采购部档案资料理规定
目
规范公司采购部类文件收集整理档利档案价值鉴定销毁等项流程结合公司实际工作情况特制定制度
二范围
制度适公司采购部工作程中产生类保存价值文件资料
三档案理组织机构图
部长
综合理部档案理
工作第负责
科级领导
采购部理科负责
科员
采购部理科兼职档案员
四档范围
41 档范围档时间相关责（见附件）
42 相关责应档范围中文件进行动态维护工作流程原导致文件类发生改变责发生变化等情况应时信息告知综合理科档案员保持公司采购部档资料完整性档时性
五职责权限
公司综合理部负责公司档案理第责采购部理科采购部档案理直接单位部门负责部门档案理第责部门领导应监督部门员工配合完成档案理工作
51综合理部职责：
511负责公司档案理制度制定完善执行公司部门档案收集整理档工作进行指导监督检查考核
512 档范围文件资料收集整理档利档案价值鉴定销毁等进行统口理
52 采购业务部：采购员负责办设备类商务文件（包括技术协议招议标
报告价格清单问题反馈等合附件）招标资料收集采购理部交接
53采购业务二部：采购员负责办工程土建类商务文件（包括技术协议招
议标报告价格清单问题反馈等合附件工程结算书资料竣工图）招标资
料收集整理档综合理部交接
采购部理科职责
513负责招议标部交接合招标资料等文件交综合理部
542负责类验收单外文件项目报告等文件接收综合理部交接
55材料采购科：采购员负责询价记录年度协议试报告等协议类资料外文件
收集综合理部交接
56 供应商理科：负责供应商理相关资料收集综合理部交接
57仓储科：负责仓储日常生成文件财务类文件收集综合理部交接设置兼职档案员
六档案档流程求
61档流程
611 部门相关责日常工作中应做档范围类文件收集工作规定时间频次综合理部进行交接
612 交接时档案员应逐核移交文件资料否完整准确误交接双方资
料交接清单（见附件三）签字确认资料交接清单式两份交接双方留存份
613 综合理部档案员部门移交文件控制部档案理操作规定进行整理编号编页码填写电子版目录装盒编写盒目录等档操作
612 档案档求
6121 原求档类文件均原件（供应商资料外）
6122 文件允许出现三笔现象铅笔圆珠笔非碳素墨水已形成三笔现象文件需黑色墨水笔描写
6123 非A4 文件材料统手风琴式折叠方法折叠成A4 便装盒存档
6124 合招标资料封面需加盖商密印章标示文件密级
6125 存放时应文件类生成时间序排放便查找利
613 电子档案：更充分利档案需重复性档案进行电子扫面存档
6131扫描容：投资项目合技术协议需进行扫面存档合号检索方式刻录成光盘进行储存时涉密载体备份
6132扫描时间：合交接10工作日完成扫描档工作
七档案编号规
部门生成类文件均应编写相应文件编号便存档检阅查询
71部门部生成文件编号规
711部门会议纪编号规：MPDxx（年份）Hxx（序号）例：MPD2010H001
712部门供应商考核单：MPDxx（年份）Kxx（序号）例：MPD2010K001
72档案盒脊背格式编号规
721档案盒脊背格式
档号
案卷提名
722类文件档号编写规
7221 业务类文件资料盒号编写规
72211合：xx（年份）HT（合类）xx（序号）例：2010HT(A)01注：合类项目类合（A）材料类合（B）销售类合（C）维修类合
（D）补充协议合（BC）
72212招标资料：xx（年份）ZL（合类）xx（序号） 例：2010ZL(A)01
72213询价记录：xx（年份）xx（采购员）xx（序号）例：2010陈斐01
7222部门综合理类文件档号编写规
部门综合理类文件均xx（年份）BM（文件类）xx（序号）编写
注：部门文件代码采前两汉字写字母例：供应商资料（GY）通知（TZ）
会议资料（HY）等
八档案利
81 商密档案利
811 部门员阅商密档案需综合理部档案员处登记填写档案阅登记单（见附件七）签字确认时档案员应审核档案文件状态确认完整损
放回原处
812 外部门员阅商密档案需填写档案阅申请单（见附件八）申请部门部长综合理部领导签字确认方阅商密档案原提供复印件需复印需申请表中注明承担档案容保密责
82 般档案利
821 阅般档案需综合理部档案员处登记
822 调阅员需维护档案面貌丢失污损拆换禁止档案原件涂改剪裁
823 文件调阅程中违反制度中相关规定综合理部档案员权终止拒绝档案利报相关部门领导追究责
83 档案阅程中丢失阅需填写档案遗失处理单（见附件九）根情节轻重予处罚
九档案价值鉴定销毁
91 档案价值鉴定
911 类档案需明确保期限
912 定期库存档案进行整理保期限期档案挑出单独存放92 档案销毁
921认真鉴定根中华民国国家档案法公司档案工作关规定条例
精神结合部门实际确认没保存价值档案应进行销毁
922档案销毁规定
9221理部保存类档案应根定保期限定期进行鉴定控制部
移交关档案工作员须根实际时效先行预检列出已期限案卷目录清册预检意
见报档案鉴定部门
9222鉴定确认保存价值须继续保存案卷通定审批程序予销
毁拟予销毁档案理部编制销毁目录清册鉴定部门签署鉴定意见报部门
领导审批方施行销毁
9223档案鉴定组部门档案工作负责业务部门负责等员组成特殊
需领导批准吸纳相关员参加
9224档案销毁目录清册日查考档案销毁证必须长期保存档案材料
必须认真编制备查
92241销毁目录清册式两份存查
92241销毁目录清册应包括：名称档号立卷部门存档时间销毁时间办鉴定批准
