联想电脑公司
会务手册
（10版）
企划办秘书处
目 录
手册说明 4
二会议制度规范 4
三流程图 7
l 公司召开会议 8
l 公司外召开会议 9
四程序 10
* 会前工作（序） 10
l 议题参会员范围确定 10
l 会议场选定： 10
l 会议通知起草 11
l 申报会议预算 11
l 员确认 12
l 设备准备 12
l 预定 12
l 车辆安排 13
l 会务通知起草 13
l 议程PPT制作 13
l 食品采买 14
l 指导服务员工作 14
l 会议场布置熟悉 14
* 会中工作（序） 15
l 会议室保障 15
l 汇报员保障 15
l 餐保障 15
l 娱乐保障 15
l 住宿保障 16
* 会工作（序） 16
l 离会车辆安排 16
l 退房 16
l 设备整理 16
l 结帐 16
l 设备 16
l 费报销 17
l 会务总结 17
五注意事项 17
附件： 18
l 会议通知草稿 19
l 会务通知草稿 22
l 会议预算草稿 27
l 会务分工明细表 28
l 会议场明细表 29
手册说明
便秘书处员掌握会议服务项流程更总
理室会议做服务保障工作特编写联想电脑公司会务手册供家参考会务手册容包含组织次总理室会议中应做项工作（会前会中会）注意事项
时提出修改意见 谢谢
二会议制度规范
保障会议利召开会议效果电脑公司特制定颁发会
议制度（试行版）会议全程工作做求现制度附：
联想电脑公司会议制度（试行）
1 目：会议公司项重工作方式提高会议效率保证会议效果规范公司会议工作特制定制度
2 适范围：制度适公司部门牵头组织类会议部门部会议做求做参考
3 名词解释：
31 汇报：参会员解某项工作状况关问题进行讨决策
32 通报：参会员解公司某项工作状况般涉决策讨
33 研讨：参会员某题畅欲言目碰撞出更思路火花
34 汇报：会议议题容进行阐述回答参会员问题参讨
35 持：会议进程进行整体控制保证会议目标实现
36 参会员：会议议程参讨决策
37 列席：列席会议参会议议题讨决策
38 会员：参会员汇报员列席员持等参加会议员总称
4 会议通知起草发送
41 会议组织部门应会议前发出会议通知前应该充分准备项会议召开必然涉部门员相应工作安排时间资源占组织会议前应充分客户意识会员够准确解次会议关键信息便提前准备保证会议目标实现
42 会议通知应该包括项容
421 会议目：明确说明举行次会议达效果
422 会议时间：应包括会议开始时间结束时间
4221 部门参加会议：午会议定910开始午会议定1410开始特殊情况法规定时间开始会议需会议组织者会前通知中明确说明
4222 保证会议效率质量议题容限情况会议时间般应控制2时
423 会议点：会议点应该明确标出果会议点公司外部会员熟悉会议通知中应附会议点示意图
424 会议议程：
4241 会议议程第项持讲解会议求
4242 根会议容会议分汇报通报研讨等容(参见名词解释)
4243 会议议程应30分钟单元列出单元会议容果某项容30分钟应该分单元目保证会员参加会议前会议容清晰解
4244 项会议议程应该列出项议程汇报参会员列席员持名单组织会议员确定会员时应该明确会议目基础确定必须参会参加参加努力做某缺席影响会议效果次会议关系员原参加次会议影响正常工作时相关员学观摩机会
425 会议注意事项
4251 着装求工作日期间召开会议需正式着装周末休息日期间召开会议着便装特殊着装求需明确指出
4252 会议容保密求：会议组织者根会议性质容确定会议容否保密果需保密需采取必保密措施例：涉公司商业秘密会议参会员果委托代参加会议必须事先报会议办部门批准办会议部门外律录音摄会议中文件律会议办部门统收发需会带走必须履行相应登记手续等等
4253 会议文件求：会议组织员根会议目规模等容确定否PPT文件否需文文件需少份特殊求注明汇报部门制作PPT文件时首页应该包括次议程时间安排会议注意事项会员清楚次会议议程时制作PPT文件应该公司标准模版保证投影效果清楚应注意色彩搭配
4254 请假求明确参会员果特殊原法参会需通合种途径请假
4255 明确会议纪律求（见）
4256 需特殊说明会议注意事项
43 会议通知发送
431 跨部门会议会议组织部门应该提前3工作日发出会议通知果会议涉公司总理室半员参加应该提前5工作日发出通知涉总理全体成员参加会议应该提前10工作日发出通知便会员够事先调整时间安排参会做准备
432 果特殊情况需时召开会议（会议通知发出距离会议召开24时）跨部门会议应该系统总理室成员批准总理室半员参加会议应该获公司总理批准
5 会议持
51 会议持负责控制整会议进程
52 会议持会议开始前应该清点参会员名单会员通报次会议会议目会议具体议程明确说明次会议注意事项会议纪律
53 会议持会议程中应该控制讨方时间促成会议目标实现
6 会议纪律
61 会员应时参会迟没事先请假罚占1分钟
62 会议期间避免意走动BP机手机做消音处理
63 会员果特殊原需会议中途离开会场需会议持请假允许
7 会议纪撰写：会议结束3工作日会议组织部门应该撰写出会议纪发相关员会议纪应该准确真实反映会议结
8 会务组织：
81 会议预算：会议应着高效节约原进行次会议费5000元时会议组织部门进行会议预算报部门直接级审批
