档案建立理
631档案理工作容
（1）档案收集
（2）档案分类保存
（3）档案统计
（4）档案移交
（5）档案利
（6）信息反馈
（7）档案鉴定销毁
（8）档案保密安全
632质量标准操作规程
（1）总
1）档案工作单位基础理工作组成部分维护济利益合法利益记录历史真实面貌提供信息项工作
2）公司档案公司国家宝贵财富必须全部档部门擅保外交流
3）公司档案工作纳入目标责理系统考核范围全公司部门理处进行考核纳入公司类员职责范围中促类档案材料完整准确系统安全便开发利
4）公司部门理处员工遵守国家级关档案工作法规公司项档案理制度义务
（2）档案理体制
1）档案实行集中理分类保办法
A整档案工作行政部属信息中心统口理时负责部门理处行政挂单位档案工作进行指导监督检查考评
B档案分行政员工质量检查项目设备设施财务环境事务安保物流九类
C限库房面积等原力资源部负责员工档案理余档案信息中心统负责理
D单独购买超2000元设备档案直接信息中心理工程项目配套设备项目口部门项目档案起整理档引进设备应翻译件档
2）档案工作业务受级档案部门指导监督检查
3）部门理处必须名兼职信息理员负责该部门理处档案工作该部门理处档案理工作公司档案理形成机网络
4）档案实行部门预立卷制
（3）档案源
做物业档案理遵循文档然形成规律前提物业档案理基求必须做：
1）时记录数准确资料详实错漏帐实相符妥善保查询方便
2）保证档案完整准确新鲜安全完整档案整体性求准确指档案容实际情况吻合原始记录新鲜指档案反映信息必须动态变化新客观真实记录安全包含档案容保密包括保安全妥善
3）做三清物业情况清业资料清服务状况清
物业档案指物业理机构物业理全部活动中形成作原始记录保存起备查考文字图象声种方式载体文件材料总
物业档案形式样载体纸张磁带胶卷等记录方法手写复印摄影录等表达方式文字图声音等容业档案物业档案服务档案等形式容结合方式图档卡册表证软件声材料等
4）工作记录规定
A公司员工做工作日志日事日记
B项具体工作ISO9001：2000体系做相关表格记录
C记录必须客观真实时全面
D项记录应记录时间记录容记录
E项会议记录公司理处行政员负责
（4）档案理操作流程
1）档案收集指物业理活动中产生资料进行收集价值种资料进行集中程
2）档案分类保存指收集档案资料进行系统合理分类储存相应案卷中程中包括档案卷宗目录编写卷目录编写档案密级设定档案保存期限确定
3）档案电子化指避免档案遗失破损利计算机信息化先进科技技术互联网信息中心档案形成电子版材料储存电子档案库中方便查询提高工作效率档案安全性做保障档案理发展趋势
4）档案利档案价值重体现物业理者解决理程中问题时重参考证物业理者提供客观总结验教训找出理规律程
5）档案移交物业公司属理处效监督理处理真实情况切实反映公司程物业公司解属理处情况效手段
6）信息反馈指物业公司根属理处实际情况理方式方法进行调整做出事情处理办法程
7）档案销毁降低档案保存成保存档案价值性应时价值档案进行剔根档案销毁程序进行销毁
（5）档案分类标准
物业理实物程中根档案资料容致档案分成四类业档案工程技术档案服务档案理档案
业档案称业租业档案业入住进行第二次装修阶段时建立形成业实际情况相符档案资料般包括购房合业身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单业情况登记表家庭成员登记表业房屋维修档案
工程技术档案房产建设租售理程中房产开发商物业理权移交方工程建设产权工程技术等方面形成原始信息仅包括房产前期开发中建筑许证建筑施工图项工程竣工验收资料交接资料等信息包含物业投入租售合接基建项目设备档案等
服务档案物业理机构日常理中建立收集房屋维修档案设备运行档案业接档案（含投诉回访记录）等资料相关资料实务性档案汇总形成档案理制度基础容着物业理水准断提升理服务程控制求越越高理服务程中产生书面记录文件资料等档案理越越受关注特服务象接触中产生记录业接记录纠纷处理记录等服务容类档案档案资料必须适时全面客观真实利查考作证
理档案般指物业理程中具理指导性行政性文件资料部流转传递文字材料集中理处相关职部门日常理中需收集整理类档案通常级部门关指令信息企业质量手册程序文件等
时项目综合性物业实际情况档案划分住宅区档案写字楼档案商铺档案三种样分方面更整理处理利档案方面根公司项目理模式总体设想档案理中重体现
住宅区档案
业档案
购房合身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单
业详细资料登记表
家庭员登记表
业房屋维修档案
缴费情况览
工程技术档案（含产权）
规划图纸项目批文批文
建筑许证投资许证开工许证
拆迁安置资料
竣工总面图
质勘察报告开竣工报告图纸会审报告工程合工程预决算
工程设计变更通知
竣工图
单体建筑结构隐蔽工程竣工图消防燃气等工程网竣工图
房屋消防燃气竣工验收证明书
材料质量保证书新材料购配件签订合证书
水电消防等设备检验合格证书设备技术资料
砂浆混凝土块试压报告
绿化工程竣工图
类业清单
出售房屋产权范围成核算清单
公设施设备公场清单
未完工房屋公设施设备公场竣工日期
产权方面资料
服务档案
业服务档案
业意见调查统计结果
