现代企业秘书实务(下）
- 1. 现代企业秘书实务(下）秘书培训资料1
- 2. 目录 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往2
- 3. 五、时间管理和旅行 时间管理 时间管理是效率的保障。 爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。” 马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。” 3
- 4. 秘书一天的工作 1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器4
- 5. 秘书一天的工作1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）5
- 6. 秘书一天的工作1、 3、 日志项目：（当日必完成） A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） 2、 4、新增内容： （立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱） A、新加工作—— B、应急工作—— C、突发事件—— 6
- 7. 秘书一天的工作5、关门前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顾当日（是否结束，加班否） C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器， 切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门） 7
- 8. 秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示： 接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件------ 再加入分析、评价，送交上司 结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大8
- 9. 如何管理时间 明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间9
- 10. 如何管理时间 ABCD法则： 急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 重要 ABDC10
- 11. 如何制定计划行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件，包括： 任务的名称和摘要； 衡量进度的目标、最终期限和阶段任务； 需要来完成该工作的物质资源的信息； 任务的分配——已经分配特定任务的人员和 部门的细节；11
- 12. 如何制定计划意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障 进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告 监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量； 当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾12
- 13. 如何进行日志管理日志管理要做到： 输入会议的完整准确的信息，最终期限等， 立即标上开始和结束的时间 在每月或年的开始，输入固定的会议，约会 在一周的开始和一天的开始查看日志，及时 更新 需要取消时，清楚和立即输入取消记号。 安排隔开假日13
- 14. 如何安排旅游计划：包括 日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法 交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算 订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件14
- 15. 六、会议安排会前筹备 会中职责 会后任务15
- 16. 会议安排——会前筹备工作： 确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。 16
- 17. 会议安排——会中责任提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等） 需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外） 做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等） 做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名册等）17
- 18. 会议安排——会中责任辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等） 安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等） 集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等） 妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）18
- 19. 会中责任——会议 简报目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别--- 摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。 概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。 综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、花絮等。19
- 20. 会中责任——简报写作要求快---抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。 新---提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。 实---内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。 短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的 20
- 21. 会议 简报 目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言 要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别--- 摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理， 让其他组了解。 概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组 情况，供与会者阅。 综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、 会中花絮等。21
- 22. 会议 简报写作 快---抢时间，不拖拉，边听、边记、 边分析、边整理，满足时限性。 新---提出新情况、新问题、新经验， 引人注目，满足交流性和指导性。 实---内容真实、准确、可靠，数字、 事实核对清楚，不夸大缩小。 短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华， 一语中的，不过千字。 22
- 23. 会议 简报例 格式---报头 XXX会议简报（第X期） XXX会议秘书处编 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（标题） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 送：XXXXXXX（上级） 发：与会代表 （共印XX份） 23
- 24. 会议纪要 定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报 和下达贯彻执行。 写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次，言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。 24
- 25. 会议纪要 格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。 本体：标题---公文式或简式（会议名称+纪要） 时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文---概况： 会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希 望、 号召 签署---正文右下方署明主办单位或会议名称 25
- 26. 会议纪要 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有: 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用 小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思，或分条列项归纳 会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体 26
- 27. 会议安排——会后工作 1、 收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备 文具物品等） 2、 清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移 动恢复等） 3、 向有关提供帮助者告辞致谢 4、 结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、 文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结 算。现金、支票、信用卡——索要发票凭证）27
