承办会议、组织活动的18个步骤

承办会议组织活动18步骤
承办会议举办活动政府机关企事业单位项缺工作干部员工必少项基功 
筹划准备阶段关注7重点 
1拟制方案计划包括题时间点参加员组织形式日程安排组织领导类保障等 
2召开协调会业务部门担负务责分工完成时限等进行细化 
3准备会议材料起草撰写排版印刷容包括会议须知持词开幕词动员讲话总结讲话验材料学文件等 
4准备会务品包括会议证件桌签笔类办公耗材等 
5设置会场包括会标悬挂席台设置座位排列桌签摆放音响试放媒体准备等 
6安排保障包括食宿医疗通信电安全保卫等方面保障 
7组织接站包括接站信息接站员保障车辆等 
活动实施阶段抓7环节 
8组织员签安排专办理签手续核发类证件分发文件材料介绍相关情况 
9召开预备会日程安排服务保障注意事项等进行明确征求意见建议提出具体求 
10现场组织组织员入场搞会务保障时协调解决出现矛盾问题灵活处置类突发情况 
11现观摩提前做现场设置活动容参观路线车辆保障等项准备 
12合影留念确定参加合影员选定合影点事先安排摄影师搞队形设计 
13食宿保障预定方案抓落实特注意少数民族会员饮食禁忌时房间餐厅等场进行扫通风消毒等 
14组织员返回提前解返程信息做送站安排 
总结收尾阶段做4项工作 
15收集整理会务品该该存存登记造册搞交接 
16梳理报活动情况系统梳理基情况验做法成效时反映关情况 
17汇编活动资料方案计划会议材料录音摄等系统整理装订成册留作查阅参考 
18搞财务结算已列入活动预算预算外开支应纳入报销费时进行处理避免遗留问题


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