秘书手册
〔试讲稿〕
联想电脑公司企划部秘书处
目 录
前言 ………………………………………………………………… 3
第章 秘书必备素质…………………………………………… 4
第二章 秘书重职业技……………………………………… 5
第局部 日常事务处理………………………………… 5
邮件文件理名片
第二局部 日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排……………………………………… 13
媒体采访……………………………………… 18
型活动……………………………………… 21
突发访接………………………………… 24
第三局部 沟通协调…………………………………… 25
部沟通……………………………………… 25
外部沟通……………………………………… 25
秘书应具备礼仪…………………………… 26
秘书礼仪素质培养………………………… 27
第四局部 文字支持……………………………………… 27
第五局部 会议支持……………………………………… 30
前言 许眼里秘书种熟悉解职业秘书辅助参谋作该职业特征中具代表性领导左膀右臂领导公司保持沟通桥梁 必须全心全意准确误提供支持效劳表达出身价值优秀秘书会想干练精明繁忙处事作风联想接物时彬彬礼仪态联想脸惯展现胸成竹样子……秘书词会许正准备事职业着太想 然秘书工作包括秘书工作背什忽略联想秘书行政助理部门文员庞队伍联想环境家位支撑着许日常繁杂事项处理领导处理项工作时侯会时身处中然然成件事情某环节缺时需扮演更角色适应工作安排领导需秘书效劳象部门性质进行工作务必然存着差异秘书工作效劳根性质性寻找提供事实相似工作处事件轮廓差异质类什时候谨慎认真工作态度秘书遗弃职业操守现代秘书职业求尊奉理念根底更加强力综合运发挥什出色秘书该具备职业素质什样秘书会领导认联想岗位秘书提高工作效率呼声该做什呢 ？直需探索问题思想火花碰撞出初编写手册想法
作企划部秘书处秘书长期工作中领导日常帮助中身项工作中锻练身寻找适工作方法积累工作验技巧处理许类似情况时形成惯做法约定俗成规定点滴收集反复总结提练否认鉴程已做成部门工作种标准达成方法流程统相信懈努力秘书工作热爱联想事业未开展进行番奋斗定会做出成绩迫切相想早日册子家见面希行工作中提供方便快捷参考时非常愿意验技巧享出家起探讨希利样时机工作领导专家指点发现问题补已短
秘书手册适公司部秘书行政员致力予联想关行政方面指导手册编写工作企划部秘书处完成间部门仁部门相关员力支持深表谢意关手册收集容水限妥处请时提出热忱盼着您意见手册着工作需断补充完善手册真正够成部联想秘书行指南您效劳
第章 秘书必备素质
职业化秘书标准
G 敬业精神 G 正直公坚持定政策原
G 表率作 G 老实实事求
G 领导风范 G 敬业工作荣设定高工作水准
G 业务力 G 守信失约违约食言泄密
G 指挥控制力 G 勤奋努力工作断学
G 合作精神 G 序利落条斋
G 学创新力 G 高效追求效率效益
G 知善力 G 约定完成工作保质保量时
G 意见批评
G 局观
二秘书职业态度
G 动性〔Initiative)
G 适应性(Flexibility)
G 团队精神(Team work)
G 尊重(Respect for People)
G 创新精神(Creativity)
G 坚持原(Uncompromising Integrity)
G 效劳奉献(Service & Contribution)
G 认分享 (Sharing)
G 双赢相互存(Winwin & Interdependence)
G 温柔心省
第二章 秘书重职业技
第局部：日常事务处理
拨接听 程序技巧
1 前准备
l 准备 记录笔
l 方说明事情容序简单列记事逐核遗漏
l 准备通话时需文件资料
l 查阅方 号码确认误开始拨
2 正式拨 ：
l 拨通 确认方公司姓名然热情礼貌说：联想电脑公司**部**〞
l 需关员通话应礼貌请方传呼转达
l 告知方容较复杂应动提醒方做记录
l 逐事情说明注意语言简明准确
l 通话结束确认方已放话筒然放
3接听
l 3声铃响 接起礼貌：**部**〞
l 判断WHO分种情况：
电员
总理接 时
总理时
部
直接级级
直接转入
记录留言
事务紧急记录级 速联系总理回电
直接属
问清事情梗概转接时总理说明梗概转入
问清梗概紧急记录转告总理
事情紧急告知总理联系方法
普通员工
问清事需转告总理视情况处理
外部
重紧密
问清概总理说明然转入
记录留言
事务紧急记录级 速联系总理回电
重紧密
问清概总理说明总理指示转入转入
记录留言总理汇报
重紧密
问清概酌情处理
l 假设通话容较复杂清楚方应点重复便免遗漏偏差
l 通话结束确认方已放话筒然放
4 通话技巧：
l 日常礼貌语：
询问方时：请问您里？〞请问您称呼？〞请问什事？〞等
l 总理直接领导保持常联系外部部员应日常工作中量熟悉达闻声知时予转接
l 方事需传达必时需方姓名单位 号码需传达事重复遍便必时方联系
l 握总理否方通话情况便答复总理〞〞说请您稍等**总理否？〞然请示总理否转接
l 遇总理愿接听方 委婉语气：实抱歉**总理知见时您回 果您方便话否转达您事情？〞做礼节滴水漏
l 知道身份告知事情况方便询问总理决定否转接询问方公事私事公事方知晓事告知达目
l 方肯告知身份事情况反复询问未果委婉结束通话
l 果方喋喋休废话连篇说请问您事？〞起急事办〞等结束通话
l 未完应视 容方身份紧急重员先讲时礼貌告诉方稍候片刻记录方 稍侯
l 整理 留言总理回汇报相关信息
二
1 分类：
1） 需总理审阅根总理授意处理
2） 秘书处理：
A转相关负责
B 秘书回复
l 电脑公司标准CI格式
l 遵守公文写作标准
l 保密文件需 时应先方联系发送指定 机发送方确认
l 需请方协助抄送时务必文件正文前加说明列明抄送范围
l 务必 件首页标明总页码页文件标注页码
2 必 分类存档
三邮件
1 根邮件类型〔急阅件处理件须知通知般通知报表报告总结新闻通报私邮件等等〕具体工程设置子文件夹
2 收件箱中邮件滤删必邮件然分：
1） 需总理审阅存入相应文件夹局部根总理授意回复邮件催促协助总理规定时间处理相关事宜
l 总理名义回复时语气予注意总理信箱发出
l 秘书名义发送时说明邮件容总理授意
2） 秘书处理：
A转相关负责 B秘书回复
3 发出邮件需追踪结果确认方否收需设置回执方未时查需 说明
4 需总理审阅批改邮件印出呈送然负责回复传达
5 重邮件时进行存档
四文件理〔参集团秘书手册第3336页〕〔附文件处理流程〕
1 阅读文件判断否应总理处理然审核文件格式否正确容表述否清晰完整
2 文件进行分类：批阅件紧急紧急写明文件摘〔必背景资料审批原〕便总理
3 总理批改意见复印转发呈送〔参文件理规定〕必事情进行追踪反应结果
4 必文件进行存档
注： 邮件信函等容外文应时译出
五名片
1 分类：根总理业务情况分类公司类型客户类型域等
2 存放：
l 名片盒
l 录入NOTES通讯录中〔更易查找需录入时间〕
3 应准备名片夹存放总理联系紧密重员名片保证查找时方便快捷
第二局部 日程安排
控制日程意味着总理起序工作
日程安排〞指时间排定领导工作方案领导工作量工作效率工作成果种反映时间理艺术集中表达秘书职责家〞日程安排领导做种必准备提醒领导实施文总体日程安排出差日程安排会议安排媒体采访型活动突发访六局部加详细说明提供文字模版希家工作提供参考
日程领导工作质量工作效率工作成果种表达规划 安排领导工作日程秘书项根工作项工作似简单十分重秘书辅助总理工作根底安排总理日程意味着秘书总理起进行序工作作秘书定细心观察领导工作惯做事风格调整工作方法动适应领导工作节拍没达成默契情况合作初领导做次深入沟通准确解领导求需求会遇情况处理原达成识日工作利开展做铺垫外勤思考做总结秘书日常工作效率提高十分必出验教训技巧等做备忘录时常翻补短扬长仅提高工作水准时领导工作效率起间接促进作
总体日程安排
领导日常工作分日常性工作事先方案相固定工作〔会议出差接等〕突发性工作〔时安排事情〕两类秘书通常做法方案事情预先填入拟日程表中时细致灵活安排突发机事件
〔〕总体原：
Ø解总理日常工作期业务重点作息惯身体状况
优化工作方法细心观察总理工作惯做事风格动适应工作节拍
解公司业务开展情况特效劳总理业务进展情况留意期工作兴奋点
Ø方案事情预先写入日程时整理日程表免安排突
Ø明确事情优先级处理事务时注意理排序分清轻重缓急酌情安排处理
Ø定期总理沟通双方求需求会遇情况处理原达成识利工作开展
Ø注意日程安排时间松紧适安排
〔二〕验技巧
Ø周日程出差前工作日安排事务
Ø两约会间留出机动时间防止会议延长引起时间突总理留出整理思路时间时预留时间处理日常事务
Ø根总理惯留出适固定时间阅读报刊资料信息
Ø总理项安排熟记心时提醒已定安排防止突日安排相固定时间总理核日程保证秘书总理日程表容致
