第章 写作基础常识
第节 题材料
文章应占材料基础提炼深刻鲜明正确题机关实文体表现题方法求直接阐述单集中意役法片言居善标题
材料写作基础材料说明观点张表现题支柱积累占材料途径亲观察体验调查采访文献资料中采集积累占材料基求益善
选取材料求围绕题选取材料选取具典型性材料选取全面真实高度准确材料选取新颖生动材料
第二节 结构表达方式语言
结构安排方法
1结构安排环节
结构文章表现形式素指文章部组织构造安排组织材料方式写文章必须讲究结构题需材料加精心组织妥帖安排文章条理清楚层次明晰题鲜明文章发挥应效
结构安排环节包括选择角度设置线索安排层次划分段落设计开头结尾处理渡应等
2结构安排注意事项
结构安排注意事项包括正确反映客观事物发展规律联系服服务表现题需适应文体特点文章结构应达严谨然完整统求
二表达方式
常基表达方式包括叙述描写议说明等
1叙述
叙述物事件环境作概括性交代表述分叙倒叙插叙等数种
(1)叙
事件发生发展先序进行叙述外提出问题分析问题解决问题事物发展果关系等逻辑序叙述属叙
机关实文体采种方法叙事交代物述说原委列举事实
(2)倒叙
指种事件结局问题结放前面叙述然序叙述方式进行述说方法
行政公文通公文某文种事通报调查报告等时会采倒叙
(3)插叙
序程中根写作需暂时中断原叙述脉络插入原叙述关容追忆补充说明关容插入叙述完结原脉络继续叙述
公文插叙运少
2描写
谓描写物事件环境做具体刻画生动描绘描写作描绘事物显形象生动逼真描写常常叙述结合
根描写象描写分物描写环境描写根描写角度差异分正面描写侧面描写根描写手法分作细描白描
机关实文体写作中尤应保持警惕正突出表现题需具体实文体特公文甚基描写种表达方式
3议
议写作者客观事物进行分析评直接表明观点态度议素构成点证程议点正确鲜明确凿力证明点证做周严密懈击证分立驳两类方法常例证法喻证法类法法反驳法谬法
(1)例证法
典型事实作证明点方法常说摆事实说事实胜雄辩见种方法具说服力证方法
(2)喻证法
运喻说明道理引出点方法种证方法果运恰收深入浅出形象生动效果
(3)类法
根已知事物某种特点证明类似种事物会某种特点证程相特点推
运法重量抓住事物相似点相似点越推出道理会越说服力
(4)法
两种截然相反差异事物进行较分两种情况种横种
(5)反驳法
通否定方观点法阐明理点驳方法驳斥象方点方
(6)谬法
反面点引出错误结说明道理方法先假设方错误断正确然方断中导出荒谬结证明方断成立驳倒方点种证方法口
4说明
说明写作者客观事物性质状态特征成构造功途进行介绍解说阐释说明机关实文体写作常基表达方式具体形式概说界说解说
(1)概说
客观事物进行总体性概括性介绍解说特点针般总体情况文字简约概括性强表达时需遵循稳定次序
(2)界说
事物定义针事物质属性特征作出判断性说明界说注意抓住事物区事物质属性掌握正确界定事物逻辑原方法
(3)解说
事物解释性详说明概说界说具体化补充注解阐释解说时常需较复杂事物进行分类说明解说时举例方做较列数字列表制图等种具体手段
三语言运基求
语言运基求包括语言文章第素撰写文章求语言合体体准确达简洁明快清晰谐生动力
1合体体
文章语言合特定文体求合特定社会语言环境需合作者特定社会关系中位
2准确达
文章语言表达确切符合实际语意应分明确定界限清楚褒贬轻重适度错漏真切表达作者想表达容准确误传达作者意图中涉时间点员范围性质程度等必须明确解释具唯性态度赞反肯定否定必须鲜明含糊辞文通理合语法规逻辑规
具体求词语句成分完整搭配语序妥帖结构合理含义明确合情理句式合理力争达佳表达效果
3简洁明快
文章语言简明扼精繁忌冗长空泛时苟简服写作目表现题需详详略略做简明高度协调统
真正做文章语言简明首先事物深刻透彻认识时应注意掌握技巧力避烦冗现象特应注意克服余重复等语病
4清晰谐
谓清晰指语言表达条理清晰应握次辨明果表达目出发安排句序段次语句间段落间体现出合理严谨逻辑关系力求意义传达佳
谓谐指文章理相谐理观点意见材料实际情况者前者支撑二者必然联系理正确充实互表里相辅相成
5生动力
说文章语言文采声色鲜明具体新鲜感感力量获佳表达效果文章容限度影响读者实现文章效
语言生动首先求材料新鲜见解独生动语言形式新颖思想容致语言创新常常容出新缺乏基础语言生动起次必须注意语言形式
第三节 常文体特点写作方法
记叙文特点结构模式
1记叙文特点
记叙文叙述描写表达方式记叙事写景状物基职社会生活中事景物状态变化发展进行叙述描写文章样式常见散文报告文学消息海报通讯特写游记物传记回忆录部分书信日记情况报告调查报告物事迹材料等入记叙文列
特点四(1)全面真实没虚构(2)素全面选材典型(3)叙述描写表达方式(4)语言生动活泼富表现力
2记叙文结构模式
记叙文般开头体结尾三部分组成
(1)开头——事件行情感发端
(2)体——事件行情感发展
(3)结尾——事件行情感结果启迪
二议文特点结构模式
1议文特点
议文议表达方式通摆事实讲道理辨非确定某种观点正确谬误树立否定某种张文章样式常见科学文杂文文艺评政文(关政治问题讲话会议报告发言宣言声明社演讲词〉等属议文体特点(1)直接表达作者思想观点(2)议表达方式辅说明叙述等(3)容重说理坚持摆事实讲道理理服(4)构成素包括点证程三方面(5)语言讲求准确简练逻辑性强
2议文结构模式
议文确定反驳种点方式实现写作目表现合逻辑推理程篇章结构模式般
(1)开头——引
部分容提出令关注问题指明形成问题情境具体容中项项
①直接提出问题阐述观点
②指明讨问题目意义原
③关背景材料介绍说明中引出题④概述全文轮廓提出中心点等
(2)体——
部分容问题作合逻辑推分析点提供足够支持具体容中项项
①紧扣题材料问题进行分门类具体分析推理引证方式澄清点
②中心点核心角度提出问题形成分点分点方面说明总点
③问题材料作递进式剖析推出分点逐层总点拢等
(3)结尾——结
部分容点进行概括适引申具体容面项项
①纳进步阐明点
②结中引出预见新问题
③指明结理实践方面价值
④指明确立正确认识解决问题方法途径(适政文)等
三说明文特点结构模式写作方法
1说明文特点
说明文特点解说性强具知识性信息性客观性强语言更重通俗简明实
2说明文结构模式
说明文体般结构模式开头——概说体——分说结尾——总说
3说明文写作方法
记叙文相较说明文写作更需冷静科学客观需感情流露记叙文渗透着作者立场观点思想情趣表达方式运说明文说明辅描写议记叙文叙述描写辅追求文章迂回曲折富文采写作目方面说明文知识信息帮助准确认识客观事物记叙文通客观事物发展变化叙述描绘现物事件感染启发美享受
议文相较说明文首先写作目议文议文宣传观点阐明道理争取接受道理觉体现行动说明文知识信息帮助认识事物目出发点区写作态度方面说明文着重客观事物事理进行准确客观冷静介绍解释甚需确立点需写作者思想倾议文思想倾性极鲜明带较强观性
第二章 公文概述
第节 公文特点功
公文特点
公文国家机构社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式文件
公文具备特点
1法定作者制作公文法定作者指法成立名义行职权承担义务国家机构社会组织（统称机关）
2具法定现实执行效公文信息受文单位强制性影响规定时间范围强制执行强制阅读强制复文
3具规范体式国家关机构法规标准等形式公文文体结构格式做统规范维护公文权威性准确性公文制发者必须遵循规范
4履行法定程序公文执行效保证效性国家关机构规定种公文生成程序公文制发者必须履行程序
二公文功
公文够穿越时间空间限制效传递公务活动需信息机关公务活动中行职权重工具公文功表现6方面
1公文国家领导机关发布项方针政策指令基工具公务活动中发挥领导指导作加强集中领导维护政令统保证工作步伐整齐致效形式
2公文级机关请示汇报工作反映情况情达沟通联系基手段利级机关发生问题进行时处理时领导机关决策提供
3公文发布行政法规基形式国家行政理维护社会义精神文明物质文明建设起着规范作国家理活动法章循
4公文机关间交流信息商洽事务协调配合工作进行横联系纽带信息沟通形式具更强准确性权威性信息记录更具权威性
5公文宣传教育干部群众教材较强理性政策性项工作中起着阐述道理提高觉悟认识水作
6公文社会活动真实记录记载公务活动状态程证明作者合法身份重证作
公文特点功区信息记录形式明显特征
第二节 公文种类
公文分类
标准公文通常分
1通公文专公文根形成作公务活动领域(通常说公文形成范围)划分通公文类级机关团体企事业单位文件请示报告函等专公文定专业机关部门业务范围专门文件外交文件司法文件会议文件军事文件等
2外公开文件限国公开文件部文件秘密文件机密文件绝密文件根文件容涉国家秘密程度划分外公开文件容涉国家秘密直接国外公开发布限国公开文件容涉国家秘密容宜必国外公布部文件容涉国家秘密宜社会公开系统机关部秘密文件容含般国家秘密泄露会国家安全利益遭受损害机密文件指含重国家秘密旦泄露会国家安全利益遭受严重损害绝密文件指容含重国家秘密泄露会国家安全利益遭受特严重损害
3行文行文行文公文制发机关根行文方划分行文指隶属关系级领导指导机关报送公文行文指组织系统级机关非组织系统机关发送公文行文属领导指导级机关发送公文
4规范性文件领导指导性文件公布性文件陈述呈请性文件商洽性文件证明性文件根容性质划分规范性文件指强制性推行规定行规范法规规章等领导指导性文件指领导机关制发颁布方针政策法规规章指导布置工作阐明领导指导原文件公布性文件指直接国外公开发布文件陈述呈请性文件指汇报工作陈述情况提出建议请求指示请求批准文件商洽性文件指探讨协商般事项文件证明性文件指某组织身份历某事件提供证关方面权力义务责作出规定文件
5件急件特急件处理时限求划分件指没特殊时间求常规处理文件急件指容重紧急需优先传递处理文件特急件指容非常重特紧急需立优先迅速传递处理文件
6收文发文机关部根文件源划分收文指机关收外部文件发文指机关制作发外部文件机关制成供部称发文
二通公文文种
文种做公文名称表明公文性质适范围作者职权限制发公文目求公文中正确标明文种公文撰写处理提供便利利维护公文权威性效性
()行政机关公文
行政机关公文行政机关行政理程中形成具法定效力规范体式文书法行政进行公务活动重工具
行政机关公文种类
1命令
适关法律公布行政法规规章宣布施行重强制性行政措施嘉奖关单位员
2决定
适重事项重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项
3公告
适国外宣布重事项者法定事项
4通告
适公布关方面应遵守者周知事项
5通知
适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
6通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况
7议案
适级民政府法律程序级民代表会民代表会常务委员会提请审议事项
8报告
适级机关汇报工作反映情况答复级机关询问
9请示
适级机关请求指示批准
10批复
适答复级机关请示事项
11意见
适重问题提出见解处理办法
12函
适相隶属机关间相互商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项
13会议纪
适记载传达会议情况议定事项
(二)机关公文
机关公文机关实施领导处理公务具特定效力规范格式文书传达路线方针政策指导布置商洽工作请示答复问题报告交流情况工具
机关公文种类
1决议
会议讨通重决策事项
2决定
重事项做出决策安排
3指示
级机关布置工作提出开展工作原求
4意见
重问题提出见解处理办法
5通知
发布法规免干部传达级机关指示转发级机关相隶属机关公文批转级机关公文发布求级机关办理关单位执行者周知事项
6通报
表彰先进批评错误传达重精神沟通重情况
7公报
公开发布重决定者重事件
8报告
级机关汇报工作反映情况提出建议答复级机关询问
9请示
级机关请求指示批准
10批复
答复级机关请示
11条例
中央组织制定规范组织工作活动员行规章制度
12规定
特定范围工作事务制定具约束力行规范
13函
机关间商洽工作询问答复问题隶属关系关部门请求批准
14会议纪
记载会议精神议定事项
第三节 公文文体结构
公文文体
文体文章体裁公文文体叙述说明议三种表达方式兼特殊应文体公文首先必须具应文属性直接应性全面真实性结构格式规范性解决某现实事务具明显直接应价值公文求反映具体事务时必须全面真实允许虚构夸张次公文求现代书面语言采古文形式表达行文目叙述说明议文种中侧重
二公文结构
公文结构指公文组织构造具规范性国家关机构公文基构成作规范性求基组成部分切公文必备组成部分视具体情况决定取舍
公文基组成部分标题正文作者日期印章签署题词
公文组成部分文头发文字号签发保密等级紧急程度送机关附件标记抄送机关注释印发说明等
标题件公文公文相区名称作概括揭示受文者关注方面容查找利理公文提供检索标识
正文公文体部分系统表达受文者特定事物获明确认识需信息
作者制发公文负全责机关全称规范简称作表明公文责者法定权威性间接表明公文空间效力范围(家特定区单位法定效)
日期公文形成具体时间通常领导者签发时间准联合行文签发机关领导签发日期准特殊情况会议通时间印发时间批准时间作公文形成时间正文中明确规定生效执行日期公文外公文形成日期公文时间效力范围起点日期具表明公文效性作
印章签署印章实际指作机关权力象征印信公文留印记签署指签发公文领导亲笔正式发出公文签署姓名印章签署均证实公文作者合法性真实性公文效力标志
题词揭示公文基容规范化处理名词术语作标题等相配合进步简准确揭示公文容题检索法运提供检索标识计算机等现代信息手段处理理公文档案奠定基础
文头强调公文责属权威性标记般作者全称规范简称加文件二字构成作强调公文责属者唤起受文者公文权威性警觉表明件郑重正式公文受文者提示容重性表明文件性质发送范围通常字体字号颜色全称简称等形式表示方面区
发文字号作者制发公文次编排序代码作检索引文件提供专指性较强代号统计理公文提供
签发代表机关核准签发发文稿领导姓名行文中必须项目作表明公文具体责者督导级领导者认真严肃履行职责强化公文质量
保密等级公文涉密程度标志作表明公文涉秘密程度保密求唤起受文者警觉提示注意分采取措施确保秘密公文安全
紧急程度表明公文送达办理时间求标志作维护公文时效避免延误
送机关收受公文负实际办理答复责机关全称规范简称统称作概括表明公文效力空间范围机构员范围
附件标记附件指附属守公文正件材料专门说明效件相公文正件作出附件标记注明附件标题件数份数等
抄送机关收受公文般毋需承担直接办理答复责需解公文容机关全称规范简称统称作关方面沟通情况便取解理解支持配合
注释正文中关名词术语关事项注解说明
印发说明公文印制发出情况介绍
第四节 公文格式稿
公文格式
1公文格式规范化含义作
公文格式指公文数构成数项目编制公文格式具相稳定性规范性特点公文格式规范化公文定目途求规定文字表述方法统设计文件公文实现标准化公文格式化作体现两方面利信息传递文件理二利提高机关工作效率质量提高机关工作效率工作质量搞办公动化采现代化计算机技术动化办公设备摘办公动化首解决问题相应标准标准化加速信息交流实现信息资源享提高工作效率提高济效益社会效益公文必须具备指定基数项目发文机关标题正文印章签署成文日期具供选择数项目选择项目根需决定取舍第二公文数项目编排必须遵循国家关规定第三确保公文结构完整时相文种公文数构成应保持体致
(1)文头印刷文头位公文首页端约占图文区面积13号黑体字黑变体字标准体宋体字套色(般红色根需颜色)印制居中排行联合行文公文作者占行办单位排列前
(2)发文机关表明公文责者展示公文法定权威性标识发文机关两种形式发文机关全称规范化简称加文件二字构成种形式称版头文头
采号黑变体字初号宋体字公文首页端套红标识公文落款处标明发文机关全称规范化简称领导名义制发公文须标明领导职务种形式称署名
机关联合行文时应办机关排列前
(3)标题指标明某公文容概括性名称般发文机关名称事文种三部分构成标题揭示公文容行文目便公文阅读处理求准确简明标题中法规规章名称加注书名号外般标点符号引转发公文标题时果该公文法规规章应加书名号公文标题位置红色反线空2行2号标宋体字分行行届中排布做词义完整排列称间距恰
(4)正文阐述公文容表达发文意图受文者公文表达信息获具体明确认识正文公文体部分般求文事般送机关成文日期正文常3号仿宋体印制
(5)印章签署印章指作机关权力象征图章签署指签发公文领导公文正落款处签注姓名(代签名章)公文盖印签署证实公文会议纪外均需加盖印章联合报非法规性公文办机关加盖印章联合发公文联合发文机关均应加盖印章盖印应端正清晰做压正文骑年盖月签署位正末页先排出机关名称签署者职务空两格请领导者签注姓名
(6)成文日期指形成公文确切日期表明公文开始发挥效时间确定成文日期领导签发日期准联合行文签发机关领导签发日期准标注成文日期求汉字写全具体年月日
2公文制发者根文种行文目阅读象版面编排需特填制项目
(1)发文字号机关代字发文年号发文序号组成成文年号位中间六角括号括入发文字号称发文编号检索引公文提供指性代号国务院2005年第件发文标作国发〔2005〕1号联合行文时标注办单位发文字号印制发文字号位公文首页文头居中签发时应居左两者排行 常采3号4号仿宋体印刷发文字号应居中印条细实线
(2)签发指示发文字号右侧标注签发公文领导姓名行文作表明机关发文具体责者督导级领导者认真履行职责提高公文质量直接联系查询关事宜提供方便常发文字号相字体字号印制
(3)送机关收受公文公文负办答复责机关全称规范化简称统称标题左顶格标注结尾号作表明公文空间效力范围明确公文负法定办理答复责机关送机关时应性质级轻重高低关规定惯例次排列性质级机关名称间顿号性质级机关间逗号常3号4号仿宋体字印刷
(4)附件指正文左方作出附件标注注明附件序号标题适具附件公文正文空1行左空2字位置标出附：字样分标出附件序号(件时标)标题份数件行字体字号正文相
(5)附注指公文中某容关事项注解说明作简化公文正义便阅读理解标注题词方
(6)题词揭示公文容规范化处理词词组题检索公文提供检索标识现代信息处理手段处理理公文奠定基础报公文应级机关求标注题词题词数般受限制宜(超五)前排列序受限制位公文末页附注排行顶格标注题词字样空格填题词词间空格加标点常正文字号相黑体字印刷
(7)抄送机关指收受公文需解公文容需承担办答复责机关全称规范化简称统称标注抄送机关目明确公文发送范围关机关解公文容便必时予配合
位题词占区域两条图文区宽度相等长度行细线作界线形成抄送栏左空1字位置标出抄送字样抄报先标出抄报行等位置标抄送然机关性质级关规定惯例次排列抄报抄送机关名称中间顿号逗号隔开果抄送机关行写起行时应第行抄送机关行抄送机关正文相字体字号文字印刷
(8)印发说明称版记标识公文印发部门名称印发日期印发数量等目明确公文印制质量时间责属便受文者公文印发部门直接联系
位抄送栏公文末页端图文区边(脚)交界处划条抄送栏细实线等长行细实线形成印发说明栏栏中左边标注承印份公文部门般……(印发机关名称)办公厅(室)右边标注某年某月某日印发正文相字体字号文字印刷印发日期般写送印刷厂(文印室)日期印发说明栏底线右侧正文字号5号5号仿宋体印印XX份
