XX省包装联合会秘书处职能手册


    秘书处工作手册 **省包装联合会 秘书处 【内部机构岗位设置及职责分工手册】 **省包装联合会秘书处制定 2018/11/12 本手册用于指导**省包装联合会秘书处内部机构岗位设置及职责分工编制工作的展开、存档等工作 - 1 - 秘书处工作手册 目 录 第一章 秘书处工作职责……………………………………………………………………3 第二章 秘书处组织设置……………………………………………………………………4 第三章 秘书处岗位职能……………………………………………………………………5 - 2 - 秘书处工作手册 第一章 秘书处工作职责 一、在秘书长领导下处理日常工作、协调部门工作,监督各分会认真及时贯彻包联各项工作决策、指令。 二、负责会长日程管理,包括会议安排、文件签批安排、会长日程安排。 三、负责文书工作,包括包联各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。 四、负责信息、综合资料的收集整理,为会长决策提供有价值信息,发挥参谋作用。五、负责会务管理,包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材 料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。六、负责会议决议的督办、反馈工作。 七、负责各分会周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工 作。 八、负责会长报告、汇报、致辞的起草工作。九、负责文件、信息、机要保密工作。 十、负责电话记录、电子邮件的传接。十一、负责完成会长交办的其他工作。 - 3 - 秘书处工作手册 第二章 秘书处组织设置 一、秘书处组织说明 (一)本组织的架构和管理不但要能满足现阶段的基本要求,同时要符合未来发展和服 务的需要;从成本的角度考虑,尽量在不影响秘书处运行的情况下控制、优化人力成本,这 就意味着必须达到一岗多职能要求,同时又要将兼职人员吸纳进来并充分的发挥作用,使用 专职人员与兼职工作人员的工作有机的结合起来,建立一个强大的运作组织,以确保秘书处 能简单、高效的运行。 (二)**省包装联合会秘书处主要由专职人员与兼职人员两大部分组成,由秘书长领 导办公室综合部、会员管理部、战略发展部、品牌宣传部四大部分的专业人员组成,各部门 将聘用专职人员和兼职人员,保证协会的稳定运作。 二、秘书组织架构图 (一)组织架构图 - 4 - 秘书处工作手册 第三章 秘书处岗位职能 一、秘书长岗位职责 (一)负责协助会长,落实协会相关工作决议;(二)主持秘书处的日常工作,组织实施协会年度工作计划,并制定秘书处整体工作规 划、工作计划及报告;(三)提名协会各分支机构、代表机构和实体机构的负责人,交理事会决定; (四)落实理事会决议,负责协会日常运营管理, 决定协会专职工作人员的聘用和辞 退; (五)做好秘书处团队、文化、制度建设,定期对秘书处人员进行业务技能培训;(六)及时向会长汇报协会相关工作进展,并向协会负责人、理事、会员等及时通报 相关情况;(七)负责协会重大事项的筹备、跟进、落实; (八)负责汇总实际工作遇到的问题,提出建设性意见并及时呈报会长;(九)负责秘书处保密工作;(十)负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。 二、办公室综合部岗位职责 (一)在秘书处的直接领导下,做好协会的上传下达的工作,负责协会的行政管理和 日常事务,协助上级搞好部门之间的综合协调工作; (二)协助秘书长处理协会日常事物,如协助秘书长制订协会整体工作总结及计划; 协助秘书长对各种活动进行整体协调和把控;协助秘书长协调与维护政府相关部门、各分 会、会员单位及其他兄弟协会的各项事务; (三)负责协会各种文案处理,如制定协会内部管理机构设置及各类规章制度、有关 方案;负责起草、修改以协会名义送发的各类公文函件、请示、报告,领导报告、讲话、 致辞等; (四)负责做好协会文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和 