公司文件档案理制度流程
目
加强文件档案理规范公司文件档案收集档程序方法确保公司档案完整性准确性系统性提供符合公司需求保证理体系效运行证
二 适范围
适公司部门档案收集整理分类利档
三 术语定义
1 档案：指公司现级部门员工事业务营企业理宣传等活动中直接形成企业保存价值种文字图表账册证报表电脑盘片声胶卷荣誉实物证件等形式历史记录
2 档案理：指档案收集整理鉴定保统计提供利等活动四 职责
1 行政事部：
1） 负责公司档案集中理制度执行检查工作 负责督促指导部门档案理
2） 建立健全公司档案理制度指导监督检查执行情况
3） 收集整理分类鉴定统计保公司档案资料
4） 负责公司档案利销毁理监控档案利销毁全程确保公司档案
安全
5） 提高档案信息利效率促进信息传递沟通
6） 负责组织学培训档案理办法知识
2 部门相关员：
1）负责工作变动时做协助移交工作时通知行政事部
2）行政事部移交合文件资料原件复印件
3）负责部门文件资料合复印件日常收集标识贮存保利档
4）财务部负责规定独立建档保财务档案资料
3 部门档案员
1）负责部门档案理
4 部门负责
1）负责部门档案理监督检查
五 工作程序
1档案资料收集
1）部门相关员负责部门日常工作中形成合文件资料进行收集编制
部门文件（合）理记录目录
2）部门文件合等资料原件需保存部门分进行整理编制移交目
录季度行政事部移交
a) 档范围移交时间：季度结束次月 10 日前
b) 档案资料标识
部门保档案资料编号编号规见
c) 档案资料日常理：
⑴ 电子类合需保电子文件应时存放指定电脑硬盘
⑵ 文件合资料登记详细信息编制文件（合）理记录目录 便检索利
⑶ 文件资料合科学排列编号序存放文件盒加标识整齐排放文件／档案柜中
d) 档案阅
(1)阅档案履行阅手续填写阅审批单 阅档案原件限公司
带出必须带出公司查阅需阅权限相关领导批准
⑵档案外般复印件需原件者须总理批准阅档案交时必须
面点交清楚发现遗失损坏应立报告直接级
⑶阅档案完应时送超阅时间须重新办理手续
⑷档必须爱护档案擅涂改污损勾画剪裁抽取拆卸调换摘
抄翻印复印摄影转损坏
e) 档案销毁
⑴已失利价值档案销毁时必须写申请销毁报告编制销毁目录报部门
总理批准批准方销毁
⑵执行销毁务时必须行政事部员监销监销少二销毁目
录签字销毁目录批准手续文件存档永久保存
2 档案理细
1）档案资料档范围
⑴公司外发出公文政府请示报告类公文等
⑵公司收公文 政府职部门发公司关条例 规定命令决定决议指示计划核准文件证书等文件
⑶公司单位文书权益文书等
⑷公司领导批示指示等
⑸重会议材料包括会议通知决议总结领导讲话典型发言会议简
报会议记录等
⑹反映公司职活动报告总结工作日记工作备忘等
⑺公司种工作计划计划考核 总结报告统计报表简报
⑻公司关单位签订合协议书等文件正程材料
⑼公司干部免文件材料 员工奖励处分考核文件材料 公司员工劳动
工资福利方面文件材料等事档案资料
⑽公司发布类广告宣传材料
⑾公司历史革事记反映公司重活动剪报片录音录等
⑿外出公务活动（学 考察调查研究参加会议等）获形成档案资料
⒀财务档案资料
⒁种实物档案
⒂ 具利保存价值文件资料
3档案资料档求
⑴档文件资料必须完整真实准确请示批复复印正式稿附件等
必须齐全
⑵ 般资料份原件档重文件高率文件根需二份原件存档办部门根实际需留存复印件影印业务处理需原稿须办部门保应总理批准妥善保存行政事部影印档
⑶声档案摄录必须详细记录事时间 点物背景摄录者档声资料必须原版清晰完整特殊情况档拷贝件
⑷子文件应相应纸质文件资料档保存做电子文件存储设备信息
备份工作
⑸种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）必须原件档
保持完损
4档案资料档时间
⑴时档
列文件（含电子声资料等）应传阅办理结束取时档：
a) 公司规定密级文件
b) 重文件政府批文核准文件证等
c) 合协议书等正程资料
d) 公司干部免文件材料关职工奖励处分考核文件材料
e) 认需时档资料
⑵定期档
a) 部门应月底前整理档月文件编制档案清单交行政事部