业接记录
业投诉处理记录
回访记录
装修档案
装修申请表装修责书
施工企业资质证明装修员登记表
室装修设计面图
装修竣工图
维修档案
维修申请记录回访记录
维修派工单
公设施巡检记录
治安理档案
日常四防保网络图巡检记录交接班记录值班记录巡逻路线
日常抽检记录查岗记录闭路电视监控系统录带
进出入记录应急处理记录
车辆理记录车辆详细资料
设备设施理档案
公设备设施维修保养计划
公设备设施维修保养记录
机电设备运行巡查记录
设备分承包方资料
公设备设施台帐更新记录
绿化清洁理档案
清洁日检记录周检记录
绿化工作记录检查记录
消毒杀虫记录绿化病虫害检查记录
社区文化档案
社区文化创建构想组织活动计划实施情况记录
社区文化活动图片等记录容
传煤报道资料
文化活动场设施台帐记录
理档案
行政文件
财务文件
事理记录文件政府部门文件
部理规章制度通知签报
理指导文件
质量手册程序文件（质量）
环境手册程序文件（质量）
作业文件
商铺档案
业档案
购房合身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单
业详细资料登记表
业房屋维修档案
缴费情况览
工程技术档案（含产权）
规划图纸项目批文批文
建筑许证投资许证开工许证
拆迁安置资料
竣工总面图
质勘察报告开竣工报告图纸会审报告工程合工程预决算
工程设计变更通知
竣工图
单体建筑结构隐蔽工程竣工图消防燃气等工程网竣工图
房屋消防竣工验收证明书
材料质量保证书新材料购配件签订合证书
水电消防等设备检验合格证书设备技术资料
砂浆混凝土块试压报告
绿化工程竣工图
商铺清单
出售写字楼产权范围成核算清单
公设施设备公场清单
未完工房屋公设施设备公场竣工日期
产权方面资料
服务档案
业服务档案
业意见调查统计结果
业接记录
业投诉处理记录
回访记录
装修档案
二次装修申请表装修责书
施工企业资质证明装修员登记表
室装修设计面图
装修竣工图
维修档案
维修申请记录回访记录
维修派工单
公设施巡检记录
治安理档案
日常四防保网络图巡检记录交接班记录值班记录巡逻路线
日常抽检记录查岗记录闭路电视监控系统录带
进出入记录应急处理记录
车辆理记录车辆详细资料
设备设施理档案
公设备设施维修保养计划
公设备设施维修保养记录
机电设备运行巡查记录
设备分承包方资料
公设备设施台帐更新记录
绿化清洁理档案
清洁日检记录周检记录
绿化工作记录检查记录
消毒杀虫记录绿化病虫害检查记录
社区文化活动图片等记录容
传煤报道资料
文化活动场设施台帐记录
事理记录文件政府部门文件
部理规章制度通知签报
环境手册程序文件（质量）
作业文件
（6）档案整理保存
1）档案前期整理应公司行政部理处客服部部门负责确定档案预立卷
2）档案保存程序
A根档案分类建立卷宗五级档案理文件编写卷宗目录
B立卷案卷应档案求套硬纸封面装盒
C信息档保存前确定档案保存期限密级档案编号卷宗档案编写卷目录
卷宗目录表：
序号
总卷宗标题
卷宗编号
备注
填写收入总卷宗标题
两写英文字母确定
卷目录表（存放卷档案）：
序号
文号
责者
题名
日期
页号
备注
文件排列序份文件编序号
文件身文号
份文件题名（文件标题）
份文件正式生效日期
份文件实际页次
确定档案保存期限密级档案编号次序写纸条贴档案文件右角档案编号图示：
档案保存期限密级编号填写方式：
保存期限（填写年五年永久）
密级（填写般秘密机密绝密）
编号（填写图示）
（1）档案保存规定：
A档案应做办公阅览库房三分开
B存放档案必须专柜架排列架时必须类保存次序左右排列便理查找
C底图修改送晒外外修改底图应时档认真检查修改补充情况底图存放方宜
D年底进行次档案清理核保质量检查工作破损变质档案时修补复制
E档案室严格做七防（防火防盗防高温防潮防虫防尘防害气体）重视消防严禁吸烟明火
F档案室整齐干净档案入库注意防霉防虫发现档案发霉虫害必须时采取消毒杀虫措施加处理
G片录音磁带磁盘光盘等特殊载体档案设立专门案卷进行保存
4）保存期限规定
A企业长远利价值档案应永久保存
B企业定时期利价值档案分长期短期保存
C介两种保期限间档案保存期律长
E保存期限档案工作领导档案员关业务理员确定
F短期年长期五年永久五年
5）权限规定
A密级分般秘密机密绝密四等级
B般物业公司属理处员工均利档案秘密物业公司相关职部门属理处相关理员方利档案机密物业公司相关职部门领导属理处相关理领导方利档案绝密物业公司副总相关职部门领导属理处级员方利档案
C权限档案工作领导档案员关业务理员确定
（7）档案统计
1）档案统计工作必须严格执行公司档案理统计关规定
2）档案理员负责档案理基情况统计年次
3）统计种类分档案数量档案提供利次数档案利效果档案理员情况档案设备费方面统计
4）档案理员时应认真做档案收进移出整理鉴定保存利等日常原始数记录积累根数量性广泛性工具性档案建立科学报表统计
5）档案统计工作全面准确保持连续性间断注重做档案统计分析报送领导关部门参考决策提高公司档案理水
（8）档案利
档案利必须严格阅查阅程序方档案防档案资料丢失损坏机密材料泄密档案利规定：
1）理处员工应重视保护档案阅档批准权限办理手续阅关档案