82 交通食宿：果会议公司外部举行会议组织部门应该视会议时间安排组织会员交通食宿果午会议议程午餐应安排工作快餐
三流程图
l 公司召开会议
部门
时序
总 理 室
总 理 秘 书
相 关 部 门
备 注
Y
审 批
结 束
发
N
反 馈
修 改
整理资料
会间服务
准备工作
发
接 收
修 改
拟定通知
确定时间点员
确定参会员时间范畴容
开 始
Y
审批
N
会前
会间
会
l 公司外召开会议
部门
时序
总理室
总理秘书
相关部门
备 注
开 始
场布置熟悉
指导服务员工作
食品采买
议程PPT制作
起草会务通知
车辆安排
预定会议室房间餐娱乐
Y
N
设备准备
员确认
（住宿交通）
会议预算
起草会议通知
选址确定
确认议题
参会员范围
会 前
结 束
会务总结
报 销
设备
结 帐
返回公司
设备整理
退 房
员离会车辆安排
会议室汇报员餐娱乐住宿保障工作
会 中
会
四程序
* 会前工作（序）
F议题参会员范围确定
F会议场选定：
会前少十工作日确定会议点详细解场具体费标准
求 Ê 外部环境幽雅适宜散步
Ë 部设施齐备：
Ø会议室布局光线明暗灯光音响空调等
Ø娱乐设施齐全（乒乓球保龄游泳等）
Ø住宿餐饮娱乐距离适宜
说明：符合述条件场终提请总理室
F会议通知起草
Ê 会前周确定次会议议程中包括
汇报具体时间容安排汇报列席员 等事项
举例：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
900—10：00
98财年营情况通报
汇报：
―――
――――――――――――――
10：0010：15
休息
2
10：15—11：45
力资源情况通报
l 事培训工作通报（40分钟通报+50分钟研讨）
汇报：
――
――――――――――――――
Ë 结合会议议程起草会议通知中应注明会议时间点持议程会议注意事项（必须包括着装求容保密求会议文件求请假求会议纪律等）路线图会前十天 发出
F申报会议预算
会议长短参会员情况确认做费明细
Ê包括：会议室费住宿费餐饮费娱乐费食品费交通费相关费预见费等
Ë会议预算求会前四天 完成秘书处理审阅报王总刘总审批
F员确认
结合会议通知中注明参会员名单（总理室成员全程列席员）确认住宿交通（返）情况
A QDI总理室成员解京离京时间做
接机送机住宿安排工作原继续留京
员建议安排翠宫饭店入住
F设备准备
设备明细
数 量
设备明细
数 量
投影仪
1台
长线接线板
少2
胶投
1台
激光笔
2
笔记电脑
1台
磁带电池
会议长短
印机驱动程序
1套
胶卷
会议长短
幕布（）
1
胶片
1
白板（笔擦）
少2套
A4复印纸
1包
相机
1台
订书机
1
宽带透明胶
1卷
圆珠笔
干
曲针
1合
F预定
征询结果进行预定中求确定：会议室房间餐饮娱乐（保龄乒乓球游泳台球等）
求：会议室确认否音响设备白板
F车辆安排
会议议程确定车辆返安排般选维柯求明确发车时间点路线安排情况通知公司车辆理员
车辆安排原：
A 结合会议议程安排求车辆会前10分钟达会场
B 车辆路线安排应送汇报员出发
C建议会议结束单独安排车次运送仪器设备会1时会场出发
F会务通知起草
发会议通知基础结合已确定参会预定情况起草
会议会务通知求安排确定详细
Ê 应包括时间点持议程房间安排餐安排车辆安排活动安排会务组联系方法房间会议注意事项会址路线图（注：包含会议通知容）
Ë 议程中包括总理室周例会会务通知中注明周例会否召开
Ì会务通知求会前四天 完成秘书处理审阅报王总刘总审批
Í会务通知求会前三天 发参会员
F议程PPT制作
制作会议议程PPT文件便会议持介绍会议安排中PPT应包括会议时间容汇报
F食品采买
会议长短采购相应水果干果点心具体明细：
水 果
干 果
点 心
春天
草莓油桃香蕉伊丽莎白瓜
开心果应子话梅蜜枣
巧克力派
凤梨酥
蛋糕
萨玛
夏天
西瓜桃荔枝葡萄伊丽莎白瓜
秋天
香蕉葡萄橙子苹果
冬天
苹果芦柑香蕉
F指导服务员工作
Ê确定次会议需3名服务员
Ë通知服务员15分钟续茶
Ì指导服务员水果点心准备摆放情况
F会议场布置熟悉
Ê事先宾馆员联系保证服务员时位
Ë会议需品需会前2时运会场会议室需品（投影仪胶投幕布白板激光笔）需会前1时摆放调试完毕Ì抵达宾馆会议水果干果点心交服务员清洗会前30分钟摆放完毕
Í会议室灯光音响空调等设备求会前30分钟准备调试完毕
Î会议室茶水需会前10分钟开始泡
Ï摆放指路牌指明会议室会务组点
Ð通知汇报员会前5分钟座准备汇报资料
* 会中工作（序）
F会议室保障
会议全程名会务员留会议室保障会议服务工作
Ê次汇报开始时时关注设备灯光室温音响等情况
Ë协助汇报员做汇报PPT文件调试资料分发工作
Ì会议休息期间协助汇报员进行调试资料收发
Í时解会议进展情况时通知外部会务员做日程安排调整工作
F汇报员保障
Ê落实汇报员时会
Ë解汇报部门资料准备情况协助做准备工作（笔记电脑资料准备等）
Ì落实汇报员餐情况
Í落实汇报员返回情况
F餐保障
Ê结合会议进程数通知餐厅饭菜准备情况（数）餐时间
Ë求凉菜正餐开始前15分钟摆放完毕热菜餐开始时火
Ì果午会议议程午餐应安排工作快餐
F娱乐保障
Ê满足总理室成员娱乐需求
Ë1名会务员进行保障
Ì活动期间提供饮冰水
F住宿保障
Ê需住宿员抵达宾馆时时提供相应房间钥匙