923 档案销毁前应编制档案销毁清单列明需销毁档案材料逐确认确
认误专负责销毁完全销毁档案销毁清单（见附件十）签字确认
十考核
101 根附件1交接时间节点延迟天考核50元
102 档案资料未公司签字权限进行签字考核相关责部门负责500元
103 档案丢失根情节轻重予事20100元考核处罚
104 文件收集档案移交档案整理工作中业绩突出部门兼职档案员奖
惩条例予相应荣誉物质奖励
105部门档案档时没满足规定42 条款求综合理部求时间整改档次公司部通报批评外时予该部门第责济处罚100元
十附件
111附件
111 1附件1：档案档范围清单
11 12附件2：档案收集整理操作流程
1113附件3：资料交接单
1114附件4：合电子目录招标资料电子目录
1115附件5盒目录
1116附件6：总目录
1117附件7档案阅登记单
1118附件8：档案阅申请单
1119附件9：档案遗失处理单
11110附件10：档案销毁流程
11111附件11：档案销毁清单
112 规定签发日起生效
113 该规定综合理部负责解释
采购部档案档范围清单
序 号
文件 类
文件名称
责
产生时间
固定 格式
收集时间
移交时间
收集
保期限
密级
重性
否档部 门档案室
否档控制部档案科
1
合 招 标资 料
商务合
采购员
造价员
时
时
时
时
时
时
时
时
时
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
2
技术协议
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
3
投资项目审批申请表
附件
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
4
询议价技术务书
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
5
询议价供应商会签表
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
6
询议价谈判记录表
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
7
投资项目询议价结
览表（询价记录）
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
8
技术较表
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
9
投标程文件
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
9
招议标报告
采购员
时
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
10
项目报告
项目理员
时
时
项目执行 完十日
**
长期
秘密
重
附件：
11
开议标记录结表
造价员
时
时
合签订 月
**
长期
秘密
重
12
投标文件
造价员
时
时
合签订 月
**
长期
秘密
重
13
工程结算书资料
造价员
时
时
结 算 终 审 90 日
**
长期
秘密
重
14
竣工图
造价员
时
时
结 算 终 审 90 日
**
长期
秘密
重
15
供应 商资 料
营业执
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
16
税务登记证
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
17
更名函件
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
18
申请表
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
19
组织机构代码证
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
20
资质证明
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
21
市场 资料
销售合
采购员
时
时
合签订十日
**
长期
秘密
重
22
协议 类资 料
采购合（包括年度协 议）
采购员
时
签订完 成
合签订十日
**
短期
秘密
重
23
代理合作协议
采购员
时
签订完
成
合签订十日
**
短期
秘密
重
24
通协议
采购员
时
时
合签订十日
**
短期
秘密
重
25
试报告
采购员
时
时
报告签订十日
**
短期
秘密
重
26
材料年度供货协 议
采购员
时
时
合签订十日
**
短期
秘密
重
27
财务 类类
财务 类
供应商会资料
采购员
年年底 第二年 初
会议召
开完毕
会议召开 完毕
**
长期
密级
重
28
领料单(财务联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
29
合格品入库单
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
30
