档案理办法
第章总
第条规范公司档案工作提高档案理水明确档案工作容职责根级关规定结合公司实际制定办法
第二条办法适公司属单位（简称单位）
第三条办法称档案指公司单位研发生产营理活动中形成办理完毕具保存价值种形式历史记录
第四条公司单位档案工作坚持档案工作领导实行统领导分级理维护档案完整准确系统安全实现档案效利
第二章档案理机构职责
第五条理职责
公司成立档案工作领导组组长分档案工作领导担部门负责领导组成员档案领导组办公室设公司办公室公司档案理工作职责分工：
（）档案工作领导组
1贯彻执行国家关档案工作方针政策
2审批公司档案工作规划档案鉴定意见公司事标准划分
3档案安全突发事件应急处置
（二）总工程师
分工程项目档案工作
（三）总会计师
分会计档案工作
（四）办公室档案口理部门负责：
1制定公司档案工作规划推动落实
2制定修订公司档案工作规章制度
3公司部门单位档案工作开展业务指导监督检查
4接收公司类档案统整理档保负责档案安全保密
5提供档案利服务
6会部门开展档案鉴定提出存毁意见
7组织档案业务培训
8统筹档案信息化工作
9负责档案库房日常理维护
10负责单位员撤离全部员撤离项目解体时理类文件理
11完成级档案部门公司领导交办档案业务工作
（五）生产运营部工程项目交竣工资料口理部门负责：
1检查指导项目交竣工资料整理移交相关工作
2移交公司交竣工资料审核验收
3监督单位工程项目交竣工资料移交公司办公室
（六）财务资金部会计档案口理部门负责：
1制定修订会计档案理制度
2审定会计档案资料目录
3审定会计档案资料移交公司办公室
（七）部门兼职档案员
1认真贯彻执行档案工作规章制度参加档案业务培训熟练掌握公司档案理项标准制度工作流程断提高业务水
2根职责分工做文件材料整理移交工作保证文件材料完整准确系统提高档质量
3熟练操作档案理系统
4做文件材料安全保密提供利服务工作
（八）单位
1统筹规划单位档案工作建立健全单位档案理体系制度体系
2制定实施单位档案工作规划计划
3公司化理原单位负责单位理类档案属建设项目档案日常生产营活动中产生合档案产品档案科学技术研究档案信息化档案会计档案设备仪器档案声档案实物档案等档案收集整理鉴定保统计提供利等业务工作
4档案库房标准化理相关求建立单位档案库房加强档案库房日常理确保档案安全
第三章档案理求
第六条档案整理
公司实行全宗理原设立公司全宗全宗代码JIDJ
部门应根档案分类编号方案（附件2）类档案理细（附件3－附件6）中规定档案分类整理求档范围文件材料进行收集整理确保档文件材料准确完整合法合规
第七条档案档
1谁形成谁负责原档案形成部门负责部门文件材料形成积累部门负责应部门档文件完整系统负责文件形成者应负责积累文件档文件齐全准确形成质量负责兼职档案员应负责收集整理应档文件档文件整理质量负责定期办公室移交
2档文件材料般式份重利频繁专门需适增加份数部门应年六月底前年度理类声实物档案移交办公室
3直属项目应根交竣工资料求公司档号规整理工程档案建设工程竣工验收3月进行档案移交没完成档案移交原申请项目部解体单位属项目工程档案单位办法求进行理
4部门类档案理细规定档求确保档文件质量严格履行移交手续
5根档案数字化理求涉密文件外原档纸质文件应扫描成电子文件纸质文件档传数字档案馆电子文件应纸质文件保持致
第八条档案保
1公司设立档案库房类档案进行集中保
2办公室根档案库房理规定（附件7）进行档案库房日常理维护定期检查档案保状况确保档案安全
3发生危害档案安全突发事件时应档案工作突发事件应急处置预案（附件8）进行处置危害降低
第九条档案利
1档案利档案利规定（附件9）执行
2部门单位阅档案时应通档案系统提交利申请严格履行审批程序保护档案原件时
第十条保密规定
1办公室应严格公司相关规定档文件划分保密等级开展档案解密工作
2公司员工应强化档案保密意识违反保密规定造成失密泄密者关规定予严肃处理
第十条档案统计
1办公室应时准确收入移出档案进行登记
2年年末办公室负责库存档案数量利情况进行统计登记
3级档案理部门求编制统计报表时报送
第十二条档案鉴定
1定期保存档案保期满办公室应会关部门专业技术员进行鉴定形成鉴定意见
2档案鉴定意见档案工作领导组审批执行
3鉴定需调整保期限档案档案员应时予调整
第十三条档案销毁
1鉴定决定销毁档案材料办公室填写销毁清册方进行销毁销毁清册永久保存
2销毁档案必须专监销监销员须销毁清册签字确认销毁方式国家关规定执行
3未鉴定批准销毁档案未履行销毁手续档案意销毁
第十四条奖惩规定
1根中华民国档案法实施办法规定公司应档案理工作中做出突出贡献单位予奖励
2公司列行者（损毁丢失擅销毁档案档案擅提供抄录公布涉密档案涂改伪造档案玩忽职守造成档案损失者）视情节轻重法予处分构成犯罪法追究刑事责
第四章附
第十五条办法公司办公室负责解释
第十六条办法印发日起施行
附件：1档案理总流程
2档案分类编号方案
3理类档案理细
4会计档案理细
5声档案理细
6实物档案理细
7档案库房理规定
8档案工作突发事件应急处置预案
9档案利规定
附件1
档案分类编号方案
规范公司档案分类实现档案信息系统化标准化理国家关标准规定结合公司实际制定方案方案规定公司档案分类原分类方法类目设置类目标识编号方法适公司档案分类整理编号排架涉类目划分标准类目标识方法应档案信息理系统中执行
第章分类方案
第条分类原
（）遵循文件源特征反映行业（专业）特点
（二）实现类目体系包容性
（三）维护类目体系逻辑关系严整性
（四）保证类目体系相稳定性
第二条级类目二级类目设置
级类目代码
二级类目
分类
代码
分类
理类档案（GL）
办公室（董事会办公室）
DSH
部门机构设置
委办公室
DGB
力资源部
RZB
财务资金部
CWB
技术中心
KXB
纪委办公室
JCB
安全环保监督部）
AJB
市场开发部
SCB
生产运营部
YYB
合档案（HT）
划分二级类目
建设项目档案（JS）
房屋建筑工程
1
建设工程项目
行业性质
公路工程
2
水运工程
3
市政工程
4
铁路工程
5
机场工程
6
水利水电工程
7
海洋工程
8
环境工程
9
信息化建设项目档案（XX）
集团统建项目
1
集团档案理办法
建项目
2
职工档案（ZG）
划分二级类目
集团档案理办法
会计档案（CK）
会计证
1
会计行业标准
会计账簿
2
财务会计报告
3
会计资料
4
实物档案（SW）
资质证
1
档案容
印章
2
专利证书
3
软件著作权证书
4
权证书
5
荣誉奖项
6
礼品纪念品
7
8
声档案（SX）
音频
1
记录形式
视频
2
片
3
第三条三级类目设置
（）建设工程项目档案三级类目设置规：
1根建设工程项目设置三级类目项目代号三位数表示
2根建设工程项目合设置四级类目合代号阿拉伯数字表示
（二）类档案设三级类目
第二章档号编制规
第四条档号档文件保存单元唯标识理检索库存档案国家档案行业关规定档号结构般分类号相关特征号保单元序号组成
第五条档案保期限分永久（代号Y）定期定期包括30年（代号D30）10年（代号D10）
第六条档号编制方法
（）理类档案
全宗号－级类目号－年度－保期限代号－部门编号－件号例：JIDJ－GL－2020－Y－BGS－0001
（二）合档案
全宗号－级类目号－年度－件号例：JIDJ－HT－2020－0001
（三）建设项目档案
全宗号－级类目二级类目－项目代号－案卷号例：JIDJ－JS05－0001－0001
（四）信息化建设项目档案
全宗号－级类目二级类目－项目代号－案卷号例：JIDJ－XX01－0001－0001
（五）会计档案
全宗号－级类目二级类目－年度－案卷号例：
JIDJ－CK01－2020－0001
（六）职工档案
全宗号－级类目－员工编号－案卷号例：
JIDJ－ZG－0001－0001
（七）实物档案
全宗号－级类目二级类目－年度－件号例：
JIDJ－SW01－2020－0001
（八）声档案
全宗号－级类目二级类目－年度－件号例：
JIDJ－SX01－2020－0001
附件3
理类档案理细
第条编制目
规范公司理类档案档理工作保证文件档整理质量根档文件整理细（DA／T22－2015）结合公司实际制定细
第二条定义
理类档案：公司部门营理生产理行政理群理等职理活动中形成具保存查考利价值应档保存理性文件材料
