公司档案理制度流程
文件编号
版号
A0
文件名称
页数
25页
编制部门
行政部
实施日期
2018 年3月 日
编制
审批
公司档案理制度流程
目
加强档案理规范公司档案收集档程序方法确保公司档案完整性准确性系统性提供符合公司需求保证理体系效运行证
二 适范围
1公司部营形成种资料
2外部政府机关行业部门形成公司营行业关公文通知批复等资料
三 术语定义
1 档案：指公司现级部门员工事业务营企业理宣传等活动中直接形成企业保存价值种文字图表账册证报表电脑盘片声胶卷荣誉实物证件等形式历史记录
2 档案理：指档案收集整理鉴定保统计提供利等活动
四 职责
1 行政部：
1） 负责公司档案集中理制度执行检查工作负责督促指导部门档案理
2） 建立健全公司档案理制度指导监督检查执行情况
3） 收集整理分类鉴定统计保公司档案资料
4） 负责公司档案利销毁理监控档案利销毁全程确保公司档案安全指导公司档案理工作
5） 提高档案信息利效率促进信息传递沟通
6） 负责组织学培训档案理办法知识
2 部门相关员：
1）负责工作变动时做协助移交工作时通知行政部
2）行政部移交合文件资料原件复印件
3）负责部门文件资料合复印件日常收集标识贮存保利档
4）财务理部负责国家财政制度规定独立建档保财务档案资料
3 部门档案员
1）负责部门档案理
4 部门负责
1）批准部门资料合复印件处置
2）负责部门档案理监督检查
5 公司总监副总
1）负责档案理监督检查报告审批
五 工作程序
1 档案资料收集
1）部门相关员负责部门日常工作中形成合文件资料进行收集编制部门文件（合）理记录目录
2）部门文件合等资料原件需保存部门分进行整理编制移交目录季度行政部移交
a) 档范围移交时间：季度结束次月10日前
b) 档案资料标识
行政部部门保档案资料编号编号规见公司档案理规定
c) 档案资料日常理：
⑴ 电子类合需保电子文件应时存放档案室指定电脑硬盘制作专门光盘进行编号保存
⑵ 文件合资料登记详细信息编制文件（合）理记录目录便检索利
⑶ 文件资料合科学排列编号序存放文件盒加标识整齐排放文件／档案柜中
d) 档案阅
⑴ 阅档案履行阅手续填写阅审批单阅档案原件限公司带出确工作需档案带出公司必须部门副总理行政部批准带复印机带原件
⑵档案外般复印件需原件者须总理批准阅档案交时必须面点交清楚发现遗失损坏应立报告直接级
⑶阅档案完应时送超阅时间须重新办理手续
⑷档必须爱护档案严禁擅涂改污损勾画剪裁抽取拆卸调换摘抄翻印复印摄影转损坏行发现次罚款2002000等罚款元情节严重者档案法保密法予行政处分构成犯罪法追究刑事责
⑸非公司职工单位需查阅档案时必须持单位介绍信身份证复印件公司高领导批准方阅览室阅览档案带出档案室
e) 档案销毁
⑴已失利价值档案销毁时必须写申请销毁报告编制销毁目录报部门理部门分副总鉴定报总理批准方销毁
⑵执行销毁务时必须行政部员监销监销少二销毁目录签字销毁目录部门理部门分总理批准手续文件存档永久保存
2 档案理细
1）档案资料档范围
⑴公司外发出公文政府请示报告类公文等
⑵公司收公文政府职部门发公司关条例规定命令决定决议指示计划核准文件证书等文件
⑶公司单位文书权益文书等
⑷公司领导批示指示等
⑸重会议材料包括会议通知决议总结领导讲话典型发言会议简报会议记录等
⑹反映公司职活动报告总结工作日记工作备忘等
⑺公司种工作计划计划考核总结报告统计报表简报
⑻公司关单位签订合协议书等文件正程材料
⑼公司干部免文件材料员工奖励处分考核文件材料公司员工劳动工资福利方面文件材料等事档案资料
⑽公司发布类广告宣传材料
⑾公司历史革事记反映公司重活动剪报片录音录等
⑿外出公务活动（学考察调查研究参加会议等）获形成档案资料
⒀财务档案资料
⒁种实物档案
⒂ 具利保存价值文件资料
3档案资料档求
⑴档文件资料必须完整真实准确请示批复复印正式稿附件等必须齐全
⑵ 般资料份原件档重文件高率文件根需二份原件存
档办部门根实际需留存复印件影印业务处理需原稿须办部门保应总理批准妥善保存行政部影印档
⑶声档案摄录必须详细记录事时间点物背景摄录者档声资料必须原版清晰完整特殊情况档拷贝件
⑷电子文件应相应纸质文件资料档保存做电子文件存储设备信息备份工作
⑸种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）必须原件档保持完损
4档案资料档时间
⑴时档
列文件（含电子声资料等）应传阅办理结束取时档：
a) 公司规定密级文件
b) 重文件政府批文核准文件证等
c) 合协议书等正程资料
d) 公司干部免文件材料关职工奖励处分考核文件材料
e) 认需时档资料
⑵定期档
a) 部门应月底前整理档月文件编制档案清单交行政部
b) 部门年3月底前档年度文件资料移交公司行政部
⑶电子声档案档
a) 重电子声档案应实时进行办
b) 般电子声档案档应定期完成般三月次制成光盘脱机保
c) 年3月底前必须行政部移交年度档电子文件数集行政部
核实刻录成光盘等载体脱机保
5档案交接
⑴部门档案交接
部门档案理员（兼）工作变动离职填写档案移交清单部门负责指定接收核实误签字行政部见证
6档案移交公司流程
a) 移交前应破损字迹扩散纸张太文件进行修裱复制加边长短齐文件折叠理齐
b) 采碳素墨水钢笔签字笔圆珠笔铅笔填写求字迹工整清楚准确
c) 结合文书材料形成时间彼联系进行排列批复前请示正件前附件正前定稿结前
d) 办部门检查文件档案编制移交清单
e) 行政部根移交清单查收案卷文件部门月提交档案清单核
f) 档案完整齐全符合公司求移交纸质移交清单电子档移交清单确认疑双方移交清单（式两份）签字双方保存份
7档案保
⑴档案编号
a) 档案类应赋予统名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
b) 档案分类级名称确定应参档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
c) 档案分类编号应预留干空档备组织扩业务增时时增补
d) 档案分类编号增补修订等行政部结合工作部门求组织实施修订部门意修改
e) 建立档案目录存案卷盒便查阅
8附：办法公司行政部制定负责解释
六 相关记录
1 档案分类编号表
2 文件（合）理记录目录
3 文件档案移交目录
4 档案移交清单表
5 档案阅审批单
6 档案理流程
档案分类编号表
（公司编码+部门编码+类编码+年份+编号模式）
公司编码
分类
元隆达集团公司
格致汽车科技股份限公司
吉林省正轩车架限公司
吉林省海格力斯动化设备限公司
编码
JTGS
GZKJ
ZXCJ
HGLS
二部门编码
1集团公司
部门
企业文化部
行政部
基建部
企划部
监察部
设备动力部
财务部
资金部
审计部
市场部
力资源部
采购部
物流部
编码
WHB
XZB
JJB
QHB
JCB
SDB
CWB
ZJB
SJB
SCB
RZB
CGB
WLB
2格致科技公司
部门
战略规划部
总办
仓储部
检具事业部
项目部
计划部
精益生产部
品保部
研发中心
信息化部
诚鼎铸造
董事会办公室
编码
ZLGH
ZJB
CCB
JJSY
XMB
JHB
JYSC
PBB
YFZX
XXH
CDZZ
DSHB
部门
冷模具中心级进模具事业部
冷模具中心底盘模具事业部
冷模具中心外板模具事业部
冷模具中心普板模具事业部
冷模具中心高强板模具事业部
冷模具中心综合生产部
轻量化模具中心高压模具事业部
轻量化模具中心热成型模具事业部
落料模具事业部
制造中心工艺部
制造中心件生产部
制造中心件生产部
制造中心外协生产部
制造中心品质理部
制造中心设备理部
制造中心综合部
编码
LCJJM
LCDP
LCWB
LCPB
LCGQB
LCZH
QLNGY
QLRCX
LLMJ
ZZGY
ZZDJ
ZZXJ
ZZWX
ZZPZ
ZZSB
ZZZH
3正轩车架公司
部门
市场部
财务部
开发部
品部
生部
研发中心
生产部