(9)份号指文稿印制干份分文次编制序代码适机密绝密公文 (10)保密等级表明公文保密等级标号公文方分汉字标明绝密机密秘密必时应注明保密期限(机密食5年)公文需标识密级顶格标识版心(文头)左角(公文格式规定标识右角右角盖收文章立卷时写页码号行文行文处宜标识密级等)份号行位置两字间空1字表明公文容涉国家秘密程度区件处理求确保秘密公文安全
(11)紧急程度表明公文送达办理时限求标识符号适特急急公文印制紧急程度位保密等级行字体字号保密等级相
(12)注释指标题注解说明注明法规规章会议讨通公文产生法定程序时间般圆括号标注标题方常正文4号4号仿宋体字印刷
3数项目编制
公文纸幅面尺寸区域划分公文纸幅面尺寸般采国际标准A4型(长297毫米宽210毫米)左侧装订张贴公文纸根实际需确定公文纸划分图文区白边区
文字符号书写排版公文文字符号左右横写横排少数民族文字惯排版民族治方汉字通少数民族文字
数编排次序发文机关份号秘密等级紧急程度发文字号签发标题送机关正文附件说明(标记)署名印章(签署)成文日期附注题词抄送机关印发机关时间
二公文稿
公文形成程中种文稿文产生容外观形式效方面均区
1草稿公文原始文稿包括讨稿送审稿征求意见稿草稿修改稿等种形式草拟成文未定稿均供讨征求意见修改审核具备正式公文效
草稿外观特点没生效标志(签发印等)文面常见讨稿征求意见稿送审稿草案初稿二稿三稿等稿标记标记位标题方右侧加括号
2定稿称原稿已履行法定生效程序完成稿业机关领导审核签发正式会议讨通级机关审核批准文稿具备正式公文法定效制作公文正标准
3正根定稿印制供受文者具法定效正式文格式规范具备种生效标志
4副现正容全部部分外形特征公文复制正复份备存查知正容区作
5试行法规文件正种特殊形式试验推行期间具法定效试行适发文机关认公文容段时间实践检验予修订情况试行外形特征公文标题中加注稿标记般文种括号注明试行字样
6暂行法规文件正种特殊形式暂行实行期间具法定效类公文标题文种前—暂行两字×市鼓励外商××工业开发区投资干政策暂行规定
7修订已发布生效文件实行定时期进行修改订正行发布时文修订具法定效修订外形特征正相外需作出稿标记标题结尾处标作(修订)标题做题注圆括号注明某年某月修订
8文字稿公文形成程中需两种两种文字撰制时文字形成容相文稿文效相
第三章 公文写作
第节 公文写作基求
公文种特殊文章写作程中遵循文章写作通外必须遵循特殊求
符合国家路线方针政策法律法规关规定具合法性
(1)公文容必须符合基路线国家宪法法律制定切宏观微观决策总指导纲领
(2)符合系统机关业务方面方针政策关法规规章制定机关切决策直接果公文中提出新政策应加说明公文容受方面方针政策法规规章指导制约加强横联系解层次关系统机关重决策保持致便工作中相互协调配合避免相抵触
二实事求讲究实效
公文制发必须符合客观实际遵循客观规律切合实际需讲求实效
(1)公文写作明确目性针性实际出发反形式义文牍义
(2)公文容务求符合实际反映客观事物面貌提出切实行工作原方法公文具真实性行性
(3)公文写作必须时迅速快实现公文效
三题明确结构完整格式规范
题作者通公文表达意图张公文求集中鲜明直接表述题文事中心明确令目然应围绕题合理安排正文结构做层次清晰条理分明紧凑序渡然应具备组成部分定准确齐备格式务必庄重规范符合国家统规定
四语庄重严谨简明通实体
公文语言表述必须符合公文性质适范围行文目作者职权位求
(1)庄重严谨庄重指语端庄持重格调严肃维护公文权威性效性严谨指语周密确切虚假错漏语意明确出歧义非界限清楚褒贬符合实际维护公文准确性
(2)简明通简明指词精炼繁简洁明确文字表述出丰富容做言简意赅简洁明表述发文意图获准确快捷办事效果量选概括性词语利附件压缩公文正文篇幅图表简化文字表述字斟句酌反复修改文字简洁凝练通文字流利畅达没语病
(3)实体实指语言朴实然通俗易懂直接鲜明表达作者意图体指公文语言必须符合作者职权范围行文目特定文种表达需恰选择语行文语尊重敬语行文谦词创造良协商合作氛围行文语郑重准确适命令告诫性词语面民众公布性文章强调通俗明白
第二节 行文规
行文规控制公文行文象方方式等方面关规定正城市交通理规样效规范着种社会组织间公文序运行确保公文现行执行效利实现
遵守行文规客观必性
确保公文迅速准确传递避免行文紊乱防止公文旅行国家关部门制定控制行文数量行文方行文方式关规定行文规
遵守行文规客观必性第加强文件传递程控制文件行文方正确传递速度合理保证文件准确快捷达目第二机关间相互行文法规循维护正常行文秩序防止行文紊乱第三加强文件数量控制精简公文简化手续提高机关行政理效率
二行文规基容
(1)根机关间工作关系行文机关组织系统属职权范围决定机关间工作关系4种类型组织系统中级机关间领导领导隶属关系专业系统中级业务部门级业务部门间指导指导关系组织系统中级机关间行关系非系统机关间相隶属关系机关间工作关系决定公文传递方处领导指导位级机关领导指导级机关送行文领导指导级机关应级领导指导机关送行文具行关系相隶属关系机关间相互送行文
(2)选择适宜行文方式般越级行文行文方式指机关间公文传递形式分逐级行文级行文越级行文直接行文等种机关外发文应考虑需条件选择适宜行文方式
逐级行文维护正常领导关系隶属关系业务指导关系机关间应基采取逐级行文方式逐级报发文件直属级机关级机关制发公文果需级级机关转发
级行文加快公文传递必时采取时干层级级机关级机关制发公文包括直达基层组织民群众公布
越级行文维护组织专业系统中合理分工正常工作秩序防止工作脱节动抵触般情况避免越级行文列情况采越级行文方式
情况特殊紧急逐级报达会延误时机造成重损失二次请示直接级机关抄送机关问题长期没解决三级机关交办指定直接越级报具体事项四出现需直接询问答复联系具体事项五控告检举直接级等特殊情况越级行文时般应抄送越机关
直接行文级相隶属机关间相互行文时采行文受系统属级层次制约
三正确选择送机关抄送机关
(1)正确选择送机关普发性公文外件公文通常选择送机关防止头送贻误处理领导直接交办事项外般应公文直接报送领导
(2)正确选择抄送机关属列情况送机关发文时应时抄送级机关重发文应时抄报直接级机关二受双重领导机关级机关请示应明确送机关抄送机关送机关答复三级机关受双重领导级机关行文必时应抄送级机关四公文容涉关机关职权范围需取配合时应抄送属列情况抄送请示报时级机关抄送二接受抄送机关机关抄送三公文办理关机关抄送
四坚持政分开原
行政机关组织发布指令性公文行政机关名义组织报告工作请示事项政机关应系统制发文件应量减少联合发文
五联合发文时作者应级机关
级政府间政府部门间级政府部门级政府间政府部门级委军队机关部门政府部门级民团体行行政职事业单位联合发文
联合发文两两名义行文联合行文机关级层次必须相相
六行文前必须关问题协商致
维护政令致行公文容涉机关职权范围时必须关问题协商致否意见行文
七严格控制公文数量简化行文手续
机关行文必须注重实效坚持少精原发发坚决发必须印发控制数量范围
简化行文手续级业务部门应量口行文批准报刊全文发布行政法规规章行文发文机关应印制少量文供存档备查
第三节 公文写作语言运
公文语言特点
公文语言特点庄重准确朴实精练严谨规范
庄重——指语言端庄格调郑重严肃
准确——指语言真实确切虚假错漏褒贬语意明确符合实际
朴实——指语言直然非清楚明白流畅通俗易懂
精练——指语言简明扼精繁服行文目表现题需详详略略
严谨——指语言含义确切文句严谨细致周密分寸忌模糊含混语意歧
规范——指语句仅合语法逻辑原合公务活动特殊规范性求
语词方面规范现代书面语言口语词方言词土俗语生造语词等公文双音节词外常单音节词音节公文专词介宾词组字结构等语句方面句子含义完整确切具较强独立性关键句脱离文生歧义渡句少般表达公文题题句句子带较限定性修饰词泛指性句较…………形式判断句较表达作者见解态度解释
公文表达特点议说明叙述三种形式兼文种侧重较强规范性类象表达方式式样语句相固定现代汉语书面形式作符号系统
修辞方面追求准确鲜明质朴匀精练达反含糊暧昧繁冗堆砌重美修辞消极修辞重选词炼句慎修辞格
二公文词语选择
握公文词语特点根行文目语言环境需选取贴切词语
1认真辨析词语确切含义词语意义符合客观实际汉语词汇量义词语意差联系公文语精必须认真辨析词语避免造成表意失失误
2注意分辨词语感情色彩正确表达作者观点立场
公文事实叙述求客观准确表明立场张旗帜鲜明注意分辨词语感情色彩避免贬褒词义误
3注意词语声音语调词义影响提高表达效果
公文中音节匀称词语加强气势增强庄重严肃色彩容易口便记忆
汉语中音字通听线接受信息(听报告听电话通知等）会准确接受信息带定障碍语句读法会听者带理解方面差异遇种情况应更换补充词语
4注意词语间正确搭配遵循语言法
词语搭配表达应合事理合逻辑符合语言惯
5注意公文具体场合词语风格求维护公文严肃性强制执行性
公文正式庄重严肃场合般口语谚语歇语方言土语带调侃诙谐意味够严肃郑重词语
6注意针公文具体收受象特点选放矢便理解执行
公文收受象理解力作者关系公文中词语
7注意根公文中涉事物特殊性质选词获鲜明直接表达效果
8注意根文需选词维护公文完整效性
9注意词语规范性提高公文沟通效果扩沟通范围
运汉语书面词汇中规范词语公文专词常词规范词语简称
三公文语句组织
1公文语句基求
第含义明确清晰完整便准确理解歧义
第二句子搭配
第三句子成分完整
第四语序安排妥
第五合事理
第六句式合理力争佳表达效果
2语序安排
尊重语序惯性注意事理逻辑次序语序强制性选择性公文中安排语序常做处理
第表达组列概念间轻重次强弱高低少分时应次排倒排种分时定标准(空间分布)分门类排列
第二组概念表现干连续动作行构成活动程时般应时间序排列
第三组概念表现认识程时般浅入深彼表里次序排列
第四语句反映果关系时般先果次序排列特申明突出表现原时先讲结果讲原
第五语句中成分提前置违反语法规改变语意利提高表达效果时应修辞手段定语状语谓语提前
第六语句中成分相互关系明出现歧义时通改变语序消歧义
3句式选举
公文写作中组句式选择调整具定规律性
第谓句非谓句公文求高度准确谓句非谓句中语句公文定表述特点意愿(禁止希等)发现者情况问题发现者言明旦作语省公文中祈句语句
第二动句动句公文中兼果强调动作作发生者动句反采动句动句中常字换字语言更庄重正规
第三长句短句公文中阐发道理说明事物性质状态叙述复杂精细事物长句表示命令求希短句
第四完全句省略句公文中完全句时语言简洁会语义造成伤害情况省略句
第五紧密句舒缓句紧密句简洁力助突出句中某重点舒缓句感染力强助表明层意思突出部分重点公文中紧密句舒缓句会议文件
第六单句复句公文中单句便理解执行旦表述事理复杂复句
四公文中干事物概念特殊表达求
1 时间表述
第必允许(保密需)精确表达外必须确切表达时间完整标明年月日特殊时需标出时分
第二避免年明天月日等需助时间概念准确理解时间代词
第三禁止月前年等类易划定界线词语
第四年份律全称1985年写成85年需关历史年号时先写公历年份写历史年号置括号
2空间表达
第表示方专名词中城市区县乡等名称第次出现文中时属国外应冠国属国应冠属省治区直辖市名称
第二国名名均应国家公布标准名称(包括标准译名)般称国名简称
第三出特殊需(保密等)表达象文中重必意义时外公文中空间概念需精确表达
第四慎重表示处代词(里里等)防止误解费解
3职务姓名表达
第种职务姓名应全称
第二物担种职务时列出文件容关
第三列出物两两职务时国应先外排序国外应尊重方惯双方需
第四国外士姓名职务应新华社公布标准译名准标准译名应注意关文件中译名译名般应圆括号注明外文名称
第五干物姓名需时列出现文件中时应定标准排序职务高低姓氏笔画姓氏字母规定序事情相关程度属(属国单位)等均构成排序标准
4数量表达
第特殊情况(必具备条件)约数概数外公文中数目概念应确数(0穷数基数整数前加第字序数数学语分百分表示分数整数加倍字倍数)表示
第二表示增加时倍数分数表示减少时分数倍数说增加二倍说减少二倍
第三增加提高升扩减少降低缩等词语面等字样句式面带带字句式相语义差时务必错
第四需等词表示数字分界时界限划分清晰准确应种方式注明数否包含
第五注意数词两两作序数词表达没零头位数(十二说成十两零头二万五千里长征改称两万五千里长征)
第六名量词中度量衡单位必须国家法定计量单位国家公布中文名称文中必须出现历史外国方性单位(石斗英寸磅普特等)时应折算成国家法定计量单位加说明
第七复合量词(次秒立方米等)时词语常应加注简说明
第八表示数量时般应阿拉伯数字特殊情况汉字文件中类数量表示方法应前致
5范围表达
现代汉语中表达范围通词语实现表示全部部分词语分副词数量词名量词重叠形式切全部总完全统统等表示全部干部分部分绝部分部分少数数数绝数全部半接半数百分等表示部分述词语时应注意
第事物全面肯定全面否定时表示全部词语稍保留法终确定时表示部分词语
第二公文中表示部分时常求精确时应词义精确词语百分等
第三语句中时出现表示全部部分词语
第四前句子中出现表示范围词语相矛盾
6程度表达
表示程度成分构成公文中关键性部分表达会造成失实失误
公文中表达程度关键选种副词代词等词语极太更更加极非常尤十分越发特略微稍微较颇等致等副词样等代词表示程度说明象前中间起种修饰限制补充作表示象达应达水限度选词语时应注意客观状况客观需符合切避轻重避重轻务求恰处
公文中常需肯定否定程度加表述注意握分寸作种表达时直言式含糊辞绕圈子搞旁敲侧击然排特殊场合(行文行文中商洽探询关问题时)方面意见委婉提法说出注意留定余
7语气情态表达
第陈述语气公文中基语气直坚定移陈述语气效叙事说理特殊需情况换词变更句式等形式加重缓种语气示强调委婉双重否定句表示肯定助加重语气
语句中加副词陈述句语气缓表示委婉推测
第二祈语气公文中常表达张求方做某事情制止禁绝做某事祈语气中表示命令训诫语气强烈表示张语气稍缓劝慰商洽盼区
公文中祈常请希求必须等词语…………必须等句式表示
第三疑问语气公文中时需提出疑问请方回答征询意见反映时问答疑问语气
第四感叹语气常表示强烈态度立场需表现较强感染力方
第四节 公文写作程序
公文写作前准备
1明确行文目求
机关制发公文件特定目求行文目求确定公文题收集材料选择文种重般机关领导核心确定撰文者授意撰文者进行写作
2确定题
公文题公文中心思想作者说明事物汇报工作阐明政策表述基观点张
呈请事项布置工作发布通知时公文题应领导决定调查报告类题调查研究程中提炼明确
3选择文种
选择文种
第遵循国家关公文处理法规中关文种规定中选择适宜文种
第二作者受文者间工作关系选相应文种
第三制发机关职责位选恰文种
第四行文方式选择文种
4调查研究收集材料
材料公文写作基础明确行文目选文种应进行调查研究占材料调查研究综合运会议调查访问调查统计调查文献调查等方式
5选择表达方式
公文般兼叙述说明议三种表达方式文种表达方式写作前应公文性质行文目确定表达方式
二撰拟文稿
1安排结构
第确定公文组成公文组成必须完整必须具备基组成部分外特殊需选取组成部分
第二确定正文表述次序合理安排表述次序公文容紧凑序纲目衔接紧密文种排列形式相陈述性公文工作活动发展变化外规范性公文章节条款形式安装
第三安排层次段落间衔接转换公文段落间相互连接前结构严密常承转词综述等
第四写开头结尾公文开头通常采取交代制发公文根目概况交代公文制发背景简文字揭示全文题阐述基观点直接点明结批转转发态度表示祝贺谢意等
结尾通常形式公文结尾词强调行文目概括深化题帮助理解述具体求发出号召提出希求说明公文生效施行时间
2 拟写提纲
提纲容包括公文标题开头正文表述层次层次中点结尾方式等
3书写文稿
文稿应写规范格式质较发文稿纸文字图形切符号书写碳素墨水蓝黑墨水墨汁等
公文中名名时间数字引文必须准确具体引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日必须国家法定计量单位结构层次序数：第层第二层()第三层1第四层(1)词字应准确规范文简称时般应先全称注明简称公文中数字应阿拉伯数码应正确标明标点符号
三审核修改
文稿拟应认真严肃反复审核修改审核修改序首先撰写者反复推敲修改重文稿组织讨提交领导综合办公部门核稿
第四章 常公文写作点
第节 规范性公文撰写
规范性公文含义特点
1规范性公文含义
规范性公文政机关社会团体企事业单位公务活动中形成具法定效力规范体系公文理开展项行政工作制订带规章制度性行政工作提供标准范式
2规范性公文特点
类型公文相规范性公文特点
(1)公文容强制性规范性公文容作者单方面意志表示规范作成立实现方否意前提具极强约束力
(2)公文针问题普遍性规范性公文针问题反复次适涉数非特定般普遍性问题
(3)公文生效程序严格性规范性公文审批正式公布程序方面非常严格审批程参加数次数会议形式正式确认公布需定范围正式公布
(4)公文语言运规范性规范性语言运讲究高度准确概括简洁通俗规范
(5)公文效独立性规范性公文效方面均实行溯法推翻前法原公文效力针正式成文(生效)发生关事物新公文形成规定致旧公文行废止新公文准
二规范性公文结构基写作求
1规范性公文结构
规范性公文章程条例规定规等结构方式条款式结构规范性公文具突出严密性结构方式体现具体说规范性公文结构点
(1)规范性公文总体结构般包括标题发布通批准日期容章节正文部分规范性公文标题般事(问题)文种两部分组成发布通批准日期公文权威性机构组织审议通批准生效时间般标注文件标题括号括起
(2)规范性公文正文结构般包括制发公文目范围关定义部门具体规范奖惩办法实施日期实施程序关说明等
第制定目指制发文件者动机实现结果制定目规范性公文核心容指导性纲领文件题明确揭示文件中切容均相悖超越制定目精确概括语句表达置文件正文起首常介词等领叙
第二制定指制发文件前提条件根文中表明制定助明确文件客观针性提高文件权威性数规范性公文缺少容制定常介词根遵等领叙构成关级法律法令法规规章规章制度级文件关客观情况事实等
第三适范围文件效适象范围规定表明文件种事物具备效约束力范围言明情况外应文件中明确表达否会具体执行程中法准确界定文件效力范围法准确界定违法违法
第四关定义指文件中根实际需创设关名词术语含义规定作表达更严谨效防止歧义争执澄清事物概念界限利执行里名词术语含义规定文件中完全适文中词语均含含义作种解释文中容词语表达
第五部门文件执行监督执行负直接责机构组织指明部门利文件执行落实
第六具体规范文件体容明确规定支持保持发展什限制禁止取缔什规定机关团体社会组织关员作作
第七奖惩办法关奖励惩罚具体方式程序措施规定必时包括申诉程序机构作出规定
第八施行日期文件正式实施时间规定规范性公文制发机关履行批准手续生效执行需文中专门规定施行日期方面规定致种
文件公布日起施行行规定时间施行规定规范性公文施行时间施行日期规定文施行日期规范性公文确定
第九施行程序方式施行(公布)程施行(公布)责属制定具体实施办法(细)权利责属根原步骤方法规定实施中文件容作出权威性解释解释权专属者规定等
第十关说明指该文件文件关系规定附件效数量规定文字文效(包括产生争议时种文准)规定等规定文件关系时应明确关文件时效废止部分废止
写作实践中述容条文形式表达条分款项目等层次款外条项目均冠数字称第×条等分汉字阿拉伯数码表示中条文件单位排流水号均层次单位排流水号条文较时设章章分节反映述容条文排列应讲究类准确层次分明井然序
