订购钱控制方案
方案名称
订购钱控制方案
受控状态
编 号
执行部门
监督部门
考证部门
目
加强订购钱控制降低采购钱提高公司济效益特制定方案
二相关定义
订购钱指公司实现次采购进行种活动费包括办公费差旅费 费邮资等具体说订购钱相关费表41示
表41 订购钱费览表
订购钱分类
相关活动
容
固定钱
采购部日常工作运转
采购部根支出
变
动
成
请购手续钱
1．编制提出采购申请
2．审批采购申请
1．请购工费
2．请购日常品费
3．关部门审查费
采购执行钱
1．调查选择适宜供商
2．填写发出采购单
3．填写核收货单
1．估价询价价议价费
2．执行采购费
3．通信联络费
进货验收钱
检查验收采购物品
1．检验工费
2．检验交通费
3．检验仪器仪表费
入库钱
物品卸载搬运入库
物品搬运花费钱
钱
会计入账支付款项等活动
会计入账支付等花费钱
备 注
三职责分工
〔〕采购部职责
1．采购部理职责
〔1〕审批采购申请
〔2〕确定供商
〔3〕签订采购合
〔4〕监督采购程
2．采购专员职责
〔1〕负责采购工作
〔2〕负责询价议价
〔3〕执行采购合
〔4〕领取相关差旅费通信费等采购费
〔二〕财务部职责
1．财务部理职责
〔1〕审核采购申请
〔2〕审查采购价格采购合
〔3〕合审批物品采购款项
〔4〕审批采购专员费报销申请
2．钱会计职责
钱会计负责订购钱核算工作
3．出纳职责
〔1〕支付供商采购款项
〔2〕发放采购专员报销费〔差旅费通信费等〕
〔三〕物流部职责
物流部装卸员负责物品卸载搬运工作
〔四〕质量理部职责
质量理部负责采购物品质检工作
〔五〕仓储部职责
仓储部仓库理员负责物品入库存储工作
四控制措施
〔〕请购程控制
降低请购程中发生钱费公司需明确制定请购审批权限优化请购流程降低工费手续费
1．请购授权审批控制
公司应建立请购授权审批制度明确审批采购作业授权批准方式权限程序责等公司具体请购审批权限规定表42示
表42 请购授权审批权限览表
采购工程
采购金额
〔元〕
请购程序
申请
初核
复核
核准
方案采购
0～10 000
采购专员
采购部理
财务部理
财务部理
10 000
采购专员
采购部理
财务部理
副总
方案外采购
全部
采购专员
采购部理
财务部理
副总
备注
2．建立明确合理请购审批流程
〔1〕生产部门根生产方案工作需求仓储部门发送物品需求单该单需注明部门物品名称规格数量求货日期途等容
〔2〕仓储部根物品需求情况仓库存货情况填具存货量汇总物品需求信息物品需求单传递采购部
〔3〕采购专员收仓储部送物品需求单填制采购申请表该表式四联联采购部留存二联返部门三联返仓储部四联送财务部审核采购申请表容包括部门物品名称规格数量求价格货日期途等时制定采购预算表报采购部理审批
〔4〕采购部理收采购申请表采购预算表表审核采购否方案假设符合方案审批签字采购专员转交财务部审查否报公司副总审批
〔5〕财务部审查采购申请表采购预算表检查否预算假设预算财务部理审批签字交采购专员办理物品采购假设预算外报公司副总审批
〔6〕方案采购金额1万元采购工程金额方案外采购工程均需副总审批签字前方办理采购业务
〔7〕重物品请购应部门技术部门采购部门等相关员决策证报公司总理审批
〔8〕紧急需求特殊请购需制定特殊审批程序特殊原需取消请购申请时部门应通知采购部停止采购采购部应采购申请表加盖撤销〞印章退回部门
〔二〕采购方式控制
物品采取采购方式采购方式影响订购钱素具体采购方式选择标准表43示
表43 采购方式分类表
采购方式
实施点
适范围
招标采购
1．详列条件
2．发布广告
3．厂商投标
4．供商相互价
5．选择供商
宗物品采购宗设备等
议价采购
1．选择家供商询价
2．价议价
3．选择供商
般物品采购公司普遍采采购方式
定价收购
定价现款采购
购置数量巨非家厂商全部提供物品
公开市场采购
公开交易场合拍卖会采购
宗物品采购
〔三〕采购程控制
采购程中发生估价供商选择议价价等相关活动直接影响着采购工费理费差旅费 费等订购钱公司须活动进行效控制优化采购流程
1．建立优化采购流程