行政部
编码
SCB
CWB
KFB
PGB
SGB
YFZX
SCB
XZB
（**子公司）
部门
财务部
品部
生部
生产部
事行政部
编码
**CW
**PG
**SG
**SC
**RSXZ
4海格力斯公司
部门
设备研发制造部
设备维修部
综合部
编码
YFZZ
SBWX
ZHB
三类编码部门存档文件档范围保期限（详见表）
保期限：永久 长期（30年） 短期（10年）
类
编码
分类
名称
分类
编码
文件档范围
保
期限
声档案
SX
片类
ZP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动片
永久
2片材料
录类
LX
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动录带
永久
2录材料
录音类
LY
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动录音带
永久
2录音材料
实物档案
SW
荣誉类
RY
1单位部门获荣誉品单位领导获重荣誉品职工获国家级荣誉证
永久
2公司获种奖杯奖牌奖章奖匾锦旗等
长期
3奖品材料
印章类
YZ
1公司报废法印章发文章综合办事机构印章
永久
2公司属单位失效印章发文章部门印章
长期
3公司变更印章（新增机构形成印章）
永久
4印章材料
资格
证类
ZG
1通认证达某种标准合格证等级证证明书级证书会员证书许证书执
短期
2资格材料
赠品
ZP
1企业外界互相重礼品纪念品
永久
2赠品类
字画
ZH
1重领导知名士元隆达公司视察工作时题词书画等
永久
2字画类
QT
1反映公司重活动体表性实物（模型标模具样品等）
永久
电子档案
DZ
光盘
GP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动图片声资料光盘
永久
U盘
UP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动记录资料U盘
永久
硬盘
YP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动记录资料硬盘
永久
磁盘
CP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动相关图片声文字资料国电子文件材料数备份
文件保存期限
群工作类
DQ
务
工作
DW
1级组织召开务工作会议通知纪报告决议等会议文件
永久
2公司支部会会议记录
永久
3公司员代表会通知报告换届选举结果决议纪等
永久
4公司支部召开工作会议通知报告领导讲话等文件材料
长期
5级组织公司领导免通知决议等文件
永久
6公司支部关事免通知决议批复等
永久
7级组织颁发属公司业务贯彻执行决议决定条例规定指示通知等
永久
8公司支部重专项活动报告务工作事记重问题请示报告级组织批示批复等
永久
9公司支部制定关方针政策法规性文件
永久
10公司支部属单位务工作指示批示通知等文件材料
11公司支部关表彰先进通知决定公司支部受级表彰通知申请材料等
永久
12公司支部年度工作计划工作总结调查研究报告
长期
13材料
工会
工作
GH
1工会工作年度计划总结
长期
2职代会工代会材料
长期
3关女工文体活动材料
短期
4公益事业记录
短期
5公司工会工作规章制度总结决定通知
长期
6职代表会会议通知报告换届选举结果决议通报等
长期
7工会会员名册工会委员增补免通知
长期
8表彰先进决定申报材料
短期
9劳动竞赛民理劳保福利等文件
短期
10企业文化建设关材料
长期
11材料
宣传
工作
XC
1类媒体宣传指导企业材料
长期
2种荣誉材料级领导题词等（重）
永久
3外宣传材料领导讲话稿等（重）
长期
4企业部报刊
长期
5级关文
长期
6重活动方案材料
短期
7公司宣传职工理学精神文明建设工作规划计划总结汇报材料
永久
8公司制作类宣传图册公司简介
长期
9公司宣传项工作橱窗容片
长期
纪检
工作
JJ
1公司种工作活动宣传文件资料
长期
2公司员干部职工违纪情况调查报告
短期
3公司员干部纪政纪处分决定
短期
4警告（含）
短期
5警告处分
短期
6公司廉政建设文件材
短期
7级请示报告汇报级批复通知
长期
8群众信访材料调查处理结
短期
9纪检材料
协会
工作
XH
专业学会协会工作群众团体活动材料
长期
部门
分类
名称
分类
代码
文件档范围
保
期限
总办
行政
事务
XZ
1级机关颁发属公司业务求贯彻执行决议条例规定指示通知等文件材料
长期
2级机关领导公司检查工作题词指示讲话材料
长期
3级机关相关部门公司视察般性材料
长期
4公司工作计划总结
永久
5公司二级单位关机构成立合撤消名称变更启印章等文件
永久
6公司颁发重理制度条例规定办法
永久
7公司颁发般性制度条例规定办法等
长期
8公司事记年鉴简介
永久
9公司政联席会总理办公会会议材料
永久
10公司专题会议材料
永久
11公司级机关报送请示报告级机关批复
永久
12公司群众信访处理结果文件材料
13公司关机保密档案文秘等日常工作文件材料
长期
14级机关颁发属公司业务求贯彻执行决议条例规定指示通知等文件材料
长期
营
决策
JY
1公司改革改制重组购等重营决策
永久
2公司发展规划营战略机构架构等文件
永久
3公司改制工作中实施项方案请示批复总结报告等
永久
4公司股东会监事会董事会等会议通知议案决议报告纪等材料
永久
5公司年度营情况分析会等会议材料
长期
6公司重股东会文件
永久
7材料
董事会
DSH
1年度股东会材料议案决议纪记录等
永久
2年度历次董事会决议会议记录等
永久
3董事会级单位重请示关批复
长期
4董事会公告通知决定
长期
5市公司季报年报
长期
6董事会关材料
工商
理
GS
1历次工商登记变更材料
永久
2法单位工商执类权证章程验资报告审计报告机构变更等材料
永久
3法单位历史革记录
永久
4集团公司属企业单位签订资产合协议
永久
5商标材料商标注册登记证等
永久
6关工商理材料
信
理
XY
1公司认证达标等活动呈报审批材料合格证资格证书等
永久
2公司形象宣传展览会文件
长期
3公司获资质信誉方面证书奖励
永久
4材料
知识产权理
ZSCQ
1公司企业标识商标标识等方面材料
永久
2公司专利知识产权方面申报证明审批理方面材料
永久
3材料
物业
理
WY
1房屋权证财产保险合
永久
2办公房租合
永久
3租房屋面积汇总表费分摊表
长期
4商房屋物业理关文件
短期
5材料
短期
设备动力部
环境
理
HJ
1环境保护工作规划制度总结环保责书统计表彰处罚材料
长期
2ISO1400系列环境认证材料
长期
3三废排放治理情况措施监测数
短期
4环保工作计划规划总结
长期
5环保制度理办法
长期
6环保检测调查分析材料
长期
7环境污染防治节减排措施
长期
8材料
安全
理
AQ
1安全生产制度计划总结统计报表安全责书等材料
长期
2ISO18000系列职业健康安全理认证材料
3公司安全工作理规定技术安全规范总结会议记录等材料
长期
4工伤事报告调查分析处理材料
永久
5公司安全生产检查通知简报情况说明整改措施等材料
长期
6公司职工安全教育活动材料
短期
7公司消防安全交通安全理等方面文件材料
短期
8材料
设备
档案
SB
1设备购置申请审批合协议纪商检材料
长期
2设备理办法规定
长期
3设备规划总结设备运行理文件
长期
4设备仪器开箱验收记录合格证出厂保修单说明书图样等机文字材料
长期
5设备仪器安装调试竣工图样检测验收等材料
长期
6设备仪器保养修计划记录
设备报废
7重事分析处理报告
长期
8设备仪器检查记录设备改造记录总结材料
长期
9设备仪器报废鉴定材料申请批复处理结果
长期
10设备仪器技术质量异议处理结果材料
长期
11材料
财务部
财务
理
CW
1级财务税务部门公司财务检查税务稽查方面通知批复