Ë晚总台设定第二日早时间
Ì早通知早饭时间
Í会议结束天13：00前房间钥匙收齐
* 会工作（序）
F离会车辆安排
全部会议结束做参会数返回车辆安排工作
ØQDI总理室成员返回安排送机工作继续留北京送事先安排宾馆
F退房
会议天中午13：00前住宿房间钥匙收齐办理退房手续
F设备整理
送走参会员进行设备收拾整理工作
F结帐
确认会议项目均结束结帐开具发票
F设备
返回公司设备
F费报销
会三天进行费报销附次会议费决算表
F会务总结
会第次秘书处例会进行会务总结工作
五注意事项
F会务员做总理业务工作保障工作携带公司通讯录做联系
F全程会议少保证2辆会议车
F会议需仪器应备份品应出发前进行检测调试
F会务员携带少5份会务通知备查询
F财务监控部汇报材料受控文件指定专做资料发放工作
F会务组房间应选择会场距离较房间次会议房间应较固定
F会议期间发生紧急情况会务员沉着冷静时检查导致原快解决
附件：
l 会议通知草稿
l 会务通知草稿
l 会议预算草稿
l 会务分工明细表
l 会议场明细表
附件
联想电脑公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑公司文件
第 1 页2页
文件编号：QBLX·009799
发文日期：1999年5月20日
文件类：会议通知
拟文：
审核：
批准：刘
收文部门：总理室参会部门
收文者：总理室成员参会员
抄送：位总理秘书
3传阅 阅存档 保密 保密期限
99年5月份总理室例会通知
99年5月份总理室例会定5月28日午（星期五）29日（星期六）举行会议项容安排：
会议点：天安门宾馆5号楼第9会议室
二 参会员：总理室成员
三 会议持：
四 议程安排：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
5月28日（周五）
14：00—16：00
INTERNET时代嵌入式应系统技术概述
l 基sun 嵌入式应技术概述（50分钟+20分钟交流）
l 题研究报告（20分钟介绍+30分钟研讨）
陈新
（sun公司）
熊锐
―――――――――――――――
16：00—16：15
休息
2
16：1518：00
信息化建设情况通报
―――
―――
―――――――――――― ――――――－――――――――
18：15—19：15
晚餐
19：30—22：30
活动交流22：30分前必须休息
3
5月29日（星期六）8：00—9：30
总理室周例会
4
9：3010：30
营情况通报
―――
――――――――――――――――――――――
10：3010：45
休息
5
10：45—12：30
联想电脑服务模式研讨
l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）
l 研讨：确定现产品服务模式针前服务中存问题确定解决方案原（65分钟）
―――
―――――――――――――――――－―――――――――――
12：30
返回
五 会议注意事项
1 5月29日早8：00举行总理室周例会5月31日总理室周例会取消
2 总理室会议容属公司商业秘密会员请注意保密
3 项会议汇报员列席员请议程安排时间准时参会
4 会议期间请意走动请手机BP机做消音处理
5 请汇报严格控制时间保证会议议程利时进行
6 汇报部门请事先准备PPT文件需准备文字材料请准备22份复印材料分发总理室成员会统收回
7 特殊原法参会总理室成员需杨元庆总理准假员需部门总理室成员准假通知秘书处―――
8 5月28日前会员发出详细会务通知请注意查收
附件二
联想集团限公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑公司文件
第 1页 4页
文件编号：QBLX·PC·010599
发文日期：1999525
文件类：通知
拟文：――――――
审核：
批准：―――－
收文部门：总理室会部门
收文者：会员
抄送：企办秘书处
传阅 阅存档 保密 保密期限
5月份总理室月例会会务通知
会议时间：5月28日午29日
二 会议点：天安门宾馆5号楼第9会议室
三 会议持：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
5月28日（周五）
14：00—16：00
INTERNET时代嵌入式应系统技术概述
l 基sun 嵌入式应技术概述（50分钟+20分钟交流）
l 题研究报告（20分钟介绍+30分钟研讨）
陈新
（sun公司）
熊锐
―――――――――――――――
16：00—16：15
休息
2
16：1518：00
信息化建设情况通报
―――
―――
―――――――――――― ――――――－――――――――
18：15—19：15
晚餐
19：30—22：30
活动交流22：30分前必须休息
3
5月29日（星期六）8：00—9：30
总理室周例会
4
9：3010：30
营情况通报
―――
――――――――――――――――――――――
10：3010：45
休息
5
10：45—12：30
联想电脑服务模式研讨
l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）