表达制定目制定适范围关定义具体规范中带普遍性性原性容条文次排文件首部般统称总部分分章表述时总第章
表达具体规分项容条文接总事物间逻辑关系分类集中编排分章表述时类类章条文统称分
表达奖惩办法条文接分单独构成罚作分中条文分章表达时需独立成章情况直称章题罚法律责奖励处罚等
表达施行程序方式施行日期关说明条文接罚重程度标准逐条表述条文统称附分章表述直称章题附
部门项容视具体情况置总附中表述关分中表述
2规范性公文写作求
(1)致性规范性公文容形式必须法律法规规章方针政策级机关级机关关规定保持致制定尚执行效关规定保持致制定机关职权相致文件文间概念表述词语相互致
(2)严密性规范性公文结构语言表述必须完整齐全严谨缜密明确阐明约束象程序范围清楚交关职限权利义务规定时限求提项求应切实行检查衡量指标语气坚决肯定避免般概似等确定词语表示范围时等字表述未事项量暂拟准备等词语修饰意图求
(3)条理性规范性公文层次分明理序畅分类合理题突出排列合理序维护条理性保持部分容系统性连贯性避免出现脱节现象
(4)简明性规范性公文必须明确周详便理解记忆执行说明表达方式讲理作议分析作详例举解释文字量简洁精确高度概括言简意明量少生僻术语令费解词句便理解
(5)稳定性规范性公文公布生效应定时期具行性令夕改变化常维护种稳定性写作前应作充分调查研究发扬民广泛吸取方面意见建议
(6)连续性规范性公文间具必继承关系维护种连续性应新文件写作前广泛收集查阅关文件认真进行分析确需新规定取代规定时应明确说明原文件废止
第二节 决定决议通知通报批复通告撰写
决定
决定适重事项者重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项
1特点结构
(1)决定特点
决定具规定性领导指导性公文特点第具规定性规范行动具法定强制力受文机关员必须遵守认真执行第二具指导性决定记载传达国家领导机关重事项重行动决策具较强理性政策性指导工作准第三具稳定性决定重事项作出决策规定原措施关事项相长时期发挥效
(2)决定结构
第标题写明发布机关名称事文种中中央国务院关加强职业教育工作决定第二正文般制发文件决定事项执行求三部分组成文件结尾提出求发出号召说明关事项第三发文机关名称成文日期
2种决定撰写点
(1)重事项(事件)作出安排决定通常表彰惩处事项处理机构设置事安排某突发事件处理等撰写种决定求题集中重点突出根充分事实准确事实分析结应观点鲜明分寸适语言求概括简
(2)重行动作出安排决定通常领导机关重政治活动行政济活动作出安排撰写先讲清形势说明部署必性迫切性阐述展开行动方针政策原措施文件结构层次分明语言严谨庄重明确语气肯定
(3)规定重工作原办法决定重工作作出规定性安排撰写般条项形式安排容求分类准确严密排列序适象效范围工作办法时限奖惩作出具体规定语言求概括准确庄重力
二决议
1特点
决议性质功决定没差特点生成程序方面求必须会议讨通批准体现会者形成重决策程中集体意志权威性
2结构
(1)标题写明发文机关事文种
(2)题注加括号写明通批准决议日期会议名称(××××年×月×日××会议讨通)
(3)正文种样具体途决议正文构成形式具样性中较常见批准式批准说明式议式说明式
三通知
通知广泛行文行政公文机关公文列文种国家行政机关公文处理办法通知定义适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
中国产机关公文处理条例通知定义发布法规免干部传达级机关指示转发级相隶属机关公文批转级机关公文发布求级机关办理关单位执行者周知事项
1特点结构
(1)公文特点通知机关常公文具种功特点第应广泛频率高受容制约布置工作传达重指示知般事项第二作者广泛受机关性质级限制第三容单纯行文简便第四具执行性行文
(2)通知结构第标题写明发文机关名称事文种容简单正式公文格式印发写通知会议通知免通知第二送机关第三正文写明制发通知根目通知事项常特通知结尾必时结尾次明确题作必说明第四制发机关成文日期
2撰写求
第题集中件通知求明确说明件事情布置项工作试图件通知中表述许事情达种目第二重点突出措施具体通知写作点通知事项交代清楚受文者够正确理解准确执行第三讲求时效加快执行办理节奏通知撰制传递求时快捷提高效率免贻误时机
3类通知撰写点
(1)指示性通知称布置工作通知传达级机关决定指示布置需执行办理般性工作具体事项级业务部门级业务部门口指导业务事项布置具体工作撰写种通知求明确阐述制发通知政策法规行文目具体交代工作务执行求观点明确提方法措施应切实行
(2)交流信息通知知关单位需周知需直接执行办理事项撰写种通知应说明事项简周密交清楚必予评评价需阐发意义目关启印章通知需说明启时间公章规格式样附公章印模
(3)转发公文通知效贯彻执行级机关指示规定学鉴级机关相隶属机关工作验机关需常级机关级相隶属机关公文通知属级机关部门转发转发目明确转发公文区系统贯彻实施必性结合实际情况提出执行求撰写种通知简文字写明转发公文制发机关标题执行求请执行请认真贯彻执行结合实际受文单位提出贯彻执行指示性意见
(4)批转公文通知级机关级机关报公文认具广泛印发必性时加批语通知形式转发批转公文通知连批转公文反映批转机关意志权威受文单位发挥重领导指导作撰写种通知种方法批转公文表明批准意态度作出评价简指示求受文单位研究执行种方法表明态度针批转公文容作进步阐述证指明意义执行求注意事项强化批转公文指导作
(5)发布规章制度通知机关通知形式属级机关发布制订规章制度说明意义提出求增强权威性执行效撰写种通知般需说明印发意义施行求说明者履行发布生效程序
(6)会议通知保证预定会议够准备期召开重会议均需会前制发通知会议通知繁简程度应视会议容规模决定般应包括容会议名称召开会议根目会议时间点(报时间点)会员差旅费报销办法会者准备工作注意事项联系单位联系联系电话号码等属规模较会议应通知中附会议日程安排会关证件会议通知容求准确具体错漏必须会前送达留出充裕时间会者做充分准备会议通知发出应追踪解落实情况否接通知届时否准时会等便发现问题时解决保证会议计划召开
(7)免聘干部通知干部群众传达免事项履行规定免程序利取干部群众监督支持方便工作联系撰写种通知求简文字分条列项写明免聘干部机关(会议)名称日期免聘员姓名职务通知标题通常简写免通知落款处免机关领导亲笔签署(代签名章)
四通报
通报政机关公文体系种公文体裁国家行政机关公文处理办法通报功定义适表彰先进批评错误传达重精神者情况
中国产机关公文处理条例通报功定义表彰先进批评错误传达重精神沟通重情况
1特点结构
(1)通报特点通报属普发性行文分表扬性通报批评性通报情况通报特点第具教育性代表性倾性事例典型验重情况予表扬批评倡导强调引起注意发挥宣传教育启发引导沟通情况交流验作第二通具体事实表达作者观点意图叙事基础阐明道理第三较强时效性通报反映新情况新问题新验新苗头新趋强调时快捷
(2)通报结构第标题发文机关表彰批评象事实性质(情况)文种第二送机关第三正文写明关表彰(批评)象基情况需表彰(批评)事实需引起重视重情况组织结予表彰(处理)决定提出希求情况通报写明策第四成文日期
2撰写求
(1)通报容必须具典型性应选新颖具代表性典型事例选择推动前中心工作密切相关重事项重情况广干部中受教育启示引起广泛重视进工作起引导促进作
(2)通报材料必须深入细致调查反复认真核实半点虚假错漏通报属普发性公文影响面广应特慎重果通报事实失真仅损通报权威性会群众中造成恶劣影响通报中涉时间点员姓名(包括关情况)事实情节事情原结果群众反映处理决定等均应表达准确
(3)撰写通报应说明叙述表达方式通实具体叙事入情入理分析读者心悦诚服通报达倡导鉴戒作
撰写表彰性通报求表彰象事迹先进工作验写深写细根便读者够具体生动事实中受教育
撰写批评性通报求事实准确非清楚观点鲜明分寸适宜外应特注意公布产生良影响反面事物进行概括叙述
撰写情况通报应写明通报情况(事项)应采取策希求做层次清楚中心明确文字简提策求应明确针性行性
五批复
批复行政公文机关公文中文种新国家行政公文处理办法批复功作样界定适答复级机关请示事项
中国产机关公文处理条例批复功界定完全相答复级机关请示
1特点结构
(1)批复特点批复答复级机关请示事项行文特点第具法定权威性执行性批复中批准指示意见反映直属级机关行政决策指示性质相求级机关遵守执行行政约束力第二具动性批复根级机关报送请示动制发领导指导性公文第三具明确针性批复送请示单位关单位容针请示事项予答复涉请示容关容批复开头结尾应请示标题(发文字号)结语相互应
(2)批复结构第标题发文机关名称事文种必时标题中标明意批准态度第二送机关般报送请示机关第三写明针请示日期容(标题)局×月x日关××××问题请示收悉答复然写批复容复特批复结尾第四制发机关成文日期
2撰写求
(l)批复前必须进行充分调查研究工作首先应认真研究文容背景 审核起初准确性必性次应查阅关规定指示便批复意见符合关方针政策法律法规第三属业处理问题应查阅前案处理材料便问题处理具连续性第四请示容涉关机关(部门)职权范围批复时应关机关(部门)关问题进行协商取致意见避免相互矛盾抵触
(2)批复意见应明确具体行首先做根充分观点明确提意见方案符合实际具行性次文字表达应准确简语气肯定忌模棱两易生歧解词语
(3)批复中心容必须围绕请示事项予针性答复应题分散离开请示事项发表空泛意见o
六通告
通告行政公文文种国家行政机关公文处理办法通告功定义适公布社会关方面应遵守者周知事项
1特点结构
(1) 通告特点通告定范围公布需机关团体企事业单位广民群众遵守周知事项特点第具知性约束力通告具知性公布需周知事项时具约束力通告容机关须遵守强制执行效第二具专业性般专业部门定业务范围公布
(2) 通告结构第标题发文机关事文种组成时省略事标文种第二正文通告目通告事项结尾组成结语说明执行求关事情特通告结束全文第二发文机郑成文明
2撰写求
(1)通告容应明确具体通告目需遵守知晓事项原原具体交代清楚读者目然生歧义
(2)般分条列项形式表述语求简明易懂专业性通告定专业术语应量做方便阅读理解
(3)通告属正式公文应注意维护严肃性启事等应文公布周知事项迁移挂失招生更改电话号码等应避免通告
第三节 请示报告撰写
请示
请示政机关广泛应种行公文
(1)请示特点请示属级机关级领导机关请求指示批准呈请性公文特点第广泛机关权法处理问题应制发请示级机关请求指示批准第二请示属求领导机关回复公文具强制求回复性质接受请示机关应请示事项表明否批准态度予明确指示第三请示容必须属机关职权范围权确实难处理问题事项超越职权请示属机关职权范围事项请示机关努力解决条件解决问题
(2)请示结构第标题写明制发机关名称事文种第二送机关第三正文写明制发请示理请示事项结尾处概括表明请示具体求求予批准批复指示等第四制发机关名称成文日期
3 撰写求
(1) 观点明确申请理事项清楚具体首先应写明提出请示理什请示应说明必性时陈述解决申请事项具备利条件实现性领导机关批复提供说服力事实根阐述请示事项时根区单位情况提出执行办理具体意见供领导机关批复时参考结尾处应明确提出行文具体求全文应层次清楚条理分明
(2)请示容求题集中件请示申请解决问题免容复杂拖延批复时间
(3)应正确标注送机关抄送机关般应送级机关头送受双重领导机关报送请示时应根容写明送机关抄送机关送机关负责答复请示事项领导交办事项外请示直接报送领导者时抄送级机关请示应机关隶属关系逐级报送般情况越级报送请示
(4)文字表述简明体
二报告
报告包括工作报告总结报告调查报告答复询问报告等领导机关反馈机关工作信息总结验教训提出意见建议领导机关制定决策指导工作提供
报告特点：
第报告作级机关级机关反馈信息沟通机关联系种重形式机关普遍常级机关时汇报工作级机关必须遵守项工作制度
第二报告般制发工作务完成问题解决求批复报告请示结合报告中夹杂请示事项
第三报告表述方式叙述概括叙述工作进程成绩关动态验教训建议需阐述观点证道理时必须叙述事实基础做夹叙夹议议叙结合
1工作报告
工作报告级机关汇报工作反映情况提出意见建议分综合性工作报告专题性报告
(1)工作报告结构第标题发文机关事文种组成民政部关加强城市街道居民委员会工作报告××市民政府关2000年财政预算执行情况财政收支情况审计工作报告事部分避免关汇报×××关×××工作等结构符合语法规第二送机关般送级机关级报送应写明报送机关名称会宣读写出称呼语位代表位领导志等第三正文工作报告正文包括首先简交代行文根工作中出现新情况动汇报者根关规定求领导机关作例性汇报次陈述具体工作情况问题记叙方式采时间序工作发展程逻辑关系分设标题等方法层次明晰条理清楚概括叙述工作活动时间点起结果等分析取成绩原存问题步工作意见建议切忌报告中意见建议作请求事项求级机关予批复工作报告重点工作进程成绩公文结尾词短语结尾强调行文目意见请批转(单位)执行请指正(示)报告请审阅特报告等第四成文时间书面形式级报送成文时间应正文右方会宣读成文时间宣读时间报告姓名起标注标题
(2) 工作报告写作求
第适宜采概括叙述表达方式避免描述事情细枝末节罗列数字报告层次时间序空间序工作发展阶段工作性质划分力做结构严密条理清楚叙述事实基础进步提炼验教训阐明工作意见建议
第二中心明确重点突出报告空泛淡避免面面俱写作时抓住重点报告中心明确突出报告重点应机关定时期中心工作重点问题求写深写透次工作作般叙述全文重点突出次分明详略
第三报告容应新意应反映新形势新事物新问题新典型新验回答解决新形势提出种疑点难点报告容具信息价值汇报常规性工作应力求探索提炼特点验力求反映出具实质性规律性信息切写报告作例行公事写空泛元物
第四点面结合撰写报告需工作全局概貌作简概括叙述引证关数说明工作规模广度读者工作情况获全面认识时必须列举具代表性典型事例典型单位典型验说明工作深度点面结合会报告写全面深刻说服力
第五实事求实反映工作中成绩缺点核实数报告中夸成绩决掩饰缺点错误
第六报告中夹带请示事项免影响请示事项处理
第七需呈请级机关予批转报告应报告结尾提出请示批转求述报告妥请批转……执行
2总结报告
总结报告某工作某阶段工作结束报告制度规定级求汇报情况成绩缺点验教训关工作规律作检讨分析汇报步工作计划安排
(1)特点
第总结报告关提炼验(教训)报告完成项工作解决处理问题邓理指导国家路线方针政策项法律法规深入分析中提炼出规律性东西作工作验教训总结报告机关普遍文种
第二总结报告侧重提炼成功验探讨失败教训便提高认识利工作调查报告明显区调查报告根工作需进行种调查取材广泛总结报告限身实践活动中选择材料提炼点
第三总结报告容范围基分两类综合性总结总结系统区(部分区)机关部门定时期实践验种总结涉面宽时间长利展现事物全貌发展变化程中探索事物发展规律专题性总结某项工作某问题专门验作出总结种总结容专新颖广泛够发挥较重作
(2)结构
第标题根容三种写法制发机关名称事文种二制发机关名称容针时间文种三果国家行政机关正式公文格式制发采般文章标题形式标题中简揭示总结中心思想设正副标题正标题突出中心容副标题写发文机关名称事文种省发文机关
第二正文表达总结时问容做安排
开头部分根容采两种写法种概述基情况开头处简介绍总结容涉时间点客观条件工作程中基情况种开头处简揭示总结题进步展开叙述奠定基础
体部分方法安排层次划分工作情况验体会两部分首先介绍工作进程成绩然说明取成绩验验写工作缺点足步工作设想种安排方法利增强读者工作面貌验总体认识二总结容逻辑关系分干问题问题介绍工作情况验教训种方法利增强理性观点明确条理清楚三工作发展阶段前序安排层次工作阶段中分述情况验种方法显示事物发展完整程利阶段探索总结工作发展规范四时间序安排层次时期总结容划分干层次时期写工作情况成绩验种安排利揭示时期工作发展特点规律五容复杂总结两种方法结合起安排层次先实践活动分干阶段然阶段实践活动分设干问题进行分析总结提炼阶段验(教训)全文横结合展现出事物发展历史序反映逻辑关系正文中般指出工作中缺点足提出工作发展设想部分总结重点省略
结尾部分般简文字次点明深化题进步强调行文目帮助读者加深总结容理解起启迪激励作实践说明制定岗位考核标准严格标准进行考核根考核结果实行奖惩三位体落实岗位责制企业项理基础工作进步扎根基层行效办法专词语简结束全文特报告请审阅特报告处请予指正等
(3)撰写求
撰写总结报告应遵循列求
首先必须正确指导思想认识撰写总结报告必性重性端正态度马克思义理指导方针政策作必须具正确立场观点方法应国家路线方针政策法律法规保持高度致国家政策规定整体利益出发评估探索系统机关工作失验教训正确认识全局局部间关系级级机关间关系领导群众间关系机关行机关间关系横联系较中全面正确进行总结实事求
次深入调查占详实准确材料写总结基础收集材料途径方式总结种类求确定般通述渠道获取材料①查阅文件档案资料查阅机关(部门)形成文件查阅级单位属部门报送请示报告简报民信访记录等外收集资料解机关工作关国国外动态验技术改革成果开阔视野拓宽思路②发扬民广开言路机关广职工进行调查收集活材料调查方法召开种类型座谈会访问求教制发调查表格进行书面调查统计调查等③社会调查工作象协作部门级单位收集材料必须进行粗取精伪存真表里彼深层分析边分析边调查提取代表性说服力够反映事物实质规律材料
第三理深度必须占翔实材料基础认真分析思考透现象抓住质零乱纷杂感性认识加科学概括作出理分析总结出具指导作验教训总结具定理深度摆成绩罗列程讲观点离开实际空泛议
第四撰写总结报告般兼说明叙述议三种表达方式重点议方式
3调查报告
调查报告根调查研究成果写成揭示事物真相规律领导机关反馈信息辅助决策检查决策执行情况重形式
(1)调查报告结构包括
第标题制发机关名称调查象文种时省略制发机关名称果正式公文格式制发提问式判断式标题正副标题
第二正文表述调查报告容
开头部分称导语(前言)般采样种表述方法说明调查工作基情况概述调查象情况议提间方式揭示全文题体部分调查报告中心部分通常采方法调查报告容列分成干问题者干方面分叙述层次序号标题表示二时间序工作发展阶段安排层次三方式安排层次四综合两种方式安排层次结尾部分通常采方法简文字概括全文进步点明题展示前景发出号召 说明关事项写结语意言止
第三结尾部分写明制发机关名称成文日期
(2)调查报告撰写求
第必须深入进行调查研究
第二正确提炼题题求正确深刻必须国家方针政策法律法规作实际出发正确回答现实生活中迫切需回答问题做观点明确非清楚具定深度
第三调查报告容必须真实准确调查材料核实半点虚假容表述求语准确分寸适宜撰写者应国家利益出发坚持实事求态度敢情况够忠事实坚持真理真实性调查报告灵魂
第四调查报告文字表述求简明流畅形式活泼生动应结合运说明叙述议表达方式做叙议结合适引说服力数字群众生动语言做较恰修辞格(喻排等)者辅图表片附录等形式增强调查报告读性
4答复询问报告
答复询问报告级机关答复级机关询时文种撰写种报告求
(1)首先写明回复文日期询问容然说明答复容
(2)容集中应围绕级机关询问问题针性予明确具体答复报告中汇报询问关事项更夹带请示事项
(3)容真实准确级询问问题进行认真调查研究核实事情性质具体情节结果关数字实事求领导机关作认真负责报告
(4)语简明体分寸适宜
第四节 函会议纪撰写