档：符合理类文件材料档范围档案保期限表（该表行印发定期更新）规定文件材料进行整理移交公司办公室集中保存程档文件材料转化档案必程序
档整理：根文件材料关特征保存价值档文件材料进行分类排列编号编目装订装盒等序化程方法
件：档文件整理保单元件指容具完整性实体装订起编目时体现条条目材料组合
第三条档理
（）档范围
1档范围详见理类文件材料档范围档案保期限表属档范围列文件材料均应规定档属档范围文件材料严禁档
2办公室应根企业发展变化情况理类文件材料档范围定期完善调整
（二）档时间
1理类文件材料般年度档次年第二季度（4－6月）完成档移交工作
2产权变动程中形成文件材料机文件材料应时档
3公司部机构变动职工调动离岗时留存手中文件材料应时移交档
（三）档求
1档实行承办单位承办负责制
2档文件应原件没原件复印件加盖单位印章效等原件
3档文件载体字迹材料应符合耐久性求采铅笔圆珠笔红墨水纯蓝墨水书写采PH值7办公纸采易生锈金属装订材料装订文件采热敏纸印章采印台油
4电子文件档应传档案系统相应纸质文件保持关联性
5文件材料档更改
（四）档手续
1部门档案员档文件材料整理完毕填写档文件移交清单通数字档案馆形成移交清单档文件材料移交清单移交公司办公室
2公司档案理员档文件材料移交清单进行检查核审核合格移交员相关负责公司档案员档文件移交清单签字确认完成移交手续
3审核合格公司档案理员应指出原档部门整改验收合格履行移交手续
4档文件移交清单式两份份公司档案理员档份移交部门档案员保存
第四条文件整理
（）整理求
1档整理应遵循文件材料形成序区分价值便保利
2档文件材料应齐全完整准确已破损文件应予修复字迹模糊易褪变文件应予复制复制件附原件档
3档文件缺失应备考表中说明
4文件材料幅面尺寸A4标准超A4幅面纸张应A4折叠
（二）整理单元
纸质文件材料件单元进行整理具体表现形式：
单份文件正定稿合件正文附件合件文件处理件正文合件原件复制件合件转发文件转发文件合件种报表名册图册书刊等册（）件会议记录次会议件（记录件）编辑成册会议材料件文复文件
（三）文件装订
1文件装订序：正前定稿正文前附件原件前复制件转发文件前转发文件复文前文文字文中文前文正文前文件处理单
2件档文件需逐页编写页号单份文件文件原页号组合文件文件分类排列序页右角（反面左角）空白位置然数序重新编写页号
3较薄文件采档案专锈钢钉装订较厚文件采线装法装订已装订成册文件保持原貌变
4文件装订时左齐准
（四）排列序
1公司档案理员应年度－保期限－办部门档文件进行排列
2档文件年度应保期限进行区分
3保期限办部门进行分类
4保期限办部门文件形成时间先序排列
（五）加盖档章
档文件应件首页右角空白处加盖档章填写文件档号档部门总页数
（六）编制文件目录
1公司档案理员应年度逐年编制档文件目录封面
2档文件目录包含：档号责者文号题名（文件标题没标题标题规范标题反映文件容档责根文件容拟标题外加〔〕号）形成时间（八位数字标注20200101）页数备注
3档文件目录应年度编制目录封面包含年度档部门档文件统计等容档文件目录起装订档保存
（七）文件装盒
1公司档案理员档文件材料档号序装盒
2年度类保期限文件装入盒
3公司档案理员应填写档案盒封面脊背列相关容
4公司档案理员应盒单元填写备考表整理栏签字办公室负责检查栏签字
附件：3－1档文件移交清单
3－2档文件目录
附件3－1
档文件移交目录
档部门（盖章）：
序号
文号
责者
题名
文件日期
页数
密级
备注
文字材料件片卷张录音录盘
移交部门负责（签字）：移交（签字）：
接收（签字）：日期：
（注：表式两份档部门存份公司档案室档份）
附件3－2
档文件目录
序号
档号
责者
文号
题名
形成日期
密级
页数
备注
会计档案理细
第条规范加强会计档案理效保护利会计档案根中华民国会计法会计档案理办法（财政部国家档案局令第79号）会计档案理办法等制定办法
第二条办法适公司部门单位
第三条办法称会计档案指公司进行会计核算等程中接收形成记录反映单位济业务事项具保存价值文字图表等种形式会计资料包括通计算机等电子设备形成传输存储电子会计档案
第四条档理
（）档范围
1会计证：包括原始证记账证
2会计账簿：包括总账明细账日记账固定资产卡片辅助性账簿
3财务会计报告：包括月度季度半年度年度财务会计报告
4会计资料：银行存款余额调节表银行账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书具保存价值会计资料
5采电子计算机进行会计核算应保存印纸质会计档案时公司信息中心根信息化理相关办法定期财务数进行备份
（二）档时间
1公司年形成会计档案会计年度终财务理部门负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册（附件4－1）备查设置独立保室时保三年
2时保期满财务理部门提交公司档案理部门档果该会计档案需常调阅适延长时保时间长超五年
（三）电子会计档案档求
1形成电子会计资料源真实效计算机等电子设备形成传输
2会计核算系统够准确完整效接收读取电子会计资料够输出符合国家标准档格式会计证会计账簿财务会计报表等会计资料设定办审核审批等必审签程序
3电子档案理系统够效接收理利电子会计档案符合电子档案长期保求建立电子会计档案相关联纸质会计档案检索关系
4采取效措施防止电子会计档案篡改
5建立电子会计档案备份制度够效防范然灾害意外事破坏影响
6形成电子会计资料属具永久保存价值者重保存价值会计档案
7外部接收电子会计资料附符合中华民国电子签名法规定电子签名仅电子形式档保存
（四）档整理求
1会计档案档号编码规全宗号单位编码会计档案类型编码（附件4－2）会计档案形成年度保期限案卷号等六素组成中全宗号单位编码档案理部门编制提供
2公司属单位分年度类型会计档案进行流水编号编号须遵循唯性求：总部2016年第1卷会计证编号应J－ZB－KJ1－2016－30－001流水编号年度卷会计证
3会计档案盒封面脊背（附件4－7—附件4－8）列相关容
第五条会计档案保
（）员求
公司须指定专兼职员理会计档案出纳员兼会计档案档案保员严格执行安全保密制度
（二）境档案
1公司项目代项目公司形成会计档案财务理部门负责保工程项目竣工退场档求编制会计档案移交清册项目财务负责项目负责审批移交公司档案理部门统保
2公司财务资金部作监交部门指定专监督交接手续
（三）境外档案
1境外设立公司（办事机构）会计档案境外应办法进行理
2境外未设立公司（办事机构）会计档案原求项目竣工决算退场运回国保受国相关法律法规限制运回国国关规定进行理
（四）保时限
1会计档案保期限分永久定期两类
2定期保期限分10年30年（附件4－4）
3会计档案保期限会计年度终第天算起
第六条会计档案移交
1移交会计档案时交接双方应办理会计档案交接手续移交单位编制会计档案移交清册（附件4－3）
2纸质会计档案原应保持原卷册封装需拆封重新整理档案理部门会财务资金部办员拆封整理
3电子会计档案移交时应电子会计档案元数移交文件格式应符合国家档案理关规定特殊格式电子会计档案应读取台移交
4会计档案交接时交接双方应会计档案移交清册列容逐项交接交接双方相关负责监交
5交接完毕交接双方应会计档案移交清册签名盖章
6档案接收单位应保存电子会计档案载体技术环境进行检验确保接收电子会计档案准确完整安全
第七条会计档案调阅
（）移交公司档案理部门前
1公司员调阅会计档案须填写会计档案调阅申请表（附件4－5）申请单位负责财务资金部负责审批（调阅资料部门相关应该部门审批）相关财务员陪方调阅
2外单位员调阅会计档案需提交调阅单位介绍信介绍信应注明调阅会计档案目容否需抄录复制等公司财务资金部负责公司总会计师批准办理调阅抄录复制手续
3外审机构提供会计档案复印件应详细登记抄录复制容张数
4调阅申请容关资料档案原件出拆散卷册需需抄录复制档案应详细登记抄录复制容张数财务员进行操作
5境会计档案携带出境
（二）移交公司档案理部门
1公司员调阅档案时应公司档案系统中发起档案阅申请部门（单位）负责办公室负责批准时须财
务资金部门负责档案分领导批准相关财务员陪方调阅
2外单位员调阅档案时述求外需提交调阅单位介绍信公司总会计师批准方调阅
第八条会计档案鉴定处置
（）鉴定员
会计档案鉴定严格公司档案理办法执行鉴定组财务资金部监督审计部纪委办公室档案理部门员组成
（二）处置求
