活动标准化执行手册


    活动标准化执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节把控定效果 后期跟进能超越 目 录 一、手册说明···········································3 二、活动执行环节一:信息沟通···························3 三、活动执行环节二:方案制定···························6 四、活动执行环节三:分工协作···························11 五、活动执行环节四:活动筹备···························15 六、活动执行环节五:现场演练···························23 七、活动执行环节六:现场执行···························23 八、活动执行环节七:后期跟进···························25 九、附 注···········································26 一 手册说明 本手册讨论对象为各类公开性现场活动项目。由于现场活动工作较为复杂、涉及面广,故现场活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。本执行手册仅为公开性现场活动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节:信息沟通、方案制定、分工协作、活动筹备、现场演练、现场执行和后期跟进。以供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规则而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的活动执行过程。 二 活动执行环节 (一)信息沟通 信息沟通是活动执行中的第一环节。充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础,也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前,与领导和相关部门人员进行充分沟通。 一、信息通报 在可允许的范围内争取宣告及了解尽可能多的信息,填写并完善《活动信息沟通表》,再筹划下一步工作。 二、筹备事宜沟通 于活动策划执行前,召集相关部门工作人员开筹备会议,对活动重要环节、需协调配合事宜进行现场沟通协调。 三、筹备分工 根据筹备会议协调结果,进行人员安排和事务分工。 附件: 活动信息沟通表 活动名称 活动时间 活动地点 活动目的及意义 活动内容 主办单位/承办单位 协办/联办单位 受众对象 嘉宾邀请 媒体邀请 主要流程 标准及规模 需沟通协调事项 筹备分工 其他事项 (二)方案制定 活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后,着手“活动方案”与“活动执行方案”(初稿)的拟定,组织相关人员讨论,根据修改建议形成“活动执行方案”(第二版),提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见制定“活动执行方案”(最终版)。 一、活动方案基本要素 1、一般性活动简要方案基本要素: (1)活动名称与目的 (2)活动背景与主题 (3)活动时间与地点 (4)活动组织:主办/承办/协办/联办 (5)活动参与对象、受众及嘉宾、媒体、赞助机构 (6)活动简要流程及安排 2、重大活动精细方案基本要素: (1)活动名称、背景、目的、意义与口号 (2)活动时间与地点 (3)活动组织:主办/承办/协办/联办 (4)活动参与对象、受众、与会领导、嘉宾、媒体、赞助机构及规模 (5)活动详细流程及安排 (6)活动会务服务 (7)其它事项 二、活动执行方案基本要素 项目 事项 明细 备注 一、活动基本信息 1、活动时间与地点 2、活动组织:主办/承办/协办/联办 3、活动参与对象、受众及规模 4、与会领导、嘉宾、媒体、赞助机构 二、执行团队分工 1、执行总负责人 2、各执行小组负责人 3、执行小组成员名单 三、前期筹备事宜 1、筹备事宜列项 (1)活动物资准备 奖项设计、宣传物料、现场物料准备 (2)活动合同签订 (3)场地选址与确定 (4)招商赞助方案 (5)活动宣传方案 (6)合作方邀请 招募协办/联办单位 、招募冠名企业等 (7)媒体邀请及专访 (8)志愿者招募 2、活动效果预期 预期成效与影响力、预计参与人群、参与人数、用户满意度、活动收益等 3、现场效果图、布局图 4、活动应急预案 突发情况应对、前期预防人员到位、现场勘查、安全措施、不确定因素、人员应变能力、场地限制问题、现场气氛问题、应变措施等 5、活动经费预算 广告费用、场地费用、嘉宾费用、物料费用、演出费用、人员费用、运输、交通费用、其它费用、不可预计费用等 6、人员分工安排与职责 附联络表 7、筹备日程安排 进度规划 8、沟通协调 四、现场执行事宜 1、现场布置说明 2、现场活动流程 3、现场任务列项 4、人员分工安排与职责 五、活动后期工作 1、后期事项明细 2、人员分工安排与职责 3、完成时限要求 附件: 活动策划书模版V1.0 前言 一份策划开始之前,你应该考虑到策划应该做什么,目的是什么,需要达到怎么样的效果,活动的初衷,赞助方的要求以及参会人员的组织,这些在心里都要有谱,这是写好策划的基础。 