函
函公文中唯行文行政公文机关公文函列文种国家行政机关公文处理办法函功作表述适相隶属机关间商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项中国产机关公文处理条例函定义相似机关间商洽工作询问答复问题隶属关系关部门请求批准
1函特点结构
(1)函特点函属相隶属机关间相互正式公文特点第受作者职权范围级高低制约受容繁简轻重严格限制灵活简便容较单纯般函事第二函灵活简便广泛应公务联系领域级层次机关公文中函频率高第三公函正式公文种具法定效商洽公务询问答复问题关部门请求批准代表着法定作者意志权威传达发文机关决策意图受文者行强制性影响
(2)函结构第标题发文机关事文种(函复函)第二送机关第三正文写明制发根理商洽询问(答复)请求批准具体事项结尾表达行文目行文求致意公文语特函告请函复等第四制发机关成文日期
2撰写求
(1)行文郑重撰写公函必须正式公函纸具备正式公文规范格式拟定标题编制发文字号结构完整语准确体现出正式公文严肃性完整性
(2)简文字需商洽询问答复申请知事项明确具体交代清楚
(3)语谦讲究礼节函应行相隶属机关间相互协商配合互通信息语讲究礼节语气应委婉体必时尊称致意性词语忌命令性告诫性词语目创造机关间谐友协作氛围
3类函撰写点
(1)商洽公务函发函应正文中写明制发函根理什发函陈述需商洽具体事项求观点明确意见具体词语体清楚方便方理解答复结尾处提出予复函予快办理具体求
复函应针函求予确切答复明确表明否意意见说明理提出具体处理办法求语准确简复特函意结尾
(2)询问答复问题函询问问题函求容集中询问问题方便方快答复询问问题应查确属机关难解决(回答)问题认真调查思考意方提出问题徒增方负担复函应问答针提问题时予明确回复
（3）请求批准函相隶属机关请求批准关费员调配税收营业执招生专业增减物资调拨等关事项撰写种函求理充分请求批准事项明确具体合理文事语简明体结尾处表明行文目外致意性词语态度诚恳尊重力求征方支持
二会议纪
行政公文机关公文会议纪公文文种新颁布实施国家行政机关公文处理办法规定会议纪适记载传达会议情况议定事项中国产机关公文处理条例规定会议纪记载会议精神议定事项
1特点结构
(1)会议纪特点会议纪会议文件种机关传达贯彻会议精神议定事项时检查会议议定事项执行情况特点第会议纪会议情况议定事项完整系统报道般制成会议期会议结束反映会议情况传达贯彻会议议定事情第二纪中记载传达会议议定事项反映持单位会单位意志法定权威性关会单位属单位具约束力认必权求受文单位遵守执行第三纪性质取决会议容性质印发会议纪目求具知规定协议指导种性质汇报交流会议信息介绍验指导工作约束执行效
(2)会议纪结构第标题会议名称文种(纪)第二成文日期般圆括号写标题正方第三正文概括反映会议基情况会议讨决定事项会议希号召会议纪正文表述首先会议基情况般应写明会议根目会议名称时间点会范围(员)议题会议成果等纳法叙述分设干条款分条叙述专题性会议般宜纳法叙述较具体写明述容般例行办公会议采分条列项写明会议时间点持参加交流验交换意见座谈会介绍会者姓名身份会议议题等次会议讨决定问题般先写会议讨事项分析评价重意义成绩缺点然写工作指导原具体安排关事项处理决定部分容表述属专题性重会议会议讨议定事项容逻辑关系纳概括成干层次层次序数标题表示属座谈会纪分列干问题发言序分表述属例会会议讨序逐项叙述次写会议希求号召
2撰写求
(1)实事求态度真实准确反映会议项容会者发言议定事项纳概括提炼作出必删节绝观意图意增添容甚加歪曲篡改会工作安排包括责分工时限求务求准确具体利传达贯彻督促检查会议中出现重分歧应实记载反映保证纪真实性准确性纪写成应提请会议持审核签发重会议纪应会者讨认
(2)突出重点简明精炼应根会议性质确定纪重点重点部分应作详阐述会议容应加强分析纳概括便做深入浅出重点明确语言简明会议中产生种观点应加集中分析鉴作出理概括纪具说理性会议中反映出情况应认真进行分析中提炼出典型说服力事例数作概括说明会议程情节应概括介绍舍弃繁琐细枝末节
(3) 层次分明条理清楚纪层次分标题序数表示外会议决定会议意会议听取……讨决定……等惯词语表示
第五章 公文处理
第节 公文处理基务位
公文处理概念基务
1公文处理概念
公文处理指公文撰写传递理公文形成产生实际效全部活动机关实现理职重形式公文处理具体包括公文拟写制作处理传递保提供利公文处理监督控制组织理
2公文处理基务
公文处理基务准确时安全效拟制传递处理理公文便机关公务活动提供适信息充分发挥公文效公文处理基务具体讲包括方面
(1)拟写制作公文根公务需求关信息资料进行收集加工整理拟稿会商审核签发缮印校直印签署形成正式公文
(2)传递公文根公文性质时限求种方式传递收受公文机关
(3)办理公文收文分办批办拟办传阅承办等工作环节进行阅读加工解解决公文容针公务实现公文目求
(4)处置办毕公文根定标准已办理完毕公文采取立卷档清退销毁暂存等方法进行处置
(5)理公文指保证述务效完成进步发挥扩公文功效公文实施科学系统理公文处理工作加强组织控制
二公文处理重位
1公文处理机关行政理重组成部分
公文作办理公务基手段贯穿机关项职活动始终公务活动领域提供效信息支持公文形成动生成更会动发挥效应必须赖系列活动公文处理公文处理机关发挥理职中需公文形成产生实效成机关实现理职必条件时沟通机关间横联系沟通机关广群众间联系公文处理质量直接关系行政效率高低
2公文处理国家档案事业基础
档案事业国家文化事业组成部分档案重部分源公文天档案昨天公文公文容格式字迹材料处理程序否规范准确档公文否齐全完整直接影响档案质量档案事业发展加强公文处理工作促进国家档案事业必条件
三公文处理基原
公文处理必须遵循列基原
1法制原
求全面立法严格执法通法律法规规章制度公文处理活动加调整规范
2实事求原
求公文必须真实反映情况切实际出发解决实际问题讲求实效克服官僚义反形式义
3质量原
求准确严密处理公文追求公文处理活动全部构成素全部程全部质量指标优化
4保密原
求公文处理活动中应认真遵守国家关保密法律法规树立保密观念掌握必保密方法技术严守国家团体秘密
5时效原
求时快捷处理公文维护公文时效应明确规定公文办理时限简化手续减少公文运转层次推行公文标准化实现公文处理现代化
6精简原
求精简公文简化公文处理程序手续方法实现原提倡切实际出发加强调查研究反形式义文牍义
7集中统原
求公文处理活动中级类机关工作员应接受办公厅(室)集中统领导遵行统制度标准部分公文处理活动(收发分办传递印立卷档销毁)须公文处理部门(员)专门完成
8政分工原
涵公文处理活动中应明确执政组织行政机构责范围职责权利范围专司职专负责保证工作效进行实质强化作执政中国产领导位领导作
第二节 收文处理
收文处理程序
收文处理指机关外部公文实施处置理活动收文处理收受公文中提取关信息处理关公务程收文机关履行法定职公文产生实际效程
收文处理般程序签收外收**记启封收**记分办摘编拟办批办承办注办组织传阅催办查办处置办毕公文
1第阶段公文收受分流
(1)签收签收包括公文鉴清点核检查履行签注手续等活动
(2)外收**记登记指登录反映公文关信息程公**记形式簿式卡片式联单式电脑登记等
(3)启封外收**记完成公文送机关统分部机构设置收发部门(员)签收统启封径送关领导者亲启
(4)收**记收发员收文情况做出较详细记载
(5)分办分办指根公文性质重程序涉密程度办理时间求容涉职权范围机关部门责分工关程序规定等收文分送关部门员阅知审批办理活动分办公文确定运转方关系公文否准确迅速效决定性程序分办公文求分清次缓急分清阅件办件优先处理紧急重公文需办理公文分办时应专门履行登记手续
(6)摘编文件理员部分准备投入办理程重文件进行加工活动针文件编写文摘提综述汇集关数资料等
2第二阶段办理收文
具体包括拟办批办承办注办
(1)拟办拟办指部门综合部门负责收文办理提出建议性处置意见活动拟办求弄清文背景意图必时应查阅关文件关情况进行调查研究便拟办意见具法规事实切实行拟办项辅助决策领导作参谋助手活动拟办意见应简明具体体
(2)批办批办指机关部门领导文办理提出指示性意见决策性活动批办利加强公文办理集中领导批办实行合理分工分层负责制度求领导职权范围批办批办意见应明确肯定具体前致切实行模棱两语言
(3)承办承办指公文阅读贯彻执行办理公文承办产生切实效公文处理中心环节做承办工作求熟悉文件容关方针政策法律法规熟悉关业务求深入实际加强调查研究便公文针问题制宜时制宜切实效处理承办中应注意分清次缓急科学安排承办次序采取种承办方式加强会商努力协调理方面关系提高承办效率
(4)注办注办指承办签注公文办理结果活动注办查考公文办理程承办方式承办结果承办责提供
3第三阶段组织传阅催办查办
(1)组织传阅指独份份数少公文需部门位工作员阅知处理时公文中间效传递阅读活动
(2)催办公文处理理机构承办根承办时限关求公文承办程实施催促检查
(3)查办公文处理理机构专门组织重公文实际执行情况进行核查协办工作
4第四阶段处置办毕公文
包括立卷档清退暂存销毁等
二收文办理活动方法点
(1)拟办项辅助决策活动目决策活动提供供选择方案作拟办应注意
第认真切读公文真正弄清方意图问题性质实际情况第二意见简明具体体第三时提出两两方案时应讲究排列次序般应倾性意见放前面提高效果第四意见应工整清晰写文件处理单相应栏目中签注拟办姓名日期第五公文涉问题较易处理领导者采纳方案定握时直接草拟复文文稿供审核定夺加速办理程
(2)批办批办项法定责者履行法定事务处置权决策性活动法定责者机关部门领导批办求
第越权批办公文第二严格控制批办范围批办样效办理公文已批办统处置意见公文已合法明确效批办意见公文均批办关部门直接处理第三批办意见务须明确肯定具体前致切实行第四采取效措施监督批办意见执行结果第五批办程中发现公文涉问题权确实法处置批办改拟办第六批办意见应工整清晰写文件处理单文件传阅单关栏目务须签注批办姓名年月日
(3)承办公文承办产生切实效公文办理中中心环节承办时应注意 第熟悉公文容关法律法规方针政策级关公文熟悉关业务
第二公文针问题效处理必须深入实际加强调查研究
第三加强协商努力协调方面关系
第四效运面谈会议电话沟通现场办公等种承办方式
第五分清次区缓急科学安排承办次序
第六级领导积极参承办
第七注重承办结果检查监督
(4)注办作备忘查日查考提供
注办承办手完成着承办活动进行时反映承办情况容记录文件处理单相应栏目签注项目通常包括否办复复文号复文日期召开会议名称会范围决议结果电话沟通时方受话通话容日期现场办公参加者解决问题方法措施结果阅件承办姓名签注日期等等
三发收文理活动方法点
(1)签收指履行规定确认清点核检查签注手续分发文机关邮政部门机通信部门文件交换站者通备通信设备收取公文
(2)登记登记形式簿式卡片式联单式三种
登记时应注意收文发文件密件急件般应分进行分清轻重缓急急件登件分批登应日日登登记序号应留空号出重号字迹工整滥简称登录项目应完整准确标题文件应代拟出简明确切标题
(3)启封启封应专负责标明亲收亲启件领导亲启启封应检查公文完整情况
(4)分办公文确定运转方项事关公文否准确迅速办理决定性工作文件性质重程度涉密程度时限求容涉职责范围机关部门级工作员分工关程序惯例送交办理分办应专门登记关责者应收件履行交接手续送出公文前应根需文件处理单文件传阅单等附文运转
(5)公文摘编重公文投办理前作加工包括编写文摘提综述汇集关数资料等办理公文提供方便节省办文时间
(6)组织传阅组织传阅时应注意
第选择合理传阅路线形式第二正确排序情况变化做适调整第三适分流复制干副第四积极利发展种传阅形式开辟阅文室召集阅文者集中阅文利现代化手段传阅文件等第五建立传阅登记手续第六时检查阅读情况效落实关领导者阅批示
(7)催办根承办时限关求公文承办程实施催促检查程催办工作般程明确象承办工作求(时限方式原等)效进行催办工作需情况文件催办单等形式记录案作催办定期时承办部门员催询检查承办工作进展情况时协助制订实施解决问题方法措施保证公文迅速效运转验收办毕公文综合反映承办工作实际情况结果注销已办结公文
(8)查办公文查办指核查重公文执行情况督促协助承办单位全面具体落实公文精神解决关问题活动
公文查办催办带监督性质理活动两者区较明显催办承办公文程监督控制重点公文时办毕查办仅监控承办程公文产生实效全部程时质量关事务办毕催办般份具体公文单位展开查办件事情单位进行干份公文反映事情情况查办围绕样组公文展开
查办工作般程立案确定查办象交办关部门布置查办务承办部门催询办理情况反馈查办查办情况结果反映领导者销办注销已获结果承办事项办毕公文做出处理
第三节 发文处理
发文处理程序
发文处理指机关部制发公文进行创制处置理活动程发文处理发文机关履行法定职责表达身意志愿收集加工记录传递关信息众工作员参集体创造性活动程
发文处理般程序拟稿会签核稿签发注发缮印印签署分装发出处置办毕公文程序具强确定性逆性
1第阶段文稿形成
(1)拟稿拟稿发文处理程起点指撰拟公文文稿
(2)会商会商指公文文稿容涉关机关(部门)职权范围需征意配合时进行协商活动项工作利维护公文合法性效性维护政令致发文机关动组织
(3)核稿核稿指送交关领导签发前秘书部门文稿作全面审核修正项工作机关发文数量质量控制利提高发文质量核稿具全面性文稿容格式字迹语言形成程序手续进行全程核查
(4)签发签发指机关领导文稿批注核准发出意见签署姓名日期活动签发绝数公文生效法定程序文稿履行签发手续定稿具正式文件效签发意容进行修改
2第二阶段公文制作
具体包括注发缮印印签署
(1)注发注发指定稿形成批注制发求活动作签发意见进步具体化技术化注发包括明确文件发授范围阅读范围标注文件紧急程序保密等级规定印刷份数印刷发出时限明确公文制作发送方式编制发文字号进行版式设计等
(2)缮印(校)缮印指文稿缮写印刷保证公文质量缮印程中必须建立严格校复核制度付印前文稿审查签批手续公文格式时限印刷数量求字迹材料书写字迹等否齐备准确规范印刷程中定稿基准正(校样)进行文字格式标点符号编排技术等全面校工作缮印完毕公文复核发出
(3)印签署印毕公文加盖发文机关印章请关领导者公文正签注姓名作均表明公文正式性质法定效力
3第三阶段公文外传递
包括分装发出等环节
(1)分装指规定具体拣配封装公文
(2)发出已封装完毕公文适宜方式发送受文者
4第四阶段处置办毕公文
包括立卷档暂存销毁等
二发文办理活动方法点
1文稿撰拟
2会商会商作维护公文合法性效性维护政令致
会商发文机关动组织关问题协商完毕取致意见应请机关部门关责者签注会商意见会商意见应签发文稿纸关栏目写明关容否意亲笔签名注明时间会商时应注意诸点
第协商象应齐全没遗漏保证公文合法效容涉职权机关部门协商范围列应广泛征求意见征肯定配合第二协商程中未关问题取致应时关级机关反映情况请求指示未获准意见行文第三协商时采取种具体方式跑会动方驻面商函会方寄发草稿关函件请签注意见寄回会议方式时召集关机关部门责者起协商讨取致意见
3核稿核稿重点
第否需行文否具备行文条件发文名义否合适错第二文种否正确规范行文方否正确准确头送滥抄滥报违制越级行文等现象公文否受文者产生预计影响第三公文容否合法否真实准确明确具体界线清楚前致切实行详略第四公文格式否规范正确文件否正确结构否齐全完整第五语言表达否简明体条理否合语法逻辑否准确易理解没歧义题否明确显露名名时间数字引文否准确标点否正确字迹否工整清晰规范第六公文否定会议讨通否会商否需报
4签发根签发身份位工作程序分
正签——签发身法定职权范围签发公文
代签——根授权代签发公文
核签——称加签指级领导签发级机关部门重公文
会签——两两机关行文时机关领导签发公文
做签发工作必须做第越权签发公文第二必须先核签第三联合行文时必须做会签工作机关部门领导均履行签发手续第四必须发文稿纸相应栏目批注定稿发出意见(发急发等)签注完整姓名日期签姓签名签姓名批注意见代签应标注代签等字样
5签署指签发公文领导亲笔正式发出公文正落款处签注姓名签署权机关正职负责特殊情况般副职代签
三发文理活动方法点
1校
校原稿格式设计求基准校样(反映印版全貌纸样)缮写誉录完毕文件进行全面核检查发现纠正种错漏确保文件质量较适公文校方法校法折校法读校法
2印
印指需印章公文盖机关领导印章机关领导印章般机关办公部门掌需印公文原稿领导签发准签发印印须做端正清晰印章压盖公文落款成文时间年月处做骑年盖月
3分装
分装指规定具体拣配封装公文活动分装包括步骤(1)收发员清点份数领导签发意见注发求拣配公文(2)收发员进行发**记(3)装封步骤包括公文装封筒填写封皮回执单(公文)检查核封口密件加密封条(4)捆包(袋)步骤包括收文机关发出数量较公文时进行包装般需装包(袋)填写封皮回执单检查核封口加封条等(5)封装公文转交外收发机构员履行签收手续
4公文外发出
发出公文已封装完毕公文种方式传递受文者项活动机关外收发(通信机部门)职责
第四节 办毕公文处置
处置办毕公文活动
收文处理发文处理程中存处置办理完毕公文活动活动决定实现类办毕公文(办毕收文机关外发文文稿存等)宿留存亡充分发挥包括现行效历史效公文全部功效具十分重影响处置活动包括清退销毁暂存立卷档
(1)清退清理关办毕收文期退原发文机关指定关单位
(2)销毁种方式手段失留存价值留存性办毕公文做毁灭性处理
(3)暂存暂时留存保部分具高查考价值重份公文(份已立卷档)受种素制约时难准确判定否应予销毁公文
(4)立卷办理完毕查考利价值公文编立成案卷(公文集合体档案理基单位)
(5)档编立案卷案卷目录规定时间质量求移交档案部门作档案保存理
二公文清退范围手续
需清退公文包括数类绝密公文重错漏公文明令撤销公文仅供征求意见审阅公文未审阅领导讲话稿发文机关指定清退公文等
清退公文规定求成批定期进行定期甚阅清退成批清退时应附式两份公文清理报告表方履行签收手续单份清退时应方索取收证需清退公文时单独保私摘录容更复制留存种通信方式传递应清退公文时公文身没解密降密应律原文标注密级处理严格遵行关保密规定求
三公文销毁范围方式
应予销毁公文包括具备留存价值公文留存必重份公文特殊情况行毁灭造成失密严重损失公文般性公文草稿印制公文程中形成校样印版等
销毁公文方式焚毁重新制成纸浆粉碎清洗消磁(磁盘磁鼓磁带等)
种方式销毁公文时均应履行程序手续文书部门组织公文进行鉴定确认应销毁逐文逐件核定造册呈请机关级机关关领导审定批准获准行销毁
销毁公文时应专(两)监销直公文完全毁灭销毁密件时应专押运公文护送销毁点
特殊情况外均私销毁公文销公文视废纸出售
四暂存公文保
暂存公文应文书部门员妥保合理排列编号简单编目必时公文号题作者查考利需求汇编装订成册
密件非密件应分保
批准私留私存公文
应定期清理公文时剔确已需查考明显留存价值公文时确认具长期永久保存价值公文重新卷
五立卷档
反映机关工作活动具查考利价值业已办理完毕公文材料均立卷范围列
立卷具体操作法许种基方法致认真握公文特征公文进行科学运效分类组合编目
公文立卷档程序程编制立卷类目时卷年终调整排列卷公文次序编号填写卷公文目录备考表拟写案卷题名填写封皮装订案卷排列编目档
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第章 写作基础常识