1保期限届满涉未结清债权债务关系未事项会计证销毁纸质会计档案应单独抽出立卷电子会计档案单独转存档案理部门保未事项完结时止
2单独抽出立卷转存会计档案应会计档案鉴定意见书会计档案销毁清册会计档案保清册中列明
（三）销毁程序
1档案理部门编制会计档案销毁清册（附件4－6）列明拟销毁会计档案案卷名称档号起止日期证起止号应保期限已保期限销毁时间备注等
2公司负责总会计师监督审计部档案工作分领导财务资金部负责监督审计部负责档案理部门负责财务资金部监销监督审计部监销档案理部门监销会计档案销毁
清册签署意见
3档案理部门负责组织会计档案销毁工作财务资金部派员监销监销会计档案销毁前应会计档案销毁清册列容进行清点核会计档案销毁会计档案销毁清册签名盖章
4电子会计档案销毁应符合国家关电子档案规定档案理部门财务资金部信息化理部门派员监销
附件：4－1会计档案保清册
4－2会计档案类型编码表
4－3会计档案移交清册
4－4会计档案保期限表
4－5会计档案调阅申请表
4－6会计档案销毁清册
4－7－1会计证盒脊背（7厘米厚）
4－7－2会计证盒正面
4－8－1会计档案盒脊背（5厘米厚）
4－8－2会计档案盒正面
附件4－1
会计档案保清册
单位名称：
盒号
档号
类
案卷题名
月份
证起止号
卷张数
备注
附件4－2
会计档案类型编码表
会计档案类型
编码
会计证
KJ1
会计账簿
KJ2
财务会计报告
KJ3
会计资料
KJ4
附件4－3
会计档案移交清册
单位名称：
名称
卷号
册数
起止年度
档案编号
应保期限
已保期限
移交单位
移交单位负责（签名）：财务负责（签名）：移交（签名）：
日期：
接收单位
接收单位负责（签名）接收（签名）：
监交（签名）：
日期：
附件4－4会计档案保期限表
序号
档案名称
保期限
备注
会计证
1
原始证
30年
2
记账证
30年
二
会计账簿
3
总账
30年
4
明细账
30年
5
日记账
30年
6
固定资产卡片
固定资产报废清理保5年
7
辅助账簿
30年
三
财务会计报告
8
月度季度半年度财务报告
10年
9
年度财务报告
永久
四
会计资料
10
会计档案移交清册
30年
11
会计档案保清册
永久
12
会计档案销毁清册
永久
13
会计档案鉴定意见书
永久
14
银行余额调节表
10年
15
银行账单
10年
16
纳税申报表
10年
附件4－5
会计档案调阅申请表
调阅单位
调阅
调阅时间
财务办
档案名称
调阅目
调阅容
性质
□查阅□复印（）□（）
申请单位
负责意见
年月日
会签部门
负责意见
年月日
财务资金部
负责意见
年月日
总会计师意见
年月日
备注：外单位调阅会计档案须总会计师签署意见
附件4－6
会计档案销毁清册
编制部门：编制日期：
序号
档号
案卷题名
年度
卷文件
保期限
已保年限
销毁日期
件数
页数
公司负责：总会计师：监督审计部分领导：档案理分领导：
财务资金部负责：监督审计部负责：档案理负责：
财务资金部监销：监督审计部监销：档案理监销：销毁：
附件5
声档案理细
第条编制目
规范公司声档案理根国家关规定结合公司实际制订细
第二条定义
声档案指反映公司项活动容具保存价值档保存录音录片等特殊载体文件材料
第三条总体求
（）声档案应实行集中统理
（二）声档案整理保应根相应载体材料物理特性采专门方法条件
（三）档案理员应声档案理状态结果做必文字说明
第四条档范围
1重物公司开展考察参加关公务活动声材料
2公司领导参加重公务活动声材料
3公司召开重会议声材料
4公司组织参加具重纪念意义宣传展览表彰活动文艺演出重事件重活动形成声材料
5记录公司重合协议签字仪式等声材料
6公司荣获政府行业组织颁发奖状奖旗荣誉证书获奖场面声材料
7单位重基建项目建设历史时期单位典型建筑物声材料
8记录公司重事现场声材料
9单位涉外活动形成声材料
10具重保存价值声材料
第五条档时间
声档案材料档时间纸质档案保持致部门形成声档案次年第二季度（4－6月）完成档移交工作单位形成声档案建设工程项目档案整理移交
第六条档求
1声文件材料文件形成部门单位相关员负责收集整理移交公司档案员验收合格档
2声材料应进行筛选数量控制：会议片超10张型活动片超10张合影1张出访片超10张处工程现场片超5张事现场片超5张录音录材料然时长光盘磁带电子文件方式提交原次活动提交公司档案室套容声材料拍摄者根实际需决定提交数量
3移交档声材料电子文件应确保文件没损坏格式应符合列求：
（1）数码片文件低2000KB图低3648×2736文件格式TIFFRAWJPGPDF等photoshopgif便携位图文档等格式
（2）扫描仪等设备获非通文件格式收集时应转换成通格式法转换应相关软件收集扫描型电子文件JPEGTIFF通格式
（3）视频媒体设备获超媒体链接技术制作电子文件应时收集非通格式压缩算法相关软件视频媒体文件MPEGAVI通格式
（4）音频设备获声音文件应时收集属性标识参数非通格式相关软件音频电子文件WAVMP3通格式
4属理类文件声档案填写档文件移交清单属工程项目声档案填写工程项目档案移交清单声材料起公司档案室移交档检查合格移交员相关负责公司档案员移交清单签字确认完成移交手续
第七条整理单元
声档案材料应张盒盘整理档号编制单元
第八条排列序
录音录档案年度结合档号序进行排列片档案划分理类片项目类片两种类型理类片年度－专题结合档号序进行排列项目类片项目分类号－专题结合档号序进行排列
第九条编目说明
单位须档声材料进行编目说明片材料编目说明包括档号题名拍摄者拍摄时间拍摄点备注（片中反映物事物场景相关容作简说明）录音录材料编目说明（附件5－2）包括档号题名录制者录制时间录制点录制时长文件格式备注（材料反映物事件容作简文字介绍）
第十条填写档号
整理加工声材料需材料实体填写档号片填写背面右角录音录材料填写外包装标签处便声材料目录应
第十条装盒
片材料装入片档案盒（夹）盒编制片档案目录备考表档案盒年度－专题标号排序数码片原件传档案系统刻成光盘物理形式保存声材料数码片光盘整理序装入防磁柜（防尘柜）声材料目录单独立卷保存
第十二条保
1公司档案室应设置专柜存放声档案装具材料库房条件应符合国家关求
2公司档案员应定期声档案进行检查受损声档案时进行载体转换
3声档案律永久保存逐步实现网络存储
附件：5－1片档案目录样式
5－2录音录档案目录样式
5－3片档案备考表样式
附件5－1
片档案目录
序号
档号
题名
拍摄者
拍摄时间
拍摄点
备注
附件5－2
录音录档案目录
序号
档号
题名
录制者
录制
时间
录制点
录制时长
文件格式
备注
附件6
实物档案整理细
第条编制目
加强规范公司实物档案理制定细
第二条定义
实物档案指公司项活动中形成（获接收征集）非纸质材料（奖状证书外）标志物象征物档保存材料
第三条总体求
（）实物档案应实行集中统理
（二）实物档案整理保应根相应载体材料物理特性采专门方法条件
（三）档案理员应实物档案理状态结果做必文字说明拍摄存
第四条档范围
1荣誉奖励实物：单位（部门）获省部级类证书奖状奖杯奖章奖牌锦旗牌匾荣誉册光荣册等
2证印信：机构变更撤销合失效证印章（公安机关审批制作）
3纪念品：公司举办重活动形成具保存价值活动标识证件证书奖章等国外活动中获赠具保存价值纪念杯纪念章纪念册纪念票证题词字画礼品工艺品等国家领导社会知名士题词字画等
4重保存利价值实物材料
第五条档时间
实物档案原实物取月公司档案室移交档般应跨年度
第六条档求
1档实物应保持整洁破损
2实物档案原件类重复者件
3档移交时应实物材料进行数码拍件实物材料展示原貌原拍摄张片片JPG格式声档案求执行片题名实物名称致
4实物档案移交时应填写实物档案移交清单（附件6－1）实物拍摄片档案室移交档检查合格移交员相关负责公司档案员移交清单签字确认完成移交手续
第七条整理
1实物档案移交档先序逐件排列编制档号
2档案理员应档实物材料粘贴档章（附件6－2）档章采干胶纸立体型实物材料粘贴底座面型实物材料粘贴实物背面
3档案理部门部门（单位）移交已履行档手续实物档案编制实物档案档目录（附件6－3）包括档号文件形成者题名实物类（证书奖杯奖牌奖状奖章锦旗印章等）材质类型（金属石料木料化学材料布料纸张等）形成日期存放点备注（实物档案关情况作简说明获奖单位实物档部门致应备注中说明）
第八条保
