某集团—行政部达标创一流研发成果—岗位管理模式(下册)


     岗位管理模式研发成果 〔办公室 试行〕 2-2册 XXXX 二○○七年八月 目 录 2-2册 第三局部 研发工程分析 一、研发工程分析图 〔2〕 二、研发工程罗列汇总表 〔3〕 第四局部 本钱工程分析 一、本钱罗列分析图 〔4〕 二、本钱工程罗列汇总表 〔5〕 第五局部 工作事项分析 一、工作事项分析图 〔7〕 二、工作事项罗列汇总表 〔9〕 1、行政管理 〔9〕 2、宣传管理 〔13〕 3、公共关系管理 〔15〕 4、拾遗补缺 〔16〕 5、部门管理 〔17〕 三、工作卡和作业卡 〔19〕 1、行政管理〔B0001-B0090〕 〔19〕 2、宣传管理〔B0091-B0128〕 〔109〕 3、公共关系管理〔B0129-B0143〕 〔147〕 4、拾遗补缺〔B0144-B0148〕 〔162〕 5、部门管理〔B0149-B0179〕 〔167〕 第三局部 研发工程分析 一、研发工程分析图 表1:研发工程统计表 工程价值 1 2 3 合计 工程数量 4 8 5 17 图1:研发工程统计柱状图 图2:研发工程统计饼状图 二、研发工程罗列汇总表 序号 工程 价值 BG001 员工子女就学 3 BG002 夫妻两地分居 3 BG003 大龄青年婚姻 3 BG004 家属就业 3 BG005 外部就医 3 BG006 如何道路命名 2 BG007 路标、路牌的筹划 2 BG008 外部交通情况调查 1 BG009 员工厂区内班车的研究及运行模式的筹划 2 BG010 员工厂区外班车的研究及运行模式的筹划 2 BG011 工艺车辆车身企业文化的设计 2 BG012 如何着装 1 BG013 如何保管 1 BG014 各类着装标准 1 BG015 日常工作礼仪 2 BG016 社交礼仪 2 BG017 生活礼仪 2 第四局部 本钱工程分析 一、本钱罗列分析图 表1:本钱工程统计表 工程价值 1 2 3 合计 工程数量 33 6 5 44 图1:本钱工程统计柱状图 图2:本钱工程统计饼状图 二、本钱工程罗列汇总表 一级本钱 二级本钱 三级本钱 四级本钱 序号 本钱工程 价值 直接本钱 宣传本钱 宣传栏的制作   BG001 宣传栏的制作 3 写真   BG002 写真 2 横幅   BG003 横幅 1 节假日户外布置   BG004 节假日户外布置 3 摄像耗材   BG005 摄像耗材 2 文化牌制作   BG006 文化牌制作 3 复印本钱 复印机维护费用   BG007 复印机维护费用 2 复印纸张   BG008 复印纸张 1 公关协调本钱 公关协调费用   BG009 公关协调费用 3 工程咨询费用   BG010 工程咨询费用 3 档案本钱 档案管理本钱   BG011 档案管理本钱 1 会议费     BG012 会议费 2 翻译效劳费     BG013 翻译效劳费 1 书籍、报刊费     BG014 书籍、报刊费 1 间接本钱 人工间接本钱 工资   BG015 工资 2 附加及杂费 工资附加费 BG016 工资附加费 1 保险费 BG017 保险费 1 住房公积金 BG018 住房公积金 1 福利费 BG019 福利费 1 人事代理费 BG020 人事代理费 1 后勤效劳费 住宿费 BG021 住宿费 1 办公场地使用 BG022 办公场地使用 1 饮水费 BG023 饮水费 1 水电费 BG024 水电费 1 折旧费 办公设备折旧   BG025 办公设备折旧 1 房屋折旧   BG026 房屋折旧 1 低值易耗品 办公文印费   BG027 办公文印费 1 办公用品   BG028 办公用品 1 培训费 咨询费   BG029 咨询费 1 场地费   BG030 场地费 1 资料费   BG031 资料费 1 教师费   BG032 教师费 1 劳动保护费     BG033 劳动保护费 1 差旅费     BG034 差旅费 2 交通费     BG035 交通费 1 宣传费     BG036 宣传费 1 车辆使用费 过路过桥费   BG037 过路过桥费 1 燃油费   BG038 燃油费 1 养路费   BG039 养路费 1 车辆保险费   BG040 车辆保险费 1 内部车辆使用   BG041 内部车辆使用 1 费 办公 费   BG042 办公 费 1 网络使用费   BG043 网络使用费 1 及住宅 费   BG044 及住宅 费 1 第五局部 工作事项分析 一、工作事项分析图 图1:分类标准图示 表1:工作事项分类汇总表 工作类别 A' B' C' D' E' F' F E D C B A 合计 工作数量 2 5 0 13 1 4 43 11 29 38 3 30 179 图2:工作事项分类统计图 表2:价值和风险按照最大值合并统计 类别 F E D C B A 数量 32 8 38 42 12 47 图3:工作事项统计图 图4:工作数量分析饼图 二、工作事项罗列汇总表 1、行政管理 二级事项 三级事项 四级事项 五级事项 工作编号 证照、工程、土地等手续办理 证照办理、年检 公司营业执照的年检   B0001 组织机构代码证年检   B0002 证照变更   B0003 办理公司名称核准审批单   B0004 办理工商登记   B0005 组织机构代码办理   B0006 土地使用权证办理 土地征用   B0007 水土保持批文   B0008 工程审批文件的办理 工程立项批复   B0009 环境保护批文   B0010 工程审批文件的办理   B0011 工程竣工后有关手续的办理   B0012 文秘效劳 会务管理 印章管理 事业部印章用印   B0013 事业部印章保管   B0014 事业部各部门印章报刻   B0015 行政车辆调度 事业部行政用车安排   B0016 编制事业部 号码表 事业部 号码表制作   B0017 事业部 号码表更新   B0018 行政效劳 事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护   B0019 事业部领导需审批〔阅〕文件传递   B0020 事业部领导定期文书整理、报送   B0021 总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档   B0022 部门负责人日清收发   B0023 报刊杂志的收发   B0024 甄选事业部领导日常接待   B0025 甄选事业部领导   B0026 甄选事业部领导函件   B0027 整理事业部文秘档案   B0028 事业部公文报送   B0029 各部门会议管理 受理各部门会议申请   B0030 事业部会议管理 事业部级会议议题收集   B0031 事业部级会议通知   B0032 安排会议座次   B0033 会议记录   B0034 编写会议纪要   B0035 会议评价   B0036 公文管理 发文处理 事业部公文撰写   B0037 事业部公文审核   B0038 事业部公文报送   B0039 收文处理 外单位来文处理   B0040 内部文件处理   B0041 督查督办 编制督查督办单     B0042 督办工作实施     B0043 督办评价     B0044 档案管理 档案制度修编及指导工作等 档案管理制度的制订、修改完善 档案管理制度的制订 B0045 档案管理制度的修改完善 B0046 对外施工单位所需归档资料整编工作的指导   B0047 各相关部门做资料整理归档的指导   B0048 档案资料收发 对外文件资料发放   B0049 对内文件资料发放   B0050 图纸资料的发放   B0051 依据设备合同,给相关设备厂家邮寄所需设备图纸   B0052 参加设备开箱     B0053 参加工程竣工验收     B0054 档案资料收集 档案资料形成   B0055 档案进行审查   B0056 档案资料整理     B0057 档案资料保管     B0058 档案资料利用 借阅手续办理   B0059 档案归还、归位   B0060 档案的鉴定     B0061 档案的销毁     B0062 档案统计工作     B0063 员工体检 体检筹划     B0064 体检筹划审核     B0065 组织分批体检     B0066 取体检结果     B0067 日常行政事务 报表管理 公司内部报表 内部报表的编制 B0068 内部报表的审批 B0069 内部报表的网络上传 B0070 外部报表 外部报表编制、汇总 B0071 外部报表审核 B0072 外部报表报送 B0073 办公用品管理 办公固定资产的添置   B0074 办公固定资产的日常管理   B0075 办公固定资产的折旧报废处理   B0076 复印管理     B0077 信息问题处理 信息、问题的收集   B0078 信息、问题的调查、处理   B0079 信息、问题的反应   B0080 总部信息转办   B0081 竣工结算手续办理 施工单位工程竣工结算办理   B0082 设备厂家结算办理   B0083 翻译工作 文字翻译   B0084 现场口头翻译   B0085 员工离职手续的办理     B0086 阅览室管理 阅览室书籍的管理   B0087 阅览室借阅者的管理   B0088 事业部行政物资审批 事业部行政物资需求方案初审   B0089 事业部行政物资需求方案复核   B0090 2、宣传管理 二级事项 三级事项 四级事项 五级事项 工作编号 年度宣传方案的拟制 上年度宣传工作情况信息收集     B0091 编制年度宣传方案     B0092 张贴栏管理 张贴栏管理 张贴材料审核   B0093 实施张贴   B0094 张贴效果检查   B0095 宣传栏管理 宣传栏出刊方案筹划   B0096 宣传栏资料收集   B0097 宣传栏内容编辑   B0098 宣传栏版面送印   B0099 宣传栏写真张贴   B0100 宣传栏出刊工作纠偏   B0101 宣传栏效果评估   B0102 播送站管理 播送站运行方案筹划、编制     B0103 播音管理 播音稿件准备   B0104 实施播音   B0105 效果评估   B0106 播音员管理 播音员招聘   B0107 日常管理   B0108 播音器材管理 播音器材管理   B0109 宣传信息管理 宣传文字信息的管理 宣传信息的收集、拟写、发布   B0110 摄像、摄影管理 器材管理 摄像器材的借用   B0111 摄像器材的保管   B0112 影像处理     B0113 信息渠道的建立 组建通讯员小组 通讯员招聘   B0114 通讯员日常管理   B0115 新闻采访 采访筹划     B0116 实施采访     B0117 采访稿件编制     B0118 看板管理 看板管理方案的拟制     B0119 现场效劳     B0120 看板评比     B0121 总结提高     B0122 与总部、集团提供宣传资料       B0123 文化牌管理 文化牌制作方案拟制     B0124 方案审定     B0125 文化牌制作     B0126 文化牌的维护     B0127 公司大事记的收集整理 公司大事记的管理     B0128 3、公共关系管理 二级事项 三级事项 四级事项 五级事项 工作编号 公共关系网络的建立 B0129 公共关系网络的日常维护与协调       B0130 特殊事项的公关处理       B0131 重大活动的组织与筹划       B0132 重大活动总结       B0133 建立公共关系台帐       B0134 接待组织 接待前筹划 来宾信息收集   B0135 会议效劳 会前准备 了解会议信息及会议要求 B0136 编写接待筹划书   B0137 卫生查漏补缺 B0138 会议室摆台 B0139 厂区参观效劳 参观前迎宾准备   B0140 参观时陪同讲解效劳   B0141 参观后礼送   B0142 接待后总结     B0143 4、拾遗补缺 二级事项 三级事项 四级事项 五级事项 工作编号 职责分析 罗列职责外工作事项 发现职责以外的问题   B0144 提出处理措施   B0145 催促问题处理   B0146 相关情况反应   B0147 协助事业部总经理处理事业部事务       B0148 5、部门管理 二级事项 三级事项 四级事项 五级事项 工作编号 部门管理提升 部门工作分析 部门工作事项罗列与修订   B0149 部门工作事项价值分析与修订   B0150 部门工作事项过程分析与修订   B0151 部门岗位管理 根据部门工作分析设计岗位   B0152 确定部门岗位任职资格标准   B0153 编写部门岗位说明书   B0154 确定部门岗位编制   B0155 部门人力需求管理     B0156 部门新员工上岗指引     B0157 部门员工试用期沟通和辅导     B0158 部门考评和鼓励管理 组织部门员工年度考评     B0159 部门员工年考评反应沟通     B0160 部门员工素质能力评价     B0161 部门员工月度职责履行、工作方案督查     B0162 组织部门员工月度绩效考评     B0163 组织部门员工月考评沟通     B0164 部门员工考评结果应用     B0165 组织部门员工优秀员工评选     B0166 部门员工日常奖惩管理     B0167 部门员工试用期评价     B0168 部门员工转正定级     B0169 部门不合格员工处理     B0170 部门员工培训管理 确定部门员工培训需求     B0171 进行部门员工培训     B0172 部门关键员工开展规划     B0173 部门后备人才培养     B0174 部门员工日常管理 部门员工日常考勤管理     B0175 部门员工请休假管理     B0176 部门员工平安管理     B0177 部门员工离职原因沟通     B0178 协助部门员工异动手续办理     B0179 三、工作卡 公司营业执照的年检工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0001 目的 国家对企业的标准化管理,通过年检,企业取得合法的法人资格 目标 通过年检 对应流程/规那么 / 年工作量 40h 单次参考工时 40h 工作频率 1年1次〔上半年完成〕 触发条件 每年4月份 信息 输入 1、财务年度报告〔经会计师事务所审计的报告〕; 2、年检表格; 3、资质证件; 4、营业执照; 5、特殊情况需提交验资报告。 输出 年审材料 异常判定 财务报告数据不符 异常处理 财务人员调整合格 工作步骤与要求: 1、掌握年检事项; 2、收集年检资料,如企业营业执照正、副本及复印件、企业批准证书复印件、消防许可证、办公场地房屋产权证明复印件、经会计事务所审计的财务审计报告等; 3、填报年检申请表格; 4、办理签字盖章手续; 5、提交工商审核; 6、工商行政机关履行审批手续; 7、交工商手续办理费用,办理证照年检。 组织机构代码证年检工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0002 目的 国家对企业的标准化管理,企业通过年检取得合法资格。 目标 通过年检 对应流程/规那么 / 年工作量 40h 单次参考工时 40h 工作频率 1年1次〔上半年完成〕 触发条件 每年4月份 信息 输入 1、通过年检的营业执照; 2、公司公章; 3、经办人身份证复印件; 4、法定代表人身份证复印件; 5、年检表格。 输出 年审材料 异常判定 无法定代表人身份证复印件;没有携带公司公章〔或者未在年检表格上盖章〕。 异常处理 准备证件和加盖公章 工作步骤与要求: 1、掌握年检事项; 2、按照相关主管行政机关要求,收集年检资料; 3、填报年检表格; 4、办理签字盖章手续; 5、呈报资料给质量技术监督部门; 6、行政副主管机关相关责任人履行审核手续; 7、办理组织机构代码年检。 证照变更工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0003 目的 业务开展、变更需要和工商规定 目标 资料收集完毕后一周内取得新的证照 对应流程/规那么 / 年工作量 50h 单次参考工时 50h 工作频率 根据公司需要 触发条件 当公司情况发生变更时 信息 输入 1、公司法定代表人签署的?公司变更登记申请书?〔公司加盖公章〕; 2、公司签署的?指定代表或者共同委托代理人的证明?〔公司加盖公章〕及指定代表或委托代理人的身份证复印件〔本人签字〕; 3、公司章程修正案〔公司法定代表人签署〕; 4、董事会、股东会决议; 5、公司签署的?公司股东〔发起人〕出资情况表?〔公司加盖公章〕; 6、公司营业执照正副本; 7、依法设立的验资机构出具的验资证明。 输出 变更材料 异常判定 1、材料准备不齐全 2、不熟悉变更程序 异常处理 1、按照要求对材料进行修改和完善 2、了解和熟悉材料审核人员,加强沟通 工作步骤与要求: 1、掌握变更事项,理清目的和思路; 2、掌握变更程序和需要提交的资料清单; 3、按行政副主管机关要求,收集变更资料; 4、完善签字与盖章手续; 5、提交工商等管理部门审核; 6、掌握审核进度,做好解释工作; 7、完善、补充材料内容; 8、取得审批意见; 9、取得新的证照。 办理公司名称核准审批单工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0004 目的 确定企业名称,不发生经营纠纷 目标 取得工商行政管理部门颁发的名称核准书 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 48h 工作频率 根据公司需要 触发条件 当公司情况发生变更时 信息 输入 股东单位签署的共同投资合同书 输出 公司名称核准审批单 异常判定 提交的名称不符合工商登记要求 异常处理 找出字号与名称不相近或相同的名称 工作步骤与要求: 1、召开股东会议,形成股东会议决议,签署共同投资合同书 2、组织各股东单位提交营业执照复印件 3、填写名称预核申请表 4、取得名称查询意见 5、办理公司名称核准审批单 办理工商登记工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0005 目的 完善登记手续,以便合法经营 目标 完成资料收集,办理正式登记,取得营业执照 对应流程/规那么 / 年工作量 72h 单次参考工时 72h 工作频率 根据公司需要 触发条件 当公司情况发生变更时 信息 输入 工商登记表等相关资料 输出 营业执照 异常判定 1、提交的资料不符合工商登记要求 2、相关办理人员出差在外 异常处理 1、修改资料内容,完善资料 2、找直接领导安排其他人办理 工作步骤与要求: 1、填写登记表格; 2、验资报告; 3、签署公司章程; 4、拟任法定代表人签字; 5、各股东单位盖章; 6、资料提交工商审核。 组织机构代码办理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0006 目的 办理法人资质证明 目标 取得质量技术监督部门批复的机构代码证 对应流程/规那么 / 年工作量 80h 单次参考工时 80h 工作频率 根据公司需要 触发条件 新公司成立时 信息 输入 1、公司公章 2、法定代表人身份证复印件 3、年检后营业执照正本及复印件 输出 组织机构代码 异常判定 无法定代表人身份证复印件;没有携带公司公章。 异常处理 准备好法定代表人身份证复印件和公章 工作步骤与要求: 1、填写登记表格; 2、向总部申请提取营业执照正本及复印件; 3、备齐资料提交质量技术监督局审核; 4、办理组织机构代码证。 土地征用工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0007 目的 工程建设用地 目标 取得土地使用权证 对应流程/规那么 / 年工作量 工程用地需要〔1次性〕300h 单次参考工时 300h 工作频率 工程用地需要〔1次性〕 触发条件 工程办理时 信息 输入 工程用地申请报告、工程可研报告、环保意见、水土保持意见、矿产意见、林业意见、规划意见等资料(可以以包干的形式委托县国土部门办理) 输出 土地使用权证 异常判定 1、土地规划不符合国土政策 2、环保部门的支持意见难以取得 异常处理 1、促使县级国土调整土地使用规划 2、环保评价报告取得 工作步骤与要求: 1、掌握审批程序和需要提交的资料清单; 2、根据资料清单准备材料; 3、提交相关部门审核; 4、完善资料内容; 5、催办审批; 6、取得土地使用权证。 水土保持批文工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0008 目的 通过水土保持审批 目标 取得水土保持批复文件 对应流程/规那么 / 年工作量 300h 单次参考工时 300h 工作频率 根据公司需要 触发条件 工程办理时 信息 输入 1、县政府关于土地征收报批单; 2、县国土部门征收土地呈报意见; 3、市国土部门征收土地审查意见; 4、征收土地委托报告; 5、建设工程用地预审报告书; 6、建设工程用地呈报材料“一书四方案〞; 7、发改委关于工程的批复文件; 8、建设用地压覆矿产资源评估报告; 9、地质灾害危险性评估报告; 10、地震意见书; 11、建设用地规划许可证; 12、林业使用权许可证; 13、环保评估报告; 14、权属调查汇总表; 15、征地告知书; 16、听证送达回证; 17、土地验收确认书; 18、建设用地勘测定界技术报告 输出 批复文件 异常判定 报告编制和审批的时间长 异常处理 及时沟通和催办 工作步骤与要求: 1、与水土保持编制报告单位签定合同 2、组织提交有关资料 3、催办水土保持报告 4、组织水土保持报告评审 5、提交到审批部门审批 6、取得批文 工程立项批复工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0009 目的 取得开工建设依据 目标 取得批复文件 对应流程/规那么 / 年工作量 100h 单次参考工时 100h 工作频率 工程建设需要 触发条件 工程办理时 信息 输入 相关资料 输出 批复文件 异常判定 相关部门没有初步审批意见 异常处理 先承诺资料提交时间再行办理意见,并向方法取得相关部门的意见 工作步骤与要求: 1、工程可研报告编制; 2、工程立项申请报告〔可行性分析报告〕; 3、到电力部门办理有关意见; 4、到环保部门办理有关意见; 5、到国土部门办理有关意见; 6、到林业部门办理有关意见; 7、到城市规划部门办理有关意见; 8、到水土保持部门办理有关意见; 9、提交开展和改革委审批; 10、加大公关力度,通过审批。 环境保护批文工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0010 目的 通过环境保护审批 目标 取得环境保护批复文件 对应流程/规那么 / 年工作量 300h 单次参考工时 300h 工作频率 工程建设需要 触发条件 工程办理时 信息 输入 相关资料 输出 批复文件 异常判定 环境总量批文难以取得 异常处理 与环保部门协商沟通并解决 工作步骤与要求: 1、与环评单位签定环境评价合同; 2、催办环境保护评估报告; 3、组织报告审查、修改; 4、办理环境标准批文; 5、办理环境总量批文; 6、办理环保批文。 工程审批文件的办理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0011 目的 开工建设需要 目标 取得审批文件 对应流程/规那么 / 年工作量 300h 单次参考工时 300h 工作频率 工程建设需要 触发条件 工程办理时 信息 输入 1、公司工程建设 2、工程可行性报告 3、国家法律或文件规定的工程审批须提交的资料 输出 1、工程批复文件 2、其他批复文件 异常判定 1、国家宏观政策 2、材料准备不齐全 异常处理 1、完善资料 2、做好沟通汇报工作,争取政策上的支持 工作步骤与要求: 1、掌握审批程序和需要提交的资料清单; 2、根据资料清单准备材料; 3、提交相关部门审核; 4、完善资料内容; 5、催办审批; 6、取得审批文件。 工程竣工后有关手续的办理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0012 目的 合法经营 目标 取得相关批复文件 对应流程/规那么 / 年工作量 300h 单次参考工时 300h 工作频率 工程生产需要〔1次性〕 触发条件 工程办理时 信息 输入 1、工程竣工报告 2、存在问题的处理 3、相关资料的准备齐全 输出 有关批复文件的取得 异常判定 1、工程未能按照实际进行竣工,竣工资料不符合要求 2、验收手续和整改措施不符合要求 3、相关协议等未能与有关部门签定 异常处理 1、按照要求准备资料 2、整改措施符合要求 3、签定相关协议 工作步骤与要求: 1、掌握审批程序和需要提交的资料清单; 2、根据资料清单准备材料; 3、提交相关部门审核; 4、完善资料内容; 5、催办审批; 6、取得批复文件。 事业部印章用印工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0013 目的 标准印章使用,防控风险 目标 1、错误用印次数为0; 2、不按标准程序用印次数为0。 对应流程/规那么 ?印章管理规那么?Q-GZ-CD01-011 年工作量 19.2h 单次参考工时 0.16h 工作频率 10次/月 触发条件 各部门提交的需用印文件 信息 输入 1、?印章管理规定? 2、?用印登记表? 3、各部门需用印文件 输出 完成用印的文件 异常判定 1、错误用印; 2、未按程序用印; 3、用印不清晰。 