l 研讨：确定现产品服务模式针前服务中存问题确定解决方案原（65分钟）
―――
―――――――――――――――――－―――――――――――
12：30
返回
四 房间安排：
住宿员
房号
住宿员
房号
―――
5206
――――――
5209
――――――
5208
――――――
5210
―――
5207
――――――
5211
―――――
5205
――――――
5202
――――
5204
――――――
5212
―――――
5203
――――――
5201
六餐安排：
l 5月28日 晚餐18：1519：15
l 5月29日 早 8：00 总理室早餐会
l 5月29日 午餐12：3013：30
七会务组：―――： 137
―――： 139
5201房间
TEL：64231199转5201房
八车辆安排：
日期
时间
路线安排
5月28日
13：00
5500门口天安门宾馆
15：20
5500门口天安门宾馆
16：00
天安门宾馆5500门口
18：00
天安门宾馆5500门口
19：30
天安门宾馆5500门口
5月29日
8：20
5500门口天安门宾馆
9：45
5500门口天安门宾馆
10：40
天安门宾馆5500门口
12：30
5500门口天安门宾馆
12：40
天安门宾馆 5500门口
九活动安排：
时间
点
活动容
5月28日
20：00—22：00
3号楼层
乒乓球
6号楼层
游泳（房卡）
6号楼二层
台球
6号楼二层
保龄球
注：5月28日提供娱乐项目需求请会务组联系
十会议注意事项
1 项会议汇报员列席员请议程安排时间准时参会请汇报严格控制时间保证会议议程利时进行
2 汇报部门请事先准备PPT文件需准备文字材料请准备22份复印材料分发总理室成员会统收回
1 特殊原法参会总理室成员必须杨总亲请假员需部门总理成员请假时通知会务组―――
2 会间请意走动请手机BP机做消音处理
3 次会议议程较会议结束时间会延长
4 5月31日周例会取消
5 汇报员参会发生交通费5月31日班前交 ―――会务组统报销（时请票注明姓名行车路线）逾期请行报销
6 房间钥匙请注意保29日午开会前交会务组损坏丢失需行补偿50元
7 参会员住宿车需请时通知――――――
附：路线图
安慧桥
四 环 路
三 环 路
天安门宾 馆
安 立 路
广营西路
安贞桥
附件三
联想集团限公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑文件
第 1 页1页
文件编号：QBLX·PC·
发文日期：199956
文件类：会议预算
拟文：
审核：
批准：
收文部门：总理室
收文者：杨总王总
抄送：
传阅 阅存档 保密 保密期限
5月份总理室例会费预算申请
5月份总理室月例会定5月28日—29日天安门宾馆举行次会议预算：
1 场费： 1600元
2 住宿费： 2520元
3 餐费： 2700元
4 娱乐：420元
5 食品：800元
6 交通费：200元
7 磁带： 150元
8 预见费：500元
总计：8890元
次会议预算妥否请批示
会务细节表
工作项目
责
核查
工作项目
责
核查
1选择会议点
12会间摆放（点心水果）
2会议项目
13PPT提示指引牌提示
3会议时间
14娱乐保龄游泳台球乒乓球OK网球）
4活动负责
15会议通知
5活动作业分工明细
16预算审批支票
6会场预定（桌椅放置温度灯光音响麦克电源投影位置背景音乐桌台花饰）
17会务通知
18购买品水果
19房间安排
20接听电话安排事情
7确认员（时间住宿车辆特殊求）
21文件发送传递信息
22会场应急
8餐（时间点数标准菜单特殊求）
23会结帐
24设备整理
25费报销
9车辆安排（时间表车接机机动车）
26会务总结
10设备
实物投影
胶片投影
投影幕（）
白板
胶片 （1）
激光笔( 2 )
白板笔白板擦（2）
笔记（1）
印机驱动程序
磁带电池（12）
相机胶卷
长线插线板（3）
复印纸（1）
签字笔（10）
剪刀信封（10）
订书机订书钉
曲针
圆珠笔（10）
宽带透明胶（1）
11服务员指导工作
附件四
会议场介绍表
序号
宾馆名称
址
联系电话联系
设施价格
会议室
标准间
娱乐
1
天安门宾馆
阳区北苑
64231199刘继东
50
800次半天
（带白板）
240天
乒乓球：30时
保龄：30局
游泳：房卡
2
杏林山庄
海淀正蓝旗甲号
63091376高淑琴
50
600次半天
280天
保龄：30局
游泳：50
3
九华山庄
昌汤山
1381312017马涛
1700天
500天
（4）
保龄：20局
游泳：35
4
军渡假村
昌十三陵
60713338—2588
徐金利
20
300次半天
白板：50天
240天
乒乓球：30时
保龄：240时
游泳：40
羽毛球：30时
5
知识产权培训中心
信息产业基
62983355王文军
50
500次半天
白板：100天
240天
乒乓球：30时
保龄：15局
6
达园宾馆
海淀福缘门甲号
62561115赵景力
50
800次半天
（带白板）
300天
乒乓球：30时
台球：20时
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联想电脑公司