Ø代领导做决定总理意针工作惯时间种预约酌情处理
Ø控制约会时间适时断防止拖延免影响面日程
Ø掌握期回避物
月周方案安排模版
ØNOTES日历功填入相关安排印
Ø总理惯行制作日程表
二出差日程安排
做秘书安排总理出差常项工作时需更加细致项工作通秘书方案总理出差外工作安排紧张序愉快圆满秘书工作目标工作价值表达
〔〕国出差
J 出差前： Ø确定出差目日期
Ø确认总理出差陪
Ø出差相关员沟通确定周日程安排〔明确早午晚餐安排址需
路程时间接员等信息〕
Ø确定行程预定机票〔注意选择航空公司机型班次〕酒店〔选择总理惯酒
店熟悉酒店 等〕接送机员〔明确接送机联系方式〕
Ø完善细致周日程表〔时间点方参会议程等〕〔见范例〕
Ø根总理惯准备出差物品〔见物品携带表〕
Ø拟写授权书总理出差前天相关部门相关员发出邮件复印件〔财务部
等〕〔见范例〕
J 出差中 Ø第时间掌握总理达联系方式必时通知授权相关员
Ø根总理日程安排时通报公司GM关心业务进展情况
Ø配合总理授权工作时掌握公司业务相关信息
Ø根情况时相关员总理沟通时调整日程安排
J 出差 Ø时总理汇报出差期间公司部事务业务进展
Ø出差资料整理〔包括资料名片会谈备忘〕根需转发相关员存档
Ø总理认必合作方致感谢函
Ø种差旅费报销
Ø进业务续事宜
〔二〕 国外出差
出差国外国出差安排序容致相特提醒您注意点：
Ø根公司新业务情况准备PRESETATION 〔中英文〕方确认演示设备必时准备彩色印胶片印稿
Ø机票购置时注意防止停中转选择航空公司效劳长途飞行选择机型
Ø注意准备种证件邀请函提醒总理携带
Ø根客级国家风俗惯准备礼物
Ø准备图国家风情资料
Ø确认方方提供翻译效劳
Ø回国邀请方致谢
〔三〕陪出差
陪总理出差疑秘书工作提出更高求出差前前面介绍考前须知外出差程中求秘书注意事项：
Ø登机前总理办理机场建设费购置机票换票种登机手续次确认接车
Ø达办理宾馆入住手续解总理房间号码 秘书房号 时告知总理
Ø日时核日第二天日程安排
Ø提前设置清晨醒安排早餐
Ø根天日程安排落实车辆
Ø时提醒事先落实项安排
Ø携带总理名片必会议资料〔报告稿件会面备忘采访提纲〕
Ø注意建立种客户关系〔包括政府领导合作伙伴媒体记者〕
Ø着装求：方职业装着淡装注意言谈举止
Ø出差返回总理客户沟通事项逐条落实踪时办理费报销资料整理
附件：出差物品携带表
名片
假设干
日程表
证件〔身份证护港澳通行证边防证等〕
笔记电脑ppt〔保存桌面〕ppt备份软盘
2张
返机票〔保险费保存秘书手中〕
书面讲话稿素材
2份
活动会议等背景材料
出访联系通讯录
准备现金信卡注款
备笔等文具
*准备支彩色笔
礼品
*包装
应急药常药品
附件二：授权书模版
文件编号OUR REF：
LCSDTB·6002399
发文日期DATE：
2000614
文件类CATEGORY
通知
拟文FROM
审核VERIFIED
批准APPROVED
收文TO：
全体员
收文部门TO(DEPT)
台式电脑事业部笔记领业部软件事业部效劳器事业部外设事业部
抄送 CC
总裁室企划部秘书处财务
附件ATTACHMENT
传阅 阅存档 保密 保密期限
CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM
OTHERS
页 数
NOOF PAGES
1
授 权 通 知
电脑公司副总裁2000年6月15日16日期间公外出期间台式电脑事业部资材质控营理等相关签字权授予副总理台式电脑事业部相关财务文件审批授权予常务副总理台式电脑事业部外事业部系统相关财务签字文件审批委托副总裁处理
特通知
2000614
附件三：国出差日程范例
刘军总理出差深圳日程安排〔4月2527日〕
时间
日程
点
备注
4月25日
17：25
北京—深圳
CA1305
机场
接机： 1360―――
入住新世纪酒店
该车深圳期间行
21：30
夜宵
行安排
4月26日
11：30
嘉利会面午餐
新世纪酒店海餐厅宁波厅
嘉利参加：焯辉谭永雄
邓秉觉
联想：
议题：嘉利新情况通报
13：20
出发前EMC office陪前
14：00
EMC会面
深圳沙头角保税区2123栋北座
联想参加：
EMC参加： 总理 余昭信
副总理 陆杨
业处理 张界杨
技术处协理 郭宗钦
研发部理 张滨
会面安排：
1400~ 1500 双方公司介绍交流
1500~1600 参观工厂
1600~1700 产品研讨〔显示器电脑相关产品〕未业务合作磋商
17：20
返回新世纪梁青陪
18：00
晚餐
新世纪酒店餐厅
美国国家半导体：李彬行员
联想：
4月27日
14：00
东莞金涂料会面
深圳长安镇沙头南区〔图附〕
金参加：总理 董合枝
生产理 董博霖
嘉利厂参加：采购部 黄宝球
工程总监 邓秉觉
联想参加：
议程安排：
14：0014：05双方介绍
14：0514：25金介绍〔工厂历史油漆种类生产工艺相关喷漆关键技术开展趋势等〕
14：2514：55双方讨
14：5515：25参观金新厂
15：35
瑞塑胶五金电子厂
深圳长安镇沙头南区
15：3515：40联想瑞员互相介绍
15：4016：10参观瑞工厂
16：1016：25机动
16：25前机场车程约30分钟
17：40
CA1303
深圳—北京
安排接机
行重联系 ：
附件四：国外出差日程安排表
执行副总理访问汉城行程表〔99年7月14日17日〕
访问时间
活动
点
备注
7月14日
17：50——20：40
21：00——21：30
北京——汉城
达酒店办理入住
〔通讯便LG商事提供部 汉城期间号码：0192335098
KIMPO Airport
Holiday inn Seoul
LG商事MrJSPARK等
机场左边出口举牌接
(Tel 0193367896)
榻处 Holiday in Seoul(佳乐)
Tel 82—02—7179441
Fax82—02—7159441
7
月
15
日
8：00——9：00
9：00——12：30
12：30——13：20
13：20——14：40
14：40——16：40
16：40——18：00
LG LCD部BKwonVPresident LG商事KMAhn SrMGR JSPark 进早餐会谈
前LG 位龟尾LCD厂
LG LCD负责午餐
参观会谈〔陪参加者LG LCD 厂总理MrKSParkExeDirectorLG 商事KMAnnSrMGR JSPark〕
前LG电子位泽CD ROM 厂
LG商事KMAhn SrMGRJSPark〕
Holiday inn Seoul
or
LG Twin Towers
龟尾
路程：3时
中餐
路程：3时
访问时间
活动
点
备注
7月15日
18：00——19：30
19：30——21：00
LG电子员进晚餐
回酒店
泽
7
月
16
日
8：00——9：20
9：30——10：00
10：30——10：50
10：50——11：20
11：20——11：50
11：50——13：00
13：00——14：00
酒店前三星电子LCD工厂
高层领导见面〔LCD Marketing WHHongSrMGR崔敏洙先生等〕
作联想电脑公司产品介绍
针相关问题进行会谈
参观
会者进午餐
车前LG总部
七星〔Kiheung〕
Tel82—02—7507313
14：30——17：00
17：00——17：30
19：00——21：00
LG电子 MHParkExeDirector等)
回酒店休息
YHKimSrMGR)
LG总部
Holiday inn Seoul
访问时间
活动
点
备注
7月17日
10：00——18：00
18：00——19：00
21：40——22：40
参观韩国电子市场汉城市区郊观光游览
酒店结帐车前金浦机场
汉城——北京
汉城市区郊
陪：导游
〔17日韩国国庆日〕
酒店机场约40分钟路程
三会议安排
召开参加会议总理工作方式组织会议处理会议关事务成秘书常工作重性言喻会务工作秘书组织工作力综合表达种繁杂事务聚集身保证会议利举行需方面准备工作需秘书八面玲珑天时善时培养出细心责心沉着应变应万变分部会议外部会议分介绍
〔〕 部会议安排
l 总理持会议
结束
修改
发
整理会议记录纪
会中效劳
会前准备
〔仪器调试〕
反应
接收
发
修改
安排会议室落实参会员
拟订会议通知
〔注意文件格式〕
确定会议目参会员时间议程
开始
审批
审批
N
N
Y
Y
考前须知：
Ø会前GM相关部门负责明确会议容议程参加
Ø综合考虑种素〔GM全天日程安排〕安排会议点时间
Ø发会议通知确认参会否已收通知特重参会通 确认
Ø会中协助放映PPT时刻关注会场情况机应变
Ø会中达成决议时踪反应GM
l 总理参加会议
开始
接收通知
回复改请
结束
会材料整理
工作进反应
总理参会
会前提醒
会前协助准备