2）文书档案阅科技档案出周书籍15日需长期者必须办理续手续爱护档案丢失损坏谓档案意折叠拆散严禁档案意更改涂写服档案员理阅范围阅仅供阅览档案档案室查阅保密档案供查阅保证泄密前提外交流档案目录
3）电子档案库利必须通公司互联网信息中心电子权限认证物业公司互联网中心办理相应利手续程序方进入电子档案库查阅相应权限电子档案资料互联网信息中心理员天天登陆情况电子档案查阅情况进行统计档案机密资料电子档案库泄露找出查阅追究相关责
4）出非电子版档案资料时应办理清点签名登记手续档案员阅者面核清楚
5）档案资料丢失损坏机密材料泄密须立写出书面报告情节追究事法律行政责
6）调离理处员必须清理移交阅档案该档资料方办理调离手续
7）外单位员查阅理处档案须持单位介绍信证件理处档案领导批准办理关查阅手续档案室阅读
8）非理处财务员查阅财务档案须财务部门理处批准理处财务员工作须查阅须财务部门批准
档案阅表
阅时间
时间
阅档案标题
档案标题
阅
档案理员确认签字
备注
档案查阅审批表
查阅时间
查阅档案标题
档案密级
备注
查阅目
申请
领导签字
（9）档案移交
公司属理处应定期公司需档案资料档案情况说明移交公司档案库便公司解属理处方面切实情况储存具查考价值档案资料属理处应切实反映理处方面理工作情况档案资料相查考价值档案资料职划分档案信息移交相关职部门办理相关移交手续方面公司属理处档案员调离离职时档案员应提前做档案整理交接项手续妥善移交档案相关资料
（10）信息反馈
客户中心提升企业发展战略高度客户满意作工作业绩评价重指标限度满足客户需求通运创新客户服务理念建立全方位客户服务系统提供高品质精服务断提高客户满意度前提建立客户服务导信息快速反馈系统高效反馈处理方面信息
渠道
物业理委员会
业意见调查表
计算机信息系统
公司员工
接 收反 馈
资料存档
理处客服部
反馈
执行结果
反 命 督导 反
馈 踪 令 馈
公司客服部
相关部门员执行
客服信息反馈系统处理流程图
收支计划
资金收支
资料存档
理处财务部
欠费追缴
反 命 督 导 反
馈 踪 令 馈
财务员
公司财务部
财务信息反馈系统处理流程图
公司文件
资料存档
理处
会议纪
反 命 督 导 反
馈 踪 令 馈
行政专员
公司总办
办公室信息反馈系统处理流程图
信息反馈实施效沟通完善协调机制种效手段公司属理处监督种效方式公司理处迅速做出正确判断事情处理办法物业档案理程中建立客服导项信息反馈系统信息反馈项理达优化时信息技术迅速发展前提应档案理信息技术相结合提高信息反馈速度保证信息时效性
建立电子档案库互联网信息交流台彻底转变传统物业理模式里属物业理处时完善电子档案库方面天必须时天具体情况通互联网信息中心办公台反馈相关职部门总理处公司解属理处真实情况时提出相应处理办法
（11）档案鉴定销毁
1）入档案库已超原定保期限档案档案员提出鉴定销毁申请报告鉴定计划
2）档案鉴定工作档案鉴定组负责进行鉴定组档案工作领导档案员关业务理员组成鉴定某部门档案时须邀请该部门派员参加日常档案鉴定工作档案员负责
3）档案销毁程序
①鉴定组应列出需销毁档案清单撰写销毁报告报档案领导审批销毁清单报告档案室保存
②档案销毁时应请保密保卫部门协实销毁时鉴定组成员二监销送指定造纸厂成纸浆行焚烧等销毁清册签名
③销毁档案时严格执行保密规定销毁档案程中出现失密单位造成损失根国家理处关规定进行处理
④做详细销毁记录注明销毁日期监销签名盖章装订成册入档案保存
⑤档案销毁档案中心应时调整柜架整理案卷目录原目录注销说明鉴定销毁时间
档案销毁清单
序号
档案编号
档案标题
页数
属部门
档日期
保日期
销毁时间
备注
审批： 审核： 制表： 监销：
（12）档案保密安全
1档案保密
1）档案理员查阅者必须认真学觉遵守保密规定正确处理保密利关系
2）档案保密材料根容分国家企业保密两类企业档案保密实际情况需求分密级绝密机密秘密般四级
3）案卷应根容价值正确划分保密类保存期限定期类档案进行密级审查保密档案已失保密作关部门应时通知档案中心解密便更利
4）保密档案利审批求
①查阅保密重案卷公司相关领导审批
②查阅跨部门保密案卷应查阅案卷部门负责（理）总理审批
③查部门般档案职工作关通常需审批档案理员说明情况进行查阅登记
④外单位前查阅档案介绍信总理审批方查阅
⑤档案卷宗应保持完整安全准损坏拆案卷确需拆卷应征档案理员相关领导意需复印保密重复材料应相关领导总理意注明翻印（复印）件数处理办法（文件途处）
⑥严格执行公司档案保密规定属公司重会议记录济数事材料等均属档案保密范围准口谈言传意外流谨防泄密
⑦档案室关部室存放档案案卷文件资料橱柜箱均应加锁钥匙专兼职档案理员指定关员专
⑧发现档案材料遗失失窃应时报告贻误时间避免造成泄密果
⑨违反公司档案保密规定保密档案材料泄密遗失造成良影响损失等果应视情节关规定予必处罚
2档案安全
（1）防火
①档案中心严禁烟火严禁危险品进入应配备相应防火灭火器材工作需确需动火应采取相应措施
②电熨斗等电器时应注意安全班必须切断电源
（2）防盗
①档案重非工作需员便进入档案中心更允许进入库房违者档案理员权劝离
②档案中心工作员离开档案室时必须锁库房办公室门钥匙严禁外未办公室意增配遗失钥匙应时报告
③档案中心应配备防盗器具
633信息化理
