首期培训教案-会议
- 1. 会议经营 —— 产品发布会
- 2. 内容展示 宴会
- 3. 展示
- 4. 展示发挥的三种效果１、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望； ２、令听众确切地了解所传达的信息； ３、说服听众，并促使听众立刻采取某些行动。
- 5. 展示前准备
- 6. 展示前准备（１）(1)了解听众。 了解听众对主题抱什么态度、拥有多少知识、有多大的兴趣。 (2)熟悉陈述的主题。 答复听众的疑问，言之有物才会令人信服。 (3)设定具体目标。 希望听众得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到的观念充作什么样的作用。
- 7. 展示前准备（２）(4) 将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。 (5) 根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要者与最切题者。 (6) 考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
- 8. 展示前准备（３）(7) 准备一份内容纲要 —— “引言”部分旨在吸引听众注意； “本体”部分旨在将内容按逻辑进行阐释，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要。 “结语”获得的启示。 先告诉他们你即将说的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”
- 9. 展示前准备（4）(8) 备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲议等。 (9) 用录音机及录像机作陈述演练，或是在一、两位假想听众面前进行陈述演练。
- 10. 展示技巧
- 11. 展示技巧（１）(1)要与听众保持视线接触，尽量减少念读文稿。 (2)灵活运用“停顿”技巧，以便令听众得以深思及判断所听到的信息，并作出反应。 (3)尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。 (4)适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷感觉，而且仍可令陈述本身显得更加生动。
- 12. 展示技巧（２）(5)注意措辞，说符合听众的层次与要求的语言。 (6)要克制足以令听众分心的各种举止。 身体不挺直 双手交叉于胸前 依在桌旁 经常眨眼 双手叉腰 身体重心频繁地左右晃动 陈述时手中不停地玩弄物品，会引起部分听众的不快。 令自己的陈述变得极度精彩有趣，以便令听众因全神贯注聆听，而意识不到自己的举止。
- 13. 展示技巧（３）(7)善用幽默性话语。值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与浅薄的话语应绝对避免。 (8)以投影片、幻灯片、挂图，或派发讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易令听众丧失兴趣与耐性。 (9)设法凭发问令听众介入，避免从头到尾都唱独脚戏。
- 14. 实物展示
- 15. 实物展示（１）(1)将实物摆放在最显眼的位置，以便引发与会者注意与好奇心，并且方便主席在适当的时候从事展示与讲解。 (2)在展示与讲解事物前，切莫玩弄它，以免引起观众的焦灼感。 (3)展示时应让观众都看清楚。主持人最好是站在于观众视线接触到的范围内。倘若有少数观众因座位角度关系以致视野不佳，主持人应主动调整自己的位置，以便令这些与会者也能看清楚该物品。
- 16. 实物展示（２）(4)展示时，主持人应小心翼翼地将它当作贵重的物品看待。这不但可强调对展示中的物品的重视，也可令与会者重视该物品。 (5)在讲解物品时，主持人切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为主席一旦把物品交出，则正在观察或触摸的与会者，将无法留意到主席的讲解，尚未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听主席的讲解。 (6)如展示时需要对实物进行操作，主持人应事先将操作方法演练纯熟。若主持人显示不知如何操作，与会者不但会降低对展示品的评价，而且也会降低对主席的评价。
- 17. 招待和宴会
- 18. 人员配置(1) 主管（1位）。 负责计划、组织、推动、指导及协调工作；负责监督项目人员的活动，器材和设施，批准开销和签订的协议。 (2) 设施主持人（若干）。 受主管委派，负责物品和服务的安排，包括与会议承办人或场地管理部门磋商、联络和协调，监督集会场所的准备和食物与饮料的供应，以及订购、运输、安置、保管和处置所有与活动有关的特殊器材和供应品。 (3) 公共关系指导人。 受主管委派，负责计划、组织和指导宣传活动；与新闻媒介保持联系；可以协助项目的开发和登记。
- 19. 组织实施步骤
- 20. 第一阶段(会前1个月)：1、决定集会的基本目的和主题。 2、确定时间和日期。 3、完成项目工作人员的指派。 4、编列暂定的邀请名单，估计出席人数。 5、制定初步预算(包括如需付给出席者报酬的经费在内)。 6、选定场地和宴会承办人并签订合同。 7、向对方提供详尽说明、座位平面图、菜单和服务要求等。 8、设计详细的议程或规划。 9、约请发言人、表演娱乐节目人、致词人，以及其他执事人。 10、设计节目预告材料和发布消息日程。 11、安排预定办法，包括确定、截限和取消日期。 12、向大人物和特邀来宾发送邀请信。