回复邀请部门准备材料
确认时间
判断总理业务否关
N
Y
方确认
行安排
时间突
请示总理
否参加
N
Y
注意：握前会议点出发时间安排
〔二〕外部会面安排
l 总理持外部会面
接受会面请求 NO 婉拒该请 注意：讲明原
免方误解
注意：收会面请求时部门相关负责GM商讨决定
时提供背景材料供GM做出判断
Y
方确认时间
点员议程
落实方员点
拟定meeting agenda ppt 修改
〔中英文标准版业务回忆〕
发会议通知
落实参会员
会前准备工作
会中效劳
会中达成识
踪反应
结束
考前须知：
l 综合考虑种素选择适宜会面点预定会议室
l 注意准备电子纸制欢送牌激光笔
l 会前方沟通否需准备翻译需提前确认
l 根访公司惯访者级准备礼物
l 访公司沟通中确认否需安排车辆接送需注意握接送时间通知方确切会面时间点
l 考虑否需会面时录音拍提前准备
l 需安排参观提前行政勤部联系填写参观申请安排参观陪
l 会前总理提供相关背景材料需请相关部门负责总理沟通洽谈事宜
l 会前拟制meeting agenda〔见模版〕
l 制作PPT时根部门情况访者需求酌情修改添加容注意容时更新根访者需求制作中英文
初次会面PPT应包括：联想总体情况业务情况介绍
次会面应注意：针性业务回忆〔请相关业务部门提供资料〕
l 帮总理准备名片提醒会面时携带
l 提前30分钟进行调试设备摆放材料迎接客注意客谦礼态度
l 提醒总理参会GM意陪参会参会中协助放映ppt关注会场情况机应变灵活处理种情况
l 会面结束代总理陪送客离整理笔记电脑等仪器设备
l 总理参加外部会面
总理参加部门组织持会面秘书工作前面介绍样繁应较专业角度协助安排关注点：
开始
征询GM否参会
婉拒请方改请
接参会邀请
N
Y
回复方参会
写入日程表
关注方会议组织
情况适时提出
建议
会面前GM提供背景材料
提醒GM参会
总理参会
结束
考前须知：
l 会前总理准备详细背景材料
l 会前解会议具体点办公区请注意握出发参会时间
l 会中决议总理希详细解时进反应
外部会面会议备忘模版
Guest Meeting Table
Guest’s Company AMD
Guest’s Name and Position
Legend’s Participant and Position
Mr Hector de J Ruiz
COO
Mr Raymond Lee
VP of Asia Sales & Marketing
Mr Kelvin Kwok
Sales Director of Asia
Mr Thomson Chan
Marketing Director of Asia
Mr Perry Chan
Country Manager of China
Mr Jack Lee
Assistant Sales Manager
Mr ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Desktop business Division
Mr ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Notebook business Division
Mr ―――
General Manager of Material Management Division of DTB
Miss ―――
Manager of Material Management Division of DTB
Mr ―――
Interpreter
Appointed Time Period 1500 pm1600 pm June 2 2000
Venue Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited
Meeting Agenda
Ø15001505 Introduction
Ø15051510 AMD Introduction (Mr Perry Chan)
Ø15101530 AMD update ( Mr Raymond Lee)
Ø15301545 Legend update (Mr ――)
Ø15451600 Discussion about cooperation between AMD and
Legend
四媒体采访
时序
总理
总理秘书
品牌市场部
Y
开始
接采访申请
品推安排
整理品推提供采访提纲
N
N
转交品推处理
Y
安排总理采访？
征求总理意见
接受采访
结束
接受采访？
结束
采访前天
采访前星期
提醒总理着装
解记者需求记者提供相关资料
Y
修改
审阅
配合品推整理采访问题答案
N
根日程进行安排
落实品推陪员记者联系方式
N
Y
结束
通知总理收
记者联系落实播出见报时间
总理接受采访
检查设备
准备 设备
采访结束
采访前20分钟
提醒总理出发
品推陪联系次落实时间
检查采访场
Y
定车
接记者
预定会议室
N
Y
采访？
采访公司？
N
媒体采访流程说明：
1接受采访
l 联想电脑公司采访品牌推广部统安排集团采访企业传讯部统安排外采访需求必须转交品牌推广部处理
直接联系记者特礼貌方说明公司采访规定请方理解应记记者联系方式必时帮助方联系品推接口
l 品推采访提纲
l 整理采访提纲背景资料呈送总理审阅征求总理意见
l 总理接受采访根日程进行安排适合安排起采访量安排起
总理接受采访总理授意品推推荐接受采访必时帮助品推员进行沟通联络
2采访准备〔采访前周〕
l 落实品推采访陪记者联系方式出现意外情况时进行联系
l 配合品推帮助总理整理采访问题答案呈送总理审阅适时修改常见问题回容许该备份时更新
l 解记者需求进行准备：
需摄拍采访光线电源会求预定采访场时应该注意
记者会求公司部门简介总理简历片事先记者提供
公司简介部门介绍总理简历片应分准备电子版印版
3采访准备〔采访前天〕
l 帮助总理准备采访提纲问题答案
l 需摄拍采访注意提醒总理着装发型
l 果 采访行政勤部通讯处事先 会议设备
果采访公司外进行事先定车
果采访公司进行事先预定会议室根采访需注意采光电源
4采访天
l 采访前20分钟必须品推陪联系落实采访时间
l 果 采访需检查会议设备
采访时间接入记者 帮助总理拨通记者
l 果采访公司外应该时提醒总理出发
l 果采访公司应该检查采访场
果采访公司记者应秘书先行接解场否适宜方否需背景资料
安排停请总理出面接受采访
送记者离开解播出见报时间
5采访结束
l 记者沟通时解播出见报确实切时间
l 通知总理收收集采访报纸呈送总理
必时通知公司全体部门员工收
考前须知：
· 记者界面非常友
五型活动
（） 陪总理参加型活动：
部门
时序
总理秘书
总理
预定车辆
安排日程
Y
征求总理意见
解活动议程
N
活动
活动天
活动前天
接受活动邀请
结束
整理业务资料名片
关注总理需总理挡驾
带活动议程名片等资料
提醒总理应参项活动
开始
陪总理参加型活动流程说明：
1 接受活动邀请
l 活动议程判断重程度征询总理意见
l 总理意参加活动事先安排日程
2 活动前天准备工作
l 做准备工作预定车辆等
l 提醒总理应该参活动项
3 活动天
l 着方职业装化淡妆发型整齐工作时间佩带胸卡
l 带活动议程名片等资料
l 活动中关注总理需注意保持总理视线必时总理挡驾
4 活动
l 整理业务资料名片
〔二〕参支持型活动：
部门
时序
总理秘书
总理
征求总理意见
总理审阅
Y
活动
活动天
活动前三星期
接受活动邀请
根总理授意进工作
结束
根录音整理讲话稿
整理业务资料名片
配合演示PPT做录音
带活动议程名片等资料
参加分工演练
N
修改
协助总理准备发言稿PPT持词等
安排日程
N
Y
解活动议程
开始
参支持型活动流程说明：
1 接受活动邀请
l 活动议程判断重程度征询总理意见
l 果总理意参加活动安排日程
2 活动前三星期
l 参加分工会明确总理职责解职责总理日程细化落实
果讲话稿PPT秘书准备留出修改时间
l 帮助总理准备PPT发言稿持词等总理审阅修改定稿
定稿PPT发言稿交会议组织者
l 参加彩排重活动中需配合演示PPT定反复演练
3 活动天
l 参加外部活动时秘书应着端庄方职业装化淡妆发型整齐工作时间佩带胸卡
l 带物品：拷资料笔记电脑两张备份软盘名片激光笔激光笔电池签字笔录音机磁带麦克风纸巾润喉片等
l 活动中配合演示PPT做录音
l 活动中配合接公司外部领导活动期间保持总理视线关注总理需求时关注总理需求
l 突发紧急情况慌乱首先关注总理需求部署情况动分担会务员工作
4 活动
l 整理业务资料名片
l 根录音整理讲话稿
l 总理活动中会遇引发工作理想法需秘书参会进落实
六突发访接
部门
时序
总理秘书
总理
征求总理意见
N NNN
YNNN
总理方便接
结束
根总理授意进行续安排