标题(首先,大字标题居中,写上要办活动的名称,接下来左下角写上目录,小字,因为下方将引出你策划书的内容。) 目录: 1、活动名称(第一个项目自然是活动名称,不同的是名称下方应该有活动内容以及活动宗旨和活动意义的简单介绍,此部分切忌冗长。) 2、活动背景(第二个项目是活动背景。每一个活动都有它的背景,也就是在什么样的环境或者什么样的影响下让你想将举办这次活动。这部分最好有比较真实的描述,切忌假大空。) 3、活动主题(第三个项目是活动的主题,活动的主题是轻松是明快,活动到底是要干什么,这个项目更像是一句广告语,让人们一眼就能看出你举办这次活动的目的之所在。简单精炼,表述清楚即可,这部分也可作为活动条幅,在活动场地展出。) 4、活动的具体意义或者活动目的的具体描述。(首先介绍活动组织方的详细信息,然后详细说明此次活动的意义和想法,举办的初衷和具体的目的,活动想干什么,通过什么干,怎么干,干完以后让别人体会到什么或者收获到什么,已达到什么样的目的,基本就是这些内容。如果有资方,应在最后给予资方感谢。) 5、活动的时间和地点。(根据活动的性质选择适当的时间,最好是活动对象都空闲的时间,而后选择场地是室内或者室外。) 6、活动对象。(如果活动具体要求,可以根据年龄段,职务,单位,性别或者某些条件限制来划分,也就是什么人能参加这次活动。) 7、参与单位及主要人物(主办方,承办方、协办方,出席嘉宾、单位名称、姓名、职务一字不差,确认清楚) 类别 单位名称 出席嘉宾 部门/职务 (致辞、颁奖等) 主办方 承办方 协办方 其它 8、活动的具体流程及分工。(准备有人力财力物力,活动场所的租借及申请,人员的邀请,宣传单或者礼品或者请柬的准备,所需要的组织人员以及物品工具(桌椅板凳、酒水饮料、条幅展板、服装道具、音响灯光、多媒体设备、办公设备等等),举办阶段则是具体实施过程,要有一个详细的规划,几点到几点宾客来到,几点到几点开始举行什么仪式,几点到几点人员退去,如果是大型活动,如慈善晚会等,还必须给出每个节目的限定时间,后续阶段,物品的清点,人员的欢送,赞助方的总结,活动的总结以及支出的总结,都是这个阶段的内容。另外人员分工要落实到个人、各阶段) R准备阶段: S举办阶段: F后续阶段: 9、活动的具体经费预算。(每个用到的东西物品多少钱,组织人员多少钱,吃喝玩乐多少钱,租场地多少钱,都要预算进去。合理的预算是成功活动的开始。预算包括两大部分一部分为对内成本另一部分为对外报价,需要考虑含税情况) 10、活动的备用方案。(比如遇到糟糕天气,意外事件如何处理,可能碰到的问题如音响设备哑炮或者酒水未能及时送到或者宾客有未到的情况,都应该考虑进去,考虑的越周全活动将举办的越成功。) 11、落款(活动的组织方,也就是负责活动的组织部门,而后是策划人和日期。) (三)分工协作 一、活动前期 成立活动小组,由小组负责人定期召开活动信息沟通会议,进行初步工作分工。 二、活动方案确定后 执行负责人召集全体工作人员,举行活动工作安排会,详细介绍活动信息及具体人员安排,同时了解全体人员时间和工作任务情况,听取反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工。 三、工作安排会三个目的 1、讲述活动各项情况; 2、明确人员分工安排; 3、听取反馈意见。 四、工作安排会环节 1、执行负责人主持会议,介绍活动基本情况; 2、执行负责人介绍人员分工安排; 3、工作组负责人或相关工作人员阐述安排与进度; 4、听取反馈意见并及时协调; 5、领导总结发言。 五、分工管理方法 1、由于活动现场的参与人员数量大、事务繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率,实施操作程序的管理。 2、由项目负责人制定整体工作分工方案,然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划,再交与项目负责人进行计划汇总及品质把控、进度监控,以此控制整个活动进程。 3、项目负责人制:项目负责人统一安排,团结协作、互相配合。所安排的人员,从活动筹备前期到活动现场执行,再到活动后期,一直负责到底,从而进一步保证活动的进程速度和效率。 