总结会会务操作点
1．确定会议规模
1)效率
会议规模直接制约会议效率说会议数越少会议花时间越少会议效率越高反会议数越意见越容易集中会议时间越长效率越低必须注意点数越出现懒思维者发布性会议必须举行规模会议外控制会数
2)成
会议规模会议成两者构成正关系规模越动力物力财力越会议成越高确定会议规模时先考虑清楚预计会议成做量力行考虑会议显性成外预算隐性成
3)效果
会议规模会议效果密切相关会议保密性较强必须严格控制会数会务员防会议容扩散会议求造成声势扩影响需达定规
模产生效果需加强注意盲目追求规模定会产生良影响效果
4)场
般说规模决定场场限制规模必然受相应限制决定会议规模前应先考察场条件
2．确定会议时间
1)需握原
会议时间问题首先准确握会议召开时机问题具体包含3方面含义
(1)时机必须成熟果说会议目解决问题解决问题时机成熟否会议组织者确定会议时间时首先考虑素解决问题条件充分具备时机完全成熟时适时召开会议水渠成瓜熟蒂落时机未条件具备宁推迟会议否会议效果保证甚会适反
(2)时召开问题迫切需解决条件已具备时机已成熟时会议应时召开拖议会错失良机贻误工作
(3)会议时间合理合适会议时间指会议召开时间富意义烘托会议题例纪念性会议放纪念日举行突出题庆祝性招性会议安排相关节日前夕召开效果佳二指会议召开时间利推动工作例总结工作安排计划会议应工作完成计划开始前举行工作性例会委厂长理办公会等般安排周周五三指举行会议具体时间应符合生理心理规律注意劳逸结合
2)需注意问题
(1)会议领导嘉宾报告否时间参加会议
(2)会议项组织准备工作否够完成
(3)学术性会议招标性会议证会听证会等会者否足够时间准备提交相关文件发言材料
(4)会议具体日期定考虑周否会者民族风俗符伤害会者宗教感情法律法规组织章程议事规明确规定会期应严格规定会期召开非特殊情况提前推迟
3．确定会议长度注意问题
会期长短会议实际需确定会议实际需般应考虑样问题
(1)会议项议程否够完成
(2)会议发言否充分会者否充分表达意见
(3)会议中否会时动议提出果提出动议致需花少时间进行讨表决
(4)否需留出定机动时间应测
会议时间长短会议实际需关外会议成效率密切相关般情况会议时间越简短成越低效率越高满足需原前提适合理压缩会议时间降低会议成提高会议效率效手段
4．确定会议点考虑素
办公点然易利点定助达会议目理想会址绝数会者说仅旅程短应该没噪声分心素时够安排远离办公室方摆脱日常事务达集中注意力会议目
选择会议点应考虑素
1)会者会场距离
会议全国性方性分协会组织年会国方办会议知道会员没足够时间财力国家参加会议通变换会议点年吸收新会者时国区表现出视仁立场
会议办者喜欢年城市举行会议样会者够相应安排时间预算
2)会者榻酒店会场间距离
果选定会议点会议场客房会议承办者必考虑问题果会议某会议中心举行问题十分重会者榻酒店会场间交通需时间实际距离更重需考虑会者两间进行返均需长时间根会者具体情况天气条件考虑段路程远否适合否高效公交通工具必须会议提供返交通
3)会议前旅行关系
会议前旅行通常会议承办者考虑范围容易选择会议点时候忽略重问题否会者进行旅行果考虑素会议点应该火车站机场会前旅行应该安排舒适合理果部分会者外会议点相关安排必须会议策划中体现样优点会者般会中途退出通常会坚持会议结束会议点选择会者直达转机城市时候中途转机避免种情况旅程安排取决会者灵活程度接受额外困难信心
4)否举办会议
里涉会议承办者果外部承办者次前办者选择会议点样会该会议点十分熟悉甚认识中工作员种优势寄予高希许会议点工作员流动频繁部承办者外部承办者应该清楚会议办者前否会议点果历办者否满意会者否该会议点反馈该会议点该办者次变化
会议办者前某会议点征求意见询问否举办会议处该会议点历愉快意仅意见确定果止次该会议点必征求意见
意见判断帮助作精准数参考历坏反映出特点具体会议策划类似素情况相直
处状态会议点许够出具满意客户证明者少提供客户名字址电话号码
5)否汽车租赁服务
然会者参加会议程中般需开车总会者希够汽车租赁服务备时需汽车租赁公司会议机场方设立办公室承接业务定明确里提车会议前旅行中汽车租赁非常重会议点坐落国家公园历史名胜附
6)提供娱乐活动
会者娱乐活动兴趣断增长会议策划程中更注意娱乐时间纳入日程会议日程安排段时间应活动空白表示果选择某会议点出娱乐设施兴趣应该充分利型酒店会议中心配备量室娱乐设施网球保龄球等供会者天气时候进行娱乐
娱乐活动会议点进行举办者选择会场附高尔夫球场作会者娱乐场会者安排优惠措施具享受交通便利
特殊娱乐活动需收费般说会者免费会议程中承办者宣布某酒店游泳池免费样会会者印象榻酒店免费承办者宣布游泳池许会者游泳池
时候服务员求出示客房钥匙落尴尬结局样难堪承办者应考虑类似样细节问题
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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1．确定会议规模