会务手册
（10版）
企划办秘书处
目 录
手册说明 4
二会议制度规范 4
三流程图 7
l 公司召开会议 8
l 公司外召开会议 9
四程序 10
* 会前工作（序） 10
l 议题参会员范围确定 10
l 会议场选定： 10
l 会议通知起草 11
l 申报会议预算 11
l 员确认 12
l 设备准备 12
l 预定 12
l 车辆安排 13
l 会务通知起草 13
l 议程PPT制作 13
l 食品采买 14
l 指导服务员工作 14
l 会议场布置熟悉 14
* 会中工作（序） 15
l 会议室保障 15
l 汇报员保障 15
l 餐保障 15
l 娱乐保障 15
l 住宿保障 16
* 会工作（序） 16
l 离会车辆安排 16
l 退房 16
l 设备整理 16
l 结帐 16
l 设备 16
l 费报销 17
l 会务总结 17
五注意事项 17
附件： 18
l 会议通知草稿 19
l 会务通知草稿 22
l 会议预算草稿 27
l 会务分工明细表 28
l 会议场明细表 29
手册说明
便秘书处员掌握会议服务项流程更总
理室会议做服务保障工作特编写联想电脑公司会务手册供家参考会务手册容包含组织次总理室会议中应做项工作（会前会中会）注意事项
时提出修改意见 谢谢
二会议制度规范
保障会议利召开会议效果电脑公司特制定颁发会
议制度（试行版）会议全程工作做求现制度附：
联想电脑公司会议制度（试行）
1 目：会议公司项重工作方式提高会议效率保证会议效果规范公司会议工作特制定制度
2 适范围：制度适公司部门牵头组织类会议部门部会议做求做参考
3 名词解释：
31 汇报：参会员解某项工作状况关问题进行讨决策
32 通报：参会员解公司某项工作状况般涉决策讨
33 研讨：参会员某题畅欲言目碰撞出更思路火花
34 汇报：会议议题容进行阐述回答参会员问题参讨
35 持：会议进程进行整体控制保证会议目标实现
36 参会员：会议议程参讨决策
37 列席：列席会议参会议议题讨决策
38 会员：参会员汇报员列席员持等参加会议员总称
4 会议通知起草发送
41 会议组织部门应会议前发出会议通知前应该充分准备项会议召开必然涉部门员相应工作安排时间资源占组织会议前应充分客户意识会员够准确解次会议关键信息便提前准备保证会议目标实现
42 会议通知应该包括项容
421 会议目：明确说明举行次会议达效果
422 会议时间：应包括会议开始时间结束时间
4221 部门参加会议：午会议定910开始午会议定1410开始特殊情况法规定时间开始会议需会议组织者会前通知中明确说明
4222 保证会议效率质量议题容限情况会议时间般应控制2时
423 会议点：会议点应该明确标出果会议点公司外部会员熟悉会议通知中应附会议点示意图
424 会议议程：
4241 会议议程第项持讲解会议求
4242 根会议容会议分汇报通报研讨等容(参见名词解释)
4243 会议议程应30分钟单元列出单元会议容果某项容30分钟应该分单元目保证会员参加会议前会议容清晰解
4244 项会议议程应该列出项议程汇报参会员列席员持名单组织会议员确定会员时应该明确会议目基础确定必须参会参加参加努力做某缺席影响会议效果次会议关系员原参加次会议影响正常工作时相关员学观摩机会
425 会议注意事项
4251 着装求工作日期间召开会议需正式着装周末休息日期间召开会议着便装特殊着装求需明确指出
4252 会议容保密求：会议组织者根会议性质容确定会议容否保密果需保密需采取必保密措施例：涉公司商业秘密会议参会员果委托代参加会议必须事先报会议办部门批准办会议部门外律录音摄会议中文件律会议办部门统收发需会带走必须履行相应登记手续等等
4253 会议文件求：会议组织员根会议目规模等容确定否PPT文件否需文文件需少份特殊求注明汇报部门制作PPT文件时首页应该包括次议程时间安排会议注意事项会员清楚次会议议程时制作PPT文件应该公司标准模版保证投影效果清楚应注意色彩搭配
4254 请假求明确参会员果特殊原法参会需通合种途径请假
4255 明确会议纪律求（见）
4256 需特殊说明会议注意事项
43 会议通知发送
431 跨部门会议会议组织部门应该提前3工作日发出会议通知果会议涉公司总理室半员参加应该提前5工作日发出通知涉总理全体成员参加会议应该提前10工作日发出通知便会员够事先调整时间安排参会做准备
432 果特殊情况需时召开会议（会议通知发出距离会议召开24时）跨部门会议应该系统总理室成员批准总理室半员参加会议应该获公司总理批准
5 会议持
51 会议持负责控制整会议进程
52 会议持会议开始前应该清点参会员名单会员通报次会议会议目会议具体议程明确说明次会议注意事项会议纪律
53 会议持会议程中应该控制讨方时间促成会议目标实现
6 会议纪律
61 会员应时参会迟没事先请假罚占1分钟
62 会议期间避免意走动BP机手机做消音处理
63 会员果特殊原需会议中途离开会场需会议持请假允许
7 会议纪撰写：会议结束3工作日会议组织部门应该撰写出会议纪发相关员会议纪应该准确真实反映会议结
8 会务组织：
81 会议预算：会议应着高效节约原进行次会议费5000元时会议组织部门进行会议预算报部门直接级审批