- 21. 第二阶段(会前2周)：1、订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用的陈列品、纪念品或奖品。 2、预定额外的视听设备。 3、与场地管理部门考察新的事态发展、变动或添置。 4、增加工作人员，指定专人办理登记、监督烈酒控制、陪伴发言人或特邀来宾。 5、汇集资料和订购复制品(印刷的节目单、菜单、座位表和委员会名单。) 6、再次确定与项目有关的人的协议(会议的时间和地点，登台露面的确切时间、报酬，以及其它细节)。 7、安排出现意外情况时的代替节目。
- 22. 1、确定所有人员的分工明确各自地位及其理解力。 2、通知承办人和场地经理最后的登记表并检查各项要求。 3、检查桌椅是否按计划放好：接待的地方有适当数量的椅子、出口处不堵塞、所有地方都整洁悦目，适合活动的实际需要。宴会厅前要有方桌供文娱活动之用。 4、落实特殊装饰已按计划装置。 5、视听设备就位后，要试验其工作情况(回响不会太大，扩音系统适当，放映机焦距准确)。 6、与总管再次确定供应时间及细节。 7、征求各发言人的意见并协调各节目人，使他们都有机会熟悉环境和安排，因为小的调整可能是必要的。如果你计划安排跳舞或音乐，要指定不上台的专人与相关部门联系。第三阶段(活动前1天)：
- 23. 第四阶段(宾客离开后)：1、活动后立刻盘存烈酒。 2、与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。 3、贮存或归还特殊的陈列品、装饰品和设备。 4、向有关服务人员致酬。 5、视察场地有无需要招领的失物。 6、把场所移交场地经理的代表。
- 24. 第五阶段(会议后1周内)：1、与项目工作人员协调处理全部未了事项。 2、确定所有材料和设备均已归还其原来部门。 3、核实活动的全部费用。 4、支付帐单，结清帐目。 5、向有关各方寄送正式的感谢信。 6、向授权机构报告出席人数和活动经过。
- 25. 发言人的接待(1)邀请函要具体。 向发言人提供出席人员的详细情况及会议的目的。 发言人需要知道以下项目： ① 会议的日期、时间和地点。 ② 主办单位的名称、背景和目的。 ③ 他发表讲话的那次会议的目的和性质。 ④ 指定的具体讲题和规定的时间。 ⑤ 听众人数和特点。 ⑥ 全部日程的概要，包括其他讲题和发言人。
- 26. (2) 明确说明单位对酬金及开支的政策。(3) 考虑发言人的个人需要 —— 安排预定适当的旅馆房间和当地交通，发言人不会在宴会和招待会上受怠慢或无人接待，并且在讲话前有休息时间和准备时间。 (4) 计划应付意外情况，如：提供在发生紧急情况时联络人的姓名、地址和电话号码。 (5) 会议前与发言来宾再次确定澄清最后细节。 (6) 恪守各项安排，不要他发言前安排额外的讲话，也不要在安排另外的冗长讲话。 (7) 会后立即发出感谢信。
- 27. 宴会书面协议（1）(1) 预定为举行会议特别指定的场所。如需时间去安装特别的视听设备、装饰品、餐桌纪念品和座位卡，就要商定提前使用。 (2) 预计可能订购和供应的特别物品，例如花木布置、餐桌纪念品。 (3) 一般物质条件，包括楼面布置、座位安排、讲台的位置和大小、扩音器和扩音系统、放映设备、聚光灯和其它设备。
- 28. 宴会书面协议（2）(4) 有关可能取消的规定和我方保证出席人数的最后日期规定。 (5) 可能需要补充的工作人员，诸如幻灯片或录像放映员、扩音系统操作员、保安和其他人员，包括每人应在岗位上的具体时间。 (6) 安排烈酒的供应和控制，包括开始与终止供应时间，烈酒是按份抑或按瓶计费，还是由我方某人或服务员供应。
- 29. 宴会书面协议（3）(7) 预先选定的菜单，逐道列举菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐项具体说明名称和数量。 (8) 安排由承办人、酒店或俱乐部提供录音带或现场的伴奏音乐和任何其它娱乐节目。 (9) 安排小费以支付食品的服务员、衣帽间的服务员和其他人员。以上各项应列入与承办方或酒店核对细则
- 30. 价格适当的美餐(1)增添戏剧气氛。 甜点放在华丽的灯台上端来的“动人景象”，是最容易的办法之一。 (2)在质地、颜色和味道方面运用对比。 不要在有奶油的主菜之后，跟上甜点心。 (3)要与众不同 ——菜单上没有的菜 它们通常并不会更贵。用牛肉蔬菜麦片浓汤，或浓肉汁菜汤取代标准的汤或者考虑苹果派、美式有奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。 (4)熟菜热上，冷菜冷上。 上热菜时要精心安排次序。若节目时间很紧，就在上冷菜时宣布，上熟菜时最好避免干扰。
- 31. 宴会成功的十项标志（1）(1) 选择一个有吸引力的、通风良好的房间或宴会厅，要有足够的空间，拥挤会破坏最精心设计的场合。 (2) 事先宣布开始及结束时间。如果茶话会后是正餐，则以45分钟到1小时最为相宜；业务性的酒会通常最多两小时。 (3) 有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加费用。选派一位有经验的人来检查这些细节。
- 32. 宴会成功的十项标志（2）(4) 尽可能使用最舒适的座位，要把背对讲台的人减少到最低限度。 (5) 准时开宴。假如75%的客人已入席，就不要等晚来的人和散漫的人。 (6) 要肯定菜肴吃起来和看上去一样好。(热茶要热上，而不是温的。) (7) 亲切地介绍主宾和宣布事项，但耗用时间要有限度。
- 33. 宴会成功的十项标志（3）(8) 介绍来宾发言人或文娱节目应在宾客过于疲劳而无力欣赏以前。要确知节目单上的那些人知道应在什么时候停止(发言人应懂得20～30分钟的时间限制)。 (9) 安排节目应使宾客最多坐2个半小时。 (10) 按照宣告的时间结束宴会。 无论安排的多么小心周到，最后1分钟出问题仍是不可避免的，但有经验的主管或领班有许多办法来保证宴会的成功。
- 34. 酒水供应1、烈酒的供应要限量，至少酒精含量要相对低一些，以免节外生枝闹出不愉快。 2、决不要依赖承办人或餐馆主动结束酒水服务，要指派专人负责。 3、结束酒水的信号应该是秘密的，这样可以使无礼的宾客不去设法延长宴会。
- 35. Do It Now !
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