档案理程中引入信息技术档案理电子化优化物业档案理效手段计算机网络技术应助计划步骤做整公司档案信息资源享时充分利信息档案事业服务
实际操作程中档案理员应档案档立物业公司糊联网中心电子档案库中进行电子版档案处理程序档案资料电子化入电子档案库档案保存电子化电子版档案理非电子版档案理程序基致现代化计算机技术档案理中应提高档案率提高工作质量工作效率信息技术应程中必然会出现新问题应制定制度加控制：
（1）计算机网络运行维保安理
计算机运行维保安理
计算机设备已成物业理公司必少理设备计算机储存着物业理公司许重理信息计算机操作安全尤重
合理安全高效序进行计算机操作便公司计算机进行统理规范计算机设备运行维保安理求：
①密码设置
a储存信息涉公司机密应设置计算机开机密码公司互联网信息中心联系
b公司属理处公司部进行数传送公司部拨号网名密码拨号号码互联网信息中心指定更改做密码保密工作
②软件
a公司计算机软件基安装公司统确定
b安装软件须互联网信息中心提出申请意互联网信息中心负责安装部门私安装软件
③安全
a部计算机安全计算机信息中心负责
b公司属理处必须配备计算机杀毒软件
c计算机星期少查毒杀毒次
d某特日期（病毒发作期）必须进行查毒杀毒工作
e计算机信息中心属部门定期进行检查
f杀毒软件升级计算机信息中心负责杀毒软件升级程序分发理处
g严禁非部门计算机软盘放入计算机进行操作必须进行项操作必须先软盘进行查毒杀毒
④网
a公司部计算机信息传递利公司互联网信息中心进行传递实现真正网络化办公
b公司理处员工网玩游戏聊天
⑤责
a属理处须指定计算机理责负责计算机日常理
b责述项工作进行操作权利义务
c责部门计算机安全操作负责
B网络运行维保安理
① 监视监测线路设备运行质量业务负荷情况发现异常情况立进行紧急处理时汇报时应详细准确做项原始记录
② 保证互联网信息中心系统正常运行做种原始记录技术资料收集整理分析档工作
③ 计算机全面解种设备工作原理技术标准应急处理方法相应种软件方法
④ 工作员访客必须遵守国家关法律法规严格执行国计算机信息网络安全保密制度
⑤ 未许意更改计算机互联网信息中心服务器等软硬件参数
⑥ 工作员必须遵守网络信息安全理制度泄露户资料账号密码等信息严禁盗户账号
⑦ 工作员应定时监测杀病毒定期进行系统升级
⑧ 网络工程师工作员应熟悉严格遵守执行安全保密规定网络设备线路情况户资料等机密资料抄录外泄密
⑨ 未批准计算机中物品带出机密文件软件版技术档案部资料等带出外泄密
⑩ 违反安全保密制度视情节轻重事相应处罚构成犯罪交执法部门法追究刑事责
⑪ 互联网信息中心核心设备专职理员负责员擅操作
⑫ 理员必须熟悉互联网信息中心正常运转确保理处时
⑬ 理员必须天互联网信息中心硬件设备进行巡检次获数状态记录设备运行记录表发现异常情况应时处理报级
（2）互联网信息中心运行理制度
A互联网信息中心运行专理负责网络安全
B建立健全互联网信息中心运行模式定期组织网页更新
C组织互联网信息中心理处员学相关法律法规进行安全性教育培训
D电子档案库块公司理处档案员进行电子档案整理分类保存时必须严格档案理制度程序进行操作
E公司属理处员工调职离职互联网信息中心理员应时修改删相应员权限户资料
（3）信息技术应培训
计算机系统实际者决定计算机情况关键素物业理公司制定掌握基知识常应软件操作目标短期培训计划时整体提高理员计算机熟练性系统走制度化目标长期培训计划计算机培训计划已纳入公司总培训计划培训具体工作力资源部负责组织
A计算机培训
计算机培训象计算机操作员通培训保证应者少应具计算机操作初级水计算机培训时间月左右计算机培训容包括：
①操作系统
②办公室动化
③数库理等软件
B网络培训
网络培训指户具体实施员理员技术培训包括基础培训现场安装培训高级培训三类
①基础培训
基础培训包括网络产品培训应系统实施前进行保证系统实施时应方具体实施员已具备相应技术水基础培训时间4～6周基础培训容包括：网络硬件网络理网络优化防火墙技术
②现场培训
现场培训指网络配套设备安装程中技术员现场指导问题解答现场培训象涉系统相关员现场培训时间直维持系统正式交割止
③高级培训
a高级培训包括网络系统工程理培训象系统理维护员
b高级培训时间系统安装调试进入正常运营进行培训时间2周左右
c高级培训容包括：高性软件网络理软件操作系统
C信息理培训
信息理培训象信息理员通培训达通部网络进行文档传递应设计信息查询数分析计算机应水信息理培训时间4周左右信息理培训容包括：
①信息理软件
②网络应软件
③操作系统
④数理软件
D信息技术应理员培训
信息技术应理员培训目标掌握相关理模式规章制度保证公司信息技术应良周边环境极提高办公效率信息技术应理员培训时间两周左右信息理培训容包括：
①计算机信息网络国际互联网安全保保安理办法
②网络安全制度
③计算机网络运行维护制度
④信息台运行理制度
E信息化物业档案理中应
（1）档案目录计算机理
（2）文件档案理体化
（3）档案原文储藏检索
（4）档案业务工作辅助理系统
（5）档案编研计算机辅助理系统
（6）媒体档案信息储存理
（7）档案信息计算机理网络化
— END —
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631档案理工作容
