机关干部会务工作指导手册
会务工作千头万绪环节众稍慎发生疏漏失误工作中摸索出会务工作流程繁杂会务工作简洁明高效
01谋划会前准备
会前准备做会务工作基础前提应精细统筹会议整进程环节发生问题超前谋划
（）制订方案
会议方案组织会议总安排包括会议名称目时间点参会员议程会务工作务职责分工等容会议方案简洁明具体清晰操作性强须报相关领导审定会议方案确定办部门召集关部门召开会务工作协调会协调部门方案求落实职责
（二）明确务
会议筹备阶段务：
1．起草会议通知会议通知素包括会议名称容报时间点参会单位报名求联系姓名电话等会议通知求表达准确条理清楚言简意赅尤时间点明确时间般注明年月日明天天等容易产生混淆词汇：会议点准确具体楼层门牌号：××办公楼六楼第三会议室
2．发会议通知会议通知电话短（微）信书面网邮件等种方式视情况选种时种发通知定注意：保密涉密会议通短信微信发布二负责必须确保会议通知时送达参会者书面通知制作签收登记表份通知发出签字确认通电子邮件发送采取保留回执发送方式采短信微信方式发送应求接收者时回复
3．落实参会员统计汇总会议请假员名单必时请假情况进行核实参会员名单仔细核确保没出入印纸质请假员名单时参会领导会议持报告
4．协调出席领导根会议求面报告电话短信微信等种方式提请领导出席会议着重领导提醒会议时间点参加（部门）员议程等会前约1时适方式提醒领导会议时间
5．预订会议室会议时间确定立勤物业等会议室理服务部门联系预订会议室请物业服务员请QQ加QQ协助做保洁桌椅摆放等先期准备工作外单位员参加提前制作引导牌点加群
6．编印会议须知全省业务工作会议全行干部职工会年中工作会等较型会议编印会议须知须知编排词准确表达清晰周简洁容包括：会议纪律求日程安排作息时间参会员名单分组名单食宿车安排值班电话会议工作员名单联系方式注意事项等
7．制作会议证件根会议需制作代表证出（列）席证出入证工作证车辆通行证等类证件证件制作结合会议题容遵循美观方济适原易识方便理利安全
8．会场布置指席台附属设施布置总体求规范谐庄重方会议题容相致合理布置席台席台会场重点中心集中体现整会议格调氛围会场布置重点综合考虑会议性质台座数方便领导出入席台等方面素二附属设施调试音响灯光投影设备根会议需安排适量话筒合适位置摆放逐提前试音确保话筒正常需播放乐曲提前试播次进行备份确保万失检查会场明灯具损坏损坏需提前修理更换提前准备摄话筒电源投影演示时提前预演次视需时调节灯光
9制作摆放桌签根终确定参会员名单制作桌签认真核全场桌签防止遗漏重复出现错字文明礼仪手册等规范合理安排会员会场座次桌签摆放完成时制作会场座位图印放置会场方便查阅
10．组织调度会议车视会议需租车辆安排专负责车辆调度车员进行统计清点防止迟遗漏车辆较时车辆编号分组方便调度
11．安排新闻报道需新闻报道会议提前联系宣传部门新闻单位会场安排新闻宣传员专座协调衔接
12．分发会议材料会议材料列表登记发放时逐登记做漏份少视情况会前通知参会单位（员）派提前领取会场签时发放提前放置参会员座位摆放席台材料头尾检查序页码整齐摆放确保出差错涉密文件严格相关保密规定编号登记时收回提醒保密规定流转保存防止泄密
（三）分工落实
拟订会议方案根方案分解务协调分工明确责规定务完成时限做分工落实会议开始前做次全面查确保万失
02细化会中服务
会中工作指会议报会议结束段时间工作会中工作事周细致做会中服务工作基求会中服务工作繁杂琐碎情况断发生变化定注重细节精细周密
（）组织会议报
会议报工作包括员身份确认报登记根会议求发放资料提醒注意事项等做迅速准确热情周耐心细致井然序
（二）做会议签