永久
2级关财务理财政纪律检查税收工作规定制度办法通知等
长期
3公司关财务理规定制度理办法等
长期
4公司财务年度工作计划财务预算编制说明总结等材料
永久
5公司部财务分析财务检查预算情况分析等材料
长期
6公司财务工作会议报告总结汇报材料等
长期
7公司奖金调拨贷款资金担保文件合协议等
长期
8材料
资产
理
ZC
1银行款合书款担保书等
长期
2企业兼重组等资产运作材料
永久
3级财务税务部门公司财务检查税务稽查方面通知批复
永久
4级关财务理财政纪律检查税收工作规定制度办法通知等
长期
5公司关财务理规定制度理办法等
长期
6公司财务年度工作计划财务预算编制说明总结等材料
永久
7公司部财务分析财务检查预算情况分析等材料
长期
8公司财务工作会议报告总结汇报材料等
长期
9公司奖金调拨贷款资金担保文件合协议等
长期
10资金理价格理会计理资金流通等材料
长期
11资产理材料
证
类
PZ
1类原始证
15年
2记帐证
3汇总证
4会计证
账簿
类
ZB
1现金日记帐
25年
2银行日记帐
15年
3明细帐
15年
4总帐
5辅助帐册
15年
6固定资产卡
7银行帐单存款金额调节表
25年
8磁盘光盘（电算化）
25年
9相关账簿材料
报表
类
BB
1会计年报表（决算）
永久
2会计月季报表
5年
3报表
10年
审计
类
SJ
1级机关颁发属公司应贯彻执行指示规定办法条例通知等文件
长期
2公司审计工作意见审计报告批复等文件
永久
3公司审计工作会议记录纪工作计划报告总结调查材料等
长期
4公司重专项审计报告批复调查证明材料
永久
5般性审计报告批复调查证明材料
长期
6工作活动中审计情况报告材料
长期
类
QT
1会计档案移交清册
15年
2会议档案保清册销毁清册
永久
3银行余额调节表银行帐单
5年
4工资奖金签单
3年
5材料
力资源部
事
理
RS
1级颁发求公司贯彻执行事政策法规性文件规定办法条例通知等
长期
2公司制定劳动事方面规章制度报告决定等
永久
3公司员工职务免聘文件员招聘计划离退休通知
永久
4公司职工名册事统计报表相关资料
永久
5公司机构设置名称变更印章启作废员编制等相关文件
永久
6公司干部职工奖惩职称评聘等文件
永久
7公司职工事调动工资转移等证明材料
永久
8公司劳动事工作计划总结报表调资方案等
长期
9公司老干部职工离退休停薪留职复转退军安置等关材料
永久
10公司职工奖励处罚相关材料劳动合理社保医保工伤保险住房公积金等文件材料
永久
11劳动工作引起纠纷仲裁调解材料
永久
12事材料
教育
训练
JY
1级颁发属公司应贯彻执行文件
长期
2公司职工培训工作计划总结
3年
3公司制定培训工作制度请示批复等
长期
4公司职工专业技术培训统计报表
永久
5事材料
职
档案
ZZ
干部
1．履历材料：履历表简历传
2．鉴定考察考核材料
3．学位培训专业技术情况材料：学历培训证明专业技术职务评聘创造发明科研成果著作重影响文等
4．政治材料：加入团派申请书批准材料入入团参军出国等政审材料
5．奖励处分材料：种先进物登记表先进模范事迹嘉奖通报表扬等材料违纪违法处分决定查证核实报告检查交材料通报批评材料
6．工作薪水材料：工资登记表审批表干部免材料录聘审批表合书续聘审批表解聘辞退材料退（离）休审批表出国出境员审批表
7．保存价值材料：残疾证明材料
永久
员工
永久
离职
档案
LZ
辞职
离职审批表申请表
短期
辞退
档案
QT
开
相关证明材料
短期
离
死亡
勤
福利
HQ
1员工生活福利请示批复
短期
2签订福利合合
长期
3公司关勤福利信访等理方面规章制度等文件材料
长期
4福利费计划报告报表等材料
长期
5公司关福利费提取标准相关文件
长期
6资料
行政部
安全
保卫
BW
1级机关颁发属公司应贯彻执行关文件
长期
2公司安全保卫工作计划总结报告报表等材料
长期
3公司职工安全保卫工作方面奖惩材料统计报表
永久
4刑事案件调查审理处置文件材料
永久
5防工作民事调解工作
长期
6相关材料
交通
设备
JT
1车辆理办法
长期
2车辆采购申请审批批复
长期
3车辆产权保险维修记录等材料
长期
4事分析处理结果
长期
5材料
物资
理
WZ
1房屋资产理材料
永久
2固定资产卡片
永久
3公司物资分配计划
长期
4重物资采购计划审批手续招投标合协议等材料
永久
5办公设备品采购计划审批手续招投标采购调拨保险事等文件
长期
6仓库理规章制度台帐统计报表
长期
7物资理材料
档案
理
DA
1公司档案工作计划总结
长期
2档案工作规划规定等材料
长期
3公司档案理规章制度
长期
4档案移交清单销毁清册
永久
5档案利成果材料
长期
6信息化建设发展规划
长期
7信息化理规章制度
长期
8信息化工作计划总结
长期
9档案信息材料
审计部
法律
事务
FL
1日常营理活动中涉法律纠纷诉讼案件起诉调解材料调查材料审判结果等
2法律事务材料
市场部
产品
销售
CP
1产品销售计划广告宣传总结会议记录纪等
长期
2产品销售合价格协议等材料
长期
3市场分析户调查材料（客户公司详细资料）
长期
4售服务材料
长期
5理材料
合
理
HT
1类业务合包括商务合合协议销售合购销合外贸合相关资质附件材料等
永久
2材料
业务
项目
YW
1业务项目研发形成文件材料
长期
2业务项目营文件材料
长期
3业务项目保障监督文件材料
短期
4业务项目反馈意见
短期
5业务项目鉴定评优文件材料
长期
6材料
基建部
项目准备阶段
ZB
1建设项目理制度标准方案办法规定等
长期
2征租申请报告批复合协议说明材料等
永久
3厂区面图线图
永久
4建设征拆迁文件：申请报告级建设批准书拆迁安置意见协议方案等建设规划许证附件划拨建设文件国土证土出合土偿合
永久
5工程质勘察报告水文质勘察报告震调查然条件申报规划设计条件规划设计条件书
永久
6初步设计图纸说明技术设计图纸说明审定设计方案通知审查意见
长期
7相关行政部门批准文件关协议（环保消防交通市政白蚁防治卫生等部门）政府关部门施工单位设计文件审批意见
永久
8施工图说明设计书等
长期
9勘察设计施工工程监理招投标中标文件施工监理委托合等
长期
10勘察设计施工工程监理招标未中标文件
长期
项目施工阶段
SG
11建设项目申报文件批复文件计划项目表规划审批申报表报送文件图纸建设项目规划许证附件建设项目开工审查表建设项目施工许证
永久
12投资许证审计证明工程质量监督等资料
长期
13建设项目理机构监理机构施工理机构负责名单
长期
14项目理规程规范标准方案等
长期
15项目投资进度质量理安全合等文件
长期
16投标书资质材料委托授权书投标相关文件
永久
17合书合审批文件合变更文件
永久
18供水供电暖气通信排水等供应协议原料材料供应协议
长期
19建筑图纸变更记录工程质量事处理记录工程质量检验记录
永久
20施工定位测量质勘探资料
永久
21施工试验记录施工记录
长期
22工程质量事处理记录竣工测量资料
永久
竣工验收记录证明工程质量评定竣工报告竣工图
永久
质量监控质量事报告处理意见
长期
工程设计变更工程竣工决算审核意见书
永久
工程延期报告审批合争议违约报告处理意见
永久
材料
项目竣工阶段
JG
工程竣工总结工程概况说明
永久
竣工验收记录证明书竣工验收报告备案表报验单
永久
财务决算交付财产总表财产明细表
永久
缩微电子档案
永久
材料
项目运行阶段
YX
项目运行维护
长期
项目维护时产生问题处理方法
长期
项目更新改造
永久
材料
采购部
产品
资料
CPZL
1供应商报价单
短期
2产品样
长期
供应商
资料
GYS
1供应商资质证明资料
永久
2供应商招标调查评估考核评鉴程记录文件
长期
3供应商日常业务函件相关情况反馈
短期
资料
QT
1采购需求申请采购计划资料（采购申请单商务技术附采购计划资金预算执行资料）
长期
2采购合签订程资料（询价价议价定价等相关记录招标方式采购程记录文件）