第节 题材料
文章应占材料基础提炼深刻鲜明正确题机关实文体表现题方法求直接阐述单集中意役法片言居善标题
材料写作基础材料说明观点张表现题支柱积累占材料途径亲观察体验调查采访文献资料中采集积累占材料基求益善
选取材料求围绕题选取材料选取具典型性材料选取全面真实高度准确材料选取新颖生动材料
第二节 结构表达方式语言
结构安排方法
1结构安排环节
结构文章表现形式素指文章部组织构造安排组织材料方式写文章必须讲究结构题需材料加精心组织妥帖安排文章条理清楚层次明晰题鲜明文章发挥应效
结构安排环节包括选择角度设置线索安排层次划分段落设计开头结尾处理渡应等
2结构安排注意事项
结构安排注意事项包括正确反映客观事物发展规律联系服服务表现题需适应文体特点文章结构应达严谨然完整统求
二表达方式
常基表达方式包括叙述描写议说明等
1叙述
叙述物事件环境作概括性交代表述分叙倒叙插叙等数种
(1)叙
事件发生发展先序进行叙述外提出问题分析问题解决问题事物发展果关系等逻辑序叙述属叙
机关实文体采种方法叙事交代物述说原委列举事实
(2)倒叙
指种事件结局问题结放前面叙述然序叙述方式进行述说方法
行政公文通公文某文种事通报调查报告等时会采倒叙
(3)插叙
序程中根写作需暂时中断原叙述脉络插入原叙述关容追忆补充说明关容插入叙述完结原脉络继续叙述
公文插叙运少
2描写
谓描写物事件环境做具体刻画生动描绘描写作描绘事物显形象生动逼真描写常常叙述结合
根描写象描写分物描写环境描写根描写角度差异分正面描写侧面描写根描写手法分作细描白描
机关实文体写作中尤应保持警惕正突出表现题需具体实文体特公文甚基描写种表达方式
3议
议写作者客观事物进行分析评直接表明观点态度议素构成点证程议点正确鲜明确凿力证明点证做周严密懈击证分立驳两类方法常例证法喻证法类法法反驳法谬法
(1)例证法
典型事实作证明点方法常说摆事实说事实胜雄辩见种方法具说服力证方法
(2)喻证法
运喻说明道理引出点方法种证方法果运恰收深入浅出形象生动效果
(3)类法
根已知事物某种特点证明类似种事物会某种特点证程相特点推
运法重量抓住事物相似点相似点越推出道理会越说服力
(4)法
两种截然相反差异事物进行较分两种情况种横种
(5)反驳法
通否定方观点法阐明理点驳方法驳斥象方点方
(6)谬法
反面点引出错误结说明道理方法先假设方错误断正确然方断中导出荒谬结证明方断成立驳倒方点种证方法口
4说明
说明写作者客观事物性质状态特征成构造功途进行介绍解说阐释说明机关实文体写作常基表达方式具体形式概说界说解说
(1)概说
客观事物进行总体性概括性介绍解说特点针般总体情况文字简约概括性强表达时需遵循稳定次序
(2)界说
事物定义针事物质属性特征作出判断性说明界说注意抓住事物区事物质属性掌握正确界定事物逻辑原方法
(3)解说
事物解释性详说明概说界说具体化补充注解阐释解说时常需较复杂事物进行分类说明解说时举例方做较列数字列表制图等种具体手段
三语言运基求
语言运基求包括语言文章第素撰写文章求语言合体体准确达简洁明快清晰谐生动力
1合体体
文章语言合特定文体求合特定社会语言环境需合作者特定社会关系中位
2准确达
文章语言表达确切符合实际语意应分明确定界限清楚褒贬轻重适度错漏真切表达作者想表达容准确误传达作者意图中涉时间点员范围性质程度等必须明确解释具唯性态度赞反肯定否定必须鲜明含糊辞文通理合语法规逻辑规
具体求词语句成分完整搭配语序妥帖结构合理含义明确合情理句式合理力争达佳表达效果
3简洁明快
文章语言简明扼精繁忌冗长空泛时苟简服写作目表现题需详详略略做简明高度协调统
真正做文章语言简明首先事物深刻透彻认识时应注意掌握技巧力避烦冗现象特应注意克服余重复等语病
4清晰谐
谓清晰指语言表达条理清晰应握次辨明果表达目出发安排句序段次语句间段落间体现出合理严谨逻辑关系力求意义传达佳
谓谐指文章理相谐理观点意见材料实际情况者前者支撑二者必然联系理正确充实互表里相辅相成
5生动力
说文章语言文采声色鲜明具体新鲜感感力量获佳表达效果文章容限度影响读者实现文章效
语言生动首先求材料新鲜见解独生动语言形式新颖思想容致语言创新常常容出新缺乏基础语言生动起次必须注意语言形式
第三节 常文体特点写作方法
记叙文特点结构模式
1记叙文特点
记叙文叙述描写表达方式记叙事写景状物基职社会生活中事景物状态变化发展进行叙述描写文章样式常见散文报告文学消息海报通讯特写游记物传记回忆录部分书信日记情况报告调查报告物事迹材料等入记叙文列
特点四(1)全面真实没虚构(2)素全面选材典型(3)叙述描写表达方式(4)语言生动活泼富表现力
2记叙文结构模式
记叙文般开头体结尾三部分组成
(1)开头——事件行情感发端
(2)体——事件行情感发展
(3)结尾——事件行情感结果启迪
二议文特点结构模式
1议文特点
议文议表达方式通摆事实讲道理辨非确定某种观点正确谬误树立否定某种张文章样式常见科学文杂文文艺评政文(关政治问题讲话会议报告发言宣言声明社演讲词〉等属议文体特点(1)直接表达作者思想观点(2)议表达方式辅说明叙述等(3)容重说理坚持摆事实讲道理理服(4)构成素包括点证程三方面(5)语言讲求准确简练逻辑性强
2议文结构模式
议文确定反驳种点方式实现写作目表现合逻辑推理程篇章结构模式般
(1)开头——引
部分容提出令关注问题指明形成问题情境具体容中项项
①直接提出问题阐述观点
②指明讨问题目意义原
③关背景材料介绍说明中引出题④概述全文轮廓提出中心点等
(2)体——
部分容问题作合逻辑推分析点提供足够支持具体容中项项
①紧扣题材料问题进行分门类具体分析推理引证方式澄清点
②中心点核心角度提出问题形成分点分点方面说明总点
③问题材料作递进式剖析推出分点逐层总点拢等
(3)结尾——结
部分容点进行概括适引申具体容面项项
①纳进步阐明点
②结中引出预见新问题
③指明结理实践方面价值
④指明确立正确认识解决问题方法途径(适政文)等
三说明文特点结构模式写作方法
1说明文特点
说明文特点解说性强具知识性信息性客观性强语言更重通俗简明实
2说明文结构模式
说明文体般结构模式开头——概说体——分说结尾——总说
3说明文写作方法
记叙文相较说明文写作更需冷静科学客观需感情流露记叙文渗透着作者立场观点思想情趣表达方式运说明文说明辅描写议记叙文叙述描写辅追求文章迂回曲折富文采写作目方面说明文知识信息帮助准确认识客观事物记叙文通客观事物发展变化叙述描绘现物事件感染启发美享受
议文相较说明文首先写作目议文议文宣传观点阐明道理争取接受道理觉体现行动说明文知识信息帮助认识事物目出发点区写作态度方面说明文着重客观事物事理进行准确客观冷静介绍解释甚需确立点需写作者思想倾议文思想倾性极鲜明带较强观性
第二章 公文概述
第节 公文特点功
公文特点
公文国家机构社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式文件
公文具备特点
1法定作者制作公文法定作者指法成立名义行职权承担义务国家机构社会组织（统称机关）
2具法定现实执行效公文信息受文单位强制性影响规定时间范围强制执行强制阅读强制复文
3具规范体式国家关机构法规标准等形式公文文体结构格式做统规范维护公文权威性准确性公文制发者必须遵循规范
4履行法定程序公文执行效保证效性国家关机构规定种公文生成程序公文制发者必须履行程序
二公文功
公文够穿越时间空间限制效传递公务活动需信息机关公务活动中行职权重工具公文功表现6方面
1公文国家领导机关发布项方针政策指令基工具公务活动中发挥领导指导作加强集中领导维护政令统保证工作步伐整齐致效形式
2公文级机关请示汇报工作反映情况情达沟通联系基手段利级机关发生问题进行时处理时领导机关决策提供
3公文发布行政法规基形式国家行政理维护社会义精神文明物质文明建设起着规范作国家理活动法章循
4公文机关间交流信息商洽事务协调配合工作进行横联系纽带信息沟通形式具更强准确性权威性信息记录更具权威性
5公文宣传教育干部群众教材较强理性政策性项工作中起着阐述道理提高觉悟认识水作
6公文社会活动真实记录记载公务活动状态程证明作者合法身份重证作
公文特点功区信息记录形式明显特征
第二节 公文种类
公文分类
标准公文通常分
1通公文专公文根形成作公务活动领域(通常说公文形成范围)划分通公文类级机关团体企事业单位文件请示报告函等专公文定专业机关部门业务范围专门文件外交文件司法文件会议文件军事文件等
2外公开文件限国公开文件部文件秘密文件机密文件绝密文件根文件容涉国家秘密程度划分外公开文件容涉国家秘密直接国外公开发布限国公开文件容涉国家秘密容宜必国外公布部文件容涉国家秘密宜社会公开系统机关部秘密文件容含般国家秘密泄露会国家安全利益遭受损害机密文件指含重国家秘密旦泄露会国家安全利益遭受严重损害绝密文件指容含重国家秘密泄露会国家安全利益遭受特严重损害
3行文行文行文公文制发机关根行文方划分行文指隶属关系级领导指导机关报送公文行文指组织系统级机关非组织系统机关发送公文行文属领导指导级机关发送公文
4规范性文件领导指导性文件公布性文件陈述呈请性文件商洽性文件证明性文件根容性质划分规范性文件指强制性推行规定行规范法规规章等领导指导性文件指领导机关制发颁布方针政策法规规章指导布置工作阐明领导指导原文件公布性文件指直接国外公开发布文件陈述呈请性文件指汇报工作陈述情况提出建议请求指示请求批准文件商洽性文件指探讨协商般事项文件证明性文件指某组织身份历某事件提供证关方面权力义务责作出规定文件
5件急件特急件处理时限求划分件指没特殊时间求常规处理文件急件指容重紧急需优先传递处理文件特急件指容非常重特紧急需立优先迅速传递处理文件
6收文发文机关部根文件源划分收文指机关收外部文件发文指机关制作发外部文件机关制成供部称发文
二通公文文种
文种做公文名称表明公文性质适范围作者职权限制发公文目求公文中正确标明文种公文撰写处理提供便利利维护公文权威性效性
()行政机关公文
行政机关公文行政机关行政理程中形成具法定效力规范体式文书法行政进行公务活动重工具
行政机关公文种类
1命令
适关法律公布行政法规规章宣布施行重强制性行政措施嘉奖关单位员
2决定
适重事项重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项
3公告
适国外宣布重事项者法定事项
4通告
适公布关方面应遵守者周知事项
5通知
适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
6通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况
7议案
适级民政府法律程序级民代表会民代表会常务委员会提请审议事项
8报告
适级机关汇报工作反映情况答复级机关询问
9请示
适级机关请求指示批准
10批复
适答复级机关请示事项
11意见
适重问题提出见解处理办法
12函
适相隶属机关间相互商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项
13会议纪
适记载传达会议情况议定事项
(二)机关公文
机关公文机关实施领导处理公务具特定效力规范格式文书传达路线方针政策指导布置商洽工作请示答复问题报告交流情况工具
机关公文种类
1决议
会议讨通重决策事项
2决定
重事项做出决策安排
3指示
级机关布置工作提出开展工作原求
4意见
重问题提出见解处理办法
5通知
发布法规免干部传达级机关指示转发级机关相隶属机关公文批转级机关公文发布求级机关办理关单位执行者周知事项
6通报
表彰先进批评错误传达重精神沟通重情况
7公报
公开发布重决定者重事件
8报告
级机关汇报工作反映情况提出建议答复级机关询问
9请示
级机关请求指示批准
10批复
答复级机关请示
11条例
中央组织制定规范组织工作活动员行规章制度
12规定
特定范围工作事务制定具约束力行规范
13函
机关间商洽工作询问答复问题隶属关系关部门请求批准
14会议纪
记载会议精神议定事项
第三节 公文文体结构
公文文体
文体文章体裁公文文体叙述说明议三种表达方式兼特殊应文体公文首先必须具应文属性直接应性全面真实性结构格式规范性解决某现实事务具明显直接应价值公文求反映具体事务时必须全面真实允许虚构夸张次公文求现代书面语言采古文形式表达行文目叙述说明议文种中侧重
二公文结构
公文结构指公文组织构造具规范性国家关机构公文基构成作规范性求基组成部分切公文必备组成部分视具体情况决定取舍
公文基组成部分标题正文作者日期印章签署题词
公文组成部分文头发文字号签发保密等级紧急程度送机关附件标记抄送机关注释印发说明等
标题件公文公文相区名称作概括揭示受文者关注方面容查找利理公文提供检索标识
正文公文体部分系统表达受文者特定事物获明确认识需信息
作者制发公文负全责机关全称规范简称作表明公文责者法定权威性间接表明公文空间效力范围(家特定区单位法定效)
日期公文形成具体时间通常领导者签发时间准联合行文签发机关领导签发日期准特殊情况会议通时间印发时间批准时间作公文形成时间正文中明确规定生效执行日期公文外公文形成日期公文时间效力范围起点日期具表明公文效性作
印章签署印章实际指作机关权力象征印信公文留印记签署指签发公文领导亲笔正式发出公文签署姓名印章签署均证实公文作者合法性真实性公文效力标志
题词揭示公文基容规范化处理名词术语作标题等相配合进步简准确揭示公文容题检索法运提供检索标识计算机等现代信息手段处理理公文档案奠定基础
文头强调公文责属权威性标记般作者全称规范简称加文件二字构成作强调公文责属者唤起受文者公文权威性警觉表明件郑重正式公文受文者提示容重性表明文件性质发送范围通常字体字号颜色全称简称等形式表示方面区
发文字号作者制发公文次编排序代码作检索引文件提供专指性较强代号统计理公文提供
签发代表机关核准签发发文稿领导姓名行文中必须项目作表明公文具体责者督导级领导者认真严肃履行职责强化公文质量
保密等级公文涉密程度标志作表明公文涉秘密程度保密求唤起受文者警觉提示注意分采取措施确保秘密公文安全
紧急程度表明公文送达办理时间求标志作维护公文时效避免延误
送机关收受公文负实际办理答复责机关全称规范简称统称作概括表明公文效力空间范围机构员范围
附件标记附件指附属守公文正件材料专门说明效件相公文正件作出附件标记注明附件标题件数份数等
抄送机关收受公文般毋需承担直接办理答复责需解公文容机关全称规范简称统称作关方面沟通情况便取解理解支持配合
注释正文中关名词术语关事项注解说明
印发说明公文印制发出情况介绍
第四节 公文格式稿
公文格式
1公文格式规范化含义作
公文格式指公文数构成数项目编制公文格式具相稳定性规范性特点公文格式规范化公文定目途求规定文字表述方法统设计文件公文实现标准化公文格式化作体现两方面利信息传递文件理二利提高机关工作效率质量提高机关工作效率工作质量搞办公动化采现代化计算机技术动化办公设备摘办公动化首解决问题相应标准标准化加速信息交流实现信息资源享提高工作效率提高济效益社会效益公文必须具备指定基数项目发文机关标题正文印章签署成文日期具供选择数项目选择项目根需决定取舍第二公文数项目编排必须遵循国家关规定第三确保公文结构完整时相文种公文数构成应保持体致
(1)文头印刷文头位公文首页端约占图文区面积13号黑体字黑变体字标准体宋体字套色(般红色根需颜色)印制居中排行联合行文公文作者占行办单位排列前
(2)发文机关表明公文责者展示公文法定权威性标识发文机关两种形式发文机关全称规范化简称加文件二字构成种形式称版头文头
采号黑变体字初号宋体字公文首页端套红标识公文落款处标明发文机关全称规范化简称领导名义制发公文须标明领导职务种形式称署名
机关联合行文时应办机关排列前
(3)标题指标明某公文容概括性名称般发文机关名称事文种三部分构成标题揭示公文容行文目便公文阅读处理求准确简明标题中法规规章名称加注书名号外般标点符号引转发公文标题时果该公文法规规章应加书名号公文标题位置红色反线空2行2号标宋体字分行行届中排布做词义完整排列称间距恰
(4)正文阐述公文容表达发文意图受文者公文表达信息获具体明确认识正文公文体部分般求文事般送机关成文日期正文常3号仿宋体印制
(5)印章签署印章指作机关权力象征图章签署指签发公文领导公文正落款处签注姓名(代签名章)公文盖印签署证实公文会议纪外均需加盖印章联合报非法规性公文办机关加盖印章联合发公文联合发文机关均应加盖印章盖印应端正清晰做压正文骑年盖月签署位正末页先排出机关名称签署者职务空两格请领导者签注姓名
(6)成文日期指形成公文确切日期表明公文开始发挥效时间确定成文日期领导签发日期准联合行文签发机关领导签发日期准标注成文日期求汉字写全具体年月日
2公文制发者根文种行文目阅读象版面编排需特填制项目
(1)发文字号机关代字发文年号发文序号组成成文年号位中间六角括号括入发文字号称发文编号检索引公文提供指性代号国务院2005年第件发文标作国发〔2005〕1号联合行文时标注办单位发文字号印制发文字号位公文首页文头居中签发时应居左两者排行 常采3号4号仿宋体印刷发文字号应居中印条细实线
(2)签发指示发文字号右侧标注签发公文领导姓名行文作表明机关发文具体责者督导级领导者认真履行职责提高公文质量直接联系查询关事宜提供方便常发文字号相字体字号印制
(3)送机关收受公文公文负办答复责机关全称规范化简称统称标题左顶格标注结尾号作表明公文空间效力范围明确公文负法定办理答复责机关送机关时应性质级轻重高低关规定惯例次排列性质级机关名称间顿号性质级机关间逗号常3号4号仿宋体字印刷
(4)附件指正文左方作出附件标注注明附件序号标题适具附件公文正文空1行左空2字位置标出附：字样分标出附件序号(件时标)标题份数件行字体字号正文相
(5)附注指公文中某容关事项注解说明作简化公文正义便阅读理解标注题词方
(6)题词揭示公文容规范化处理词词组题检索公文提供检索标识现代信息处理手段处理理公文奠定基础报公文应级机关求标注题词题词数般受限制宜(超五)前排列序受限制位公文末页附注排行顶格标注题词字样空格填题词词间空格加标点常正文字号相黑体字印刷
(7)抄送机关指收受公文需解公文容需承担办答复责机关全称规范化简称统称标注抄送机关目明确公文发送范围关机关解公文容便必时予配合
位题词占区域两条图文区宽度相等长度行细线作界线形成抄送栏左空1字位置标出抄送字样抄报先标出抄报行等位置标抄送然机关性质级关规定惯例次排列抄报抄送机关名称中间顿号逗号隔开果抄送机关行写起行时应第行抄送机关行抄送机关正文相字体字号文字印刷
(8)印发说明称版记标识公文印发部门名称印发日期印发数量等目明确公文印制质量时间责属便受文者公文印发部门直接联系
位抄送栏公文末页端图文区边(脚)交界处划条抄送栏细实线等长行细实线形成印发说明栏栏中左边标注承印份公文部门般……(印发机关名称)办公厅(室)右边标注某年某月某日印发正文相字体字号文字印刷印发日期般写送印刷厂(文印室)日期印发说明栏底线右侧正文字号5号5号仿宋体印印XX份