特殊型实物档案单位应指定专负责时保条件成熟逐步移交办公室存放场应符合实物档案类材质长久保存求办公室应统编实物档案检索工具便检索统计办公室应配合公司关需组织实物档案陈列展览
附件：6－1物档案移交清单
6－2档章填写样式
6－3实物档案档目录
附件6－1
实物档案移交清单
档部门（盖章）：
序号
文件题名
载体类型
数量
（枚件）
备注
荣誉类件印章枚资质证件
移交部门负责（签字）：移交（签字）：
接收（签字）：日期：
（注：表式两份档部门存份公司档案室档份）
附件6－4
实物档案档目录
序号
档号
文件形成者
题名
实物类
材质类型
形成
日期
存放
点
备注
附件7
档案库房理规定
第条编制目
加强规范公司总部档案库房理保证档案库房安全合理根国家关规定结合公司实际制定规定
第二条防护措施
1档案库房应采取效防护措施达防盗防火防光防潮防尘防虫防霉防高温等八防求
2库房禁装置喷淋式消防设施应采二氧化碳七氟丙烷等洁净气体灭火器消防设施库房严禁吸烟火源进入严禁带入易燃易爆危险害物品禁止光源电器堆放档案资料档案室理员须掌握灭火器方法灭火器材放置位置固定意改动
3档案柜中放置防虫药品时定期检查虫蛀发霉情况失效药品时更换
第三条日常理
1档案库房门窗牢固时锁闭钥匙应专柜保身携带理员应做走锁门关窗妥善保库房钥匙天班前库房门窗电源进行全面检查确保库房安全
2库房设置温湿度计周定时测记掌握温湿度变化情况库房温度应控制14－24℃相湿度应控制45－60％
3定期扫库房卫生保持库周围环境卫生库房堆放档案关物品
4日常检查维护应形成检查记录（附件7－1）
第四条档案保
1档案库房档案资料保护贮存重基库房应档案员办公区档案利区分开非档案工作员未许入
2档案出入库进行严格登记档案入库通档案系统档操作进行登记档案阅登记档案利规定执行档案销毁档案工作理办法中相关规定执行档案移出应填写档案移出登记表（附件7－2）登记表应档永久保存
3档案柜应左右方法进行排架设置醒目规范标识
第五条安全检查
1半年库房档案保情况进行次全面检查时进行抽查确保档案完整安全
2定期检查库房电源线路空调设备安全设施时排种利档案安全理隐患
附件：7－1档案库房检查记录表
7－2档案移出登记表
附件7－1
档案库房检查记录表
检查时间
温湿度
消防
设备
空调
设备
加湿器
湿器
门锁
电源
防虫剂
防潮剂
卫生
状况
情况
备注
记录：
附件7－2
档案移出登记表
档案移出单位
移出原
移出时间
移出数量
档案接收单位
移出档案清单
档案类型
档号
题名
备注
档案移出单位
档案理员：日期：
档案部门负责：日期：
单位负责：日期：
档案接收
单位
档案理员：日期：
档案部门负责：日期：
单位负责：日期：
附件8
档案工作突发事件应急处置预案
第条编制目
效预防处置公司突发性危档案安全严重干扰档案工作秩序事件限度减轻档案损害确保档案资源安全根级关规定结合公司实际制定预案
第二条组织机构职责
公司档案工作领导组档案安全突发事件应急处置领导组（简称领导组）领导组设工作组设公司办公室办公室担组长成员包括办公室副公司负责安全保卫员公司档案理员领导组工作组职责：
（）领导组职责
1组织指挥突发事件应急处置工作决定启动终止预案
2做出决策布置处置措施派员现场指导协调相关部门分工合作
3做突发事件善处置等工作
（二）工作组职责
1监督检查物业相关部门日常检查维护
2制定完善档案工作应急处置工作方案
3突发事件发生时第时间领导组汇报维持现场秩序
4专业救灾部门达前组织员进行撤离情况采取救
5组织力量灾害事造成受损档案进行抢救做已疏散抢救档案安全保卫工作
6承办领导组交办事项
第三条处置程序求
（）应急准备
建立完善应急组织体系加强应急队伍建设加强档案安全理突发事件关知识宣传教育开展档案安全防护设备应急救援器材监督检查工作防患未然
（二）预防预警
1预防原做日常预防预测预警预报应急装备培训预案演练等工作
2档案理员定期处置区域进行安全检查重点处置区域天检查确保库区防火防盗监控等设备设施完监督物业相关部门消防系统进行维护保持良状态
3检查中发现问题安全隐患应立办公室报告办公室接关报告应时确定应方案领导组汇报应急处置预案做应急准备
（三）事件报告
1报告程序：突发事件发生时现场员应时公司办公室报告办公室视情况确定启动应急响应等级报告领导组组长报告采电话等形式应形成书面事件报告报级档案部门
2报告容：（1）事件发生发生时间点灾害类现场情况影响范围（2）事件发生简结果档案损失情况初步估计（3）事件原分析（4）事件发生采取应急处置措施事件控制情况（5）需报告关事项等
3报告应实事求瞒报缓报谎报漏报授意隐瞒缓报谎报漏报
（四）事件等级
公司档案突发事件根性质严重程度影响范围分Ⅰ级Ⅱ级两响应等级Ⅰ级（重突发事件）指已导致档案档案设施遭受损失包括发生局部发生震火灾水灾爆炸等引发重灾害事件已出现档案盗损毁泄密等事件Ⅱ级（般突发事件）指库房出现焦糊异味轻微进水漏水局部发生异常设备设施出现般障等现象
（五）应急处置
启动I级响应等级时领导组组长工作组组长牵头组织指导应急处置工作：
（1）时中控室报警通知相关员关闭库房电源
（2）统指挥协调关部门
（3）时疏散滞留处置区相关员
（4）档案员应积极配合抢救工作提供档案分布库房结构等信息协助维护现场秩序开展力救现场安全保卫工作防止次生衍生事件发生
（5）救援力量达档案员应专业员指导确定档案抢救序抢救转移安置档案特受水淹档案时采取效办法稳定档案状态避免灾情进步恶化
（6）发生火灾时着火救原利现灭火器进行救时工作组相关员报告遇火势控制时立组织档案室员撤离关闭房门免造成员伤害工作组报告派做保消防员场引导
（7）档案出现盗泄密事件应立保护现场严禁关员出入积极配合关部门开展调查取证工作
2启动II级响应等级时办公室负责应急处置工作调查工作：
（1）档案员立进行安全检查协助安保部门排险情
（2）根事原通知相关员设备线路进行检查维修排事隐患
（3）组织相关员进行善处置工作
3抢救档案时档案理员应协助专业救援部门列序转移安置档案：理类档案（永久）会计档案实物档案（证类）文书档案（长期）科技档案（永久长期）声档案重档案检索工具
第四条奖励责追究
档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献应予表彰奖励迟报谎报瞒报漏报档案工作突发事件重情况玩忽职守渎职违法违规等法追究相关员责
附件9
档案利规定
充分发挥档案信息资源价值作公司项工作提供利服务时利工作中确保特定档案信息机密性维护公司合法权益根级关规定结合公司实际做规定：
第条公司档案利公司部活动公司员工利档案必须工作范围外单位员利公司档案必须持单位介绍信公司档案分领导批准
第二条档案利必须办理档案利手续
第三条档案阅程中利者档案原件负保护责档案信息负保密责遗失删改剪贴污损勾画拆散转
第四条涉密档案限档案形成部门档案室查阅准拍复印特殊情况需出复印档案必须档案形成部门负责办公室负责档案分领导批准
第五条利档案时应公司数字档案馆中发起档案阅申请部门（单位）负责办公室负责批准必时须会签部门负责档案分领导批准特殊情况需线申请利填写档案利申请表（附件9－1）相应负责批准
第六条利申请批准利电子档案根批准权限直接档案系统中浏览载印利实体档案须联系档案理员领取做登记
第七条档案泄密丢失等情况应立报告档案室便时采取措施档案丢失者应根情节轻重追究责
第八条出实体档案时应档案员填写档案出登记表（附件9－2）阅签字方出出实体档案应规定时间期须告知档案室档案出登记表备注栏填写缓时间原
第九条档案时档案员先检查注销做阅登记产生较济效益重影响档案填写档案利效果登记表（附件9－3）说明途
第十条未审批擅编辑修改公布公开传播档案容
第十条会计档案利公司会计档案理细执行
附件：9－1档案利申请表
9－2档案出登记表
9－3档案利效果登记表
附件9－1
档案利申请表
利部门／单位
利者
利时间
预计时间
档案类型
利形式
途
档号
容
备注
审批意见
利部门负责意见：日期：
会签部门负责意见：日期：
办公室负责意见：日期：
档案分领导意见：日期：
档案理员意见：日期：
附件9－2
档案出登记表
序号
阅日期
档号
利容
数量
利
部门
利
日期
备注
附件9－3
档案利效果登记表
利部门
利者
档号
利日期
容
途
利效果
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第章总