异常处理 1、收回错误用印的文件;向上级汇报。 2、重新用印。 工作步骤与要求: 1、审查各部门提交的需用印文件; 2、审查通过后指导提交人填写?用印登记表?; 3、由申请部门负责人签字认可后送部门负责人审批; 4、在文件上规定位置用印,章形不歪斜,印迹清晰。 5、完成用印后将印章放回原处,上锁。 事业部印章保管工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0014 目的 标准印章保管,防控风险,延长印章使用寿命 目标 1、无印章丧失; 1、用印墨迹清晰易识别; 2、使用年限达5年。 对应流程/规那么 ?印章管理规那么?Q-GZ-CD01-011 年工作量 10h 单次参考工时 0.3h 工作频率 随时 触发条件 1、行政专责岗位职责; 2、用印不清晰; 3、一年以不上使用的印章申请销毁; 4、机构调整 信息 输入 ?印章管理规定? 输出 / 异常判定 印章遗失 异常处理 1、向上级汇报; 2、发公告停止遗失印章的使用; 3、向公安机关报案。 工作步骤与要求: 1、每次用印时检查印油是否足量,用印不明显时需添加印油,印油不宜添加过多; 2、每次用印后盖好印章盖; 3、放入存放柜,上锁; 4、每年年初〔一至二月份〕对前一年各部门印章使用情况进行清理,要求各部门填写?印章清理登记表?,对印章提出保存、封存、销毁建议。 5、对各部门提交的?印章清理登记表?进行审核、调查,确认无误后提交办公室主任审批后,按审批意见对印章进行处理。 事业部各部门印章报刻工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0015 目的 标准印章印刻,防控风险 目标 1、受理及时率100%; 2、效劳到位。 对应流程/规那么 ?印章管理规那么?Q-GZ-CD01-011 年工作量 20h 单次参考工时 3h 工作频率 随机 触发条件 机构调整;职责调整 信息 输入 1、?印章管理规定? 2、?印章刻制申请表? 输出 1、审核通过的?印章刻制申请表? 2、填写完整的?印章领用/移交登记表? 异常判定 不能在规定时间完成印章报刻 异常处理 1、向申请部门说明情况; 2、向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、各部门根据工作需要按要求填写?印章刻制申请表?; 2、审核各部门提交?印章刻制申请表?; 3、交办公室主任审核,在通过后一个工作日内 至长沙总部行政部门; 4、根据刻制申请要求定期催办企管中心完成印章刻制。 5、在接到企管中心刻制完的印章后,填写?印章领用/移交登记表?,按要求盖上印模; 6、通知申报部门到办公室领取?印章领用/移交登记表?后按要求在相应的栏目中签字; 7、?印章领用/移交登记表?一式两份,申报部门一份,办公室一份存档备查; 8、根据填写完整的?印章领用/移交登记表?将印章交给申报部 事业部行政用车安排工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0016 目的 车辆使用标准,满足工作用车 目标 1、车辆利用率100%,无违反规定用车情况 2、领导满意度100% 3、部门满意度90% 对应流程/规那么 ?事业部行政用车管理流程?Q-LC-CD01-004 年工作量 96h 单次参考工时 0.4h 工作频率 60次/月 触发条件 1、各部门因工作需要使用车辆; 2、事业部领导因工作需要使用车辆。 信息 输入 1、各部门提交的?用车单?; 2、XXXX车队提供的车辆信息。 输出 审核通过的?用车单? 异常判定 1、审核错误,造成公车私用等违反制度的现象; 车辆使用冲突。 异常处理 1、立即通知司机回司;调查原因;向上级汇报。 2、根据工作的重要性合理调整。 工作步骤与要求: 1、各部门根据工作需要按要求标准、完整填写?用车单?; 2、审核?用车单?是否符合申请要求,重点对用车事宜进行申核; 3、与车队班长确定车辆;根据当天的派车情况确定是否派车,在?用车单?上调度栏审核签字〔长途需办公室主任批准〕; 4、根据用车的轻重缓急协调车辆使用,如有两个部门以上同一时段去同一地点要求使用一辆车。 5、要求用车人凭审核签字后的?用车单?乘坐车辆。 6、除特殊和紧急情况外,不得先派车,后补?用车单?。 事业部 号码表制作工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0017 目的 内部沟通顺畅 目标 1、格式美观、整齐,无号码错误 2、发表及时率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 6h 单次参考工时 0.5h 工作频率 1次/月 触发条件 行政专责岗位职责 信息 输入 1、各部门 号码表 2、人员异动或 变更明细 输出 事业部 号码表 异常判定 1、各部门不能及时提供 号码 2、 号码错误。 异常处理 1、 催促 2、及时修改后重新发布。 工作步骤与要求: 1、要求各部门综合管理员按标准格式,上报部门 号码资料至办公室; 2、办公室行政专责按部门分类制作 号码表,排版布局合理、数据清晰无误。 3、一个工作日内使用网站发布、邮件发送等方式向各部门公布 号码表; 4、不得泄露公司领导的 号码。 事业部 号码表更新工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:行政副主管 编号:B0018 目的 内部沟通顺畅 目标 更新及时率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 3.6h 单次参考工时 0.16h 工作频率 2次/月 触发条件 1、机构调整; 2、各部门人员变动。 信息 输入 1、各部门 号码表 2、长沙总部 号码表 输出 事业部 号码表 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、发生机构调整、人员异动、 变更等情况,所在部门的综合管理员必须在两个工作日内,按公布格式上报资料至办公室; 2、办公室行政专责在一个工作日内完成 号码表更新; 3、用网站或电子邮件方式发布更新完毕的 号码表。 事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0019 目的 为事业部领导创造干净整洁的工作环境 目标 1、办公设施整齐,桌面、地面无灰尘 2、领导满意度100% 对应流程/规那么 / 年工作量 79.2h 单次参考工时 0.3h 工作频率 22次/月 触发条件 1、每日7:40分以前到领导办公室; 2、桌面文件较多时,需及时清理;客人离去后,及时清理办公室。 信息 输入 / 输出 / 异常判定 领导提前到达办公室。 异常处理 使用最短的时间完成文件归档与桌面清理。 工作步骤与要求: 1、每个工作日的7:40分前到达事业部总经理办公室; 2、准备抹布、拖把等清洁物品; 3、首先进行办公桌面的文件整理,按文件类型归档; 4、用抹布清洁所有桌椅、门窗; 5、用拖把清洁地面; 6、询问总经理后冲泡水和茶水; 7、每月进行一次大扫除,使用皮革保护剂清洁皮质沙发和座椅,使用玻璃清洁剂清洁所有窗户。 事业部领导需审批〔阅〕文件传递工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0020 目的 标准文件呈报程序,使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。 目标 1、及时率100%; 2、遗漏率0%、丧失率0%; 3、文件无重大质量问题和低级错误。 对应流程/规那么 / 年工作量 108h 单次参考工时 0.3h 工作频率 30次/月 触发条件 1、紧急文件立即呈送;已批示文件第一时间返回呈送部门或 通知取文。 2、其他文件根据情况,一般为上午、下午各送一次。 信息 输入 1、各部门报送的文件; 2、来往文件登记表 3、?文书考核规那么? 输出 1、审核通过的文件; 2、审核未通过的文件; 3、领导批示后的文件。 异常判定 1、紧急文件需批示; 2、文件丧失。 异常处理 1、如领导在办公室那么马上请示,如不在办公室那么通过通讯工具请示; 2、向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、接收各部门呈送的文件; 2、对各部门呈送文件进行审核,对行文方向、内容表述不正确的文件要求呈送部门重新编制; 3、登记需批示的报告〔请示〕; 4、视轻重缓急将文件送至分管领导审批,按请示和报告形式分开放于办公桌上; 5、紧急文件及时传递;重要文件一个工作日内完成传递;其他文件两个工作日内完成传递; 6、紧急文件在规定时间内提醒领导及时审批,其他文件定时取回; 7、在?呈报文件明细表?上登记领导批示内容及取文者姓名; 8、通知承办部门或呈报部门阅文、取文,对领导要求修改的文件及时通知呈送部门修改后重新报 事业部领导定期文书整理、报送工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0021 目的 协助事业部领导处理日常文案 目标 1、结构合理、内容全面、数据无误 2、初稿修改率不超10% 3、在规定时间内完成拟搞、送审 对应流程/规那么 / 年工作量 120h 单次参考工时 1h 工作频率 10次/月 触发条件 1、上级部门下发通知或指令; 2、事业部领导下发指令; 3、每月、每周定期整理、报送。 信息 输入 1、与事业部领导沟通交流; 2、文字草稿 输出 上报机构要求的标准格式文件。 异常判定 领导因外出无法审核稿件。 异常处理 1、向事业部领导 请示报送方式〔电子邮件或 〕; 2、如需推迟报送那么向报送机构说明原因。 工作步骤与要求: 1、了解领导思想意图与主要内容; 2、按格式和要求完成初稿; 3、送领导审阅,根据意见进行修改; 4、进行文字校对,确保无错字、病句; 5、在规定时间内报送至相关机构、人员。 总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0022 目的 使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。 目标 文件分类存放,五分钟内可准确查找 对应流程/规那么 / 年工作量 78h 单次参考工时 0.26h 工作频率 25次/月 触发条件 每周分类整理到文件夹,每月归档至文件盒,每年移交档案室。 信息 输入 总经理所需查阅的文件、资料 输出 标准分类的文件夹 异常判定 重要文件资料缺失 异常处理 向相关部门重新取得文件;如无法取得那么向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、建立分类档案盒和文件夹; 2、常用报表与文件分类存放至文件夹; 3、每月将文件夹内文件分类存放至档案盒; 4、每年将资料整编后存于档案室或销毁。 部门负责人日清收发工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0023 目的 加强事业部领导与部门负责人的沟通 目标 1、日清表收发及时率100%; 2、不影响当日填写。 对应流程/规那么 / 年工作量 78h 单次参考工时 0.26h 工作频率 25次/月 触发条件 每日十点前收齐 信息 输入 各部门负责人当天填写的日清表 输出 经事业部领导批示的日清表 异常判定 不能按时收齐日清表 异常处理 1、催促未提交人,询问未提交原因; 2、向事业部领导汇报。 工作步骤与要求: 1、每日十点前催促各部门第一负责人填写日清; 2、收齐各部门第一负责人当日填写的日清表; 3、分送各事业局部管领导; 4、次日下午下班前从事业部领导处收回后分发。 报刊杂志的收发工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0024 目的 使事业部领导及时获取行业信息,扩大知识面。 目标 报刊送阅及时率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 0.16h 工作频率 25次/月 触发条件 报刊杂志每日下午送阅。 信息 输入 当日报刊杂志。 输出 分类放置于报刊架的报刊杂志。 异常判定 当日报刊杂志未按时收到。 异常处理 向事业部领导说明未情况 工作步骤与要求: 1、在接到档案室送到的报刊后,于当天送至事业部领导办公室; 2、按分类和日期放置于报刊架; 3、报刊架上报刊较多时应按日期将较早的报刊杂志取下,送至档案室或另行保存。 甄选事业部领导日常接待工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0025 目的 使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。 目标 及时率100%,客户满意度100%,领导满意度100%。 对应流程/规那么 / 年工作量 19.8h 单次参考工时 0.33h 工作频率 5次/月 触发条件 1、来宾到访; 2、上级指令; 3、门岗值班人员 通知。 信息 输入 1、门岗来电; 2、领导指示 输出 / 异常判定 遇到未得到批准而执意要见和吵闹的来宾 异常处理 请执勤保安按规定处理。 工作步骤与要求: 1、日常客户至办公楼门岗后,视来访情况通报事业部领导; 2、在得到事业部领导批准后,确定接待地点; 3、通知领导至接待点或引领来宾至领导办公室; 4、根据来宾人数泡茶水; 5、视会谈时间半小时添加一次茶水。 甄选事业部领导 工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0026 目的 使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。 目标 及时率100%,准确率100%,客户满意度100%,领导满意度100%。 对应流程/规那么 / 年工作量 19.2h 单次参考工时 0.16h 工作频率 10次/月 触发条件 来访 信息 输入 外接来电 输出 来电登记本 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、接到找事业部领导的来电,礼貌询问来电人所属单位和来电事宜,做好内容记录; 2、根据来电内容决定是否立即向领导汇报,一般事件告知相关部门联系方式或礼貌婉拒来电人; 3、紧急事件及时通知事业部领导。 甄选事业部领导函件工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0027 目的 使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。 目标 及时率100%,准确率100%,废件0件,领导满意度100%。 对应流程/规那么 / 年工作量 31.2h 单次参考工时 0.26h 工作频率 10次/月 触发条件 函件寄到 信息 输入 信件 输出 经来文处理的外来函件 异常判定 重要信件处理错误 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、收到外来函件; 2、属个人信件当日呈送事业部领导; 3、属文件类做外单位来文处理; 4、属公司总部的函件,在最短时间内带至公司总部; 5、其他视情况发至各部门。 整理事业部文秘档案工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0028 目的 维护档案资料的完整齐全,为公司效劳。 目标 归档及时率100%,资料齐全率100%。 对应流程/规那么 / 年工作量 30h 单次参考工时 0.5h 工作频率 5次/月 触发条件 1、每周分类归档; 2、每年初移交档案室 信息 输入 1、?档案管理规定? 2、未整理的文件 输出 档案目录明细 异常判定 重要文件资料缺失 异常处理 向相关部门重新取得文件;如无法取得那么向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、每周五定期将一周内处理的文件按标准分类归档; 2、按日期顺序排列整编; 3、外单位来文一季度整编一次,移交公司总部行政部门; 4、其他文书档案每年三月份统一按要求整编,打印档案卷内目录和备考表,放于档案盒内,移交档案室。 事业部公文报送工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0029 目的 标准内部制发公文的管理 目标 1、送审及时100%; 2、发放登记无漏项,重要文件一个工作日内发放到位,普通文件二个工作日内发放到位。 对应流程/规那么 / 年工作量 60h 单次参考工时 0.5h 工作频率 10次/月 触发条件 完成公文签发 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、已签发的文件 输出 1、事业部发文:红头文件加盖印章; 2、公司发文:将领导签发的公文处理纸和电子文档发至长沙企管中心制作。 异常判定 1、文件正式下发后发现错误; 2、事业部领导出差,无法签发文件; 3、出现文件泄密。 异常处理 1、可收回的文件在第一时间收回,修改后重新发文;不可收回的文件〔发外单位〕向发往机构说明情况后重新发送。 2、请经授权后的领导签发,如未授权那么用通讯工具请示事业部领导。 3、按照?保密管理规定?处理。 工作步骤与要求: 1、根据事业部领导签发的发文稿纸打印文件; 2、按标准用印; 3、事业部内部文件发至相关部门,可使用网站发布和邮件发送等形式,根据需要在公告栏上张贴; 4、发至外部的文件〔函、报告、请示等〕以寄送和 方式报送,也可以经办〔责任〕部门自行报送; 5、原件存挡备查。 受理各部门会议申请工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0030 目的 标准会议,提高会议效果 目标 1、受理及时率100%; 2、效劳到位。 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 23.76h 单次参考工时 0.33h 工作频率 6次/月 触发条件 各部门提交?会议申请〔筹划〕书? 信息 输入 各部门提交的?会议申请〔筹划〕书? 输出 审核通过?会议申请〔筹划〕书? 异常判定 1、办公室主任外出,无法审核; 2、事业部领导外出,无法审批; 异常处理 1、 请示; 2、向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、接收各部门提交的?会议申请〔筹划〕书?; 2、行政专责在一个工作日内审核?会议申请〔筹划〕书?,重点对会议目的、主题、议程进行审核; 3、初审通过后送办公室主任复核; 4、复核通过后送事业局部管领导审批。 5、对不符合要求的会议申请要求申请部门重新修改; 6、审核通过的会议申请在当日将原件反应至申请部门,可进入一下程序〔会议通知〕。 事业部级会议议题收集工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0031 目的 确定会议主题,确保会议高效 目标 议题收集及时率100% 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 19.8h 单次参考工时 0.33h 工作频率 5次/月 触发条件 会前一天。 信息 输入 1、?会议管理规定?; 2、?会议管理规那么?; 3、参会人员提供的议题。 输出 1、?会议议题汇总表?; 2、确定的会议议题。 异常判定 1、不能按时收集议题; 2、议题无法收集齐。 异常处理 向主持人说明情况 工作步骤与要求: 1、对需要讨论议题的会议,于会前一天收集参会人员上报的议题; 2、按时汇总整理; 3、对未及时上报的人员采取 等方式进行催促; 4、打印议题汇总表,呈送会议主持人审定。 事业部级会议通知工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0032 目的 确保会前准备充分,提高会议的有效性 目标 1、通知及时率100%; 2、通知事项无遗漏; 3、通知人员无遗漏。 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 31.2h 单次参考工时 0.26h 工作频率 10次/月 触发条件 1、方案内会议召开前; 2、事业部领导下达开会指令。 信息 输入 1、确定的会议议题; 2、事业部领导下达的开会要求。 输出 ?会议通知? 异常判定 会议时间提前,会议地点变更 异常处理 及时通知参会人员 工作步骤与要求: 1、需要讨论议题的会议,在会议主持人确定议题后,通知参会人员会议主题,作好会前准备; 2、根据领导召开会议的要求,通知参会人员会议时间和会议地点; 3、不定期会议在接到开会指令后立即通知参会人员,确保不耽误会议召开。 安排会议座次工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0033 目的 标准会议,提高会议效果 目标 座次排列无误 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 30h 单次参考工时 0.5h 工作频率 5次/月 触发条件 会议召开前 信息 输入 参会人员职务、发言顺序、人数 输出 会议座次定置表 异常判定 座次排列错误 异常处理 1、向上级汇报; 2、马上调整。 工作步骤与要求: 1、整理、核对所有参会人员的姓名与职务; 2、根据参会人员职务、发言顺序、人数合理排列座次; 3、制作会议定置图; 4、会前交后勤部制作座次卡,按定置图摆放; 5、会前对座次卡摆放进行检查,确保无误。 会议记录工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0034 目的 记载会议内容和决议 目标 1、书写速度快; 2、打字速度120字/分; 3、记录全面; 4、字迹清晰,书写整齐。 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 270h 单次参考工时 1.5h 工作频率 15次/月 触发条件 1、每月、每周定期会议; 2、事业部领导下达开会指令 信息 输入 会议发言内容 输出 会议记录 异常判定 未记录全面和清楚的事项 异常处理 会后及时询问发言人和会议主持人。 工作步骤与要求: 1、参会人员发言的同时记录发言内容,延误不超过3秒钟; 2、重要讲话时可使用录音器材收录,宜放在发言人附近,不超出5米; 3、有条件可使用便携式电脑进行记录。 4、会后有未记录全面和不清楚的事项及时询问发言人和会议主持人。 编写会议纪要工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0035 目的 会议精神和决议得到贯彻执行 目标 1、会后四小时内完成纪要编写,及时率100%; 2、记载完整率100%; 3、下发及时率100%,无遗漏。 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 240h 单次参考工时 2h 工作频率 10次/月 触发条件 1、会议召开完毕 2、会后四小时 信息 输入 整理后的会议记录 输出 会议纪要初稿 异常判定 不能按时完成编写 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、在会后两个小时内完成会议记录的整理; 2、根据整理后的会议记录在两个小时内完成会议纪要编写,报上级审核; 3、纪要内容全面,真实记载会议内容,无遗漏事项;用语简明、准确,无错字、病句; 4、纪要下发可使用复印、电子邮件、网站发布等形式发送至参会人员和部门综合管理员; 5、留存一份纪要存档备查。 会议评价工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:行政副主管 编号:B0036 目的 会议精神和决议得到贯彻执行 目标 1、会议有效率90%以上; 2、会议违章率0。 对应流程/规那么 1、?会议管理规定?Q-GD-001 2、?会议管理流程?Q-LC-CD01-003 3、?会议管理规那么?Q-GZ-CD01-001 年工作量 24h 单次参考工时 0.2h 工作频率 10次/月 触发条件 会议纪要已签发 信息 输入 复印后的会议纪要 输出 登记完毕的发文登记本。 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、对会议组织部门提出的会议申请筹划书的完成情况进行核对,提出评价意见; 2、会议主持人对会议效果进行评价; 3、组织部门根据评价意见改良会议组织筹划; 4、办公室对会议中违反会议制度的行为提出考核意见,如迟到、早退、接打 等。 事业部公文撰写工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0037 目的 执行公司政令,推进工作进度。 目标 1、拟搞及时率100%; 2、初稿一次通过率85% 对应流程/规那么 / 年工作量 120h 单次参考工时 1h 工作频率 10次/月 触发条件 1、需向事业部范围内通报、通知重要事项时,以事业部名义发文; 2、需向外单位联系工作和请示汇报时,以事业部或公司名义发文。 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、公司政令、工作安排 4、发文稿纸。 