（1）档案收集
（2）档案分类保存
（3）档案统计
（4）档案移交
（5）档案利
（6）信息反馈
（7）档案鉴定销毁
（8）档案保密安全
632质量标准操作规程
（1）总
1）档案工作单位基础理工作组成部分维护济利益合法利益记录历史真实面貌提供信息项工作
2）公司档案公司国家宝贵财富必须全部档部门擅保外交流
3）公司档案工作纳入目标责理系统考核范围全公司部门理处进行考核纳入公司类员职责范围中促类档案材料完整准确系统安全便开发利
4）公司部门理处员工遵守国家级关档案工作法规公司项档案理制度义务
（2）档案理体制
1）档案实行集中理分类保办法
A整档案工作行政部属信息中心统口理时负责部门理处行政挂单位档案工作进行指导监督检查考评
B档案分行政员工质量检查项目设备设施财务环境事务安保物流九类
C限库房面积等原力资源部负责员工档案理余档案信息中心统负责理
D单独购买超2000元设备档案直接信息中心理工程项目配套设备项目口部门项目档案起整理档引进设备应翻译件档
2）档案工作业务受级档案部门指导监督检查
3）部门理处必须名兼职信息理员负责该部门理处档案工作该部门理处档案理工作公司档案理形成机网络
4）档案实行部门预立卷制
（3）档案源
做物业档案理遵循文档然形成规律前提物业档案理基求必须做：
1）时记录数准确资料详实错漏帐实相符妥善保查询方便
2）保证档案完整准确新鲜安全完整档案整体性求准确指档案容实际情况吻合原始记录新鲜指档案反映信息必须动态变化新客观真实记录安全包含档案容保密包括保安全妥善
3）做三清物业情况清业资料清服务状况清
物业档案指物业理机构物业理全部活动中形成作原始记录保存起备查考文字图象声种方式载体文件材料总
物业档案形式样载体纸张磁带胶卷等记录方法手写复印摄影录等表达方式文字图声音等容业档案物业档案服务档案等形式容结合方式图档卡册表证软件声材料等
4）工作记录规定
A公司员工做工作日志日事日记
B项具体工作ISO9001：2000体系做相关表格记录
C记录必须客观真实时全面
D项记录应记录时间记录容记录
E项会议记录公司理处行政员负责
（4）档案理操作流程
1）档案收集指物业理活动中产生资料进行收集价值种资料进行集中程
2）档案分类保存指收集档案资料进行系统合理分类储存相应案卷中程中包括档案卷宗目录编写卷目录编写档案密级设定档案保存期限确定
3）档案电子化指避免档案遗失破损利计算机信息化先进科技技术互联网信息中心档案形成电子版材料储存电子档案库中方便查询提高工作效率档案安全性做保障档案理发展趋势
4）档案利档案价值重体现物业理者解决理程中问题时重参考证物业理者提供客观总结验教训找出理规律程
5）档案移交物业公司属理处效监督理处理真实情况切实反映公司程物业公司解属理处情况效手段
6）信息反馈指物业公司根属理处实际情况理方式方法进行调整做出事情处理办法程
7）档案销毁降低档案保存成保存档案价值性应时价值档案进行剔根档案销毁程序进行销毁
（5）档案分类标准
物业理实物程中根档案资料容致档案分成四类业档案工程技术档案服务档案理档案
业档案称业租业档案业入住进行第二次装修阶段时建立形成业实际情况相符档案资料般包括购房合业身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单业情况登记表家庭成员登记表业房屋维修档案
工程技术档案房产建设租售理程中房产开发商物业理权移交方工程建设产权工程技术等方面形成原始信息仅包括房产前期开发中建筑许证建筑施工图项工程竣工验收资料交接资料等信息包含物业投入租售合接基建项目设备档案等
服务档案物业理机构日常理中建立收集房屋维修档案设备运行档案业接档案（含投诉回访记录）等资料相关资料实务性档案汇总形成档案理制度基础容着物业理水准断提升理服务程控制求越越高理服务程中产生书面记录文件资料等档案理越越受关注特服务象接触中产生记录业接记录纠纷处理记录等服务容类档案档案资料必须适时全面客观真实利查考作证
理档案般指物业理程中具理指导性行政性文件资料部流转传递文字材料集中理处相关职部门日常理中需收集整理类档案通常级部门关指令信息企业质量手册程序文件等
时项目综合性物业实际情况档案划分住宅区档案写字楼档案商铺档案三种样分方面更整理处理利档案方面根公司项目理模式总体设想档案理中重体现
住宅区档案
业档案
购房合身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单
业详细资料登记表
家庭员登记表
业房屋维修档案
缴费情况览
工程技术档案（含产权）
规划图纸项目批文批文
建筑许证投资许证开工许证
拆迁安置资料
竣工总面图
质勘察报告开竣工报告图纸会审报告工程合工程预决算
工程设计变更通知
竣工图
单体建筑结构隐蔽工程竣工图消防燃气等工程网竣工图
房屋消防燃气竣工验收证明书
材料质量保证书新材料购配件签订合证书
水电消防等设备检验合格证书设备技术资料
砂浆混凝土块试压报告
绿化工程竣工图
类业清单
出售房屋产权范围成核算清单
公设施设备公场清单
未完工房屋公设施设备公场竣工日期
产权方面资料
服务档案
业服务档案
