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企业档案工作概要
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1. 企业档案工作概要经科处 隋珺
2. 一、档案的常用概念和基本内容 二、企业档案工作的体制建设、制度建设及业务建设 三、企业档案工作设备设施基本要求 四、企业应有的各门类档案 五、档案工作流程
3. 一、档案的常用概念和 基本内容
4. 档案常用的概念档案:国家机关、企业事业单位、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 企业档案室:各企业统一保存和管理本企业各部门形成的全部档案,并为本企业各项工作提供档案与档案信息服务的内部机构
5. 全宗:一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 档号:由字符形式标识和固定档案位置的编号。档案由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。
6. 档案的内容管理类(文书)档案(党群工作类 、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类) 科技档案(基建、设备、产品、科研档案) 会计档案 职工档案 声像档案(照片、录音、录像档案) 实物档案(奖杯、奖状、锦旗、证书、印章) 专业档案 电子档案
7. 二、企业档案工作的体制建设、制度建设及业务建设
8. 企业档案工作体制建设(一):企业档案工作“三 纳 入” 纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序; 纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划; 纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
9. “四同时” 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求; 检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况; 验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况; 项目总结应同时作好项目文件归档交接企业档案工作体制建设(二):
10. 企业档案工作制度建设建立健全档案管理网络 制订各项规章制度
11. ****公司档案管理网络图 ↓ ↓综合处处长 ×××财务处档案员 ×××董事长、总经理 ×××综合处档案员 ×××业务处档案员 ×××
12. 建立健全档案管理规章制度立卷归档制度,主要包括归档范围、归档时间和归档要求 档案保管制度,主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施 档案保密制度,主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求 档案利用制度,主要包括利用范围、方式、要求、批准手续 档案人员岗位责任制,主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施
13. (本页无文本内容)
14. 企业档案工作的业务建设档案门类齐全、收集完整 档案分类科学、整理规范 实行现代化管理 开发档案信息资源,主动提供利用服务
15. 设定归档时间: 文书处理部门或业务部门一般应在次年的6月底前向档案部门移交已整理归档的文件或案卷。 科技档案归档可按项目结束时间;工作阶段;子项结束时间;年度;随时归档 专门文件或个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间。
16. 制定本企业的档案分类方案(标准)、编制文件材料归档范围和保管期限表分类依据: 《企业档案工作规范》 档案归档范围和保管期限:国家档案局令第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 和《企业档案工作规范》
17. 制定档案分类方案(标准) ×××有限公司档案分类标准 依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业档案工作规范》和《大连市工业企业档案分类规则》,结合本公司档案形成的特点,遵循档案的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,便于保管,便于查找利用,特制订分类标准如下: A 党群工作类 01党务工作 02组织工作 03宣传工作 04 统战工作 05纪检工作
18. 企业文件材料归档范围和档案保管期限表(部分)2党群管理类 2.1党务工作 2.1.1上级党组召开的重要会议的主要文件材料30年2.1.2上级党组织、公司党组织下发的有关党的工作的重要文件材料30年2.1.3公司党组织会议记录、纪要永久2.1.4公司党组织的请示(上级党组织批复)、报告等永久2.1.5公司党组织召开全体党员(党员代表)会议的主要文件材料30年2.1.6公司所属党组织会议记录、纪要30年2.1.7公司党组织年度工作计划、总结30年2.1.8公司党组织有关加强党的建设的重要文件材料30年2.1.9公司党组织请示(上级党组批复)、批复(所属党组织请示)、报告等30年2.1.10公司党员统计报表和党员名册永久2.1.11公司党组织发展新党员和预备党员转正的材料永久2.1.12公司党组织开展评选先进党组织和优秀党员活动材料10年2.1.13公司党组织开展党员评议活动的材料30年2.1.14公司党组织党员组织关系介绍信存根30年2.2工会工作类
19. 三、企业档案工作设备设施基本要求 配备符合要求的档案库房、装具和设备
20. 档案“八防”防水 防火 防盗 防尘 防潮(防霉) 防光 防高温 防有害生物(防鼠、防虫)
21. 库房“三室分开” 库房 阅档室 办公室 展室
22. (本页无文本内容)
23. (本页无文本内容)
24. (本页无文本内容)
25. (本页无文本内容)
26. 档案室应配备的设备设施电脑 打印机 复印机 刻录机 照相机档案整理空调 除湿机 灭火器 窗帘 防盗门 防盗窗 防虫药 监控档案保护扫描仪 移动硬盘档案现代化