安排总理访者见面
方安排会议室告诉方需等时间
总理方便时告知访情况
记方联系方式留方资料
征求方意见帮助安排负责见面
动约见面时间
结束
Y
转交相关部门负责处理
留访者联系方式介绍资料
告知访者相关部门负责联系方式
N
Y
部门业务关？
礼貌回绝
N
公司业务关？
N
Y
访者熟悉？
问清方访目
开始
接突发访流程说明：
l 问清方访目
l 总理熟悉非常重客果总理时时间接应该量安排访者带会议室方准备饮料报纸告诉方概等久时礼貌暗示方总理约会时开始请方注意时间
l 总理熟悉非常重客果总理时愿接办公室秘书情况做出解释访者觉时会受欢送时征询访者意见动访者约见面时间帮助安排相关负责见面留访者联系方式资料总理方便时转告总理果需进行续安排
l 公司部门毫相关访者礼貌回绝果确定定征询相关负责意见
l 部门业务相关访告诉方相关部门联系方式留方联系方式资料转交相关部门处理
l 确实应总理分访记方联系方式告诉方总理立刻接做出解释果方愿意推荐方部门负责联系时告诉方先想法写信寄email方式告诉总理
总理方便时告知访情况根总理授意进行续安排
考前须知：
l 访者听进秘书做解释死缠着非见总理种定毫妥协—注意礼貌—反复进行解释提出建议时定方保证写信发email总理总理定会
第三局部 沟通协调
部沟通
l 秘书效劳总理建立常性沟通解总理期工作重点业务点理方面思想准确理解总理授意做情达工作
l 秘书应动谦虚态度总理领导部门员充分沟通时解项业务进展情况信息时整理反应总理效协助总理推进工作
l 作秘书日常工作中注意部门事协作方作资源通点滴交协调部门间关系部门位事应极强客户意识尊敬方尊重方注意时予支持部门员表达谢意
二外部沟通
外部沟通会量 电子设备书信等媒介特注重方面商务礼仪〔见 礼仪书信标准〕
〔〕业务合作：
l 作总理外界沟通窗口秘书应热忱态度合作厂商建立起真诚信关系处理事务时注意公司利益重端正位置灵活处理
l 尊重合作伙伴供商注意方解业务相关事务做准确理解方意图帮助进行效沟通传达
l 代总理进行关业务推进工作时合作厂商达成理解总理决策创造良合作环境辅助总理推进
〔二〕礼尚：
l 答谢〔节日礼品贺卡等〕重节日〔圣诞节新年春节重合作厂商公司纪念日等〕秘书应征求总理意见礼品贺信时致意维护合作厂商友关系
l 业务合作中适时提醒总理安排厂商定期沟通活动轻松餐厂商建立常性沟通促进彼解进步合作
三秘书作领导辅助员应具备礼仪
秘书作总理辅助员完成日常业务事宜外更精力总理效劳秘书领导助手领导参谋秘书日常工作中辅助领导进行决策时辅助领导树立良公众形象
（） 作助手参谋工作
1 参决策调研提供份量信息
秘书做决策参谋积极参决策调查研究首先广泛收集信息提供真实情况次超前搞调研提供决策预案次领导步思维提供份量文稿中握三点：
第 观察力踪解总理思维轨迹敏捕捉领导思想火花时预测总理想什准备什
第二 站领导工作角度思考问题定高度广度深度
第三 动总理交流思想通听取领导意见断调整思维事务处理文稿撰写中更表达总理思想
2 参实践协助总理推进工作
（1） 积极介入关工作时掌握相关情况适时提出建议
（2） 常解全局情况取时保质完成类务动权
3 参度参谋方
（1） 参决策调研注重谋〞切忌擅断〞
（2） 参催促检查工作位〞越位〞
（3） 参工作实践助手做手〞做牵头关协调工作
（二） 辅助总理塑造良形象
秘书秘书部门总理效劳领导外形象坏程度反映秘书秘书部门效劳水准秘书方面辅助领导塑造良形象
1． 语言形象
总理正式场合发表讲话秘书事先准备文字材料发言提纲必时做语言标识公务活动前提供广泛适背景资料〔包括活动容解决根问题相关文等知识〕供总理参考准备
2．协助总理树立行合作形象事务安排中尤公司部活动中领导接触普通员工解情况融员工中领导形象升华
3． 协助总理树立行鼓励形象尊重帮助领导握道协商征求家意
见坚持原前提量满足属部门需求增强合力
4． 协助总理树立行感化形象领导者通身行动影响秘书总理外界面口必须协助总理做项工作：
（1） 热情例总理开展某项活动前详细解该项活动涉员情况包括姓名身份履历等便领导掌握方信息开展热情友交际活动创造条件
（2） 外交真诚情切秘书领会握总理处事原外交中运必时提醒总理率先垂范身作感化教育鼓舞
四 秘书礼仪素质培养
秘书充分发挥礼仪作达工作效果握根礼仪原外应方面加强身素质培养
（） 培养良道德修养
礼仪道德种外表现形式良道德会令然展示优雅体举止仪态表现谦虚恭敬态度
1 公正客观公正评价恶评说恶求处事中感情事非标准职务曲直提批评建议出公心〞帮助出诚心〞
2 忠诚守信忠诚老实办事恪守原忠承诺办事千方百计办办事方说明情谅解
3 摆正站位秘书定摆正位置身份交处事中正确履行职责超越权限积极配合工作干预领导决策属部门工作
（二） 培养谦虚恭敬落落方态度
谦虚指正确正确高估计低估计 善发现缺点改正善发现优点欣赏学恭敬尊重方格诚恳蔼热情骄横谦虚恭敬态度神态语言动作行综合表现
1 表情表情中素眼神微笑表现出方欣赏理解欢送特交谈时眼神显示倾听方谈话喜欢语言表达喜欢听讲话果眼神告诉方值倾听〞形中会提高方尊心信心方感理解尊重赢方信产生愿意交样微笑生疏变亲密真诚微笑造成互相信亲切友气氛
2 举止手势行立坐态表现出谦虚恭敬态度秘书常总理出现种场合更应注意礼节社交场合动方方接触递送名片介绍方快解言谈中注意语言文雅委婉说话方式轻松语速急徐落落方
3 牢记姓名称呼恰亲切般姓名特意果记方姓名会方产生莫感忘记方姓名委婉套〞出动声色处理切忌直白方记起〞忘记〞等方难堪
4 培养温文雅仪表风度
衣着仪表性表征反映文化修养风格显示职业职位秘书正式场合应着整洁体方优雅职业装
第四局部 文字支持
秘书仅领会领导指示
贯彻领导指示
秘书文字支持应达求：
l 针性强——文档处理直接明确解决某具体问题提出意见方法拟制中针件事写件事规定外东西写进方写准备开展项活动通知围绕什开展活动样开展等写收文范围需明确收文象需解需直接处理事情采抄送形式保密文件定明显保密标识符
l 具体真实——具体指收文文档知道该样做真实指实事求
l 条理性强——文字工作具明确指导作操作性强拟制文稿条理性求尤突出
l 时限性强——文字工作解决时发生问题出现问题写时否会延误时机严重时会造成公司损失
l 固定格式——格式容效劳相稳定性文件格式参考联想电脑公司文件理规定中格式
秘书文字支持种类：
l 邮件〔详细处理流程见前〕
l 业务类文档〔正式文件报告总结PPT制作等〕
l 般信件感谢信邀请函等
程序：准备——撰拟——审核修改发布
l 准备
Ø 明确行文求秘书应事先解行文目收文象容总理相互沟通中准确领会领导意图进行写作
Ø 确定题题般说明事物汇报工作说明政策中表述根观点张
Ø 选择正确文种级请示批示批准宜请示〞报告〞报告〞求批复适领导反应信息提供参考
Ø 调查研究收集材料接受总理授意秘书应进行深入调查研究收集标志着材料
l 撰拟文稿
Ø合理安排正文表述次序文档容紧凑序纲目清楚前衔接紧密方便收文阅读正确理解
Ø写开头结尾开头唤起收文者注意引导阅读通常采述形式：
（1） 简明交代拟文根目
（2） 概述关情况收文解发文背景
（3） 简文字提示全文题引起收文注意
（4） 说明根观点收文开头处获明确认识
（5） 直接点明结启发收文思考增强文件鲜明性
（6） 说明批准转发执行态度发布规章制度通知
（7） 表示祝贺敬意谢意等函讲话稿
Ø结尾通常采述形式：
（1） 文件词语强调行文目特报告〞
（2） 概括深化题帮助收文进步理解全文
（3） 陈述具体求述求请予批准〞
（4） 发出号召提出希求
（5） 说明文件生效施行时间
Ø 书写文稿文档中名名时间引文必须准确具体
Ø 日期应写具体年月日结构层次序数第层〞第二层〔〕〞第三层1〞第四层〔1〕〞
Ø 词字应准确标准应正确标明标点符号
Ø 文简称时般应领先全称注明简称
l 审核修改发布
文档拟应认真严肃反复进行审核修正审核修改步骤首先秘书反复推敲修改重文档组织讨提交领导审核批准发布
参考模板附件：
l 邮件〔详细处理流程见前〕
l 业务类文档〔正式文件报告总结PPT制作等〕
l 般信件感谢信邀请函等
第五局部 会议支持
1 例会业务会议
l 根议题充分解情况搜集整理资料明确解决问题时信息提供总理
l 确定需参加员时间点
l 做详细会议纪录
l 整理会议纪〔例会业务会议般针性解决问题会议纪需特明确事件处理结果工作推进方案供总理参会员参考〕
l 根纪限定务时间进行踪推进时总理通报进展推进结果进展次例会开始参会员进行通报
2 公司级会议
l 总裁室周例会〔周四发出会议通知落实例会点菜单参会员请假员会议天落实员参会情况通知持进行会议纪关注会中需求会完成会议纪发出〕
l 总裁室月例会组织实施
附件：会务手册
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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秘书手册