供货清单(财务联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
31
存货部调拨单(账务
联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
32
盘点原始记录
盘点组织
负责
时
时
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
33
盘盈亏分析报告
盘点组织
负责
时
时
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
注：档容半年修订次
采购部资料交接清单
序号
文件编号
文件名称
交接资料清单
交接时间
移交
接受
合电子目录
盒
号
序 号
合 编 号
投 资 项 目 号
合名 称
签订 日期
供应商代 码
（合 理系统）
供应商代码
（ERP）
合
方
部门
投 资 预 算
合 折合 民 币价 格
合总 价（外 币）（万 元）
合总价
（RMB）（万 元）
签
署
办
组
项 目 分 类
合 方
页 数
状 态
合付款方
式
第 次付 款
第二 次付 款
采购部招标资料电子目录
序 号
编 号
件 号
合号
文件名称
供应商名 称
签订日期
签订
页数
保存
期限
密级
制表：
盒目录
序 号
名称
页数 起止 页码
密级
保 期限
单位
备注
填表说明：1序号盒装载档案序号流水号2名称 盒装载档案题名3页数起止页码该份文件页码总数4单 位该份文件形成单位档单位名称
总目录
盒 编 号
序 号
名称
页 数 起 止 页 码
密 级
保 期限
单位
位置 号
备注
填表说明：1盒编号档案盒编号序号该盒装载档案序号 流水号2名称盒装载档案题名3页数起止页码该份文 件页码总数4单位该份文件形成单位档单位名称5位置号 该档案盒架位置号
采购部档案阅登记表
序号
文件编号
名称
阅容
阅时间
阅
拟日 期
档案员确 认
档案阅申请表
采购部
申请部门：
阅日期：
拟日
期：
否留存
复印件：
申请原：
阅：
批准：
采购部意见：
档案阅登记
情况登记
序号
资料名称合号
档案编号
页数
日期
档案状态
阅确认：
档案员确认：
档案遗失处理单
档案编号
档案名 称
阅日期
遗失说明
档案理部门处理意见：
遗失：
档案科：
档案销毁流程
理部档档案
检出届满保存年限档案
制作拟销毁清单
确认销毁
否
审核 否
逐件抽取销毁档案 改档案保存期限
销毁 继续档保存
已销毁重新
档资料登记清 单中
附件十
档案销毁清单
序号
档号
立卷部门
存档时间
销毁时间
鉴定：
日期：
领导：
第负责意见：
销毁方式：
销毁：
监督员：
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目
规范公司采购部类文件收集整理档利档案价值鉴定销毁等项流程结合公司实际工作情况特制定制度
二范围
制度适公司采购部工作程中产生类保存价值文件资料
三档案理组织机构图
部长
综合理部档案理
工作第负责
科级领导
采购部理科负责
科员
采购部理科兼职档案员
四档范围
41 档范围档时间相关责（见附件）
42 相关责应档范围中文件进行动态维护工作流程原导致文件类发生改变责发生变化等情况应时信息告知综合理科档案员保持公司采购部档资料完整性档时性
五职责权限
公司综合理部负责公司档案理第责采购部理科采购部档案理直接单位部门负责部门档案理第责部门领导应监督部门员工配合完成档案理工作
51综合理部职责：
511负责公司档案理制度制定完善执行公司部门档案收集整理档工作进行指导监督检查考核
512 档范围文件资料收集整理档利档案价值鉴定销毁等进行统口理
52 采购业务部：采购员负责办设备类商务文件（包括技术协议招议标
报告价格清单问题反馈等合附件）招标资料收集采购理部交接
53采购业务二部：采购员负责办工程土建类商务文件（包括技术协议招
议标报告价格清单问题反馈等合附件工程结算书资料竣工图）招标资
料收集整理档综合理部交接
采购部理科职责
513负责招议标部交接合招标资料等文件交综合理部
542负责类验收单外文件项目报告等文件接收综合理部交接
55材料采购科：采购员负责询价记录年度协议试报告等协议类资料外文件
收集综合理部交接
56 供应商理科：负责供应商理相关资料收集综合理部交接
57仓储科：负责仓储日常生成文件财务类文件收集综合理部交接设置兼职档案员
六档案档流程求
61档流程
611 部门相关责日常工作中应做档范围类文件收集工作规定时间频次综合理部进行交接
612 交接时档案员应逐核移交文件资料否完整准确误交接双方资
料交接清单（见附件三）签字确认资料交接清单式两份交接双方留存份
613 综合理部档案员部门移交文件控制部档案理操作规定进行整理编号编页码填写电子版目录装盒编写盒目录等档操作
612 档案档求
6121 原求档类文件均原件（供应商资料外）
6122 文件允许出现三笔现象铅笔圆珠笔非碳素墨水已形成三笔现象文件需黑色墨水笔描写
6123 非A4 文件材料统手风琴式折叠方法折叠成A4 便装盒存档
6124 合招标资料封面需加盖商密印章标示文件密级
6125 存放时应文件类生成时间序排放便查找利
613 电子档案：更充分利档案需重复性档案进行电子扫面存档
6131扫描容：投资项目合技术协议需进行扫面存档合号检索方式刻录成光盘进行储存时涉密载体备份
