事档案理办法
目
规范事档案理工作提高档案理水更科学化规范化制度化时更效员工事档案进行妥善保护利维护事档案材料完整事档案建立整理理工作特制定理制度
二范围
员工事档案集团力资源等部门员招聘调配免培训考核奖惩等工作中形成关历业务技术水工作表现工作变动等情况关材料历史全面考察解员工正确选拔员工重
三途
制度适集团员
四理职责
集团力资源中心事档案理职责：
1) 负责制订修改完善集团事档案理相关工作理制度实施细等规范
2) 负责集团部门员工事档案理工作
五事档案容
（）档案类
1 纸质档案资料构成
1) 履历材料（简历资料）员工登记表
2) 传材料（包括职位申请表）
3) 身份证复印件护
4) 鉴定考核考察材料
5) 学历评聘专业技术职务材料
6) 奖励处分材料
7) 培训记录外训协议等材料
8) 劳动合录免聘离职材料
9) 承诺书保密协议
10) 保险住房公积金资料
11) 年度半年度绩效考核资料
2 电子档案
1) 员工登记表电子版
2) 员工花名册
3) 图资料电子作品等
（二）档案理基求
力资源理部门必须员工花名册中员工编号（：工号）进行编号部门员档案编号序排放做明显标记10档案做标记50档案做标记方便查找
1 档案编号原：档案号整理理档案程中字符形式赋予档案组代码档案号存取档案标记具统计监督作具唯性方便查找特征员工档案号离职员工档案号作历史记录重复新进员工延续编号类推
1) 集团员档案号编号原：集团编码+部门代码+员工编号（三位数）：JTCW003（JT集团编码集团首两字母拼音缩写）CW：部门代码—财务部部门名称首字母拼音缩写）003：员工编号部门具体入职时间序确定）
2) 职岗员挂员档案号原：员属性缩写+证件名称拼音首两字母缩写+挂时间序（三位数）：GKAQ001（GK：员属性 挂首字母缩写AQ证件名称首字母缩写安全员证001该证件挂时间序第）
3) 库员储备员档案编号原：员属性缩写+职位名称拼音首两字母缩写+储备时间序（三位数）：CBAQ001(CB：员属性 储备员首字母缩写AQ：职位名称首两字母缩写安全员001：该职位储备时间序第)
离职员调岗调部门员维持原档案号变时档案封面备注栏详细填写异动时间目前职位档案放置调岗部门（离职）档案位置
2 编制档案检索目录求
需时更新电子版目录月3号前更新次纸质目录表确保信息时准确
总目录（附件）子目录（附件2）档案袋封面目录（附件3）
3 档案袋资料整理求
档案资料统：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→执业资格证书→劳动合→工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序表单右角处序进行编号编号原根：档案号页码：JTCW00301JT0100302封面应项显示页码
4 档案外封面求
原：确保档案信息真实准确完整基础信息直接封面查找减少进入档案查询必时间员工入职时间身份证号码合期限学历证书号码资格证书否原件调岗时间离职时间等页贴档案封面方便快速查找（附件4）
（三）事档案收集整理更新
1 职员工档案
1) 日常收集员工履历表转正定级审批表种奖励职务免异动表劳动合培训奖惩协议等材料
2) 年6月1号定期次全面更新维护全员档案
2 新进员事档案必须办理入职手续三日新进员工事档案收集整理进行档
3 离职员档案离职员应离职三工作档案行存放离职员档案处
4 库员档案库员档案档案理员时进库储备员工作进展工作异动时更新电子纸质档案信息
时段特需做事档案资料档工作
1 入职档案
（1）新员工入职报天收齐新入职员工手续证件资料统装入新建档案袋档案袋封面右方书写档案袋编号员工姓名职位容页码等新员工入职三工作日档案证件资料进行档：
1) 职位申请书（必须初试复试录审批签字录时薪资标准等意见签署贴张寸彩色片）