业意见调查统计结果
业接记录
业投诉处理记录
回访记录
装修档案
装修申请表装修责书
施工企业资质证明装修员登记表
室装修设计面图
装修竣工图
维修档案
维修申请记录回访记录
维修派工单
公设施巡检记录
治安理档案
日常四防保网络图巡检记录交接班记录值班记录巡逻路线
日常抽检记录查岗记录闭路电视监控系统录带
进出入记录应急处理记录
车辆理记录车辆详细资料
设备设施理档案
公设备设施维修保养计划
公设备设施维修保养记录
机电设备运行巡查记录
设备分承包方资料
公设备设施台帐更新记录
绿化清洁理档案
清洁日检记录周检记录
绿化工作记录检查记录
消毒杀虫记录绿化病虫害检查记录
社区文化档案
社区文化创建构想组织活动计划实施情况记录
社区文化活动图片等记录容
传煤报道资料
文化活动场设施台帐记录
理档案
行政文件
财务文件
事理记录文件政府部门文件
部理规章制度通知签报
理指导文件
质量手册程序文件（质量）
环境手册程序文件（质量）
作业文件
商铺档案
业档案
购房合身份证复印件入伙通知单入伙手续书业规约验房单
业详细资料登记表
业房屋维修档案
缴费情况览
工程技术档案（含产权）
规划图纸项目批文批文
建筑许证投资许证开工许证
拆迁安置资料
竣工总面图
质勘察报告开竣工报告图纸会审报告工程合工程预决算
工程设计变更通知
竣工图
单体建筑结构隐蔽工程竣工图消防燃气等工程网竣工图
房屋消防竣工验收证明书
材料质量保证书新材料购配件签订合证书
水电消防等设备检验合格证书设备技术资料
砂浆混凝土块试压报告
绿化工程竣工图
商铺清单
出售写字楼产权范围成核算清单
公设施设备公场清单
未完工房屋公设施设备公场竣工日期
产权方面资料
服务档案
业服务档案
业意见调查统计结果
业接记录
业投诉处理记录
回访记录
装修档案
二次装修申请表装修责书
施工企业资质证明装修员登记表
室装修设计面图
装修竣工图
维修档案
维修申请记录回访记录
维修派工单
公设施巡检记录
治安理档案
日常四防保网络图巡检记录交接班记录值班记录巡逻路线
日常抽检记录查岗记录闭路电视监控系统录带
进出入记录应急处理记录
车辆理记录车辆详细资料
设备设施理档案
公设备设施维修保养计划
公设备设施维修保养记录
机电设备运行巡查记录
设备分承包方资料
公设备设施台帐更新记录
绿化清洁理档案
清洁日检记录周检记录
绿化工作记录检查记录
消毒杀虫记录绿化病虫害检查记录
社区文化活动图片等记录容
传煤报道资料
文化活动场设施台帐记录
事理记录文件政府部门文件
部理规章制度通知签报
环境手册程序文件（质量）
作业文件
（6）档案整理保存
1）档案前期整理应公司行政部理处客服部部门负责确定档案预立卷
2）档案保存程序
A根档案分类建立卷宗五级档案理文件编写卷宗目录
B立卷案卷应档案求套硬纸封面装盒
C信息档保存前确定档案保存期限密级档案编号卷宗档案编写卷目录
卷宗目录表：
序号
总卷宗标题
卷宗编号
备注
填写收入总卷宗标题
两写英文字母确定
卷目录表（存放卷档案）：
序号
文号
责者
题名
日期
页号
备注
文件排列序份文件编序号
文件身文号
份文件题名（文件标题）
份文件正式生效日期
份文件实际页次
确定档案保存期限密级档案编号次序写纸条贴档案文件右角档案编号图示：
档案保存期限密级编号填写方式：
保存期限（填写年五年永久）
密级（填写般秘密机密绝密）
编号（填写图示）
（1）档案保存规定：
A档案应做办公阅览库房三分开
B存放档案必须专柜架排列架时必须类保存次序左右排列便理查找
C底图修改送晒外外修改底图应时档认真检查修改补充情况底图存放方宜
D年底进行次档案清理核保质量检查工作破损变质档案时修补复制
E档案室严格做七防（防火防盗防高温防潮防虫防尘防害气体）重视消防严禁吸烟明火
F档案室整齐干净档案入库注意防霉防虫发现档案发霉虫害必须时采取消毒杀虫措施加处理
G片录音磁带磁盘光盘等特殊载体档案设立专门案卷进行保存
4）保存期限规定
A企业长远利价值档案应永久保存
B企业定时期利价值档案分长期短期保存
C介两种保期限间档案保存期律长
E保存期限档案工作领导档案员关业务理员确定
F短期年长期五年永久五年
5）权限规定
A密级分般秘密机密绝密四等级
B般物业公司属理处员工均利档案秘密物业公司相关职部门属理处相关理员方利档案机密物业公司相关职部门领导属理处相关理领导方利档案绝密物业公司副总相关职部门领导属理处级员方利档案
C权限档案工作领导档案员关业务理员确定
（7）档案统计
1）档案统计工作必须严格执行公司档案理统计关规定
2）档案理员负责档案理基情况统计年次
3）统计种类分档案数量档案提供利次数档案利效果档案理员情况档案设备费方面统计
4）档案理员时应认真做档案收进移出整理鉴定保存利等日常原始数记录积累根数量性广泛性工具性档案建立科学报表统计
5）档案统计工作全面准确保持连续性间断注重做档案统计分析报送领导关部门参考决策提高公司档案理水
（8）档案利
档案利必须严格阅查阅程序方档案防档案资料丢失损坏机密材料泄密档案利规定：
1）理处员工应重视保护档案阅档批准权限办理手续阅关档案