〔试讲稿〕
联想电脑公司企划部秘书处
目 录
前言 ………………………………………………………………… 3
第章 秘书必备素质…………………………………………… 4
第二章 秘书重职业技……………………………………… 5
第局部 日常事务处理………………………………… 5
邮件文件理名片
第二局部 日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排……………………………………… 13
媒体采访……………………………………… 18
型活动……………………………………… 21
突发访接………………………………… 24
第三局部 沟通协调…………………………………… 25
部沟通……………………………………… 25
外部沟通……………………………………… 25
秘书应具备礼仪…………………………… 26
秘书礼仪素质培养………………………… 27
第四局部 文字支持……………………………………… 27
第五局部 会议支持……………………………………… 30
前言 许眼里秘书种熟悉解职业秘书辅助参谋作该职业特征中具代表性领导左膀右臂领导公司保持沟通桥梁 必须全心全意准确误提供支持效劳表达出身价值优秀秘书会想干练精明繁忙处事作风联想接物时彬彬礼仪态联想脸惯展现胸成竹样子……秘书词会许正准备事职业着太想 然秘书工作包括秘书工作背什忽略联想秘书行政助理部门文员庞队伍联想环境家位支撑着许日常繁杂事项处理领导处理项工作时侯会时身处中然然成件事情某环节缺时需扮演更角色适应工作安排领导需秘书效劳象部门性质进行工作务必然存着差异秘书工作效劳根性质性寻找提供事实相似工作处事件轮廓差异质类什时候谨慎认真工作态度秘书遗弃职业操守现代秘书职业求尊奉理念根底更加强力综合运发挥什出色秘书该具备职业素质什样秘书会领导认联想岗位秘书提高工作效率呼声该做什呢 ？直需探索问题思想火花碰撞出初编写手册想法
作企划部秘书处秘书长期工作中领导日常帮助中身项工作中锻练身寻找适工作方法积累工作验技巧处理许类似情况时形成惯做法约定俗成规定点滴收集反复总结提练否认鉴程已做成部门工作种标准达成方法流程统相信懈努力秘书工作热爱联想事业未开展进行番奋斗定会做出成绩迫切相想早日册子家见面希行工作中提供方便快捷参考时非常愿意验技巧享出家起探讨希利样时机工作领导专家指点发现问题补已短
秘书手册适公司部秘书行政员致力予联想关行政方面指导手册编写工作企划部秘书处完成间部门仁部门相关员力支持深表谢意关手册收集容水限妥处请时提出热忱盼着您意见手册着工作需断补充完善手册真正够成部联想秘书行指南您效劳
第章 秘书必备素质
职业化秘书标准
G 敬业精神 G 正直公坚持定政策原
G 表率作 G 老实实事求
G 领导风范 G 敬业工作荣设定高工作水准
G 业务力 G 守信失约违约食言泄密
G 指挥控制力 G 勤奋努力工作断学
G 合作精神 G 序利落条斋
G 学创新力 G 高效追求效率效益
G 知善力 G 约定完成工作保质保量时
G 意见批评
G 局观
二秘书职业态度
G 动性〔Initiative)
G 适应性(Flexibility)
G 团队精神(Team work)
G 尊重(Respect for People)
G 创新精神(Creativity)
G 坚持原(Uncompromising Integrity)
G 效劳奉献(Service & Contribution)
G 认分享 (Sharing)
G 双赢相互存(Winwin & Interdependence)
G 温柔心省
第二章 秘书重职业技
第局部：日常事务处理
拨接听 程序技巧
1 前准备
l 准备 记录笔
l 方说明事情容序简单列记事逐核遗漏
l 准备通话时需文件资料
l 查阅方 号码确认误开始拨
2 正式拨 ：
l 拨通 确认方公司姓名然热情礼貌说：联想电脑公司**部**〞
l 需关员通话应礼貌请方传呼转达
l 告知方容较复杂应动提醒方做记录
l 逐事情说明注意语言简明准确
l 通话结束确认方已放话筒然放
3接听
l 3声铃响 接起礼貌：**部**〞
l 判断WHO分种情况：
电员
总理接 时
总理时
部
直接级级
直接转入
记录留言
事务紧急记录级 速联系总理回电
直接属
问清事情梗概转接时总理说明梗概转入
问清梗概紧急记录转告总理
事情紧急告知总理联系方法
普通员工
问清事需转告总理视情况处理
外部
重紧密
问清概总理说明然转入
记录留言
事务紧急记录级 速联系总理回电
重紧密
问清概总理说明总理指示转入转入
记录留言总理汇报
重紧密
问清概酌情处理
l 假设通话容较复杂清楚方应点重复便免遗漏偏差
l 通话结束确认方已放话筒然放
4 通话技巧：
l 日常礼貌语：
询问方时：请问您里？〞请问您称呼？〞请问什事？〞等
l 总理直接领导保持常联系外部部员应日常工作中量熟悉达闻声知时予转接
l 方事需传达必时需方姓名单位 号码需传达事重复遍便必时方联系
l 握总理否方通话情况便答复总理〞〞说请您稍等**总理否？〞然请示总理否转接
l 遇总理愿接听方 委婉语气：实抱歉**总理知见时您回 果您方便话否转达您事情？〞做礼节滴水漏
l 知道身份告知事情况方便询问总理决定否转接询问方公事私事公事方知晓事告知达目
l 方肯告知身份事情况反复询问未果委婉结束通话
l 果方喋喋休废话连篇说请问您事？〞起急事办〞等结束通话
l 未完应视 容方身份紧急重员先讲时礼貌告诉方稍候片刻记录方 稍侯
l 整理 留言总理回汇报相关信息
二
1 分类：
1） 需总理审阅根总理授意处理
2） 秘书处理：
A转相关负责
B 秘书回复
l 电脑公司标准CI格式
l 遵守公文写作标准
l 保密文件需 时应先方联系发送指定 机发送方确认
l 需请方协助抄送时务必文件正文前加说明列明抄送范围
l 务必 件首页标明总页码页文件标注页码
2 必 分类存档
三邮件
1 根邮件类型〔急阅件处理件须知通知般通知报表报告总结新闻通报私邮件等等〕具体工程设置子文件夹
2 收件箱中邮件滤删必邮件然分：
1） 需总理审阅存入相应文件夹局部根总理授意回复邮件催促协助总理规定时间处理相关事宜
l 总理名义回复时语气予注意总理信箱发出
l 秘书名义发送时说明邮件容总理授意
2） 秘书处理：
A转相关负责 B秘书回复
3 发出邮件需追踪结果确认方否收需设置回执方未时查需 说明
4 需总理审阅批改邮件印出呈送然负责回复传达
5 重邮件时进行存档
四文件理〔参集团秘书手册第3336页〕〔附文件处理流程〕
1 阅读文件判断否应总理处理然审核文件格式否正确容表述否清晰完整
2 文件进行分类：批阅件紧急紧急写明文件摘〔必背景资料审批原〕便总理
3 总理批改意见复印转发呈送〔参文件理规定〕必事情进行追踪反应结果
4 必文件进行存档
注： 邮件信函等容外文应时译出
五名片
1 分类：根总理业务情况分类公司类型客户类型域等
2 存放：
l 名片盒
l 录入NOTES通讯录中〔更易查找需录入时间〕
3 应准备名片夹存放总理联系紧密重员名片保证查找时方便快捷
第二局部 日程安排
控制日程意味着总理起序工作
日程安排〞指时间排定领导工作方案领导工作量工作效率工作成果种反映时间理艺术集中表达秘书职责家〞日程安排领导做种必准备提醒领导实施文总体日程安排出差日程安排会议安排媒体采访型活动突发访六局部加详细说明提供文字模版希家工作提供参考
日程领导工作质量工作效率工作成果种表达规划 安排领导工作日程秘书项根工作项工作似简单十分重秘书辅助总理工作根底安排总理日程意味着秘书总理起进行序工作作秘书定细心观察领导工作惯做事风格调整工作方法动适应领导工作节拍没达成默契情况合作初领导做次深入沟通准确解领导求需求会遇情况处理原达成识日工作利开展做铺垫外勤思考做总结秘书日常工作效率提高十分必出验教训技巧等做备忘录时常翻补短扬长仅提高工作水准时领导工作效率起间接促进作
总体日程安排
领导日常工作分日常性工作事先方案相固定工作〔会议出差接等〕突发性工作〔时安排事情〕两类秘书通常做法方案事情预先填入拟日程表中时细致灵活安排突发机事件
〔〕总体原：
Ø解总理日常工作期业务重点作息惯身体状况
优化工作方法细心观察总理工作惯做事风格动适应工作节拍
解公司业务开展情况特效劳总理业务进展情况留意期工作兴奋点
Ø方案事情预先写入日程时整理日程表免安排突
Ø明确事情优先级处理事务时注意理排序分清轻重缓急酌情安排处理
Ø定期总理沟通双方求需求会遇情况处理原达成识利工作开展
Ø注意日程安排时间松紧适安排
〔二〕验技巧
Ø周日程出差前工作日安排事务
Ø两约会间留出机动时间防止会议延长引起时间突总理留出整理思路时间时预留时间处理日常事务
Ø根总理惯留出适固定时间阅读报刊资料信息
Ø总理项安排熟记心时提醒已定安排防止突日安排相固定时间总理核日程保证秘书总理日程表容致