1)效率
会议规模直接制约会议效率说会议数越少会议花时间越少会议效率越高反会议数越意见越容易集中会议时间越长效率越低必须注意点数越出现懒思维者发布性会议必须举行规模会议外控制会数
2)成
会议规模会议成两者构成正关系规模越动力物力财力越会议成越高确定会议规模时先考虑清楚预计会议成做量力行考虑会议显性成外预算隐性成
3)效果
会议规模会议效果密切相关会议保密性较强必须严格控制会数会务员防会议容扩散会议求造成声势扩影响需达定规
模产生效果需加强注意盲目追求规模定会产生良影响效果
4)场
般说规模决定场场限制规模必然受相应限制决定会议规模前应先考察场条件
2．确定会议时间
1)需握原
会议时间问题首先准确握会议召开时机问题具体包含3方面含义
(1)时机必须成熟果说会议目解决问题解决问题时机成熟否会议组织者确定会议时间时首先考虑素解决问题条件充分具备时机完全成熟时适时召开会议水渠成瓜熟蒂落时机未条件具备宁推迟会议否会议效果保证甚会适反
(2)时召开问题迫切需解决条件已具备时机已成熟时会议应时召开拖议会错失良机贻误工作
(3)会议时间合理合适会议时间指会议召开时间富意义烘托会议题例纪念性会议放纪念日举行突出题庆祝性招性会议安排相关节日前夕召开效果佳二指会议召开时间利推动工作例总结工作安排计划会议应工作完成计划开始前举行工作性例会委厂长理办公会等般安排周周五三指举行会议具体时间应符合生理心理规律注意劳逸结合
2)需注意问题
(1)会议领导嘉宾报告否时间参加会议
(2)会议项组织准备工作否够完成
(3)学术性会议招标性会议证会听证会等会者否足够时间准备提交相关文件发言材料
(4)会议具体日期定考虑周否会者民族风俗符伤害会者宗教感情法律法规组织章程议事规明确规定会期应严格规定会期召开非特殊情况提前推迟
3．确定会议长度注意问题
会期长短会议实际需确定会议实际需般应考虑样问题
(1)会议项议程否够完成
(2)会议发言否充分会者否充分表达意见
(3)会议中否会时动议提出果提出动议致需花少时间进行讨表决
(4)否需留出定机动时间应测
会议时间长短会议实际需关外会议成效率密切相关般情况会议时间越简短成越低效率越高满足需原前提适合理压缩会议时间降低会议成提高会议效率效手段
4．确定会议点考虑素
办公点然易利点定助达会议目理想会址绝数会者说仅旅程短应该没噪声分心素时够安排远离办公室方摆脱日常事务达集中注意力会议目
选择会议点应考虑素
1)会者会场距离
会议全国性方性分协会组织年会国方办会议知道会员没足够时间财力国家参加会议通变换会议点年吸收新会者时国区表现出视仁立场
会议办者喜欢年城市举行会议样会者够相应安排时间预算
2)会者榻酒店会场间距离
果选定会议点会议场客房会议承办者必考虑问题果会议某会议中心举行问题十分重会者榻酒店会场间交通需时间实际距离更重需考虑会者两间进行返均需长时间根会者具体情况天气条件考虑段路程远否适合否高效公交通工具必须会议提供返交通
3)会议前旅行关系
会议前旅行通常会议承办者考虑范围容易选择会议点时候忽略重问题否会者进行旅行果考虑素会议点应该火车站机场会前旅行应该安排舒适合理果部分会者外会议点相关安排必须会议策划中体现样优点会者般会中途退出通常会坚持会议结束会议点选择会者直达转机城市时候中途转机避免种情况旅程安排取决会者灵活程度接受额外困难信心
4)否举办会议
里涉会议承办者果外部承办者次前办者选择会议点样会该会议点十分熟悉甚认识中工作员种优势寄予高希许会议点工作员流动频繁部承办者外部承办者应该清楚会议办者前否会议点果历办者否满意会者否该会议点反馈该会议点该办者次变化
会议办者前某会议点征求意见询问否举办会议处该会议点历愉快意仅意见确定果止次该会议点必征求意见
意见判断帮助作精准数参考历坏反映出特点具体会议策划类似素情况相直
处状态会议点许够出具满意客户证明者少提供客户名字址电话号码
5)否汽车租赁服务
然会者参加会议程中般需开车总会者希够汽车租赁服务备时需汽车租赁公司会议机场方设立办公室承接业务定明确里提车会议前旅行中汽车租赁非常重会议点坐落国家公园历史名胜附
6)提供娱乐活动
会者娱乐活动兴趣断增长会议策划程中更注意娱乐时间纳入日程会议日程安排段时间应活动空白表示果选择某会议点出娱乐设施兴趣应该充分利型酒店会议中心配备量室娱乐设施网球保龄球等供会者天气时候进行娱乐
娱乐活动会议点进行举办者选择会场附高尔夫球场作会者娱乐场会者安排优惠措施具享受交通便利
特殊娱乐活动需收费般说会者免费会议程中承办者宣布某酒店游泳池免费样会会者印象榻酒店免费承办者宣布游泳池许会者游泳池
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