2）文书档案阅科技档案出周书籍15日需长期者必须办理续手续爱护档案丢失损坏谓档案意折叠拆散严禁档案意更改涂写服档案员理阅范围阅仅供阅览档案档案室查阅保密档案供查阅保证泄密前提外交流档案目录
3）电子档案库利必须通公司互联网信息中心电子权限认证物业公司互联网中心办理相应利手续程序方进入电子档案库查阅相应权限电子档案资料互联网信息中心理员天天登陆情况电子档案查阅情况进行统计档案机密资料电子档案库泄露找出查阅追究相关责
4）出非电子版档案资料时应办理清点签名登记手续档案员阅者面核清楚
5）档案资料丢失损坏机密材料泄密须立写出书面报告情节追究事法律行政责
6）调离理处员必须清理移交阅档案该档资料方办理调离手续
7）外单位员查阅理处档案须持单位介绍信证件理处档案领导批准办理关查阅手续档案室阅读
8）非理处财务员查阅财务档案须财务部门理处批准理处财务员工作须查阅须财务部门批准
档案阅表
阅时间
时间
阅档案标题
档案标题
阅
档案理员确认签字
备注
档案查阅审批表
查阅时间
查阅档案标题
档案密级
备注
查阅目
申请
领导签字
（9）档案移交
公司属理处应定期公司需档案资料档案情况说明移交公司档案库便公司解属理处方面切实情况储存具查考价值档案资料属理处应切实反映理处方面理工作情况档案资料相查考价值档案资料职划分档案信息移交相关职部门办理相关移交手续方面公司属理处档案员调离离职时档案员应提前做档案整理交接项手续妥善移交档案相关资料
（10）信息反馈
客户中心提升企业发展战略高度客户满意作工作业绩评价重指标限度满足客户需求通运创新客户服务理念建立全方位客户服务系统提供高品质精服务断提高客户满意度前提建立客户服务导信息快速反馈系统高效反馈处理方面信息
渠道
物业理委员会
业意见调查表
计算机信息系统
公司员工
接 收反 馈
资料存档
理处客服部
反馈
执行结果
反 命 督导 反
馈 踪 令 馈
公司客服部
相关部门员执行
客服信息反馈系统处理流程图
收支计划
资金收支
资料存档
理处财务部
欠费追缴
反 命 督 导 反
馈 踪 令 馈
财务员
公司财务部
财务信息反馈系统处理流程图
公司文件
资料存档
理处
会议纪
反 命 督 导 反
馈 踪 令 馈
行政专员
公司总办
办公室信息反馈系统处理流程图
信息反馈实施效沟通完善协调机制种效手段公司属理处监督种效方式公司理处迅速做出正确判断事情处理办法物业档案理程中建立客服导项信息反馈系统信息反馈项理达优化时信息技术迅速发展前提应档案理信息技术相结合提高信息反馈速度保证信息时效性
建立电子档案库互联网信息交流台彻底转变传统物业理模式里属物业理处时完善电子档案库方面天必须时天具体情况通互联网信息中心办公台反馈相关职部门总理处公司解属理处真实情况时提出相应处理办法
（11）档案鉴定销毁
1）入档案库已超原定保期限档案档案员提出鉴定销毁申请报告鉴定计划
2）档案鉴定工作档案鉴定组负责进行鉴定组档案工作领导档案员关业务理员组成鉴定某部门档案时须邀请该部门派员参加日常档案鉴定工作档案员负责
3）档案销毁程序
①鉴定组应列出需销毁档案清单撰写销毁报告报档案领导审批销毁清单报告档案室保存
②档案销毁时应请保密保卫部门协实销毁时鉴定组成员二监销送指定造纸厂成纸浆行焚烧等销毁清册签名
③销毁档案时严格执行保密规定销毁档案程中出现失密单位造成损失根国家理处关规定进行处理
④做详细销毁记录注明销毁日期监销签名盖章装订成册入档案保存
⑤档案销毁档案中心应时调整柜架整理案卷目录原目录注销说明鉴定销毁时间
档案销毁清单
序号
档案编号
档案标题
页数
属部门
档日期
保日期
销毁时间
备注
审批： 审核： 制表： 监销：
（12）档案保密安全
1档案保密
1）档案理员查阅者必须认真学觉遵守保密规定正确处理保密利关系
2）档案保密材料根容分国家企业保密两类企业档案保密实际情况需求分密级绝密机密秘密般四级
3）案卷应根容价值正确划分保密类保存期限定期类档案进行密级审查保密档案已失保密作关部门应时通知档案中心解密便更利
4）保密档案利审批求
①查阅保密重案卷公司相关领导审批
②查阅跨部门保密案卷应查阅案卷部门负责（理）总理审批
③查部门般档案职工作关通常需审批档案理员说明情况进行查阅登记
④外单位前查阅档案介绍信总理审批方查阅
⑤档案卷宗应保持完整安全准损坏拆案卷确需拆卷应征档案理员相关领导意需复印保密重复材料应相关领导总理意注明翻印（复印）件数处理办法（文件途处）
⑥严格执行公司档案保密规定属公司重会议记录济数事材料等均属档案保密范围准口谈言传意外流谨防泄密
⑦档案室关部室存放档案案卷文件资料橱柜箱均应加锁钥匙专兼职档案理员指定关员专
⑧发现档案材料遗失失窃应时报告贻误时间避免造成泄密果
⑨违反公司档案保密规定保密档案材料泄密遗失造成良影响损失等果应视情节关规定予必处罚
2档案安全
（1）防火
①档案中心严禁烟火严禁危险品进入应配备相应防火灭火器材工作需确需动火应采取相应措施
②电熨斗等电器时应注意安全班必须切断电源
（2）防盗
①档案重非工作需员便进入档案中心更允许进入库房违者档案理员权劝离
②档案中心工作员离开档案室时必须锁库房办公室门钥匙严禁外未办公室意增配遗失钥匙应时报告
③档案中心应配备防盗器具
633信息化理