82 交通食宿：果会议公司外部举行会议组织部门应该视会议时间安排组织会员交通食宿果午会议议程午餐应安排工作快餐
三流程图
l 公司召开会议
部门
时序
总 理 室
总 理 秘 书
相 关 部 门
备 注
Y
审 批
结 束
发
N
反 馈
修 改
整理资料
会间服务
准备工作
发
接 收
修 改
拟定通知
确定时间点员
确定参会员时间范畴容
开 始
Y
审批
N
会前
会间
会
l 公司外召开会议
部门
时序
总理室
总理秘书
相关部门
备 注
开 始
场布置熟悉
指导服务员工作
食品采买
议程PPT制作
起草会务通知
车辆安排
预定会议室房间餐娱乐
Y
N
设备准备
员确认
（住宿交通）
会议预算
起草会议通知
选址确定
确认议题
参会员范围
会 前
结 束
会务总结
报 销
设备
结 帐
返回公司
设备整理
退 房
员离会车辆安排
会议室汇报员餐娱乐住宿保障工作
会 中
会
四程序
* 会前工作（序）
F议题参会员范围确定
F会议场选定：
会前少十工作日确定会议点详细解场具体费标准
求 Ê 外部环境幽雅适宜散步
Ë 部设施齐备：
Ø会议室布局光线明暗灯光音响空调等
Ø娱乐设施齐全（乒乓球保龄游泳等）
Ø住宿餐饮娱乐距离适宜
说明：符合述条件场终提请总理室
F会议通知起草
Ê 会前周确定次会议议程中包括
汇报具体时间容安排汇报列席员 等事项
举例：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
900—10：00
98财年营情况通报
汇报：
―――
――――――――――――――
10：0010：15
休息
2
10：15—11：45
力资源情况通报
l 事培训工作通报（40分钟通报+50分钟研讨）
汇报：
――
――――――――――――――
Ë 结合会议议程起草会议通知中应注明会议时间点持议程会议注意事项（必须包括着装求容保密求会议文件求请假求会议纪律等）路线图会前十天 发出
F申报会议预算
会议长短参会员情况确认做费明细
Ê包括：会议室费住宿费餐饮费娱乐费食品费交通费相关费预见费等
Ë会议预算求会前四天 完成秘书处理审阅报王总刘总审批
F员确认
结合会议通知中注明参会员名单（总理室成员全程列席员）确认住宿交通（返）情况
A QDI总理室成员解京离京时间做
接机送机住宿安排工作原继续留京
员建议安排翠宫饭店入住
F设备准备
设备明细
数 量
设备明细
数 量
投影仪
1台
长线接线板
少2
胶投
1台
激光笔
2
笔记电脑
1台
磁带电池
会议长短
印机驱动程序
1套
胶卷
会议长短
幕布（）
1
胶片
1
白板（笔擦）
少2套
A4复印纸
1包
相机
1台
订书机
1
宽带透明胶
1卷
圆珠笔
干
曲针
1合
F预定
征询结果进行预定中求确定：会议室房间餐饮娱乐（保龄乒乓球游泳台球等）
求：会议室确认否音响设备白板
F车辆安排
会议议程确定车辆返安排般选维柯求明确发车时间点路线安排情况通知公司车辆理员
车辆安排原：
A 结合会议议程安排求车辆会前10分钟达会场
B 车辆路线安排应送汇报员出发
C建议会议结束单独安排车次运送仪器设备会1时会场出发
F会务通知起草
发会议通知基础结合已确定参会预定情况起草
会议会务通知求安排确定详细
Ê 应包括时间点持议程房间安排餐安排车辆安排活动安排会务组联系方法房间会议注意事项会址路线图（注：包含会议通知容）
Ë 议程中包括总理室周例会会务通知中注明周例会否召开
Ì会务通知求会前四天 完成秘书处理审阅报王总刘总审批
Í会务通知求会前三天 发参会员
F议程PPT制作
制作会议议程PPT文件便会议持介绍会议安排中PPT应包括会议时间容汇报
F食品采买
会议长短采购相应水果干果点心具体明细：
水 果
干 果
点 心
春天
草莓油桃香蕉伊丽莎白瓜
开心果应子话梅蜜枣
巧克力派
凤梨酥
蛋糕
萨玛
夏天
西瓜桃荔枝葡萄伊丽莎白瓜
秋天
香蕉葡萄橙子苹果
冬天
苹果芦柑香蕉
F指导服务员工作
Ê确定次会议需3名服务员
Ë通知服务员15分钟续茶
Ì指导服务员水果点心准备摆放情况
F会议场布置熟悉
Ê事先宾馆员联系保证服务员时位
Ë会议需品需会前2时运会场会议室需品（投影仪胶投幕布白板激光笔）需会前1时摆放调试完毕Ì抵达宾馆会议水果干果点心交服务员清洗会前30分钟摆放完毕
Í会议室灯光音响空调等设备求会前30分钟准备调试完毕
Î会议室茶水需会前10分钟开始泡
Ï摆放指路牌指明会议室会务组点
Ð通知汇报员会前5分钟座准备汇报资料
* 会中工作（序）
F会议室保障
会议全程名会务员留会议室保障会议服务工作
Ê次汇报开始时时关注设备灯光室温音响等情况
Ë协助汇报员做汇报PPT文件调试资料分发工作
Ì会议休息期间协助汇报员进行调试资料收发
Í时解会议进展情况时通知外部会务员做日程安排调整工作
F汇报员保障
Ê落实汇报员时会
Ë解汇报部门资料准备情况协助做准备工作（笔记电脑资料准备等）
Ì落实汇报员餐情况
Í落实汇报员返回情况
F餐保障
Ê结合会议进程数通知餐厅饭菜准备情况（数）餐时间
Ë求凉菜正餐开始前15分钟摆放完毕热菜餐开始时火
Ì果午会议议程午餐应安排工作快餐
F娱乐保障
Ê满足总理室成员娱乐需求
Ë1名会务员进行保障
Ì活动期间提供饮冰水
