部门文档理制度（试行）
目
文档企业重智力资产文档般电子文档形式存容商务合会议记录客户资料推广文案项目文档验心等信息系统会历规划阶段制度方案阶段运行阶段阶段会量文档产生文档理量文档Excel 图片影音进行存储分类检索
文档理通部门量文档信息合理序分类存放解决海捞针困扰充分加强部门文档信息享作部门工作更优化效统规范文档理够确保部门部相关部门效文件
二文件材料收集理
1． 阶段文档行业负责进行该项工作形成全部文件材料系统整理送交理员档
2． 编制文档入档表项资料行业负责交理员档时应登记双方签名
附：见文档理入库登记表V10doc
3 战略组市场组需周提供相应资料信息交信息理员档战略组周提供负责行业资料项目资料市场组周提供正运作展会资料协会资料宣传资料
4 周五理员文档入档表报备部门负责
注： 文档收集理现处试行阶段试2月文档理制度完善做修改
三档资料范围
1． 重会议材料包括会议报告会议纪等
2． 部门关单位签订合协议书等文件材料
3． 部门种工作计划总结报告会议记录部门制度公司资质等资料
4． 部门关行业调研包括调研报告行业厂商目录供应商信息调查表等资料
5． 市场展会资料包括公司宣传资料展会坛调研展会图片视频音频等资料
6． 软件信息资料包括办公软件DEMO学资料等资料
四文档规范
1 页面设置
类文档律采A4纸张页边距律采取：25cm左3cm右15cm行间距取倍行距（设置值15）字符间距默认值（缩放100间距：标准）标题文档端居中两边空格均匀副标题破折号应正题缩进两格稍字体
2 字体求
文档字体求微软雅黑
3 字号
标题采二号微软雅黑黑体字副标题采二号微软雅黑黑体字第层次题序标题三号微软雅黑黑体字第二层次题序标题四号微软雅黑黑体字第三层次题序标题四号微软雅黑字体正文五号微软雅黑体
英文字体应中文字体相应字体五号Times New Roman
4 图表格式
1 图：
l 精选简明切忌表文字表述重复
l 图中术语符号单位等应文字表述致
l 图序图名居中置图方五号字微软雅黑体
2 表：
l 表中参数应标明量单位符号
l 表序表名置表方
l 表序表名表容采五号微软雅黑体字
5 Excel 格式
Excel 表格Word 文档格式标题采二号微软雅黑黑体字副标题采二号微软雅黑黑体字表格文五号微软雅黑体
6 文档格式
传服务器文档合协议宣传PPT理员电子文档前页附文档编码表
图：
文件编号
文件理名称
版修改
发布日期
五文档版理
1 文档状态变迁规
文档状态分草稿正式修改三种文档建立时状态草稿通评审状态变正式更改文档状态变修改文档修改完毕重新通评审时状态变正式
2 文档版号标识
文档版号规文档状态关
l 处草稿状态文档版号格式0YZYZ数字范围0199着草稿修正YZ取值应递增YZ初值增幅户控
l 处正式状态文档版号格式XYX版号取值范围19Y次版取值范围09
u 文档第次成正式文件时版号10
u 果文档升级幅度较变动部门制作成文档附件附件版次1011……附件变动积累定程度时文档项Y值适量增加Y值增加定程度时X值适量增加文档升级幅度较时允许直接增X値
l 处修改状态文档版号格式XYZ文档正修改时般增Z値XY値保持变文档修改完毕状态成正式时Z値设置0增加XY値参考2
3 文档版控制
文档版控制作文档理活动中创建文档文档变更文档评审等项目开发程中绝部分文档次修改终确定文档修改产生新版保证新版定档旧版抛弃档旧版版控制目定规保存文档版避免发生版丢失混淆现象快速准确查找文档版
六文档更改发放理
1 行负责文件资料进行外发放报备信息理员文档资源申请表登记容包括：发放文件名称编码输出象日期行业负责名字
附：见文档资源申请表V10doc
规范部门信息理安全文件发放注意事项
1 参考文档级级3文档外发放均填写文档资源申请说明表
2 部门发放文档视情况予加密加密格式参考申请表部门负责意见
3 合作单位发放文档均统格式PDF加密格式行业负责填写文档资源申请表
4 统发放信息理员
2 文档级参考：
文档级分5类类5高级类1低级
类5文档分类：