第条规范公司档案工作提高档案理水明确档案工作容职责根级关规定结合公司实际制定办法
第二条办法适公司属单位（简称单位）
第三条办法称档案指公司单位研发生产营理活动中形成办理完毕具保存价值种形式历史记录
第四条公司单位档案工作坚持档案工作领导实行统领导分级理维护档案完整准确系统安全实现档案效利
第二章档案理机构职责
第五条理职责
公司成立档案工作领导组组长分档案工作领导担部门负责领导组成员档案领导组办公室设公司办公室公司档案理工作职责分工：
（）档案工作领导组
1贯彻执行国家关档案工作方针政策
2审批公司档案工作规划档案鉴定意见公司事标准划分
3档案安全突发事件应急处置
（二）总工程师
分工程项目档案工作
（三）总会计师
分会计档案工作
（四）办公室档案口理部门负责：
1制定公司档案工作规划推动落实
2制定修订公司档案工作规章制度
3公司部门单位档案工作开展业务指导监督检查
4接收公司类档案统整理档保负责档案安全保密
5提供档案利服务
6会部门开展档案鉴定提出存毁意见
7组织档案业务培训
8统筹档案信息化工作
9负责档案库房日常理维护
10负责单位员撤离全部员撤离项目解体时理类文件理
11完成级档案部门公司领导交办档案业务工作
（五）生产运营部工程项目交竣工资料口理部门负责：
1检查指导项目交竣工资料整理移交相关工作
2移交公司交竣工资料审核验收
3监督单位工程项目交竣工资料移交公司办公室
（六）财务资金部会计档案口理部门负责：
1制定修订会计档案理制度
2审定会计档案资料目录
3审定会计档案资料移交公司办公室
（七）部门兼职档案员
1认真贯彻执行档案工作规章制度参加档案业务培训熟练掌握公司档案理项标准制度工作流程断提高业务水
2根职责分工做文件材料整理移交工作保证文件材料完整准确系统提高档质量
3熟练操作档案理系统
4做文件材料安全保密提供利服务工作
（八）单位
1统筹规划单位档案工作建立健全单位档案理体系制度体系
2制定实施单位档案工作规划计划
3公司化理原单位负责单位理类档案属建设项目档案日常生产营活动中产生合档案产品档案科学技术研究档案信息化档案会计档案设备仪器档案声档案实物档案等档案收集整理鉴定保统计提供利等业务工作
4档案库房标准化理相关求建立单位档案库房加强档案库房日常理确保档案安全
第三章档案理求
第六条档案整理
公司实行全宗理原设立公司全宗全宗代码JIDJ
部门应根档案分类编号方案（附件2）类档案理细（附件3－附件6）中规定档案分类整理求档范围文件材料进行收集整理确保档文件材料准确完整合法合规
第七条档案档
1谁形成谁负责原档案形成部门负责部门文件材料形成积累部门负责应部门档文件完整系统负责文件形成者应负责积累文件档文件齐全准确形成质量负责兼职档案员应负责收集整理应档文件档文件整理质量负责定期办公室移交
2档文件材料般式份重利频繁专门需适增加份数部门应年六月底前年度理类声实物档案移交办公室
3直属项目应根交竣工资料求公司档号规整理工程档案建设工程竣工验收3月进行档案移交没完成档案移交原申请项目部解体单位属项目工程档案单位办法求进行理
4部门类档案理细规定档求确保档文件质量严格履行移交手续
5根档案数字化理求涉密文件外原档纸质文件应扫描成电子文件纸质文件档传数字档案馆电子文件应纸质文件保持致
第八条档案保
1公司设立档案库房类档案进行集中保
2办公室根档案库房理规定（附件7）进行档案库房日常理维护定期检查档案保状况确保档案安全
3发生危害档案安全突发事件时应档案工作突发事件应急处置预案（附件8）进行处置危害降低
第九条档案利
1档案利档案利规定（附件9）执行
2部门单位阅档案时应通档案系统提交利申请严格履行审批程序保护档案原件时
第十条保密规定
1办公室应严格公司相关规定档文件划分保密等级开展档案解密工作
2公司员工应强化档案保密意识违反保密规定造成失密泄密者关规定予严肃处理
第十条档案统计
1办公室应时准确收入移出档案进行登记
2年年末办公室负责库存档案数量利情况进行统计登记
3级档案理部门求编制统计报表时报送
第十二条档案鉴定
1定期保存档案保期满办公室应会关部门专业技术员进行鉴定形成鉴定意见
2档案鉴定意见档案工作领导组审批执行
3鉴定需调整保期限档案档案员应时予调整
第十三条档案销毁
1鉴定决定销毁档案材料办公室填写销毁清册方进行销毁销毁清册永久保存
2销毁档案必须专监销监销员须销毁清册签字确认销毁方式国家关规定执行
3未鉴定批准销毁档案未履行销毁手续档案意销毁
第十四条奖惩规定
1根中华民国档案法实施办法规定公司应档案理工作中做出突出贡献单位予奖励
2公司列行者（损毁丢失擅销毁档案档案擅提供抄录公布涉密档案涂改伪造档案玩忽职守造成档案损失者）视情节轻重法予处分构成犯罪法追究刑事责
第四章附
第十五条办法公司办公室负责解释
第十六条办法印发日起施行
附件：1档案理总流程
2档案分类编号方案
3理类档案理细
4会计档案理细
5声档案理细
6实物档案理细
7档案库房理规定
8档案工作突发事件应急处置预案
9档案利规定
附件1
档案分类编号方案
规范公司档案分类实现档案信息系统化标准化理国家关标准规定结合公司实际制定方案方案规定公司档案分类原分类方法类目设置类目标识编号方法适公司档案分类整理编号排架涉类目划分标准类目标识方法应档案信息理系统中执行
第章分类方案
第条分类原
（）遵循文件源特征反映行业（专业）特点
（二）实现类目体系包容性
（三）维护类目体系逻辑关系严整性
（四）保证类目体系相稳定性
第二条级类目二级类目设置
级类目代码
二级类目
分类
代码
分类
理类档案（GL）
办公室（董事会办公室）
DSH
部门机构设置
委办公室
DGB
力资源部
RZB
财务资金部
CWB
技术中心
KXB
纪委办公室
JCB
安全环保监督部）
AJB
市场开发部
SCB
生产运营部
YYB
合档案（HT）
划分二级类目
建设项目档案（JS）
房屋建筑工程
1
建设工程项目
行业性质
公路工程
2
水运工程
3
市政工程
4
铁路工程
5
机场工程
6
水利水电工程
7
海洋工程
8
环境工程
9
信息化建设项目档案（XX）
集团统建项目
1
集团档案理办法
建项目
2
职工档案（ZG）
划分二级类目
集团档案理办法
会计档案（CK）
会计证
1
会计行业标准
会计账簿
2
财务会计报告
3
会计资料
4
实物档案（SW）
资质证
1
档案容
印章
2
专利证书
3
软件著作权证书
4
权证书
5
荣誉奖项
6
礼品纪念品
7
8
声档案（SX）
音频
1
记录形式
视频
2
片
3
第三条三级类目设置
（）建设工程项目档案三级类目设置规：
1根建设工程项目设置三级类目项目代号三位数表示
2根建设工程项目合设置四级类目合代号阿拉伯数字表示
（二）类档案设三级类目
第二章档号编制规
第四条档号档文件保存单元唯标识理检索库存档案国家档案行业关规定档号结构般分类号相关特征号保单元序号组成
第五条档案保期限分永久（代号Y）定期定期包括30年（代号D30）10年（代号D10）
第六条档号编制方法
（）理类档案
全宗号－级类目号－年度－保期限代号－部门编号－件号例：JIDJ－GL－2020－Y－BGS－0001
（二）合档案
全宗号－级类目号－年度－件号例：JIDJ－HT－2020－0001
（三）建设项目档案
全宗号－级类目二级类目－项目代号－案卷号例：JIDJ－JS05－0001－0001
（四）信息化建设项目档案
全宗号－级类目二级类目－项目代号－案卷号例：JIDJ－XX01－0001－0001
（五）会计档案
全宗号－级类目二级类目－年度－案卷号例：
JIDJ－CK01－2020－0001
（六）职工档案
全宗号－级类目－员工编号－案卷号例：
JIDJ－ZG－0001－0001
（七）实物档案
全宗号－级类目二级类目－年度－件号例：
JIDJ－SW01－2020－0001
（八）声档案
全宗号－级类目二级类目－年度－件号例：
JIDJ－SX01－2020－0001
附件3
理类档案理细
第条编制目
规范公司理类档案档理工作保证文件档整理质量根档文件整理细（DA／T22－2015）结合公司实际制定细
第二条定义
理类档案：公司部门营理生产理行政理群理等职理活动中形成具保存查考利价值应档保存理性文件材料
