现代公文写作与处理:公文要素之公文结构


    现代公文写作与处理:公文要素之公文结构   公文结构的概念和作用   (一)公文结构的概念   公文结构是指公文内容的组合和构造。换句话说,也就是如何按照主题的需要,安排材料、组织成文的方式,比如全文分哪几个部分,每部分安排哪些内容,怎样使公文首尾一致,形成一个有机整体,等等。   (二)公文结构的作用   1 .便于阅读和理解   2 .利于公文写作   二、公文结构的基本内容   公文结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等,安排结构就是在总体结构思路的指导下,组织安排好这些环节,构成相互紧密联系的有机整体,组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。   (一)公文的开头与结尾   一篇公文中,开头与结尾,一个居前,一个殿后,地位都相当重要。   1 .开头   开头是公文正文部分的起点和入笔处,又称导语,用以唤起读者注意,引导阅读。最常见的公文开头,大致有以下几种:   ① 起因式开头。一开始先讲问题的缘起,即为什么要写这篇公文,一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。   ② 目的式开头。开宗明义,第一句就说明本文目的,一般使用“为了……”、“为……”。   ③ 根据式开头。一开始先说明制作公文的依据,多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头,即根据某公文要求,遵照上级某指示精神,按照某会议的决定等。   ④ 时间式开头。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日,有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头,有的则用“……之后”句式开头。   ⑤ 引文式开头。一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。   ⑥ 事情式开头。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。   2 .结尾   公文的结尾,又称结语,用以维护公文的完整性,使读者深刻理解作者的意图,为准确而有效地处理公文奠定基础,同时,也防止在正文之后被添加伪造。   公文中的结尾也是多种多样的,常用的有如下几种:   ① 总结式结尾。在结尾部分对全文作出总结,概括与深化主题,帮助读者进一步理解全文。   ② 希望号召式结尾。在结尾部分提出希望,发出号召,鼓舞斗志。   ③ 强调式结尾。对主题意义再次强调以引起重视。   ④ 专用式结尾。如“以上请示是否妥当,请批复”、“当否,请指示”等。   (二)公文的层次与段落   段落是形式范畴的概念,即自然段,其行文标志是“另起一行,空两格”;层次是内容范畴的概念,即意义段,没有明显的行文标志。   1 .层次   所谓层次,又叫意义段,结构段,是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位,也是结构的基本单位。   层次的划分是有其客观依据的,有时按照事物发展的时间来安排层次,有时根据事物的空间来安排层次,有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次,有时按照公文的逻辑联系来安排层次。   公文往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。   ① 总分式。总分式也叫主从式,是指构成公文的全部层次中,先从总体上概括内容,然后再具体分述;或先提出总的观点、主张,然后再具体说明。这种方式在简报、调查报告、总结 、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。有命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点,而后具体陈述主张和办法。   ② 并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手,把材料按其性质归类,组成层次,分别从不同方面对问题加以说明,各个层次表现为平等并列关系,以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容,形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。   ③ 递进式。这是按照内容的逐层推进,层层加深而安排层次的一种方式,层次之间为一层深似一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。   ④ 因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式,层次间为因果关系。其中有的先说因、后说果,有的则先交代结果,后分析原因。   ⑤ 连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式,其中有的以时间的先后为序排列,有的以事件发展的前后进程排列,有的以空间的前后转换排列,有的以认识的过程排列。公文中采用这种方式的以时序的推进为多。如简报、报告、会议纪要等常用这种方式。   2 .段落   段落是构成一篇公文的基本单位,人们习惯上称之为自然段。   段落的划分要注意四点:一是单一性,即一个段落只能表达一个中心内容,不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起;二是完整性,即一个中心内容必 须在一个段落里说清楚,而不能分散在几个段落里讲;三是连贯性,就是说前后段的内容要有承继关系,不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断;四是匀称性,即段落的长短划分要适度,不能长的太长、短的太短,避免给人以不太协调的直观印象。   (三)公文的过渡与照应   1 .过渡   过渡是指公文层次、段落之间的衔接与转换,在公文中起着桥梁和纽带的作用,使全文浑然一体,逻辑性强。   公文写作时,在下面几种情况下一般需要过渡。一是思想内容转换时。二是表达方式转换时。三是结构形式转换时。   常用的过渡方法主要有三种。一是词语过渡。常用的表示关联和转折的词语主要有:不过、既然、因为、所以、虽然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、总而言之、综上所述,等等。二是句子过渡。在段落或层次之间,有时也用一个句子将上下文衔接起来,这样的句子就叫做过渡句。过渡句可以设在前一段的末尾,也可以放在后面一段的段首,应根据具体情况,灵活掌握。三是段落过渡。凡是两层或两段文字之间意思相隔较远,或表达方式、结构形式变换幅度较大时,可用段落来进行过渡。这种在层次和段落之间起承前启后作用的段落,叫做过渡段。   2 .照应   照应是公文内容上的前后照顾呼应。   公文中常用的照应方法主有:一是首尾照应,让公文的开头与结尾遥相呼应,使开头说的话在结尾处得到深入的补充和强调。二是前后照应,让公文的前后内容之间互相照顾,彼此呼应,使公文的结构紧凑、主题鲜明、逻辑性强。三是题文照应,使正文与标题相照应,起到展开主题、深化主题的作用。   三、公文结构的基本要求   公文结构的安排,应当服从于和服务于公文主题表达的需要,要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则,并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。在此基础上,力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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