27. (本页无文本内容)
28. (本页无文本内容)
29. (本页无文本内容)
30. 消毒柜防磁柜恒温恒湿控制系统
31. 四、企业应有的各门类档案
32. 企业档案10大类 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 (管理类 文书档案) 产品类 科研类 基本建设类 设备仪器类 (科技档案) 会计档案类 人事档案类 此外还包括:音像 电子 实物等类别
33. 管理类(文书)档案:机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的档案。包括:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类
34. 科技档案:从事生产、科研、基建及管理活动形成的科技文件材料。包括产品、科研、基建、设备档案
35. 科技(基建)档案
36. 会计档案:会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料
37. 会计档案-凭证
38. 会计档案-账簿
39. 音像档案:照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)、唱片、录音带、录像带、影音光盘等
40. 照片档案
41. 照片档案
42. 声像档案
43. 实物档案:在职能活动中形成、获得或者收集的具有长远保存利用价值的实物(证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、活动标志、证件、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品、题词、字画)
44. 实物档案实物档案整理实物档案
45. 实物档案
46. 电子档案:具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据
47. 声像档案和电子档案
48. 电子档案光盘盘面禁止涂写粘贴等
49. 专业档案在某些专门领域中形成的档案 2011年国家档案局印发《国家基本专业档案目录》,共两批100种 例:干部档案、婚姻登记档案、病历档案等
50. 五、档案工作流程
51. 收集整理鉴定保管检索编研利用统计企业档案室工作的基本流程档案的接收和征集 整理 价值鉴定 保管 编目与检索 编辑与研究 利用服务 档案统计
52. 归档文件材料的收集齐全完整:归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌 遵循文件形成和发挥作用的规律性,适时归档:掌握应收集的文件材料分布、流动和保管情况 规范档案的管理原则和方法,确保归档文件材料标准化:应从文件材料形成之初开始推行 尊重全宗原则,维护档案的系统与完整:同一立档单位的档案不允许分散
53. 档案整理档案整理的意义: 档案整理工作是档案提供利用的前提 档案的整理可以检验并促进档案业务工作的良性运行和协调发展
54. 企业档案整理(一) 一般党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理四类的文件材料可参照执行《归档文件整理规则》的规定,按“件”进行整理;年归档量较少的企业,可将上述四类合并为一类整理,暂称管理类。 产品、科研、基建、设备四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》的规定,按“卷”整理。
55. 企业档案整理(二)会计档案 《会计档案管理办法》 职工档案 《企业职工档案管理工作规定》 电子档案《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》 音像档案《照片档案管理规范》 实物档案《大连市实物档案管理办法》
56. 管理类文件的整理《归档文件整理规则》 文件以“件”为单位进行 分类: 装订 排列 编号 编目 装盒
57. 分 类区分文件所属年度 一般按自然年度划分 区分文件的保管期限 永久 30年 10年 区分文件所属的类别 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类
58. 装 订文件修整 破损文件进行修裱(修补、托裱) 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去掉文件上易腐蚀的金属物 超大纸张进行折叠(尽量减少折叠次数 折痕尽量位于文件、图表字迹之外)
59. 装订方式 线装——繁琐 变形材料(不锈钢夹)←推荐 ——不能使用微波设备进行消毒 粘接式——可逆性差,复印扫描不能拆除 不推荐! 无酸纸封套←推荐
60. (本页无文本内容)
61. 排 列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 事由原则 时间原则
62. 编 号 加盖归档章 归档章的格式 (全宗号)(年度)(室编件号)*(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)
63. 归档章的格式(二)全宗号年度 2013机构(问题) 党群管理类 保管期限 30年页数 9室编件号 1盒号
64. 归档章的填写全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号 没有的可不填 年度:填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2012 保管期限:填写归档文件保管期限的简称或代码 定期要写30年 10年 件号:根据分类的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注 2012——永久——党群管理类——1-19 2013——永久——生产经营管理类——1-34 2013——30年——党群管理类——1-23 2013——永久——生产经营管理类——1-52 机构(问题):分属的类别
65. 归档章的项目及填写方法全宗号 年度 保管期限机构(问题) 室编件号 馆编件号2622012党群管理类永久1011禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料!