(9)份号指文稿印制干份分文次编制序代码适机密绝密公文 (10)保密等级表明公文保密等级标号公文方分汉字标明绝密机密秘密必时应注明保密期限(机密食5年)公文需标识密级顶格标识版心(文头)左角(公文格式规定标识右角右角盖收文章立卷时写页码号行文行文处宜标识密级等)份号行位置两字间空1字表明公文容涉国家秘密程度区件处理求确保秘密公文安全
(11)紧急程度表明公文送达办理时限求标识符号适特急急公文印制紧急程度位保密等级行字体字号保密等级相
(12)注释指标题注解说明注明法规规章会议讨通公文产生法定程序时间般圆括号标注标题方常正文4号4号仿宋体字印刷
3数项目编制
公文纸幅面尺寸区域划分公文纸幅面尺寸般采国际标准A4型(长297毫米宽210毫米)左侧装订张贴公文纸根实际需确定公文纸划分图文区白边区
文字符号书写排版公文文字符号左右横写横排少数民族文字惯排版民族治方汉字通少数民族文字
数编排次序发文机关份号秘密等级紧急程度发文字号签发标题送机关正文附件说明(标记)署名印章(签署)成文日期附注题词抄送机关印发机关时间
二公文稿
公文形成程中种文稿文产生容外观形式效方面均区
1草稿公文原始文稿包括讨稿送审稿征求意见稿草稿修改稿等种形式草拟成文未定稿均供讨征求意见修改审核具备正式公文效
草稿外观特点没生效标志(签发印等)文面常见讨稿征求意见稿送审稿草案初稿二稿三稿等稿标记标记位标题方右侧加括号
2定稿称原稿已履行法定生效程序完成稿业机关领导审核签发正式会议讨通级机关审核批准文稿具备正式公文法定效制作公文正标准
3正根定稿印制供受文者具法定效正式文格式规范具备种生效标志
4副现正容全部部分外形特征公文复制正复份备存查知正容区作
5试行法规文件正种特殊形式试验推行期间具法定效试行适发文机关认公文容段时间实践检验予修订情况试行外形特征公文标题中加注稿标记般文种括号注明试行字样
6暂行法规文件正种特殊形式暂行实行期间具法定效类公文标题文种前—暂行两字×市鼓励外商××工业开发区投资干政策暂行规定
7修订已发布生效文件实行定时期进行修改订正行发布时文修订具法定效修订外形特征正相外需作出稿标记标题结尾处标作(修订)标题做题注圆括号注明某年某月修订
8文字稿公文形成程中需两种两种文字撰制时文字形成容相文稿文效相
第三章 公文写作
第节 公文写作基求
公文种特殊文章写作程中遵循文章写作通外必须遵循特殊求
符合国家路线方针政策法律法规关规定具合法性
(1)公文容必须符合基路线国家宪法法律制定切宏观微观决策总指导纲领
(2)符合系统机关业务方面方针政策关法规规章制定机关切决策直接果公文中提出新政策应加说明公文容受方面方针政策法规规章指导制约加强横联系解层次关系统机关重决策保持致便工作中相互协调配合避免相抵触
二实事求讲究实效
公文制发必须符合客观实际遵循客观规律切合实际需讲求实效
(1)公文写作明确目性针性实际出发反形式义文牍义
(2)公文容务求符合实际反映客观事物面貌提出切实行工作原方法公文具真实性行性
(3)公文写作必须时迅速快实现公文效
三题明确结构完整格式规范
题作者通公文表达意图张公文求集中鲜明直接表述题文事中心明确令目然应围绕题合理安排正文结构做层次清晰条理分明紧凑序渡然应具备组成部分定准确齐备格式务必庄重规范符合国家统规定
四语庄重严谨简明通实体
公文语言表述必须符合公文性质适范围行文目作者职权位求
(1)庄重严谨庄重指语端庄持重格调严肃维护公文权威性效性严谨指语周密确切虚假错漏语意明确出歧义非界限清楚褒贬符合实际维护公文准确性
(2)简明通简明指词精炼繁简洁明确文字表述出丰富容做言简意赅简洁明表述发文意图获准确快捷办事效果量选概括性词语利附件压缩公文正文篇幅图表简化文字表述字斟句酌反复修改文字简洁凝练通文字流利畅达没语病
(3)实体实指语言朴实然通俗易懂直接鲜明表达作者意图体指公文语言必须符合作者职权范围行文目特定文种表达需恰选择语行文语尊重敬语行文谦词创造良协商合作氛围行文语郑重准确适命令告诫性词语面民众公布性文章强调通俗明白
第二节 行文规
行文规控制公文行文象方方式等方面关规定正城市交通理规样效规范着种社会组织间公文序运行确保公文现行执行效利实现
遵守行文规客观必性
确保公文迅速准确传递避免行文紊乱防止公文旅行国家关部门制定控制行文数量行文方行文方式关规定行文规
遵守行文规客观必性第加强文件传递程控制文件行文方正确传递速度合理保证文件准确快捷达目第二机关间相互行文法规循维护正常行文秩序防止行文紊乱第三加强文件数量控制精简公文简化手续提高机关行政理效率
二行文规基容
(1)根机关间工作关系行文机关组织系统属职权范围决定机关间工作关系4种类型组织系统中级机关间领导领导隶属关系专业系统中级业务部门级业务部门间指导指导关系组织系统中级机关间行关系非系统机关间相隶属关系机关间工作关系决定公文传递方处领导指导位级机关领导指导级机关送行文领导指导级机关应级领导指导机关送行文具行关系相隶属关系机关间相互送行文
(2)选择适宜行文方式般越级行文行文方式指机关间公文传递形式分逐级行文级行文越级行文直接行文等种机关外发文应考虑需条件选择适宜行文方式
逐级行文维护正常领导关系隶属关系业务指导关系机关间应基采取逐级行文方式逐级报发文件直属级机关级机关制发公文果需级级机关转发
级行文加快公文传递必时采取时干层级级机关级机关制发公文包括直达基层组织民群众公布
越级行文维护组织专业系统中合理分工正常工作秩序防止工作脱节动抵触般情况避免越级行文列情况采越级行文方式
情况特殊紧急逐级报达会延误时机造成重损失二次请示直接级机关抄送机关问题长期没解决三级机关交办指定直接越级报具体事项四出现需直接询问答复联系具体事项五控告检举直接级等特殊情况越级行文时般应抄送越机关
直接行文级相隶属机关间相互行文时采行文受系统属级层次制约
三正确选择送机关抄送机关
(1)正确选择送机关普发性公文外件公文通常选择送机关防止头送贻误处理领导直接交办事项外般应公文直接报送领导
(2)正确选择抄送机关属列情况送机关发文时应时抄送级机关重发文应时抄报直接级机关二受双重领导机关级机关请示应明确送机关抄送机关送机关答复三级机关受双重领导级机关行文必时应抄送级机关四公文容涉关机关职权范围需取配合时应抄送属列情况抄送请示报时级机关抄送二接受抄送机关机关抄送三公文办理关机关抄送
四坚持政分开原
行政机关组织发布指令性公文行政机关名义组织报告工作请示事项政机关应系统制发文件应量减少联合发文
五联合发文时作者应级机关
级政府间政府部门间级政府部门级政府间政府部门级委军队机关部门政府部门级民团体行行政职事业单位联合发文
联合发文两两名义行文联合行文机关级层次必须相相
六行文前必须关问题协商致
维护政令致行公文容涉机关职权范围时必须关问题协商致否意见行文
七严格控制公文数量简化行文手续
机关行文必须注重实效坚持少精原发发坚决发必须印发控制数量范围
简化行文手续级业务部门应量口行文批准报刊全文发布行政法规规章行文发文机关应印制少量文供存档备查
第三节 公文写作语言运
公文语言特点
公文语言特点庄重准确朴实精练严谨规范
庄重——指语言端庄格调郑重严肃
准确——指语言真实确切虚假错漏褒贬语意明确符合实际
朴实——指语言直然非清楚明白流畅通俗易懂
精练——指语言简明扼精繁服行文目表现题需详详略略
严谨——指语言含义确切文句严谨细致周密分寸忌模糊含混语意歧
规范——指语句仅合语法逻辑原合公务活动特殊规范性求
语词方面规范现代书面语言口语词方言词土俗语生造语词等公文双音节词外常单音节词音节公文专词介宾词组字结构等语句方面句子含义完整确切具较强独立性关键句脱离文生歧义渡句少般表达公文题题句句子带较限定性修饰词泛指性句较…………形式判断句较表达作者见解态度解释
公文表达特点议说明叙述三种形式兼文种侧重较强规范性类象表达方式式样语句相固定现代汉语书面形式作符号系统
修辞方面追求准确鲜明质朴匀精练达反含糊暧昧繁冗堆砌重美修辞消极修辞重选词炼句慎修辞格
二公文词语选择
握公文词语特点根行文目语言环境需选取贴切词语
1认真辨析词语确切含义词语意义符合客观实际汉语词汇量义词语意差联系公文语精必须认真辨析词语避免造成表意失失误
2注意分辨词语感情色彩正确表达作者观点立场
公文事实叙述求客观准确表明立场张旗帜鲜明注意分辨词语感情色彩避免贬褒词义误
3注意词语声音语调词义影响提高表达效果
公文中音节匀称词语加强气势增强庄重严肃色彩容易口便记忆
汉语中音字通听线接受信息(听报告听电话通知等）会准确接受信息带定障碍语句读法会听者带理解方面差异遇种情况应更换补充词语
4注意词语间正确搭配遵循语言法
词语搭配表达应合事理合逻辑符合语言惯
5注意公文具体场合词语风格求维护公文严肃性强制执行性
公文正式庄重严肃场合般口语谚语歇语方言土语带调侃诙谐意味够严肃郑重词语
6注意针公文具体收受象特点选放矢便理解执行
公文收受象理解力作者关系公文中词语
7注意根公文中涉事物特殊性质选词获鲜明直接表达效果
8注意根文需选词维护公文完整效性
9注意词语规范性提高公文沟通效果扩沟通范围
运汉语书面词汇中规范词语公文专词常词规范词语简称
三公文语句组织
1公文语句基求
第含义明确清晰完整便准确理解歧义
第二句子搭配
第三句子成分完整
第四语序安排妥
第五合事理
第六句式合理力争佳表达效果
2语序安排
尊重语序惯性注意事理逻辑次序语序强制性选择性公文中安排语序常做处理
第表达组列概念间轻重次强弱高低少分时应次排倒排种分时定标准(空间分布)分门类排列
第二组概念表现干连续动作行构成活动程时般应时间序排列
第三组概念表现认识程时般浅入深彼表里次序排列
第四语句反映果关系时般先果次序排列特申明突出表现原时先讲结果讲原
第五语句中成分提前置违反语法规改变语意利提高表达效果时应修辞手段定语状语谓语提前
第六语句中成分相互关系明出现歧义时通改变语序消歧义
3句式选举
公文写作中组句式选择调整具定规律性
第谓句非谓句公文求高度准确谓句非谓句中语句公文定表述特点意愿(禁止希等)发现者情况问题发现者言明旦作语省公文中祈句语句
第二动句动句公文中兼果强调动作作发生者动句反采动句动句中常字换字语言更庄重正规
第三长句短句公文中阐发道理说明事物性质状态叙述复杂精细事物长句表示命令求希短句
第四完全句省略句公文中完全句时语言简洁会语义造成伤害情况省略句
第五紧密句舒缓句紧密句简洁力助突出句中某重点舒缓句感染力强助表明层意思突出部分重点公文中紧密句舒缓句会议文件
第六单句复句公文中单句便理解执行旦表述事理复杂复句
四公文中干事物概念特殊表达求
1 时间表述
第必允许(保密需)精确表达外必须确切表达时间完整标明年月日特殊时需标出时分
第二避免年明天月日等需助时间概念准确理解时间代词
第三禁止月前年等类易划定界线词语
第四年份律全称1985年写成85年需关历史年号时先写公历年份写历史年号置括号
2空间表达
第表示方专名词中城市区县乡等名称第次出现文中时属国外应冠国属国应冠属省治区直辖市名称
第二国名名均应国家公布标准名称(包括标准译名)般称国名简称
第三出特殊需(保密等)表达象文中重必意义时外公文中空间概念需精确表达
第四慎重表示处代词(里里等)防止误解费解
3职务姓名表达
第种职务姓名应全称
第二物担种职务时列出文件容关
第三列出物两两职务时国应先外排序国外应尊重方惯双方需
第四国外士姓名职务应新华社公布标准译名准标准译名应注意关文件中译名译名般应圆括号注明外文名称
第五干物姓名需时列出现文件中时应定标准排序职务高低姓氏笔画姓氏字母规定序事情相关程度属(属国单位)等均构成排序标准
4数量表达
第特殊情况(必具备条件)约数概数外公文中数目概念应确数(0穷数基数整数前加第字序数数学语分百分表示分数整数加倍字倍数)表示
第二表示增加时倍数分数表示减少时分数倍数说增加二倍说减少二倍
第三增加提高升扩减少降低缩等词语面等字样句式面带带字句式相语义差时务必错
第四需等词表示数字分界时界限划分清晰准确应种方式注明数否包含
第五注意数词两两作序数词表达没零头位数(十二说成十两零头二万五千里长征改称两万五千里长征)
第六名量词中度量衡单位必须国家法定计量单位国家公布中文名称文中必须出现历史外国方性单位(石斗英寸磅普特等)时应折算成国家法定计量单位加说明
第七复合量词(次秒立方米等)时词语常应加注简说明
第八表示数量时般应阿拉伯数字特殊情况汉字文件中类数量表示方法应前致
5范围表达
现代汉语中表达范围通词语实现表示全部部分词语分副词数量词名量词重叠形式切全部总完全统统等表示全部干部分部分绝部分部分少数数数绝数全部半接半数百分等表示部分述词语时应注意
第事物全面肯定全面否定时表示全部词语稍保留法终确定时表示部分词语
第二公文中表示部分时常求精确时应词义精确词语百分等
第三语句中时出现表示全部部分词语
第四前句子中出现表示范围词语相矛盾
6程度表达
表示程度成分构成公文中关键性部分表达会造成失实失误
公文中表达程度关键选种副词代词等词语极太更更加极非常尤十分越发特略微稍微较颇等致等副词样等代词表示程度说明象前中间起种修饰限制补充作表示象达应达水限度选词语时应注意客观状况客观需符合切避轻重避重轻务求恰处
公文中常需肯定否定程度加表述注意握分寸作种表达时直言式含糊辞绕圈子搞旁敲侧击然排特殊场合(行文行文中商洽探询关问题时)方面意见委婉提法说出注意留定余
7语气情态表达
第陈述语气公文中基语气直坚定移陈述语气效叙事说理特殊需情况换词变更句式等形式加重缓种语气示强调委婉双重否定句表示肯定助加重语气
语句中加副词陈述句语气缓表示委婉推测
第二祈语气公文中常表达张求方做某事情制止禁绝做某事祈语气中表示命令训诫语气强烈表示张语气稍缓劝慰商洽盼区
公文中祈常请希求必须等词语…………必须等句式表示
第三疑问语气公文中时需提出疑问请方回答征询意见反映时问答疑问语气
第四感叹语气常表示强烈态度立场需表现较强感染力方
第四节 公文写作程序
公文写作前准备
1明确行文目求
机关制发公文件特定目求行文目求确定公文题收集材料选择文种重般机关领导核心确定撰文者授意撰文者进行写作
2确定题
公文题公文中心思想作者说明事物汇报工作阐明政策表述基观点张
呈请事项布置工作发布通知时公文题应领导决定调查报告类题调查研究程中提炼明确
3选择文种
选择文种
第遵循国家关公文处理法规中关文种规定中选择适宜文种
第二作者受文者间工作关系选相应文种
第三制发机关职责位选恰文种
第四行文方式选择文种
4调查研究收集材料
材料公文写作基础明确行文目选文种应进行调查研究占材料调查研究综合运会议调查访问调查统计调查文献调查等方式
5选择表达方式
公文般兼叙述说明议三种表达方式文种表达方式写作前应公文性质行文目确定表达方式
二撰拟文稿
1安排结构
第确定公文组成公文组成必须完整必须具备基组成部分外特殊需选取组成部分
第二确定正文表述次序合理安排表述次序公文容紧凑序纲目衔接紧密文种排列形式相陈述性公文工作活动发展变化外规范性公文章节条款形式安装
第三安排层次段落间衔接转换公文段落间相互连接前结构严密常承转词综述等
第四写开头结尾公文开头通常采取交代制发公文根目概况交代公文制发背景简文字揭示全文题阐述基观点直接点明结批转转发态度表示祝贺谢意等
结尾通常形式公文结尾词强调行文目概括深化题帮助理解述具体求发出号召提出希求说明公文生效施行时间
2 拟写提纲
提纲容包括公文标题开头正文表述层次层次中点结尾方式等
3书写文稿
文稿应写规范格式质较发文稿纸文字图形切符号书写碳素墨水蓝黑墨水墨汁等
公文中名名时间数字引文必须准确具体引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日必须国家法定计量单位结构层次序数：第层第二层()第三层1第四层(1)词字应准确规范文简称时般应先全称注明简称公文中数字应阿拉伯数码应正确标明标点符号
三审核修改
文稿拟应认真严肃反复审核修改审核修改序首先撰写者反复推敲修改重文稿组织讨提交领导综合办公部门核稿
第四章 常公文写作点
第节 规范性公文撰写
规范性公文含义特点
1规范性公文含义
规范性公文政机关社会团体企事业单位公务活动中形成具法定效力规范体系公文理开展项行政工作制订带规章制度性行政工作提供标准范式
2规范性公文特点
类型公文相规范性公文特点
(1)公文容强制性规范性公文容作者单方面意志表示规范作成立实现方否意前提具极强约束力
(2)公文针问题普遍性规范性公文针问题反复次适涉数非特定般普遍性问题
(3)公文生效程序严格性规范性公文审批正式公布程序方面非常严格审批程参加数次数会议形式正式确认公布需定范围正式公布
(4)公文语言运规范性规范性语言运讲究高度准确概括简洁通俗规范
(5)公文效独立性规范性公文效方面均实行溯法推翻前法原公文效力针正式成文(生效)发生关事物新公文形成规定致旧公文行废止新公文准
二规范性公文结构基写作求
1规范性公文结构
规范性公文章程条例规定规等结构方式条款式结构规范性公文具突出严密性结构方式体现具体说规范性公文结构点
(1)规范性公文总体结构般包括标题发布通批准日期容章节正文部分规范性公文标题般事(问题)文种两部分组成发布通批准日期公文权威性机构组织审议通批准生效时间般标注文件标题括号括起
(2)规范性公文正文结构般包括制发公文目范围关定义部门具体规范奖惩办法实施日期实施程序关说明等
第制定目指制发文件者动机实现结果制定目规范性公文核心容指导性纲领文件题明确揭示文件中切容均相悖超越制定目精确概括语句表达置文件正文起首常介词等领叙
第二制定指制发文件前提条件根文中表明制定助明确文件客观针性提高文件权威性数规范性公文缺少容制定常介词根遵等领叙构成关级法律法令法规规章规章制度级文件关客观情况事实等
第三适范围文件效适象范围规定表明文件种事物具备效约束力范围言明情况外应文件中明确表达否会具体执行程中法准确界定文件效力范围法准确界定违法违法
第四关定义指文件中根实际需创设关名词术语含义规定作表达更严谨效防止歧义争执澄清事物概念界限利执行里名词术语含义规定文件中完全适文中词语均含含义作种解释文中容词语表达
第五部门文件执行监督执行负直接责机构组织指明部门利文件执行落实
第六具体规范文件体容明确规定支持保持发展什限制禁止取缔什规定机关团体社会组织关员作作
第七奖惩办法关奖励惩罚具体方式程序措施规定必时包括申诉程序机构作出规定
第八施行日期文件正式实施时间规定规范性公文制发机关履行批准手续生效执行需文中专门规定施行日期方面规定致种
文件公布日起施行行规定时间施行规定规范性公文施行时间施行日期规定文施行日期规范性公文确定
第九施行程序方式施行(公布)程施行(公布)责属制定具体实施办法(细)权利责属根原步骤方法规定实施中文件容作出权威性解释解释权专属者规定等
第十关说明指该文件文件关系规定附件效数量规定文字文效(包括产生争议时种文准)规定等规定文件关系时应明确关文件时效废止部分废止
写作实践中述容条文形式表达条分款项目等层次款外条项目均冠数字称第×条等分汉字阿拉伯数码表示中条文件单位排流水号均层次单位排流水号条文较时设章章分节反映述容条文排列应讲究类准确层次分明井然序