长期
3采购合执行程资料（验收证明报告工作联系函质疑答复问题投诉问题解决程结果）
长期
4采购相关会议资料（关采购种会议资料包括部门周例会总部区域月度会议供应商落会议国外型展会等）
长期
检具事业部
合
资料
HT
1产品营销合
永久
2资料
技术
协议
JS
1产品相关技术协议
永久
2资料
技术
单
DJ
3质量单
永久
4设变单
永久
5资料
产品生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
永久
生产
理
CCGL
1生产准备生产组织调度工作形成材料
短期
2类统计报表
长期
3生产调度工作计划总结报告
长期
4生产调度会议纪
长期
5生产调度职责制度规程
长期
6生产活动综合分析材料
短期
7材料
项目部
外事
事务
WS
1赴外考察培训邀请函请示批复等手段材料关参考材料
长期
2外宾接日程安排记录关参考材料
长期
3出国员基情况出国事涉外活动说明
长期
4公司出国员涉外保密承诺书
长期
5外事活动审批文件
长期
6出国审批手续日程安排考察报告等文件
长期
7外事事务材料
海格力斯
合
理
HT
1类业务合包括维修合合协议相关资质附件材料等
永久
2市场分析维修厂调查材料（客户公司详细资料）
长期
3资料
维修
理
WX
1公司部电路设备维修记录
长期
2资料
制造
理
（课题设置代号）
科研准备阶段KYZX
1项目申请报告批复通知
长期
2市场调查科研规划行性研究报告技术咨询等材料
长期
3科研费申请报告批复
长期
4科研计划级批示
长期
5实验试验方案考察方案技术规程
永久
6材料
试验开发阶段SYKF
1研究务书
永久
2实验试验记录调整撤销报告
永久
3试验综合分析报告
永久
4试验程中类计算检验设计技术说明配方图样工艺流程
永久
5材料
鉴定验收阶段JDYS
1科研工作完成（中断）总结
永久
2技术分析报告标准化审查报告
长期
3鉴定证书科技成果鉴定证书
永久
4材料
成果申报阶段CGSB
1科技成果申报表登记表附件
永久
2科技成果奖励申报评审材料
永久
3获奖证书批件
永久
4材料
图纸
理
TZ
1研发项目图纸原件
永久
2资料
企划部
外发
公文
WF
1规范企业员工行制定种规章制度工作流程
永久
2提供企业公关活动策划方案报批组织实施方案材料
永久
3相关资料
收
公文
SD
1级机关颁发属公司应贯彻执行关文件
永久
2相关资料
会议
资料
HY
1部门部次会议记录
长期
2相关资料
发展
规划
GH
1协助企业高层设定远景目标远景目标进行系统阶段性规划材料
永久
2拟定销售宏观政策行销计划报批监督实施
永久
3开发整合产品制定价格推广方案产品推广进行踪检讨相关资料
永久
4资料
研
报告
KY
1进行市场调研收集行业市场信息研究行业发展动态企业高层决策提供战略资料信息资料
长期
2产品生命周期品牌建设研究理相关资料
长期
3促销费广告费踪反馈费审核相关资料
长期
4负责销售数收集分析总结档备案等材料
永久
5相关资料
合
资料
HT
1营销推广合
永久
2公司部活动涉合
永久
3相关资料
研发中心
产品
生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
科技
理
KJGL
1科技发展规划计划理规定等
长期
2新产品开发科技成果理技术引进
长期
3技术革新引进新技术技术改造等材料
长期
4学术文专题报告
长期
5技术革新评奖材料
长期
6专利工作文件
永久
7企业现代化信息化建设规划计划总结
长期
8档案图书情报工作关材料
短期
9材料
制造
理
（课题设置代号）
科研准备阶段KYZB
1项目申请报告批复通知
长期
2市场调查科研规划行性研究报告技术咨询等材料
长期
3科研费申请报告批复
长期
4科研计划级批示
长期
5实验试验方案考察方案技术规程
永久
6材料
试验开发阶段SYKF
1研究务书
永久
2实验试验记录调整撤销报告
永久
3试验综合分析报告
永久
4试验程中类计算检验设计技术说明配方图样工艺流程
永久
5材料
鉴定验收阶段JDYS
1科研工作完成（中断）总结
永久
2技术分析报告标准化审查报告
长期
3鉴定证书科技成果鉴定证书
永久
4材料
成果申报阶段CGSB
1科技成果申报表登记表附件
永久
2科技成果奖励申报评审材料
永久
3获奖证书批件
永久
4材料
信息化部
设备
资料
SB
1公司办公电脑设备资料
永久
2公司监控仪器资料
永久
3公司印机复印机设备资料
永久
4公司卡机设备资料
永久
5资料
系统
资料
XT
1公司办公软件系统资料
永久
2考勤卡机吃饭卡机系统资料
永久
3监控系统相关资料
永久
4资料
购销
合
GX
1办理公司网线业务等相关合
长期
2购买系统等相关合
长期
3购买企业邮箱业务等合
长期
3资料
品保部
质量
理
ZL
1质量理工作质量检测工作形成材料
短期
2ISO9000系列质量认证材料
3质量体系认证质量控制形成材料
长期
4公司质量理工作计划措施总结
长期
5质量理制度办法规定
长期
6产品质量检测化验试验报告记录材料
长期
7产品质量达标创优证书
长期
8质量事分析处理材料
长期
9材料
冷模具中心事业部
轻量化模具中心事业部
制造中心
部
落料模具事业部
研发中心
保利龙
生产营计划
CSJY
1公司中长期生产营计划总结报告计划调整等材料
永久
2生产营计划务书
长期
3项专业发展年（季）度计划表
长期
4生产技术济指标完成情况分析
长期
5部门工作计划总结
短期
6材料
产品生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
永久
生产
理
CCGL
1生产准备生产组织调度工作形成材料
短期
2类统计报表
长期
3生产调度工作计划总结报告
长期
4生产调度会议纪
长期
5生产调度职责制度规程
长期
6生产活动综合分析材料
短期
7材料
文件（合）理记录目录
记录编号 日期：
序号
文件（合）编号
标 题
需抄送相关部门
接收部门
原复
接收
备 注
移交目录
记录编号 日期： 年 月 日
序号
文件（合）编号
标 题 名 称
页数
原复
备 注
移交单位
移交
日期
收件单位
收件
日期
注：表式贰份移交收件执份
档案移交清单表
记录编号 日期：
移交性质
□离职 □调岗 □档
档案属年度
档案类
保期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交：
接收意见
接收：
移交（部门）
办：
移交日期： 年 月 日
接收（部门）
办：
接收日期： 年 月 日
见证： 日期： 年 月 日
注：表式贰份移交收件执份
档 案 目 录
卷宗号： 目录号： 部门： 日期： 年 月 日
案卷序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷张数
保期限
备注
档案阅审批单
记录编号 日期： 年 月 日
阅部门
阅
阅部门理
目
总理
副总
行政部
序号
阅容
复印
阅
日期
办
1
2
3
4
5
备注
档案理流程：
相关部门部门负责
行政部
分副总总理
配合完成监督
检查工作
符合项进行整改
立卷档
整理编目
鉴定
执行相关
档案理制度
收集资料
审核验收
监督检查
完成检查报告
否
保利
建立完善
档案理制度
审核验收
否
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公司档案理制度流程
文件编号
版号
A0
文件名称
页数
25页
编制部门
行政部
实施日期
2018 年3月 日
编制
审批
公司档案理制度流程
目
加强档案理规范公司档案收集档程序方法确保公司档案完整性准确性系统性提供符合公司需求保证理体系效运行证
二 适范围
1公司部营形成种资料
2外部政府机关行业部门形成公司营行业关公文通知批复等资料
三 术语定义