档案理程中引入信息技术档案理电子化优化物业档案理效手段计算机网络技术应助计划步骤做整公司档案信息资源享时充分利信息档案事业服务
实际操作程中档案理员应档案档立物业公司糊联网中心电子档案库中进行电子版档案处理程序档案资料电子化入电子档案库档案保存电子化电子版档案理非电子版档案理程序基致现代化计算机技术档案理中应提高档案率提高工作质量工作效率信息技术应程中必然会出现新问题应制定制度加控制：
（1）计算机网络运行维保安理
计算机运行维保安理
计算机设备已成物业理公司必少理设备计算机储存着物业理公司许重理信息计算机操作安全尤重
合理安全高效序进行计算机操作便公司计算机进行统理规范计算机设备运行维保安理求：
①密码设置
a储存信息涉公司机密应设置计算机开机密码公司互联网信息中心联系
b公司属理处公司部进行数传送公司部拨号网名密码拨号号码互联网信息中心指定更改做密码保密工作
②软件
a公司计算机软件基安装公司统确定
b安装软件须互联网信息中心提出申请意互联网信息中心负责安装部门私安装软件
③安全
a部计算机安全计算机信息中心负责
b公司属理处必须配备计算机杀毒软件
c计算机星期少查毒杀毒次
d某特日期（病毒发作期）必须进行查毒杀毒工作
e计算机信息中心属部门定期进行检查
f杀毒软件升级计算机信息中心负责杀毒软件升级程序分发理处
g严禁非部门计算机软盘放入计算机进行操作必须进行项操作必须先软盘进行查毒杀毒
④网
a公司部计算机信息传递利公司互联网信息中心进行传递实现真正网络化办公
b公司理处员工网玩游戏聊天
⑤责
a属理处须指定计算机理责负责计算机日常理
b责述项工作进行操作权利义务
c责部门计算机安全操作负责
B网络运行维保安理
① 监视监测线路设备运行质量业务负荷情况发现异常情况立进行紧急处理时汇报时应详细准确做项原始记录
② 保证互联网信息中心系统正常运行做种原始记录技术资料收集整理分析档工作
③ 计算机全面解种设备工作原理技术标准应急处理方法相应种软件方法
④ 工作员访客必须遵守国家关法律法规严格执行国计算机信息网络安全保密制度
⑤ 未许意更改计算机互联网信息中心服务器等软硬件参数
⑥ 工作员必须遵守网络信息安全理制度泄露户资料账号密码等信息严禁盗户账号
⑦ 工作员应定时监测杀病毒定期进行系统升级
⑧ 网络工程师工作员应熟悉严格遵守执行安全保密规定网络设备线路情况户资料等机密资料抄录外泄密
⑨ 未批准计算机中物品带出机密文件软件版技术档案部资料等带出外泄密
⑩ 违反安全保密制度视情节轻重事相应处罚构成犯罪交执法部门法追究刑事责
⑪ 互联网信息中心核心设备专职理员负责员擅操作
⑫ 理员必须熟悉互联网信息中心正常运转确保理处时
⑬ 理员必须天互联网信息中心硬件设备进行巡检次获数状态记录设备运行记录表发现异常情况应时处理报级
（2）互联网信息中心运行理制度
A互联网信息中心运行专理负责网络安全
B建立健全互联网信息中心运行模式定期组织网页更新
C组织互联网信息中心理处员学相关法律法规进行安全性教育培训
D电子档案库块公司理处档案员进行电子档案整理分类保存时必须严格档案理制度程序进行操作
E公司属理处员工调职离职互联网信息中心理员应时修改删相应员权限户资料
（3）信息技术应培训
计算机系统实际者决定计算机情况关键素物业理公司制定掌握基知识常应软件操作目标短期培训计划时整体提高理员计算机熟练性系统走制度化目标长期培训计划计算机培训计划已纳入公司总培训计划培训具体工作力资源部负责组织
A计算机培训
计算机培训象计算机操作员通培训保证应者少应具计算机操作初级水计算机培训时间月左右计算机培训容包括：
①操作系统
②办公室动化
③数库理等软件
B网络培训
网络培训指户具体实施员理员技术培训包括基础培训现场安装培训高级培训三类
①基础培训
基础培训包括网络产品培训应系统实施前进行保证系统实施时应方具体实施员已具备相应技术水基础培训时间4～6周基础培训容包括：网络硬件网络理网络优化防火墙技术
②现场培训
现场培训指网络配套设备安装程中技术员现场指导问题解答现场培训象涉系统相关员现场培训时间直维持系统正式交割止
③高级培训
a高级培训包括网络系统工程理培训象系统理维护员
b高级培训时间系统安装调试进入正常运营进行培训时间2周左右
c高级培训容包括：高性软件网络理软件操作系统
C信息理培训
信息理培训象信息理员通培训达通部网络进行文档传递应设计信息查询数分析计算机应水信息理培训时间4周左右信息理培训容包括：
①信息理软件
②网络应软件
③操作系统
④数理软件
D信息技术应理员培训
信息技术应理员培训目标掌握相关理模式规章制度保证公司信息技术应良周边环境极提高办公效率信息技术应理员培训时间两周左右信息理培训容包括：
①计算机信息网络国际互联网安全保保安理办法
②网络安全制度
③计算机网络运行维护制度
④信息台运行理制度
E信息化物业档案理中应
（1）档案目录计算机理
（2）文件档案理体化
（3）档案原文储藏检索
（4）档案业务工作辅助理系统
（5）档案编研计算机辅助理系统
（6）媒体档案信息储存理
（7）档案信息计算机理网络化
— END —
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