输出 责任部门所拟初稿 异常判定 不能按时完成初稿拟制 异常处理 1、催促拟稿部门负责人; 2、向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、根据领导指令或工作需要,以及部门专业职责由承办部门拟订初稿,重要文件由承办部门负责人亲自拟订或组织; 2、形成初稿后填写?XXXX铝业发文稿纸?,拟稿人将内容填写完整,并在拟稿栏上签名; 3、将?XXXX铝业发文稿纸?与初稿合订后交至部门负责人。 事业部公文审核工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0038 目的 标准内部制发公文的管理 目标 1、发文稿件校核后正确率100%, 2、送领导审核的文件无重大文字错误,过失率为0。 对应流程/规那么 / 年工作量 120h 单次参考工时 1h 工作频率 10次/月 触发条件 接到公文初稿 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、责任部门所拟初稿。 输出 已签发的文件 异常判定 1、办公室主任外出,无法审核文件; 2、事业部领导外出,无法签发文件; 异常处理 1、 请示; 2、向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、部门负责人审核初稿后在?XXXX铝业发文稿纸?的核稿栏上签名; 2、涉及两个部门以上的文件需进行会签,在?XXXX铝业发文稿纸?的会签栏上签字,由责任部门组织; 3、会签完后交办公室校核; 4、办公室行政人员对文件进行校核后在?XXXX铝业发文稿纸?的办公室一栏签名;重要文件由办公室主任复核; 5、将审核完毕的文件送事业局部管领导签发; 事业部公文报送工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0039 目的 标准内部制发公文的管理 目标 1、送审及时100%; 2、发放登记无漏项,重要文件一个工作日内发放到位,普通文件二个工作日内发放到位。 对应流程/规那么 / 年工作量 60h 单次参考工时 0.5h 工作频率 10次/月 触发条件 完成公文签发 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、已签发的文件 输出 1、事业部发文:红头文件加盖印章; 2、公司发文:将领导签发的公文处理纸和电子文档发至长沙企管中心制作。 异常判定 1、文件正式下发后发现错误; 2、事业部领导出差,无法签发文件; 3、出现文件泄密。 异常处理 1、可收回的文件在第一时间收回,修改后重新发文;不可收回的文件〔发外单位〕向发往机构说明情况后重新发送。 2、请经授权后的领导签发,如未授权那么用通讯工具请示事业部领导。 3、按照?保密管理规定?处理。 工作步骤与要求: 1、根据事业部领导签发的发文稿纸打印文件; 2、根据文件性质判断是否需要编号,对公文进行登记编号; 3、按标准程序用印; 4、事业部内部文件发至相关部门,可使用网站发布和邮件发送等形式,根据需要在公告栏上张贴; 5、发至外部的文件〔函、报告、请示等〕以寄送和 方式报送,也可以经办〔责任〕部门自行报送; 6、原件存挡备查。 外单位来文处理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0040 目的 对来自本公司外部的公文进行处置与管理 目标 1、及时率100%、准确率100%,保密性好 2、登记无漏项 3、一般文件二个工作日内、重要文件一个工作日内、紧急文件半日完成审核、拟办、批办 4、对批示后的文件进行督查、催办 对应流程/规那么 ?来文处理流程?Q-LC-CD01-002 年工作量 180h 单次参考工时 1h 工作频率 15次/月 触发条件 外单位来文 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、外来信件、文件、 ; 4、公文处理纸。 输出 1、经事业部领导批示的文件 2、来文汇总表 异常判定 1、文件处理时间超时; 2、出现文件泄密。 异常处理 1、向上级汇报; 2、按照?保密管理规定?处理。 工作步骤与要求: 1、接收到外来单位文件; 2、按格式填写公文处理纸; 3、送办公室主任拟办; 4、按拟办意见呈送事业部领导批示; 5、按领导批示通知承办部门或人员查阅文件,视情况领取文件复印件; 6、及时跟踪指令落实情况; 7、办理完毕回收文件存档。 内部文件处理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0041 目的 确保内部政令和信息畅通 目标 1、及时率100%,准确率100% 2、发放无遗漏 对应流程/规那么 ?发文处理流程?Q-LC-CD01-001 年工作量 180h 单次参考工时 1h 工作频率 15次/月 触发条件 上级部门和其他部门来文 信息 输入 1、?公文管理规定?; 2、?公文管理规那么?; 3、总部来文、工作联系单 4、公文处理纸。 输出 1、经事业部领导批示的文件 2、来文汇总表 异常判定 1、文件处理时间超时; 2、出现文件泄密。 异常处理 1、向上级汇报; 2、按照?保密管理规定?处理。 工作步骤与要求: 1、接收到长沙总部文件; 2、公文类按格式填写公文处理纸;工作联系单无须填写公文处理纸; 3、送办公室主任拟办; 4、呈送事业部领导阅示; 5、公文类分至各部门,并在公告栏公布;工作联系单发至相关部门; 6、原文存档。 编制督查督办单工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0042 目的 确保督办信息的有效收集和运用 目标 1、信息准确性100% 2、信息收集及时率100% 3、沟通有效性100% 4、标准细化、量化,具有考核操作性 5、责任到具体人 6、工作措施有效 7、无文书错误 对应流程/规那么 1、?督查督办管理流程?Q-LC-CD01-005 2、?督查督办管理规那么?Q-GZ-CD01-003 年工作量 240h 单次参考工时 4h 工作频率 5次/月 触发条件 1、当工作督办指令下达时/2、周二16:00前要将本周的督查督办单下发 信息 输入 事业部会议纪要 领导指令 输出 督查督办单 异常判定 1、信息不准确 2、双方意见分歧比拟大,无法达成一致 3、对方未收到邮件,或网络不通 异常处理 1、重新收集、确认信息 2、请示领导,按照领导下达的指令执行 3、重新再发督办邮件,或下发督查督办纸质文件 工作步骤与要求: 1、参加事业部会议,及时记录会议督办信息,要求记录准确、无过失。 2、完成记录后需与会议纪要进行核对,如发生信息不统一的情况,以会议纪要为准。如会议记录在周二下午17:00前不能发出,那将以督查会议记录为督查依据。 3、依据工作内容和工作难度,由督查督办副主管草拟督查工作完成时间、工作完成标准、工作责任人;要求工作完成时间设计符合实际情况、标准合理、工作责任到人。 4、在督查督办副主管草拟督查工作完成时间、工作完成标准、工作责任人后,由督查督办副主管采用 或现场沟通的方式跟执行部门负责人进行沟通,如执行部门对完成时间存在异议,督查督办副主管需到现场进行核实相关情况重新确定完成时间、工作完成标准、工作责任人等信息,并将有关上报办公室主任,办公室主任认可后,督查督办副主管负责将重新修订后的信息与执行部门进行重新沟通、确定,如再存在异议将以办公室核定的内容为准。要求督查督办副主管要根据督办事项的难易度、人员状况、物料情况、工作方法、外部因素、内部因素等方面进行考虑确定督办事项完成的标准。 5、督查事项信息必须进行沟通,如无法进行有效沟通,一般以督查督办副主管核定的信息为准。如在督办事项执行过程中责任人发生变动,需重新确定督办责任人。 6、将收集准确的信息写入督办单,要求在8小时内完成编制、下发工作。 7、如事业部有临时要紧的事情需要督办,将以事业部领导下达的指令为准,相关程序与上相同。 8、将督查督办单通过E-MAIL发到责任人邮箱, 确认查收。 督办工作实施工作卡 工作岗位:督查督办副主管、办公室主任 考核岗位:办公室主任 编号:B0043 目的 确保政令畅通和工作有效,促进公司的重大决策、重要工作部署的落实与执行 目标 重大督办事项完成率100% 重大督办事项有效率≥80% 督办事项不良率≤5% 工作催促率100% 对应流程/规那么 1、?督查督办管理流程?Q-LC-CD01-005 2、?督查督办管理规那么?Q-GZ-CD01-003 年工作量 756h 单次参考工时 3h 工作频率 21次/月 触发条件 工作督办指令下到达执行部门后 信息 输入 督查督办工作完成情况 输出 督查督办工作情况通报 异常判定 1、了解信息片面,不准确或信息反应不准确或不及时 异常处理 1、重新调查,并处理检查人 工作步骤与要求: 1、对事业部和公司要求督办的事项及时跟踪,及时发现问题,及时汇报,突出过程管理和控制,将能及时整改或纠偏的及时要求整改与纠偏,并将执行情况详细记录,要求对所督查督办的工作进行现场调查了解情况,催促相关部门和责任人按照督办要求完成工作。 2、工作要求:相关部门第一负责人为重大督办事项的第一责任人,对重大督查督办事项要求四小时复命,工作完成时或不能按时按质完成时有书面报告报办公室。对于重大督办事项,办公室督查人员须定时到现场跟进、核实情况,对工作过程和结果有详细的记录,做到至少1个工作日1催促。对于一般督办事项,办公室督查人员在事项结束和关键节点时到现场核实情况,并对过程有所了解,做到至少2个工作日1催促。 3、了解督查督办完成情况包括如下方法: 询问相关当事人;现场调研,收集第一手信息。但需要将所了解的情况与相关责任人进行沟通,如双方存在比拟大的差异,可以组织相关人员召开说清楚会。 4、在督查督办的过程中如遇问题,按照如下步骤操作:问题调研,寻找问题发生原因;罗列各类解决措施;讨论解决措施有效性;提出成熟的问题解决措施,等报批后催促相关责任方按照整改措施实施整改;现场了解问题解决进度;记录问题解决过程;协助问题整改部门开展问题整改工作〔主要是资源支持〕;及时向分管高管层汇报工作进度。 5、每周日24点前将所收集的督办情况整理好录入到周督查事项反应表中报办公室主任。 督办评价工作卡 工作岗位:督查督办副主管、办公室主任 考核岗位:办公室主任 编号:B0044 目的 提高工作双效性,工作鼓励,奖优罚劣,营造和维护公司执行文化气氛 目标 督办事项评价准确率≥95% 对应流程/规那么 1、?督查督办管理流程?Q-LC-CD01-005 2、?督查督办管理规那么?Q-GZ-CD01-003 年工作量 240h 单次参考工时 4h 工作频率 5次/月 触发条件 督办工作完成后或无法完成时 信息 输入 督查督办工作完成情况 输出 督查督办工作情况通报 异常判定 1、评价不准确 2、统计数据不准确 异常处理 1、处理责任人 2、重新评价和统计 工作步骤与要求: 1、依据督查事项情况反应表将完成情况好/不好的事项罗列出来,逐一分析原因,寻找工作经验/教训。 2、分析过程中注重数据的收集,按照数理要求进行数据的整理、统计,计算事业部和各部门的整体执行率、工作良好率、工作不良率,同时比照上月数据进行分析。 3、依据分析结果对执行情况好/不好的部门和个人进行通报表扬/批评。 4、依据以上信息在每月10日前编制完成事业部月度督查通报,报分管高管层审批后,在事业部宣传栏和信息系统进行公布,并将结果交企管部进行考评运用。另外,每周办公室负责出一期督查督办周报,通报各项工作完成情况,并对相关督办事项进行评价,并在周工作例会上通报。 5、办公室将不定时对完成优秀/差的督办事项组织案例讨论。 6、评价标准。好:工作投入产出比在1:5以上,或单项工作一次性为公司节约/多产出100万以上的价值;非职责性工作得到了事业部领导及以上人员表扬;职责工作完成效果好,超出领导期望,得到CEO表扬;在确保工作质量的前提下,工作进度较方案缩短1/2以上。平:工作投入产出比在1:3以上;职责性工作按时完成,工作不存在缺乏之处,领导满意率100%。差:工作没有按时完成,且在一周以内;工作质量上有缺乏;投入产出比低于1:3以下。 档案管理制度的制订工作卡 工作岗位:档案专责、办公室主任 考核岗位:办公室主任 编号:B0045 目的 标准档案管理 目标 使档案管理符合标准 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 20h 单次参考工时 20h 工作频率 根据制度运行情况而定 触发条件 标准档案管理 信息 输入 / 输出 / 异常判定 应用中出现漏洞 异常处理 修改完善制度 工作步骤与要求: 1、根据档案管理内容,明确需制订那些制度; 2、草拟制度,要求所订制度标准、合理,能有效覆盖档案管理内容,包括收集归档、分类整理、保管维护、提供利用、鉴定销毁、保密等方面。 3、反复修改,完善。要求无错字、别字,无病句,通俗易懂,便于执行。 4、档案管理制度符合IS09000管理体系要求。 档案管理制度的修改完善工作卡 工作岗位:档案专责、办公室主任 考核岗位:办公室主任 编号:B0046 目的 标准档案管理 目标 使档案管理符合标准 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 15h 单次参考工时 15h 工作频率 根据制度运行情况而定 触发条件 每年假设干次 信息 输入 / 输出 / 异常判定 应用中出现漏洞 异常处理 持续修改完善制度 工作步骤与要求: 1、针对需修改的制度,组织全体档案管理人员逐项逐条逐句进行讨论,力求把档案管理过程中发现的问题尽力提出。要求与会人员熟知档案管理过程,讨论中畅所欲言; 2、针对提出的问题对原有制度逐条逐句逐字进行修改; 3、对修改稿再次进行讨论,要求与会人员各抒己见,将问题彻底提出; 4、根据讨论意见对修改稿进行完善。要求修改后的制度更加标准、合理、能有效执行。 对外施工单位所需归档资料整编工作的指导工作卡 工作岗位:档案专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0047 目的 标准档案整理 目标 上交资料标准率100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、?档案整编作业规程?Q-GC-CD01-001 年工作量 24h 单次参考工时 0.5h 工作频率 4次/月 触发条件 每年假设干次 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、施工单位资料员将需归档的资料按标准进行初步整理,并将未装订初稿提交档案室审查; 2、档案管理人员依据国家?科学技术档案案卷构成一般要求?及基建工程竣工资料整编细那么逐项进行审查,包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符标准、归档资料内容是否齐全等; 3、根据审查中发现的问题,提出整改事项和整改要求,要求指出问题全面、彻底; 4、针对存在的问题逐项对其进行科学的指导,要求针对性强,整改后的资料符合标准。 各相关部门做资料整理归档的指导工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0048 目的 标准档案整理 目标 上交资料标准率100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、档案整编作业规程?Q-GC-CD01-001 年工作量 24h 单次参考工时 0.5h 工作频率 4次/月 触发条件 每年假设干次 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、相关单位责任人将需归档的资料按标准进行初步整理后,提交档案室审查; 2、档案管理人员依据国家?科学技术档案案卷构成一般要求?逐项进行审查,包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符标准、归档资料内容是否齐全等; 3、根据审查中发现的问题,提出整改事项和整改要求,要求指出问题全面、彻底; 4、针对存在的问题逐项对其进行科学的指导,要求针对性强,整改后的资料符合标准。 对外文件资料发放工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0049 目的 传递信息,保证工程建设顺利开展 目标 1、文件保密 2、登记、发放及时、准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 480h 单次参考工时 0.25h 工作频率 160次/月 触发条件 1、每天假设干次 2、档案管理员,应将收到的文件及时登记,在5分钟内通知到位 信息 输入 工作联系单、设计修改通知、合同、技术协议等 输出 外部文件发放登记表 异常判定 1、登记错误 2、漏登 异常处理 1、纠正错误 2、补登 工作步骤与要求: 1、接收各部门发送的文件; 2、档案管理人员认真核对接收的文件,要求逐项核对,包括签字手续是否完备、是否盖印、数量是否相符等,核对准确无误后签字认可; 3、将接收的文件留取一份存档,余下文件详细登记在?外部文件发放登记表?上; 4、 通知相关部门领取文件,要求5分钟内通知到位,特殊情况除外; 5、领取文件人核对文件名称、数量等无误后签字确认; 6、文件发放完成。 对内文件资料发放工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0050 目的 传递信息,保证工程建设顺利开展 目标 1、文件保密 2、登记、发放及时、准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 600h 单次参考工时 0.25h 工作频率 200次/月 触发条件 1、每天假设干次 2、档案管理员,应将收到的文件及时登记,在10分钟内通知送到达位 信息 输入 工作联系单、设计修改通知、监理月报、周报、会议纪要等 输出 内部文件发放登记表 异常判定 1、登记错误 2、漏登 异常处理 1、纠正错误 2、补登 工作步骤与要求: 1、接收施工、监理等单位发送的文件; 2、档案管理人员认真核对接收的文件,要求认真核对,包括签字手续是否完备、是否盖印、数量是否相符等,核对准确无误后再签字确认; 3、将接收的文件详细登记在?内部文件发放登记表?上; 4、将文件发送至相关部门,要求5分钟内送到达位,特殊情况除外; 5、收取文件人核对文件名称、数量等内容无误后签字确认; 6、文件发送完成。 图纸资料的发放工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0051 目的 保证工程建设顺利开展 目标 登记、发放及时、准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 126h 单次参考工时 0.7h 工作频率 15次/月 触发条件 1、每月假设干次 2、档案管理员,应将收到的图纸资料及时登记,在当天内发送到所需单位 信息 输入 设计图纸、厂家资料等 输出 图纸资料发放登记表 异常判定 1、登记错误 2、漏登 异常处理 1、纠正错误 2、补登 工作步骤与要求: 1、接收设计等单位发送的图纸资料; 2、档案管理人员根据发送清单进行认真核对,包括图纸名称、数量是否相符等, 假设不符应告知发送单位; 3、确认无误后将所收图纸资料详细录入电脑〔包括图纸资料名称、责任单位、数量等〕; 4、依据合同或工程负责人的交代确认图纸资料发放单位; 5、将需发放图纸资料详细登记在?图纸资料发放登记本?上; 6、 通知相关单位领取资料; 7、收取人核对无误后签字确认; 8、开放行单; 9、存档〔剩余图纸〕。 依据设备合同,给相关设备厂家邮寄所需设备图纸工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0052 目的 保证工程建设顺利开展 目标 邮寄及时,准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 4.8h 单次参考工时 0.1h 工作频率 4次/月 触发条件 1、档案管理员,应将所需邮寄的图纸资料及时处理,邮寄到所需单位 2、工程建设进行中 信息 输入 设计图纸 输出 快件发票 异常判定 1、邮寄不及时 2、邮寄地址有误 异常处理 1、及时邮寄,否那么造成延误按相关制度处分 2、核对地址无误方可邮寄,否那么造成延误按相关制度处分 工作步骤与要求: 1、确认需邮寄的资料内容,要求逐项核对,包括资料名称、数量等; 2、明确邮寄单位地址,包括 、收件人等内容; 3、交付邮寄,假设交与他人代寄,应将邮寄地址、收件人等逐项交代清楚; 4、凭发票签字报帐。 参加设备开箱工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0053 目的 维护档案资料的完整、齐全,为公司工作效劳 目标 1、收集齐全率98%以上 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 384h 单次参考工时 4h 工作频率 8次/月 触发条件 得到参加设备开箱的通知 信息 输入 开箱通知 输出 开箱收集设备资料 异常判定 资料不齐全 异常处理 责令补齐 工作步骤与要求: 1、设备到货后,有关部门通知档案室派员与相关责任人共同参加设备开箱验收,禁止在无档案人员在场的情况下开箱验收; 2、设备开箱时,箱内一切文件资料、清单等原始资料由档案员收集,核对登记存档,并负责提供利用,任何单位个人严禁将开箱资料据为已有; 3、开箱验收后发现缺少的出厂文件及说明书等,应由工程负责部门索取补齐,档案室工作人员催办。 参加工程竣工验收工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0054 目的 标准档案管理,为公司工作效劳 目标 1、竣工资料准确率达100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 384h 单次参考工时 4h 工作频率 8次/月 触发条件 得到参加验收的通知 信息 输入 / 输出 / 异常判定 资料不合要求 异常处理 按标准整改 工作步骤与要求: 1、工程竣工验收时,有关部门通知档案部门派人共同参加验收; 2、验收时,档案人员根据基建工程档案验收标准对其竣工资料进行初步审查,包括归档内容、案卷质量等 3、及时指出在验收过程中发现的问题,针对问题逐一进行指导,并提出整改意见; 4、参加竣工验收总结会。 档案资料形成工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0055 目的 维护档案资料的完整、齐全,为公司工作效劳 目标 1、案卷质量应100%符合?国家科学技术档案案卷构成的一般要求? 2、收集齐全率98%以上 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 180h 单次参考工时 0.5h 工作频率 30次/月 触发条件 1、工程前期筹备完成后 2、工程工程招投标工作完成后 3、设备开箱及设备安装调试验收后 4、工程竣工验收两个月后 信息 输入 / 输出 / 异常判定 1、文件不齐 2、漏登 3、未作移交清单 4、登记错误 异常处理 1、要求移交人补齐 2、补登 3、要求移交人补作移交清单 4、纠正错误 工作步骤与要求: 1、工程前期文件资料形成; 2、招、投标及合同文件形成; 3、设备开箱后形成设备资料; 4、设计出图; 5、竣工资料资料形成; 6、生产检修资料形成。 档案进行审查工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0056 目的 维护档案资料的完整、齐全,为公司工作效劳 目标 1、案卷质量应100%符合?国家科学技术档案案卷构成的一般要求? 2、收集齐全率98%以上 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 360h 单次参考工时 1h 工作频率 30次/月 触发条件 所形成的资料移交到档案室 信息 输入 / 输出 / 异常判定 1、文件不齐 异常处理 1、要求移交人补齐 工作步骤与要求: 1、基建施工及安装资料:依据?国家科学技术档案案卷构成的一般要求?及基建工程竣工资料整编细那么进行认真审查,包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符标准,所交资料是否齐全等,不符那么退回有关单位进行整改,并指出问题所在,提出改良意见;设备资料:依据开箱清单逐项审核,包括资料名称、数量等内容,假设不齐全那么要求工程负责人责令厂家补齐; 招投标资料、合同、生产检修等资料:依据移交清单逐项核对,包括资料名称、数量等,假设不齐那么要求有关责任人补齐; 2、审查合格,双方在移交清单上办理签字手续; 3、将接收的资料整理入库。 档案资料整理工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0057 目的 标准档案管理,档案管理达二级标准 目标 1、案卷质量应100%符合?国家科学技术档案案卷构成的一般要求? 2、资料整理达国家二级标准 对应流程/规那么 1、?档案整编作业规程?Q-GC-CD01-001 2、?档案管理规定?Q-GD-002 年工作量 3600h 单次参考工时 1h 工作频率 300次/月 触发条件 收集的资料均按科学技术档案构成的一般要求进行标准化整理前方可入库存档 信息 输入 收集的资料 输出 档案案卷 异常判定 1、分类不准 2、案卷整理未按科学技术档案构成要求 异常处理 1、依据分类大纲重分 2、严格按要求对案卷进行整理 工作步骤与要求: 1、档案资料分类:铝厂资料依据?XXXX铝业科技档案分类体系表?