Ø代领导做决定总理意针工作惯时间种预约酌情处理
Ø控制约会时间适时断防止拖延免影响面日程
Ø掌握期回避物
月周方案安排模版
ØNOTES日历功填入相关安排印
Ø总理惯行制作日程表
二出差日程安排
做秘书安排总理出差常项工作时需更加细致项工作通秘书方案总理出差外工作安排紧张序愉快圆满秘书工作目标工作价值表达
〔〕国出差
J 出差前： Ø确定出差目日期
Ø确认总理出差陪
Ø出差相关员沟通确定周日程安排〔明确早午晚餐安排址需
路程时间接员等信息〕
Ø确定行程预定机票〔注意选择航空公司机型班次〕酒店〔选择总理惯酒
店熟悉酒店 等〕接送机员〔明确接送机联系方式〕
Ø完善细致周日程表〔时间点方参会议程等〕〔见范例〕
Ø根总理惯准备出差物品〔见物品携带表〕
Ø拟写授权书总理出差前天相关部门相关员发出邮件复印件〔财务部
等〕〔见范例〕
J 出差中 Ø第时间掌握总理达联系方式必时通知授权相关员
Ø根总理日程安排时通报公司GM关心业务进展情况
Ø配合总理授权工作时掌握公司业务相关信息
Ø根情况时相关员总理沟通时调整日程安排
J 出差 Ø时总理汇报出差期间公司部事务业务进展
Ø出差资料整理〔包括资料名片会谈备忘〕根需转发相关员存档
Ø总理认必合作方致感谢函
Ø种差旅费报销
Ø进业务续事宜
〔二〕 国外出差
出差国外国出差安排序容致相特提醒您注意点：
Ø根公司新业务情况准备PRESETATION 〔中英文〕方确认演示设备必时准备彩色印胶片印稿
Ø机票购置时注意防止停中转选择航空公司效劳长途飞行选择机型
Ø注意准备种证件邀请函提醒总理携带
Ø根客级国家风俗惯准备礼物
Ø准备图国家风情资料
Ø确认方方提供翻译效劳
Ø回国邀请方致谢
〔三〕陪出差
陪总理出差疑秘书工作提出更高求出差前前面介绍考前须知外出差程中求秘书注意事项：
Ø登机前总理办理机场建设费购置机票换票种登机手续次确认接车
Ø达办理宾馆入住手续解总理房间号码 秘书房号 时告知总理
Ø日时核日第二天日程安排
Ø提前设置清晨醒安排早餐
Ø根天日程安排落实车辆
Ø时提醒事先落实项安排
Ø携带总理名片必会议资料〔报告稿件会面备忘采访提纲〕
Ø注意建立种客户关系〔包括政府领导合作伙伴媒体记者〕
Ø着装求：方职业装着淡装注意言谈举止
Ø出差返回总理客户沟通事项逐条落实踪时办理费报销资料整理
附件：出差物品携带表
名片
假设干
日程表
证件〔身份证护港澳通行证边防证等〕
笔记电脑ppt〔保存桌面〕ppt备份软盘
2张
返机票〔保险费保存秘书手中〕
书面讲话稿素材
2份
活动会议等背景材料
出访联系通讯录
准备现金信卡注款
备笔等文具
*准备支彩色笔
礼品
*包装
应急药常药品
附件二：授权书模版
文件编号OUR REF：
LCSDTB·6002399
发文日期DATE：
2000614
文件类CATEGORY
通知
拟文FROM
审核VERIFIED
批准APPROVED
收文TO：
全体员
收文部门TO(DEPT)
台式电脑事业部笔记领业部软件事业部效劳器事业部外设事业部
抄送 CC
总裁室企划部秘书处财务
附件ATTACHMENT
传阅 阅存档 保密 保密期限
CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM
OTHERS
页 数
NOOF PAGES
1
授 权 通 知
电脑公司副总裁2000年6月15日16日期间公外出期间台式电脑事业部资材质控营理等相关签字权授予副总理台式电脑事业部相关财务文件审批授权予常务副总理台式电脑事业部外事业部系统相关财务签字文件审批委托副总裁处理
特通知
2000614
附件三：国出差日程范例
刘军总理出差深圳日程安排〔4月2527日〕
时间
日程
点
备注
4月25日
17：25
北京—深圳
CA1305
机场
接机： 1360―――
入住新世纪酒店
该车深圳期间行
21：30
夜宵
行安排
4月26日
11：30
嘉利会面午餐
新世纪酒店海餐厅宁波厅
嘉利参加：焯辉谭永雄
邓秉觉
联想：
议题：嘉利新情况通报
13：20
出发前EMC office陪前
14：00
EMC会面
深圳沙头角保税区2123栋北座
联想参加：
EMC参加： 总理 余昭信
副总理 陆杨
业处理 张界杨
技术处协理 郭宗钦
研发部理 张滨
会面安排：
1400~ 1500 双方公司介绍交流
1500~1600 参观工厂
1600~1700 产品研讨〔显示器电脑相关产品〕未业务合作磋商
17：20
返回新世纪梁青陪
18：00
晚餐
新世纪酒店餐厅
美国国家半导体：李彬行员
联想：
4月27日
14：00
东莞金涂料会面
深圳长安镇沙头南区〔图附〕
金参加：总理 董合枝
生产理 董博霖
嘉利厂参加：采购部 黄宝球
工程总监 邓秉觉
联想参加：
议程安排：
14：0014：05双方介绍
14：0514：25金介绍〔工厂历史油漆种类生产工艺相关喷漆关键技术开展趋势等〕
14：2514：55双方讨
14：5515：25参观金新厂
15：35
瑞塑胶五金电子厂
深圳长安镇沙头南区
15：3515：40联想瑞员互相介绍
15：4016：10参观瑞工厂
16：1016：25机动
16：25前机场车程约30分钟
17：40
CA1303
深圳—北京
安排接机
行重联系 ：
附件四：国外出差日程安排表
执行副总理访问汉城行程表〔99年7月14日17日〕
访问时间
活动
点
备注
7月14日
17：50——20：40
21：00——21：30
北京——汉城
达酒店办理入住
〔通讯便LG商事提供部 汉城期间号码：0192335098
KIMPO Airport
Holiday inn Seoul
LG商事MrJSPARK等
机场左边出口举牌接
(Tel 0193367896)
榻处 Holiday in Seoul(佳乐)
Tel 82—02—7179441
Fax82—02—7159441
7
月
15
日
8：00——9：00
9：00——12：30
12：30——13：20
13：20——14：40
14：40——16：40
16：40——18：00
LG LCD部BKwonVPresident LG商事KMAhn SrMGR JSPark 进早餐会谈
前LG 位龟尾LCD厂
LG LCD负责午餐
参观会谈〔陪参加者LG LCD 厂总理MrKSParkExeDirectorLG 商事KMAnnSrMGR JSPark〕
前LG电子位泽CD ROM 厂
LG商事KMAhn SrMGRJSPark〕
Holiday inn Seoul
or
LG Twin Towers
龟尾
路程：3时
中餐
路程：3时
访问时间
活动
点
备注
7月15日
18：00——19：30
19：30——21：00
LG电子员进晚餐
回酒店
泽
7
月
16
日
8：00——9：20
9：30——10：00
10：30——10：50
10：50——11：20
11：20——11：50
11：50——13：00
13：00——14：00
酒店前三星电子LCD工厂
高层领导见面〔LCD Marketing WHHongSrMGR崔敏洙先生等〕
作联想电脑公司产品介绍
针相关问题进行会谈
参观
会者进午餐
车前LG总部
七星〔Kiheung〕
Tel82—02—7507313
14：30——17：00
17：00——17：30
19：00——21：00
LG电子 MHParkExeDirector等)
回酒店休息
YHKimSrMGR)
LG总部
Holiday inn Seoul
访问时间
活动
点
备注
7月17日
10：00——18：00
18：00——19：00
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陪：导游
〔17日韩国国庆日〕
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三会议安排
召开参加会议总理工作方式组织会议处理会议关事务成秘书常工作重性言喻会务工作秘书组织工作力综合表达种繁杂事务聚集身保证会议利举行需方面准备工作需秘书八面玲珑天时善时培养出细心责心沉着应变应万变分部会议外部会议分介绍
〔〕 部会议安排
l 总理持会议
结束
修改
发
整理会议记录纪
会中效劳
会前准备
〔仪器调试〕
反应
接收
发
修改
安排会议室落实参会员
拟订会议通知
〔注意文件格式〕
确定会议目参会员时间议程
开始
审批
审批
N
N
Y
Y
考前须知：
Ø会前GM相关部门负责明确会议容议程参加
Ø综合考虑种素〔GM全天日程安排〕安排会议点时间
Ø发会议通知确认参会否已收通知特重参会通 确认
Ø会中协助放映PPT时刻关注会场情况机应变
Ø会中达成决议时踪反应GM
l 总理参加会议
