企业公文写作


    企业公文写作 第一部分:公文及企业公文的概述 一、公文的含义:公文,一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。 企业公文涵盖在公文中,是及时解决企业实际问题、合理组织生产经营活动、协调处理各项业务活动关系,在自身的建设和经营管理活动中形成的规范性的文书。 二、公文及企业公文的特点 凡是公文普遍具有政策性、针对性、规范性、程序性和法定性、时效性的特点。 企业公文与其他类别的实用文体相比,有其自己的特点: 1、明确的目的性:从性质来看,企业文书是企业管理活动的工具。写作目的明确,主要是服从和服务于企业管理、经营、生产和技术等工作。 2、相对的稳定性:从制作程序上看,企业文书具有相对的稳定性。 3、广泛的联系性:从作用上来看,企业文书是协调联系内外部关系的主要手段之一。 4、内容的多样性:从企业文书内容上看,种类越来越多,类别越来越细致化、专业化和行业化。 三、公文的分类 发布的行政机关公文最新版本有15种,分别是:报告、请示、批复、函、纪要、命令(令)、决议、决定、公告、公报、通知、通告、通报、议案、意见 企业文书分类标准不同,其种类也有多种分法。 1、按公文来源分类 :收文和发文。 2、 按行文方向分类:上行文、下行文、平行文。 3、按内容分类:行政文书、经营文书、会议文书、法律文书、合同文书、策划文书、事务文书 第二部分: 常用公文的格式、写作规范 通 知 一、定义:传达需要知晓或者共同执行的有关事项的公文。 二、特点 1、功能的广泛性: 2、明显的时效性: 3、结构的灵活性: 4、一定的权威性: 5、附件的载体性: 三、通知的种类 1.发布性通知:用于发布企业行政规章制度《关于中层干部管理办法的通知》 2.转发性通知:用于转发上级机关的公文给所属单位或部门,让其周知或执行。《转发住建委<关于进一步切实做好有限空间作业安全生产工作的通知>的通知》 3.指示性通知:用于指示下属单位或部门如何开展工作。《关于在职党员社区报到的相关要求的通知》 4.任免性通知:用于企业内部人事任免。 5.事务性通知:用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或员工。《关于做好三季度考核工作的通知》 6.会议通知:用于发布召开会议的通知。 四、企业通知的一般结构和写法 (一)标题 1.由发文单位名称、主要内容和文种组成。如《XX建工三建公司关于召开党委中心组学习会的通知》。 2.省略发文单位名称,由主要内容和文种组成。如《关于做好三季度考核工作的通知》。 (二)正文 通知的正文一般由通知缘由、通知事项和执行要求等组成。 1、通知缘由 通知的正文开头主要写明通知的缘由。不同的通知正文开头的写法有一定的区别。 发布指示、安排工作的通知开头,主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。例: 转发文件的通知,根据情况,可以在开头表述通知缘由,但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头。例: 2、通知事项及执行要求 这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的要求、措施等都在这部分有条理的组织表达。 3、结尾。可用“特此通知”结尾或者省略结尾。 4.落款。落款处注明发文单位、成文日期。 下面看一个完整通知 (做链接) 关于各用人单位及时完成新员工培养工作的通知 公司所属各单位: 2018年新入职毕业生(以下简称新员工)入职至今即将满三个月,根据公司《2018年入职毕业生培养工作安排》的有关要求,请各用人单位及时完成相关工作。 此阶段工作由各用人单位经理或书记、劳资员进行谈话,了解员工发展意愿及基本情况,并填写谈话记录(附件三),谈话需涵盖新入职应届毕业生近三年的发展规划。谈话结束后,所在单位领导根据公司导师带徒管理办法的有关规定,和新员工所在系统充分酝酿后确定导师,签订导师带徒协议(附件四)、填写导师带徒信息表(附件五)、2018年四季度导师带徒季度计划(附件七),所在单位及导师完成新员工见习期考察评价(附件六)。上述材料据需将纸质版于10月20日前报公司人力资源部备案。 工作节点及形成材料如下: 工作事项 时间节点 主责单位 形成材料 各单位领导与新员工交流 10月20日前 各用人单位 员工谈话记录 确定导师 10月20日前 各系统、各用人单位 导师带徒协议、导师带徒信息表 新员工评价 10月20日前 员工本人、各系统、各用人单位 见习期考察评价表 第一阶段导师带徒计划 10月20日前 各用人单位 导师带徒季度计划(2018年四季度) 联系人:张博 88XXXX72/176XXXX930 人力资源部 2018年10月8日 请示、报告 一、公文写作中请示和报告的区别 1、行文目的不同: 请示是向主管部门请求决断、指示、批示或者批准事项所使用的呈批性公文。(需要批复) 报告是下级企业向上级机关汇报工作情况、打算、取得的成绩、存在的问题、反映情况、提出建议和回答上级机关就有关问题的查询以及向本企业员工汇报工作的公文。