进行分类,电厂资料依据XXXX电厂科技档案分类大纲进行分类,所有资料先分大类,后分小类;然后按小类进行排序; 2、单份文件拆钉装订:装订时必须先剔除金属物〔永久、长期保管案卷〕,然后采用线装后胶粘,三孔一线,孔间距为7cm,扣结在封底;装订的文件要求右、下齐,美观一致; 3、图纸折叠:所有图纸折叠成手风琴式,符合A4规格; 4、编页号、档号:要求无错号、漏号、重号,准确率100%; 5、输入及打印卷内目录及卷内备考表,所有档案均应有卷内目录及卷内备考表,工程填写齐全,内容不随意更改、简化; 6、输入、打印案卷封面及案卷脊背,内容如实填写,填写准确、精练〔简明〕、标准,不能随意改动或缩减,便于查找和利用; 7、印制案卷封面及案卷脊背,卷皮印制准确、整齐、美观; 8、按大小类分别排架,不交叉混排,使档案摆放整齐标准,有规可循,有目可查; 9、以上操作步骤请按?档案整理作业规程?进行。 档案资料保管工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0058 目的 维护档案的平安,防止档案失密 目标 1、档案库房〔含胶片、磁带、光盘库〕的温度应控制在14~24℃之间,相对湿度应控制在45~65%之间 2、失火率为0 3、无虫霉现象 4、遵守?保密法?和保密有关规定,保管好档案,切实做好保密工作 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 120h 单次参考工时 0.1h 工作频率 100次/月 触发条件 1、每两年更换一次防虫药 2、每年进行一次案卷抽查 3、春季应每天观看温湿度,开启去湿机 4、档案管理员,应随时做好防光、放火、防盗等工作 5、档案管理员,应随时做好保密工作 信息 输入 档案案卷 输出 档案案卷 异常判定 1、发生档案失密事件 2、档案资料发霉或虫咬 异常处理 1、向上级汇报 2、进行修复 3、放置防虫、霉药 工作步骤与要求: 1、清扫:每月进行二次库房卫生清扫,要求库房柜架干净整洁,窗明几净; 2、防虫防霉等:密集架放樟脑丸,并定期更换〔2年一次〕,库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品; 3、温湿度控制:要求尽量将档案库房的温度控制在14~24℃之间,相对湿度控制在45~65%之间; 4、档案修补:发现破损档案要求立即修补; 5、借阅密级档案经公司领导审批; 6、外单位借阅档案凭介绍信经公司领导审批后只可在档案室查阅。 借阅手续办理工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0059 目的 为生产效劳 目标 1、四分钟内查找到档案 2、档案资料查全率95% 3、档案资料查准率95% 4、效劳满意率100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 2400h 单次参考工时 0.2h 工作频率 1000次/月 触发条件 档案管理员,应随时热情接待每位查阅者,认真做好档案利用工作 信息 输入 档案案卷 输出 档案案卷 异常判定 1、错登 2、漏登 异常处理 1、纠错 2、补登 工作步骤与要求: 1、 档案管理人员查看借阅申请,凭审批后的借阅申请进行调卷,未经审批者拒绝借阅; 2、 调卷,要求在四分钟内为借阅者查找到所需借阅资料; 3、假设为档案孤本那么就地查阅,查阅时要求详细填写?档案资料查阅登记表?; 4、假设借阅要求详细填写?档案资料借阅登记表?; 5、借/查阅人在核对所借〔查〕资料名称、数量等准确无误后在登记表上签名确认,同时档案管理人员告之相关借/查阅制度。 档案归还、归位工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0060 目的 便于重复利用 目标 1、及时销帐 2、无漏销、错销 3、及时归位且位置摆放正确 对应流程/规那么 1、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 1200h 单次参考工时 0.1h 工作频率 1000次/月 触发条件 档案到期归还 信息 输入 档案案卷 输出 档案案卷 异常判定 1、资料损坏、丧失 异常处理 1、赔偿、罚款 工作步骤与要求: 1、催还:档案管理人员对借阅档案到期未归还,又未办理续借手续者进行催还; 2、归还:归还时档案管理人员应检查档案是否完好,资料名称、数量等是否与所借相符; 3、假设档案有损坏应责令借阅者赔偿,并给予相应处分; 4、注销:在核对无误后在?档案资料借阅登记本?“归还日期〞处签署日期注销; 5、将归还档案入库归入原位。 档案的鉴定工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0061 目的 剔除过期资料,减少库存,防止档案庞杂 目标 1、设计图及工程招、投标书随时进行鉴定 2、其它档案资料每二年组织进行鉴定 3、鉴定无过失,准确率100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 80h 单次参考工时 40h 工作频率 2次/年 触发条件 1、档案的鉴定应每年进行两次 2、应对已过保管期〔或已作废的图纸〕逐卷逐张进行认真鉴定,然后将序号、档号、文件名称、数量等内容输入电脑,编制销毁清册 信息 输入 档案案卷 输出 销毁清册 异常判定 1、鉴定错误 2、登记错误 异常处理 1、重新鉴定 2、纠错 工作步骤与要求: 1、依据档案保管期限表和设计修改目录对库房档案逐卷逐张进行审定; 2、剔除出已过保管期〔或已作废的图纸〕需销毁的档案资料,要求从企业长远利用的角度考虑是否销毁; 3、编制销毁清册,要求详细填写销毁资料的编号、名称、责任者、数量、销毁原因等; 4、报审,将销毁清册送领导审批签字。 档案的销毁工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0062 目的 剔除过期资料,减少库存,防止档案庞杂 目标 销毁及时,无过失,无失密事件发生 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 8h 单次参考工时 4h 工作频率 2次/年 触发条件 档案的销毁应每年进行两次 信息 输入 / 输出 / 异常判定 监销失职致使资料丧失或失密 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、作好销毁准备,包括运输工具等; 2、将需销毁资料运至指定销毁地点,要求不丧失,不遗漏; 3、监销人监督销毁,要求销毁人、监销人有高度责任感,在销毁过程中坚守岗位,注意保密; 4、彻底销毁完毕监销人、销毁人在销毁清册上签字确认; 5、将销毁清册存档保存。 档案统计工作工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0063 目的 标准档案管理 目标 准确率100% 对应流程/规那么 1、?档案管理规定?Q-GD-002 2、?档案管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 40h 单次参考工时 40h 工作频率 1次/年 触发条件 1、每年一次 2、档案管理员,应对档案的收进、移出、销毁、利用等情况做好统计工作 信息 输入 档案收进、移出、销毁、库存等记录 输出 档案根本情况统计表 异常判定 统计失真,帐物不符 异常处理 认真核对直至相符 工作步骤与要求: 1、清理库存档案的收进、移出、销毁、实存等工程,要求及时、准确; 2、认真核对无误后逐项登记在?档案资料统计登记表?上,要求详细登记,包括档案名称、数量等,并及时准确,通过数字的积累和分析,了解并掌握档案的数量和质量。 体检筹划工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0064 目的 标准体检活动,有效开展体检工作 目标 筹划有效率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 / 单次参考工时 24h 工作频率 根据体检需要确定 触发条件 每2年必须组织一次全员体检 信息 输入 1、医院背景资料 2、体检工程及相关价格 3、体检人数 输出 体检筹划书 异常判定 编制筹划书出项漏项 异常处理 重新编制 工作步骤与要求: 1、确定体检医院,一般选择具有体检资格的大型医院进行。在确定前需要到3家以上的备选医院进行实地考察,并编制有关考察意见上报领导。如有协议医院,可确定为协议医院。 2、按照公司每2年组织一次体检的原那么确定体检人数,此由企管部薪酬专责协助进行确认。 3、确定体检工程,体检工程包括心电图、 胸部X射线摄片、尿氟定量〔只限电解部〕、肝功能、妇科普查、乙肝全套、肝胆脾胰双肾B超、血压、血脂 4、筹划好组织方式。一般生产部门体检人员由部门根据生产情况确定分批人员名单,统一报办公室后,由办公室协调确定分批名单。职能部门利用周末时间由办公室统一组织体检。单次人数控制在70-100人之间。 5、做好体检预算。预算包括车辆预算、个人体检费用预算,两者加之预算不能超过200元/人。 体检筹划审核工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0065 目的 严控体检筹划质量,确保体检工作能顺利开展 目标 体检工作开展有效率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 /h 单次参考工时 2h 工作频率 根据体检需要确定 触发条件 每2年必须组织一次全员体检 信息 输入 体检各方面背景资料 输出 审核后的体检筹划书 异常判定 1、体检筹划书质量太差,无法执行 异常处理 1、处理责任人,并要求重新编制 工作步骤与要求: 1、审核体检各方面背景资料,其中包括医院资质、体检工程等对外方面的内容。 2、审核体检筹划书是否符合实际要求,能否满足全员体检需求,主要从组织方式、预算等方面进行审核。 3、对筹划书不妥处提出修改意见,要求4小时回复,并与筹划者进行沟通。 4、审核同意后筹划者应在1个工作内按筹划开展工作。 要求: 1、根本熟悉员工情况; 2、掌握公司对员工体检要求; 3、根本熟悉医院体检费用组成情况。 组织分批体检工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0066 目的 有效组织体检工作 目标 1、2年未体检的员工遗漏率0% 2、福利制度有效执行率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 /h 单次参考工时 80h 工作频率 需要体检时 触发条件 需要组织体检时 信息 输入 1、体检人员报批表 输出 1、审核后的体检人员表 异常判定 1、当体检人员不愿意参加体检时 异常处理 1、同意其放弃体检 工作步骤与要求: 1、从人力资源部收集需要体检员工的名单; 2、按照部门将名单分到各部门; 3、组织各部门将需要体检的员工合理排班; 4、编制每天分批体检人员名单; 5、按照编制表组织员工分批体检; 6、因工作原因不能按时参加体检的员工需提前一个工作日告之办公室,办公室将另行安排。 取体检结果工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0067 目的 为建立员工体检健康档案 目标 1、体检结果取得及时率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 /h 单次参考工时 2h 工作频率 体检完成时 触发条件 体检完成后 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、催促体检完成体检结果; 2、联系体检医院; 3、取得体检结果; 4、将体检结果交医务室存档; 5、将体检结果与员工见面; 6、交体检与人力资源部运用; 7、以上工作要求注意对员工隐私的保密。 内部报表的编制工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0068 目的 及时反映事业部日、周、月的生产、管理和工程建设等情况 目标 1、资料收集及时、完整 2、对有疑问信息进行必要核实 3、信息的填写准确无误 对应流程/规那么 ?内部管理报表报送流程?Q-LC-CD01-009 年工作量 372h 单次参考工时 1.2h 工作频率 26次/月 触发条件 1、日报表每工作日12:00前完成编制 2、周报表每周二12:00前完成编制 3、月报表每月10日12:00前完成编制 信息 输入 各职能部门提交信息 输出 事业部日、周、月报表 异常判定 1、上报有拖延 2、上报人有变更 异常处理 联系相关责任人,尽快催促其上报 工作步骤与要求: 1、及时收集生产、管理、工程及其他职能部门上报信息; 2、对未上报信息的部门,要对信息上报人进行催促,假设信息上报人因各种原因无法进行信息上报,那么告知其部门负责人直接或知指定他人上报信息; 3、对上报信息中的疑问题要以 或去现场与相关责任人沟通的方式进行相关核实; 4、对收集的信息要准确填写,不得随意改动,确保无文字、语法和标点错误,确保确保语句简洁、通顺; 5、根据事业部生产、管理和工程建设方面的变化,要及时对内部报表格式进行相应的调整,突出重点,准确反映实际情况。 内部报表的审批工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0069 目的 保证内部报表的准确性和真实性 目标 1、信息真实、完整、准确 2、无文字、语法和标点错误 对应流程/规那么 ?内部管理报表报送流程?Q-LC-CD01-009 年工作量 46.8h 单次参考工时 0.15h 工作频率 26次/月 触发条件 信息 输入 / 输出 / 异常判定 异常处理 工作步骤与要求: 1、审核上报内部报表; 2、对疑问信息进行想相关部门进行核实; 3、对发现错误催促编制者进行修改; 4、假设上报有拖延要进行催促; 5、假设报表内信息出现重大的低级错误那么要对编制者进行相关考核。 要求: 1、熟悉事业部情况; 2、熟悉公司生产与经营情况,重要信息及时准确掌握; 3、能对不合理的报表和内容提出审核意见。 内部报表的网络上传工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0070 目的 使公司高管理层直接了解XXXX事业部日、周、月生产、管理和建设等情况 目标 1、上传及时准确 2、上传格式正确 对应流程/规那么 ?内部管理报表报送流程?Q-LC-CD01-009 年工作量 31.2h 单次参考工时 0.1h 工作频率 26次/月 触发条件 1、日报表每工作日14:30前完成编制 2、周报表每周二14:30前完成编制 3、月报表每月10日14:30前完成编制 信息 输入 / 输出 / 异常判定 网络故障 异常处理 及时向总公司行政部说明情况 工作步骤与要求: 1、用指定用户名进入公司信息系统,并“按行政管理——工作日/周/月报——XXXX事业部〞子目录逐级进入; 2、按照上传内部报表内容区分分别在工作日报、工作周报和工作月报目录下上传报表; 3、上传时要将确认上传报表文件名没有包含汉字; 4、上传完毕后注意点“保存〞键进行保存,并预览报表是否上传成功; 5、报表上传过程中假设出现无法进入信息系统,无法上传报表等技术问题要及时与网络管理员联系解决问题; 6、假设在规定的时间内未完成报表的网络上传工作那么要向办公室主任报告,并以 告知总部行政中心负责人其具体情况。 外部报表编制、汇总工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0071 目的 完成事业部对外上报任务 目标 1、编制报表所需内容收集完整 2、报表内容填写准确 对应流程/规那么 ?外部报表管理规定?H-GD-001 年工作量 24h 单次参考工时 2h 工作频率 不定时 触发条件 当外部客户需要时,并且得到公司批准 信息 输入 / 输出 / 异常判定 1、上报材料有涉及公司机密 2、需要材料缺损 异常处理 1、不予上报 2、对需要收集信息及时收集 工作步骤与要求: 1、根据上报内容要求,收集相关内容;                       2、填写相关内容,对有疑问问题进行核实; 3、准确、及时完成。 外部报表审核工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0072 目的 保证外部报表准确性、可行性 目标 1、保证外部报表准确           2、保证外部报表不涉及公司机密 对应流程/规那么 ?外部报表管理规定?H-GD-001 年工作量 24h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 由办公室主任按照岗位职责履行 信息 输入 / 输出 / 异常判定 1、审核责任人不在,无法审核 异常处理 1、尽快联系审核责任人,或者请示上级 工作步骤与要求: 1、送相关部门核实相关内容;           2、送办公室领导审查;              3、送事业部领导审批。 要求: 1、熟悉事业部需要提交到外部的报表内容; 2、熟悉公司生产与经营情况,重要信息及时准确掌握; 3、能对不合理的报表和内容提出审核意见; 4、能判断是否将报表内容提交给外部单位。 外部报表报送工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0073 目的 完成事业部对外上报任务 目标 1、报表保送准时 2、报表保送有完整保送记录 3、收集保送后反应信息 对应流程/规那么 ?外部报表管理规定?H-GD-001 年工作量 24h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 由办公室主任按照岗位职责履行 信息 输入 / 输出 / 异常判定 保送途中丧失报表 异常处理 及时告知报表接收方,及时报告上级,及时重做报表 工作步骤与要求: 1、 联系报表接收单位的接收人;           2、及时 或者邮寄报表;                  3、报表送出后要对行程进行跟踪;          4、报表送达后要追踪其反应信息。 办公固定资产的添置工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0074 目的 理合添置办公固定资产,确保不发现不良添置现象 目标 1、审批合理性、准确率100% 2、浪费现象发生率0 对应流程/规那么 ?办公设备设施管理规那么?Q-GZ-CD01-016 年工作量 100h 单次参考工时 4h 工作频率 需要添置办公固定资产时 触发条件 需要添置办公固定资产时 信息 输入 办公固定资产申请单 输出 办公固定资产审批单 异常判定 1、需要添置的办公物资出现浪费现象时 异常处理 1、处理相关责任人 2、对已添置的固定资产收入仓库妥善保管,等同类物资出现缺损时再领出使用 工作步骤与要求: 1、添置资产的申请接收; 2、现场调查; 3、审核; 4、添置结果反应; 5、结果运用。 办公固定资产的日常管理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0075 目的 确保日常办公需求 目标 1、报修及时率100% 2、不发生因维护管理不到位而产生影响日常办公的现象 对应流程/规那么 ?办公设备设施管理规那么?Q-GZ-CD01-016 年工作量 100h 单次参考工时 1h 工作频率 办公固定资产需要维护时 触发条件 办公固定资产需要维护时 信息 输入 办公固定资产报修申请单 输出 办公物资修理单 异常判定 办公物资无法修理恢复 异常处理 进入报废流程 工作步骤与要求: 1、办公固定资产使用时发现问题,填写报修单; 2、审批报修单; 3、将单据给设备维护人员进行维护、修理; 4、维护、修理效果验收。 办公固定资产的折旧报废处理工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0076 目的 1、控制办公费用 2、确保日常办公需求 目标 1、不发生浪费现象 2、流程执行率100% 对应流程/规那么 ?办公设备设施管理规那么?Q-GZ-CD01-016 年工作量 100h 单次参考工时 4h 工作频率 办公固定资产需要报废处理时 触发条件 办公固定资产需要报废处理时 信息 输入 办公固定资产报废申请单 输出 审批后的报废处理单 异常判定 1、到年限但能使用办公固定资产 异常处理 1、不同意报废,继续使用 工作步骤与要求: 1、报废资产的申请接收; 2、现场调查; 3、审核; 4、报废结果反应; 5、结果运用。 复印管理工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0077 目的 标准复印管理,提高行政办公效率 目标 1、复印设备健康率90%,复印管理满意率90%以上 2、浪费现象发生率0,不合理复印发生率0 对应流程/规那么 ?复印管理规那么?Q-GZ-CD01-002 年工作量 126h 单次参考工时 0.5h 工作频率 复印机损坏时 触发条件 工作岗位职责 信息 输入 / 输出 / 异常判定 无法修复 异常处理 进入报废处理流程 工作步骤与要求: 1、复印凭密码进行,各部门一个复印密码,严禁盗用密码。 2、各部门复印按预算进行,超出局部按比例收取一定费用。 3、所有资料,有复印必要时方可进行。50张以上的复印应经办公室审批前方可复印。私人资料禁止在复印室复印。 4、50张以上的复印文稿要严格按照审批份数印制,复印者应详细登记复印用纸的规格、数量、类别、用途等,禁止私自增加份数或留存。复印文件除特殊情况外尽量采用双面复印。 5、复印人员必须严格遵守保密制度,严禁泄漏复印资料中有关密级的任何信件和公司管理中保密的事项,不许在复印室遗留任何文件,违者将按其轻重程度严肃处理。 6、复印的人员较多时,应按序排队,不许窝挤在复印室。不遵守纪律者,保安部复印室当班人员有权拒绝其复印。 7、所有复印人员应爱惜公共设施,自觉遵守复印室的公共卫生,废纸及时带走。非因公操作及使用不当造成设备损坏或材料损失的,由责任人按损失程度予以赔偿。 8、复印机由技改研发部网络管理员负责维护管理,其他人员严禁擅自拆卸复印机;网络管理员要对复印设备进行日常保养,保障复印机正常运行;对机器在使用过程中出现的问题、故障要详细记录,并尽快上报办公室以便及时处理、解决。 9、保安部值班人员应保持设备及其所处环境的清洁,注意用电平安,经常检查。复印机不工作时应处于休眠或关机状态,复印室内无人时应关掉复印机并切断电源。 10、办公室每月5日统计出各部门文印费总额交财务,以便统一管理与结算。 11、复印机没有墨粉时,一般采用灌粉方式操作。 信息、问题的收集工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0078 目的 了解员工心声,掌握事业部员工动态 目标 效劳满意度100%,记录全面。 对应流程/规那么 1、?员工信息处理流程?Q-LC-CD01-010 2、?员工信息管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 126h 单次参考工时 0.5h 工作频率 21次/月 触发条件 信息到达时 信息 输入 员工反映的问题和信息 输出 信息处理单 异常判定 匿名 导致无法证实事件真实性 异常处理 向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、通过接听 、收取信件、座谈等方式来收集事业部内部信息或问题; 2、与信息来源人进行有效沟通,确认并初步核实信息内容; 3、记录来电人的姓名和通迅方式; 信息、问题的调查、处理工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0079 目的 确保信息的准确性 目标 效劳满意度100%,信息调查及时率和准确率100% 对应流程/规那么 1、?员工信息处理流程?Q-LC-CD01-010 2、?员工信息管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 252h 单次参考工时 1h 工作频率 21次/月 触发条件 信息到达时 信息 输入 信息调查情况 输出 信息处理处理结果 异常判定 匿名提供信息,导致无法反应处理结果 异常处理 向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、根据所收集的信息与相关部门和相关人了解情况,核实信息的准确性,筛选有价值的信息,站在个人利益上提出的问题原那么上不予受理; 2、对有异议的情况展开调查,并编制调查报告; 3、所有的信息处理意见都须督查督办,对有用的信息催促相关部门和责任人进行落实; 4、将所处理的信息整理编制到信息台帐中去; 5、对有重大意义的信息,办公室组织相关部门负责人进行专项研讨,依据研讨意见编制有关实施措施。 信息、问题的反应工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0080 目的 加强沟通,创造和谐关系 目标 反应及时率100%,沟通有效率90%以上。 对应流程/规那么 1、?员工信息处理流程?Q-LC-CD01-010 2、?员工信息管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 126h 单次参考工时 0.5h 工作频率 21次/月 触发条件 信息处理完毕后 信息 输入 / 输出 / 异常判定 匿名提供信息,导致无法证实事件真实性 异常处理 向上级汇报。 