66. 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归档章盖在首页的其它空白位置,但以上端为宜。
67. 编 目按照分类、排列的结果,逐类、逐件编制归档文件目录,以系统、全面地揭示归档文件的全貌。
68. 归档文件目录封面格式1、归档文件目录用 纸规格采用国际A4 型,目录应装订成册 并编制封面。 2、归档文件目录封面 设置全宗名称、年度、 保管期限、机构(问题)等项目,其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化的简称。归档文件目录全宗名称 年 度 保管期限 机 构 (问题)大连XX集团2005永久党群管理类
69. (本页无文本内容)
70. 归档文件目录格式件号责任者文号文件题名日期页数备注
71. 归档文件目录 年度:2010 机构(问题):行政管理类 保管期限:永久件号责任者 文号题 名 日期页数备注1国家档案局档办[2010]8号国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知2010 030522辽宁省档案局辽档 [2010]56号辽宁省档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知2010 061033大连市人民政府大政[2010]12号关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附:市民公约)2010 02208
72. 1.件号 档案室只填写室编件号。 2.责任者 填写制发文件的组织或个人。即文件的发文企业或署名者。如:几个单位联合发文,应标注主要的责任者,体现以我为主的精神
73. 3.文号 文号即文件的发文字号,是由发文企业按发文次序编制的顺序号,一般由企业代字、年度、顺序号组成. 4.题名 题名即文件标题。一般情况下文件只有一个题名(正题名),填写目录中题名项时应照实抄录。 要求:填写文件标题。文件没有标题或题名不规范的应根据文件内容重新拟写或补充并外加“〔〕”。会议记录按每次会议重拟题名
74. 5.日期 日期即文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间(文件的落款时间)。 要求:具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如1999年月1月17日, 标注为19990117 6.页数 页数项填写一件文件的总页数,用于统计和核对。 要求:计算页数时以文件中有字迹(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。 7.备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。难以填写时,可在备注栏加注*号,将具体内容填入备考表中
75. 装 盒 装盒要求 1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 3、分机构(问题)时,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒 视文件的厚度选择适宜的档案盒 同一事由的归档文件并不要求装入同一档案盒
76. 文书档案盒严格按照件号先后顺序装盒 与归档文件目录相应的条目顺序一致(全宗名称)BCAA=B=C=20,30,40mm
77. 档案盒盒脊的格式长310mm、宽220mm 厚度20mm、30mm、40mm 盒脊 铅笔
78. (三)填写备考表盒内文件情况说明 整理人 检查人 日期 备 考 表 盒内文件情况说明 整理人: 检查人: 年 月 日 张××王××2010 6 1
79. 备考表备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。归档文件整理完毕,应填写备考表说明该盒内文件归档情况,有无缺损、修改、补充、移出、销毁等并填写归档文件的整理人、检查人和日期。 备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期
80. 科技档案的整理GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
81. 组织案卷 1、组卷原则:遵循规律;保持联系;便于利用 2、组卷要求: 案卷必须是一组具有有机联系的科技文件; (准确、齐全和完整) 卷内科技文件的数量要适度; 卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致; 案卷应力求整齐美观,便于保管和使用。
82. 3、组卷方法按结构组卷 按子项或子课题组卷 按工序或阶段组卷 按专业组卷 按问题组卷 按名称或文件性质组卷 按地区组卷 按时间组卷 按作者组卷
83. 组卷时需注意1: 直接针对具体项目的管理型科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
84. 组卷时需注意2: 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
85. 组卷时需注意3: 一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。
86. 组卷时需注意4: 产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
87. 组卷时需注意5: 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。
88. 组卷时需注意6: 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
89. 卷内科技文件的排列图样的排列 隶属关系 总体和局部 比例尺大小 地区特征 时间顺序文字材料的排列 重要程度 地区 时间 习惯 图文混排
90. 案卷页号的编写 案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。 已有页号的文件可不再重新编写页号。 卷内目录和卷内备考表不编页号。
91. 案卷封面编制案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。 规格:A4型(297mm×210mm)
92. (本页无文本内容)
93. 案卷封面的编制内容:6项 案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号
94. 案卷题名案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。 案卷题名一般由立卷人拟写
95. 工程名称 + 阶段名称 + 文件类型 如: **河堤防工程 于家壕排水站招投标文件 中标通知书 施工合同 项目名称 + 专业(子项或分部) + 表格 / 图纸名称 如: **中医药大学综合楼 给排水 电气工程质量评定表
96. 项目名称 + 表格名称 **师范大学图书馆 隐蔽工程记录 型号 + 设备仪器名称 + 文件名称 QS-5型 彩色B超仪 订货合同 产品合格证 说明书 装箱单
97. 立卷单位立卷单位,应填写负责组卷的部门或单位。
98. 起止时间 起止日期,应填写案卷内科技文形成的最早和最晚时间——年、月、日。(如:20130506-20131211)
99. 保管期限保管期限,应 填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
100. 密级密级,应填写卷内科技文件的最高密级。
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