档：符合理类文件材料档范围档案保期限表（该表行印发定期更新）规定文件材料进行整理移交公司办公室集中保存程档文件材料转化档案必程序
档整理：根文件材料关特征保存价值档文件材料进行分类排列编号编目装订装盒等序化程方法
件：档文件整理保单元件指容具完整性实体装订起编目时体现条条目材料组合
第三条档理
（）档范围
1档范围详见理类文件材料档范围档案保期限表属档范围列文件材料均应规定档属档范围文件材料严禁档
2办公室应根企业发展变化情况理类文件材料档范围定期完善调整
（二）档时间
1理类文件材料般年度档次年第二季度（4－6月）完成档移交工作
2产权变动程中形成文件材料机文件材料应时档
3公司部机构变动职工调动离岗时留存手中文件材料应时移交档
（三）档求
1档实行承办单位承办负责制
2档文件应原件没原件复印件加盖单位印章效等原件
3档文件载体字迹材料应符合耐久性求采铅笔圆珠笔红墨水纯蓝墨水书写采PH值7办公纸采易生锈金属装订材料装订文件采热敏纸印章采印台油
4电子文件档应传档案系统相应纸质文件保持关联性
5文件材料档更改
（四）档手续
1部门档案员档文件材料整理完毕填写档文件移交清单通数字档案馆形成移交清单档文件材料移交清单移交公司办公室
2公司档案理员档文件材料移交清单进行检查核审核合格移交员相关负责公司档案员档文件移交清单签字确认完成移交手续
3审核合格公司档案理员应指出原档部门整改验收合格履行移交手续
4档文件移交清单式两份份公司档案理员档份移交部门档案员保存
第四条文件整理
（）整理求
1档整理应遵循文件材料形成序区分价值便保利
2档文件材料应齐全完整准确已破损文件应予修复字迹模糊易褪变文件应予复制复制件附原件档
3档文件缺失应备考表中说明
4文件材料幅面尺寸A4标准超A4幅面纸张应A4折叠
（二）整理单元
纸质文件材料件单元进行整理具体表现形式：
单份文件正定稿合件正文附件合件文件处理件正文合件原件复制件合件转发文件转发文件合件种报表名册图册书刊等册（）件会议记录次会议件（记录件）编辑成册会议材料件文复文件
（三）文件装订
1文件装订序：正前定稿正文前附件原件前复制件转发文件前转发文件复文前文文字文中文前文正文前文件处理单
2件档文件需逐页编写页号单份文件文件原页号组合文件文件分类排列序页右角（反面左角）空白位置然数序重新编写页号
3较薄文件采档案专锈钢钉装订较厚文件采线装法装订已装订成册文件保持原貌变
4文件装订时左齐准
（四）排列序
1公司档案理员应年度－保期限－办部门档文件进行排列
2档文件年度应保期限进行区分
3保期限办部门进行分类
4保期限办部门文件形成时间先序排列
（五）加盖档章
档文件应件首页右角空白处加盖档章填写文件档号档部门总页数
（六）编制文件目录
1公司档案理员应年度逐年编制档文件目录封面
2档文件目录包含：档号责者文号题名（文件标题没标题标题规范标题反映文件容档责根文件容拟标题外加〔〕号）形成时间（八位数字标注20200101）页数备注
3档文件目录应年度编制目录封面包含年度档部门档文件统计等容档文件目录起装订档保存
（七）文件装盒
1公司档案理员档文件材料档号序装盒
2年度类保期限文件装入盒
3公司档案理员应填写档案盒封面脊背列相关容
4公司档案理员应盒单元填写备考表整理栏签字办公室负责检查栏签字
附件：3－1档文件移交清单
3－2档文件目录
附件3－1
档文件移交目录
档部门（盖章）：
序号
文号
责者
题名
文件日期
页数
密级
备注
文字材料件片卷张录音录盘
移交部门负责（签字）：移交（签字）：
接收（签字）：日期：
（注：表式两份档部门存份公司档案室档份）
附件3－2
档文件目录
序号
档号
责者
文号
题名
形成日期
密级
页数
备注
会计档案理细
第条规范加强会计档案理效保护利会计档案根中华民国会计法会计档案理办法（财政部国家档案局令第79号）会计档案理办法等制定办法
第二条办法适公司部门单位
第三条办法称会计档案指公司进行会计核算等程中接收形成记录反映单位济业务事项具保存价值文字图表等种形式会计资料包括通计算机等电子设备形成传输存储电子会计档案
第四条档理
（）档范围
1会计证：包括原始证记账证
2会计账簿：包括总账明细账日记账固定资产卡片辅助性账簿
3财务会计报告：包括月度季度半年度年度财务会计报告
4会计资料：银行存款余额调节表银行账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书具保存价值会计资料
5采电子计算机进行会计核算应保存印纸质会计档案时公司信息中心根信息化理相关办法定期财务数进行备份
（二）档时间
1公司年形成会计档案会计年度终财务理部门负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册（附件4－1）备查设置独立保室时保三年
2时保期满财务理部门提交公司档案理部门档果该会计档案需常调阅适延长时保时间长超五年
（三）电子会计档案档求
1形成电子会计资料源真实效计算机等电子设备形成传输
2会计核算系统够准确完整效接收读取电子会计资料够输出符合国家标准档格式会计证会计账簿财务会计报表等会计资料设定办审核审批等必审签程序
3电子档案理系统够效接收理利电子会计档案符合电子档案长期保求建立电子会计档案相关联纸质会计档案检索关系
4采取效措施防止电子会计档案篡改
5建立电子会计档案备份制度够效防范然灾害意外事破坏影响
6形成电子会计资料属具永久保存价值者重保存价值会计档案
7外部接收电子会计资料附符合中华民国电子签名法规定电子签名仅电子形式档保存
（四）档整理求
1会计档案档号编码规全宗号单位编码会计档案类型编码（附件4－2）会计档案形成年度保期限案卷号等六素组成中全宗号单位编码档案理部门编制提供
2公司属单位分年度类型会计档案进行流水编号编号须遵循唯性求：总部2016年第1卷会计证编号应J－ZB－KJ1－2016－30－001流水编号年度卷会计证
3会计档案盒封面脊背（附件4－7—附件4－8）列相关容
第五条会计档案保
（）员求
公司须指定专兼职员理会计档案出纳员兼会计档案档案保员严格执行安全保密制度
（二）境档案
1公司项目代项目公司形成会计档案财务理部门负责保工程项目竣工退场档求编制会计档案移交清册项目财务负责项目负责审批移交公司档案理部门统保
2公司财务资金部作监交部门指定专监督交接手续
（三）境外档案
1境外设立公司（办事机构）会计档案境外应办法进行理
2境外未设立公司（办事机构）会计档案原求项目竣工决算退场运回国保受国相关法律法规限制运回国国关规定进行理
（四）保时限
1会计档案保期限分永久定期两类
2定期保期限分10年30年（附件4－4）
3会计档案保期限会计年度终第天算起
第六条会计档案移交
1移交会计档案时交接双方应办理会计档案交接手续移交单位编制会计档案移交清册（附件4－3）
2纸质会计档案原应保持原卷册封装需拆封重新整理档案理部门会财务资金部办员拆封整理
3电子会计档案移交时应电子会计档案元数移交文件格式应符合国家档案理关规定特殊格式电子会计档案应读取台移交
4会计档案交接时交接双方应会计档案移交清册列容逐项交接交接双方相关负责监交
5交接完毕交接双方应会计档案移交清册签名盖章
6档案接收单位应保存电子会计档案载体技术环境进行检验确保接收电子会计档案准确完整安全
第七条会计档案调阅
（）移交公司档案理部门前
1公司员调阅会计档案须填写会计档案调阅申请表（附件4－5）申请单位负责财务资金部负责审批（调阅资料部门相关应该部门审批）相关财务员陪方调阅
2外单位员调阅会计档案需提交调阅单位介绍信介绍信应注明调阅会计档案目容否需抄录复制等公司财务资金部负责公司总会计师批准办理调阅抄录复制手续
3外审机构提供会计档案复印件应详细登记抄录复制容张数
4调阅申请容关资料档案原件出拆散卷册需需抄录复制档案应详细登记抄录复制容张数财务员进行操作
5境会计档案携带出境
（二）移交公司档案理部门
1公司员调阅档案时应公司档案系统中发起档案阅申请部门（单位）负责办公室负责批准时须财
务资金部门负责档案分领导批准相关财务员陪方调阅
2外单位员调阅档案时述求外需提交调阅单位介绍信公司总会计师批准方调阅
第八条会计档案鉴定处置
（）鉴定员
会计档案鉴定严格公司档案理办法执行鉴定组财务资金部监督审计部纪委办公室档案理部门员组成
（二）处置求