开始
接收通知
回复改请
结束
会材料整理
工作进反应
总理参会
会前提醒
会前协助准备
回复邀请部门准备材料
确认时间
判断总理业务否关
N
Y
方确认
行安排
时间突
请示总理
否参加
N
Y
注意：握前会议点出发时间安排
〔二〕外部会面安排
l 总理持外部会面
接受会面请求 NO 婉拒该请 注意：讲明原
免方误解
注意：收会面请求时部门相关负责GM商讨决定
时提供背景材料供GM做出判断
Y
方确认时间
点员议程
落实方员点
拟定meeting agenda ppt 修改
〔中英文标准版业务回忆〕
发会议通知
落实参会员
会前准备工作
会中效劳
会中达成识
踪反应
结束
考前须知：
l 综合考虑种素选择适宜会面点预定会议室
l 注意准备电子纸制欢送牌激光笔
l 会前方沟通否需准备翻译需提前确认
l 根访公司惯访者级准备礼物
l 访公司沟通中确认否需安排车辆接送需注意握接送时间通知方确切会面时间点
l 考虑否需会面时录音拍提前准备
l 需安排参观提前行政勤部联系填写参观申请安排参观陪
l 会前总理提供相关背景材料需请相关部门负责总理沟通洽谈事宜
l 会前拟制meeting agenda〔见模版〕
l 制作PPT时根部门情况访者需求酌情修改添加容注意容时更新根访者需求制作中英文
初次会面PPT应包括：联想总体情况业务情况介绍
次会面应注意：针性业务回忆〔请相关业务部门提供资料〕
l 帮总理准备名片提醒会面时携带
l 提前30分钟进行调试设备摆放材料迎接客注意客谦礼态度
l 提醒总理参会GM意陪参会参会中协助放映ppt关注会场情况机应变灵活处理种情况
l 会面结束代总理陪送客离整理笔记电脑等仪器设备
l 总理参加外部会面
总理参加部门组织持会面秘书工作前面介绍样繁应较专业角度协助安排关注点：
开始
征询GM否参会
婉拒请方改请
接参会邀请
N
Y
回复方参会
写入日程表
关注方会议组织
情况适时提出
建议
会面前GM提供背景材料
提醒GM参会
总理参会
结束
考前须知：
l 会前总理准备详细背景材料
l 会前解会议具体点办公区请注意握出发参会时间
l 会中决议总理希详细解时进反应
外部会面会议备忘模版
Guest Meeting Table
Guest’s Company AMD
Guest’s Name and Position
Legend’s Participant and Position
Mr Hector de J Ruiz
COO
Mr Raymond Lee
VP of Asia Sales & Marketing
Mr Kelvin Kwok
Sales Director of Asia
Mr Thomson Chan
Marketing Director of Asia
Mr Perry Chan
Country Manager of China
Mr Jack Lee
Assistant Sales Manager
Mr ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Desktop business Division
Mr ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Notebook business Division
Mr ―――
General Manager of Material Management Division of DTB
Miss ―――
Manager of Material Management Division of DTB
Mr ―――
Interpreter
Appointed Time Period 1500 pm1600 pm June 2 2000
Venue Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited
Meeting Agenda
Ø15001505 Introduction
Ø15051510 AMD Introduction (Mr Perry Chan)
Ø15101530 AMD update ( Mr Raymond Lee)
Ø15301545 Legend update (Mr ――)
Ø15451600 Discussion about cooperation between AMD and
Legend
四媒体采访
时序
总理
总理秘书
品牌市场部
Y
开始
接采访申请
品推安排
整理品推提供采访提纲
N
N
转交品推处理
Y
安排总理采访？
征求总理意见
接受采访
结束
接受采访？
结束
采访前天
采访前星期
提醒总理着装
解记者需求记者提供相关资料
Y
修改
审阅
配合品推整理采访问题答案
N
根日程进行安排
落实品推陪员记者联系方式
N
Y
结束
通知总理收
记者联系落实播出见报时间
总理接受采访
检查设备
准备 设备
采访结束
采访前20分钟
提醒总理出发
品推陪联系次落实时间
检查采访场
Y
定车
接记者
预定会议室
N
Y
采访？
采访公司？
N
媒体采访流程说明：
1接受采访
l 联想电脑公司采访品牌推广部统安排集团采访企业传讯部统安排外采访需求必须转交品牌推广部处理
直接联系记者特礼貌方说明公司采访规定请方理解应记记者联系方式必时帮助方联系品推接口
l 品推采访提纲
l 整理采访提纲背景资料呈送总理审阅征求总理意见
l 总理接受采访根日程进行安排适合安排起采访量安排起
总理接受采访总理授意品推推荐接受采访必时帮助品推员进行沟通联络
2采访准备〔采访前周〕
l 落实品推采访陪记者联系方式出现意外情况时进行联系
l 配合品推帮助总理整理采访问题答案呈送总理审阅适时修改常见问题回容许该备份时更新
l 解记者需求进行准备：
需摄拍采访光线电源会求预定采访场时应该注意
记者会求公司部门简介总理简历片事先记者提供
公司简介部门介绍总理简历片应分准备电子版印版
3采访准备〔采访前天〕
l 帮助总理准备采访提纲问题答案
l 需摄拍采访注意提醒总理着装发型
l 果 采访行政勤部通讯处事先 会议设备
果采访公司外进行事先定车
果采访公司进行事先预定会议室根采访需注意采光电源
4采访天
l 采访前20分钟必须品推陪联系落实采访时间
l 果 采访需检查会议设备
采访时间接入记者 帮助总理拨通记者
l 果采访公司外应该时提醒总理出发
l 果采访公司应该检查采访场
果采访公司记者应秘书先行接解场否适宜方否需背景资料
安排停请总理出面接受采访
送记者离开解播出见报时间
5采访结束
l 记者沟通时解播出见报确实切时间
l 通知总理收收集采访报纸呈送总理
必时通知公司全体部门员工收
考前须知：
· 记者界面非常友
五型活动
（） 陪总理参加型活动：
部门
时序
总理秘书
总理
预定车辆
安排日程
Y
征求总理意见
解活动议程
N
活动
活动天
活动前天
接受活动邀请
结束
整理业务资料名片
关注总理需总理挡驾
带活动议程名片等资料
提醒总理应参项活动
开始
陪总理参加型活动流程说明：
1 接受活动邀请
l 活动议程判断重程度征询总理意见
l 总理意参加活动事先安排日程
2 活动前天准备工作
l 做准备工作预定车辆等
l 提醒总理应该参活动项
3 活动天
l 着方职业装化淡妆发型整齐工作时间佩带胸卡
l 带活动议程名片等资料
l 活动中关注总理需注意保持总理视线必时总理挡驾
4 活动
l 整理业务资料名片
〔二〕参支持型活动：
部门
时序
总理秘书
总理
征求总理意见
总理审阅
Y
活动
活动天
活动前三星期
接受活动邀请
根总理授意进工作
结束
根录音整理讲话稿
整理业务资料名片
配合演示PPT做录音
带活动议程名片等资料
参加分工演练
N
修改
协助总理准备发言稿PPT持词等
安排日程
N
Y
解活动议程
开始
参支持型活动流程说明：
1 接受活动邀请
l 活动议程判断重程度征询总理意见
l 果总理意参加活动安排日程
2 活动前三星期
l 参加分工会明确总理职责解职责总理日程细化落实
果讲话稿PPT秘书准备留出修改时间
l 帮助总理准备PPT发言稿持词等总理审阅修改定稿
定稿PPT发言稿交会议组织者
l 参加彩排重活动中需配合演示PPT定反复演练
3 活动天
l 参加外部活动时秘书应着端庄方职业装化淡妆发型整齐工作时间佩带胸卡
l 带物品：拷资料笔记电脑两张备份软盘名片激光笔激光笔电池签字笔录音机磁带麦克风纸巾润喉片等
l 活动中配合演示PPT做录音
l 活动中配合接公司外部领导活动期间保持总理视线关注总理需求时关注总理需求
l 突发紧急情况慌乱首先关注总理需求部署情况动分担会务员工作
4 活动
l 整理业务资料名片
l 根录音整理讲话稿
l 总理活动中会遇引发工作理想法需秘书参会进落实
六突发访接
部门
时序