2) 身份证（双面印页A4纸）学历证学位证相关资质证件复印件
3) 薪资面谈表
(2) 办理完入职手续五工作日档案证件资料进行次档：
1) 签署岗位责书
2) 试岗通知单（必须直接级试岗期间表现评价）
3) 试协议书
4) 入职培训协议
5) 保密协议
2 员工办理转正手续时
员工转正手续完成力资源部门事专员必须资料收集齐入该员工档案袋：
1) 转正申请表转正通知单
2) 劳动合
3) 竞业禁止合书
3 员工办理异动手续时
档案理员完成员工异动手续三工作日员工异动手续资料装入该员工档案具体档资料：
1) 事异动审批表
2) 员工异动工作移交表文件档案资料移交明细表资料移交明细表办工作移交明细表
3) 异动通知
4 员工办理离职手续时
力资源部门办理完员工离职手续三工作日档案理员应相关离职资料装入该员工档案存档资料：
1) 离职申请书
2) 离职申批表
3) 员工离职工作移交表文件档案资料移交明细表客户资料移交明细表办工作移交明细表离职面谈表
5 职岗员档案理
职岗员证件挂员档案理员应确认挂天收集全部挂需材料资格证书复印件序标签盖章入档挂员档案统类放置
6 员工受奖惩等事相关工作时
需档资料必须第时间（三工作日）档奖惩已落实公布档案理员应时进综合办公室奖惩材料奖惩纸质材料整理入档
7 职员工基档案资料变动时
员工基资料变动时学历住址技术职称婚姻状况等应时相关资料复印交事部档原件场查验
8 月三号前整理更新次事档案
新进（含新挂新储备员）离职转岗晋升员工档案重新整理核组卷整理程中私涂改抽取伪造档案材料
9 份入档资料必须盖档案档印
资料理员份新入档资料中间位置盖存档字样步封面位置应项盖档印
10建立档案正
公司员工（正式员工试员工时员工兼职员离职库储备员）必须建立档案正否建立副根工作需力资源部行确定
11 库档案理
档案理员综合整理通现场招聘会收简历网建筑网等网站应聘者线投递应聘简历力资源部动搜索合适岗位简历转介绍候选简历材料筛选出候选员资质良集团暂没合适岗位集团岗位空缺候选暂企业尚没跳槽意简历整理档组卷储备候选存放入集团库方便高效率填补企业岗位空缺
六事档案阅移交销毁
（）档案阅
事档案必须填写事档案阅登记表力资源部门负责核实理分力资源公司领导签批方出出档案必须3天约定时间确工作需办续手续
查阅档案部门擅摘抄拍摄复制档案容工作需档案中取证应事先征事部门意批准方摘抄复制拍摄阅档案员档案应妥善保遗失泄密污损准抽换折卷转换
写档案阅申请
予阅档案
登记表登记签名
权限员批准
注销登记
档案
档案放回原位
检查档案否齐全完
（二）事档案理员工作变动移交
档案理员异动前5工作日应合适选交接相应档案理工作事宜交接时移交交接时档案进行清点交接移交员档案外时移交档案理办法档案目录表相关阅查询等表单双方签名确认级领导签名办理移交手续
（三）事档案销毁求
档案理员擅处理销毁档案材料应严格执行集团档案理制度进行档案保档案销毁员工离职档案月3号前清查外档离职员档案处离职档案保存两年方销毁（高核心技术员保留该员工离岗五年止）档案销毁须力资源部负责批准方销毁
七应表单
1 事档案总目录
2 事档案子目录
3 事档案封面目录
4 事档案阅申请表
5 事档案阅登记表
6 事档案销毁申请表
7 事档案销毁登记表
8 事档案资格证书统计表
事档案总目录
序号
档案属性
部门岗位
编号范围
份数(份)
合计（份）
更新时间
办
职员
财务部
JTCW001JTCW099
餐饮部
JTCY001JTCY099
工程部
JTGC001JTGC099
销售部
JTXS001JTXS099
房务部
JTQH001JTQH099
保安部
JTBA001JTBA099
行政力资源部
JTXZRL001JTXZRL099
总办
JTZJ001JTZJ099
理层
JTGL001JTGL099