公司外宣传PPT签订合协议书 公司资质
类4文档分类：
关行业调研报告展会坛调研行业厂商目录供应商信息调查表
类3文档分类：
部门工作计划总结报告 重会议报告会议纪DEMO
类2文档分类：
部门制度部门会议记录展会图片视频音频
类1文档分类：
办公软件事务性文档
2已档正式文档需更改请报备信息理员更改文件版号发布日期必时备注
1 纸质文档编号更改文档封面附文档编号更改表
附：见文档编号更改表V10doc
2 已档正式文档电子版含PPT版更改文档PPT首页填写表格
表二： 文件更改记录表
文件编号
文件理名称
版修改
发布日期
3 档文档更改信息理员均统行备份登记文档更改汇总表xlsx
七文档分类
图： 战略合作部文档分类框架图
八编码定义
编译均英文简写作代码具体编码定义参考表
表
部门
代码缩写
战略合作部
Strategic cooperation department SC
表二
资料类
代码缩写
行业资料
Industry InformationID
项目资料
Project InformationPJ
合协议
Contract agreementCA
市场资料
Marketing InformationMT
部门事务
Department AffairsDA
软件资料
Software InformationSW
影音资料
Video & Audio InformationVA
表三
文档类
代码缩写
行业方资料文件夹
ABCD………ZAa…Zz
项目名称文件夹
PJ+名称+项目+日期简写
注：
行业方资料文件夹定义：A智慧城B城市卡通C智慧景区D数中心E电子政务F智慧质监G节减排H智慧交通I安全生产J智慧城建K智慧环保L中间件M智慧楼宇N智慧医疗0智慧物流P智慧农业……次类推Z物联网综合
项目名称文件夹：代码缩写PJ+名称+项目+日期简写
XX新城项目招标 文件名PJXX新城项目1206 （中12062012年6月）
文档性质
代码缩写
ID行业资料
行业调研报告
X(X行业代码缩写)01
会议纪
X(X行业代码缩写)02
行业厂商目录
X(X行业代码缩写)03
供应商信息调查表
X(X行业代码缩写)04
行业宣讲PPT
X(X行业代码缩写)05
CA合协议
框架协议
Framework agreement FA
合
ContractCT
MT市场资料
市场展会资料
Exhibition Information EX
国外展会资料
Oversea Exhibition—OE
国展会资料
Domestic ExhibitionDE
公司宣传资料
Promotion InformationPM
协会资料
Society InformationSO
专家库
Expert databaseED
DA部门事务
部门信息
Department InformationDI
部门制度
Department System—DS
部门计划
Department PlanDP
培训资料
Training InformationTR
部门名片制作
Business CardBC
公司资质
QualificationQA
SW软件资料
办公软件
Office SoftwareOF
DEMO
DEMODM
学资料
Learning InformationLE
VA影音资料
视频
VideoVD
音频
Audio—AD
图片
PicturePT
编码规
部门资料类（行业项目代码缩写）文档性质编号
例：SCIDAA02 战略合作部行业资料智慧城—会议纪
SCPJ南海项目11XX 战略合作部项目资料南海智慧环保
SCCACT 001 战略合作部合协议合文件编码
SCMTEX展会名称 战略合作部市场资料市场展会资料展会名称
SCDADS部门签呈 战略合作部部门事务部门制度部门签呈
SCSWDMdemo编号 战略合作部软件资料DEMOdemo编号
— END —
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目