(不需要批复) 2、行文内容不同 请示是发文单位权限范围内无法决定的重大事项,如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策等问题,以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难,需要主管部门给予指示、决断或答复、批准的上行文,需等待批复后方可执行,并且带有时效性。 所有报告的内容都是将已经做过的工作或者已经发生的情况及问题写成报告,一般是在事情过程中间或之后撰写。 二、请示的结构和写法 (一)标题 请示的标题包括发文单位名称、事由和文种,发文机关名称有事可以省略。如《关于非经营资产移交相关事项的请示》 (二)主送单位 请示的主送单位是指负责受理和答复该文件的单位。 (三)正文 正文一般由开头、主体和结语三部分组成。 1、开头。主要交代请示的缘由即提出请示事项和要求的理由、背景及依据。 2、主体。主要说明请求事项,是请示的核心内容,它是向上级机关提出的具体请求,也是陈述缘由的目的所在。 3、结语。应另起段,习惯用语一般有 “妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”等。 (四)落款。 另起一行写明发文单位和成文时间。一般正式的请示应在落款处需加盖印章。 例文: XX建工三建公司关于对商砼分公司车辆进行处置的请示 集团公司: 按照XX市规划部署要求,我司所属商砼分公司需与属地解除承租协议并腾退土地及地上物。根据政府拆迁要求,评估范围仅包含土地、地上房屋及附属物等不可移动资产,生产所需泵车、罐车等可移动资产需我司自行处置。 按照集团公司管理规定,现申请将车辆到北交所挂牌转让。处置车辆含泵车、罐车等共计**辆,共计:原值**元,折旧**元,净值**元。(具体明细见附件) 妥否,请批示。 XX市第三建筑工程有限公司 2017年8月3日 三、报告的结构和写法 (一)报告的种类 按照报告的结构形式,可以将其划分为两类。 1、综合性报告。全面汇报或反映一定时期较大范围内企业单位的工作进展或各方面情况的报告。 2、专题报告。是指专门汇报或反映企业单位的某项工作、某个问题或某方面情况的报告。 (二)标题 报告的标题包含发文单位、事由、文种名称构成,发文单位可以省略。如《工会经费使用情况的报告》。 (三)主送机关 在标题下另起一行顶格写明受文对象,一般是上级机关或业务主管部门。 (四)正文 报告的正文一般分为开头、主体和结尾三部分。 1、开头。简要说明报告的目的或有关情况,有时是对报告内容作简要概括。 2、主体。集中反映报告的核心内容,具体写法由于报告的内容不同有一定的差别。 (1)按照时间顺序:即总结过去、阐述现在、设想未来。 (2)按照“情况、原因、教训、措施”四步写法。 (3)提出问题-论述问题-提出建议。 3、结尾 通常以“以上报告,请审议”、“特此报告”等结尾。也可省略结尾。 例文: XX建工三建公司关于苏州山湖一号项目 墙面渗漏问题处理情况报告 集团公司: 由三建公司负责施工的苏州山湖一号项目28-2908房间存在北次卧墙面渗漏问题。项目部接到通知后,立即组织相关人员到现场进行处理。经项目部人员与现场物业、维修中心人员现场检查后发现,渗水点为外墙装饰线脚处,渗水原因为外墙保温未施工至装饰线脚,距离线脚有10-20mm缝隙。 7月1日,项目部安排人员把里侧渗水点抹灰层剔除,采用堵漏灵进行封堵,经下雨天再次查看,未发现渗水现象,后恢复抹灰层。 7月7日,项目部安排外保温施工单位人员把保温与装饰线脚之间的缝隙采用堵漏灵封堵完成,并做斜角坡度,防止存水。 经过内、外墙面处理,目前苏州山湖一号项目28-2908房间北次卧墙面渗漏问题已经妥善处理完成。 特此报告 XX市第三建筑工程有限公司 2016年7月9日 企业总结 一、概念、特点、种类 一)概念:是单位或个人对前一阶段的工作、生产、学习等情况进行全面的回顾、检查、分析和评价,从理性认识的角度总结经验教训,从中找出规律性的东西,用以指导今后工作的事务文书。 二)特点 1、本体性:即自我性。 2、真实性:即客观性。 3、理论性:即经验性,规律性。 4、时效性:及时准确。 三)种类 按时间跨度分为:季度总结、年度总结等 按范围不同分为:部门总结、个人总结等 按性质不同分为:综合总结、专题总结等 二、企业总结的结构和写法 一)标题 完全式标题:企业名称、时限、主要内容和文种 《物业分公司2018年半年工作总结》 省略式写法:(少内容?) 二)正文 由前言、主体和结尾三部分组成。 1、前言 主要介绍基本情况。开头有以下几种常用写法: 1) 结论式。即先摆出总结的结论,然后重点介绍经验或概括工作成绩,以统领全文。例: 2) 点题式,即在开头提纲挈领地点明全文主题,从正面论述,直接进入揭示主题。例: 3)概括式,即简明扼要地概述全文的中心内容或者简要介绍基本情况,为下文做铺垫。 2、主体 总结的主体是总结正文的核心部分,尽管写作总结的目的各有不同,但主体一般都包括以下四点内容。 1) 基本情况。 2) 成绩和经验。这是总结的重点部分。 3) 存在的缺点、问题和教训。 4) 今后的设想、打算。 