1保期限届满涉未结清债权债务关系未事项会计证销毁纸质会计档案应单独抽出立卷电子会计档案单独转存档案理部门保未事项完结时止
2单独抽出立卷转存会计档案应会计档案鉴定意见书会计档案销毁清册会计档案保清册中列明
（三）销毁程序
1档案理部门编制会计档案销毁清册（附件4－6）列明拟销毁会计档案案卷名称档号起止日期证起止号应保期限已保期限销毁时间备注等
2公司负责总会计师监督审计部档案工作分领导财务资金部负责监督审计部负责档案理部门负责财务资金部监销监督审计部监销档案理部门监销会计档案销毁
清册签署意见
3档案理部门负责组织会计档案销毁工作财务资金部派员监销监销会计档案销毁前应会计档案销毁清册列容进行清点核会计档案销毁会计档案销毁清册签名盖章
4电子会计档案销毁应符合国家关电子档案规定档案理部门财务资金部信息化理部门派员监销
附件：4－1会计档案保清册
4－2会计档案类型编码表
4－3会计档案移交清册
4－4会计档案保期限表
4－5会计档案调阅申请表
4－6会计档案销毁清册
4－7－1会计证盒脊背（7厘米厚）
4－7－2会计证盒正面
4－8－1会计档案盒脊背（5厘米厚）
4－8－2会计档案盒正面
附件4－1
会计档案保清册
单位名称：
盒号
档号
类
案卷题名
月份
证起止号
卷张数
备注
附件4－2
会计档案类型编码表
会计档案类型
编码
会计证
KJ1
会计账簿
KJ2
财务会计报告
KJ3
会计资料
KJ4
附件4－3
会计档案移交清册
单位名称：
名称
卷号
册数
起止年度
档案编号
应保期限
已保期限
移交单位
移交单位负责（签名）：财务负责（签名）：移交（签名）：
日期：
接收单位
接收单位负责（签名）接收（签名）：
监交（签名）：
日期：
附件4－4会计档案保期限表
序号
档案名称
保期限
备注
会计证
1
原始证
30年
2
记账证
30年
二
会计账簿
3
总账
30年
4
明细账
30年
5
日记账
30年
6
固定资产卡片
固定资产报废清理保5年
7
辅助账簿
30年
三
财务会计报告
8
月度季度半年度财务报告
10年
9
年度财务报告
永久
四
会计资料
10
会计档案移交清册
30年
11
会计档案保清册
永久
12
会计档案销毁清册
永久
13
会计档案鉴定意见书
永久
14
银行余额调节表
10年
15
银行账单
10年
16
纳税申报表
10年
附件4－5
会计档案调阅申请表
调阅单位
调阅
调阅时间
财务办
档案名称
调阅目
调阅容
性质
□查阅□复印（）□（）
申请单位
负责意见
年月日
会签部门
负责意见
年月日
财务资金部
负责意见
年月日
总会计师意见
年月日
备注：外单位调阅会计档案须总会计师签署意见
附件4－6
会计档案销毁清册
编制部门：编制日期：
序号
档号
案卷题名
年度
卷文件
保期限
已保年限
销毁日期
件数
页数
公司负责：总会计师：监督审计部分领导：档案理分领导：
财务资金部负责：监督审计部负责：档案理负责：
财务资金部监销：监督审计部监销：档案理监销：销毁：
附件5
声档案理细
第条编制目
规范公司声档案理根国家关规定结合公司实际制订细
第二条定义
声档案指反映公司项活动容具保存价值档保存录音录片等特殊载体文件材料
第三条总体求
（）声档案应实行集中统理
（二）声档案整理保应根相应载体材料物理特性采专门方法条件
（三）档案理员应声档案理状态结果做必文字说明
第四条档范围
1重物公司开展考察参加关公务活动声材料
2公司领导参加重公务活动声材料
3公司召开重会议声材料
4公司组织参加具重纪念意义宣传展览表彰活动文艺演出重事件重活动形成声材料
5记录公司重合协议签字仪式等声材料
6公司荣获政府行业组织颁发奖状奖旗荣誉证书获奖场面声材料
7单位重基建项目建设历史时期单位典型建筑物声材料
8记录公司重事现场声材料
9单位涉外活动形成声材料
10具重保存价值声材料
第五条档时间
声档案材料档时间纸质档案保持致部门形成声档案次年第二季度（4－6月）完成档移交工作单位形成声档案建设工程项目档案整理移交
第六条档求
1声文件材料文件形成部门单位相关员负责收集整理移交公司档案员验收合格档
2声材料应进行筛选数量控制：会议片超10张型活动片超10张合影1张出访片超10张处工程现场片超5张事现场片超5张录音录材料然时长光盘磁带电子文件方式提交原次活动提交公司档案室套容声材料拍摄者根实际需决定提交数量
3移交档声材料电子文件应确保文件没损坏格式应符合列求：
（1）数码片文件低2000KB图低3648×2736文件格式TIFFRAWJPGPDF等photoshopgif便携位图文档等格式
（2）扫描仪等设备获非通文件格式收集时应转换成通格式法转换应相关软件收集扫描型电子文件JPEGTIFF通格式
（3）视频媒体设备获超媒体链接技术制作电子文件应时收集非通格式压缩算法相关软件视频媒体文件MPEGAVI通格式
（4）音频设备获声音文件应时收集属性标识参数非通格式相关软件音频电子文件WAVMP3通格式
4属理类文件声档案填写档文件移交清单属工程项目声档案填写工程项目档案移交清单声材料起公司档案室移交档检查合格移交员相关负责公司档案员移交清单签字确认完成移交手续
第七条整理单元
声档案材料应张盒盘整理档号编制单元
第八条排列序
录音录档案年度结合档号序进行排列片档案划分理类片项目类片两种类型理类片年度－专题结合档号序进行排列项目类片项目分类号－专题结合档号序进行排列
第九条编目说明
单位须档声材料进行编目说明片材料编目说明包括档号题名拍摄者拍摄时间拍摄点备注（片中反映物事物场景相关容作简说明）录音录材料编目说明（附件5－2）包括档号题名录制者录制时间录制点录制时长文件格式备注（材料反映物事件容作简文字介绍）
第十条填写档号
整理加工声材料需材料实体填写档号片填写背面右角录音录材料填写外包装标签处便声材料目录应
第十条装盒
片材料装入片档案盒（夹）盒编制片档案目录备考表档案盒年度－专题标号排序数码片原件传档案系统刻成光盘物理形式保存声材料数码片光盘整理序装入防磁柜（防尘柜）声材料目录单独立卷保存
第十二条保
1公司档案室应设置专柜存放声档案装具材料库房条件应符合国家关求
2公司档案员应定期声档案进行检查受损声档案时进行载体转换
3声档案律永久保存逐步实现网络存储
附件：5－1片档案目录样式
5－2录音录档案目录样式
5－3片档案备考表样式
附件5－1
片档案目录
序号
档号
题名
拍摄者
拍摄时间
拍摄点
备注
附件5－2
录音录档案目录
序号
档号
题名
录制者
录制
时间
录制点
录制时长
文件格式
备注
附件6
实物档案整理细
第条编制目
加强规范公司实物档案理制定细
第二条定义
实物档案指公司项活动中形成（获接收征集）非纸质材料（奖状证书外）标志物象征物档保存材料
第三条总体求
（）实物档案应实行集中统理
（二）实物档案整理保应根相应载体材料物理特性采专门方法条件
（三）档案理员应实物档案理状态结果做必文字说明拍摄存
第四条档范围
1荣誉奖励实物：单位（部门）获省部级类证书奖状奖杯奖章奖牌锦旗牌匾荣誉册光荣册等
2证印信：机构变更撤销合失效证印章（公安机关审批制作）
3纪念品：公司举办重活动形成具保存价值活动标识证件证书奖章等国外活动中获赠具保存价值纪念杯纪念章纪念册纪念票证题词字画礼品工艺品等国家领导社会知名士题词字画等
4重保存利价值实物材料
第五条档时间
实物档案原实物取月公司档案室移交档般应跨年度
第六条档求
1档实物应保持整洁破损
2实物档案原件类重复者件
3档移交时应实物材料进行数码拍件实物材料展示原貌原拍摄张片片JPG格式声档案求执行片题名实物名称致
4实物档案移交时应填写实物档案移交清单（附件6－1）实物拍摄片档案室移交档检查合格移交员相关负责公司档案员移交清单签字确认完成移交手续
第七条整理
1实物档案移交档先序逐件排列编制档号
2档案理员应档实物材料粘贴档章（附件6－2）档章采干胶纸立体型实物材料粘贴底座面型实物材料粘贴实物背面
3档案理部门部门（单位）移交已履行档手续实物档案编制实物档案档目录（附件6－3）包括档号文件形成者题名实物类（证书奖杯奖牌奖状奖章锦旗印章等）材质类型（金属石料木料化学材料布料纸张等）形成日期存放点备注（实物档案关情况作简说明获奖单位实物档部门致应备注中说明）
第八条保
