制度名
公司档案理制度
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GLZD225
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41
第条 理部门
1文书结案原稿文书理部门档办部门视实际需留存影 特殊案 件业务处理需原稿须办部门保者应文书理部门意妥保存文 书理部门影档原稿毕应送文书理部门档换回影
2公司档卷分类目录编号原公司总理室事业部理室统制定 理总理处部室中心部门行编定报送总理处总理室
第二条 文件点收
文件结案移送档时原点收：
1检查文件文附件否完整短少应追查入
2文件抽存者应理部门签认
3文件处理手续否完备遗漏应退回办部门补办
4案关文件应案档文件应退回办部门
5价证券贵重物品应退回办部门办部门应送指定保部门签收 文件送档
第三条 文件整理
点收文件应列方式整理：
1中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
2右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
3文件皱折破损参差齐等情形应先整补裁切折叠整齐划
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42
第四条 档案分类
1档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门案件性质分干类类中序分 干类
2档案分类应力求切合实案件较前款三级敷应时第三级 增第四级细类案件仅部门类类二级
3类(细类)案件装订档夹原案件较 档夹敷时分两档夹装订类(细类)增设卷次编号便查考
4档夹封面页应设目次表案件档时序编号登录案目次编号原
5档号表示方式
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
A1A2办部门代号B1B2类号C1C2类号D1档卷卷次E1E2档案目次
第五条 档案名称编号
1档案级分类应赋予名称名称应简明扼充分表示档案容 性质原定范畴宜笼统含混
2级分类卷次目次编号均十进阿拉伯数字表示位数视案件 寡增长情形斟酌决定
3档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名 称代表数字编号定序次排列便查阅
4档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增繁时时增补
5档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审慎研议拟具新旧档案分类编号表免混淆
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43
第六条 档号编定
1案件系新案应档案分类编号表查明该案件属类卷次目次 序编列档号
2案件属前案应查明前案档号予号编列
3档号案号原遇案件叙述数事案入类者应先确定 类编列档号
4档号应左右编列右方装订案件应档号填写案件首页左角左 方装订者填写右角
第七条 档档案清理
1档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需 见出纸注明目次号码便翻阅
2档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第八条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
1永久保存：(1)公司章程(2)股东名簿(3)组织规程办事细(4)董事会 股东会纪 录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)动产权状债权证(8)工程设 计图(9)核定须永久保存文书
210年保存：(1)预算决算书类(2)会计证(3)事业计划资料(4)核 定须保存10年文书
35年保存：(1)期满解合约(2)核定保存5年文书
41年保存：结案长期保存必者
5规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
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44
第九条 档卷清理
1档员应时拂拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年年度更换时 规定清理次已届保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准必 时官署报备目录表附注栏注明销毁日期
2保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应 收(发)文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
第十条 调卷程序
1部门办员业务需需调阅档案时应填具调卷单部门 (科长)核准持档员调阅
2档员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出 日期档案交调卷员调卷单预定日期先整理备稽催
3档案室场阅者免填调卷单
4档案时档员核查误调卷单填注日期签章确认档案行入档夹调卷单档员留存备查
第十条 调卷理
1调卷单单案原阅时间长周限特殊情形欲延长 调阅期限时应调阅程序重新办理
2调卷员调案件抽换增损拆开必时须报明 原请档员负责处理
3调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应调卷变更登记私授受
4调阅案件限办业务关者调阅办业务关案件应文书理部门意
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第条 理部门
1文书结案原稿文书理部门档办部门视实际需留存影 特殊案 件业务处理需原稿须办部门保者应文书理部门意妥保存文 书理部门影档原稿毕应送文书理部门档换回影
2公司档卷分类目录编号原公司总理室事业部理室统制定 理总理处部室中心部门行编定报送总理处总理室
第二条 文件点收
文件结案移送档时原点收：
1检查文件文附件否完整短少应追查入
2文件抽存者应理部门签认
3文件处理手续否完备遗漏应退回办部门补办
4案关文件应案档文件应退回办部门
5价证券贵重物品应退回办部门办部门应送指定保部门签收 文件送档
第三条 文件整理
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1中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
2右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
3文件皱折破损参差齐等情形应先整补裁切折叠整齐划
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第四条 档案分类
1档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门案件性质分干类类中序分 干类
2档案分类应力求切合实案件较前款三级敷应时第三级 增第四级细类案件仅部门类类二级
3类(细类)案件装订档夹原案件较 档夹敷时分两档夹装订类(细类)增设卷次编号便查考
4档夹封面页应设目次表案件档时序编号登录案目次编号原
5档号表示方式
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
A1A2办部门代号B1B2类号C1C2类号D1档卷卷次E1E2档案目次
第五条 档案名称编号
1档案级分类应赋予名称名称应简明扼充分表示档案容 性质原定范畴宜笼统含混
2级分类卷次目次编号均十进阿拉伯数字表示位数视案件 寡增长情形斟酌决定
3档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名 称代表数字编号定序次排列便查阅
4档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增繁时时增补
5档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审慎研议拟具新旧档案分类编号表免混淆
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第六条 档号编定
1案件系新案应档案分类编号表查明该案件属类卷次目次 序编列档号
2案件属前案应查明前案档号予号编列
3档号案号原遇案件叙述数事案入类者应先确定 类编列档号
4档号应左右编列右方装订案件应档号填写案件首页左角左 方装订者填写右角
第七条 档档案清理
1档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需 见出纸注明目次号码便翻阅
2档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第八条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
1永久保存：(1)公司章程(2)股东名簿(3)组织规程办事细(4)董事会 股东会纪 录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)动产权状债权证(8)工程设 计图(9)核定须永久保存文书
210年保存：(1)预算决算书类(2)会计证(3)事业计划资料(4)核 定须保存10年文书
35年保存：(1)期满解合约(2)核定保存5年文书
41年保存：结案长期保存必者
5规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
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第九条 档卷清理
1档员应时拂拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年年度更换时 规定清理次已届保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准必 时官署报备目录表附注栏注明销毁日期
2保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应 收(发)文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
第十条 调卷程序
1部门办员业务需需调阅档案时应填具调卷单部门 (科长)核准持档员调阅
2档员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出 日期档案交调卷员调卷单预定日期先整理备稽催
3档案室场阅者免填调卷单
4档案时档员核查误调卷单填注日期签章确认档案行入档夹调卷单档员留存备查
第十条 调卷理
1调卷单单案原阅时间长周限特殊情形欲延长 调阅期限时应调阅程序重新办理
2调卷员调案件抽换增损拆开必时须报明 原请档员负责处理
3调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应调卷变更登记私授受
4调阅案件限办业务关者调阅办业务关案件应文书理部门意
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