1 档案：指公司现级部门员工事业务营企业理宣传等活动中直接形成企业保存价值种文字图表账册证报表电脑盘片声胶卷荣誉实物证件等形式历史记录
2 档案理：指档案收集整理鉴定保统计提供利等活动
四 职责
1 行政部：
1） 负责公司档案集中理制度执行检查工作负责督促指导部门档案理
2） 建立健全公司档案理制度指导监督检查执行情况
3） 收集整理分类鉴定统计保公司档案资料
4） 负责公司档案利销毁理监控档案利销毁全程确保公司档案安全指导公司档案理工作
5） 提高档案信息利效率促进信息传递沟通
6） 负责组织学培训档案理办法知识
2 部门相关员：
1）负责工作变动时做协助移交工作时通知行政部
2）行政部移交合文件资料原件复印件
3）负责部门文件资料合复印件日常收集标识贮存保利档
4）财务理部负责国家财政制度规定独立建档保财务档案资料
3 部门档案员
1）负责部门档案理
4 部门负责
1）批准部门资料合复印件处置
2）负责部门档案理监督检查
5 公司总监副总
1）负责档案理监督检查报告审批
五 工作程序
1 档案资料收集
1）部门相关员负责部门日常工作中形成合文件资料进行收集编制部门文件（合）理记录目录
2）部门文件合等资料原件需保存部门分进行整理编制移交目录季度行政部移交
a) 档范围移交时间：季度结束次月10日前
b) 档案资料标识
行政部部门保档案资料编号编号规见公司档案理规定
c) 档案资料日常理：
⑴ 电子类合需保电子文件应时存放档案室指定电脑硬盘制作专门光盘进行编号保存
⑵ 文件合资料登记详细信息编制文件（合）理记录目录便检索利
⑶ 文件资料合科学排列编号序存放文件盒加标识整齐排放文件／档案柜中
d) 档案阅
⑴ 阅档案履行阅手续填写阅审批单阅档案原件限公司带出确工作需档案带出公司必须部门副总理行政部批准带复印机带原件
⑵档案外般复印件需原件者须总理批准阅档案交时必须面点交清楚发现遗失损坏应立报告直接级
⑶阅档案完应时送超阅时间须重新办理手续
⑷档必须爱护档案严禁擅涂改污损勾画剪裁抽取拆卸调换摘抄翻印复印摄影转损坏行发现次罚款2002000等罚款元情节严重者档案法保密法予行政处分构成犯罪法追究刑事责
⑸非公司职工单位需查阅档案时必须持单位介绍信身份证复印件公司高领导批准方阅览室阅览档案带出档案室
e) 档案销毁
⑴已失利价值档案销毁时必须写申请销毁报告编制销毁目录报部门理部门分副总鉴定报总理批准方销毁
⑵执行销毁务时必须行政部员监销监销少二销毁目录签字销毁目录部门理部门分总理批准手续文件存档永久保存
2 档案理细
1）档案资料档范围
⑴公司外发出公文政府请示报告类公文等
⑵公司收公文政府职部门发公司关条例规定命令决定决议指示计划核准文件证书等文件
⑶公司单位文书权益文书等
⑷公司领导批示指示等
⑸重会议材料包括会议通知决议总结领导讲话典型发言会议简报会议记录等
⑹反映公司职活动报告总结工作日记工作备忘等
⑺公司种工作计划计划考核总结报告统计报表简报
⑻公司关单位签订合协议书等文件正程材料
⑼公司干部免文件材料员工奖励处分考核文件材料公司员工劳动工资福利方面文件材料等事档案资料
⑽公司发布类广告宣传材料
⑾公司历史革事记反映公司重活动剪报片录音录等
⑿外出公务活动（学考察调查研究参加会议等）获形成档案资料
⒀财务档案资料
⒁种实物档案
⒂ 具利保存价值文件资料
3档案资料档求
⑴档文件资料必须完整真实准确请示批复复印正式稿附件等必须齐全
⑵ 般资料份原件档重文件高率文件根需二份原件存
档办部门根实际需留存复印件影印业务处理需原稿须办部门保应总理批准妥善保存行政部影印档
⑶声档案摄录必须详细记录事时间点物背景摄录者档声资料必须原版清晰完整特殊情况档拷贝件
⑷电子文件应相应纸质文件资料档保存做电子文件存储设备信息备份工作
⑸种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）必须原件档保持完损
4档案资料档时间
⑴时档
列文件（含电子声资料等）应传阅办理结束取时档：
a) 公司规定密级文件
b) 重文件政府批文核准文件证等
c) 合协议书等正程资料
d) 公司干部免文件材料关职工奖励处分考核文件材料
e) 认需时档资料
⑵定期档
a) 部门应月底前整理档月文件编制档案清单交行政部
b) 部门年3月底前档年度文件资料移交公司行政部
⑶电子声档案档
a) 重电子声档案应实时进行办
b) 般电子声档案档应定期完成般三月次制成光盘脱机保
c) 年3月底前必须行政部移交年度档电子文件数集行政部
核实刻录成光盘等载体脱机保
5档案交接
⑴部门档案交接
部门档案理员（兼）工作变动离职填写档案移交清单部门负责指定接收核实误签字行政部见证
6档案移交公司流程
a) 移交前应破损字迹扩散纸张太文件进行修裱复制加边长短齐文件折叠理齐
b) 采碳素墨水钢笔签字笔圆珠笔铅笔填写求字迹工整清楚准确
c) 结合文书材料形成时间彼联系进行排列批复前请示正件前附件正前定稿结前
d) 办部门检查文件档案编制移交清单
e) 行政部根移交清单查收案卷文件部门月提交档案清单核
f) 档案完整齐全符合公司求移交纸质移交清单电子档移交清单确认疑双方移交清单（式两份）签字双方保存份
7档案保
⑴档案编号
a) 档案类应赋予统名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴笼统含糊
b) 档案分类级名称确定应参档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
c) 档案分类编号应预留干空档备组织扩业务增时时增补
d) 档案分类编号增补修订等行政部结合工作部门求组织实施修订部门意修改
e) 建立档案目录存案卷盒便查阅
8附：办法公司行政部制定负责解释
六 相关记录
1 档案分类编号表
2 文件（合）理记录目录
3 文件档案移交目录
4 档案移交清单表
5 档案阅审批单
6 档案理流程
档案分类编号表
（公司编码+部门编码+类编码+年份+编号模式）
公司编码
分类
元隆达集团公司
格致汽车科技股份限公司
吉林省正轩车架限公司
吉林省海格力斯动化设备限公司
编码
JTGS
GZKJ
ZXCJ
HGLS
二部门编码
1集团公司
部门
企业文化部
行政部
基建部
企划部
监察部
设备动力部
财务部
资金部
审计部
市场部
力资源部
采购部
物流部
编码
WHB
XZB
JJB
QHB
JCB
SDB
CWB
ZJB
SJB
SCB
RZB
CGB
WLB
2格致科技公司
部门
战略规划部
总办
仓储部
检具事业部
项目部
计划部
精益生产部
品保部
研发中心
信息化部
诚鼎铸造
董事会办公室
编码
ZLGH
ZJB
CCB
JJSY
XMB
JHB
JYSC
PBB
YFZX
XXH
CDZZ
DSHB
部门
冷模具中心级进模具事业部
冷模具中心底盘模具事业部
冷模具中心外板模具事业部
冷模具中心普板模具事业部
冷模具中心高强板模具事业部
冷模具中心综合生产部
轻量化模具中心高压模具事业部
轻量化模具中心热成型模具事业部
落料模具事业部
制造中心工艺部
制造中心件生产部
制造中心件生产部
制造中心外协生产部
制造中心品质理部
制造中心设备理部
制造中心综合部
编码
LCJJM
LCDP
LCWB
LCPB
LCGQB
LCZH
QLNGY
QLRCX
LLMJ
ZZGY
ZZDJ
ZZXJ
ZZWX
ZZPZ
ZZSB
ZZZH
3正轩车架公司
部门
市场部
财务部
开发部
品部
生部
研发中心
生产部
行政部
编码
SCB
CWB
KFB
PGB
SGB
YFZX
SCB
XZB
（**子公司）
部门
财务部
品部
生部
生产部
事行政部
编码
**CW
**PG
**SG
**SC
**RSXZ
4海格力斯公司
部门
设备研发制造部
设备维修部
综合部
编码
YFZZ
SBWX
ZHB
三类编码部门存档文件档范围保期限（详见表）