附件: 活动组织及分工表(例表) 部 门 职 能 负责人 执行方 备注 总指挥 活动的总体策划、监督、协调、控制 副总指挥 项目的监督、协调、控制 各职能组 会务协调 1、外围单位协调 2、各部门协调 3、召开协调会 组长: 组员: 领导接待 1、领导邀请(名单) 2、领导餐宿、签到 3、领导用车、礼品 4、领导致辞稿 5、领导参会路线检查 组长: 组员: 嘉宾接待 1、嘉宾邀请(名单) 2、嘉宾餐宿 3、嘉宾用车、礼品 组长: 组员: 媒体接待 1、媒体邀请(名单) 2、媒体餐宿 3、媒体签到、礼品 组长: 组员: 舞美设计 1、舞美督促、检查 2、证件管理 3、各区域视觉管理 组长: 组员: 文字资料 1、新闻通稿 2、领导致辞稿 3、主持人串词 4、会务文字资料 5、通讯录 组长: 组员: 后勤保障 1、生活用水 2、餐宿、用车、礼品 3、其他 组长: 组员: 安保环卫 通讯消防 1、 证件检查 2、现场引导 3、现场管理 4、现场保洁 5、通讯保障车、消防车驻场 组长: 组员: 摄影摄像 1、筹备前的影像 2、现场影像 3、活动资料收集存档 组长: 组员: 后勤 其他 1、志愿者 2、礼仪 3、工作人员餐饮 组长: 组员: (四)活动筹备 在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹备环节。活动筹备是活动的真正执行环节,是细化深入的过程,主要包括以下内容:现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、后勤保障、财务预算与文件管理。 一、现场勘查 1、现场布局 2、出入路线、接待路线、交通线路 3、接待能力 4、宣传氛围布置 5、周边关系及影响 6、安防布局、环卫重点及通讯、消防保障 二、来宾邀请接待 1、领导邀请和接待 2、嘉宾邀请和接待 3、媒体邀请和接待 (1)邀请媒体名单 (2)新闻夹内容 (3)媒体签到 (4)媒介分工(活动现场位臵) (5)专访安排(名单、Q&A) (6)食宿安排 三、活动主持环节把控 1、主持人甄选 甄选条件:甄选形象气质佳、亲和力强(或端庄大气,根据活动氛围需求选择)、普通话流利、应变力强、现场把控能力强、熟悉活动性质、要求的主持人。 2、主持词审核 审核要求:主持词文稿符合活动主题、意义、流程要求,用词恰当、立意符合、称谓正确,需根据活动方案、现场流程、状况的转变等即时修正。 3、现场主持环节、流程交流 交流要求:要求活动现场负责人与主持人对活动现场的流程、邀请嘉宾、致辞嘉宾、重点把控环节、重点注意环节等进行详细而充分的交流,确保无遗漏、无混乱、无缝对接。 4、现场主持演练 现场演练要求:至少提前一日对活动现场流程特别是主持环节进行整体演练,确保主持环节紧凑、顺畅、主持人对流程熟悉、无疏漏、无混乱、与活动负责人、道具、场务、导演等衔接紧密、配合默契。 四、活动进度 制定严格的活动筹备各项内容进度表并实时检查进度情况。 附件: 活动筹备进度规划表(例表) 内容 时间 3 4 5 6 7 8 9 10 11 主要负责人 参加人员 备注 活动方案 活动要求告知 提交活动提案 活动提案定案 签定服务合同 活动场地 确定活动场地 确定交通路线 舞美设计 活动场地勘察 提交初步设计方案 确定场地设计方案 制作开始及监督 制作物运输及进场 媒体邀请 邀请媒体建议 确定媒体名单 媒体邀请 确认媒体出席名单 领导邀请 提交邀请函设计 确认邀请函设计 邀请函印刷制作 发放邀请函 参与邀请 确定参与人群 参与发动 参与专项邀请 志愿者邀请 志愿者招募 志愿者发动 确定志愿者名单 新闻资料 活动日程指南 活动新闻通稿 嘉宾致辞稿 主持把控 主持人甄选 主持词审核 主持环节、流程沟通 现场主持演练 其它准备 现场布置 现场活动用水 礼品管理 安保消防预案 应急预案 车辆安排 四、 物料准备 对于广告、营销、舞美等物料的准备,应充分考虑并预留设计、修改、制作、运输周期。 附件: 活动物资准备(例表) 序号 物料名称 数量 用途 负责人 使用周期 备注 1 大伞 1把 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 活动前期驻点宣传 详细为居民阐述活动目的,邀请小区鳏寡孤独老人参与 2 桌椅 2套 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 3 宣传手册 50份 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 4 横幅 1条 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 5 易拉宝 4个 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 6 海报 3张 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 7 投影 1个 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 8 展板 1个 前期地推,活动宣传 刘琴 罗茜 9 米袋 暂定 收集募集到的义米 刘音彤 活动中期 10 汉服 暂定 志愿者着装 刘音彤 11 参与卡 暂定 参与活动凭证 刘音彤 12 相机 1部 记录活动过程 刘音彤 五、现场布臵 活动方案确定后,应出具现场布局图,发相关部门知晓,清晰了解现场布臵,依图布局。若有需要,还须出具全景图、分项细图及交通导图。 