采购专员完成请购审批手续开始执行采购作业流程
〔1〕采购专员根次采购方案选择适宜采购方式
〔2〕采购专员供商档案库中选择家拟适宜供商进行询价供商围绕采购物品价格进行初步谈判确定候选供商名单〔三3左右〕谈判结果填入采购申请表报采购部理采购申请表表44示
表44 采购申请表
编号： 日期： 年 月 日
请购工程
物料编号
部门
品名
规格型号
数量
估计单价
需日期
备注
询价记录
厂商
厂牌
单价
总价
预订交货期
采购意见
裁决
采购部办
采购部理
备注：第联采购部留存第二联返相关部门第三联返仓储部第四联返财务部
〔3〕采购部理根采购方案审核采购申请表
〔4〕方案外采购工程重采购工程初次谈判结果须财务部理审批审批包括采购方案采购预算已制定采购底价等
〔5〕审批通采购专员候选供商做进步洽谈洽谈容采购价格相关条件交货期付款方式配送方式等
〔6〕采购专员根洽谈结果进行选择适合次采购方案公司实际情况供商结果填入采购申请表编制采购作业报告报采购部理
〔7〕公司重工程采购采购部理需会相关部门采购价格进行审议
〔8〕价格审议采购专员供商拟订采购合报采购部理财务部理公司副总审批
〔9〕审批通采购部供商签订正式采购合报采购合约定条款办理采购手续
〔10〕采购部会仓储部质量理部抵达仓库物品进行验收入库配送错误质量问题造成物品法入库采购专员须时供商联系协商解决方法时报相关领导领导指示处理
〔11〕财务部根采购合付款会计核算处理相关账务
〔12〕采购合时档案库采购部财务部保存采购合副
2．供商选择控制
〔1〕建立完善供商档案
① 公司应建立采购供商档案档案容包括供商编号详细联系方式址付款条件交货条款交货期限品质评级银行账号等供商档案须严格审核档
② 采购部理指定专理供商档案定期定期进行更新保证档案时效性
③ 采购专员必须已档供商档案中选择供商
〔2〕建立供商准入制度
①公司须制定严格供商考核制度指标考核流程进行评估合格者档
②公司重物品采购供商须质检部门生产部门财务部门联合考核进入供商档案相关员须供商生产进行实考核
3．采购价格确定控制
〔1〕建立更新价格档案
① 采购部必须采购物品建立价格档案批采购物品报价应首先档价格进行拟分析价格差异原特殊原原采购价格超档案中价格水否须做出详细说明
② 采购部理需指定专负责建立维护价格档案根市场情况时更新物品价格相关员更新物品价格时须注明原附相关证明
〔2〕建立价格评价体系
① 公司重物品价格建立价格评价体系公司财务部采购部生产部质检部等相关部门员组成价格评价组季度收集关价格信息分析评价现价格水档重物品价格档案进行评价更新
②价格评价组定期检查价格档案审查物品价格更新情况催促相关员完善价格档案
4．建立物品标准采购价格
财务部根市场变化产品标准钱定期重物品制定出标准采购价格催促采购员积极采购断降低采购价格
〔四〕入库程控制
物品库搬运花费费检验员工费检验仪表仪器费等均属订购钱公司须制定详细入库验收流程入库检验标准提高验收员效率物品入库速度
〔五〕费报销控制
采购专员采购程中发生差旅费通信费等均属订购钱报销控制审批流程
1．采购专员须填制费报销单连相关费证起交采购部理审批
2．采购专员采购理签字费报销单费证交财务部会计处审核
3．财务会计根采购专员交资料审查报销金额财务部制定费报销理规定办理报销手续登记相关台账费较高须报财务部理审批办理报销手续
4．财务部出纳采购专员发放报销费
五检查考核奖惩
公司须采购环节费控制情况进行检查考核根考核结果实施奖惩
〔〕检查考核
1．针请购程检查考核公司通采购方案完成率请购报批出错率错误采购次数请购程时间耗情况采购滞情况等相关指标进行
2．针采购执行程检查考核公司通采购预算执行情况采购实际价格标准钱差额供商选择情况等相关指标进行
3．物品检验入库程通物品验收合格率入库工作时间等相关指标进行
〔二〕奖惩
根考核结果公司相关奖惩方法采购部员进行奖惩
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