工作步骤与要求: 1、信息管理人员不定期整理问题或信息的处理情况,原那么上在收到信息8小时内需要整理完毕; 2、整理完毕后及时反应给信息来源人,员工提出的问题一定要给予反应; 3、每月定期公布信息和问题的处理情况〔保密的除外〕,对提出好的建议或信息的员工还要进行奖励〔1年/次〕。 总部信息转办工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:行政副主管 编号:B0081 目的 确保信息的及时的传递 目标 效劳满意度100%,信息处理及时率100%、调查准确率100% 对应流程/规那么 1、?员工信息处理流程?Q-LC-CD01-010 2、?员工信息管理规那么?Q-GZ-CD01-013 年工作量 48h 单次参考工时 1h 工作频率 4次/月 触发条件 信息到达时 信息 输入 1、信息内容; 2、信息处理单。 输出 信息转办单 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、接收总部信息专线发送的信息处理单; 2、根据信息内容确定责任部门,采用 询问、面对面交流等形式进行信息内容初步调查、核实; 3、完成初步调查后填写信息转办单,提出初步拟办意见; 4、送办公室主任批示,视信息重要程度呈送事业部领导; 5、将信息处理单发至相关责任部门; 6、定期催办责任部门处理。 施工单位工程竣工结算办理工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0082 目的 防止资料流失 目标 收集齐全率达100% 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 0.2h 工作频率 10次/月 触发条件 每年假设干次 信息 输入 工程竣工资料 输出 竣工资料结算会签单 异常判定 1、资料移交不齐全、不合格 2、借阅资料未归还 异常处理 1、补齐 2、及时归还 工作步骤与要求: 1、审查施工单位竣工资料移交情况,假设资料移交不齐全,那么责令补齐; 2、审查施工单位档案借阅及归还情况,假设有档案借阅未还,那么应及时归还; 3、审查以上情况均无,那么档案管理人员在竣工结算会签单上签字确认。 设备厂家结算办理工作卡 工作岗位:档案专责、档案管理员 考核岗位:档案专责/办公室主任 编号:B0083 目的 防止资料流失 目标 收集齐全率达100% 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 0.2h 工作频率 10次/月 触发条件 每年假设干次 信息 输入 厂家设备资料 输出 结算会签单 异常判定 1、资料移交不齐全、不合格 3、借阅资料未归还 异常处理 1、补齐 3、及时归还 工作步骤与要求: 1、依据工程工程负责人确认设备厂家设备资料移交情况,假设资料移交不齐全,那么责令补齐; 2、审查设备厂家资料借阅及归还情况; 3、审查以上情况均无,那么档案管理人员在结算会签单签字确认。 文字翻译工作卡 工作岗位:档案管理员 考核岗位:办公室主任 编号:B0084 目的 正确阅读,正常工作 目标 翻译准确率答100%以上,译文通顺易懂 对应流程/规那么 / 年工作量 160h 单次参考工时 随机h 工作频率 随机 触发条件 每年假设干次 信息 输入 外文资料、邮件等 输出 中文资料 异常判定 翻译不准确 异常处理 纠错,同时提升个人业务能力 工作步骤与要求: 1、收集资料; 2、逐句到位翻译; 3、检查; 4、应用。 现场口头翻译工作卡 工作岗位:档案管理员 考核岗位:办公室主任 编号:B0085 目的 双方意思正确表达 目标 注重外交礼仪,翻译准确率100%以上,中、外方满意率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 160h 单次参考工时 8h 工作频率 随机 触发条件 每年假设干次 信息 输入 / 输出 / 异常判定 翻译不准确 异常处理 纠错,同时提升个人业务能力 工作步骤与要求: 1、接受翻译任务; 2、现场工作的跟踪效劳; 3、做好相关记录,并形成报告,双方签字认可后各自归档; 4、完成任务。 员工离职手续的办理工作卡 工作岗位:档案管理员 考核岗位:档案专责 编号:B0086 目的 防止资料流失 目标 正确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 36h 单次参考工时 0.1h 工作频率 30次/月 触发条件 每年假设干次 信息 输入 离职员工姓名 输出 书籍、资料借阅记录 异常判定 书籍、资料丧失 异常处理 1、图书丧失,按规定赔偿 2、资料丧失,责令追回或按规定赔偿 工作步骤与要求: 1、审查员工有无借阅档案资料或图书; 2、归还资料或书籍,如遗失资料或书籍按规定赔偿; 3、以上情况审查完成后,档案人员依据实际情况在员工离职申请单上签字。 阅览室书籍的管理工作卡 工作岗位:档案管理员 考核岗位:档案专责 编号:B0087 目的 丰富员工业余生活,陶冶情操 目标 提升员工素质 对应流程/规那么 ?阅览室管理规那么?Q-GZ-CD01-005 年工作量 24h 单次参考工时 24h 工作频率 1次/年 触发条件 每年一次 信息 输入 购置书籍 输出 阅览室书籍 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、依购书清单核对购置的书籍,无误那么签收; 2、将书籍详细登记在册; 3、将书籍分类编号; 4、按所编书号分别给相应书籍贴书签; 5、将贴上标签的书籍上架。 阅览室借阅者的管理工作卡 工作岗位:档案管理员 考核岗位:档案专责 编号:B0088 目的 丰富员工业余生活,陶冶情操 目标 员工满意率100%,无有效投诉 对应流程/规那么 ?阅览室管理规那么?Q-GZ-CD01-005 年工作量 504h 单次参考工时 2h 工作频率 21次/月 触发条件 每周五次 信息 输入 借阅者选定书籍 输出 借阅登记表 异常判定 1、登记错误 2、漏销 3、人员缺乏 异常处理 1、纠正错误 2、补销 3、向上级汇报 工作步骤与要求: 1、员工进入阅览室,要求遵守阅览室规章制度; 2、员工选定需借阅书籍; 3、档案管理人员核对该员工有效证件; 4、对所借书籍及员工详细情况进行登记; 5、借阅者签字; 6、书籍到期,档案管理人员及时催还; 7、假设不能及时归还,那么员工应携所借阅书籍前往阅览室办理续借手续; 8、归还时,档案管理人员检查书籍完好度; 9、书籍保管完好那么注销,假设书籍有损坏或丧失那么应依照阅览室管理规那么予以相应处分; 10、归还的书籍上架归位。 事业部行政物资需求方案初审工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0089 目的 方案、本钱控制 目标 1、及时率100%,准确率100% 2、保证事业部行政物资处于受控状态 对应流程/规那么 ?行政物资审批流程?Q-LC-CD01-006 年工作量 12h 单次参考工时 1h 工作频率 1次/月 触发条件 每月18日前初审。 信息 输入 1、各部门月度行政物资方案; 2、物流电子系统。 输出 初审完毕的月度行政物资方案 异常判定 在规定时间内无法完成复核。 异常处理 向上级汇报并向物管部说明情况。 工作步骤与要求: 1、每月18日查看物流系统中各部门的行政物资提交情况; 2、催促未提交部门在规定时间内提交。 3、对各部门提交的行政物资需求方案中不明确的工程,与提交人和部门负责人进行沟通,了解需求目的和实际情况; 4、对不符合本钱控制要求的进行删减,并反应至提交部门; 5、审核后提交至办公室主任。 事业部行政物资需求方案复核工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0090 目的 方案、本钱控制 目标 1、及时率100%,准确率100% 2、保证事业部行政物资处于受控状态 对应流程/规那么 / 年工作量 12h 单次参考工时 1h 工作频率 1次/月 触发条件 每月19日前复审。 信息 输入 初审完毕的月度行政物资方案 输出 复核完毕的月度行政物资方案 异常判定 在规定时间内无法完成初审。 异常处理 向上级汇报并向物管部说明情况。 工作步骤与要求: 1、办公室主任对各部门提交的行政物资需求方案中不明确的工程,与提交人和部门负责人进行沟通,了解需求目的和实际情况; 2、对不符合本钱控制要求的进行删减,并反应至提交部门; 3、审核后提交至事业部领导审批。 要求: 1、掌握行政物资消耗标准、报废情况、购置周期; 2、掌握各部门行政物资使用消耗情况。 上年度宣传工作情况信息收集及评估工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0091 目的 1、了解上年度宣传工作情况 2、总结经验与缺乏,为下一年宣传工作的开展提供思路 目标 1、收集信息及时、准确、到位; 1、经验与缺乏总结全面、到位,能有效的指导下一年宣传工作的开展 对应流程/规那么 / 年工作量 2h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 1、每年12月30日前 信息 输入 ?宣传管理规定?公司文化动态、领导指示 输出 / 异常判定 1、信息收集不完整 异常处理 1、重新收集; 2、处理责任人; 工作步骤与要求: 1、拟订?年度宣传情况调查表?,其主要内容包括了解员工分别对事业部宣传栏、播送站、文化牌、看板等宣传情况的评价和希望得到改良措施等; 2、将制作的调查表报行政副主管审核,并根据其意见进行修改直至通过; 3、将行政副主管审核后的调查表上报办公室主任审核,并根据其意见进行修改直至通过; 4、将?年度宣传情况调查表?呈送至事业部领导,并按职能部门人员数量的20%、生产部门人员数量的10%的比例下发至个部门; 5、调查表下发5个工作日后将其收回; 6、调查表回收3个工作日内完成对其反应结果的汇总。 7、根据上年度工作情况,分析存在问题,总结经验教训,制定改良措施; 8、编写评估总结并交行政副主管审核,并根据其意见修改直至通过; 9、将经过行政副主管审核的评估总结交办公室主任审核,并根据其意见修改直至通过。 编制年度宣传方案工作卡 工作岗位:宣传专责、办公室主任 考核岗位:办公室主任 编号:B0092 目的 为全年宣传工作的开展的提供指导 目标 1、方案可操作性强; 2、方案能有效推进全年企业文化的建设,树立企业良好风气; 3、无文字、语法和标点错误。 对应流程/规那么 / 年工作量 10h 单次参考工时 10h 工作频率 1次/年 触发条件 1、当年年底拟定次年全年宣传方案 2、由宣传人员负责拟定,报办公室主任审批后交事业局部管领导批准。 信息 输入 ?宣传管理规定?公司文化动态、领导指示 输出 年度宣传方案及实施方案表格 异常判定 与公司开展动态有差异 异常处理 1、依据公司开展动态作相应调整 2、将此情况向上级汇报 3、根据上级指示操作。 工作步骤与要求: 1、结合上年度宣传工作评估总结拟制年度宣传方案; 2、结合公司年度目标、方针理念编制宣传方案,形成具有较强操作性的方案,突出年度宣传重点; 3、将方案报行政副主管审核,并根据其意见进行修改; 4、将行政副主管审核的方案交办公室主任进行审核,并根据其意见进行修改; 5、将办公室主任审核的方案交事业部总经理,征求其意见; 6、根据事业部总经理意见完成对方案的修改,并用于指导下年度开展宣传工作。 张贴材料审核工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0093 目的 确保张贴材料公示的必要性与合理性。 目标 1、保证张贴材料内容准确率为100%; 2、保证张贴材料无文字、标点和语法等错误; 3、保证张贴材料通过其部门审核的合法张贴材料。 对应流程/规那么 ?公告栏管理流程?Q-LC-CD01-011 年工作量 180h 单次参考工时 0.25h 工作频率 60次/月 触发条件 各部门有张贴需求时,每天12:00及17:30前确保张贴内容张贴于张贴栏。 信息 输入 / 输出 张贴信息正确、无误 异常判定 1、张贴材料不平整、美观; 2、出现错误。 异常处理 1、立即通知张贴人员进行修正,并告知张贴人员张贴考前须知 2、通知责任部门立即整改后,再予张贴。 工作步骤与要求: 1、宣传专责对张贴材料进行初审,假设其内容关系公司重要数据、机密信息和其他有关企业稳定不必要公示信息那么交办公室主任审核; 2、假设张贴内容不符合张贴要求或不需张贴那么 通知材料提交人; 3、假设发现张贴材料内有文字、标点或语法等错误那么将张贴材料退还给材料提交人进行修改; 4、假设发现张贴材料内容有原那么性错误那么那么将其情况告知材料提交人部门责任人。 实施张贴工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0094 目的 公示张贴材料 目标 1、保证材料张贴及时; 2、保证材料张贴牢固,整齐、美观。 对应流程/规那么 ?公告栏管理流程?Q-LC-CD01-011 年工作量 180h 单次参考工时 0.5h 工作频率 30次/月 触发条件 各部门有张贴需求时,每天12:00及17:30前确保张贴内容张贴于张贴栏。 信息 输入 / 输出 / 异常判定 1、张贴栏不平整、不美观; 2、张贴材料发现错误。 异常处理 1、立即取下张贴材料; 2、通知责任部门立即整改后,再予张贴。 工作步骤与要求: 1、确保在上午11:45分前,下午5:15前将新上交张贴材料张贴完毕; 2、一般通知的张贴时间为3个工作日,一般考核通报张贴时间为3个工作日,重要通知、重要考核通报和招聘通知张贴时间为5个工作日; 3、张贴新张贴材料前要对过期张贴材料进行清理,并根据版面内容调整张贴材料位置; 4、按照张贴类别对张贴材料进行分类张贴,并保证张贴材料整齐清洁; 5、张贴材料的张贴按时间顺序从先左至右,然后从上到下张贴,张贴时张贴材料页边对齐张贴底版虚线以保证张贴材料整齐; 6、张贴完毕后要检查整体张贴效果,假设发现张贴不牢、张贴不整、张贴不平等问题要进行及时纠正。 张贴效果检查和纠偏工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0095 目的 标准张贴栏管理 目标 1、张贴版面整洁,张贴内容平整、美观。 2、及时发现和纠正张贴材料中发现的错误。 对应流程/规那么 ?公告栏管理流程?Q-LC-CD01-011 年工作量 144h 单次参考工时 0.2h 工作频率 60次/月 触发条件 每次张贴后 信息 输入 检查记录 输出 检查表 异常判定 检查人没有检查 异常处理 1、处理检查人 2、重新安排检查 工作步骤与要求: 1、张贴完毕后对张贴材料进行检查,发现问题及时进行整改; 2、假设发现其他部门或个人私自张贴材料,要及时制止和取缔,并查明原因报办公室主任进行处理; 3、假设发现张贴材料有内有文字、标点或语法等错误要及时取下张贴材料,要求张贴材料上交部门进行修正; 4、发现张贴材料有错误其他人员不得随意取下张贴材料,必须由张贴栏管理责任人取下或其授权人取下。 5、假设发现已张贴材料中有错误,要视张贴材料的重要程度对材料提交部门、材料提交人和材料审核人进行考核。 每期宣传栏出刊方案筹划工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0096 目的 为每期宣传栏出刊提供主题、思路 目标 1、主题紧跟公司开展动态; 2、能引导员工思想、行为健康; 3、陶冶员工情操,促进良好文化气氛。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 24h 单次参考工时 1h 工作频率 2次/月 触发条件 / 信息 输入 ?事业部宣传栏稿件审批〔流转〕单? 输出 ?事业部宣传栏稿件审批〔流转〕单? 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、根据年度宣传方案,结合公司开展动态进行拟订筹划方案; 2、筹划方案要具体确定每期宣传栏各版面的的主题和大概内容; 2、将拟订的筹划方案报行政副主管进行审核,并根据其意见进行修改直至通过; 3、将行政副主管通过审核的筹划方案报办公室主任进行审核,并根据其意见进行修改直至通过。 宣传栏资料收集工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0097 目的 确保为宣传栏的出刊提供充足的材料 目标 1、多方面、全方位收集资料; 2、对报道类文章必须确保其真实准确性。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 384h 单次参考工时 16h 工作频率 2次/月 触发条件 报道失误被发现时 信息 输入 采访、约稿、自行写稿、摘录 输出 有一定价值的宣传资料 异常判定 资料内容报道失误 异常处理 及时报告上级和更正 工作步骤与要求: 1、根据筹划方案收集公司各种政策、方针和精神; 2、根据筹划方案向需要提供资料的部门和个人做好约稿,并向约稿者明确交待稿件的相关要求〔主题、考前须知、交稿时间等〕; 3、根据筹划方案对需采访的人物做好采访,并做好采访记录; 4、整理好各部门和员工上交稿件; 5、根据筹划方案的需要利用书刊、网络做好相关信息的收集; 6、根据宣传内容的需要做好各种图片的收集和整理。 宣传栏内容编辑工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0098 目的 确保宣传栏内容语句通顺、思路清楚、条理清晰; 目标 1、编辑内容紧跟公司管理动态; 2、能有效推运企业文化建设; 3、领导员工满意率90%以上; 4、确保编辑内容的最优化 。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 1152h 单次参考工时 48h 工作频率 2次/月 触发条件 1、当月25日前拟定下月宣传栏筹划方案; 2、宣传人员拟定宣传方案后,报办公室主任批准实施。 信息 输入 ?宣传管理规那么定?、公司动态、主管领导指示 输出 宣传栏出刊内容 异常判定 筹划方案与公司文化动态有差异 异常处理 1、依据公司开展动态作相应调整; 2、将此情况向上级汇报; 3、根据上级指示操作。 工作步骤与要求: 1、将收集的材料根据主题要求进行梳理,选择符合出刊要求的材料,假设材料有欠缺那么马上进行补缺收集; 2、按照筹划方案对材料内容进行整理,确保事实真实、条理清晰、语句通顺; 3、对整理好的各部门和个人所投稿件要发至其部门负责人进行审核,保证其真实性和必要性; 4、对需要配图的内容选定最正确图片进行搭配; 5、将整理好的宣传栏内容以打印成纸档形式报行政副主管进行审核,并根据其意见进行修改,直至通过审核; 6、将行政副主管审核通过的宣传内容报办公室主任进行审核,并根据其意见进行修改直至通过; 7、假设其他部门有紧急宣传内容需要出刊,与现出刊内容冲突,那么需要报办公室主任和事业部总经理同意,并且其出刊内容亦需要其部门负责人和办公室主任审核通过。 宣传栏版面送印工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0099 目的 确保宣传版面制作精致美观、质量可靠。 目标 1、文书错误率为零; 2、 版面设计、搭配合理美观 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 768h 单次参考工时 32h 工作频率 2次/月 触发条件 每月15日、30日 信息 输入 公司动态、主管领导指示 输出 宣传栏的出刊 异常判定 因广告公司硬件故障,导致宣传栏制作不能如期张贴 异常处理 立即联系其它广告公司喷制,确保尽快出刊 工作步骤与要求: 1、将通过审核的宣传栏内容电子档发广告公司排版,并交代其版面制作、定版时间要求等; 2、对编排好的版面进行全面校核,保证其文字准确,图片等搭配合理; 3、将校核后的版面小样送行政副主管审核,并根据其意见进行修改,直至通过审核; 4、将行政副主管审核通过的版面小样报办公室主任进行审核,并根据其意见进行修改直至通过。 5、版面小样通过审核后通知广告公司进行写真喷绘,并约定送货时间和送货方式。 宣传栏张贴工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0100 目的 确保宣传栏内容的及时公布。 目标 确保版面张贴及时到位、平整、美观。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 96h 单次参考工时 4h 工作频率 2次/月 触发条件 宣传写真到达事业部当日 信息 输入 / 输出 / 异常判定 张贴不标准 异常处理 重新张贴 工作步骤与要求: 1、收到张贴写真后及时检查其写真质量,假设发现有严重质量问题影响张贴,那么通知广告公司当日进行重新喷绘并于第二日重新送达; 2、对于收到的张贴写真确保在当日完成张贴; 3、写真的张贴在娱乐室乒乓球桌上进行,张贴时注意轻拿轻放,不能损坏张贴底版和乒乓球桌; 4、张贴写真时注意底板的顺序〔各底板大小有一定误差,不能互换〕; 5、张贴完毕后检查整体张贴效果,对张贴不整、张贴不牢等情况及时进行整改; 6、张贴完毕后要及时清理张贴场地卫生,不能将取下的旧写真随意丢弃。 宣传栏出刊工作纠偏工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0101 目的 及时纠正张贴写真中出现的错误 目标 1、问题整改率100%; 2、整改到位率100%; 3、领导、员工满意率90%以上。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 24h 单次参考工时 2h 工作频率 1次/月 触发条件 当问题发生时 信息 输入 问题 输出 整改措施 异常判定 纠偏措施无效 异常处理 重新制订纠偏措施 工作步骤与要求: 1、在宣传栏中发现的错误在错误发现的半小时内做出补救措施; 2、对于单个宣传版面发现的文字错误在1小时内进行改正; 3、对于单个宣传版面发现的文字错误要及时告之办公室主任,并考核相关责任人; 4、假设发现重大错误,如内容事实不准确,数据出现重大偏差等要及时撤下宣传栏,并告知办公室主任,由办公室主任决定补救措施。 宣传栏效果评估工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0102 目的 对宣传栏出刊现状作全面的了解 目标 1、确保调查了解的及时到位; 2、确保效果评估的客观公正性; 3、确保宣传工作不断改良提升。 对应流程/规那么 ?宣传栏管理规那么?Q-GZ-CD01-006 年工作量 16h 单次参考工时 16h 工作频率 2次/年 触发条件 每年6月和12月底各一次 信息 输入 ?文化栏管理规那么?、问卷调查及员工访谈 输出 宣传栏实施满意度结果 异常判定 调查结果存在不客观、不真实现象 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、制作?宣传栏出刊情况调查表?,其主要内容包括员工对宣传栏版面主题、版面内容、版面设计和希望改良措施等的建议; 2、将制作的调查表报行政副主管审核,并根据其意见进行修改直至通过; 3、将行政副主管审核后的调查表上报办公室主任审核,并根据其意见进行修改直至通过; 4、将?宣传栏出刊情况调查表?呈送至事业部领导,并按职能部门人员数量的20%、生产部门人员数量的10%的比例下发至个部门; 5、调查表下发5个工作日后对其进行收集,并在3个工作日内完成汇总; 6、汇总完毕后3个工作日内完成对调查报告的编制,并针对存在问题制订整改措施; 7、将编制的总结报告报行政副主管审核,并根据其意见进行修改直至通过; 8、将行政副主管审核通过的的总结报告报办公室主任进行审核,并根据其意见进行修改直至通过; 9、用最后通过审核的总结报告指导下一步宣传栏出刊工作的开展。 播送站运行方案的筹划编制工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0103 目的 为系统推进播送站的运行提供依据。 目标 1、栏目内容丰富,表达公司文化,贴进员工工作生活; 2、可操作性强,领导、员工满意率90%以上。 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 8h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 上级指示 信息 输入 ?播音管理规那么?、领导指示 输出 通过审核的播送站筹划方案 异常判定 栏目时间或安排不合理 异常处理 1、征求员工意见,进行调整; 2、及时收集调整后的情况,不断改良。 工作步骤与要求: 1、根据年度宣传方案,结合播送站实际情况编制播送站运行筹划方案〔其筹划方案具体包括播送站运行目的、年度主要宣传内容和栏目筹划等〕; 2、将拟订的筹划方案交行政副主管审核,并根据其意见进行修改,直到通过审核; 3、将通过行政副主管审核的筹划方案报办公室主任审核,并根据其意见进行修改,直到通过审核; 4、将办公室主任审核后筹划方案交事业部总经理征求其意见; 5、参考事业部总经理意见对筹划方案进行修改报办公室主任通过。 播音稿件准备工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0104 目的 为播音的实施提供内容 目标 1、相关信息收集及时准确率100%; 2、内容收集能积极反映事业部生产、管理和员工生活情况。 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 240h 单次参考工时 1h 工作频率 20次/月 触发条件 / 信息 输入 ?