JTXX001JTXX099
离职员
职岗
安全员
GKAQ001GKAQ099
质检员
JTZJ001JTZJ099
级建造师
GKYJ001GKYJ099
二级建造师
GKEJ001GKEJ099
工程师
GKGC001GKGC099
GKXX001GKXX099
库
安全员
CBAQ001 CBAQ099
质检员
CBZJ001CBZJ099
级建造师
CBYJ001CBYJ099
二级建造师
CBEJ001CBEJ099
工程师
CBGC001CBGC099
CBXX001CBXX099
注：XX表示岗位没标注出档案中体现资质岗位实际标号具体岗位资质名称首两字母体现挂中实验员编号：GKSY001
事档案子目录
序号
编码
部门
名字
档案容
页数
入档时间
备注
事档案阅申请表
事档案阅方式
查阅 □ 出 □ 出具证明材料 □
阅
部门
职务
阅日期
日期
手
阅目
阅容
档案号
力资源部签字
总理签字
备 注
事档案阅登记表
档案号
阅容
阅
阅时间
途
时间
手
备注
乔国际酒店事档案
编 号：
姓 名：
部 门：
职 位：
入职时间：
离职时间：
员属性： □ 职 □ 离职 □挂 □储备
档案容：
1员工信息登记表
2身份证复印件（号码： ）
3学历证书复印件（证书号： ）
4社保材料（号码： ）
5劳动合（ 年 月 日 年 月 日）
6绩效表单
7岗位责书
8工作总结
（资格证书） 获证时间 证书号
备注：
离职日期： 离职原：
档案 页
事档案销毁申请
姓 名
职 位
档案号
离职日期
档案容：
页
销毁理
级领导
分领导
手
销毁方式
档案销毁登记表
序号
档案号
姓名
职位
档案容
页数
手
备注
资格证书统计表
序号
姓名
档案号
证件名称
取证日期
期日期
备注
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目
规范事档案理工作提高档案理水更科学化规范化制度化时更效员工事档案进行妥善保护利维护事档案材料完整事档案建立整理理工作特制定理制度
二范围
员工事档案集团力资源等部门员招聘调配免培训考核奖惩等工作中形成关历业务技术水工作表现工作变动等情况关材料历史全面考察解员工正确选拔员工重
三途
制度适集团员
四理职责
集团力资源中心事档案理职责：
1) 负责制订修改完善集团事档案理相关工作理制度实施细等规范
2) 负责集团部门员工事档案理工作
五事档案容
（）档案类
1 纸质档案资料构成
1) 履历材料（简历资料）员工登记表
2) 传材料（包括职位申请表）
3) 身份证复印件护
4) 鉴定考核考察材料
5) 学历评聘专业技术职务材料
6) 奖励处分材料
7) 培训记录外训协议等材料
8) 劳动合录免聘离职材料
9) 承诺书保密协议
10) 保险住房公积金资料
11) 年度半年度绩效考核资料
2 电子档案
1) 员工登记表电子版
2) 员工花名册
3) 图资料电子作品等
（二）档案理基求
力资源理部门必须员工花名册中员工编号（：工号）进行编号部门员档案编号序排放做明显标记10档案做标记50档案做标记方便查找
1 档案编号原：档案号整理理档案程中字符形式赋予档案组代码档案号存取档案标记具统计监督作具唯性方便查找特征员工档案号离职员工档案号作历史记录重复新进员工延续编号类推
1) 集团员档案号编号原：集团编码+部门代码+员工编号（三位数）：JTCW003（JT集团编码集团首两字母拼音缩写）CW：部门代码—财务部部门名称首字母拼音缩写）003：员工编号部门具体入职时间序确定）
2) 职岗员挂员档案号原：员属性缩写+证件名称拼音首两字母缩写+挂时间序（三位数）：GKAQ001（GK：员属性 挂首字母缩写AQ证件名称首字母缩写安全员证001该证件挂时间序第）