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方案名称
订购钱控制方案
受控状态
编 号
执行部门
监督部门
考证部门
目
加强订购钱控制降低采购钱提高公司济效益特制定方案
二相关定义
订购钱指公司实现次采购进行种活动费包括办公费差旅费 费邮资等具体说订购钱相关费表41示
表41 订购钱费览表
订购钱分类
相关活动
容
固定钱
采购部日常工作运转
采购部根支出
变
动
成
请购手续钱
1．编制提出采购申请
2．审批采购申请
1．请购工费
2．请购日常品费
3．关部门审查费
采购执行钱
1．调查选择适宜供商
2．填写发出采购单
3．填写核收货单
1．估价询价价议价费
2．执行采购费
3．通信联络费
进货验收钱
检查验收采购物品
1．检验工费
2．检验交通费
3．检验仪器仪表费
入库钱
物品卸载搬运入库
物品搬运花费钱
钱
会计入账支付款项等活动
会计入账支付等花费钱
备 注
三职责分工
〔〕采购部职责
1．采购部理职责
〔1〕审批采购申请
〔2〕确定供商
〔3〕签订采购合
〔4〕监督采购程
2．采购专员职责
〔1〕负责采购工作
〔2〕负责询价议价
〔3〕执行采购合
〔4〕领取相关差旅费通信费等采购费
〔二〕财务部职责
1．财务部理职责
〔1〕审核采购申请
〔2〕审查采购价格采购合
〔3〕合审批物品采购款项
〔4〕审批采购专员费报销申请
2．钱会计职责
钱会计负责订购钱核算工作
3．出纳职责
〔1〕支付供商采购款项
〔2〕发放采购专员报销费〔差旅费通信费等〕
〔三〕物流部职责
物流部装卸员负责物品卸载搬运工作
〔四〕质量理部职责
质量理部负责采购物品质检工作
〔五〕仓储部职责
仓储部仓库理员负责物品入库存储工作
四控制措施
〔〕请购程控制
降低请购程中发生钱费公司需明确制定请购审批权限优化请购流程降低工费手续费
1．请购授权审批控制
公司应建立请购授权审批制度明确审批采购作业授权批准方式权限程序责等公司具体请购审批权限规定表42示
表42 请购授权审批权限览表
采购工程
采购金额
〔元〕
请购程序
申请
初核
复核
核准
方案采购
0～10 000
采购专员
采购部理
财务部理
财务部理
10 000
采购专员
采购部理
财务部理
副总
方案外采购
全部
采购专员
采购部理
财务部理
副总
备注
2．建立明确合理请购审批流程
〔1〕生产部门根生产方案工作需求仓储部门发送物品需求单该单需注明部门物品名称规格数量求货日期途等容
〔2〕仓储部根物品需求情况仓库存货情况填具存货量汇总物品需求信息物品需求单传递采购部
〔3〕采购专员收仓储部送物品需求单填制采购申请表该表式四联联采购部留存二联返部门三联返仓储部四联送财务部审核采购申请表容包括部门物品名称规格数量求价格货日期途等时制定采购预算表报采购部理审批
〔4〕采购部理收采购申请表采购预算表表审核采购否方案假设符合方案审批签字采购专员转交财务部审查否报公司副总审批
〔5〕财务部审查采购申请表采购预算表检查否预算假设预算财务部理审批签字交采购专员办理物品采购假设预算外报公司副总审批
〔6〕方案采购金额1万元采购工程金额方案外采购工程均需副总审批签字前方办理采购业务
〔7〕重物品请购应部门技术部门采购部门等相关员决策证报公司总理审批
〔8〕紧急需求特殊请购需制定特殊审批程序特殊原需取消请购申请时部门应通知采购部停止采购采购部应采购申请表加盖撤销〞印章退回部门
〔二〕采购方式控制
物品采取采购方式采购方式影响订购钱素具体采购方式选择标准表43示
表43 采购方式分类表
采购方式
实施点
适范围
招标采购
1．详列条件
2．发布广告
3．厂商投标
4．供商相互价
5．选择供商
宗物品采购宗设备等
议价采购
1．选择家供商询价
2．价议价
3．选择供商
般物品采购公司普遍采采购方式
定价收购
定价现款采购
购置数量巨非家厂商全部提供物品
公开市场采购
公开交易场合拍卖会采购
宗物品采购
〔三〕采购程控制
采购程中发生估价供商选择议价价等相关活动直接影响着采购工费理费差旅费 费等订购钱公司须活动进行效控制优化采购流程
