须阅档案全部档案理部门方办理相应手续
第六章 档案鉴定销毁
第十二条 级档案理部门须规定流程审批权限销毁档案意销毁形式档案材料
第十三条 保期满确保利价值档案须档案理部门组织鉴定组确认否需销毁鉴定组成员包括档案理员部门领导存档部门领导
第十四条 鉴定组评审确需销毁档案档案理部门编制档案销毁清册档案销毁清册需注明：销毁档案目录档案理员签章监销签章销毁时间档案销毁清册需永久保
第十五条 销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作销前清册清点销销毁监销须销毁清册签字确认监销情况报告单位负责档案销毁确保法通销毁档案获档案原始信息
第十六条 保期限已满销毁档案：未结清债权债务未事项核定保存参考价值者应单独抽出立卷直事项完结时止
第七章 奖惩
第十七条 总部档案理部门单位档案理情况进行定期检查评估
第十八条 列行单位员工奖惩办法予处罚：
（） 档案理符合求理混乱
（二） 规定档者期移交档案致档案资料损坏流失
（三） 涂改伪造损毁丢失意隐藏档案
（四） 明知保存档案面危险采取措施造成档案损失
（五） 阅档案超期限未时档案
（六） 阅复印档案时涂画拆封抽换篡改档案
（七） 泄露档案秘密企业造成损失
（八） 擅销毁档案
第八章 附
第十九条 制度总部力资源中心负责解释修订
第二十条 制度发布日起开始实施
附件：
附件1：档案整理细
附件2：档案整理流程
附件3：档案室理制度
附件4：档范围期限附件
附件5：档案移交表
附件6：档案阅登记表
附件7：密级档案查阅审批表
附件8：卷目录
附件9：档案销毁审批表
附件10：档案销毁清册
附件1档案整理细
第条 名词解释
（） 整理
定原方法档案实体进行系统分类组合排列编号科学编目系统化序化工作
（二） 分类
指定标准档案源时间容形式特征异点档案进行层次区分组成定体系
（三） 全宗
指独立机构组织物社会活动中形成档案机整体
（四） 档号
档案编号简称档案类相互关系编写代号包括全宗号目录号卷号件号
（五） 立卷
立卷指办理完毕具保存价值文件 定原方法 组成组联系案卷包括：组卷拟写案卷标题卷文件排列编号填写卷目录备考表封面装订等
（六） 著录
编制档案目录时档文件材料容形式特征进行分析选择记录程
（七） 编目
指编制档案案卷目录卷目录提供档案检索方式方便档案查询利
（八） 案卷目录
指案卷名册先装订年度案卷定方法排列然根排列序逐编号登陆成
第二条 档案整理工作原
（） 保持文件间历史联系文件间历史联系指文件产生处理程中形成部相互关系包括文件源时间容形式联系
（二） 便档案保利
第三条 档案分类
档案容分5级类目：营理类基建设类行政理类财务理类事理类
（） 全宗档案分类
般年度—类分类全宗档案先年度分开年度级类目分类排列
（二） 类档案分类
营理类行政理类财务类事类档案容结合形成时间重程度进行分类基建设类档案工程项目分类
（三） 须严格遵守分类规私改动保证分类规致性
第四条 确定密级保期限
（） 确定档案密级
档案密级低高划分秘密机密绝密没密级档案公开（集团部）
绝密指公司生存生产科研营事重利益关系旦泄露会公司安全利益遭受特严重损害事项包括容
1 公司股份构成投资情况新产品新技术开发研制资料
2 公司总体发展规划营战略营销策略商务谈判容载体正式合协议文书
3 公司重会议纪
机密指公司生存生产科研营事重利益关系旦泄露会公司安全利益遭受严重损害事项包括容：
1 尚未确定公司重事调整安排情况力资源部理员考评材料
2 公司薪金制度财务专印签账号保险柜密码月度季度年度财务预决算报告类财务统计报表重磁盘磁带容存放位置
3 公司事记
4 原材料标准成品半成品检测报告进口设备仪器图纸相关资料类工程相关资料
5 外事活动中部掌握原政策
秘密指公司生存生产营科研事较利益关系旦泄露会公司安全利益遭受损害事项包括容：
1 消费层次调查情况市场潜力调查预测情况未新产品市场预测情况载体
2 广告企划营销企划方案
3 类设备图纸说明书基建图纸类仪器资料类技术通知文件等
4 种检查表格检查结果
文件材料档时档员须确定档文件材料密级档案理员根已确定密级进行密级标识确保密级档案公开档案分组卷密级档案分组卷
（二）划定保期限
划分短期（15 年）长期（1650年）永久（50 年）