- 28. 会议安排——会后工作5、 会议分析和评估（统计、分析调查、问卷 等，包含对会议内容、展示、管理、地点 设施、材料、服务等评估） 6、 整理会议文件材料（如记录的整理、会议 材料的存档） 7、 编制会议报告、纪要、通讯 8、 进行会议催办和备忘（执行催办会议交办 决定，整理待做工作表等）28
- 29. 会后工作——会议纪要定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达 贯彻执行。 写作--- 1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次 言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时 加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、 约束作用。29
- 30. 会后工作——会议纪要格式 列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。 本体： 标题---公文式或简式（会议名称+纪要） 时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 30
- 31. 会后工作——会议纪要表达方式有： 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达 独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体31
- 32. 会后工作——会议纪要结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召 签署---正文右下方署明主办单位或会议名称 32
- 33. 七、信息管理-国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录 （行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财会金融类、 基建设备类、人事类等）33
- 34. 信息管理档案特点--- 1、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件 3、 来源广泛、内容丰富、形式多样 档案作用--- 1、凭证作用； 2、参考及情报作用 34
- 35. 信息管理——档案业务6个环节1、 收集工作---获取积累档案的手段，统 一管理的措施，力求丰富完整高质 2、 整理工作---按一定原则分类、组合、 排列、编号、编目的有序化过程 3、鉴定工作---对库存进行鉴别、挑选、去 粗取精，最佳优化，发挥价值 35
- 36. 档案业务6个环节4、 保管工作---采取保护措施，妥善管理 延长寿命，加强保密，确保安全 5、 统计工作---进行收进、移出、利用数 量登记、统计和分析，掌握情况 6、提供利用---开发和直接提供档案，为 事业服务，达到建档根本目的36
- 37. 信息管理——分类按字母排列---以英文姓氏顺序排，同姓再按名的首字，中文按拼音 如客户名单李L在前，张Z在后 按主题内容---同类内容的文件归在一起，建立一个易区分的主题 如建立供应类文件和销售类文件不同主题 按形成时间---文件形成时间年、月、日的先后，看发展变化 如将财务发票本按年、月分类 37
- 38. 信息管理——分类按地区范围---业务活动以地区更显重要和方便时，确定地区名 如西北分公司、东北分公司 按数字规律---按规律用数字给文件编号归档，便于增添和查找 如人事档案的编号，病历，微机管理 38
- 39. 信息管理——分类按档案来源---保持文件形成的来源地的清晰，不随意拆散、搬家 如市办公厅文件、市经贸委文件 按载体形式---根据档案载体的不同而分类 如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷 综合应用各类，如先时间，后主题，再地区 39
- 40. 七、人际交往人际关系 气质类型 约哈里窗户 与同事相处 与上司相处40
- 41. 人际关系人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心理上的距离。 人际关系图 我主管朋友同事家人客户供应商41
- 42. 促进人际吸引的形式接近性吸引——空间距离近，见面机会多 相似性吸引——处事态度相似，感情融合 互补性吸引——满足需要，我无换他有 报答性吸引——他对你好，报之以琼瑶 仪表性吸引——仪表诱人，第一印象好 42
- 43. 气质类型图过敏内向外向稳定抑郁质 （弱型）胆汁质 （不可抑制型）粘液质 （安静型）多血质 （活泼型）43
- 44. 约哈里窗户图44
- 45. 情商图情低智高情高智高情低智低情高智低情商 EQ智商 IQ怀才不遇型春风得意型平庸一生型贵人相助型情商是测定人的情绪感情的一种指标45
- 46. 与人相处之道尊重他人 感谢他人的帮助 关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心 不强加于人，体谅他人 谦虚谨慎，戒骄戒躁 准确扮演自己的角色 保持沟通与交流 正确对待他人的成绩46
- 47. 与同事关系的自我评价 l 每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？ l 你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关 切吗？ l 在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不 精心、推委、拆台？ l 同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不 闻不问？ l 遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给 别人？47
- 48. 与同事关系的自我评价 l 当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？ l 你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？ l 同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和 处理事由吗？ l 同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？ l 当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，还是共同分享？ l 你怎样给同事留言和写备忘条？48
- 49. 与同事关系的自我评价 l 当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、 炫耀，甚至吹嘘吗？ l 对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大 喧扬，还是真诚帮助？ l 看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、无 所谓，还是有些嫉妒？ l 工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、交 流体会吗？49
- 50. 与上司相处之道（一）尊重上司： 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成 父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易 1、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、 习惯，调整自己适应他 2、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争更激烈，也有难与苦50
- 51. 与上司相处之道（一）3、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在物质和精神方面不苛求 4、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可靠是必备的素质 5、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬重，加强感情 6、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、委婉的提出意见 51
- 52. 与上司相处之道（二）提醒自己： 自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己干具体事 上司常有理，下属被上司斥责是理所应当 1、 服从上司，按上司指示办事，不自作主张 2、 自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇报，争取指导52
- 53. 与上司相处之道（二）3、 善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析，认真反思 4、 努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作上司的得力助手 5、 不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、怪话 6、 工作中的问题不到不得已的时候，不越级汇报和处理 7、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好，不凌驾于上司之上53
- 54. 与上司相处之道（三）了解上司的类型与特性 1、喜欢独断专行，不相信部属 2、见机行事，变化多端 3、总爱指责别人，不严以律己 4、爱管小事、闲事，唠叨不停 5、无主见，摇摆不定 6、草率粗心，大事小事不过问 7、脾气暴躁，爱发牢骚54
- 55. 现代企业秘书课程结束 由衷感谢全体人员 55
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