F住宿保障
Ê需住宿员抵达宾馆时时提供相应房间钥匙
Ë晚总台设定第二日早时间
Ì早通知早饭时间
Í会议结束天13：00前房间钥匙收齐
* 会工作（序）
F离会车辆安排
全部会议结束做参会数返回车辆安排工作
ØQDI总理室成员返回安排送机工作继续留北京送事先安排宾馆
F退房
会议天中午13：00前住宿房间钥匙收齐办理退房手续
F设备整理
送走参会员进行设备收拾整理工作
F结帐
确认会议项目均结束结帐开具发票
F设备
返回公司设备
F费报销
会三天进行费报销附次会议费决算表
F会务总结
会第次秘书处例会进行会务总结工作
五注意事项
F会务员做总理业务工作保障工作携带公司通讯录做联系
F全程会议少保证2辆会议车
F会议需仪器应备份品应出发前进行检测调试
F会务员携带少5份会务通知备查询
F财务监控部汇报材料受控文件指定专做资料发放工作
F会务组房间应选择会场距离较房间次会议房间应较固定
F会议期间发生紧急情况会务员沉着冷静时检查导致原快解决
附件：
l 会议通知草稿
l 会务通知草稿
l 会议预算草稿
l 会务分工明细表
l 会议场明细表
附件
联想电脑公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑公司文件
第 1 页2页
文件编号：QBLX·009799
发文日期：1999年5月20日
文件类：会议通知
拟文：
审核：
批准：刘
收文部门：总理室参会部门
收文者：总理室成员参会员
抄送：位总理秘书
3传阅 阅存档 保密 保密期限
99年5月份总理室例会通知
99年5月份总理室例会定5月28日午（星期五）29日（星期六）举行会议项容安排：
会议点：天安门宾馆5号楼第9会议室
二 参会员：总理室成员
三 会议持：
四 议程安排：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
5月28日（周五）
14：00—16：00
INTERNET时代嵌入式应系统技术概述
l 基sun 嵌入式应技术概述（50分钟+20分钟交流）
l 题研究报告（20分钟介绍+30分钟研讨）
陈新
（sun公司）
熊锐
―――――――――――――――
16：00—16：15
休息
2
16：1518：00
信息化建设情况通报
―――
―――
―――――――――――― ――――――－――――――――
18：15—19：15
晚餐
19：30—22：30
活动交流22：30分前必须休息
3
5月29日（星期六）8：00—9：30
总理室周例会
4
9：3010：30
营情况通报
―――
――――――――――――――――――――――
10：3010：45
休息
5
10：45—12：30
联想电脑服务模式研讨
l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）
l 研讨：确定现产品服务模式针前服务中存问题确定解决方案原（65分钟）
―――
―――――――――――――――――－―――――――――――
12：30
返回
五 会议注意事项
1 5月29日早8：00举行总理室周例会5月31日总理室周例会取消
2 总理室会议容属公司商业秘密会员请注意保密
3 项会议汇报员列席员请议程安排时间准时参会
4 会议期间请意走动请手机BP机做消音处理
5 请汇报严格控制时间保证会议议程利时进行
6 汇报部门请事先准备PPT文件需准备文字材料请准备22份复印材料分发总理室成员会统收回
7 特殊原法参会总理室成员需杨元庆总理准假员需部门总理室成员准假通知秘书处―――
8 5月28日前会员发出详细会务通知请注意查收
附件二
联想集团限公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑公司文件
第 1页 4页
文件编号：QBLX·PC·010599
发文日期：1999525
文件类：通知
拟文：――――――
审核：
批准：―――－
收文部门：总理室会部门
收文者：会员
抄送：企办秘书处
传阅 阅存档 保密 保密期限
5月份总理室月例会会务通知
会议时间：5月28日午29日
二 会议点：天安门宾馆5号楼第9会议室
三 会议持：
议程
时间
汇报议题
容时间安排
汇报员
列席员
1
5月28日（周五）
14：00—16：00
INTERNET时代嵌入式应系统技术概述
l 基sun 嵌入式应技术概述（50分钟+20分钟交流）
l 题研究报告（20分钟介绍+30分钟研讨）
陈新
（sun公司）
熊锐
―――――――――――――――
16：00—16：15
休息
2
16：1518：00
信息化建设情况通报
―――
―――
―――――――――――― ――――――－――――――――
18：15—19：15
晚餐
19：30—22：30
活动交流22：30分前必须休息
3
5月29日（星期六）8：00—9：30
总理室周例会
4
9：3010：30
营情况通报
―――
――――――――――――――――――――――
10：3010：45
休息
5
10：45—12：30
联想电脑服务模式研讨
l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）