播音管理规那么? 输出 可操作的播音稿件 异常判定 稿件内容不适合在播送里播放 异常处理 不予在播送里播放,同时准备其它可播放的稿件替代。 工作步骤与要求: 1、从网络、报纸及杂志收集重要时政要闻和重要行业信息; 2、收集、整理和摘录公司重要文件和CEO讲话精神; 3、收集和整理员工来稿; 4、对收集来的信息进行整理,并报行政副主管进行审核; 5、将通过审核的稿件在播音前4小时交与播音员。 实施播音工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0105 目的 营造轻松、愉快的气氛 目标 1、按规定时间开播、停播,无故停播率0 2、普通话标准,音质清晰,播音流畅,不出现读错字、别字的现象,误播率低于0.5% 3、播音效果领导、员工满意率85%以上 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 240h 单次参考工时 1h 工作频率 20次/月 触发条件 星期一至星期五播音时 信息 输入 ?播音管理规那么?、播音稿件、歌曲等。 输出 轻松气氛的营造 异常判定 1、播音设备出现故障,不能进行播音; 2、播音员因故不能播音。 异常处理 1、立即对设备进行检查,尽快修复;如不能修复,采取张贴公告的形式告知员工原因; 2、播音员提前一天通知宣传人员,找其它播音员代播。 工作步骤与要求: 1、稿件熟悉:播音员拿到播音稿件后,于开播时间提前半小时到达播音室,对稿件内容进行全面熟悉,对自己不能保证正确读音的字应予以核实,以确保播音时不读错字,并试播两次〔有点歌需求时就准备好员工点播的歌曲; 2、对播送器材进行检查,确保播送的正常运作; 3、播音:播音时先报姓名〔或笔名〕,然后介绍当天栏目,最后进入播音内容,播音时保持精力集中,心情愉快,吐词清晰、流畅,普通话标准、声情并茂; 4、播音完毕,填写播音总结表,确保填写真实、全面; 5、离开播音室关闭播音设备,整理现场,人离时关闭好门、窗、灯; 6、后期整理:关闭播音设施,人走清理现场,关闭门窗,并填写播音总结表。 7、记录:宣传人员对所有播音情况进行记录,并将稿件内容留存。 播音效果评估及纠偏工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0106 目的 持续改良,不断提高 目标 1、确保调查了解的及时到位; 2、确保效果评估的客观公正性; 3、确保播音工作不断改良提升。 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 16h 单次参考工时 8h 工作频率 2次/年 触发条件 每年3月和9月月底 信息 输入 ?播音管理规那么?、问卷调查表及员工访谈 输出 播音实施满意度结果 异常判定 调查结果存在不客观、不真实情况 异常处理 下现场了解原因,并做相应调整。 工作步骤与要求: 1、制作?播送站运行情况调查表?,其主要内容包括员工对播送站栏目分类、栏目内容、播音效果和希望改良措施等的建议; 2、将制作的调查表报行政副主管审核,并根据其意见进行修改直至通过; 3、将行政副主管审核后的调查表上报办公室主任审核,并根据其意见进行修改直至通过; 4、将?播送站运行情况调查表?呈送至事业部领导,并按职能部门人员数量的20%、生产部门人员数量的10%的比例下发至个部门; 5、调查表收集完毕5个工作日内完成对调查结果汇总,并编制总结报告,对存在问题提出改良措施; 6、将编制的总结报告报行政副主管审核,并根据其意见对报告进行修改直至,并指导下步工作的开展。 播音员招聘工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0107 目的 组建播音队伍,为播送站的正常运作提供人力保障。 目标 严格按招聘规程,录取最正确播音员 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 8h 单次参考工时 8h 工作频率 不定期 触发条件 当播音员不能满足播音需要时 信息 输入 ?播音员管理规那么?、招聘表 输出 填写好的播音员报名表 异常判定 播音员招聘不能正常进行 异常处理 改期再进行 工作步骤与要求: 1、拟订播音员招聘通知,并在公司内部网和宣传拦公告拦发布; 2、除接受个人报名外,还接受各部门内部推荐人选; 3、根据心态好、能力强、普通话标准、热爱播音工作的标准,公正、合理的对报名人员进行评选; 4、根据评选结果选取录用人员,并报办公室主任审核; 5、在公司内部网络和宣传拦公告拦发布招聘结果; 6、招聘完成后召开播音员成立会议,并为播音员颁发聘书。 播音日常管理工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0108 目的 保证播音工作顺利实施 目标 确保播音工作的正常有序开展 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 32h 单次参考工时 16h 工作频率 2次/年 触发条件 宣传管理岗位职责 信息 输入 ?播音员管理规那么? 输出 / 异常判定 1、播音员请假; 2、播音员离职。 异常处理 1、请其它播音员代替; 2、重新招聘替补播音员 工作步骤与要求: 1、制定播音排班表及考勤管理,保证工作日的正常播音; 2、做好播送室卫生清洁,保证每次播音完毕后及时清洁播音室卫生; 3、保管好播音设备,每次播音完毕后各种设备要归位,且关闭门窗,防止播音器材丧失; 4、根据方案做好优秀播音员的评选工作和播音员的考核评价; 5、组织播音员做好相关技能的培训,并不定期举行室外活动增强播音员团队凝聚力。 播音器材管理工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0109 目的 1、保证播音正常有序进行 2、保证故障设备得到及时维修 目标 1、保证器材人为损坏率为零,遗失率为零 2、故障设备及时报修率100% 对应流程/规那么 ?播音管理规那么?Q-GZ-CD01-009 年工作量 72h 单次参考工时 0.2h 工作频率 30次/月 触发条件 当设备发生故障时 信息 输入 ?播音管理规那么? 输出 / 异常判定 播音器材丧失 异常处理 积极录找或立即报保安部查处 工作步骤与要求: 1、宣传人员应在播音员第一次播音前交代播音设备正确操作方法及相关考前须知,播音员不得乱操作或野蛮操作; 2、每日播音完毕后,及时关闭播音设备,并盖好遮尘布; 3、宣传员组织播音员对播音设备定期进行清洁〔一般一礼拜进行一次全面清洁〕; 4、每日检查设备运行情况,如发现设备故障,应在故障发现当时通知技改研发部网络维护员进行维修,并催促及时维修好; 5、未经允许,不得让他人随意乱动播音设备〔包括话筒、音响等设备〕。 宣传信息的收集、拟写、发布工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0110 目的 及时、准确收集公司信息,让员工及时了解公司动态 目标 公司重要信息收集及时到位率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 120h 单次参考工时 4h 工作频率 10次/月 触发条件 当公司有宣传信息发生时 信息 输入 宣传信息 输出 有价值的宣传稿件 异常判定 重要信息未得到及时收集或收集不到位 异常处理 立即采集补救措施。 工作步骤与要求: 1、影像器材的准备:保证电力、磁带充足,器材使用正常; 2、相关情况的了解:如遇重要或重大的活动、会议,应了解活动的时间、背景等相关情况,以为影像资料的收集提供方向; 3、影像资料的收集:及时到达收集地点,并了解相关情况,对于重大活动的拍摄,应提前1小时到达现场,以确定最正确取镜位置及其它工作;对于重要领导的讲话、视察,应全程拍摄,以记录讲话内容;影像资料的收集分为:重要、紧急信息收集、紧急信息收集、重要信息收集、一般信息收集。重要、紧急信息收集:在接到任务后,宣传员、宣传专责准备好影像器材,立即〔准时〕赶往信息发生点进行收集,宣传员与宣传专责分别负责拍照与录像,确保拍摄效果清晰、能较完整的反映现场情况;紧急信息收集:在接到任务后,宣传员准备好影像器材,立即〔准时〕赶往信息发生点进行收集〔拍照与录像〕,并确保拍摄效果清晰、能较完整的反映现场情况; 重要信息收集:宣传员自行收集或接到任务后,提前及时准备影像器材,准时赶往信息发生点进行收集〔拍照与录像〕。一般信息收集:宣传员自行收集或接到任务后,准备影像器材,根据工作安排情况,至信息发生点进行收集〔拍照或录像〕,并确保拍摄效果清晰、能较完整的反映现场情况; 4、影像资料的整理:图片整理:将收集的图片信息及时输入电脑,并进行甄选,对效果好的、有保存价值的进行保存,对效果不好,无保存价值的进行删减;影像资料的数据采集或编辑:将收集的影像资料数据采集到电脑,并对相关镜头进行编辑,对无需的镜头进行删减; 5、将整好的影像资料分类保存; 6、报道的拟写:报道的拟稿应讲究时效性,力求语言精练,简单的报道应于当天拟写完毕,并选择最正确效果的图片进行搭配,拟定完毕报行政副主管审核,办公室主任审批,复杂的报道应于三个工作日内完成拟稿,报行政副主管、办公室主任审核; 7、报道定稿后应于第一时间上传内部网、张贴宣传栏,并可在播送站予以播报,对于上传内部网的信息应按规定格式和要求上传,并应署名上传部门及日期。 8、影像资料的利用:对于编辑好的摄像资料一般情况下要分类存档,为以后的宣传提供素材,对于一些不涉及保密的能鼓舞员工士气、正确引导员工的影像资料在公司公众场所予以播放。 影像器材的借用工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0111 目的 各部门摄影摄像工作的正常工作需要,最大限度的发挥影像器材的作用 目标 1、确保影像器材无丧失、损坏现象。 2、确保摄影摄像器材及时回收。 对应流程/规那么 / 年工作量 60h 单次参考工时 0.2h 工作频率 不定期 触发条件 当各部门提出借用需求时 信息 输入 借用记录 输出 / 异常判定 器材损坏或丧失 异常处理 1、损坏:立即联系维修点进行维修,同时处理责任人 2、丧失:立即报保安部进行查处。 工作步骤与要求: 1、收到借用申请:借用人填写影像器材借用申请表,经部门负责人或督导签字同意方可借用; 2、核实申请需求:收到需求申请后,应 核实申请的,因工作需要方可借用摄像器材; 3、宣传员告知借用者〔操作者〕影像器材正确操作方法及使用考前须知; 4、及时催促设备归还〔原那么上摄像器材借用不得超过1个工作日〕 5、清点、检查归还设备,确认器材是否有遗漏及损坏,如没有,在登记本上消缺,如有损坏或遗漏,责令责任人影像器材当地当时价格予以赔偿。 影像器材的保管工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0112 目的 保证影像器材的正常使用及平安管理 目标 设备遗失率为零,人为损坏率为零 对应流程/规那么 / 年工作量 20h 单次参考工时 / 工作频率 / 触发条件 由宣传员按照岗位职责履行 信息 输入 / 输出 / 异常判定 器材损坏或丧失 异常处理 1、损坏:立即联系维修点进行维修,同时处理责任人 2、丧失:立即报保安部进行查处。 工作步骤与要求: 1、确保影像器材随时保存电力充足,以便影像资料收集工作的开展; 2、每日清点摄影摄像器材的归还情况,如有没归还情况,应及时催促归还; 3、影像器材存放应放置于固定位置,并防止与带磁性的物品或尖硬物品一起存放,以免被磁化或碰坏,并确保存放环境枯燥、以免影响器材的使用寿命; 4、确保影像器材〔包括附件〕的平安存放,下班前及时上锁,如果发现影像器材被盗情况,应在第一时间通知保安部进行查处。 影像处理工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0113 目的 对所收集到的影像资料做好编辑保存工作 目标 影像资料及时处理,确保编辑效果,保管到位 对应流程/规那么 / 年工作量 420h 单次参考工时 2h 工作频率 15次/月 触发条件 1、 上级指示; 2、 上级领导、外宾参观或重要活动、事件发生时。 信息 输入 收集到的影像资料 输出 编辑好的影像资料 异常判定 机器出现故障 异常处理 1、根据说明书操作要求自行修复; 2、自行不能修复,请采购部门协作送维修点进行维修。 工作步骤与要求: 1、影像资料的采集:影象资料分为图片资料与录象资料。 图片资料:将照相机用数据线与电脑进行连接,将图片复制至电脑,同时进行甄选,删除效果不好或无保存价值的图片,并分类保存;录象资料:将收集的录象资料倒带至所拍摄的最前位置,将相对应的数据线与电脑连接,使用编辑软件〔会声会影或其它编辑软件〕进行编辑处理,对于不能及时整理的,应及时将磁带编号,〕; 2、影像资料的加工。图片资料:对于预使用但存在缺陷的照片,应使用图片处理软件进行相应处理,力求照片到达紧佳效果;录象资料:对于录象资料中无需的镜头进行删减,对于重要的活动或重大会议还应进行片头片尾制作、配音或其它处理。 3、将编辑整理好的信息进行分类保存,确保资料能及时找到。 通讯员招聘工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0114 目的 建立通讯小组,确保通讯渠道畅道 目标 1、严格按招聘规程,招牌合格通讯员; 2、确保各部门均有一名以上合格的通讯员负责部门信息收集工作。 对应流程/规那么 ?通讯员管理规那么?Q-GZ-CD01-010 年工作量 8h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 当通讯员出现空缺时 信息 输入 通讯员申请表 输出 通讯员录用表 异常判定 1、所招人员不符合岗位要求 异常处理 1、对其进行专业技能指导和培训; 2、重新招聘通讯员。 工作步骤与要求: 1、拟订通讯员招聘通知,并在公司内部网和宣传栏公告栏发布; 2、除接受个人报名外,还接受各部门内部推荐人选; 3、根据心态好、能力强,热爱写作,有一定学历根底的要求公正、合理的对报名人员进行评选; 4、根据评选结果选取录用人员,并报办公室主任审核; 5、在公司内部网络和宣传拦公告拦发布招聘结果; 6、招聘完成后召开通讯员成立会议,并为通讯员颁发聘书。 通讯员日常管理工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0115 目的 保证通讯报道工作顺利开展 目标 1、提高通讯员投稿的积极主动性,树立主人翁意识 ,确保每位通讯员每月至少上交一篇文稿; 2、增强通讯员队伍的战斗立和凝聚力。 对应流程/规那么 ?通讯员管理规那么?Q-GZ-CD01-010 年工作量 16h 单次参考工时 8h 工作频率 2次/年 触发条件 / 信息 输入 ?通讯员管理规那么? 输出 建立一支有效的通讯员队伍 异常判定 各部门或通讯员不能积极配合通讯员队伍建设工作 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、每月至少一次与通讯员进行交流和沟通; 2、催促通讯员及时提交部门宣传稿件; 3、每季度进行一次优秀通讯员的评选,并颁发荣誉证书; 4、每半年度组织一次户外外活动,增强通讯员队伍的凝聚力和战斗力; 5、每年底评选年度优秀通讯员,颁发荣誉证书并给予物质奖励。 采访筹划工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0116 目的 保证采访工作的顺利开展 目标 主题明确、问题罗列清晰,可操作性强。 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 2h 工作频率 2次/月 触发条件 1、 领导指令 2、 典型的优良/不良出现后 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、采访前的筹划:在实施采访前,首先应定好位,并对采访时的目的、主题、对象、采访所涉及的问题进行罗列,并与本岗位其它人员协商,仔细推敲相关内容; 2、将采访筹划报行政副主管、办公室主任审核,确定后予以实施; 3、与采访对象进行沟通,告知本次采访的目的,并与其确定采访时间、地点。 实施采访工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0117 目的 对采访的事件、人物有全面、清晰的认识 目标 1、采访及时、到位。 2、报道真实、准确。 对应流程/规那么 / 年工作量 144h 单次参考工时 4h 工作频率 3次/月 触发条件 事件触发:当各部门有重要新闻发生时 信息 输入 有采访需求 输出 有一定价值的新闻稿件 异常判定 1、因时间问题不能到现场采访 2、采访不到位 异常处理 1、请各部门通讯员进行采访; 2、进行第二次采访,同时加强学习交流。 工作步骤与要求: 1、与采访对象约定具体的采访方式、时间、地点、内容; 2、采访相关器材准备〔确保磁带、电力充足,器材的正常使用,并带好记录本〕; 3、实施采访,即与采访对象交流沟通,同时记录相关信息,有必要时可使用录用笔进行录音〔包括文字、影像资料〕; 4、将采访信息进行整理、保存。 采访稿件编辑工作卡 工作岗位:宣传员、宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0118 目的 将采访内容形成完整的稿件 目标 能够引起读者对所采访事件、人物的共呜,吸引读者眼球。 对应流程/规那么 / 年工作量 144h 单次参考工时 4h 工作频率 3次/月 触发条件 有采访需求时 信息 输入 采访稿件 输出 编制好的稿件 异常判定 稿件编制不到位 异常处理 处理责任人 工作步骤与要求: 1、对于采访的内容,宣传人员应及时对材料进行梳理〔删除没有利用价值的信息〕; 2、对有利用价值的信息进行编辑,力求立意新颖,内容有一定振憾力,并确保报道的及时性; 3、对于编辑好的稿件,报行政副主管审核,办公室主任审批。 车间看板管理方案的拟定工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0119 目的 确保看板管理有序进行 目标 符合公司开展需要,具有较强的可操作性。 对应流程/规那么 ?看板管理规那么?Q-GZ-CD01-007 年工作量 32h 单次参考工时 16h 工作频率 2次/年 触发条件 各部门积极配合 信息 输入 ?看报管理规那么?,各部门意见、建议 输出 看板管理方案 异常判定 因部门配合原因,不能如期推进看板管理 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、通过问卷调查或下现场了解的方式广泛征求各部门或事业部领导对看板管理的意见或建议; 2、请各部门根据部门实际情况拟定本部门看板的主要内容; 3、根据部门提交的内容,结合调查意见及公司情况拟制看板管理方案,力争方案的实用性、可操作性强; 4、方案拟制完毕,组织现场有看板的部门对方案进行讨论,将讨论形成的最终意见在方案中得以运用; 5、将拟制的方案报批〔报批流程为:行政副主管、办公室主任、事业局部管领导〕; 6、根据领导审核意见,将最终确定方案发各生产部门执行。 看板管理现场效劳工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0120 目的 发现问题,整改问题。 目标 每次现场效劳至少发现1个问题,并能协助提出有效整改措施。 对应流程/规那么 ?看板管理规那么?Q-GZ-CD01-007 年工作量 48h 单次参考工时 4h 工作频率 1次/月 触发条件 每月月末时 信息 输入 存在问题 输出 存在问题的处理措施 异常判定 现场效劳没有起到良好的效果 异常处理 进一步改良提升 工作步骤与要求: 1、针对各部门黑板报出刊情况,每月至各现场了解板报管理情况〔相关内容更新、文件张贴的及时性、内容的实用性、版面的美观度等进行了解〕; 2、对存在问题或值得借鉴推广之处与部门督导或板报管理人员进行沟通; 3、对于板报管理中存在的问题,宣传人员应及时给予指导,要求部门制定纠偏措施,并确定整改时间; 4、宣传人员于整改日期至现场对整改情况进行核实,并将核实情况与部门督导或看板管理人员进行沟通; 5、催促整改结果的运用:未按时整改的及时提醒,经屡次提醒仍不整改,不重视的记部门不良记录一次; 6、对每次现场了解情况进行记录,为每季度的板报评比提供依据。 看板评比工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0121 目的 互相学习,总结提高。 目标 实现看板评比过程的最优化,评比公平、公正、公开。 对应流程/规那么 ?看板管理规那么?Q-GZ-CD01-007 年工作量 32h 单次参考工时 8h 工作频率 4次/年 触发条件 时间触发:每季度最后一月25日前进行评比 信息 输入 黑板报评比规那么 输出 黑板报评比结果 异常判定 1、 看板评比结果存在不客观、不真实情况; 2、 看板评比结果有误 异常处理 1、下现场了解真实情况,确定情况属实后,进行相应调整; 2、立即进行更正。 工作步骤与要求: 1、宣传人员负责看板评比方案的拟制; 2、每季季末组织各部门看板管理人员对各现场看板进行评比,并于评比前一天告知相关评比事项; 3、现场检查:各部门看板管理代表分别到每处看板现场进行观察,每观察一处,由宣传人员根据表格进行打分,并将评分结果通报各参评人员认可; 4、参评人员对评比结果进行签字认可,宣传人员结合每月现场了解情况,对部门看板管理情况进行综合打分; 5、评比结果的汇总:将评比结果进行汇总,并报办公室主任审核; 6、评比结果的公布:评比结束后,于评比后三天内公布结果,张贴于宣传栏或公布于内部网〕; 7、评比结果的运用:对于当季评比分数的最高的部门给予记优良工作一次,对于当季度评比最低分的部门记不良记录一次,对于在检查中进步较快的部门予以表扬。 看板管理总结提高工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0122 目的 总结经验与缺乏,使看板不断得到改良与提高。 目标 在总结中提高,看板管理实现每季度都有提升点。 对应流程/规那么 ?看板管理规那么?Q-GZ-CD01-007 年工作量 8h 单次参考工时 1900-1-4h 工作频率 2次/年 触发条件 每季季末时 信息 输入 相关经验及存在问题 输出 编制好的总结报告 异常判定 总结不到位 异常处理 继续修改 工作步骤与要求: 1、编制总结报告:结合问题及整改措施编制总结报告,总结经验与缺乏,提出下一步实施方案; 2、 将总结报告交办公室主任审核; 3、实施:将审核后的总结报告,在下一步看板管理工作中实施,并不断总结提高。 与集团、总部提供宣传资料工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0123 目的 加强沟通联络,实现信息共享。 目标 1.公司信息及时、准确传达; 2.确保宣传稿件质量。 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 2h 工作频率 4次/月 触发条件 1、 每月25日前; 2、 公司重大活动、重要新闻发生时。 信息 输入 ?宣传管理规那么?公司文化动态、领导指示 输出 可上报的宣传文稿及图片 异常判定 1、宣传资料不符合要求; 2、宣传资料难以收集,各部门投稿热情不高。 异常处理 1、对稿件内容核实,并进行修改; 2、与各部门沟通联络,宣传宣传工作的重要性,同时建立有效的鼓励机制。 工作步骤与要求: 1、及时向通讯员传达集团、公司宣传动态,并引导通讯员积极投稿; 2、每月25日前,以 咨询或下现场的方式向各部门通讯员收集稿件,对于报道性的文稿要求各部门通讯员交部门负责人审定后,再予提交; 3、对稿件进行梳理,把握宣传的导向,去伪存真; 4、对于自已拟写的稿件应确保稿件质量,尽时多投稿,投好稿; 5、将整理好的文稿交行政副主管审核,办公室主任审批后,于每月28日前以电子邮件的形式发总部和集团; 6、对于临时性提交的稿件也应经办公室主任审核前方可提交。 文化牌制作方案拟制工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0124 目的 保证文化牌制作、安装顺利完成。 目标 1、方案具有可操作性; 2、方案能紧扣企业文化和企业宣传开展需求。 对应流程/规那么 ?文化牌管理规那么?Q-GZ-CD01-008 年工作量 4h 单次参考工时 4h 工作频率 1次/年 触发条件 公司领导下达的制作文化牌指令。 信息 输入 筹划方案格式 输出 文化牌制作筹划方案 异常判定 1、方案内容不符合企业文化宣传需要 2、筹划方案不便于实际操作。 异常处理 1、根据存在缺点重新修改拟制筹划方案。 工作步骤与要求: 1、根据事业部领导制作文化牌指令制作文化牌筹划方案; 2、筹划方案应在指令下达后3个工作日内完成编制; 3、筹划方案中要明确文化牌设立目的、到达效果、设立地点以及多种供选择的样式等。 文化牌制作方案的审定工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0125 目的 1、保证文化牌制作方案最优化。 目标 1、制作方案符合公司经营、管理理念; 2、方案满意率达85%以上。 对应流程/规那么 ?文化牌管理规那么?Q-GZ-CD01-008 年工作量 4h 单次参考工时 4h 工作频率 根据实际情况需要 触发条件 方案草稿拟制完成后 信息 输入 编制好的文化牌制作筹划方案 输出 审定通过的文化牌制作筹划方案 异常判定 审定未通过; 异常处理 根据意见对方案进行修改,直到方案确定。 