1．建立优化采购流程
采购专员完成请购审批手续开始执行采购作业流程
〔1〕采购专员根次采购方案选择适宜采购方式
〔2〕采购专员供商档案库中选择家拟适宜供商进行询价供商围绕采购物品价格进行初步谈判确定候选供商名单〔三3左右〕谈判结果填入采购申请表报采购部理采购申请表表44示
表44 采购申请表
编号： 日期： 年 月 日
请购工程
物料编号
部门
品名
规格型号
数量
估计单价
需日期
备注
询价记录
厂商
厂牌
单价
总价
预订交货期
采购意见
裁决
采购部办
采购部理
备注：第联采购部留存第二联返相关部门第三联返仓储部第四联返财务部
〔3〕采购部理根采购方案审核采购申请表
〔4〕方案外采购工程重采购工程初次谈判结果须财务部理审批审批包括采购方案采购预算已制定采购底价等
〔5〕审批通采购专员候选供商做进步洽谈洽谈容采购价格相关条件交货期付款方式配送方式等
〔6〕采购专员根洽谈结果进行选择适合次采购方案公司实际情况供商结果填入采购申请表编制采购作业报告报采购部理
〔7〕公司重工程采购采购部理需会相关部门采购价格进行审议
〔8〕价格审议采购专员供商拟订采购合报采购部理财务部理公司副总审批
〔9〕审批通采购部供商签订正式采购合报采购合约定条款办理采购手续
〔10〕采购部会仓储部质量理部抵达仓库物品进行验收入库配送错误质量问题造成物品法入库采购专员须时供商联系协商解决方法时报相关领导领导指示处理
〔11〕财务部根采购合付款会计核算处理相关账务
〔12〕采购合时档案库采购部财务部保存采购合副
2．供商选择控制
〔1〕建立完善供商档案
① 公司应建立采购供商档案档案容包括供商编号详细联系方式址付款条件交货条款交货期限品质评级银行账号等供商档案须严格审核档
② 采购部理指定专理供商档案定期定期进行更新保证档案时效性
③ 采购专员必须已档供商档案中选择供商
〔2〕建立供商准入制度
①公司须制定严格供商考核制度指标考核流程进行评估合格者档
②公司重物品采购供商须质检部门生产部门财务部门联合考核进入供商档案相关员须供商生产进行实考核
3．采购价格确定控制
〔1〕建立更新价格档案
① 采购部必须采购物品建立价格档案批采购物品报价应首先档价格进行拟分析价格差异原特殊原原采购价格超档案中价格水否须做出详细说明
② 采购部理需指定专负责建立维护价格档案根市场情况时更新物品价格相关员更新物品价格时须注明原附相关证明
〔2〕建立价格评价体系
① 公司重物品价格建立价格评价体系公司财务部采购部生产部质检部等相关部门员组成价格评价组季度收集关价格信息分析评价现价格水档重物品价格档案进行评价更新
②价格评价组定期检查价格档案审查物品价格更新情况催促相关员完善价格档案
4．建立物品标准采购价格
财务部根市场变化产品标准钱定期重物品制定出标准采购价格催促采购员积极采购断降低采购价格
〔四〕入库程控制
物品库搬运花费费检验员工费检验仪表仪器费等均属订购钱公司须制定详细入库验收流程入库检验标准提高验收员效率物品入库速度
〔五〕费报销控制
采购专员采购程中发生差旅费通信费等均属订购钱报销控制审批流程
1．采购专员须填制费报销单连相关费证起交采购部理审批
2．采购专员采购理签字费报销单费证交财务部会计处审核
3．财务会计根采购专员交资料审查报销金额财务部制定费报销理规定办理报销手续登记相关台账费较高须报财务部理审批办理报销手续
4．财务部出纳采购专员发放报销费
五检查考核奖惩
公司须采购环节费控制情况进行检查考核根考核结果实施奖惩
〔〕检查考核
1．针请购程检查考核公司通采购方案完成率请购报批出错率错误采购次数请购程时间耗情况采购滞情况等相关指标进行
2．针采购执行程检查考核公司通采购预算执行情况采购实际价格标准钱差额供商选择情况等相关指标进行
3．物品检验入库程通物品验收合格率入库工作时间等相关指标进行
〔二〕奖惩
根考核结果公司相关奖惩方法采购部员进行奖惩
编制日期
审核日期
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