表达制定目制定适范围关定义具体规范中带普遍性性原性容条文次排文件首部般统称总部分分章表述时总第章
表达具体规分项容条文接总事物间逻辑关系分类集中编排分章表述时类类章条文统称分
表达奖惩办法条文接分单独构成罚作分中条文分章表达时需独立成章情况直称章题罚法律责奖励处罚等
表达施行程序方式施行日期关说明条文接罚重程度标准逐条表述条文统称附分章表述直称章题附
部门项容视具体情况置总附中表述关分中表述
2规范性公文写作求
(1)致性规范性公文容形式必须法律法规规章方针政策级机关级机关关规定保持致制定尚执行效关规定保持致制定机关职权相致文件文间概念表述词语相互致
(2)严密性规范性公文结构语言表述必须完整齐全严谨缜密明确阐明约束象程序范围清楚交关职限权利义务规定时限求提项求应切实行检查衡量指标语气坚决肯定避免般概似等确定词语表示范围时等字表述未事项量暂拟准备等词语修饰意图求
(3)条理性规范性公文层次分明理序畅分类合理题突出排列合理序维护条理性保持部分容系统性连贯性避免出现脱节现象
(4)简明性规范性公文必须明确周详便理解记忆执行说明表达方式讲理作议分析作详例举解释文字量简洁精确高度概括言简意明量少生僻术语令费解词句便理解
(5)稳定性规范性公文公布生效应定时期具行性令夕改变化常维护种稳定性写作前应作充分调查研究发扬民广泛吸取方面意见建议
(6)连续性规范性公文间具必继承关系维护种连续性应新文件写作前广泛收集查阅关文件认真进行分析确需新规定取代规定时应明确说明原文件废止
第二节 决定决议通知通报批复通告撰写
决定
决定适重事项者重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项
1特点结构
(1)决定特点
决定具规定性领导指导性公文特点第具规定性规范行动具法定强制力受文机关员必须遵守认真执行第二具指导性决定记载传达国家领导机关重事项重行动决策具较强理性政策性指导工作准第三具稳定性决定重事项作出决策规定原措施关事项相长时期发挥效
(2)决定结构
第标题写明发布机关名称事文种中中央国务院关加强职业教育工作决定第二正文般制发文件决定事项执行求三部分组成文件结尾提出求发出号召说明关事项第三发文机关名称成文日期
2种决定撰写点
(1)重事项(事件)作出安排决定通常表彰惩处事项处理机构设置事安排某突发事件处理等撰写种决定求题集中重点突出根充分事实准确事实分析结应观点鲜明分寸适语言求概括简
(2)重行动作出安排决定通常领导机关重政治活动行政济活动作出安排撰写先讲清形势说明部署必性迫切性阐述展开行动方针政策原措施文件结构层次分明语言严谨庄重明确语气肯定
(3)规定重工作原办法决定重工作作出规定性安排撰写般条项形式安排容求分类准确严密排列序适象效范围工作办法时限奖惩作出具体规定语言求概括准确庄重力
二决议
1特点
决议性质功决定没差特点生成程序方面求必须会议讨通批准体现会者形成重决策程中集体意志权威性
2结构
(1)标题写明发文机关事文种
(2)题注加括号写明通批准决议日期会议名称(××××年×月×日××会议讨通)
(3)正文种样具体途决议正文构成形式具样性中较常见批准式批准说明式议式说明式
三通知
通知广泛行文行政公文机关公文列文种国家行政机关公文处理办法通知定义适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
中国产机关公文处理条例通知定义发布法规免干部传达级机关指示转发级相隶属机关公文批转级机关公文发布求级机关办理关单位执行者周知事项
1特点结构
(1)公文特点通知机关常公文具种功特点第应广泛频率高受容制约布置工作传达重指示知般事项第二作者广泛受机关性质级限制第三容单纯行文简便第四具执行性行文
(2)通知结构第标题写明发文机关名称事文种容简单正式公文格式印发写通知会议通知免通知第二送机关第三正文写明制发通知根目通知事项常特通知结尾必时结尾次明确题作必说明第四制发机关成文日期
2撰写求
第题集中件通知求明确说明件事情布置项工作试图件通知中表述许事情达种目第二重点突出措施具体通知写作点通知事项交代清楚受文者够正确理解准确执行第三讲求时效加快执行办理节奏通知撰制传递求时快捷提高效率免贻误时机
3类通知撰写点
(1)指示性通知称布置工作通知传达级机关决定指示布置需执行办理般性工作具体事项级业务部门级业务部门口指导业务事项布置具体工作撰写种通知求明确阐述制发通知政策法规行文目具体交代工作务执行求观点明确提方法措施应切实行
(2)交流信息通知知关单位需周知需直接执行办理事项撰写种通知应说明事项简周密交清楚必予评评价需阐发意义目关启印章通知需说明启时间公章规格式样附公章印模
(3)转发公文通知效贯彻执行级机关指示规定学鉴级机关相隶属机关工作验机关需常级机关级相隶属机关公文通知属级机关部门转发转发目明确转发公文区系统贯彻实施必性结合实际情况提出执行求撰写种通知简文字写明转发公文制发机关标题执行求请执行请认真贯彻执行结合实际受文单位提出贯彻执行指示性意见
(4)批转公文通知级机关级机关报公文认具广泛印发必性时加批语通知形式转发批转公文通知连批转公文反映批转机关意志权威受文单位发挥重领导指导作撰写种通知种方法批转公文表明批准意态度作出评价简指示求受文单位研究执行种方法表明态度针批转公文容作进步阐述证指明意义执行求注意事项强化批转公文指导作
(5)发布规章制度通知机关通知形式属级机关发布制订规章制度说明意义提出求增强权威性执行效撰写种通知般需说明印发意义施行求说明者履行发布生效程序
(6)会议通知保证预定会议够准备期召开重会议均需会前制发通知会议通知繁简程度应视会议容规模决定般应包括容会议名称召开会议根目会议时间点(报时间点)会员差旅费报销办法会者准备工作注意事项联系单位联系联系电话号码等属规模较会议应通知中附会议日程安排会关证件会议通知容求准确具体错漏必须会前送达留出充裕时间会者做充分准备会议通知发出应追踪解落实情况否接通知届时否准时会等便发现问题时解决保证会议计划召开
(7)免聘干部通知干部群众传达免事项履行规定免程序利取干部群众监督支持方便工作联系撰写种通知求简文字分条列项写明免聘干部机关(会议)名称日期免聘员姓名职务通知标题通常简写免通知落款处免机关领导亲笔签署(代签名章)
四通报
通报政机关公文体系种公文体裁国家行政机关公文处理办法通报功定义适表彰先进批评错误传达重精神者情况
中国产机关公文处理条例通报功定义表彰先进批评错误传达重精神沟通重情况
1特点结构
(1)通报特点通报属普发性行文分表扬性通报批评性通报情况通报特点第具教育性代表性倾性事例典型验重情况予表扬批评倡导强调引起注意发挥宣传教育启发引导沟通情况交流验作第二通具体事实表达作者观点意图叙事基础阐明道理第三较强时效性通报反映新情况新问题新验新苗头新趋强调时快捷
(2)通报结构第标题发文机关表彰批评象事实性质(情况)文种第二送机关第三正文写明关表彰(批评)象基情况需表彰(批评)事实需引起重视重情况组织结予表彰(处理)决定提出希求情况通报写明策第四成文日期
2撰写求
(1)通报容必须具典型性应选新颖具代表性典型事例选择推动前中心工作密切相关重事项重情况广干部中受教育启示引起广泛重视进工作起引导促进作
(2)通报材料必须深入细致调查反复认真核实半点虚假错漏通报属普发性公文影响面广应特慎重果通报事实失真仅损通报权威性会群众中造成恶劣影响通报中涉时间点员姓名(包括关情况)事实情节事情原结果群众反映处理决定等均应表达准确
(3)撰写通报应说明叙述表达方式通实具体叙事入情入理分析读者心悦诚服通报达倡导鉴戒作
撰写表彰性通报求表彰象事迹先进工作验写深写细根便读者够具体生动事实中受教育
撰写批评性通报求事实准确非清楚观点鲜明分寸适宜外应特注意公布产生良影响反面事物进行概括叙述
撰写情况通报应写明通报情况(事项)应采取策希求做层次清楚中心明确文字简提策求应明确针性行性
五批复
批复行政公文机关公文中文种新国家行政公文处理办法批复功作样界定适答复级机关请示事项
中国产机关公文处理条例批复功界定完全相答复级机关请示
1特点结构
(1)批复特点批复答复级机关请示事项行文特点第具法定权威性执行性批复中批准指示意见反映直属级机关行政决策指示性质相求级机关遵守执行行政约束力第二具动性批复根级机关报送请示动制发领导指导性公文第三具明确针性批复送请示单位关单位容针请示事项予答复涉请示容关容批复开头结尾应请示标题(发文字号)结语相互应
(2)批复结构第标题发文机关名称事文种必时标题中标明意批准态度第二送机关般报送请示机关第三写明针请示日期容(标题)局×月x日关××××问题请示收悉答复然写批复容复特批复结尾第四制发机关成文日期
2撰写求
(l)批复前必须进行充分调查研究工作首先应认真研究文容背景 审核起初准确性必性次应查阅关规定指示便批复意见符合关方针政策法律法规第三属业处理问题应查阅前案处理材料便问题处理具连续性第四请示容涉关机关(部门)职权范围批复时应关机关(部门)关问题进行协商取致意见避免相互矛盾抵触
(2)批复意见应明确具体行首先做根充分观点明确提意见方案符合实际具行性次文字表达应准确简语气肯定忌模棱两易生歧解词语
(3)批复中心容必须围绕请示事项予针性答复应题分散离开请示事项发表空泛意见o
六通告
通告行政公文文种国家行政机关公文处理办法通告功定义适公布社会关方面应遵守者周知事项
1特点结构
(1) 通告特点通告定范围公布需机关团体企事业单位广民群众遵守周知事项特点第具知性约束力通告具知性公布需周知事项时具约束力通告容机关须遵守强制执行效第二具专业性般专业部门定业务范围公布
(2) 通告结构第标题发文机关事文种组成时省略事标文种第二正文通告目通告事项结尾组成结语说明执行求关事情特通告结束全文第二发文机郑成文明
2撰写求
(1)通告容应明确具体通告目需遵守知晓事项原原具体交代清楚读者目然生歧义
(2)般分条列项形式表述语求简明易懂专业性通告定专业术语应量做方便阅读理解
(3)通告属正式公文应注意维护严肃性启事等应文公布周知事项迁移挂失招生更改电话号码等应避免通告
第三节 请示报告撰写
请示
请示政机关广泛应种行公文
(1)请示特点请示属级机关级领导机关请求指示批准呈请性公文特点第广泛机关权法处理问题应制发请示级机关请求指示批准第二请示属求领导机关回复公文具强制求回复性质接受请示机关应请示事项表明否批准态度予明确指示第三请示容必须属机关职权范围权确实难处理问题事项超越职权请示属机关职权范围事项请示机关努力解决条件解决问题
(2)请示结构第标题写明制发机关名称事文种第二送机关第三正文写明制发请示理请示事项结尾处概括表明请示具体求求予批准批复指示等第四制发机关名称成文日期
3 撰写求
(1) 观点明确申请理事项清楚具体首先应写明提出请示理什请示应说明必性时陈述解决申请事项具备利条件实现性领导机关批复提供说服力事实根阐述请示事项时根区单位情况提出执行办理具体意见供领导机关批复时参考结尾处应明确提出行文具体求全文应层次清楚条理分明
(2)请示容求题集中件请示申请解决问题免容复杂拖延批复时间
(3)应正确标注送机关抄送机关般应送级机关头送受双重领导机关报送请示时应根容写明送机关抄送机关送机关负责答复请示事项领导交办事项外请示直接报送领导者时抄送级机关请示应机关隶属关系逐级报送般情况越级报送请示
(4)文字表述简明体
二报告
报告包括工作报告总结报告调查报告答复询问报告等领导机关反馈机关工作信息总结验教训提出意见建议领导机关制定决策指导工作提供
报告特点：
第报告作级机关级机关反馈信息沟通机关联系种重形式机关普遍常级机关时汇报工作级机关必须遵守项工作制度
第二报告般制发工作务完成问题解决求批复报告请示结合报告中夹杂请示事项
第三报告表述方式叙述概括叙述工作进程成绩关动态验教训建议需阐述观点证道理时必须叙述事实基础做夹叙夹议议叙结合
1工作报告
工作报告级机关汇报工作反映情况提出意见建议分综合性工作报告专题性报告
(1)工作报告结构第标题发文机关事文种组成民政部关加强城市街道居民委员会工作报告××市民政府关2000年财政预算执行情况财政收支情况审计工作报告事部分避免关汇报×××关×××工作等结构符合语法规第二送机关般送级机关级报送应写明报送机关名称会宣读写出称呼语位代表位领导志等第三正文工作报告正文包括首先简交代行文根工作中出现新情况动汇报者根关规定求领导机关作例性汇报次陈述具体工作情况问题记叙方式采时间序工作发展程逻辑关系分设标题等方法层次明晰条理清楚概括叙述工作活动时间点起结果等分析取成绩原存问题步工作意见建议切忌报告中意见建议作请求事项求级机关予批复工作报告重点工作进程成绩公文结尾词短语结尾强调行文目意见请批转(单位)执行请指正(示)报告请审阅特报告等第四成文时间书面形式级报送成文时间应正文右方会宣读成文时间宣读时间报告姓名起标注标题
(2) 工作报告写作求
第适宜采概括叙述表达方式避免描述事情细枝末节罗列数字报告层次时间序空间序工作发展阶段工作性质划分力做结构严密条理清楚叙述事实基础进步提炼验教训阐明工作意见建议
第二中心明确重点突出报告空泛淡避免面面俱写作时抓住重点报告中心明确突出报告重点应机关定时期中心工作重点问题求写深写透次工作作般叙述全文重点突出次分明详略
第三报告容应新意应反映新形势新事物新问题新典型新验回答解决新形势提出种疑点难点报告容具信息价值汇报常规性工作应力求探索提炼特点验力求反映出具实质性规律性信息切写报告作例行公事写空泛元物
第四点面结合撰写报告需工作全局概貌作简概括叙述引证关数说明工作规模广度读者工作情况获全面认识时必须列举具代表性典型事例典型单位典型验说明工作深度点面结合会报告写全面深刻说服力
第五实事求实反映工作中成绩缺点核实数报告中夸成绩决掩饰缺点错误
第六报告中夹带请示事项免影响请示事项处理
第七需呈请级机关予批转报告应报告结尾提出请示批转求述报告妥请批转……执行
2总结报告
总结报告某工作某阶段工作结束报告制度规定级求汇报情况成绩缺点验教训关工作规律作检讨分析汇报步工作计划安排
(1)特点
第总结报告关提炼验(教训)报告完成项工作解决处理问题邓理指导国家路线方针政策项法律法规深入分析中提炼出规律性东西作工作验教训总结报告机关普遍文种
第二总结报告侧重提炼成功验探讨失败教训便提高认识利工作调查报告明显区调查报告根工作需进行种调查取材广泛总结报告限身实践活动中选择材料提炼点
第三总结报告容范围基分两类综合性总结总结系统区(部分区)机关部门定时期实践验种总结涉面宽时间长利展现事物全貌发展变化程中探索事物发展规律专题性总结某项工作某问题专门验作出总结种总结容专新颖广泛够发挥较重作
(2)结构
第标题根容三种写法制发机关名称事文种二制发机关名称容针时间文种三果国家行政机关正式公文格式制发采般文章标题形式标题中简揭示总结中心思想设正副标题正标题突出中心容副标题写发文机关名称事文种省发文机关
第二正文表达总结时问容做安排
开头部分根容采两种写法种概述基情况开头处简介绍总结容涉时间点客观条件工作程中基情况种开头处简揭示总结题进步展开叙述奠定基础
体部分方法安排层次划分工作情况验体会两部分首先介绍工作进程成绩然说明取成绩验验写工作缺点足步工作设想种安排方法利增强读者工作面貌验总体认识二总结容逻辑关系分干问题问题介绍工作情况验教训种方法利增强理性观点明确条理清楚三工作发展阶段前序安排层次工作阶段中分述情况验种方法显示事物发展完整程利阶段探索总结工作发展规范四时间序安排层次时期总结容划分干层次时期写工作情况成绩验种安排利揭示时期工作发展特点规律五容复杂总结两种方法结合起安排层次先实践活动分干阶段然阶段实践活动分设干问题进行分析总结提炼阶段验(教训)全文横结合展现出事物发展历史序反映逻辑关系正文中般指出工作中缺点足提出工作发展设想部分总结重点省略
结尾部分般简文字次点明深化题进步强调行文目帮助读者加深总结容理解起启迪激励作实践说明制定岗位考核标准严格标准进行考核根考核结果实行奖惩三位体落实岗位责制企业项理基础工作进步扎根基层行效办法专词语简结束全文特报告请审阅特报告处请予指正等
(3)撰写求
撰写总结报告应遵循列求
首先必须正确指导思想认识撰写总结报告必性重性端正态度马克思义理指导方针政策作必须具正确立场观点方法应国家路线方针政策法律法规保持高度致国家政策规定整体利益出发评估探索系统机关工作失验教训正确认识全局局部间关系级级机关间关系领导群众间关系机关行机关间关系横联系较中全面正确进行总结实事求
次深入调查占详实准确材料写总结基础收集材料途径方式总结种类求确定般通述渠道获取材料①查阅文件档案资料查阅机关(部门)形成文件查阅级单位属部门报送请示报告简报民信访记录等外收集资料解机关工作关国国外动态验技术改革成果开阔视野拓宽思路②发扬民广开言路机关广职工进行调查收集活材料调查方法召开种类型座谈会访问求教制发调查表格进行书面调查统计调查等③社会调查工作象协作部门级单位收集材料必须进行粗取精伪存真表里彼深层分析边分析边调查提取代表性说服力够反映事物实质规律材料
第三理深度必须占翔实材料基础认真分析思考透现象抓住质零乱纷杂感性认识加科学概括作出理分析总结出具指导作验教训总结具定理深度摆成绩罗列程讲观点离开实际空泛议
第四撰写总结报告般兼说明叙述议三种表达方式重点议方式
3调查报告
调查报告根调查研究成果写成揭示事物真相规律领导机关反馈信息辅助决策检查决策执行情况重形式
(1)调查报告结构包括
第标题制发机关名称调查象文种时省略制发机关名称果正式公文格式制发提问式判断式标题正副标题
第二正文表述调查报告容
开头部分称导语(前言)般采样种表述方法说明调查工作基情况概述调查象情况议提间方式揭示全文题体部分调查报告中心部分通常采方法调查报告容列分成干问题者干方面分叙述层次序号标题表示二时间序工作发展阶段安排层次三方式安排层次四综合两种方式安排层次结尾部分通常采方法简文字概括全文进步点明题展示前景发出号召 说明关事项写结语意言止
第三结尾部分写明制发机关名称成文日期
(2)调查报告撰写求
第必须深入进行调查研究
第二正确提炼题题求正确深刻必须国家方针政策法律法规作实际出发正确回答现实生活中迫切需回答问题做观点明确非清楚具定深度
第三调查报告容必须真实准确调查材料核实半点虚假容表述求语准确分寸适宜撰写者应国家利益出发坚持实事求态度敢情况够忠事实坚持真理真实性调查报告灵魂
第四调查报告文字表述求简明流畅形式活泼生动应结合运说明叙述议表达方式做叙议结合适引说服力数字群众生动语言做较恰修辞格(喻排等)者辅图表片附录等形式增强调查报告读性
4答复询问报告
答复询问报告级机关答复级机关询时文种撰写种报告求
(1)首先写明回复文日期询问容然说明答复容
(2)容集中应围绕级机关询问问题针性予明确具体答复报告中汇报询问关事项更夹带请示事项
(3)容真实准确级询问问题进行认真调查研究核实事情性质具体情节结果关数字实事求领导机关作认真负责报告
(4)语简明体分寸适宜
第四节 函会议纪撰写