工作步骤与要求: 1、将编制的文化牌筹划方案报送办公室主任审核,假设未通过审核那么根据其意见进行修改直到通过其审核为准; 2、将通过审核的筹划方案报事业部总经理、企管部负责人征求其意见,并将其意见报办公室主任; 3、参考事业部总经理、企管部负责人意见,根据办公室主任指令对筹划方案作出修改; 4、将修改后的筹划方案从新报送办公室主任和事业部总经理审核直到通过。 文化牌制作工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0126 目的 1、树立企业形象,营造良好文化气氛 目标 1、文化牌制作质量到达优良; 2、领导和员工满意率到达95%以上。 对应流程/规那么 ?文化牌管理规那么?Q-GZ-CD01-008 年工作量 4h 单次参考工时 4h 工作频率 根据实际情况需要 触发条件 岗位触发:公司领导交办时 事件触发:根据公司开展动态,有制作需求时,可提议。 信息 输入 文化牌制作指示及要求 输出 及时制作出合格的文化牌 异常判定 文化牌制作与合同条款不符。 异常处理 依据合同条款处理 工作步骤与要求: 1、按照通过后的文化牌制作方案填写文化牌制作立项单; 2、按照立项审批程序完成对立项单的审批; 3、参加合同部组织的合同议价,并确立文化牌的制作材质、工艺和交货时间等要求; 4、按照制作合同要求对制作单位的制作过程进行监督,保证材料、工艺和制作安装时间等都符合合同要求; 5、文化牌制作完毕组织合同、审计、财经和工程等部门对其进行验收,假设验收不合格那么根据合同规定对文化牌和制作方进行处理,直到文化牌制作符合合同要求; 6、验收合格后按照合同做好结款工作。 文化牌的维护工作卡 工作岗位:宣传专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0127 目的 1、保证文化牌整洁、无破损。 目标 1、保证文化牌一周清洁一次; 2、保证发现文化牌损坏后当天通知到负责维修部门,两日内必须完成修复。 对应流程/规那么 ?文化牌管理规那么?Q-GZ-CD01-008 年工作量 48h 单次参考工时 1h 工作频率 根据实际情况需要 触发条件 当文化牌损坏时。 信息 输入 / 输出 / 异常判定 文化牌维护不到位。 异常处理 通知维护人员两个工作日之内整改。 工作步骤与要求: 1、每周五下午要对园区内文化牌进行一次全面巡查; 2、假设发现文化牌损坏在当日填写维修单送至工程部维修班,要求其在两日内完成维修; 3、对维修完成的文化牌做好检查,假设不符合要求责令其重新进行维修; 4、监督好后勤部清洁工对文化牌的日常清洁〔每周一次〕。 公司大事记的管理工作卡 工作岗位:宣传员 考核岗位:办公室主任 编号:B0128 目的 记录公司开展历程 目标 收集及时、记录准确率100%,整理到位,保管得当 对应流程/规那么 / 年工作量 20h 单次参考工时 0.8h 工作频率 根据实际情况需要 触发条件 时间触发:每月30日前整理本月公司大事;每年12月28日前整理公司全年的大事记录 信息 输入 及时收集大事记内容,及时整理 输出 全面、准确无误的记录公司大事 异常判定 收集不全面、不准确 异常处理 立即补充修正,并向上级汇报 工作步骤与要求: 1、收集:生产方面的大事信息于信息发生当天联络生产管理部门负责人〔或调度室〕了解全面情况,并在三天内整理完毕;行政方面的大事信息应在事件发生后3天内,联络相关负责人收集完毕,所有信息应确保信息的全面、真实、准确; 2、整理:每次信息收集到位后,应于当天内整理完毕,并将整理结果请办公室主任审核,确保大事记信息描述的准确性; 3、运用:每年年底对公司大事记进行1次全面整理,并公布于内部网、宣传栏、?XXXX/XXXX人?报,在公司重要历史时段出公司开展历程专刊。 重要公共关系网络的建立工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0129 目的 确保公司经营等事务正常健康运行。 目标 公共关系网络覆盖率98% 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-004 年工作量 200h 单次参考工时 视情况而定 工作频率 视情况而定 触发条件 1、公司经营等事务办理需要时 2、公共关系管理人员负责建立与公司有重要关系的公共关系网络 信息 输入 1、?公关管理规定? 2、重要公共关系网络图 输出 重要公共关系网络联系人名册 异常判定 公共关系网络不全 异常处理 应及时建立相关网络,收集行业内所需关系网络的资料,并及时建立网络关系 工作步骤与要求: 1、收集需联系事项; 2、确定联系人; 3、收集该联系人的联系方式、家庭背景、性格爱好等根本情况; 4、了解其上、下级关系和外部联系; 5、及时办理所需联系事项 6、保持联系,掌握其开展动向。 要求: 1、熟悉需要办理事务的各项政策与法律法规; 2、注意收集联络人员的相关信息及周边人员的信息情况; 3、联络事务时能做到热情相待、平易近人,不做损害企业利益的交易; 4、能准确表达需要解决问题的关键点,并为对方提出解决建议和方案。 重要公共关系网络的日常维护与协调工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0130 目的 确保公司经营等事务正常健康运行。 目标 公共关系网络覆盖率98% 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-005 年工作量 200h 单次参考工时 随机h 工作频率 随机 触发条件 1、公司经营等事务办理需要时 2、公共关系管理人员负责与公司有重要关系的公共关系网络 信息 输入 1、?公关管理规定? 2、重要公共关系网络联系人名册 输出 与企业开展有关的信息资料 异常判定 公共关系维护不到位,协调不善 异常处理 应定期维护网络,保持联系,确保公司经营等事务的正常健康运行 工作步骤与要求: 1、保持通讯联系,掌握其开展动向; 2、加强沟通、交流; 3、维护良好的关系。 要求: 做到定期联络和沟通交流,适时掌握其动向。 特殊事项的公关处理工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0131 目的 标准特殊事项的公关处理 目标 公关筹划到位,执行、落实率100% 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-006 年工作量 200h 单次参考工时 3h 工作频率 随机 触发条件 1、特殊事项的公关处理时 2、公共关系管理人员负责处理特殊事项的公关协调 信息 输入 1、?公关管理规定? 2、公关筹划书 输出 有关企业相关事项的决议 异常判定 公关筹划不到位,导致公关处理过程中出现失误 异常处理 1、应严谨筹划,反复研究,确认无漏洞后实施 2、公关过程中,应灵活对待 工作步骤与要求: 1、编写该事项的公关筹划书; 2、准备相关资料和文件; 3、汇报领导,请示处理意见; 4、严格按筹划执行,并落实到位。 要求: 1、筹划能力强; 2、关系信息广; 3、有牺牲自我的精神。 重大活动的组织与筹划工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0132 目的 标准重大活动 目标 公关接待筹划到位,无遗漏可操作性率100%,过失率0 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-006 年工作量 200h 单次参考工时 8h 工作频率 随机 触发条件 1、重大活动发生时 2、公共关系管理人员负责负责处理特殊事项的公关协调 信息 输入 1、重大活动的设想方案 输出 活动筹划书 异常判定 组织实施过程中出现失误 异常处理 1、针对情况立即补救 2、如无法补救,向上级汇报 3、对相关责任人进行处理 工作步骤与要求: 1、确定活动的形式、参加人员及规模 2、确定活动进行的几大事项; 3、根据各个事项,制定实施标准及责任人和督办人; 4、完成活动的整体筹划,交领导审批; 5、严格按筹划执行,落实到位; 6、实际组织过程中,应灵活应对突发事件。 要求: 1、组织才能强,能处理紧急事项; 2、筹划书全面、周到,无重要事项遗漏; 3、执行能力强,能将各项措施执行落实到位。 重大活动总结工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部副总经理 编号:B0133 目的 标准重大活动,有利于该项工作的提高 目标 根据“达标、创一流〞的要求,不断总结提高 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-006 年工作量 100h 单次参考工时 1h 工作频率 随机 触发条件 每次重大活动发生后 信息 输入 1、重大活动的方案、筹划书 2、活动实施记录 输出 1、重大活动记录表 2、重大活动评价表 异常判定 未及时总结,未汲取以往经验与教训 异常处理 应及时总结,并从以往的重大活动中汲取经验与教训,防止犯同类错误 工作步骤与要求: 1、活动执行过程中,应及时跟踪督察执行情况; 2、及时查遗补缺,防止工作失误; 3、对具体事项依实际情况应灵活具体处理; 4、完成活动后,应及时总结活动效果; 5、总结好的方法,吸取失误教训。 要求: 1、能收集活动过程的资料和掌握相关情况; 2、具有良好的总结评价能力。 建立公关关系台帐工作卡 工作岗位:行政副主管、接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0134 目的 方便查找信息 目标 及时建立公关台帐,资料齐全,简单明了,索检有效率95%以上 对应流程/规那么 ?XXXX事业部对外公共关系管理规定?Q-GZ-CD01-006 年工作量 360h 单次参考工时 2h 工作频率 15次/月 触发条件 每次发生公关活动后 信息 输入 公共关系变化的信息 输出 公共关系台帐〔更新〕 异常判定 公共关系台帐填写有误 异常处理 及时纠正台帐内容,及时更新 工作步骤与要求: 1、对每次公关活动作好相应记录; 2、台帐记录公关活动名称、主要参与人员、活动目的、活动时间、活动地点、活动效果; 3、及时更新台帐。 来宾信息收集工作卡 工作岗位:行政副主管、接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0135 目的 保证接待工作有组织有筹划的进行 目标 确保接待信息准确真实 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 180h 单次参考工时 1h 工作频率 15次/月 触发条件 接到接待通知后〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 / 输出 接待申请单 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、弄清接待来宾的单位、身份、人数; 2、确定来宾到达时间; 3、确定来宾来访目的; 4、了解来宾特点和风俗喜好。 了解会议信息及会议要求工作卡 工作岗位:接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0136 目的 保证会议安排的准确性及时性 目标 信息收集无遗漏 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 180h 单次参考工时 0.5h 工作频率 30次/月 触发条件 接到会议通知后〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 会议申请单 输出 / 异常判定 临时性紧急会议,来不及填会议申请单 异常处理 会后找相关人员补填 工作步骤与要求: 1、确定会议时间、地点、参加人数; 2、确定会议标准。 编写接待筹划书工作卡 工作岗位:行政副主管、接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0137 目的 确保接待正常有序开展 目标 保证接待筹划书标准到位、无细节漏洞 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 180h 单次参考工时 1.5h 工作频率 10次/月 触发条件 接到接待通知后〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 / 输出 接待筹划书 异常判定 临时性、紧急性接待无时间编制接待筹划书 异常处理 按照通用接待筹划书模板安排接待工作 工作步骤与要求: 1、将收集的有效信息写入接待筹划书; 2、综合有效信息进行要素分析; 3、合理安排接待具体内容,包括具体工作事项、达成标准、完成时间、责任人、协助部门 4、提交接待筹划书给相关负责人审批; 5、审批通过后将筹划书存档; 6、发放筹划书给各相关部门负责人; 7、各部门负责人遵照接待筹划书着手接待工作。 现场卫生查漏补缺工作卡 工作岗位:行政副主管、督察督办主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0138 目的 提供整洁的参观环境 目标 保证现场卫生整洁 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 180h 单次参考工时 0.5h 工作频率 30次/月 触发条件 接到会议通知后〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 卫生情况检查表 输出 / 异常判定 现场卫生不合格 异常处理 紧急通知不合格部门限期整改 工作步骤与要求: 1、现场道路干净、整洁,无拥塞、淤堵现象; 2、各车间卫生干净、整洁,生产秩序井然; 3、局部需参观车间保持大门敞开。 检查会议室准备情况工作卡 工作岗位:行政副主管、接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0139 目的 确保会议准点正常进行 目标 保证会议室布置符合会议要求 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 180h 单次参考工时 0.5h 工作频率 30次/月 触发条件 接到会议通知后〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、根据人数调整台卡/会议椅/茶杯; 2、在会议桌上整齐的摆上烟灰缸、纸巾、白纸、签字笔; 3、根据会议标准摆上果盘、烟; 4、对会议室的照明设施、空调、电脑、投影仪等设备进行调试检查。 参观前迎宾准备工作卡 工作岗位:接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0140 目的 增加来宾的好感度,保持良好企业形象 目标 迎宾人员热情有礼有节,到达省内先进水平 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 100h 单次参考工时 0.5h 工作频率 不定时 触发条件 来宾即将进入某个效劳范围〔事件触发〕 信息 输入 ?迎宾效劳操作规那么? 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、迎宾人员仪容仪表按?员工守那么?标准; 2、提前5分钟到门口等候; 3、致欢送语,按“丁〞字步站立,面带微笑; 4、为乘车的客人开车门,由迎宾人员送主宾至会场、引入参观地点。 参观时陪同讲解效劳工作卡 工作岗位:接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0141 目的 让来宾了解公司的生产、文化等情况,到达来宾参观的目的 目标 讲解语言清晰、简洁、有礼有节; 参观路线清晰,及时做好引领、讲解、迎送效劳。 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 200h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 来宾需到现场参观〔岗位触发、事件触发〕 信息 输入 ?来宾接待管理规定?、解说词 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、安排带着参观的车辆; 2、带着来宾进入厂区参观; 3、参观过程中,接待人员讲解语言简洁、有礼、有节 ,按解说词进行讲解;路线清晰,提前与相关部门联系参观事宜; 4、接待人员在参观过程中,应与主宾主陪领导保持联系,及时做好引领、讲解、迎送效劳。 参观后礼送工作卡 工作岗位:接待员 考核岗位:办公室主任 编号:B0142 目的 有始有终,有迎有送,始终保持公司良好形象 目标 送宾人员热情、有礼有节,到达省内先进水平 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 40h 单次参考工时 0.1h 工作频率 不定时 触发条件 来宾即将离开某个效劳范围〔事件触发〕 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、在大门前立岗欢送,致道别语; 2、为重要客户提供开车门效劳〔手扶车门上沿,迅速翻开车门〕; 3、欢送人员至客户上车离开前方可离开。 接待活动总结工作卡 工作岗位:行政副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0143 目的 不断提高接待水平 目标 总结接待的亮点和缺乏之处并进行分析 对应流程/规那么 ?接待流程?Q-LC-CD01-007 年工作量 120h 单次参考工时 1h 工作频率 10次/月 触发条件 接待完成后(岗位触发) 信息 输入 接待过程的信息 输出 接待筹划书中的总结局部 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、总结亮点和缺乏之处; 2、分析提高,制定有效措施提高改良。 发现职责以外的问题工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0144 目的 提高工作双效性 目标 1、问题发现的程度比拟深,具有一定的代表性 2、问题发现准确率100 对应流程/规那么 / 年工作量 50h 单次参考工时 0.2h 工作频率 不定时 触发条件 1、现场检查发现问题时 2、办公室主任岗位职责 信息 输入 现场检查记录 输出 问题发现表 异常判定 1、发现问题不准确 异常处理 1、再进行现场调查 工作步骤与要求: 1、现场调查、日常观察; 2、发现问题; 3、记录所发现问题; 4、将所发现的问题与相关责任人进行沟通; 5、提出处理措施; 6、催促问题解决。 要求: 1、能经常深入现场; 2、善于发现问题; 3、 能提出解决问题的有效措施。 提出处理措施工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0145 目的 确保及时纠偏 目标 1、处理措施及时率100% 2、问题解决有效率100% 3、领导满意率90%以上 对应流程/规那么 / 年工作量 200h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 1、问题发现后 2、办公室主任岗位职责 信息 输入 所发现问题 输出 问题解决措施 异常判定 1、解决措施不适宜问题整改 异常处理 1、重新制订问题整改措施 工作步骤与要求: 1、问题调研,寻找问题发生原因; 2、罗列各类解决措施; 3、讨论解决措施有效性; 4、提出成熟的问题解决措施。 催促问题处理工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0146 目的 确保政令畅通,提高工作效率 目标 1、问题催促有效率100% 2、领导满意率90%以上 对应流程/规那么 / 年工作量 200h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 1、整改措施制订后 2、办公室主任岗位职责 信息 输入 督办单 输出 问题整改情况反应表 异常判定 1、问题整改人不执行整改措施 异常处理 1、处理相关责任人 工作步骤与要求: 1、催促相关责任按照整改措施实施整改; 2、现场了解问题解决进度; 3、记录问题解决过程; 4、协助问题整改部门开展问题整改工作〔主要是资源支持〕。 要求: 1、有方案开展工作监督; 2、协助处理问题。 情况反应工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0147 目的 信息沟通,提高工作效果 目标 1、信息沟通及时率100% 2、沟通有效率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 50h 单次参考工时 0.1h 工作频率 不定时 触发条件 1、问题解决过程中需要进行信息沟通时 2、办公室主任岗位职责 信息 输入 1、信息反应表 2、公告、通告 输出 / 异常判定 1、信息反应不准确或不及时 异常处理 1、处理相关责任人 2、重新将相关信息进行反应 工作步骤与要求: 工作步骤与要求: 1、将所了解的情况与相关人员进行信息沟通; 2、将问题解决情况向上级领导汇报,遇到重大问题向领导请示; 3、根据实际情况,将有必要的情况进行公示。 要求: 1、有良好的沟通能力,语言表达清楚,重点突出; 2、请示汇报时有措施和解决建议。 协助事业部总经理处理事业部事务工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:事业部总/副总经理 编号:B0148 目的 拾遗补缺,提高行政办公效率 目标 1、工作有效率90%以上 2、沟通有效率90%以上 对应流程/规那么 / 年工作量 192h 单次参考工时 4h 工作频率 4次/月 触发条件 工作职责 信息 输入 / 输出 / 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 工作步骤与要求: 1、接受工作指令,对所负责的工作进行了解和资料调查 2、按照程序开展工作 3、定期汇报工作进度,当工作遇到困难或问题时,及时汇报 4、当工作完成时,及时总结。 要求: 1、掌握事业部相关工作信息,能作出正确判断; 2、善于调动和利用资源,及时解决问题。 部门工作事项罗列与修订工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0149 目的 通过全面提高各项工作的质量和效率,提高 管理有效性 目标 确保实现“达标创一流〞 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 24h 工作频率 1次/年 触发条件 每年1月1日触发 信息 输入 各岗位工作事项 输出 工作事项汇总表 异常判定 事项罗列漏项、重复 异常处理 修订、讨论、整合 工作步骤与要求: 1、确定部门各岗位参与工作事项罗列的人员 2、组织参与人员按实际工作事项和应开展的工作事项进行工作罗列 3、汇总各岗位罗列事项,并组织进行讨论,剔除重复事项 4、形成工作事项罗列表 要求: 1、熟悉办公室工作内容; 2、熟练重点工作内容; 3、能弥补员工的工作。 部门工作事项价值分析与修订工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0150 目的 通过全面提高各项工作的质量和效率,提高 管理有效性 目标 确保实现“达标创一流〞 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 24h 工作频率 1次/年 触发条件 每年1月1日触发 信息 输入 各岗位工作事项 输出 工作事项价值表 异常判定 价值分析不准确 异常处理 重新进行分析,请专业人员指导 工作步骤与要求: 1、分析各事项价值,按“价值为3:有显著影响、起主要作用;价值为2:有明显影响、起重要作用;价值为1:有一般影响、起支撑作用;价值为0:影响和作用可以忽略〞标准区分; 2、分析各事项风险,按“风险为3:可能造成显著损失或额外支出;风险为2:可能造成明显损失或额外支出;风险为1:可能造成损失或额外支出;风险为0:影响可以忽略〞标准区分; 3、分析各事项的复杂程度,从完成该项工作需整合的内、外部资源、需综合运用知识的程度以及需创新的程度进行分析,按“复杂度为2:对以上3个方面需求多;复杂度为1:对以上3个方面 要求: 1、能分清重点与非重点工作、紧急与非紧急工作; 2、能分清工作的价值大小。 部门工作事项过程分析与修订工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0151 目的 通过全面提高各项工作的质量和效率,提高 管理有效性 目标 确保实现“达标创一流〞 对应流程/规那么 / 年工作量 40h 单次参考工时 40h 工作频率 1次/年 触发条件 每年1月1日触发 信息 输入 工作事项 输出 工作事项、本钱领项、研发事项分析表 异常判定 事项罗列不准确,无法进行分析 异常处理 修订事项 工作步骤与要求: 1、从“工作目的〔必要性〕、工作目标〔标准〕、工作步骤〔工程〕与要求、需准备的工具、生产材料消耗、现岗位名称、工时、频率与每月工时数、信息输入输出、物资输入输出、异常判定与异常处理、工作发生条件〔强调条件充分性〕 、工作必需条件〔特殊环境和条件〕〞等方面进行分析; 2、分析尽量细化量化可操作; 特别需要注意:分析工时、频率时,一定要考虑本部门年度的工作目标,对工作任务进行准确预测,不能高估。 