总理秘书
总理
征求总理意见
N NNN
YNNN
总理方便接
结束
根总理授意进行续安排
安排总理访者见面
方安排会议室告诉方需等时间
总理方便时告知访情况
记方联系方式留方资料
征求方意见帮助安排负责见面
动约见面时间
结束
Y
转交相关部门负责处理
留访者联系方式介绍资料
告知访者相关部门负责联系方式
N
Y
部门业务关？
礼貌回绝
N
公司业务关？
N
Y
访者熟悉？
问清方访目
开始
接突发访流程说明：
l 问清方访目
l 总理熟悉非常重客果总理时时间接应该量安排访者带会议室方准备饮料报纸告诉方概等久时礼貌暗示方总理约会时开始请方注意时间
l 总理熟悉非常重客果总理时愿接办公室秘书情况做出解释访者觉时会受欢送时征询访者意见动访者约见面时间帮助安排相关负责见面留访者联系方式资料总理方便时转告总理果需进行续安排
l 公司部门毫相关访者礼貌回绝果确定定征询相关负责意见
l 部门业务相关访告诉方相关部门联系方式留方联系方式资料转交相关部门处理
l 确实应总理分访记方联系方式告诉方总理立刻接做出解释果方愿意推荐方部门负责联系时告诉方先想法写信寄email方式告诉总理
总理方便时告知访情况根总理授意进行续安排
考前须知：
l 访者听进秘书做解释死缠着非见总理种定毫妥协—注意礼貌—反复进行解释提出建议时定方保证写信发email总理总理定会
第三局部 沟通协调
部沟通
l 秘书效劳总理建立常性沟通解总理期工作重点业务点理方面思想准确理解总理授意做情达工作
l 秘书应动谦虚态度总理领导部门员充分沟通时解项业务进展情况信息时整理反应总理效协助总理推进工作
l 作秘书日常工作中注意部门事协作方作资源通点滴交协调部门间关系部门位事应极强客户意识尊敬方尊重方注意时予支持部门员表达谢意
二外部沟通
外部沟通会量 电子设备书信等媒介特注重方面商务礼仪〔见 礼仪书信标准〕
〔〕业务合作：
l 作总理外界沟通窗口秘书应热忱态度合作厂商建立起真诚信关系处理事务时注意公司利益重端正位置灵活处理
l 尊重合作伙伴供商注意方解业务相关事务做准确理解方意图帮助进行效沟通传达
l 代总理进行关业务推进工作时合作厂商达成理解总理决策创造良合作环境辅助总理推进
〔二〕礼尚：
l 答谢〔节日礼品贺卡等〕重节日〔圣诞节新年春节重合作厂商公司纪念日等〕秘书应征求总理意见礼品贺信时致意维护合作厂商友关系
l 业务合作中适时提醒总理安排厂商定期沟通活动轻松餐厂商建立常性沟通促进彼解进步合作
三秘书作领导辅助员应具备礼仪
秘书作总理辅助员完成日常业务事宜外更精力总理效劳秘书领导助手领导参谋秘书日常工作中辅助领导进行决策时辅助领导树立良公众形象
（） 作助手参谋工作
1 参决策调研提供份量信息
秘书做决策参谋积极参决策调查研究首先广泛收集信息提供真实情况次超前搞调研提供决策预案次领导步思维提供份量文稿中握三点：
第 观察力踪解总理思维轨迹敏捕捉领导思想火花时预测总理想什准备什
第二 站领导工作角度思考问题定高度广度深度
第三 动总理交流思想通听取领导意见断调整思维事务处理文稿撰写中更表达总理思想
2 参实践协助总理推进工作
（1） 积极介入关工作时掌握相关情况适时提出建议
（2） 常解全局情况取时保质完成类务动权
3 参度参谋方
（1） 参决策调研注重谋〞切忌擅断〞
（2） 参催促检查工作位〞越位〞
（3） 参工作实践助手做手〞做牵头关协调工作
（二） 辅助总理塑造良形象
秘书秘书部门总理效劳领导外形象坏程度反映秘书秘书部门效劳水准秘书方面辅助领导塑造良形象
1． 语言形象
总理正式场合发表讲话秘书事先准备文字材料发言提纲必时做语言标识公务活动前提供广泛适背景资料〔包括活动容解决根问题相关文等知识〕供总理参考准备
2．协助总理树立行合作形象事务安排中尤公司部活动中领导接触普通员工解情况融员工中领导形象升华
3． 协助总理树立行鼓励形象尊重帮助领导握道协商征求家意
见坚持原前提量满足属部门需求增强合力
4． 协助总理树立行感化形象领导者通身行动影响秘书总理外界面口必须协助总理做项工作：
（1） 热情例总理开展某项活动前详细解该项活动涉员情况包括姓名身份履历等便领导掌握方信息开展热情友交际活动创造条件
（2） 外交真诚情切秘书领会握总理处事原外交中运必时提醒总理率先垂范身作感化教育鼓舞
四 秘书礼仪素质培养
秘书充分发挥礼仪作达工作效果握根礼仪原外应方面加强身素质培养
（） 培养良道德修养
礼仪道德种外表现形式良道德会令然展示优雅体举止仪态表现谦虚恭敬态度
1 公正客观公正评价恶评说恶求处事中感情事非标准职务曲直提批评建议出公心〞帮助出诚心〞
2 忠诚守信忠诚老实办事恪守原忠承诺办事千方百计办办事方说明情谅解
3 摆正站位秘书定摆正位置身份交处事中正确履行职责超越权限积极配合工作干预领导决策属部门工作
（二） 培养谦虚恭敬落落方态度
谦虚指正确正确高估计低估计 善发现缺点改正善发现优点欣赏学恭敬尊重方格诚恳蔼热情骄横谦虚恭敬态度神态语言动作行综合表现
1 表情表情中素眼神微笑表现出方欣赏理解欢送特交谈时眼神显示倾听方谈话喜欢语言表达喜欢听讲话果眼神告诉方值倾听〞形中会提高方尊心信心方感理解尊重赢方信产生愿意交样微笑生疏变亲密真诚微笑造成互相信亲切友气氛
2 举止手势行立坐态表现出谦虚恭敬态度秘书常总理出现种场合更应注意礼节社交场合动方方接触递送名片介绍方快解言谈中注意语言文雅委婉说话方式轻松语速急徐落落方
3 牢记姓名称呼恰亲切般姓名特意果记方姓名会方产生莫感忘记方姓名委婉套〞出动声色处理切忌直白方记起〞忘记〞等方难堪
4 培养温文雅仪表风度
衣着仪表性表征反映文化修养风格显示职业职位秘书正式场合应着整洁体方优雅职业装
第四局部 文字支持
秘书仅领会领导指示
贯彻领导指示
秘书文字支持应达求：
l 针性强——文档处理直接明确解决某具体问题提出意见方法拟制中针件事写件事规定外东西写进方写准备开展项活动通知围绕什开展活动样开展等写收文范围需明确收文象需解需直接处理事情采抄送形式保密文件定明显保密标识符
l 具体真实——具体指收文文档知道该样做真实指实事求
l 条理性强——文字工作具明确指导作操作性强拟制文稿条理性求尤突出
l 时限性强——文字工作解决时发生问题出现问题写时否会延误时机严重时会造成公司损失
l 固定格式——格式容效劳相稳定性文件格式参考联想电脑公司文件理规定中格式
秘书文字支持种类：
l 邮件〔详细处理流程见前〕
l 业务类文档〔正式文件报告总结PPT制作等〕
l 般信件感谢信邀请函等
程序：准备——撰拟——审核修改发布
l 准备
Ø 明确行文求秘书应事先解行文目收文象容总理相互沟通中准确领会领导意图进行写作
Ø 确定题题般说明事物汇报工作说明政策中表述根观点张
Ø 选择正确文种级请示批示批准宜请示〞报告〞报告〞求批复适领导反应信息提供参考
Ø 调查研究收集材料接受总理授意秘书应进行深入调查研究收集标志着材料
l 撰拟文稿
Ø合理安排正文表述次序文档容紧凑序纲目清楚前衔接紧密方便收文阅读正确理解
Ø写开头结尾开头唤起收文者注意引导阅读通常采述形式：
（1） 简明交代拟文根目
（2） 概述关情况收文解发文背景
（3） 简文字提示全文题引起收文注意
（4） 说明根观点收文开头处获明确认识
（5） 直接点明结启发收文思考增强文件鲜明性
（6） 说明批准转发执行态度发布规章制度通知
（7） 表示祝贺敬意谢意等函讲话稿
Ø结尾通常采述形式：
（1） 文件词语强调行文目特报告〞
（2） 概括深化题帮助收文进步理解全文
（3） 陈述具体求述求请予批准〞
（4） 发出号召提出希求
（5） 说明文件生效施行时间
Ø 书写文稿文档中名名时间引文必须准确具体
Ø 日期应写具体年月日结构层次序数第层〞第二层〔〕〞第三层1〞第四层〔1〕〞
Ø 词字应准确标准应正确标明标点符号
Ø 文简称时般应领先全称注明简称
l 审核修改发布
文档拟应认真严肃反复进行审核修正审核修改步骤首先秘书反复推敲修改重文档组织讨提交领导审核批准发布
参考模板附件：
l 邮件〔详细处理流程见前〕
l 业务类文档〔正式文件报告总结PPT制作等〕
l 般信件感谢信邀请函等
第五局部 会议支持
1 例会业务会议
l 根议题充分解情况搜集整理资料明确解决问题时信息提供总理
l 确定需参加员时间点
l 做详细会议纪录
l 整理会议纪〔例会业务会议般针性解决问题会议纪需特明确事件处理结果工作推进方案供总理参会员参考〕
l 根纪限定务时间进行踪推进时总理通报进展推进结果进展次例会开始参会员进行通报
2 公司级会议
l 总裁室周例会〔周四发出会议通知落实例会点菜单参会员请假员会议天落实员参会情况通知持进行会议纪关注会中需求会完成会议纪发出〕
l 总裁室月例会组织实施
附件：会务手册
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