b) 部门年 3 月底前档年度文件资料移交公司行政事部⑶电子声档案档
a) 重电子声档案应实时进行办
b) 般电子声档案档应定期完成般三月次制成光盘脱机保
c) 年 3 月底前必须行政事部移交年度档电子文件数集行政事部核实刻录成光盘等载体脱机保
5档案交接
⑴部门档案交接
部门档案理员（兼）工作变动离职填写档案移交清单 部门负责指定接收核实误签字行政事部见证
6档案移交公司流程
a) 办部门检查文件档案编制移交清单
b) 行政事部根移交清单查收案卷文件部门月提交档案清单核
c) 档案完整齐全符合公司求移交双方移交清单（式两份）签字双方保存份
7档案保
⑴档案编号
a) 档案类应赋予统名称 名称应简明扼 充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
b) 档案分类级名称确定 应参档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
c) 档案分类编号应预留干空档 备组织扩业务增时 时增补
d) 档案分类编号增补 修订等行政事部结合工作部门求 组织实施修订部门意修改
e) 建立档案目录存案卷盒便查阅
8附：办法公司行政事部制定负责解释
六 相关记录
1 文件（合）理记录目录
2 文件档案移交目录
3 档案移交清单表
4 档案阅审批单
5 档案分类编号表
6 档案理流程
文件（合）理记录目录
记录编号
日期：
序号
文件（合）编号
标
题
需抄送相关部门
接
收
原 复
接收
备
注
部
门
移交目录
记录编号 日期：
序号 文件（合）编号 标 题 名 称 页数 原 复 备 注
移交单位 移交 日期
收件单位 日期
注：表式贰份移交收件执份
记录编号
移交
性质
档案
类
合 计
移交说明
接收意见
档案移交清单表
日期：
□离职□调岗
□档
档案属
年
度
保期限
数量
永久
长期
短期
移交：
接收：
移交（部门） 接收（部门）
办： 办：
移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日
见证： 日期： 年 月 日
注：表式贰份移交收件执份
档案阅审批单
记录编号
阅部门
阅
日期：
阅部门理
总理
副总
行政事部
部门理
目
序 号 阅 容 复印 阅 日期 备注
档 案 目 录
卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
案卷序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷张数
保期限
备注
档案分类编号表
LYJ+部门 +类 +年份 +编号文件
部门
行政
财务
市场部
客服部
质量部
生产部
电子
销售区域
类
XZ
CW
SC
KF
ZL
SC
商务
XASBHBSXHN
DS
外发公文
XZWF
——
—— —— —— ——
——
——
WF
收公文
XZSD
——
——
——
——
——
——
——
SD
会议资料
CWHY
SCHY
KFHY
ZLHY
SCHY
DSHY
例： XAHY
XZHY
HY
发展计划
CWJH
SCJH
KFJH
ZLJH
SCJH
DSHY
例： XAJH
XZJH
JH
制度文件
CWZD
SCZD
KFZD
ZLZD
SCZD
DSZD
例： XAZD
XZZD
ZD
合协议
CWHT
SCHT
KFHT
ZLHT
SCHT
DSHT
例XAHT2016001
XZHT
HT
月度文件
CWYD
SCYD
KFYD
ZLYD
SCYD
DSYD
例： XAYD
XZYD
YD
财务档案
CW+账目名称前两字手写字母编写：例成——
CWCB
档案理流程：
相关部门 部门负责
执行相关
档案理制度
收集资料
鉴定
整理编目
立卷档
配合完成监督
检查工作
符合项进行
整改
行政事部 分总监 总理
建立完善
档案理制度
否
审核验收
保利
监督检查
完成检查报告
否
审核验收
— END —
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公司文件档案理制度流程