保管工作; (五)协助秘书长做好秘书处团队、文化、制度建设,定期对秘书处人员进行业务相 - 5 - 秘书处工作手册 关知识培训;负责组织协会内部各项会议,并做好会前准备、会中记录、会后整理会议内 容及做好会议纪要的下发和存档工作; (六)协助秘书处完善人力资源管理,加强对各项工作督促和检查,建立并完善各项 规章制度,认真督办各部门的工作任务完成情况; (七)负责协会的对外接待工作,如参观人员的迎来送往及食宿安排,塑造协会对外 形象; (八)负责协会的年检及变更等相关业务,包括秘书处成员的社保和公积金的办理和 缴存。保管协会的证件及印章,并做好用印记录; (九)做好协会的后勤保障工作,严格执行车辆、办公用品等管理制度; (十)办公生活用品的采购发放,并做好协会固定资产的管理及登记工作。 三、会员管理部岗位职责 (一)负责按协会章程审查和管理会员工作;负责协会会员的资料、档案的建立、分类管理、统计工作,并及时进行会员资料的补充、修改和更正; (二)受理入会申请,进行入会资格审查,提出初审意见,按工作程序报批,审批通过后办理新会员入会的手续;并受理会员退会申请,办理会员退会手续; (三)制定**省包装联合会会员发展计划,组织实施发展吸收新会员,逐步建立完善全省会员服务工作网络(会员管理系统); (四)保持与会员的日常联络,以多种形式及时采取会员信息和建议,加强会员与协会、会员与会员之间的交流合作,保证信息渠道的畅通; (五)围绕协会年度计划及方案,策划、组织、实施各类行业活动,并组织会员参加;按照秘书处指示,动员、组织会员参加行业联盟和兄弟协会开展的活动,并协助相关部门开展活动; (六)负责协会社群的维护与互动,编写行业早报发送至各社群中,及时推送行业新 闻; (七)定期对会员企业进行走访调研,收集会员企业的需求与困难,并提出合理化建议;(八)做好会员会费收缴及催收工作;(九)负责理事会、会员代表大会的具体组织工作; (十)协助会员企业做好政府扶持政策组织落实、评定认定工作等。 - 6 - 秘书处工作手册 四、战略发展部(or 行业发展规划部)岗位职责 (一)协助秘书长对协会整体发展战略的制定,监督秘书处内部工作部署的执行;(二)收集和研究国家、省、市行业相关政策及资讯,结合市场实际情况,确定协会发 展方向,并向秘书长提出合理化建议; (三)通过对所有会员企业的走访及调研,结合会员企业实际需求,草拟协会年度发展规划,组织各分会研讨及评审协会年度发展规划,最终形成执行方案; (四)根据协会发展需要,制定年度、季度及月度的工作规划;(五)定期筹办协会大型活动,包括前期调研,活动策划,场地选址等工作; (六)围绕包装行业发展中存在的热点、难点和前瞻性问题,完成年度调查研究课题的立项、撰写、论证等工作,形成行业报告; (七)收集、整理行业相关的统计数据,建立行业数据库;(八)负责和各行业联盟、兄弟协会及政府相关部门建立良好的关系,树立协会的良 好形象。 五、品牌宣传部岗位职责 (一)策划、编辑、执行协会发推广的公众号及网站的发文,编辑文案及宣传,并及时发表行业相关资讯; (二)通过各种渠道进行有效的宣传活动,例如微博、微信群、QQ 群,内容包括本协会成立的宗旨意义、行业重大信息以及各种活动的宣传工作; (三)负责协会的宣传资料的制作(如传单、海报、H5、展板和手册等)及照片管理,包括美化及排版; (四)负责本协会专刊《XXX》的编辑出版及发行工作,包括刊物内容的选取、编辑和校对,美化及排版等; (五)负责协会各类活动的前期新闻宣传稿及活动通稿的撰写,并负责媒体的公关、接待; (六)负责撰写内参稿、外宣稿和其他稿件;撰写编者按或者编后语及新闻评论、时事报道、热点追踪; (七)收集行业相关信息资料及政府相关政策,并整理和分析成文字版行业早报(每日); (八)负责协会网站的维护及更新工作。 - 7 - 8 - 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    cicichen0713

    贡献于2019-01-26

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