保期限：永久 长期（30年） 短期（10年）
类
编码
分类
名称
分类
编码
文件档范围
保
期限
声档案
SX
片类
ZP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动片
永久
2片材料
录类
LX
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动录带
永久
2录材料
录音类
LY
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动录音带
永久
2录音材料
实物档案
SW
荣誉类
RY
1单位部门获荣誉品单位领导获重荣誉品职工获国家级荣誉证
永久
2公司获种奖杯奖牌奖章奖匾锦旗等
长期
3奖品材料
印章类
YZ
1公司报废法印章发文章综合办事机构印章
永久
2公司属单位失效印章发文章部门印章
长期
3公司变更印章（新增机构形成印章）
永久
4印章材料
资格
证类
ZG
1通认证达某种标准合格证等级证证明书级证书会员证书许证书执
短期
2资格材料
赠品
ZP
1企业外界互相重礼品纪念品
永久
2赠品类
字画
ZH
1重领导知名士元隆达公司视察工作时题词书画等
永久
2字画类
QT
1反映公司重活动体表性实物（模型标模具样品等）
永久
电子档案
DZ
光盘
GP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动图片声资料光盘
永久
U盘
UP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动记录资料U盘
永久
硬盘
YP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动记录资料硬盘
永久
磁盘
CP
1反映公司生产营理等活动相关重事件重活动相关图片声文字资料国电子文件材料数备份
文件保存期限
群工作类
DQ
务
工作
DW
1级组织召开务工作会议通知纪报告决议等会议文件
永久
2公司支部会会议记录
永久
3公司员代表会通知报告换届选举结果决议纪等
永久
4公司支部召开工作会议通知报告领导讲话等文件材料
长期
5级组织公司领导免通知决议等文件
永久
6公司支部关事免通知决议批复等
永久
7级组织颁发属公司业务贯彻执行决议决定条例规定指示通知等
永久
8公司支部重专项活动报告务工作事记重问题请示报告级组织批示批复等
永久
9公司支部制定关方针政策法规性文件
永久
10公司支部属单位务工作指示批示通知等文件材料
11公司支部关表彰先进通知决定公司支部受级表彰通知申请材料等
永久
12公司支部年度工作计划工作总结调查研究报告
长期
13材料
工会
工作
GH
1工会工作年度计划总结
长期
2职代会工代会材料
长期
3关女工文体活动材料
短期
4公益事业记录
短期
5公司工会工作规章制度总结决定通知
长期
6职代表会会议通知报告换届选举结果决议通报等
长期
7工会会员名册工会委员增补免通知
长期
8表彰先进决定申报材料
短期
9劳动竞赛民理劳保福利等文件
短期
10企业文化建设关材料
长期
11材料
宣传
工作
XC
1类媒体宣传指导企业材料
长期
2种荣誉材料级领导题词等（重）
永久
3外宣传材料领导讲话稿等（重）
长期
4企业部报刊
长期
5级关文
长期
6重活动方案材料
短期
7公司宣传职工理学精神文明建设工作规划计划总结汇报材料
永久
8公司制作类宣传图册公司简介
长期
9公司宣传项工作橱窗容片
长期
纪检
工作
JJ
1公司种工作活动宣传文件资料
长期
2公司员干部职工违纪情况调查报告
短期
3公司员干部纪政纪处分决定
短期
4警告（含）
短期
5警告处分
短期
6公司廉政建设文件材
短期
7级请示报告汇报级批复通知
长期
8群众信访材料调查处理结
短期
9纪检材料
协会
工作
XH
专业学会协会工作群众团体活动材料
长期
部门
分类
名称
分类
代码
文件档范围
保
期限
总办
行政
事务
XZ
1级机关颁发属公司业务求贯彻执行决议条例规定指示通知等文件材料
长期
2级机关领导公司检查工作题词指示讲话材料
长期
3级机关相关部门公司视察般性材料
长期
4公司工作计划总结
永久
5公司二级单位关机构成立合撤消名称变更启印章等文件
永久
6公司颁发重理制度条例规定办法
永久
7公司颁发般性制度条例规定办法等
长期
8公司事记年鉴简介
永久
9公司政联席会总理办公会会议材料
永久
10公司专题会议材料
永久
11公司级机关报送请示报告级机关批复
永久
12公司群众信访处理结果文件材料
13公司关机保密档案文秘等日常工作文件材料
长期
14级机关颁发属公司业务求贯彻执行决议条例规定指示通知等文件材料
长期
营
决策
JY
1公司改革改制重组购等重营决策
永久
2公司发展规划营战略机构架构等文件
永久
3公司改制工作中实施项方案请示批复总结报告等
永久
4公司股东会监事会董事会等会议通知议案决议报告纪等材料
永久
5公司年度营情况分析会等会议材料
长期
6公司重股东会文件
永久
7材料
董事会
DSH
1年度股东会材料议案决议纪记录等
永久
2年度历次董事会决议会议记录等
永久
3董事会级单位重请示关批复
长期
4董事会公告通知决定
长期
5市公司季报年报
长期
6董事会关材料
工商
理
GS
1历次工商登记变更材料
永久
2法单位工商执类权证章程验资报告审计报告机构变更等材料
永久
3法单位历史革记录
永久
4集团公司属企业单位签订资产合协议
永久
5商标材料商标注册登记证等
永久
6关工商理材料
信
理
XY
1公司认证达标等活动呈报审批材料合格证资格证书等
永久
2公司形象宣传展览会文件
长期
3公司获资质信誉方面证书奖励
永久
4材料
知识产权理
ZSCQ
1公司企业标识商标标识等方面材料
永久
2公司专利知识产权方面申报证明审批理方面材料
永久
3材料
物业
理
WY
1房屋权证财产保险合
永久
2办公房租合
永久
3租房屋面积汇总表费分摊表
长期
4商房屋物业理关文件
短期
5材料
短期
设备动力部
环境
理
HJ
1环境保护工作规划制度总结环保责书统计表彰处罚材料
长期
2ISO1400系列环境认证材料
长期
3三废排放治理情况措施监测数
短期
4环保工作计划规划总结
长期
5环保制度理办法
长期
6环保检测调查分析材料
长期
7环境污染防治节减排措施
长期
8材料
安全
理
AQ
1安全生产制度计划总结统计报表安全责书等材料
长期
2ISO18000系列职业健康安全理认证材料
3公司安全工作理规定技术安全规范总结会议记录等材料
长期
4工伤事报告调查分析处理材料
永久
5公司安全生产检查通知简报情况说明整改措施等材料
长期
6公司职工安全教育活动材料
短期
7公司消防安全交通安全理等方面文件材料
短期
8材料
设备
档案
SB
1设备购置申请审批合协议纪商检材料
长期
2设备理办法规定
长期
3设备规划总结设备运行理文件
长期
4设备仪器开箱验收记录合格证出厂保修单说明书图样等机文字材料
长期
5设备仪器安装调试竣工图样检测验收等材料
长期
6设备仪器保养修计划记录
设备报废
7重事分析处理报告
长期
8设备仪器检查记录设备改造记录总结材料
长期
9设备仪器报废鉴定材料申请批复处理结果
长期
10设备仪器技术质量异议处理结果材料
长期
11材料
财务部
财务
理
CW
1级财务税务部门公司财务检查税务稽查方面通知批复
永久
2级关财务理财政纪律检查税收工作规定制度办法通知等
长期
3公司关财务理规定制度理办法等
长期
4公司财务年度工作计划财务预算编制说明总结等材料
永久
5公司部财务分析财务检查预算情况分析等材料
长期
6公司财务工作会议报告总结汇报材料等
长期
7公司奖金调拨贷款资金担保文件合协议等
长期
8材料
资产
理
ZC
1银行款合书款担保书等
长期
2企业兼重组等资产运作材料
永久