3) 库员储备员档案编号原：员属性缩写+职位名称拼音首两字母缩写+储备时间序（三位数）：CBAQ001(CB：员属性 储备员首字母缩写AQ：职位名称首两字母缩写安全员001：该职位储备时间序第)
离职员调岗调部门员维持原档案号变时档案封面备注栏详细填写异动时间目前职位档案放置调岗部门（离职）档案位置
2 编制档案检索目录求
需时更新电子版目录月3号前更新次纸质目录表确保信息时准确
总目录（附件）子目录（附件2）档案袋封面目录（附件3）
3 档案袋资料整理求
档案资料统：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→执业资格证书→劳动合→工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序表单右角处序进行编号编号原根：档案号页码：JTCW00301JT0100302封面应项显示页码
4 档案外封面求
原：确保档案信息真实准确完整基础信息直接封面查找减少进入档案查询必时间员工入职时间身份证号码合期限学历证书号码资格证书否原件调岗时间离职时间等页贴档案封面方便快速查找（附件4）
（三）事档案收集整理更新
1 职员工档案
1) 日常收集员工履历表转正定级审批表种奖励职务免异动表劳动合培训奖惩协议等材料
2) 年6月1号定期次全面更新维护全员档案
2 新进员事档案必须办理入职手续三日新进员工事档案收集整理进行档
3 离职员档案离职员应离职三工作档案行存放离职员档案处
4 库员档案库员档案档案理员时进库储备员工作进展工作异动时更新电子纸质档案信息
时段特需做事档案资料档工作
1 入职档案
（1）新员工入职报天收齐新入职员工手续证件资料统装入新建档案袋档案袋封面右方书写档案袋编号员工姓名职位容页码等新员工入职三工作日档案证件资料进行档：
1) 职位申请书（必须初试复试录审批签字录时薪资标准等意见签署贴张寸彩色片）
2) 身份证（双面印页A4纸）学历证学位证相关资质证件复印件
3) 薪资面谈表
(2) 办理完入职手续五工作日档案证件资料进行次档：
1) 签署岗位责书
2) 试岗通知单（必须直接级试岗期间表现评价）
3) 试协议书
4) 入职培训协议
5) 保密协议
2 员工办理转正手续时
员工转正手续完成力资源部门事专员必须资料收集齐入该员工档案袋：
1) 转正申请表转正通知单
2) 劳动合
3) 竞业禁止合书
3 员工办理异动手续时
档案理员完成员工异动手续三工作日员工异动手续资料装入该员工档案具体档资料：
1) 事异动审批表
2) 员工异动工作移交表文件档案资料移交明细表资料移交明细表办工作移交明细表
3) 异动通知
4 员工办理离职手续时
力资源部门办理完员工离职手续三工作日档案理员应相关离职资料装入该员工档案存档资料：
1) 离职申请书
2) 离职申批表
3) 员工离职工作移交表文件档案资料移交明细表客户资料移交明细表办工作移交明细表离职面谈表
5 职岗员档案理
职岗员证件挂员档案理员应确认挂天收集全部挂需材料资格证书复印件序标签盖章入档挂员档案统类放置
6 员工受奖惩等事相关工作时
需档资料必须第时间（三工作日）档奖惩已落实公布档案理员应时进综合办公室奖惩材料奖惩纸质材料整理入档
7 职员工基档案资料变动时
员工基资料变动时学历住址技术职称婚姻状况等应时相关资料复印交事部档原件场查验
8 月三号前整理更新次事档案
新进（含新挂新储备员）离职转岗晋升员工档案重新整理核组卷整理程中私涂改抽取伪造档案材料
9 份入档资料必须盖档案档印
资料理员份新入档资料中间位置盖存档字样步封面位置应项盖档印
10建立档案正
公司员工（正式员工试员工时员工兼职员离职库储备员）必须建立档案正否建立副根工作需力资源部行确定
11 库档案理