活动现场示意图(例图): 六、应急预案 1、文件备份、物资备料 2、天气变化、政策变化 3、安保布局及应变 4、环卫、公安、消防、通讯准备 5、应急处理流程及专部设置 七、后勤保障 1、领导、嘉宾、媒体、工作人员食宿 2、用车、司机及路线 3、文件打印、资料装袋、运输和存放 4、物品领取登记、礼品 5、应急安排 八、财务预算与文件管理 活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等,需及时整理,让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程,从而提高工作效率。 对活动将涉及的项目进行全面费用预算,报活动主管部门或领导、财务审核后执行。活动全程所使用的费用,应妥善、完整保留原始凭证、单据、清单。有合作方的,应签定合作合同/协议,作为合作品质、效率的保障。 附件: 活动物资及预算(例表) (不含人员工资) 序号 物料名称 数量 用途 负责人 预算(元) 1 活动背景桁架 1个 6m×4m尺寸根据预算待定 罗颖 800 2 门型展架 5个 义仓发展网络X2、一勺米活动宣传X2 罗颖 500 3 横幅 1条 宣传横幅 黄兴梅 90 4 宣传单 200份 驻点宣传,志愿者征集 黄兴梅 200 5 志愿者登记表 2份 志愿者登记 刘琴 0 6 工作人员服装 10件 驻点宣传,志愿者征集 刘琴 200 7 桌椅 2套 驻点宣传,志愿者征集 刘琴 400 8 米袋 5个 分3组上门募米(预定) 刘琴 30 15 汉服 10套 志愿者活动现场着装 徐华勤 300 16 礼品 10份 具体待定 徐华勤 500 17 舞台音响 1套 活动现场使用 刘音彤 600 18 舞台话筒 2个 带备用电池 刘音彤 200 19 红毯 1块 6m×6m尺寸待定 刘音彤 200 20 隔离警示桩 2套 活动现场使用 刘音彤 80 合计 4100 (五)现场演练 针对重大公开活动或其它有重要领导参加的活动,需提前对重要环节进行排练,以增加工作人员活动执行的熟练度,发现其中存在的问题。 需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节,其中重要仪式环节由于工作较多,需要多人配合,通常需要进行多次排练。 对于大型重要活动,应召开多次相关工作组现场会议,对于准备进度、配合事宜进行沟通协调、监控督促及不足事项修正,特别是活动前最后一次演练,需全体参与工作人员进行整体或分步演练。 (六)现场执行 于活动正式开始前,所有工作人员提前就位,执行负责人须结合排练情况,对现场工作进行全面检查,尤其是重要环节。于活动执行过程中,执行负责人须对活动执行流程、执行进度进行把控,督导各负责小组各司其职,并指挥处理各类应急事件。于活动结束后,协调处理完收尾工作,完美收关。具体事项如下: 一、再次检查 1、人员分工 2、物品摆放 3、水电、网络、电子设备 4、氛围、宣传、舞美布置 5、接待、签到准备 6、安保、环卫、通讯、消防保障 7、演出准备 8、道路、交通状态、用车准备 9、文件、礼品准备 10、后勤保障 11、礼仪、着装 12、周边关系及影响 二、现场活动执行 1、主持控场提注 2、现场气氛烘托、把控 3、全程摄影摄像 4、现场分工配合 5、突发事件应急 三、活动收尾 1、领导、嘉宾合影、欢送 2、媒体欢送 3、参与群众欢送 4、物料回收 5、布展撤除 6、现场清洁 7、活动总结 (七)后期跟进 后期跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后,需及时对活动进行跟进整理,具体包括如下几个方面: 一、感谢短信发送 于活动结束后,需及时对与会领导、嘉宾的参会和支持表示感谢。 二、活动简报及新闻稿 活动结束后,应及时撰定及报审活动简报及新闻稿,发布于营销平台及媒体宣传。 三、总结会议纪要 活动结束后,应及时撰写活动总结会议纪要,针对重要 活动,需形成活动记录及大事纪,甚至形成活动成果资料。 四、音像资料收集整理 整理活动图片、录音、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,对重要活动的图片和视频还须进行洗印、刻盘。 五、活动文件归档 在会后跟进基本工作完成之后,对活动文件进行归档整理。 六、活动效果评估 对活动认知度、转换度、说服度、影响力等进行总结评估。 七、财务报销 对活动全程费用进行凭据整理、财务报销。 八、结案 根据结案要求,对各种资料进行分类整理,提交结案: 1、文档资料:活动方案、活动简报、合作合同(协议)、其他活动相关各种文档资料 2、图文资料:图片、视频 3、财务资料:收据、发票、物资清单、情况说明 三 附 注 一、本执行手册解释权归“小桔灯社会工作服务中心”所有。 二、本执行手册自2019年1月开始试行。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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