3级财务税务部门公司财务检查税务稽查方面通知批复
永久
4级关财务理财政纪律检查税收工作规定制度办法通知等
长期
5公司关财务理规定制度理办法等
长期
6公司财务年度工作计划财务预算编制说明总结等材料
永久
7公司部财务分析财务检查预算情况分析等材料
长期
8公司财务工作会议报告总结汇报材料等
长期
9公司奖金调拨贷款资金担保文件合协议等
长期
10资金理价格理会计理资金流通等材料
长期
11资产理材料
证
类
PZ
1类原始证
15年
2记帐证
3汇总证
4会计证
账簿
类
ZB
1现金日记帐
25年
2银行日记帐
15年
3明细帐
15年
4总帐
5辅助帐册
15年
6固定资产卡
7银行帐单存款金额调节表
25年
8磁盘光盘（电算化）
25年
9相关账簿材料
报表
类
BB
1会计年报表（决算）
永久
2会计月季报表
5年
3报表
10年
审计
类
SJ
1级机关颁发属公司应贯彻执行指示规定办法条例通知等文件
长期
2公司审计工作意见审计报告批复等文件
永久
3公司审计工作会议记录纪工作计划报告总结调查材料等
长期
4公司重专项审计报告批复调查证明材料
永久
5般性审计报告批复调查证明材料
长期
6工作活动中审计情况报告材料
长期
类
QT
1会计档案移交清册
15年
2会议档案保清册销毁清册
永久
3银行余额调节表银行帐单
5年
4工资奖金签单
3年
5材料
力资源部
事
理
RS
1级颁发求公司贯彻执行事政策法规性文件规定办法条例通知等
长期
2公司制定劳动事方面规章制度报告决定等
永久
3公司员工职务免聘文件员招聘计划离退休通知
永久
4公司职工名册事统计报表相关资料
永久
5公司机构设置名称变更印章启作废员编制等相关文件
永久
6公司干部职工奖惩职称评聘等文件
永久
7公司职工事调动工资转移等证明材料
永久
8公司劳动事工作计划总结报表调资方案等
长期
9公司老干部职工离退休停薪留职复转退军安置等关材料
永久
10公司职工奖励处罚相关材料劳动合理社保医保工伤保险住房公积金等文件材料
永久
11劳动工作引起纠纷仲裁调解材料
永久
12事材料
教育
训练
JY
1级颁发属公司应贯彻执行文件
长期
2公司职工培训工作计划总结
3年
3公司制定培训工作制度请示批复等
长期
4公司职工专业技术培训统计报表
永久
5事材料
职
档案
ZZ
干部
1．履历材料：履历表简历传
2．鉴定考察考核材料
3．学位培训专业技术情况材料：学历培训证明专业技术职务评聘创造发明科研成果著作重影响文等
4．政治材料：加入团派申请书批准材料入入团参军出国等政审材料
5．奖励处分材料：种先进物登记表先进模范事迹嘉奖通报表扬等材料违纪违法处分决定查证核实报告检查交材料通报批评材料
6．工作薪水材料：工资登记表审批表干部免材料录聘审批表合书续聘审批表解聘辞退材料退（离）休审批表出国出境员审批表
7．保存价值材料：残疾证明材料
永久
员工
永久
离职
档案
LZ
辞职
离职审批表申请表
短期
辞退
档案
QT
开
相关证明材料
短期
离
死亡
勤
福利
HQ
1员工生活福利请示批复
短期
2签订福利合合
长期
3公司关勤福利信访等理方面规章制度等文件材料
长期
4福利费计划报告报表等材料
长期
5公司关福利费提取标准相关文件
长期
6资料
行政部
安全
保卫
BW
1级机关颁发属公司应贯彻执行关文件
长期
2公司安全保卫工作计划总结报告报表等材料
长期
3公司职工安全保卫工作方面奖惩材料统计报表
永久
4刑事案件调查审理处置文件材料
永久
5防工作民事调解工作
长期
6相关材料
交通
设备
JT
1车辆理办法
长期
2车辆采购申请审批批复
长期
3车辆产权保险维修记录等材料
长期
4事分析处理结果
长期
5材料
物资
理
WZ
1房屋资产理材料
永久
2固定资产卡片
永久
3公司物资分配计划
长期
4重物资采购计划审批手续招投标合协议等材料
永久
5办公设备品采购计划审批手续招投标采购调拨保险事等文件
长期
6仓库理规章制度台帐统计报表
长期
7物资理材料
档案
理
DA
1公司档案工作计划总结
长期
2档案工作规划规定等材料
长期
3公司档案理规章制度
长期
4档案移交清单销毁清册
永久
5档案利成果材料
长期
6信息化建设发展规划
长期
7信息化理规章制度
长期
8信息化工作计划总结
长期
9档案信息材料
审计部
法律
事务
FL
1日常营理活动中涉法律纠纷诉讼案件起诉调解材料调查材料审判结果等
2法律事务材料
市场部
产品
销售
CP
1产品销售计划广告宣传总结会议记录纪等
长期
2产品销售合价格协议等材料
长期
3市场分析户调查材料（客户公司详细资料）
长期
4售服务材料
长期
5理材料
合
理
HT
1类业务合包括商务合合协议销售合购销合外贸合相关资质附件材料等
永久
2材料
业务
项目
YW
1业务项目研发形成文件材料
长期
2业务项目营文件材料
长期
3业务项目保障监督文件材料
短期
4业务项目反馈意见
短期
5业务项目鉴定评优文件材料
长期
6材料
基建部
项目准备阶段
ZB
1建设项目理制度标准方案办法规定等
长期
2征租申请报告批复合协议说明材料等
永久
3厂区面图线图
永久
4建设征拆迁文件：申请报告级建设批准书拆迁安置意见协议方案等建设规划许证附件划拨建设文件国土证土出合土偿合
永久
5工程质勘察报告水文质勘察报告震调查然条件申报规划设计条件规划设计条件书
永久
6初步设计图纸说明技术设计图纸说明审定设计方案通知审查意见
长期
7相关行政部门批准文件关协议（环保消防交通市政白蚁防治卫生等部门）政府关部门施工单位设计文件审批意见
永久
8施工图说明设计书等
长期
9勘察设计施工工程监理招投标中标文件施工监理委托合等
长期
10勘察设计施工工程监理招标未中标文件
长期
项目施工阶段
SG
11建设项目申报文件批复文件计划项目表规划审批申报表报送文件图纸建设项目规划许证附件建设项目开工审查表建设项目施工许证
永久
12投资许证审计证明工程质量监督等资料
长期
13建设项目理机构监理机构施工理机构负责名单
长期
14项目理规程规范标准方案等
长期
15项目投资进度质量理安全合等文件
长期
16投标书资质材料委托授权书投标相关文件
永久
17合书合审批文件合变更文件
永久
18供水供电暖气通信排水等供应协议原料材料供应协议
长期
19建筑图纸变更记录工程质量事处理记录工程质量检验记录
永久
20施工定位测量质勘探资料
永久
21施工试验记录施工记录
长期
22工程质量事处理记录竣工测量资料
永久
竣工验收记录证明工程质量评定竣工报告竣工图
永久
质量监控质量事报告处理意见
长期
工程设计变更工程竣工决算审核意见书
永久
工程延期报告审批合争议违约报告处理意见
永久
材料
项目竣工阶段
JG
工程竣工总结工程概况说明
永久
竣工验收记录证明书竣工验收报告备案表报验单
永久
财务决算交付财产总表财产明细表
永久
缩微电子档案
永久
材料
项目运行阶段
YX
项目运行维护
长期
项目维护时产生问题处理方法
长期
项目更新改造
永久
材料
采购部
产品
资料
CPZL
1供应商报价单
短期
2产品样
长期
供应商
资料
GYS
1供应商资质证明资料
永久
2供应商招标调查评估考核评鉴程记录文件
长期
3供应商日常业务函件相关情况反馈
短期
资料
QT
1采购需求申请采购计划资料（采购申请单商务技术附采购计划资金预算执行资料）
长期
2采购合签订程资料（询价价议价定价等相关记录招标方式采购程记录文件）
长期
3采购合执行程资料（验收证明报告工作联系函质疑答复问题投诉问题解决程结果）
长期
4采购相关会议资料（关采购种会议资料包括部门周例会总部区域月度会议供应商落会议国外型展会等）
长期
检具事业部
合
资料
HT
1产品营销合
永久
2资料
技术
协议
JS
1产品相关技术协议
永久
2资料
技术
单
DJ
3质量单
永久
4设变单
永久
5资料
产品生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