档案理员综合整理通现场招聘会收简历网建筑网等网站应聘者线投递应聘简历力资源部动搜索合适岗位简历转介绍候选简历材料筛选出候选员资质良集团暂没合适岗位集团岗位空缺候选暂企业尚没跳槽意简历整理档组卷储备候选存放入集团库方便高效率填补企业岗位空缺
六事档案阅移交销毁
（）档案阅
事档案必须填写事档案阅登记表力资源部门负责核实理分力资源公司领导签批方出出档案必须3天约定时间确工作需办续手续
查阅档案部门擅摘抄拍摄复制档案容工作需档案中取证应事先征事部门意批准方摘抄复制拍摄阅档案员档案应妥善保遗失泄密污损准抽换折卷转换
写档案阅申请
予阅档案
登记表登记签名
权限员批准
注销登记
档案
档案放回原位
检查档案否齐全完
（二）事档案理员工作变动移交
档案理员异动前5工作日应合适选交接相应档案理工作事宜交接时移交交接时档案进行清点交接移交员档案外时移交档案理办法档案目录表相关阅查询等表单双方签名确认级领导签名办理移交手续
（三）事档案销毁求
档案理员擅处理销毁档案材料应严格执行集团档案理制度进行档案保档案销毁员工离职档案月3号前清查外档离职员档案处离职档案保存两年方销毁（高核心技术员保留该员工离岗五年止）档案销毁须力资源部负责批准方销毁
七应表单
1 事档案总目录
2 事档案子目录
3 事档案封面目录
4 事档案阅申请表
5 事档案阅登记表
6 事档案销毁申请表
7 事档案销毁登记表
8 事档案资格证书统计表
事档案总目录
序号
档案属性
部门岗位
编号范围
份数(份)
合计（份）
更新时间
办
职员
财务部
JTCW001JTCW099
餐饮部
JTCY001JTCY099
工程部
JTGC001JTGC099
销售部
JTXS001JTXS099
房务部
JTQH001JTQH099
保安部
JTBA001JTBA099
行政力资源部
JTXZRL001JTXZRL099
总办
JTZJ001JTZJ099
理层
JTGL001JTGL099
JTXX001JTXX099
离职员
职岗
安全员
GKAQ001GKAQ099
质检员
JTZJ001JTZJ099
级建造师
GKYJ001GKYJ099
二级建造师
GKEJ001GKEJ099
工程师
GKGC001GKGC099
GKXX001GKXX099
库
安全员
CBAQ001 CBAQ099
质检员
CBZJ001CBZJ099
级建造师
CBYJ001CBYJ099
二级建造师
CBEJ001CBEJ099
工程师
CBGC001CBGC099
CBXX001CBXX099
注：XX表示岗位没标注出档案中体现资质岗位实际标号具体岗位资质名称首两字母体现挂中实验员编号：GKSY001
事档案子目录
序号
编码
部门
名字
档案容
页数
入档时间
备注
事档案阅申请表
事档案阅方式
查阅 □ 出 □ 出具证明材料 □
阅
部门
职务
阅日期
日期
手
阅目
阅容
档案号
力资源部签字
总理签字
备 注
事档案阅登记表
档案号
阅容
阅
阅时间
途
时间
手
备注
乔国际酒店事档案
编 号：
姓 名：
部 门：
职 位：
入职时间：
离职时间：
员属性： □ 职 □ 离职 □挂 □储备
档案容：
1员工信息登记表
2身份证复印件（号码： ）
3学历证书复印件（证书号： ）
4社保材料（号码： ）
5劳动合（ 年 月 日 年 月 日）
6绩效表单
7岗位责书
8工作总结
（资格证书） 获证时间 证书号
备注：
离职日期： 离职原：
档案 页
事档案销毁申请
姓 名
职 位
档案号
离职日期
档案容：
页
销毁理
级领导
分领导
手
销毁方式
档案销毁登记表
序号
档案号
姓名
职位
档案容
页数
手
备注
资格证书统计表
序号
姓名
档案号
证件名称
取证日期
期日期
备注
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