档案理工作规定
受控状态： 受 控
档案编号：
生效日期：
编号：
版号
A
档案理工作规定
修改次数
00
总页数
档案理工作规定
容适范围
规定公司办公室类档案资料形成档分类鉴定保阅保密统计销毁等理容
二档案理部门
1文书结案原稿公司档案室档
2办部门视实际需关领导批准留存影印件
3档案室职责：
（1）制定参制定档案工作规章制度
（2）企业部门文件材料档工作进行指导监督
（3）做企业档案收集整理保利工作
（4）做永久性档案关档案机构移交工作
（5）提高档案理水技术逐步实现档案理现代化科学化
三档案种类
1法规性文件包括级颁发需企业执行企业发行种标准规章制度等
2企业重决议包括公司董事会总理办公会相关行政会议等形成文件会议材料会议记录等
3计划性文件包括企业总体计划规划开发计划营销计划财务计划等
4总结性文件包括公司年度月度工作总结属部门年度月度工作总结单项性工作总结调查报告等
5批示性文件包括企业类计划指标技术指标营销指标等企业类命令工作指示等
6证性文书材料包括企业部门报日常活动中形成原始记录证房屋销售合书协议书等原始记录文
7证件性文书资料包括法营业执土许证开发资质证规划许证预售许证公司获种荣誉证书达标证书证明等
8汇报性文书资料包括公司报董事会文件资料相关统计表
9劳资力资源资料包括公司部门力资源调整力资源理引进培训员工工资审核记录等相关资料
10声制品资料包括企业属部门营活动政治文件娱乐活动中外学考察时外联单位提供声象形式记录种资料片资料录音资料录资料影片资料等
11技术性资料包括类工程图纸竣工资料等
四档案理基程序
包括档案收集整理鉴定保销毁统计检索编码利九道工序档案工作整体间相独立相互制约
五档案收集
分散散失部门类档案资料关规定计划分集中档案室收集方式档公司活动中产生保存价值种材料办公室部门定期协档案室进行整理立卷档
1立卷档范围：属标准第3条函盖文件资料均应立卷档
2立卷档时间
已办理完毕具保存价值种文件资料均应三日递交档案理员立卷档
3立卷档求
（1）部门负责档案员规定档时间整理审定完毕档案资料递交档案室立卷档
（2）移交档案填写移交清单移交清单式二份双方签字执份
（3）档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正文附件必须立起
（4）立卷时应编制案卷目录文件作者标题日期等项目填写清楚概括简洁拟写案卷标题案卷容表达出装订整齐牢固填写备查表注明保期限
（5）填写案卷律钢笔禁止圆珠笔铅笔字迹应清楚准确
（6）立卷应部门结合特征方法组卷密切联系文件组合起
（7）立卷应级文件公司文件（请示批复外）保期限文件年限分开立卷
（8）立卷档发现需立卷文件资料立卷原进行插卷
（9）文件组成案卷卷文件应定规律进行排列系统反映问题做查找方便
（10）种档案（奖品奖章证书等）档必须原件保持完损
（11）声档案摄录必须详细记录事时间点物摄录者档声资料必须原版原件清晰完整
六档案阅
1档案供公司利般外情况特殊外单位员须持介绍信公司领导批准查阅密级档案
2部门工作员直接查阅属部门业务工作范围档案资料需查阅非部门重文件密级档案须公司领导原形成档案部门领导批准方阅
3档案阅者应负责档案完整完全私影印复制翻印擅拆散调换抽取污损加标注转
4珍贵易损档案应制成复制品提供复制采复印片重印副摘录等方式复制件应仔细校原稿误注明档案编号然提供必复制件加盖公章示复制会误
5必时档案室应提供档案出具证明证明材料写应仔细校审查加盖档案室印章效档案室证明材料证明某事档案记载某事结档案理员擅档案资料作解释结
6档案般出档案室特殊情况作短期外十天必须关领导批准办理阅手续延长阅时间须办理续手续逾期时档案理员时催
7阅档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准责令赔偿切损失
七档案保密求
1档案理员阅利档案员树立高度责心加强保密意识双方做保密工作
2档案分般档案密级档案两类档案密级分绝密机密秘密部四级
3密级档案许档案室查阅许带离档案室密级档案限档密级档案员需复印需公司总理批准
4已保密期限档案请相关部门领导总理鉴定解密解密档案作般档案理时提供利
5档案理员丢失擅提供泄露机密应根情节轻重予纪律处分
6公司职工作员离开公司时需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字离职档案理员调离离职应领导监督办理档案交接方调离办理离职手续
八档案销毁
1超保存期限档案档案理员登记造册档部门负责总理鉴定规定销毁
2批准销毁档案单独存放半年验证确保留价值时行销毁免误毁
3销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作作废纸出售文件销毁监销销毁注册签字
九档案保：档案保工作应做四：
散（档案分散）
乱（档案互相混乱）
丢（档案丢失泄密）
坏（档案遭损坏）
时应做防火防潮防晒防虫防损防盗防尘工作提高档案安全性破损档案应时修补
附表：
1 XRTXZ234档案卷目录
2 XRTXZ235档案容登记表
3 XRTXZ236档案阅申请表
4 XRTXZ237文件修改记录表
5 XRTXZ238文件更改通知单
6 XRTXZ239档案移交清单
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受控状态： 受 控
档案编号：