6132扫描时间：合交接10工作日完成扫描档工作
七档案编号规
部门生成类文件均应编写相应文件编号便存档检阅查询
71部门部生成文件编号规
711部门会议纪编号规：MPDxx（年份）Hxx（序号）例：MPD2010H001
712部门供应商考核单：MPDxx（年份）Kxx（序号）例：MPD2010K001
72档案盒脊背格式编号规
721档案盒脊背格式
档号
案卷提名
722类文件档号编写规
7221 业务类文件资料盒号编写规
72211合：xx（年份）HT（合类）xx（序号）例：2010HT(A)01注：合类项目类合（A）材料类合（B）销售类合（C）维修类合
（D）补充协议合（BC）
72212招标资料：xx（年份）ZL（合类）xx（序号） 例：2010ZL(A)01
72213询价记录：xx（年份）xx（采购员）xx（序号）例：2010陈斐01
7222部门综合理类文件档号编写规
部门综合理类文件均xx（年份）BM（文件类）xx（序号）编写
注：部门文件代码采前两汉字写字母例：供应商资料（GY）通知（TZ）
会议资料（HY）等
八档案利
81 商密档案利
811 部门员阅商密档案需综合理部档案员处登记填写档案阅登记单（见附件七）签字确认时档案员应审核档案文件状态确认完整损
放回原处
812 外部门员阅商密档案需填写档案阅申请单（见附件八）申请部门部长综合理部领导签字确认方阅商密档案原提供复印件需复印需申请表中注明承担档案容保密责
82 般档案利
821 阅般档案需综合理部档案员处登记
822 调阅员需维护档案面貌丢失污损拆换禁止档案原件涂改剪裁
823 文件调阅程中违反制度中相关规定综合理部档案员权终止拒绝档案利报相关部门领导追究责
83 档案阅程中丢失阅需填写档案遗失处理单（见附件九）根情节轻重予处罚
九档案价值鉴定销毁
91 档案价值鉴定
911 类档案需明确保期限
912 定期库存档案进行整理保期限期档案挑出单独存放92 档案销毁
921认真鉴定根中华民国国家档案法公司档案工作关规定条例
精神结合部门实际确认没保存价值档案应进行销毁
922档案销毁规定
9221理部保存类档案应根定保期限定期进行鉴定控制部
移交关档案工作员须根实际时效先行预检列出已期限案卷目录清册预检意
见报档案鉴定部门
9222鉴定确认保存价值须继续保存案卷通定审批程序予销
毁拟予销毁档案理部编制销毁目录清册鉴定部门签署鉴定意见报部门
领导审批方施行销毁
9223档案鉴定组部门档案工作负责业务部门负责等员组成特殊
需领导批准吸纳相关员参加
9224档案销毁目录清册日查考档案销毁证必须长期保存档案材料
必须认真编制备查
92241销毁目录清册式两份存查
92241销毁目录清册应包括：名称档号立卷部门存档时间销毁时间办鉴定批准
923 档案销毁前应编制档案销毁清单列明需销毁档案材料逐确认确
认误专负责销毁完全销毁档案销毁清单（见附件十）签字确认
十考核
101 根附件1交接时间节点延迟天考核50元
102 档案资料未公司签字权限进行签字考核相关责部门负责500元
103 档案丢失根情节轻重予事20100元考核处罚
104 文件收集档案移交档案整理工作中业绩突出部门兼职档案员奖
惩条例予相应荣誉物质奖励
105部门档案档时没满足规定42 条款求综合理部求时间整改档次公司部通报批评外时予该部门第责济处罚100元
十附件
111附件
111 1附件1：档案档范围清单
11 12附件2：档案收集整理操作流程
1113附件3：资料交接单
1114附件4：合电子目录招标资料电子目录
1115附件5盒目录
1116附件6：总目录
1117附件7档案阅登记单
1118附件8：档案阅申请单
1119附件9：档案遗失处理单
11110附件10：档案销毁流程
11111附件11：档案销毁清单
112 规定签发日起生效
113 该规定综合理部负责解释
采购部档案档范围清单
序 号
文件 类
文件名称
责
产生时间
固定 格式
收集时间
移交时间
收集
保期限
密级
重性
否档部 门档案室
否档控制部档案科
1
合 招 标资 料
商务合
采购员
造价员
时
时
时
时
时
时
时
时
时
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
2
技术协议
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
3
投资项目审批申请表
附件
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
4
询议价技术务书
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
5
询议价供应商会签表
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
6
询议价谈判记录表
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
7
投资项目询议价结
览表（询价记录）
采购员
造价员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
8
技术较表
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