函
函公文中唯行文行政公文机关公文函列文种国家行政机关公文处理办法函功作表述适相隶属机关间商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项中国产机关公文处理条例函定义相似机关间商洽工作询问答复问题隶属关系关部门请求批准
1函特点结构
(1)函特点函属相隶属机关间相互正式公文特点第受作者职权范围级高低制约受容繁简轻重严格限制灵活简便容较单纯般函事第二函灵活简便广泛应公务联系领域级层次机关公文中函频率高第三公函正式公文种具法定效商洽公务询问答复问题关部门请求批准代表着法定作者意志权威传达发文机关决策意图受文者行强制性影响
(2)函结构第标题发文机关事文种(函复函)第二送机关第三正文写明制发根理商洽询问(答复)请求批准具体事项结尾表达行文目行文求致意公文语特函告请函复等第四制发机关成文日期
2撰写求
(1)行文郑重撰写公函必须正式公函纸具备正式公文规范格式拟定标题编制发文字号结构完整语准确体现出正式公文严肃性完整性
(2)简文字需商洽询问答复申请知事项明确具体交代清楚
(3)语谦讲究礼节函应行相隶属机关间相互协商配合互通信息语讲究礼节语气应委婉体必时尊称致意性词语忌命令性告诫性词语目创造机关间谐友协作氛围
3类函撰写点
(1)商洽公务函发函应正文中写明制发函根理什发函陈述需商洽具体事项求观点明确意见具体词语体清楚方便方理解答复结尾处提出予复函予快办理具体求
复函应针函求予确切答复明确表明否意意见说明理提出具体处理办法求语准确简复特函意结尾
(2)询问答复问题函询问问题函求容集中询问问题方便方快答复询问问题应查确属机关难解决(回答)问题认真调查思考意方提出问题徒增方负担复函应问答针提问题时予明确回复
（3）请求批准函相隶属机关请求批准关费员调配税收营业执招生专业增减物资调拨等关事项撰写种函求理充分请求批准事项明确具体合理文事语简明体结尾处表明行文目外致意性词语态度诚恳尊重力求征方支持
二会议纪
行政公文机关公文会议纪公文文种新颁布实施国家行政机关公文处理办法规定会议纪适记载传达会议情况议定事项中国产机关公文处理条例规定会议纪记载会议精神议定事项
1特点结构
(1)会议纪特点会议纪会议文件种机关传达贯彻会议精神议定事项时检查会议议定事项执行情况特点第会议纪会议情况议定事项完整系统报道般制成会议期会议结束反映会议情况传达贯彻会议议定事情第二纪中记载传达会议议定事项反映持单位会单位意志法定权威性关会单位属单位具约束力认必权求受文单位遵守执行第三纪性质取决会议容性质印发会议纪目求具知规定协议指导种性质汇报交流会议信息介绍验指导工作约束执行效
(2)会议纪结构第标题会议名称文种(纪)第二成文日期般圆括号写标题正方第三正文概括反映会议基情况会议讨决定事项会议希号召会议纪正文表述首先会议基情况般应写明会议根目会议名称时间点会范围(员)议题会议成果等纳法叙述分设干条款分条叙述专题性会议般宜纳法叙述较具体写明述容般例行办公会议采分条列项写明会议时间点持参加交流验交换意见座谈会介绍会者姓名身份会议议题等次会议讨决定问题般先写会议讨事项分析评价重意义成绩缺点然写工作指导原具体安排关事项处理决定部分容表述属专题性重会议会议讨议定事项容逻辑关系纳概括成干层次层次序数标题表示属座谈会纪分列干问题发言序分表述属例会会议讨序逐项叙述次写会议希求号召
2撰写求
(1)实事求态度真实准确反映会议项容会者发言议定事项纳概括提炼作出必删节绝观意图意增添容甚加歪曲篡改会工作安排包括责分工时限求务求准确具体利传达贯彻督促检查会议中出现重分歧应实记载反映保证纪真实性准确性纪写成应提请会议持审核签发重会议纪应会者讨认
(2)突出重点简明精炼应根会议性质确定纪重点重点部分应作详阐述会议容应加强分析纳概括便做深入浅出重点明确语言简明会议中产生种观点应加集中分析鉴作出理概括纪具说理性会议中反映出情况应认真进行分析中提炼出典型说服力事例数作概括说明会议程情节应概括介绍舍弃繁琐细枝末节
(3) 层次分明条理清楚纪层次分标题序数表示外会议决定会议意会议听取……讨决定……等惯词语表示
第五章 公文处理
第节 公文处理基务位
公文处理概念基务
1公文处理概念
公文处理指公文撰写传递理公文形成产生实际效全部活动机关实现理职重形式公文处理具体包括公文拟写制作处理传递保提供利公文处理监督控制组织理
2公文处理基务
公文处理基务准确时安全效拟制传递处理理公文便机关公务活动提供适信息充分发挥公文效公文处理基务具体讲包括方面
(1)拟写制作公文根公务需求关信息资料进行收集加工整理拟稿会商审核签发缮印校直印签署形成正式公文
(2)传递公文根公文性质时限求种方式传递收受公文机关
(3)办理公文收文分办批办拟办传阅承办等工作环节进行阅读加工解解决公文容针公务实现公文目求
(4)处置办毕公文根定标准已办理完毕公文采取立卷档清退销毁暂存等方法进行处置
(5)理公文指保证述务效完成进步发挥扩公文功效公文实施科学系统理公文处理工作加强组织控制
二公文处理重位
1公文处理机关行政理重组成部分
公文作办理公务基手段贯穿机关项职活动始终公务活动领域提供效信息支持公文形成动生成更会动发挥效应必须赖系列活动公文处理公文处理机关发挥理职中需公文形成产生实效成机关实现理职必条件时沟通机关间横联系沟通机关广群众间联系公文处理质量直接关系行政效率高低
2公文处理国家档案事业基础
档案事业国家文化事业组成部分档案重部分源公文天档案昨天公文公文容格式字迹材料处理程序否规范准确档公文否齐全完整直接影响档案质量档案事业发展加强公文处理工作促进国家档案事业必条件
三公文处理基原
公文处理必须遵循列基原
1法制原
求全面立法严格执法通法律法规规章制度公文处理活动加调整规范
2实事求原
求公文必须真实反映情况切实际出发解决实际问题讲求实效克服官僚义反形式义
3质量原
求准确严密处理公文追求公文处理活动全部构成素全部程全部质量指标优化
4保密原
求公文处理活动中应认真遵守国家关保密法律法规树立保密观念掌握必保密方法技术严守国家团体秘密
5时效原
求时快捷处理公文维护公文时效应明确规定公文办理时限简化手续减少公文运转层次推行公文标准化实现公文处理现代化
6精简原
求精简公文简化公文处理程序手续方法实现原提倡切实际出发加强调查研究反形式义文牍义
7集中统原
求公文处理活动中级类机关工作员应接受办公厅(室)集中统领导遵行统制度标准部分公文处理活动(收发分办传递印立卷档销毁)须公文处理部门(员)专门完成
8政分工原
涵公文处理活动中应明确执政组织行政机构责范围职责权利范围专司职专负责保证工作效进行实质强化作执政中国产领导位领导作
第二节 收文处理
收文处理程序
收文处理指机关外部公文实施处置理活动收文处理收受公文中提取关信息处理关公务程收文机关履行法定职公文产生实际效程
收文处理般程序签收外收**记启封收**记分办摘编拟办批办承办注办组织传阅催办查办处置办毕公文
1第阶段公文收受分流
(1)签收签收包括公文鉴清点核检查履行签注手续等活动
(2)外收**记登记指登录反映公文关信息程公**记形式簿式卡片式联单式电脑登记等
(3)启封外收**记完成公文送机关统分部机构设置收发部门(员)签收统启封径送关领导者亲启
(4)收**记收发员收文情况做出较详细记载
(5)分办分办指根公文性质重程序涉密程度办理时间求容涉职权范围机关部门责分工关程序规定等收文分送关部门员阅知审批办理活动分办公文确定运转方关系公文否准确迅速效决定性程序分办公文求分清次缓急分清阅件办件优先处理紧急重公文需办理公文分办时应专门履行登记手续
(6)摘编文件理员部分准备投入办理程重文件进行加工活动针文件编写文摘提综述汇集关数资料等
2第二阶段办理收文
具体包括拟办批办承办注办
(1)拟办拟办指部门综合部门负责收文办理提出建议性处置意见活动拟办求弄清文背景意图必时应查阅关文件关情况进行调查研究便拟办意见具法规事实切实行拟办项辅助决策领导作参谋助手活动拟办意见应简明具体体
(2)批办批办指机关部门领导文办理提出指示性意见决策性活动批办利加强公文办理集中领导批办实行合理分工分层负责制度求领导职权范围批办批办意见应明确肯定具体前致切实行模棱两语言
(3)承办承办指公文阅读贯彻执行办理公文承办产生切实效公文处理中心环节做承办工作求熟悉文件容关方针政策法律法规熟悉关业务求深入实际加强调查研究便公文针问题制宜时制宜切实效处理承办中应注意分清次缓急科学安排承办次序采取种承办方式加强会商努力协调理方面关系提高承办效率
(4)注办注办指承办签注公文办理结果活动注办查考公文办理程承办方式承办结果承办责提供
3第三阶段组织传阅催办查办
(1)组织传阅指独份份数少公文需部门位工作员阅知处理时公文中间效传递阅读活动
(2)催办公文处理理机构承办根承办时限关求公文承办程实施催促检查
(3)查办公文处理理机构专门组织重公文实际执行情况进行核查协办工作
4第四阶段处置办毕公文
包括立卷档清退暂存销毁等
二收文办理活动方法点
(1)拟办项辅助决策活动目决策活动提供供选择方案作拟办应注意
第认真切读公文真正弄清方意图问题性质实际情况第二意见简明具体体第三时提出两两方案时应讲究排列次序般应倾性意见放前面提高效果第四意见应工整清晰写文件处理单相应栏目中签注拟办姓名日期第五公文涉问题较易处理领导者采纳方案定握时直接草拟复文文稿供审核定夺加速办理程
(2)批办批办项法定责者履行法定事务处置权决策性活动法定责者机关部门领导批办求
第越权批办公文第二严格控制批办范围批办样效办理公文已批办统处置意见公文已合法明确效批办意见公文均批办关部门直接处理第三批办意见务须明确肯定具体前致切实行第四采取效措施监督批办意见执行结果第五批办程中发现公文涉问题权确实法处置批办改拟办第六批办意见应工整清晰写文件处理单文件传阅单关栏目务须签注批办姓名年月日
(3)承办公文承办产生切实效公文办理中中心环节承办时应注意 第熟悉公文容关法律法规方针政策级关公文熟悉关业务
第二公文针问题效处理必须深入实际加强调查研究
第三加强协商努力协调方面关系
第四效运面谈会议电话沟通现场办公等种承办方式
第五分清次区缓急科学安排承办次序
第六级领导积极参承办
第七注重承办结果检查监督
(4)注办作备忘查日查考提供
注办承办手完成着承办活动进行时反映承办情况容记录文件处理单相应栏目签注项目通常包括否办复复文号复文日期召开会议名称会范围决议结果电话沟通时方受话通话容日期现场办公参加者解决问题方法措施结果阅件承办姓名签注日期等等
三发收文理活动方法点
(1)签收指履行规定确认清点核检查签注手续分发文机关邮政部门机通信部门文件交换站者通备通信设备收取公文
(2)登记登记形式簿式卡片式联单式三种
登记时应注意收文发文件密件急件般应分进行分清轻重缓急急件登件分批登应日日登登记序号应留空号出重号字迹工整滥简称登录项目应完整准确标题文件应代拟出简明确切标题
(3)启封启封应专负责标明亲收亲启件领导亲启启封应检查公文完整情况
(4)分办公文确定运转方项事关公文否准确迅速办理决定性工作文件性质重程度涉密程度时限求容涉职责范围机关部门级工作员分工关程序惯例送交办理分办应专门登记关责者应收件履行交接手续送出公文前应根需文件处理单文件传阅单等附文运转
(5)公文摘编重公文投办理前作加工包括编写文摘提综述汇集关数资料等办理公文提供方便节省办文时间
(6)组织传阅组织传阅时应注意
第选择合理传阅路线形式第二正确排序情况变化做适调整第三适分流复制干副第四积极利发展种传阅形式开辟阅文室召集阅文者集中阅文利现代化手段传阅文件等第五建立传阅登记手续第六时检查阅读情况效落实关领导者阅批示
(7)催办根承办时限关求公文承办程实施催促检查程催办工作般程明确象承办工作求(时限方式原等)效进行催办工作需情况文件催办单等形式记录案作催办定期时承办部门员催询检查承办工作进展情况时协助制订实施解决问题方法措施保证公文迅速效运转验收办毕公文综合反映承办工作实际情况结果注销已办结公文
(8)查办公文查办指核查重公文执行情况督促协助承办单位全面具体落实公文精神解决关问题活动
公文查办催办带监督性质理活动两者区较明显催办承办公文程监督控制重点公文时办毕查办仅监控承办程公文产生实效全部程时质量关事务办毕催办般份具体公文单位展开查办件事情单位进行干份公文反映事情情况查办围绕样组公文展开
查办工作般程立案确定查办象交办关部门布置查办务承办部门催询办理情况反馈查办查办情况结果反映领导者销办注销已获结果承办事项办毕公文做出处理
第三节 发文处理
发文处理程序
发文处理指机关部制发公文进行创制处置理活动程发文处理发文机关履行法定职责表达身意志愿收集加工记录传递关信息众工作员参集体创造性活动程
发文处理般程序拟稿会签核稿签发注发缮印印签署分装发出处置办毕公文程序具强确定性逆性
1第阶段文稿形成
(1)拟稿拟稿发文处理程起点指撰拟公文文稿
(2)会商会商指公文文稿容涉关机关(部门)职权范围需征意配合时进行协商活动项工作利维护公文合法性效性维护政令致发文机关动组织
(3)核稿核稿指送交关领导签发前秘书部门文稿作全面审核修正项工作机关发文数量质量控制利提高发文质量核稿具全面性文稿容格式字迹语言形成程序手续进行全程核查
(4)签发签发指机关领导文稿批注核准发出意见签署姓名日期活动签发绝数公文生效法定程序文稿履行签发手续定稿具正式文件效签发意容进行修改
2第二阶段公文制作
具体包括注发缮印印签署
(1)注发注发指定稿形成批注制发求活动作签发意见进步具体化技术化注发包括明确文件发授范围阅读范围标注文件紧急程序保密等级规定印刷份数印刷发出时限明确公文制作发送方式编制发文字号进行版式设计等
(2)缮印(校)缮印指文稿缮写印刷保证公文质量缮印程中必须建立严格校复核制度付印前文稿审查签批手续公文格式时限印刷数量求字迹材料书写字迹等否齐备准确规范印刷程中定稿基准正(校样)进行文字格式标点符号编排技术等全面校工作缮印完毕公文复核发出
(3)印签署印毕公文加盖发文机关印章请关领导者公文正签注姓名作均表明公文正式性质法定效力
3第三阶段公文外传递
包括分装发出等环节
(1)分装指规定具体拣配封装公文
(2)发出已封装完毕公文适宜方式发送受文者
4第四阶段处置办毕公文
包括立卷档暂存销毁等
二发文办理活动方法点
1文稿撰拟
2会商会商作维护公文合法性效性维护政令致
会商发文机关动组织关问题协商完毕取致意见应请机关部门关责者签注会商意见会商意见应签发文稿纸关栏目写明关容否意亲笔签名注明时间会商时应注意诸点
第协商象应齐全没遗漏保证公文合法效容涉职权机关部门协商范围列应广泛征求意见征肯定配合第二协商程中未关问题取致应时关级机关反映情况请求指示未获准意见行文第三协商时采取种具体方式跑会动方驻面商函会方寄发草稿关函件请签注意见寄回会议方式时召集关机关部门责者起协商讨取致意见
3核稿核稿重点
第否需行文否具备行文条件发文名义否合适错第二文种否正确规范行文方否正确准确头送滥抄滥报违制越级行文等现象公文否受文者产生预计影响第三公文容否合法否真实准确明确具体界线清楚前致切实行详略第四公文格式否规范正确文件否正确结构否齐全完整第五语言表达否简明体条理否合语法逻辑否准确易理解没歧义题否明确显露名名时间数字引文否准确标点否正确字迹否工整清晰规范第六公文否定会议讨通否会商否需报
4签发根签发身份位工作程序分
正签——签发身法定职权范围签发公文
代签——根授权代签发公文
核签——称加签指级领导签发级机关部门重公文
会签——两两机关行文时机关领导签发公文
做签发工作必须做第越权签发公文第二必须先核签第三联合行文时必须做会签工作机关部门领导均履行签发手续第四必须发文稿纸相应栏目批注定稿发出意见(发急发等)签注完整姓名日期签姓签名签姓名批注意见代签应标注代签等字样
5签署指签发公文领导亲笔正式发出公文正落款处签注姓名签署权机关正职负责特殊情况般副职代签
三发文理活动方法点
1校
校原稿格式设计求基准校样(反映印版全貌纸样)缮写誉录完毕文件进行全面核检查发现纠正种错漏确保文件质量较适公文校方法校法折校法读校法
2印
印指需印章公文盖机关领导印章机关领导印章般机关办公部门掌需印公文原稿领导签发准签发印印须做端正清晰印章压盖公文落款成文时间年月处做骑年盖月
3分装
分装指规定具体拣配封装公文活动分装包括步骤(1)收发员清点份数领导签发意见注发求拣配公文(2)收发员进行发**记(3)装封步骤包括公文装封筒填写封皮回执单(公文)检查核封口密件加密封条(4)捆包(袋)步骤包括收文机关发出数量较公文时进行包装般需装包(袋)填写封皮回执单检查核封口加封条等(5)封装公文转交外收发机构员履行签收手续
4公文外发出
发出公文已封装完毕公文种方式传递受文者项活动机关外收发(通信机部门)职责
第四节 办毕公文处置
处置办毕公文活动
收文处理发文处理程中存处置办理完毕公文活动活动决定实现类办毕公文(办毕收文机关外发文文稿存等)宿留存亡充分发挥包括现行效历史效公文全部功效具十分重影响处置活动包括清退销毁暂存立卷档
(1)清退清理关办毕收文期退原发文机关指定关单位
(2)销毁种方式手段失留存价值留存性办毕公文做毁灭性处理
(3)暂存暂时留存保部分具高查考价值重份公文(份已立卷档)受种素制约时难准确判定否应予销毁公文
(4)立卷办理完毕查考利价值公文编立成案卷(公文集合体档案理基单位)
(5)档编立案卷案卷目录规定时间质量求移交档案部门作档案保存理
二公文清退范围手续
需清退公文包括数类绝密公文重错漏公文明令撤销公文仅供征求意见审阅公文未审阅领导讲话稿发文机关指定清退公文等
清退公文规定求成批定期进行定期甚阅清退成批清退时应附式两份公文清理报告表方履行签收手续单份清退时应方索取收证需清退公文时单独保私摘录容更复制留存种通信方式传递应清退公文时公文身没解密降密应律原文标注密级处理严格遵行关保密规定求
三公文销毁范围方式
应予销毁公文包括具备留存价值公文留存必重份公文特殊情况行毁灭造成失密严重损失公文般性公文草稿印制公文程中形成校样印版等
销毁公文方式焚毁重新制成纸浆粉碎清洗消磁(磁盘磁鼓磁带等)
种方式销毁公文时均应履行程序手续文书部门组织公文进行鉴定确认应销毁逐文逐件核定造册呈请机关级机关关领导审定批准获准行销毁
销毁公文时应专(两)监销直公文完全毁灭销毁密件时应专押运公文护送销毁点
特殊情况外均私销毁公文销公文视废纸出售
四暂存公文保
暂存公文应文书部门员妥保合理排列编号简单编目必时公文号题作者查考利需求汇编装订成册
密件非密件应分保
批准私留私存公文
应定期清理公文时剔确已需查考明显留存价值公文时确认具长期永久保存价值公文重新卷
五立卷档
反映机关工作活动具查考利价值业已办理完毕公文材料均立卷范围列
立卷具体操作法许种基方法致认真握公文特征公文进行科学运效分类组合编目
公文立卷档程序程编制立卷类目时卷年终调整排列卷公文次序编号填写卷公文目录备考表拟写案卷题名填写封皮装订案卷排列编目档
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