目
加强文件档案理规范公司文件档案收集档程序方法确保公司档案完整性准确性系统性提供符合公司需求保证理体系效运行证
二 适范围
适公司部门档案收集整理分类利档
三 术语定义
1 档案：指公司现级部门员工事业务营企业理宣传等活动中直接形成企业保存价值种文字图表账册证报表电脑盘片声胶卷荣誉实物证件等形式历史记录
2 档案理：指档案收集整理鉴定保统计提供利等活动四 职责
1 行政事部：
1） 负责公司档案集中理制度执行检查工作 负责督促指导部门档案理
2） 建立健全公司档案理制度指导监督检查执行情况
3） 收集整理分类鉴定统计保公司档案资料
4） 负责公司档案利销毁理监控档案利销毁全程确保公司档案
安全
5） 提高档案信息利效率促进信息传递沟通
6） 负责组织学培训档案理办法知识
2 部门相关员：
1）负责工作变动时做协助移交工作时通知行政事部
2）行政事部移交合文件资料原件复印件
3）负责部门文件资料合复印件日常收集标识贮存保利档
4）财务部负责规定独立建档保财务档案资料
3 部门档案员
1）负责部门档案理
4 部门负责
1）负责部门档案理监督检查
五 工作程序
1档案资料收集
1）部门相关员负责部门日常工作中形成合文件资料进行收集编制
部门文件（合）理记录目录
2）部门文件合等资料原件需保存部门分进行整理编制移交目
录季度行政事部移交
a) 档范围移交时间：季度结束次月 10 日前
b) 档案资料标识
部门保档案资料编号编号规见
c) 档案资料日常理：
⑴ 电子类合需保电子文件应时存放指定电脑硬盘
⑵ 文件合资料登记详细信息编制文件（合）理记录目录 便检索利
⑶ 文件资料合科学排列编号序存放文件盒加标识整齐排放文件／档案柜中
d) 档案阅
(1)阅档案履行阅手续填写阅审批单 阅档案原件限公司
带出必须带出公司查阅需阅权限相关领导批准
⑵档案外般复印件需原件者须总理批准阅档案交时必须
面点交清楚发现遗失损坏应立报告直接级
⑶阅档案完应时送超阅时间须重新办理手续
⑷档必须爱护档案擅涂改污损勾画剪裁抽取拆卸调换摘
抄翻印复印摄影转损坏
e) 档案销毁
⑴已失利价值档案销毁时必须写申请销毁报告编制销毁目录报部门
总理批准批准方销毁
⑵执行销毁务时必须行政事部员监销监销少二销毁目
录签字销毁目录批准手续文件存档永久保存
2 档案理细
1）档案资料档范围
⑴公司外发出公文政府请示报告类公文等
⑵公司收公文 政府职部门发公司关条例 规定命令决定决议指示计划核准文件证书等文件
⑶公司单位文书权益文书等
⑷公司领导批示指示等
⑸重会议材料包括会议通知决议总结领导讲话典型发言会议简
报会议记录等
⑹反映公司职活动报告总结工作日记工作备忘等
⑺公司种工作计划计划考核 总结报告统计报表简报
⑻公司关单位签订合协议书等文件正程材料
⑼公司干部免文件材料 员工奖励处分考核文件材料 公司员工劳动
工资福利方面文件材料等事档案资料
⑽公司发布类广告宣传材料
⑾公司历史革事记反映公司重活动剪报片录音录等
⑿外出公务活动（学 考察调查研究参加会议等）获形成档案资料
⒀财务档案资料
⒁种实物档案
⒂ 具利保存价值文件资料
3档案资料档求
⑴档文件资料必须完整真实准确请示批复复印正式稿附件等
必须齐全
⑵ 般资料份原件档重文件高率文件根需二份原件存档办部门根实际需留存复印件影印业务处理需原稿须办部门保应总理批准妥善保存行政事部影印档
⑶声档案摄录必须详细记录事时间 点物背景摄录者档声资料必须原版清晰完整特殊情况档拷贝件
⑷子文件应相应纸质文件资料档保存做电子文件存储设备信息
备份工作
⑸种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）必须原件档
保持完损
4档案资料档时间
⑴时档
列文件（含电子声资料等）应传阅办理结束取时档：
a) 公司规定密级文件
b) 重文件政府批文核准文件证等
c) 合协议书等正程资料
d) 公司干部免文件材料关职工奖励处分考核文件材料
e) 认需时档资料
⑵定期档
a) 部门应月底前整理档月文件编制档案清单交行政事部