根据部门工作分析设计岗位工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0152 目的 精减岗位,提高效率 目标 确保实现“达标创一流〞 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 24h 工作频率 1次/年 触发条件 组织结构调整触发 信息 输入 工作分析、流程 输出 岗位清单 异常判定 岗位设计不合理 异常处理 重新设计岗位 工作步骤与要求: 1、选工作等级一栏,按工作等级筛选分类; 2、在同一等级的工作中对工作性质分析、分类; 3、尽量将同类的工作按工作量组合成岗位〔考虑工作效率,跨类的最多不超过3类〕; 4、根据组合岗位,结合工作性质、层次、现岗位名称设计新的岗位名称,需表达工作等级和工作性质; 5、将尚未组合的零散工作筛选出,根据工作性质和等级相近原那么,搭配、组合成岗位。 6、对岗位组合的结果统计汇总,形成岗位清单; 7、根据该岗位工作事项汇总分类提炼出岗位职责; 8、明确各职责工作需到达的程度,岗位职责要按重要度从大到小排列。 要求: 1、能根据员工素质根本掌握各项工作的完成时间和质量,形成人人工作饱满的局面; 2、能合理分配工作事项,确保人人重点和一般性工作的比例合理。 确定部门岗位任职资格标准工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0153 目的 精减人员,实现高效 目标 工作效率提高10% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 16h 工作频率 1次/年 触发条件 组织结构调整触发 信息 输入 局部岗位职责调整 输出 岗位任职资格标准调整 异常判定 与岗位编制方案完全相同 异常处理 不需调整 工作步骤与要求: 1、根据岗位职责,分析对任职者的具体要求:1)知识和能力的要求;2)工作经验与业绩的要求;3)职业素养的要求;4)学历、专业、年龄、身体等其他要求。 2、设计任职等级,分为合格、达标、胜任3个等级:1)合格条件:强调能做该岗位工作应具备的任职条件;2)达标条件:强调能做好该岗位工作应具备的任职条件;3)胜任条件:强调能出色完成该岗位工作应具备的任职条件。 编写部门岗位说明书工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0154 目的 精减人员,实现高效 目标 准确合格率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 16h 工作频率 1次/年 触发条件 组织结构调整触发 信息 输入 人力资源主管/直线主管 输出 1.岗位编制调整; 2.岗位职责调整; 3.岗位任职资格标准调整 异常判定 与岗位编制方案完全相同 异常处理 组织结构调整触发 工作步骤与要求: 1、岗位说明书表头,包括岗位名称、所属部门、岗位等级、直接考核人等信息; 2、明确岗位目的; 3、明确岗位职责; 4、明确任职资格; 5、明确岗位工作标准; 6、设计本岗位常用表格。 确定部门岗位编制工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0155 目的 精减人员,实现高效 目标 人员精减10% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 16h 工作频率 1次/年 触发条件 组织结构调整触发 信息 输入 人力资源主管、部长 输出 岗位编制方案实施中岗位编制的调整情况 异常判定 与岗位编制方案完全相同 异常处理 以原岗位编制方案进行报批 工作步骤与要求: 1、按部门列出所有岗位清单; 2、注明各岗位的简要岗位职责; 3、明确各岗位人数; 4、统计岗位总数、定编总人数; 5、将定岗定编报表,按公司报批程序,层层审核并裁决、签字; 6、形成定岗定编文件并下发执行。 部门人力需求管理工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0156 目的 满足部门人力资源需求 目标 员工到位率100%,适岗率90% 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 4h 工作频率 1次/月 触发条件 人力需求触发 信息 输入 岗位设计、岗位编制、现有人员状况 输出 部门人力需求方案 异常判定 需求方案超出编制 异常处理 重新核定 工作步骤与要求: 1、分析部门规划、定岗定编及现有人员状况,确定人员需求,编制部门人力需求方案,明确岗位、人数、到岗日期; 2、部门领导审核其准确性和合理性; 3、按人力资源部门要求进行修订并按时提交。 要求: 1、根据部门实际情况和存在的问题,对部门各岗位职责进行组合和分配; 2、制定各岗位的考核评价标准。 部门新员工上岗指引工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:企管部部长 编号:B0157 目的 促进新进员工尽快融入公司、帮助成长、创造业绩 目标 新员工上岗引导合格率95% 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 1h 工作频率 2次/月 触发条件 新员工上岗事件触发 信息 输入 新员工名单 输出 异常判定 不重视新员工引导,新员工不能到达公司要求 异常处理 按制度予以考核 工作步骤与要求: 1、新进员工入职前: ——协调准备办公场地、设备及用品; ——准备岗位相关资料〔岗位说明书、相关制度、部门介绍资料等〕。 2、新进员工入职当天: ——介绍本部门同事、部门相关情况〔部门架构、业务流程、工作要求等〕; ——发放岗位相关资料,共同制订上岗实习方案; ——陪新进员工到餐厅吃第一顿午餐,介绍工作、生活环境。 3、新进员工入职一周: 与新进员工进行不少于2次30分钟的沟通,了解其适应性,答疑解惑,积极引导,及时向上级、督导或人力资源部门反应新进员工的心态表现、问题和建议。 4、新进员工入职一个月内: ——根据上岗实习方案,对新进员工进行传帮带; ——关注新进员工思想、学习和生活,定期谈心,排忧解难; ——用自己的良好言行影响新进员工,及时向上级、人力资源部门反映情况。 部门员工试用期沟通和辅导工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0158 目的 引导新员工尽快适应岗位和工作环境 目标 新员工上岗沟通、辅导合格率80%以上 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 h 工作频率 4次/月 触发条件 新员工沟通事件触发 信息 输入 输出 异常判定 未按要求沟通和辅导 异常处理 按制度予以考核 工作步骤与要求: 1、引导员工每周帮助新员工制度工作方案,每周至少进行一次沟通; 2、引导员发现新员工职业素养和技能水平与岗位要求存在差距,并在8小时内做出相应处理决定; 3、提出学习建议和培训方案,按照要求落实。 要求: 1、掌握新员工思想动态和工作表现,以便对症下药,解决实际问题,表达温暖。 组织部门员工年度考评工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0159 目的 确保评价机制发挥鼓励作用,奖优罚劣 目标 80%的员工鼓励有效 对应流程/规那么 / 年工作量 40h 单次参考工时 40h 工作频率 1次/年 触发条件 每年1月触发 信息 输入 年度考评方案 输出 年度考评结果 异常判定 年度考评结果出现较大偏差 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、组织学习、理解公司年终考评方案,结合部门实际确定部门年度考评细那么; 2、下发年度考评通知,组织各级管理人员按细那么要求进行考评; 3、汇总统计、运用员工月度考评资料和日常奖惩记录; 4、汇总各层次员工考评结果,并予以综合调整; 5、审核年度考评结果,提交到人力资源部门。 要求: 1、能根据各员工的情况,提出年度工作的优缺点,指出缺乏和提出改良方法; 2、将各项改良措施落实到实际工作之中,效果明显。 部门员工年考评反应沟通工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0160 目的 通过沟通,明确员工的业绩完成情况、优点、缺点,帮助员工改良提升 目标 80%的员工鼓励有效 对应流程/规那么 / 年工作量 10h 单次参考工时 h 工作频率 1次/年 触发条件 年度考评完成后触发 信息 输入 年度考评结果 输出 沟通记录 异常判定 员工不能接受考评结果 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、召开管理人员考评反应沟通发动会,提出沟通要求,沟通过程中员工存在异议应准确记录; 2、下发各级员工考评结果〔仅发放直接下属员工考评结果〕; 3、实施反应沟通,检查沟通效果,对沟通不到位的管理人员提出考核意见; 4、总结评价沟通反应中存在的问题,提出处理方法。 要求: 1、能解决员工在各工作环节中存在的问题。 部门员工素质能力评价工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0161 目的 明确部门员工素质状况,并以此用为人力资源工作改良提升的依据 目标 员工适岗率到达95% 对应流程/规那么 / 年工作量 8h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 年度考评完成后触发 信息 输入 年度考评结果 输出 员工素质评价报告 异常判定 员工素质评价不准确 异常处理 重新评价 工作步骤与要求: 1、编制员工素质能力标准,明确素质能力评价流程、方法; 2、结合年度考评结果、日常考评资料和奖惩记录进行评价,分为班组评价、车间评价和部门评价,分别由班组长、车间负责人和督导负责; 3、完成部门员工素质能力评价报告,并对员工素质能力提升提出意见和建议。 要求: 1、熟悉并掌握评价方法,员工接受; 2、提出正确的改良措施和方法。 部门员工月度职责履行、工作方案督查工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0162 目的 强化执行力,确保工作落实 目标 督查率95% 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/月 触发条件 督导岗位触发 信息 输入 职责/工作方案督查方案 输出 督查结果 异常判定 督查效果差 异常处理 改良督查方法 工作步骤与要求: 1、编制月度督查方案〔根据岗位职责和月度工作方案编制,不同层级各有侧重,突出重点〕,方案须明确督查时间、标准和考核方式; 2、实施督办方案,评价结果进入员工月度考评。 要求: 1、及时掌握工作方案完成情况,帮助其根据进度调整方案事项; 2、分析重点工作完成与否的原因,帮助其制定完成措施; 3、催促落实。 组织部门员工月度绩效考评工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0163 目的 确保评价机制发挥鼓励作用,奖优罚劣 目标 80%的员工鼓励有效 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/月 触发条件 每月8日触发 信息 输入 月度考评方案 输出 月度考评结果 异常判定 平均主义明显,未执行业绩导向 异常处理 组织培训考评方案,重新考评 工作步骤与要求: 1、根据部门考评实施细那么组织各级管理人员按细那么要求进行月度考评; 3、汇总统计员工日常考评资料和优良不良记录; 4、运用日常考评资料和优良不良记录; 5、汇总各层次员工考评结果,并予以综合调整; 6、审核月度考评结果,提交到人力资源部门。 组织部门员工月考评沟通工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0164 目的 通过沟通,明确员工的业绩完成情况、优点、缺点,帮助员工改良提升 目标 80%的员工鼓励有效 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 h 工作频率 1次/月 触发条件 部门负责人岗位触发 信息 输入 月度考评结果 输出 沟通记录 异常判定 员工不能接受考评结果 异常处理 向上级汇报 工作步骤与要求: 1、下发各级员工考评结果〔仅发放直接下属员工考评结果〕; 2、组织一对一的沟通,对月度工作点评; 3、对下步工作提出要求和标准; 4、检查沟通效果。 部门员工考评结果应用工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0165 目的 树立典型,弘扬先进、鞭策后进,优胜劣汰 目标 考评结果应用有效率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 4h 工作频率 1次/月 触发条件 月度考评完成后触发 信息 输入 月度考评结果 输出 考评结果应用数据 异常判定 应用结果到达体系业绩导向的效果 异常处理 重新核定考评结果和应用标准 工作步骤与要求: 1、年度考评结果应用:按照公司考评方案提出员工升降级、升降职意见;提出年终奖发放意见〔根据部门业绩完成情况确定不同考评等级的员工年终奖发放系数、比例〕;向人力资源部门提交以上意见; 2、月度考评应用:根据部门考评细那么提出员工绩效发放标准,经部门督导和部门第一负责人审核后报人力资源部门。 组织部门员工优秀员工评选工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0166 目的 树立典型,弘扬先进、鞭策后进 目标 优秀员工评选合格率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 优秀员工事件触发 信息 输入 半年/年度考评结果 输出 优秀员工名单 异常判定 优秀员工评选标准低 异常处理 重新核定标准\重新评选 工作步骤与要求: 1、各层级管理人员根据公司优秀员工评选方案提出班组/车间/部门优秀员工名单〔此项工作可结合后备人才选拔共同进行〕; 2、部门汇总评选结果,并予以综合调整; 3、优秀员工名单〔年度/月度〕经督导、部门第一负责人审核后报人力资源部门; 4、在部门看板中予以宣传报道。 要求: 1、优秀员工事迹典型,能取得宣传教育作用; 2、杜绝滥竽充数的现象发生。 部门员工日常奖惩管理工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0167 目的 确保评价机制发挥鼓励作用,及时兑现奖罚 目标 日常奖惩复核率100%,准确率99% 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/月 触发条件 员工奖惩事件触发 信息 输入 奖惩记录单/督查记录/员工投诉/其他奖惩数据 输出 奖惩结果 异常判定 奖惩复核不准确 异常处理 重新核定 工作步骤与要求: 1、编制员工日常奖惩管理标准:包括自查不良、非自查不良、员工优良等; 2、对所有优良不良进行复核,并对存在的问题及时处理; 3、组织管理人员对优秀不良进行反应,并检查反应落实情况; 4、建立奖惩记录数据库,每周进行维护; 5、对典型案例进行分析、点评,在部门看板中予以宣传报道。 要求: 1、注意收集日常工作的完成质量和进度; 2、找出关键环节问题予以解决。 部门员工试用期评价工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0168 目的 正确认识新员工、帮助新员工提升、及时淘汰不合格员工 目标 新员工评价率100%,淘汰率5% 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/月 触发条件 事件触发 信息 输入 试用期员工评价数据 输出 试用期评价结果 异常判定 评价结果与实际不符 异常处理 重新核定 工作步骤与要求: 1、根据月度到岗新员工情况〔岗位类别、专业、学历等〕编制月度新员工评价方案,新员工至少每周进行一次沟通并有明确记录;生产人员由班组长、指导员工进行评价;管理人员由督导、直接上级进行评价; 2、评价标准:分专业技能和职业素质,按岗位说明书标准进行; 3、每月进行评价意见汇总,并提出提前转正、推迟转正、淘汰、培训等意见; 4、评价意见经督导审核后报人力资源部门备案,作为转正考核依据。 部门员工转正定级工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0169 目的 正确认识新员工、帮助新员工提升、及时淘汰不合格员工 目标 新员工转正定级准确率95% 对应流程/规那么 / 年工作量 12h 单次参考工时 1h 工作频率 不定时 触发条件 每月10日时间触发 信息 输入 试用期员工名单/试用期表现评价数据 输出 转正定级结果 异常判定 评价结果与实际不符 异常处理 重新核定 工作步骤与要求: 1、提前15天发放转正申请表,由员工填写后提交至直接上级审核; 2、直接上级审核后报部门汇总,将日常奖惩数据录入转正定级表,提出审核意见; 3、严格按?岗位说明书?标准确定转正、薪酬岗位调整意见,经部门负责人审批后提交人力资源部门。 4、人力资源部下达转正审批通知后3个工作日内与员工进行转正沟通,提出工作意见和建议。 部门不合格员工处理工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0170 目的 实现优胜劣汰,提高员工整体素质 目标 不合格员工按标准处理率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 1h 工作频率 随机 触发条件 考评结果出现不合格员工时触发 信息 输入 / 输出 / 异常判定 被处理员工存在异议 异常处理 根据公司制度/劳动法予以沟通解决,特殊性需向上级汇报 工作步骤与要求: 1、确定不合格员工〔包括新员工、已转正员工〕; 2、确定岗位替补人选; 3、与不合格员工、替补人员进行沟通,明确工作交接要求; 4、24小时内完成工作交接和离职手续; 5、总结提高:对不合格员工的处理须符合法律法规,工作交接必须完整,并对招聘、人才选拔提出意见和建议。 确定部门员工培训需求工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0171 目的 提高培训有效性,强化培训效果。 目标 培训需求调研准确率80% 对应流程/规那么 / 年工作量 8h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/年 触发条件 每年12月触发 信息 输入 员工培训需求调查表 输出 员工培训需求调研报告 异常判定 需求调查不准确\调研报告不准确 异常处理 重新研究调研方法 工作步骤与要求: 1、制定员工培训需求及要求的调研表; 2、走访或 调查各个部门对新员工的数量、工种、岗位标准及部门特殊培训要求等具体要求; 3、汇总、分析收集需求信息; 4、撰写各培训需求调研报告。 进行部门员工培训工作卡 工作岗位:督查督办副主管、办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0172 目的 提高培训有效性,强化培训效果。 目标 培训方案有效,员工技能提升率80% 对应流程/规那么 / 年工作量 192h 单次参考工时 2h 工作频率 8次/月 触发条件 培训事件触发 信息 输入 员工培训需求调研报告 输出 员工培训方案 异常判定 培训方案实施效果差 异常处理 研究培训方案及培训组织存在的问题并予以解决 工作步骤与要求: 1、根据需求报告编制培训方案〔包括公司安排的培训、部门职业和专业技能培训、心态培训等〕; 2、组织实施培训方案; 3、每月评估培训实施效果,对无效培训予以调整。 要求: 1、掌握员工知识缺陷和素质缺陷; 2、提出改良方法。 部门关键员工开展规划工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0173 目的 为骨干员工提供成功的技术与方法。 目标 骨干员工规划率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 16h 单次参考工时 16h 工作频率 1次/年 触发条件 关键员工职业规划触发 信息 输入 关键员工根本素质 输出 关键员工职业开展规划 异常判定 规划缺乏可操作性,效果差 异常处理 重新研究调整 工作步骤与要求: 1、确定志向。 2、自我评估。 3、职业生涯时机的评估。 4、职业生涯路线的选择。 5、设定职业生涯目标。 6、制定行动方案与措施。 7、评估与回馈。 部门后备人才培养工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0174 目的 建立人才培养体系和人才梯队 目标 关键岗位后备人才保有率80% 对应流程/规那么 / 年工作量 96h 单次参考工时 8h 工作频率 1次/月 触发条件 督导岗位触发 信息 输入 后备人才培养方案 输出 后备人才培养结果 异常判定 人才储藏缺乏,难以选拔后备人才 异常处理 1、拟定后备人才招聘方案; 2、整合集团、公司、事业部人力资源,合理进行调配 工作步骤与要求: 1、制度部门后备人才培养方案; 2、根据岗位说明书标准选拔后备人才; 3、组织实施后备人才培训,后备人才能力评价; 4、编制后备人才上岗实习方案,安排职责调整,试用合格者调整薪酬待遇。 部门员工日常考勤管理工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0175 目的 严肃劳动纪律,提高考勤管理有效性 目标 考勤数据准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 4h 工作频率 1次/月 触发条件 每月1日触发 信息 输入 考勤管理规定 输出 每月考勤数据 异常判定 考勤数据出现重大错误 异常处理 1、调查确定责任人; 2、确定原因,制订改良措施 工作步骤与要求: 1、每日8点前登记办公室前一日的出勤情况,遇节假日由值班人员负责登记; 2、对申请休假的员工核对根本情况,登记休假天数; 3、明确员工出勤检查人员、频次、检查结果归口管理人员; 4、每月最后一日至下月每一日将月度考勤数据按要求整理,纸质送办公室主任审批后与电子文档一并交至企管部; 5、组织员工学习公司考勤制度,明确考勤管理奖惩标准,对违反考勤制度者严格奖惩。 部门员工请休假管理工作卡 工作岗位:行政专责 考核岗位:办公室主任 编号:B0176 目的 确保符合制度 目标 准确率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 48h 单次参考工时 2h 工作频率 1次/月 触发条件 员工请假事件触发 信息 输入 考勤管理规定 输出 每月考勤数据 异常判定 考勤数据出现重大错误 异常处理 1、调查确定责任人; 2、确定原因,制订改良措施 工作步骤与要求: 1、接受员工休假申请,核实员工当年假勤情况及入司时间; 2、按考勤管理规定核定假别与假期,在?请假单?上签字。 部门员工平安管理工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0177 目的 确保事业部平安体系正常运行 目标 平安0事故 对应流程/规那么 / 年工作量 24h 单次参考工时 2h 工作频率 1次/月 触发条件 兼职平安管理员职责 信息 输入 平安管理制度和平安管理案例 输出 平安培训记录 异常判定 / 异常处理 / 工作步骤与要求: 1、组织部门平安教育。 2、开展部门平安工作的自查自纠。 3、修改完善部门危险源清单。 部门员工离职原因沟通工作卡 工作岗位:办公室主任 考核岗位:企管部部长 编号:B0178 目的 了解员工真实想法,发现管理存在问题 目标 员工辞职沟通率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 12h 单次参考工时 0.5h 工作频率 1次/月 触发条件 员工提出离职触发 信息 输入 离职员工名单 输出 沟通结果 异常判定 关键岗位和骨干员工流失 异常处理 1、了解离职真实原因; 2、提出改良措施; 3、对关键岗位和骨干员工制订留人方案并组织实施 工作步骤与要求: 1、确定员工辞职沟通人员; 2、确定沟通地点,提前1小时通知员工; 3、营造沟通气氛,了解员工真实想法; 4、对发现的问题提出建议以改良人力资源管理,重大问题须向上级汇报。 要求: 1、从员工的工作过程中能判断其辞职的原因 协助部门员工异动手续办理工作卡 工作岗位:督查督办副主管 考核岗位:办公室主任 编号:B0179 目的 确保员工异动符合标准,手续完整 目标 异动沟通率100%,手续合格率100% 对应流程/规那么 / 年工作量 12h 单次参考工时 0.5h 工作频率 1次/月 触发条件 员工出现异动触发 信息 输入 异发动工名单 输出 异动表 异常判定 工作交接把关不严给公司造成损失 异常处理 1、调查过程,了解原因,提出责任人处理意见; 2、严格执行工作交接标准,杜绝同类事件发生 工作步骤与要求: 1、根据人力资源部门下达的员工异动要求〔含晋升、降职、调岗、淘汰等〕确定异动手续办理要求; 2、严格按照工作交接制度进行工作操作,关键岗位和管理人员须指定人监督工作交接; 3、完成异动手续。 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