1 永久保存：反映公司职活动基历史面貌文件材料包括公司处理重问题形成文件材料召开重会议文件材料重请示统计报表机构演变公司领导免重项目协议合等
2 长期保存：较长时间公司工作查考价值文件材料包括公司层面般问题文件材料般会议文件材料般济形成合协议等
3 短期保存：短期公司工作查考价值文件材料包括中心部门计划总结报表
第五条 档案立卷
立卷工作容包括组成案卷单位卷文件排列编号填写卷目录备考表填写案卷封面案卷装订
（） 组成案卷单位
指容相联系较紧密文件材料组合起组成卷干卷
（二） 卷文件排列编号
1 案卷文件排列：
案卷文件材料文件重程度时间先次序责者问题进行排列具体排列：
11正文前附件批复前请示正前定稿定稿前历次重讨稿结性材料前性材料
12 基建工程图纸总体局部关系结合专业排列
13 图文混合案卷文字材料前图纸
14 问题文件材料组成案卷时文件形成时间先序排列问题组成卷时先问题分开时间序排列
2 卷文件编号：
编制案卷号（盒号件号）：三位阿拉伯数字表示001开始次排列
21 卷装订案卷号填案卷封面
22 盒保盒号填卷盒
23 件保纸质文件件号填文件右角
24 光盘录带磁带等编号贴档案装具
25 奖牌奖杯等实物档案贴实物量保持美观
3 编制页码：
案卷文件材料系统排列文字材料逐页编号正面右角编页号背面左角编页号页字迹纸张均须编号张图纸折叠编页号装订案卷填写卷总页数
（三） 填写卷目录备考表
1 卷目录
卷目录排案卷封面
11 编写序号
卷文件排列序份文件编序号阿拉伯数字1起次标注装订文件件单位编序号散装文件（图纸）页单位编序号原稿附件正合编序号转发件转发件编序号请示批复分编序号
12 填写责者
填写文件制发部门名称通确切简称
13 填写文件编号
填写文件文号图样图号（包括部门代字年号序号）文件原字号填写齐全
14 填写文件题名
填写文件题名时文件正副标题原文录原文标题揭示文件容原标题录文件容拟题名附加[ ]
15 填写文件形成日期
案卷起止日期件文件形成时间填写时省略年月日字表示年月右角加号
16 填写文件页号
填写文件页号时阿拉伯数字填写份文件材料首页标注页号卷份文件标注起止页号
17 备注
填写档文件需补充说明情况包括密级缺损修改补充移出销毁等等果条目须说明情况较备注栏难填写时备注栏中加注*号具体容填写入备考表中
2 卷备考表
备考表置盒档文件盒档文件进行必注释说明备考表设置项目包括盒文件情况说明整理检查日期
21 卷（盒）文件情况说明：填写盒文件缺损修改补充移出销毁情况
22 整理：负责整理档文件员姓名
23 检查：负责检查档文件整理质量员姓名
24 立卷时间：档文件整理完毕日期
（四） 填写案卷封面
案卷封面包括列容：全宗名称类目名称案卷题名编制单位编制日期保期限密级
1 档案装订
案卷须装订成册某特殊珍贵手稿片等采卷盒卷袋相册等保卷盒卷袋填写案卷封皮项案卷装订做法求：
11 案卷装订前文件材料书钉回形针头针等金属物防日锈蚀文件材料
12 破损文件材料须进行必修补裱糊未留装订线位置装订线字迹文件材料须字白纸加边托裱
13 张文件须折叠长短齐文件右齐整
14 文件装订前须左角齐
15 文书档案采三孔线装订法装订位置左侧中部距订口边 15 毫米装订时须线绳勒紧结牢结头背面倒置脱漏张页压字迹损坏文件妨碍阅读
16 图纸采散装折叠成 A4 纸放入卷盒保存
第六条 装盒排架
（） 案卷装盒
档档案案卷号件号编号序装入档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目
（二） 案卷排架
1 年度—容—保期限排列方法
2 档案排列二级类目流水号分建立案卷目录
3 声实物非纸质载体形成档案分类方法纸质档案等单独建立案卷目录登记加标识符示区
4 案卷排列采色标标识符号分标明永久长期短期三种保期限保期限案卷目然便案卷鉴定移出
第七条 检索理
（） 编号方法：公司档案编号采年度—类分类编号法
（二） 类代号：营理类JG 基建设类—JJ 行政理类—XZ
财务理类—CW事理类RS
（三） 档案编号编制：
12位代码代表年度（4位）+类（4位）+保期限（1位）+盒号（3位）
：2012JG011003——2012年营理类证类永久保存档案盒号003
2012—年度 JG—类代码 01—证类 1 —永久 003—盒号
附件2档案整理流程
收藏保存价值应档资料
根总公司档案整编规拟定分类方案划分类类