l 研讨：确定现产品服务模式针前服务中存问题确定解决方案原（65分钟）
―――
―――――――――――――――――－―――――――――――
12：30
返回
四 房间安排：
住宿员
房号
住宿员
房号
―――
5206
――――――
5209
――――――
5208
――――――
5210
―――
5207
――――――
5211
―――――
5205
――――――
5202
――――
5204
――――――
5212
―――――
5203
――――――
5201
六餐安排：
l 5月28日 晚餐18：1519：15
l 5月29日 早 8：00 总理室早餐会
l 5月29日 午餐12：3013：30
七会务组：―――： 137
―――： 139
5201房间
TEL：64231199转5201房
八车辆安排：
日期
时间
路线安排
5月28日
13：00
5500门口天安门宾馆
15：20
5500门口天安门宾馆
16：00
天安门宾馆5500门口
18：00
天安门宾馆5500门口
19：30
天安门宾馆5500门口
5月29日
8：20
5500门口天安门宾馆
9：45
5500门口天安门宾馆
10：40
天安门宾馆5500门口
12：30
5500门口天安门宾馆
12：40
天安门宾馆 5500门口
九活动安排：
时间
点
活动容
5月28日
20：00—22：00
3号楼层
乒乓球
6号楼层
游泳（房卡）
6号楼二层
台球
6号楼二层
保龄球
注：5月28日提供娱乐项目需求请会务组联系
十会议注意事项
1 项会议汇报员列席员请议程安排时间准时参会请汇报严格控制时间保证会议议程利时进行
2 汇报部门请事先准备PPT文件需准备文字材料请准备22份复印材料分发总理室成员会统收回
1 特殊原法参会总理室成员必须杨总亲请假员需部门总理成员请假时通知会务组―――
2 会间请意走动请手机BP机做消音处理
3 次会议议程较会议结束时间会延长
4 5月31日周例会取消
5 汇报员参会发生交通费5月31日班前交 ―――会务组统报销（时请票注明姓名行车路线）逾期请行报销
6 房间钥匙请注意保29日午开会前交会务组损坏丢失需行补偿50元
7 参会员住宿车需请时通知――――――
附：路线图
安慧桥
四 环 路
三 环 路
天安门宾 馆
安 立 路
广营西路
安贞桥
附件三
联想集团限公司公司COMPANYTO
傳真號碼FAX NO
編號OUR REF
联想电脑文件
第 1 页1页
文件编号：QBLX·PC·
发文日期：199956
文件类：会议预算
拟文：
审核：
批准：
收文部门：总理室
收文者：杨总王总
抄送：
传阅 阅存档 保密 保密期限
5月份总理室例会费预算申请
5月份总理室月例会定5月28日—29日天安门宾馆举行次会议预算：
1 场费： 1600元
2 住宿费： 2520元
3 餐费： 2700元
4 娱乐：420元
5 食品：800元
6 交通费：200元
7 磁带： 150元
8 预见费：500元
总计：8890元
次会议预算妥否请批示
会务细节表
工作项目
责
核查
工作项目
责
核查
1选择会议点
12会间摆放（点心水果）
2会议项目
13PPT提示指引牌提示
3会议时间
14娱乐保龄游泳台球乒乓球OK网球）
4活动负责
15会议通知
5活动作业分工明细
16预算审批支票
6会场预定（桌椅放置温度灯光音响麦克电源投影位置背景音乐桌台花饰）
17会务通知
18购买品水果
19房间安排
20接听电话安排事情
7确认员（时间住宿车辆特殊求）
21文件发送传递信息
22会场应急
8餐（时间点数标准菜单特殊求）
23会结帐
24设备整理
25费报销
9车辆安排（时间表车接机机动车）
26会务总结
10设备
实物投影
胶片投影
投影幕（）
白板
胶片 （1）
激光笔( 2 )
白板笔白板擦（2）
笔记（1）
印机驱动程序
磁带电池（12）
相机胶卷
长线插线板（3）
复印纸（1）
签字笔（10）
剪刀信封（10）
订书机订书钉
曲针
圆珠笔（10）
宽带透明胶（1）
11服务员指导工作
附件四
会议场介绍表
序号
宾馆名称
址
联系电话联系
设施价格
会议室
标准间
娱乐
1
天安门宾馆
阳区北苑
64231199刘继东
50
800次半天
（带白板）
240天
乒乓球：30时
保龄：30局
游泳：房卡
2
杏林山庄
海淀正蓝旗甲号
63091376高淑琴
50
600次半天
280天
保龄：30局
游泳：50
3
九华山庄
昌汤山
1381312017马涛
1700天
500天
（4）
保龄：20局
游泳：35
4
军渡假村
昌十三陵
60713338—2588
徐金利
20
300次半天
白板：50天
240天
乒乓球：30时
保龄：240时
游泳：40
羽毛球：30时
5
知识产权培训中心
信息产业基
62983355王文军
50
500次半天
白板：100天
240天
乒乓球：30时
保龄：15局
6
达园宾馆
海淀福缘门甲号
62561115赵景力
50
800次半天
（带白板）
300天
乒乓球：30时
台球：20时
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