b) 部门年 3 月底前档年度文件资料移交公司行政事部⑶电子声档案档
a) 重电子声档案应实时进行办
b) 般电子声档案档应定期完成般三月次制成光盘脱机保
c) 年 3 月底前必须行政事部移交年度档电子文件数集行政事部核实刻录成光盘等载体脱机保
5档案交接
⑴部门档案交接
部门档案理员（兼）工作变动离职填写档案移交清单 部门负责指定接收核实误签字行政事部见证
6档案移交公司流程
a) 办部门检查文件档案编制移交清单
b) 行政事部根移交清单查收案卷文件部门月提交档案清单核
c) 档案完整齐全符合公司求移交双方移交清单（式两份）签字双方保存份
7档案保
⑴档案编号
a) 档案类应赋予统名称 名称应简明扼 充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
b) 档案分类级名称确定 应参档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
c) 档案分类编号应预留干空档 备组织扩业务增时 时增补
d) 档案分类编号增补 修订等行政事部结合工作部门求 组织实施修订部门意修改
e) 建立档案目录存案卷盒便查阅
8附：办法公司行政事部制定负责解释
六 相关记录
1 文件（合）理记录目录
2 文件档案移交目录
3 档案移交清单表
4 档案阅审批单
5 档案分类编号表
6 档案理流程
文件（合）理记录目录
记录编号
日期：
序号
文件（合）编号
标
题
需抄送相关部门
接
收
原 复
接收
备
注
部
门
移交目录
记录编号 日期：
序号 文件（合）编号 标 题 名 称 页数 原 复 备 注
移交单位 移交 日期
收件单位 日期
注：表式贰份移交收件执份
记录编号
移交
性质
档案
类
合 计
移交说明
接收意见
档案移交清单表
日期：
□离职□调岗
□档
档案属
年
度
保期限
数量
永久
长期
短期
移交：
接收：
移交（部门） 接收（部门）
办： 办：
移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日
见证： 日期： 年 月 日
注：表式贰份移交收件执份
档案阅审批单
记录编号
阅部门
阅
日期：
阅部门理
总理
副总
行政事部
部门理
目
序 号 阅 容 复印 阅 日期 备注
档 案 目 录
卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
案卷序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷张数
保期限
备注
档案分类编号表
LYJ+部门 +类 +年份 +编号文件
部门
行政
财务
市场部
客服部
质量部
生产部
电子
销售区域
类
XZ
CW
SC
KF
ZL
SC
商务
XASBHBSXHN
DS
外发公文
XZWF
——
—— —— —— ——
——
——
WF
收公文
XZSD
——
——
——
——
——
——
——
SD
会议资料
CWHY
SCHY
KFHY
ZLHY
SCHY
DSHY
例： XAHY
XZHY
HY
发展计划
CWJH
SCJH
KFJH
ZLJH
SCJH
DSHY
例： XAJH
XZJH
JH
制度文件
CWZD
SCZD
KFZD
ZLZD
SCZD
DSZD
例： XAZD
XZZD
ZD
合协议
CWHT
SCHT
KFHT
ZLHT
SCHT
DSHT
例XAHT2016001
XZHT
HT
月度文件
CWYD
SCYD
KFYD
ZLYD
SCYD
DSYD
例： XAYD
XZYD
YD
财务档案
CW+账目名称前两字手写字母编写：例成——
CWCB
档案理流程：
相关部门 部门负责
执行相关
档案理制度
收集资料
鉴定
整理编目
立卷档
配合完成监督
检查工作
符合项进行
整改
行政事部 分总监 总理
建立完善
档案理制度
否
审核验收
保利
监督检查
完成检查报告
否
审核验收
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