分 类
案卷编目
案卷排架
分类资料装入卷盒
案卷组合
重程度时间类等卷文件进行序排列
卷文件排列编号
•
编件页号
填写卷目录备考表备考表签字盖章
拟写案卷题名
填写案卷封面脊背
•
编制案卷目录
附件三：档案室理规定
第条 档案室实行专理非理员未许入工作确实需员进入库房时必须档案理员陪始终相伴
第二条 保档案必须设置坚固适专档案室配备专业档案保设备库房应做八防：防火防水防潮防霉防虫防光防尘防盗保持档案室清洁周少全面清扫次
第三条 档案室接收档案应进行科学分类加工整理排列架进行妥善保
第四条 档案室建立档案登记统计制度设置登记统计薄档案收进移出保利等情况进行统计档案理员应认真完成档案统计表填报务
第五条 整理搬移架提供利档案程中轻轻放保持档案整洁认真办理档案入库查阅阅登记手续案卷时放回原处
第六条 档案员须年库藏档案进行检查核掌握档案保情况做帐物相符破损变质档案时进行修补复制
附件4
档范围期限
级类目名称代码
二级类目名称代码
档范围（容）
保期限代码
营理类JG
证类01
营业执类证类资质注册资料年检资料公司章程等
永久 1
文书类02
外文件（政府公司部门文件）部文件
长期 2
部文件年度计划总结会议纪公司名义文件务纪检客服等项工作形成文件材料
长期 2
制度类03
理制度汇编
永久 1
合类04
分部营理合业务合两种
永久 1
类05
需保存重资料
长期 2
基建设类JJ
证类01
五证证件
永久 1
文书类02
政府文件开工文件竣工文件等
永久 1
设计文件03
图纸变更洽商等文件
永久 1
合04
施工监理技术服务等合
永久 1
报告05
检测报告验收报告竣工报告等
永久 1
仪器设备06
仪器设备相关资料
永久 1
类07
需保存重资料
长期 2
行政理类XZ
文书类01
外文件部文件种信函通知类装修工程报告等
长期 2
制度类02
类行政制度汇编
永久 1
合协议03
购买租赁保洁绿植等合类协议
永久 1
企业文化类04
企业获种荣誉证书奖状奖杯奖牌锦旗等
永久 1
企业宣传报刊片声资料等
永久 1
企业宣传品产品样品科技成果等物品
永久 1
类05
需保存重资料
长期 2
财务理类CW
会计证01
原始证记账证汇总证会计证
15年 3
财务报告02
月季度财务报告
3年 3
年度财务报告(预决算)
永久 1
财务报告(含税收营理等统计表)
15年 3
会计清册03
会计档案移交清册
15年 3
会计档案保销毁清册
永久 1
合04
融资合验资报告类付款合
永久 1
05
银行余额调节表银行账单
5年 3
固定资产明细帐(卡片)
固定资产报废清理保5年 3
财务理类CW
05（续）
需保存重资料
长期 2
事理类RS
文书类01
身份证户口等身份证明文件复印件
员工离职保存两年 3
学历评聘专业技术职务材料
履历材料（包括简历资料）
鉴定考核考察材料奖励处分材料
录免异动离职材料
薪酬福利社保等相关资料
永久 1
合 02
劳动合
员工离职保存两年 3
类03
需保存重资料
长期 2
附件5：
片区部门：
档 案 移 交 表
序号
类
文件名称
密级
保存期限
移交形式
份数
份页数
复印件（份数）
移交签字： 接收签字：
移交日期 ： 部门负责签字：
附件6：
档案阅登记表
日期
文件名称
档号
部门
资料份数
份页数
途
方式
时间
确认签字
查阅阅复印调出
附件7：
密级档案查阅审批表
档案号
名称
密级
方式
部门
部 门 意 见
档案部门领导意见
阅日期
年 月 日
返日期
年 月 日
办：
备 注
注：1阅绝密资料需领导批准 2方式(1)查阅 (2)摘抄 (3)外
附件8：
卷 目 录
序号
责 者
文件编号
文件题名
日期
页数
备注
附件9：
档案销毁审批表
档案种类
保期限
立卷日期
立卷部门
密 级
销毁日期
销毁原：
档案销毁清册：（数目附清册）
1
2
3
4
销毁签字：
年 月 日
监毁签字：
年 月 日
档案部门负责审核：
年 月 日
公司总理意见：
年 月 日
附件10：
序号
文件名称
案卷编号
档日期
份数
备注
销毁原
档案员意见
领导意见
档案销毁清册
销毁签名： 监销签名：
销毁时间： 销毁点：
— END —
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