永久
生产
理
CCGL
1生产准备生产组织调度工作形成材料
短期
2类统计报表
长期
3生产调度工作计划总结报告
长期
4生产调度会议纪
长期
5生产调度职责制度规程
长期
6生产活动综合分析材料
短期
7材料
项目部
外事
事务
WS
1赴外考察培训邀请函请示批复等手段材料关参考材料
长期
2外宾接日程安排记录关参考材料
长期
3出国员基情况出国事涉外活动说明
长期
4公司出国员涉外保密承诺书
长期
5外事活动审批文件
长期
6出国审批手续日程安排考察报告等文件
长期
7外事事务材料
海格力斯
合
理
HT
1类业务合包括维修合合协议相关资质附件材料等
永久
2市场分析维修厂调查材料（客户公司详细资料）
长期
3资料
维修
理
WX
1公司部电路设备维修记录
长期
2资料
制造
理
（课题设置代号）
科研准备阶段KYZX
1项目申请报告批复通知
长期
2市场调查科研规划行性研究报告技术咨询等材料
长期
3科研费申请报告批复
长期
4科研计划级批示
长期
5实验试验方案考察方案技术规程
永久
6材料
试验开发阶段SYKF
1研究务书
永久
2实验试验记录调整撤销报告
永久
3试验综合分析报告
永久
4试验程中类计算检验设计技术说明配方图样工艺流程
永久
5材料
鉴定验收阶段JDYS
1科研工作完成（中断）总结
永久
2技术分析报告标准化审查报告
长期
3鉴定证书科技成果鉴定证书
永久
4材料
成果申报阶段CGSB
1科技成果申报表登记表附件
永久
2科技成果奖励申报评审材料
永久
3获奖证书批件
永久
4材料
图纸
理
TZ
1研发项目图纸原件
永久
2资料
企划部
外发
公文
WF
1规范企业员工行制定种规章制度工作流程
永久
2提供企业公关活动策划方案报批组织实施方案材料
永久
3相关资料
收
公文
SD
1级机关颁发属公司应贯彻执行关文件
永久
2相关资料
会议
资料
HY
1部门部次会议记录
长期
2相关资料
发展
规划
GH
1协助企业高层设定远景目标远景目标进行系统阶段性规划材料
永久
2拟定销售宏观政策行销计划报批监督实施
永久
3开发整合产品制定价格推广方案产品推广进行踪检讨相关资料
永久
4资料
研
报告
KY
1进行市场调研收集行业市场信息研究行业发展动态企业高层决策提供战略资料信息资料
长期
2产品生命周期品牌建设研究理相关资料
长期
3促销费广告费踪反馈费审核相关资料
长期
4负责销售数收集分析总结档备案等材料
永久
5相关资料
合
资料
HT
1营销推广合
永久
2公司部活动涉合
永久
3相关资料
研发中心
产品
生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
科技
理
KJGL
1科技发展规划计划理规定等
长期
2新产品开发科技成果理技术引进
长期
3技术革新引进新技术技术改造等材料
长期
4学术文专题报告
长期
5技术革新评奖材料
长期
6专利工作文件
永久
7企业现代化信息化建设规划计划总结
长期
8档案图书情报工作关材料
短期
9材料
制造
理
（课题设置代号）
科研准备阶段KYZB
1项目申请报告批复通知
长期
2市场调查科研规划行性研究报告技术咨询等材料
长期
3科研费申请报告批复
长期
4科研计划级批示
长期
5实验试验方案考察方案技术规程
永久
6材料
试验开发阶段SYKF
1研究务书
永久
2实验试验记录调整撤销报告
永久
3试验综合分析报告
永久
4试验程中类计算检验设计技术说明配方图样工艺流程
永久
5材料
鉴定验收阶段JDYS
1科研工作完成（中断）总结
永久
2技术分析报告标准化审查报告
长期
3鉴定证书科技成果鉴定证书
永久
4材料
成果申报阶段CGSB
1科技成果申报表登记表附件
永久
2科技成果奖励申报评审材料
永久
3获奖证书批件
永久
4材料
信息化部
设备
资料
SB
1公司办公电脑设备资料
永久
2公司监控仪器资料
永久
3公司印机复印机设备资料
永久
4公司卡机设备资料
永久
5资料
系统
资料
XT
1公司办公软件系统资料
永久
2考勤卡机吃饭卡机系统资料
永久
3监控系统相关资料
永久
4资料
购销
合
GX
1办理公司网线业务等相关合
长期
2购买系统等相关合
长期
3购买企业邮箱业务等合
长期
3资料
品保部
质量
理
ZL
1质量理工作质量检测工作形成材料
短期
2ISO9000系列质量认证材料
3质量体系认证质量控制形成材料
长期
4公司质量理工作计划措施总结
长期
5质量理制度办法规定
长期
6产品质量检测化验试验报告记录材料
长期
7产品质量达标创优证书
长期
8质量事分析处理材料
长期
9材料
冷模具中心事业部
轻量化模具中心事业部
制造中心
部
落料模具事业部
研发中心
保利龙
生产营计划
CSJY
1公司中长期生产营计划总结报告计划调整等材料
永久
2生产营计划务书
长期
3项专业发展年（季）度计划表
长期
4生产技术济指标完成情况分析
长期
5部门工作计划总结
短期
6材料
产品生产类
CPSC
计划阶段
1市场调查技术调查考察等活动形成报告等文件材料
2行性研究报告市场需分析报告收益预测分析报告
3技术建议书协议书委托书合
4专题分析报告会议纪
5材料
二试制阶段
1产品试验报告
2试制计划方案报告
3试制工艺文件工艺装备文件
4工艺评审报告
5试制程记录化验记录产生文件
6试制质量分析报告
7试验计划方案规程
8试验仪器设备
9试验原始数材料试验总结报告
10试验分析报告试验项目记录
11试验鉴定等材料（申请批复评价材料会议记录）
12标准化审查报告
13鉴定验收书
14材料
三生产阶段
1产品研制完成报告
2产品生产许证合格证
3产品生产鉴定书
4投产报告批复通知
5生产技术规程操作规程安全生产规程产品检验规范
6公司技术标准
7生产定型设计结构配方
8工艺文件说明书
9重质量事分析处理结果
10流程操作记录产品检验报告
14材料
四评优
1产品鉴定评优文件材料
2评优材料
五认证
1认证申请审批
2认证检测检查报告
3认证证书
4认证材料
永久
生产
理
CCGL
1生产准备生产组织调度工作形成材料
短期
2类统计报表
长期
3生产调度工作计划总结报告
长期
4生产调度会议纪
长期
5生产调度职责制度规程
长期
6生产活动综合分析材料
短期
7材料
文件（合）理记录目录
记录编号 日期：
序号
文件（合）编号
标 题
需抄送相关部门
接收部门
原复
接收
备 注
移交目录
记录编号 日期： 年 月 日
序号
文件（合）编号
标 题 名 称
页数
原复
备 注
移交单位
移交
日期
收件单位
收件
日期
注：表式贰份移交收件执份
档案移交清单表
记录编号 日期：
移交性质
□离职 □调岗 □档
档案属年度
档案类
保期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交：
接收意见
接收：
移交（部门）
办：
移交日期： 年 月 日
接收（部门）
办：
接收日期： 年 月 日
见证： 日期： 年 月 日
注：表式贰份移交收件执份
档 案 目 录
卷宗号： 目录号： 部门： 日期： 年 月 日
案卷序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷张数
保期限
备注
档案阅审批单
记录编号 日期： 年 月 日
阅部门
阅
阅部门理
目
总理
副总
行政部
序号
阅容
复印
阅
日期
办
1
2
3
4
5
备注
档案理流程：
相关部门部门负责
行政部
分副总总理
配合完成监督
检查工作
符合项进行整改
立卷档
整理编目
鉴定
执行相关
档案理制度
收集资料
审核验收
监督检查
完成检查报告
否
保利
建立完善
档案理制度
审核验收
否
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