十三公司档案理制度
第条 理部门
1．文书结案原稿文书理部门档办部门根实际需留存影业务处理需原稿须办部门保应文书理部门意妥善保存文书理部门影档
2．分公司档案分类目录编号原公司理室事业部理室统制定总理处部门中心档案部门行编定报送总理处
第二条 文件点收
文件结案移送档时根原点收：
1．检查文件文附件否完整短缺应立追查入
2．文件抽查应理部门签认
3．文件处理手续必须完备遗漏应立退回办部门补办
4．案关文件应案档文件应立退回办部门
5．价证券贵重物品应退回办部门办部门送指定保部门签收文件档处理
第三条 文件整理
点收文件应列方式整理：
1．中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
2．右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
3．文件皱褶破损参差齐等情形应先补整裁切折叠整齐划
第四条 档案分类
1．档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门区分案件性质分干类类中序分干类
2．档案分类应力求切合实果案件较三级分类够应时须第三级增设第四级细类案件仅部门类类二级
3．类（细类）案件装订档夹原案件较
档夹够时分两档案装订类（细类）增设卷次编号便查考
4．档夹封面首页应设目次表案件档时序编号登录
案目次编号原
5．档号表示方式
1
1 ²
1 ²
1 ²
²
1
A A ——B B C C D ——E E
1 ²
1
1 ²
1 ²
1 ²
中 A A 办部门代号B B 类号C C 类号D 档案卷次E E 档案目次
第五条 档案名称编号
1．档案级分类应赋予统名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
2．级分类卷次目次编号均十进制阿拉伯数字表示位数视案件少增长情形斟酌决定
3．档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
4．档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增时时增补
5．档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审查讨拟定新旧档案分类编号表免混淆
第六条 档号编写
1．新档案应档案分类编号表查明该档案属类卷次目次序编列档号
2．档案属前案应查明前案档号予号编列
3．档号案号原遇档案件叙述数事案入类者应先确定类编列档号
4．档号应左右编列右方装订档案应档号填写案件首页左角左方装订者填写右角
第七条 档案整理
1．档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需见出纸注明目次号码便翻阅
2．档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第八条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
1． 久保存：（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程办事细
（4）董事会股东会纪录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）动产权债权证（8）工程设计图（9）核定须永久保存
文书
2． 10年保存：（1）预算决算书类（2）会计证（3）事业计划资料
（4）核定须保存10年文书
3．5年保存：（1）期满解合约（2）核定保存5年文书
4．1年保存：结案长期保存必者
5．种规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
第九条 档卷清理
1．档案理员应时擦拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年更换时规定清理次已保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准目录表附注栏注明销毁日期
2．保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应收（发）文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
第十条 调卷程序
1．部门办员业务需需调阅档案时应填写调卷单部
门核准档员调阅
2．档案理员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出日期档案交调卷员调卷单日期先整理备催
3．档案室场阅者免填调卷单
4．档案时档案理员核查误档案入档夹调卷单档案理员留存备查
第十条 调卷理
1．调卷单单案原阅时间长周限特殊情形应延长调阅期限时应调阅程序重新办理
2．调卷员调档案抽换增损拆开必时须报明原请档员负责处理
3．调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应变更调卷登记私授受
4．调阅档案限办业务关调阅办业务关案件应文书理部门意
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第条 理部门
1．文书结案原稿文书理部门档办部门根实际需留存影业务处理需原稿须办部门保应文书理部门意妥善保存文书理部门影档
2．分公司档案分类目录编号原公司理室事业部理室统制定总理处部门中心档案部门行编定报送总理处
第二条 文件点收
文件结案移送档时根原点收：
1．检查文件文附件否完整短缺应立追查入
2．文件抽查应理部门签认
3．文件处理手续必须完备遗漏应立退回办部门补办
4．案关文件应案档文件应立退回办部门
5．价证券贵重物品应退回办部门办部门送指定保部门签收文件档处理
第三条 文件整理
点收文件应列方式整理：
1．中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
2．右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
3．文件皱褶破损参差齐等情形应先补整裁切折叠整齐划
第四条 档案分类
1．档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门区分案件性质分干类类中序分干类
2．档案分类应力求切合实果案件较三级分类够应时须第三级增设第四级细类案件仅部门类类二级
3．类（细类）案件装订档夹原案件较
档夹够时分两档案装订类（细类）增设卷次编号便查考
4．档夹封面首页应设目次表案件档时序编号登录
案目次编号原
5．档号表示方式
1
1 ²
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A A ——B B C C D ——E E
1 ²
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1 ²
中 A A 办部门代号B B 类号C C 类号D 档案卷次E E 档案目次
第五条 档案名称编号
1．档案级分类应赋予统名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
2．级分类卷次目次编号均十进制阿拉伯数字表示位数视案件少增长情形斟酌决定
3．档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
4．档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增时时增补
5．档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审查讨拟定新旧档案分类编号表免混淆
第六条 档号编写
1．新档案应档案分类编号表查明该档案属类卷次目次序编列档号
2．档案属前案应查明前案档号予号编列
3．档号案号原遇档案件叙述数事案入类者应先确定类编列档号
4．档号应左右编列右方装订档案应档号填写案件首页左角左方装订者填写右角
第七条 档案整理
1．档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需见出纸注明目次号码便翻阅
2．档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第八条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
1． 久保存：（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程办事细
（4）董事会股东会纪录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）动产权债权证（8）工程设计图（9）核定须永久保存
文书
2． 10年保存：（1）预算决算书类（2）会计证（3）事业计划资料
（4）核定须保存10年文书
3．5年保存：（1）期满解合约（2）核定保存5年文书
4．1年保存：结案长期保存必者
5．种规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
第九条 档卷清理
1．档案理员应时擦拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年更换时规定清理次已保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准目录表附注栏注明销毁日期
2．保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应收（发）文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
第十条 调卷程序
1．部门办员业务需需调阅档案时应填写调卷单部
门核准档员调阅
2．档案理员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出日期档案交调卷员调卷单日期先整理备催
3．档案室场阅者免填调卷单
4．档案时档案理员核查误档案入档夹调卷单档案理员留存备查
第十条 调卷理
1．调卷单单案原阅时间长周限特殊情形应延长调阅期限时应调阅程序重新办理
2．调卷员调档案抽换增损拆开必时须报明原请档员负责处理
3．调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应变更调卷登记私授受
4．调阅档案限办业务关调阅办业务关案件应文书理部门意
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