文档企业重智力资产文档般电子文档形式存容商务合会议记录客户资料推广文案项目文档验心等信息系统会历规划阶段制度方案阶段运行阶段阶段会量文档产生文档理量文档Excel 图片影音进行存储分类检索
文档理通部门量文档信息合理序分类存放解决海捞针困扰充分加强部门文档信息享作部门工作更优化效统规范文档理够确保部门部相关部门效文件
二文件材料收集理
1． 阶段文档行业负责进行该项工作形成全部文件材料系统整理送交理员档
2． 编制文档入档表项资料行业负责交理员档时应登记双方签名
附：见文档理入库登记表V10doc
3 战略组市场组需周提供相应资料信息交信息理员档战略组周提供负责行业资料项目资料市场组周提供正运作展会资料协会资料宣传资料
4 周五理员文档入档表报备部门负责
注： 文档收集理现处试行阶段试2月文档理制度完善做修改
三档资料范围
1． 重会议材料包括会议报告会议纪等
2． 部门关单位签订合协议书等文件材料
3． 部门种工作计划总结报告会议记录部门制度公司资质等资料
4． 部门关行业调研包括调研报告行业厂商目录供应商信息调查表等资料
5． 市场展会资料包括公司宣传资料展会坛调研展会图片视频音频等资料
6． 软件信息资料包括办公软件DEMO学资料等资料
四文档规范
1 页面设置
类文档律采A4纸张页边距律采取：25cm左3cm右15cm行间距取倍行距（设置值15）字符间距默认值（缩放100间距：标准）标题文档端居中两边空格均匀副标题破折号应正题缩进两格稍字体
2 字体求
文档字体求微软雅黑
3 字号
标题采二号微软雅黑黑体字副标题采二号微软雅黑黑体字第层次题序标题三号微软雅黑黑体字第二层次题序标题四号微软雅黑黑体字第三层次题序标题四号微软雅黑字体正文五号微软雅黑体
英文字体应中文字体相应字体五号Times New Roman
4 图表格式
1 图：
l 精选简明切忌表文字表述重复
l 图中术语符号单位等应文字表述致
l 图序图名居中置图方五号字微软雅黑体
2 表：
l 表中参数应标明量单位符号
l 表序表名置表方
l 表序表名表容采五号微软雅黑体字
5 Excel 格式
Excel 表格Word 文档格式标题采二号微软雅黑黑体字副标题采二号微软雅黑黑体字表格文五号微软雅黑体
6 文档格式
传服务器文档合协议宣传PPT理员电子文档前页附文档编码表
图：
文件编号
文件理名称
版修改
发布日期
五文档版理
1 文档状态变迁规
文档状态分草稿正式修改三种文档建立时状态草稿通评审状态变正式更改文档状态变修改文档修改完毕重新通评审时状态变正式
2 文档版号标识
文档版号规文档状态关
l 处草稿状态文档版号格式0YZYZ数字范围0199着草稿修正YZ取值应递增YZ初值增幅户控
l 处正式状态文档版号格式XYX版号取值范围19Y次版取值范围09
u 文档第次成正式文件时版号10
u 果文档升级幅度较变动部门制作成文档附件附件版次1011……附件变动积累定程度时文档项Y值适量增加Y值增加定程度时X值适量增加文档升级幅度较时允许直接增X値
l 处修改状态文档版号格式XYZ文档正修改时般增Z値XY値保持变文档修改完毕状态成正式时Z値设置0增加XY値参考2
3 文档版控制
文档版控制作文档理活动中创建文档文档变更文档评审等项目开发程中绝部分文档次修改终确定文档修改产生新版保证新版定档旧版抛弃档旧版版控制目定规保存文档版避免发生版丢失混淆现象快速准确查找文档版
六文档更改发放理
1 行负责文件资料进行外发放报备信息理员文档资源申请表登记容包括：发放文件名称编码输出象日期行业负责名字
附：见文档资源申请表V10doc
规范部门信息理安全文件发放注意事项
1 参考文档级级3文档外发放均填写文档资源申请说明表
2 部门发放文档视情况予加密加密格式参考申请表部门负责意见
3 合作单位发放文档均统格式PDF加密格式行业负责填写文档资源申请表
4 统发放信息理员
2 文档级参考：
文档级分5类类5高级类1低级
类5文档分类：
公司外宣传PPT签订合协议书 公司资质