安排专印签表放置会场提醒会员签做会员清点登记工作实时掌握员会情况视情况电话督促参会员时会会议开始统计汇总会数登记迟缺席员名单
（三）维护会场秩序
会议召开期间安排专现场值班维护会场外秩序实时监测会场音响灯光等情况发现问题时解决二时提醒制止会场声喧哗意走动接听电话等遵守纪律行时防止关员进入会场三提醒会场服务员适时供应茶水四遇特殊情况需席台领导会议持汇报时采合适方式灵活处理努力减少会议干扰影响点加群
03会总结实
会工作会务工作重组成部分保证会议质量达成会议效果重环节通会工作总结会务组织验教训推进会议精神贯彻落实进步优化会务工作机制提升会议效果
（）返程服务
协调组织参会员会服务必时协助联系交通工具帮助订票工作需暂留员食宿方面妥善安排
（二）材料档
会时会议方案通知简报发言材料领导讲话音资料等相关资料收集齐全规定整理档备查考时保密相关求需回收会议材料逐份清点登记回收根需发布会议简报信息起草编发会议纪印发领导讲话等
（三）会总结
次会议结束时客观准确做总结系统梳理分析会务工作成功验存问题足尤注意收请QQ加QQ集整理参会员会议意见建议进步改进会务工作提供鉴时会议决定事项办理情况列入督查督办工作中确保会议精神时落实
做会务工作程序力求善美外求办会员断提升身素质
统筹全局意识会务工作务重求高涉面广需会务员牢固树立全局意识全局高度统筹协调参会部门会务环节衔接工作落实谋划细节确保会务组织周高效序
二灵活应变力会务工作预期素需会务员树立应变意识提升应变力处变惊处变乱时妥善处置种时突发情况保证会议圆满成功
三认真负责品质会务工作琐细繁重涉环节出现点差错造成影响会务员必须具高度责心充分发挥积极性动性心责搭台补位握环节做细节样会务条紊利完成
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会务工作千头万绪环节众稍慎发生疏漏失误工作中摸索出会务工作流程繁杂会务工作简洁明高效
01谋划会前准备
会前准备做会务工作基础前提应精细统筹会议整进程环节发生问题超前谋划
（）制订方案
会议方案组织会议总安排包括会议名称目时间点参会员议程会务工作务职责分工等容会议方案简洁明具体清晰操作性强须报相关领导审定会议方案确定办部门召集关部门召开会务工作协调会协调部门方案求落实职责
（二）明确务
会议筹备阶段务：
1．起草会议通知会议通知素包括会议名称容报时间点参会单位报名求联系姓名电话等会议通知求表达准确条理清楚言简意赅尤时间点明确时间般注明年月日明天天等容易产生混淆词汇：会议点准确具体楼层门牌号：××办公楼六楼第三会议室
2．发会议通知会议通知电话短（微）信书面网邮件等种方式视情况选种时种发通知定注意：保密涉密会议通短信微信发布二负责必须确保会议通知时送达参会者书面通知制作签收登记表份通知发出签字确认通电子邮件发送采取保留回执发送方式采短信微信方式发送应求接收者时回复
3．落实参会员统计汇总会议请假员名单必时请假情况进行核实参会员名单仔细核确保没出入印纸质请假员名单时参会领导会议持报告
4．协调出席领导根会议求面报告电话短信微信等种方式提请领导出席会议着重领导提醒会议时间点参加（部门）员议程等会前约1时适方式提醒领导会议时间
5．预订会议室会议时间确定立勤物业等会议室理服务部门联系预订会议室请物业服务员请QQ加QQ协助做保洁桌椅摆放等先期准备工作外单位员参加提前制作引导牌点加群
6．编印会议须知全省业务工作会议全行干部职工会年中工作会等较型会议编印会议须知须知编排词准确表达清晰周简洁容包括：会议纪律求日程安排作息时间参会员名单分组名单食宿车安排值班电话会议工作员名单联系方式注意事项等