3、结尾 三、写作要求 1、实事求是,一分为二 2、突出重点,把握个性 3、总结经验,探索规律 例:个人总结 企业计划 一、概念、特点、种类 一)概念 对今后一个时期的工作、活动作出预想性安排的事务性文书。 二)企业计划的特点 1、较强的预见性: 2、明确的目的性: 3、较强的可行性: 4、一定的约束性: 三)种类 1、按内容划分:工作计划,生产计划、研发计划等 2、按时间效应划分:年度计划、五年规划等 3、按范围划分:个人计划、部门计划 二、企业计划的结构和写法 一)标题 全称式标题:企业名称、适用时限、计划内容和文种。 省略式标题: 二)正文 1、前言 计划的开头部分。计划的前言一般要用简洁的文字阐明制订计划的指导思想、背景及任务等。 交待制订计划的依据,说明为什么要制订计划,一般用“为了”(目的)、“根据、按照”(依据)、“鉴于、由于”(缘由)等介词引起全文。也常以“为此我们将抓好以下几项工作”、“特制定计划如下”等写法承上启下,引出下文。 2、主体 主体是计划的核心部分,是计划最重要的内容,也是篇幅最大的部分。 1) 目标和任务。这部分是要明确表达“做什么”。目标是计划产生的起点,也是计划实施的终点。 2) 措施和方法。具体回答“怎么做”的问题。措施是实现计划的保证。 3) 步骤和安排。即回答“何时做”的问题。步骤是指达到目标、完成任务的阶段、程序安排。 4) 检查和督促。主要是为保证计划能认真执行,切实落实,必须有对计划执行情况的督促检查以及计划说明的内容。 目标和任务、措施和方法、步骤和时间、检查和督促是计划的基本内容,相互关联,不可或缺,它保证了计划的完整性和可行性。 3、结尾 结尾是计划主体的辅助和补充部分。 三、计划的写作要求 1、要从实际出发 2、要有具体的措施和目标 3、语言简洁,条理清晰 函 一、 定义: 企业向其他企业商洽工作、询问和答复问题所使用的公文。 二、特点: 1、平等性和沟通性 2、灵活性和广泛性 3、双向性和回复性 4、单一性和实用性 三、分类 函的种类较多,根据其不同的功能,可将函划分为不同的类型。 1、根据函的发文方向不同,可将其分为两类: 1)去函 2)复函 2、根据函的不同格式,可将其分为两类: 1)公函 2)便函 3、根据函的不同内容,可将其分为以下两种: 1)商洽函 2)询问、答复函 四、函的结构与写法 一)标题 公函的标题包括发文单位(也可省略)、事由和文种。其中事由应是对正文主要内容准确而精练的概括。 例:《关于为职工XXX同志申办承租房屋租赁证件的函》 《关于为中共XX区老干部局职工XXX同志申办承租房屋租赁证件的回函》 二)受文单位 受文单位即接受公函的单位,为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关单位。复函的主送单位与来函的发文单位是一致的。 三)正文 1、开头:主要说明发函缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关问题函复如下”等过渡语转入下文。 复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。 2、主体 这是函的核心内容,主要说明致函事项或来函商洽、联系、询问、请求的事项。 3、结尾 “请即复函”、“特此函达”、“洽办为盼”、“特此函告”等。 四)签署 关于为中共XX区老干部局职工XXX同志 申办承租房屋租赁证件的回函 中共XX市XX区委老干部局: 贵局海老干函[2018]2号,《关于为职工XXX同志申办承租房屋租赁证件的函》收悉,经我司研究,现将有关问题函复如下: 1、XX区倒座庙7号楼5单元3层531号为我司产权。我司与XX区委党校(以下简称党校)就该房屋的置换属历史遗留问题,已无从查起。 2、该处房屋置换给党校后,党校是依据何标准分配给何人居住属党校内部问题,我司无权干涉。 3、我司做为产权单位,依据正常流程及手续于1992年2月为孙薰办理租赁证件。贵司与党校就该处房屋的共同租赁协议于2000年签订,且此协议仅为贵处与党校内部确认,未通知我司。 综上所述,我司已于1992年为该房屋办理了租赁证件,一处房屋只能办理一套租赁证件,无法再为贵局职工XXX办理租赁证件,盼请谅解。 此复 XX市第三建筑工程有限公司物业管理部 2018年3月21日 第三部分:企业公文写作的基本要求及如何写好公文 一、企业公文写作基本要求 主题突出,观点正确 结构完整,格式规范 实事求是,讲求实效 准确表达,简明生动 公文的主要表达方式,包括叙述、说明和议论。叙述简洁庄重,不曲折、不修饰;说明平实确切,不失真、不渲染;议论精当凝练,不繁琐,不铺展。 二、如何写好企业公文 1、 格式标准,选词准确。 例“这次山洪将在建的乡中学一侧围墙及相邻的厕所和建材仓库冲倒,造成约15万元的经济损失,原已下拨的款项不够用了。由于受灾,我乡财政捉襟见肘,雪上加霜。” 2、多读多看、模仿实践。 3、养成反复修改的写作习惯。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    娜包

    贡献于2018-12-20

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