类4文档分类：
关行业调研报告展会坛调研行业厂商目录供应商信息调查表
类3文档分类：
部门工作计划总结报告 重会议报告会议纪DEMO
类2文档分类：
部门制度部门会议记录展会图片视频音频
类1文档分类：
办公软件事务性文档
2已档正式文档需更改请报备信息理员更改文件版号发布日期必时备注
1 纸质文档编号更改文档封面附文档编号更改表
附：见文档编号更改表V10doc
2 已档正式文档电子版含PPT版更改文档PPT首页填写表格
表二： 文件更改记录表
文件编号
文件理名称
版修改
发布日期
3 档文档更改信息理员均统行备份登记文档更改汇总表xlsx
七文档分类
图： 战略合作部文档分类框架图
八编码定义
编译均英文简写作代码具体编码定义参考表
表
部门
代码缩写
战略合作部
Strategic cooperation department SC
表二
资料类
代码缩写
行业资料
Industry InformationID
项目资料
Project InformationPJ
合协议
Contract agreementCA
市场资料
Marketing InformationMT
部门事务
Department AffairsDA
软件资料
Software InformationSW
影音资料
Video & Audio InformationVA
表三
文档类
代码缩写
行业方资料文件夹
ABCD………ZAa…Zz
项目名称文件夹
PJ+名称+项目+日期简写
注：
行业方资料文件夹定义：A智慧城B城市卡通C智慧景区D数中心E电子政务F智慧质监G节减排H智慧交通I安全生产J智慧城建K智慧环保L中间件M智慧楼宇N智慧医疗0智慧物流P智慧农业……次类推Z物联网综合
项目名称文件夹：代码缩写PJ+名称+项目+日期简写
XX新城项目招标 文件名PJXX新城项目1206 （中12062012年6月）
文档性质
代码缩写
ID行业资料
行业调研报告
X(X行业代码缩写)01
会议纪
X(X行业代码缩写)02
行业厂商目录
X(X行业代码缩写)03
供应商信息调查表
X(X行业代码缩写)04
行业宣讲PPT
X(X行业代码缩写)05
CA合协议
框架协议
Framework agreement FA
合
ContractCT
MT市场资料
市场展会资料
Exhibition Information EX
国外展会资料
Oversea Exhibition—OE
国展会资料
Domestic ExhibitionDE
公司宣传资料
Promotion InformationPM
协会资料
Society InformationSO
专家库
Expert databaseED
DA部门事务
部门信息
Department InformationDI
部门制度
Department System—DS
部门计划
Department PlanDP
培训资料
Training InformationTR
部门名片制作
Business CardBC
公司资质
QualificationQA
SW软件资料
办公软件
Office SoftwareOF
DEMO
DEMODM
学资料
Learning InformationLE
VA影音资料
视频
VideoVD
音频
Audio—AD
图片
PicturePT
编码规
部门资料类（行业项目代码缩写）文档性质编号
例：SCIDAA02 战略合作部行业资料智慧城—会议纪
SCPJ南海项目11XX 战略合作部项目资料南海智慧环保
SCCACT 001 战略合作部合协议合文件编码
SCMTEX展会名称 战略合作部市场资料市场展会资料展会名称
SCDADS部门签呈 战略合作部部门事务部门制度部门签呈
SCSWDMdemo编号 战略合作部软件资料DEMOdemo编号
— END —
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