9
投标程文件
采购员
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
9
招议标报告
采购员
时
时
合签订
十日
**
长期
秘密
重
10
项目报告
项目理员
时
时
项目执行 完十日
**
长期
秘密
重
附件：
11
开议标记录结表
造价员
时
时
合签订 月
**
长期
秘密
重
12
投标文件
造价员
时
时
合签订 月
**
长期
秘密
重
13
工程结算书资料
造价员
时
时
结 算 终 审 90 日
**
长期
秘密
重
14
竣工图
造价员
时
时
结 算 终 审 90 日
**
长期
秘密
重
15
供应 商资 料
营业执
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
16
税务登记证
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
17
更名函件
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
18
申请表
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
19
组织机构代码证
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
20
资质证明
采购员
时
时
月 10 号
**
短期
密级
重
21
市场 资料
销售合
采购员
时
时
合签订十日
**
长期
秘密
重
22
协议 类资 料
采购合（包括年度协 议）
采购员
时
签订完 成
合签订十日
**
短期
秘密
重
23
代理合作协议
采购员
时
签订完
成
合签订十日
**
短期
秘密
重
24
通协议
采购员
时
时
合签订十日
**
短期
秘密
重
25
试报告
采购员
时
时
报告签订十日
**
短期
秘密
重
26
材料年度供货协 议
采购员
时
时
合签订十日
**
短期
秘密
重
27
财务 类类
财务 类
供应商会资料
采购员
年年底 第二年 初
会议召
开完毕
会议召开 完毕
**
长期
密级
重
28
领料单(财务联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
29
合格品入库单
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
30
供货清单(财务联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
31
存货部调拨单(账务
联)
采购员
天
月初
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
32
盘点原始记录
盘点组织
负责
时
时
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
33
盘盈亏分析报告
盘点组织
负责
时
时
年 6 月
12 月
**
短期
密级
般
否
注：档容半年修订次
采购部资料交接清单
序号
文件编号
文件名称
交接资料清单
交接时间
移交
接受
合电子目录
盒
号
序 号
合 编 号
投 资 项 目 号
合名 称
签订 日期
供应商代 码
（合 理系统）
供应商代码
（ERP）
合
方
部门
投 资 预 算
合 折合 民 币价 格
合总 价（外 币）（万 元）
合总价
（RMB）（万 元）
签
署
办
组
项 目 分 类
合 方
页 数
状 态
合付款方
式
第 次付 款
第二 次付 款
采购部招标资料电子目录
序 号
编 号
件 号
合号
文件名称
供应商名 称
签订日期
签订
页数
保存
期限
密级
制表：
盒目录
序 号
名称
页数 起止 页码
密级
保 期限
单位
备注
填表说明：1序号盒装载档案序号流水号2名称 盒装载档案题名3页数起止页码该份文件页码总数4单 位该份文件形成单位档单位名称
总目录
盒 编 号
序 号
名称
页 数 起 止 页 码
密 级
保 期限
单位
位置 号
备注
填表说明：1盒编号档案盒编号序号该盒装载档案序号 流水号2名称盒装载档案题名3页数起止页码该份文 件页码总数4单位该份文件形成单位档单位名称5位置号 该档案盒架位置号
采购部档案阅登记表
序号
文件编号
名称
阅容
阅时间
阅
拟日 期
档案员确 认
档案阅申请表
采购部
申请部门：
阅日期：
拟日
期：
否留存
复印件：
申请原：
阅：
批准：
采购部意见：
档案阅登记
情况登记
序号
资料名称合号
档案编号
页数
日期
档案状态
阅确认：
档案员确认：
档案遗失处理单
档案编号
档案名 称
阅日期
遗失说明
档案理部门处理意见：
遗失：
档案科：
档案销毁流程
理部档档案
检出届满保存年限档案
制作拟销毁清单
确认销毁
否
审核 否
逐件抽取销毁档案 改档案保存期限
销毁 继续档保存
已销毁重新
档资料登记清 单中
附件十
档案销毁清单
序号
档号
立卷部门
存档时间
销毁时间
鉴定：
日期：
领导：
第负责意见：
销毁方式：
销毁：
监督员：
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