特殊型实物档案单位应指定专负责时保条件成熟逐步移交办公室存放场应符合实物档案类材质长久保存求办公室应统编实物档案检索工具便检索统计办公室应配合公司关需组织实物档案陈列展览
附件：6－1物档案移交清单
6－2档章填写样式
6－3实物档案档目录
附件6－1
实物档案移交清单
档部门（盖章）：
序号
文件题名
载体类型
数量
（枚件）
备注
荣誉类件印章枚资质证件
移交部门负责（签字）：移交（签字）：
接收（签字）：日期：
（注：表式两份档部门存份公司档案室档份）
附件6－4
实物档案档目录
序号
档号
文件形成者
题名
实物类
材质类型
形成
日期
存放
点
备注
附件7
档案库房理规定
第条编制目
加强规范公司总部档案库房理保证档案库房安全合理根国家关规定结合公司实际制定规定
第二条防护措施
1档案库房应采取效防护措施达防盗防火防光防潮防尘防虫防霉防高温等八防求
2库房禁装置喷淋式消防设施应采二氧化碳七氟丙烷等洁净气体灭火器消防设施库房严禁吸烟火源进入严禁带入易燃易爆危险害物品禁止光源电器堆放档案资料档案室理员须掌握灭火器方法灭火器材放置位置固定意改动
3档案柜中放置防虫药品时定期检查虫蛀发霉情况失效药品时更换
第三条日常理
1档案库房门窗牢固时锁闭钥匙应专柜保身携带理员应做走锁门关窗妥善保库房钥匙天班前库房门窗电源进行全面检查确保库房安全
2库房设置温湿度计周定时测记掌握温湿度变化情况库房温度应控制14－24℃相湿度应控制45－60％
3定期扫库房卫生保持库周围环境卫生库房堆放档案关物品
4日常检查维护应形成检查记录（附件7－1）
第四条档案保
1档案库房档案资料保护贮存重基库房应档案员办公区档案利区分开非档案工作员未许入
2档案出入库进行严格登记档案入库通档案系统档操作进行登记档案阅登记档案利规定执行档案销毁档案工作理办法中相关规定执行档案移出应填写档案移出登记表（附件7－2）登记表应档永久保存
3档案柜应左右方法进行排架设置醒目规范标识
第五条安全检查
1半年库房档案保情况进行次全面检查时进行抽查确保档案完整安全
2定期检查库房电源线路空调设备安全设施时排种利档案安全理隐患
附件：7－1档案库房检查记录表
7－2档案移出登记表
附件7－1
档案库房检查记录表
检查时间
温湿度
消防
设备
空调
设备
加湿器
湿器
门锁
电源
防虫剂
防潮剂
卫生
状况
情况
备注
记录：
附件7－2
档案移出登记表
档案移出单位
移出原
移出时间
移出数量
档案接收单位
移出档案清单
档案类型
档号
题名
备注
档案移出单位
档案理员：日期：
档案部门负责：日期：
单位负责：日期：
档案接收
单位
档案理员：日期：
档案部门负责：日期：
单位负责：日期：
附件8
档案工作突发事件应急处置预案
第条编制目
效预防处置公司突发性危档案安全严重干扰档案工作秩序事件限度减轻档案损害确保档案资源安全根级关规定结合公司实际制定预案
第二条组织机构职责
公司档案工作领导组档案安全突发事件应急处置领导组（简称领导组）领导组设工作组设公司办公室办公室担组长成员包括办公室副公司负责安全保卫员公司档案理员领导组工作组职责：
（）领导组职责
1组织指挥突发事件应急处置工作决定启动终止预案
2做出决策布置处置措施派员现场指导协调相关部门分工合作
3做突发事件善处置等工作
（二）工作组职责
1监督检查物业相关部门日常检查维护
2制定完善档案工作应急处置工作方案
3突发事件发生时第时间领导组汇报维持现场秩序
4专业救灾部门达前组织员进行撤离情况采取救
5组织力量灾害事造成受损档案进行抢救做已疏散抢救档案安全保卫工作
6承办领导组交办事项
第三条处置程序求
（）应急准备
建立完善应急组织体系加强应急队伍建设加强档案安全理突发事件关知识宣传教育开展档案安全防护设备应急救援器材监督检查工作防患未然
（二）预防预警
1预防原做日常预防预测预警预报应急装备培训预案演练等工作
2档案理员定期处置区域进行安全检查重点处置区域天检查确保库区防火防盗监控等设备设施完监督物业相关部门消防系统进行维护保持良状态
3检查中发现问题安全隐患应立办公室报告办公室接关报告应时确定应方案领导组汇报应急处置预案做应急准备
（三）事件报告
1报告程序：突发事件发生时现场员应时公司办公室报告办公室视情况确定启动应急响应等级报告领导组组长报告采电话等形式应形成书面事件报告报级档案部门
2报告容：（1）事件发生发生时间点灾害类现场情况影响范围（2）事件发生简结果档案损失情况初步估计（3）事件原分析（4）事件发生采取应急处置措施事件控制情况（5）需报告关事项等
3报告应实事求瞒报缓报谎报漏报授意隐瞒缓报谎报漏报
（四）事件等级
公司档案突发事件根性质严重程度影响范围分Ⅰ级Ⅱ级两响应等级Ⅰ级（重突发事件）指已导致档案档案设施遭受损失包括发生局部发生震火灾水灾爆炸等引发重灾害事件已出现档案盗损毁泄密等事件Ⅱ级（般突发事件）指库房出现焦糊异味轻微进水漏水局部发生异常设备设施出现般障等现象
（五）应急处置
启动I级响应等级时领导组组长工作组组长牵头组织指导应急处置工作：
（1）时中控室报警通知相关员关闭库房电源
（2）统指挥协调关部门
（3）时疏散滞留处置区相关员
（4）档案员应积极配合抢救工作提供档案分布库房结构等信息协助维护现场秩序开展力救现场安全保卫工作防止次生衍生事件发生
（5）救援力量达档案员应专业员指导确定档案抢救序抢救转移安置档案特受水淹档案时采取效办法稳定档案状态避免灾情进步恶化
（6）发生火灾时着火救原利现灭火器进行救时工作组相关员报告遇火势控制时立组织档案室员撤离关闭房门免造成员伤害工作组报告派做保消防员场引导
（7）档案出现盗泄密事件应立保护现场严禁关员出入积极配合关部门开展调查取证工作
2启动II级响应等级时办公室负责应急处置工作调查工作：
（1）档案员立进行安全检查协助安保部门排险情
（2）根事原通知相关员设备线路进行检查维修排事隐患
（3）组织相关员进行善处置工作
3抢救档案时档案理员应协助专业救援部门列序转移安置档案：理类档案（永久）会计档案实物档案（证类）文书档案（长期）科技档案（永久长期）声档案重档案检索工具
第四条奖励责追究
档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献应予表彰奖励迟报谎报瞒报漏报档案工作突发事件重情况玩忽职守渎职违法违规等法追究相关员责
附件9
档案利规定
充分发挥档案信息资源价值作公司项工作提供利服务时利工作中确保特定档案信息机密性维护公司合法权益根级关规定结合公司实际做规定：
第条公司档案利公司部活动公司员工利档案必须工作范围外单位员利公司档案必须持单位介绍信公司档案分领导批准
第二条档案利必须办理档案利手续
第三条档案阅程中利者档案原件负保护责档案信息负保密责遗失删改剪贴污损勾画拆散转
第四条涉密档案限档案形成部门档案室查阅准拍复印特殊情况需出复印档案必须档案形成部门负责办公室负责档案分领导批准
第五条利档案时应公司数字档案馆中发起档案阅申请部门（单位）负责办公室负责批准必时须会签部门负责档案分领导批准特殊情况需线申请利填写档案利申请表（附件9－1）相应负责批准
第六条利申请批准利电子档案根批准权限直接档案系统中浏览载印利实体档案须联系档案理员领取做登记
第七条档案泄密丢失等情况应立报告档案室便时采取措施档案丢失者应根情节轻重追究责
第八条出实体档案时应档案员填写档案出登记表（附件9－2）阅签字方出出实体档案应规定时间期须告知档案室档案出登记表备注栏填写缓时间原
第九条档案时档案员先检查注销做阅登记产生较济效益重影响档案填写档案利效果登记表（附件9－3）说明途
第十条未审批擅编辑修改公布公开传播档案容
第十条会计档案利公司会计档案理细执行
附件：9－1档案利申请表
9－2档案出登记表
9－3档案利效果登记表
附件9－1
档案利申请表
利部门／单位
利者
利时间
预计时间
档案类型
利形式
途
档号
容
备注
审批意见
利部门负责意见：日期：
会签部门负责意见：日期：
办公室负责意见：日期：
档案分领导意见：日期：
档案理员意见：日期：
附件9－2
档案出登记表
序号
阅日期
档号
利容
数量
利
部门
利
日期
备注
附件9－3
档案利效果登记表
利部门
利者
档号
利日期
容
途
利效果
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