生效日期：
编号：
版号
A
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修改次数
00
总页数
档案理工作规定
容适范围
规定公司办公室类档案资料形成档分类鉴定保阅保密统计销毁等理容
二档案理部门
1文书结案原稿公司档案室档
2办部门视实际需关领导批准留存影印件
3档案室职责：
（1）制定参制定档案工作规章制度
（2）企业部门文件材料档工作进行指导监督
（3）做企业档案收集整理保利工作
（4）做永久性档案关档案机构移交工作
（5）提高档案理水技术逐步实现档案理现代化科学化
三档案种类
1法规性文件包括级颁发需企业执行企业发行种标准规章制度等
2企业重决议包括公司董事会总理办公会相关行政会议等形成文件会议材料会议记录等
3计划性文件包括企业总体计划规划开发计划营销计划财务计划等
4总结性文件包括公司年度月度工作总结属部门年度月度工作总结单项性工作总结调查报告等
5批示性文件包括企业类计划指标技术指标营销指标等企业类命令工作指示等
6证性文书材料包括企业部门报日常活动中形成原始记录证房屋销售合书协议书等原始记录文
7证件性文书资料包括法营业执土许证开发资质证规划许证预售许证公司获种荣誉证书达标证书证明等
8汇报性文书资料包括公司报董事会文件资料相关统计表
9劳资力资源资料包括公司部门力资源调整力资源理引进培训员工工资审核记录等相关资料
10声制品资料包括企业属部门营活动政治文件娱乐活动中外学考察时外联单位提供声象形式记录种资料片资料录音资料录资料影片资料等
11技术性资料包括类工程图纸竣工资料等
四档案理基程序
包括档案收集整理鉴定保销毁统计检索编码利九道工序档案工作整体间相独立相互制约
五档案收集
分散散失部门类档案资料关规定计划分集中档案室收集方式档公司活动中产生保存价值种材料办公室部门定期协档案室进行整理立卷档
1立卷档范围：属标准第3条函盖文件资料均应立卷档
2立卷档时间
已办理完毕具保存价值种文件资料均应三日递交档案理员立卷档
3立卷档求
（1）部门负责档案员规定档时间整理审定完毕档案资料递交档案室立卷档
（2）移交档案填写移交清单移交清单式二份双方签字执份
（3）档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正文附件必须立起
（4）立卷时应编制案卷目录文件作者标题日期等项目填写清楚概括简洁拟写案卷标题案卷容表达出装订整齐牢固填写备查表注明保期限
（5）填写案卷律钢笔禁止圆珠笔铅笔字迹应清楚准确
（6）立卷应部门结合特征方法组卷密切联系文件组合起
（7）立卷应级文件公司文件（请示批复外）保期限文件年限分开立卷
（8）立卷档发现需立卷文件资料立卷原进行插卷
（9）文件组成案卷卷文件应定规律进行排列系统反映问题做查找方便
（10）种档案（奖品奖章证书等）档必须原件保持完损
（11）声档案摄录必须详细记录事时间点物摄录者档声资料必须原版原件清晰完整
六档案阅
1档案供公司利般外情况特殊外单位员须持介绍信公司领导批准查阅密级档案
2部门工作员直接查阅属部门业务工作范围档案资料需查阅非部门重文件密级档案须公司领导原形成档案部门领导批准方阅
3档案阅者应负责档案完整完全私影印复制翻印擅拆散调换抽取污损加标注转
4珍贵易损档案应制成复制品提供复制采复印片重印副摘录等方式复制件应仔细校原稿误注明档案编号然提供必复制件加盖公章示复制会误
5必时档案室应提供档案出具证明证明材料写应仔细校审查加盖档案室印章效档案室证明材料证明某事档案记载某事结档案理员擅档案资料作解释结
6档案般出档案室特殊情况作短期外十天必须关领导批准办理阅手续延长阅时间须办理续手续逾期时档案理员时催
7阅档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准责令赔偿切损失
七档案保密求
1档案理员阅利档案员树立高度责心加强保密意识双方做保密工作
2档案分般档案密级档案两类档案密级分绝密机密秘密部四级
3密级档案许档案室查阅许带离档案室密级档案限档密级档案员需复印需公司总理批准
4已保密期限档案请相关部门领导总理鉴定解密解密档案作般档案理时提供利
5档案理员丢失擅提供泄露机密应根情节轻重予纪律处分
6公司职工作员离开公司时需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字离职档案理员调离离职应领导监督办理档案交接方调离办理离职手续
八档案销毁
1超保存期限档案档案理员登记造册档部门负责总理鉴定规定销毁
2批准销毁档案单独存放半年验证确保留价值时行销毁免误毁
3销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作作废纸出售文件销毁监销销毁注册签字
九档案保：档案保工作应做四：
散（档案分散）
乱（档案互相混乱）
丢（档案丢失泄密）
坏（档案遭损坏）
时应做防火防潮防晒防虫防损防盗防尘工作提高档案安全性破损档案应时修补
附表：
1 XRTXZ234档案卷目录
2 XRTXZ235档案容登记表
3 XRTXZ236档案阅申请表
4 XRTXZ237文件修改记录表
5 XRTXZ238文件更改通知单
6 XRTXZ239档案移交清单
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