7．制作会议证件根会议需制作代表证出（列）席证出入证工作证车辆通行证等类证件证件制作结合会议题容遵循美观方济适原易识方便理利安全
8．会场布置指席台附属设施布置总体求规范谐庄重方会议题容相致合理布置席台席台会场重点中心集中体现整会议格调氛围会场布置重点综合考虑会议性质台座数方便领导出入席台等方面素二附属设施调试音响灯光投影设备根会议需安排适量话筒合适位置摆放逐提前试音确保话筒正常需播放乐曲提前试播次进行备份确保万失检查会场明灯具损坏损坏需提前修理更换提前准备摄话筒电源投影演示时提前预演次视需时调节灯光
9制作摆放桌签根终确定参会员名单制作桌签认真核全场桌签防止遗漏重复出现错字文明礼仪手册等规范合理安排会员会场座次桌签摆放完成时制作会场座位图印放置会场方便查阅
10．组织调度会议车视会议需租车辆安排专负责车辆调度车员进行统计清点防止迟遗漏车辆较时车辆编号分组方便调度
11．安排新闻报道需新闻报道会议提前联系宣传部门新闻单位会场安排新闻宣传员专座协调衔接
12．分发会议材料会议材料列表登记发放时逐登记做漏份少视情况会前通知参会单位（员）派提前领取会场签时发放提前放置参会员座位摆放席台材料头尾检查序页码整齐摆放确保出差错涉密文件严格相关保密规定编号登记时收回提醒保密规定流转保存防止泄密
（三）分工落实
拟订会议方案根方案分解务协调分工明确责规定务完成时限做分工落实会议开始前做次全面查确保万失
02细化会中服务
会中工作指会议报会议结束段时间工作会中工作事周细致做会中服务工作基求会中服务工作繁杂琐碎情况断发生变化定注重细节精细周密
（）组织会议报
会议报工作包括员身份确认报登记根会议求发放资料提醒注意事项等做迅速准确热情周耐心细致井然序
（二）做会议签
安排专印签表放置会场提醒会员签做会员清点登记工作实时掌握员会情况视情况电话督促参会员时会会议开始统计汇总会数登记迟缺席员名单
（三）维护会场秩序
会议召开期间安排专现场值班维护会场外秩序实时监测会场音响灯光等情况发现问题时解决二时提醒制止会场声喧哗意走动接听电话等遵守纪律行时防止关员进入会场三提醒会场服务员适时供应茶水四遇特殊情况需席台领导会议持汇报时采合适方式灵活处理努力减少会议干扰影响点加群
03会总结实
会工作会务工作重组成部分保证会议质量达成会议效果重环节通会工作总结会务组织验教训推进会议精神贯彻落实进步优化会务工作机制提升会议效果
（）返程服务
协调组织参会员会服务必时协助联系交通工具帮助订票工作需暂留员食宿方面妥善安排
（二）材料档
会时会议方案通知简报发言材料领导讲话音资料等相关资料收集齐全规定整理档备查考时保密相关求需回收会议材料逐份清点登记回收根需发布会议简报信息起草编发会议纪印发领导讲话等
（三）会总结
次会议结束时客观准确做总结系统梳理分析会务工作成功验存问题足尤注意收请QQ加QQ集整理参会员会议意见建议进步改进会务工作提供鉴时会议决定事项办理情况列入督查督办工作中确保会议精神时落实
做会务工作程序力求善美外求办会员断提升身素质
统筹全局意识会务工作务重求高涉面广需会务员牢固树立全局意识全局高度统筹协调参会部门会务环节衔接工作落实谋划细节确保会务组织周高效序
二灵活应变力会务工作预期素需会务员树立应变意识提升应变力处变惊处变乱时妥善处置种时突发情况保证会议圆满成功
三认真负责品质会务工作琐细繁重涉环节出现点差错造成影响会务员必须具高度责心充分发挥积极性动性心责搭台补位握环节做细节样会务条紊利完成
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