福州普惠物业理限公司
行政理作业指导书
第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
第1页 4页
1 目
规定公司文件资料编写批准发布更改保存作废等活动适外文件控制求确保公司项工作正常开展保存必证
2 适范围
适公司部文件编写收发控制资料保外文件理
3 职责
31 职部门负责工作文件编写收集存档
32 综合理部负责业档案理控制
33 办公室负责文件发放存档资料保文件处理
34 办公室文件资料理工作控制
4 相关文件
文件控制程序 QPH—QP—423
质量记录控制程序 QPH—QP—424
5 工作程序理办法
51 文件产生
511 相关部门根工作需求编写文件
512总理助理文件进行审核
513总理审批通文件办公室印发放作非受控文件生效
514办公室生效文件印制必须[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）
52文件资料类
521 受控文件
a) 业资料
b）图纸资料
c) 质量体系控制求进行理文件
d) 质量体系中引法律法规外文件
e) 服务程关合协议
f) 业档案（：公合约户登记表等属业财产综合理部理控制具体执行[顾客财产控制程序]QPH—QP—754）
理控制具体执行[文件控制程序]（ QPH—QP—423）
522非受控文件
公司营服务工作范围相关文件作非受控文件理办公室应进行分类编码便档根目前公司现非受控文件分：
a) 行文外行文 1
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第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
第2页 4页
b) 未质量体系引外文件 2
c) 服务程关合协议 3
d) 未质量体系引法律法规 4
e) 行业标准性文件 5
f) 片录带6
g) 电脑贮存7
53文件资料目录索引号
X—XX—XX
文件盒编号
号柜序列号
文件柜编号
文件类编码
54文件资料档理
541职部门种工作文件进行编写收集整理存档汇总办公室统理
542办公室负责文件资料保密性防范公司受控文件非受控文件资料均属保密性文件
543 办公室负责文件资料理保护文件资料应分门类包装存放需存档文件资料时存档建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02）注明文件类索引号份数等必应容说明档案柜贴存放文件索引号范围确保调阅文件资料时易识检索便文件资料保
55 文件资料发放
551 文件应职部门工作性质范围发放办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD01—02—03）注明发放范围数量分发号等求领[文件分发登记表]签领便发放文件进行统计
检查
552办公室文件发放程中误发遗失发现文件误发时应立追回时作文件补救工作
56 文件资料调阅
561 阅者应[文件资料阅登记表]（QR—WD01—02—04）详细注明文件资料编号图号时办理手续
562阅文件资料未允许复印摘抄外传播
563 阅文件资料时办公室应文件资料否完进行检查文件资料受损阅者应阐述受损原[文件资料阅登记表]备注栏注明素造成应追究事责
56 4机密性文件调阅规定
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第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
第3页 4页
a) A级机密文件资料：公司年度计划公司年终报告总结公司章程董事会决议公司财务报表法律诉讼文件等调阅需总理批准
b) B级机密文件资料：业档案公司员工档案公司规章制度公司营专项审批文件等调阅需办公室批准
c) C级机密文件资料：业资料技术性图纸资料法律法规类文件调阅需关部门负责批准办公室联系办理
d) 行业阅文件资料仅限B级机密C级机密文件资料
e) 业（户）工作需阅文件资料仅限技术图纸已张贴公场文件
f) 外单位阅调文件资料限国家执法部门公安机关检察机关法院等单位工作侦破案件需予协助配合前应检验登记访单位员证明文件相关证件办公室总理请示亲办理
g) 文件资料调阅551 552553条款执行
57 文件复制破损丢失
571 未允许意复印公司文件资料工作需复印文件须办公室批准[文件复印登记表]（QR—WD01—02—05）填写复印文件名称复印数量签名
572 文件应文件妥善保文件破损严重影响丢失时应填写[文件补发申请表]（QR—WD01—02—06）办公室批准办理更换手续补发新文件时应收回破损文件应予新分发号新分发号延续原文件分发号
58 文件资料更新
文件增加条款更新时应时更换保证处获效版
59 文件作废销毁
591容适公司运行超效期限文件总理期审批予作废销毁处理
592 分发程中发现文件遗失程中文件破损严重丢失应级汇报总理审批予作废处理
593 作废文件盖作废章留两份备案余销毁文件销毁处理时需两进行实施监督
594 办公室作废销毁文件应[作废销毁文件登记表]（QR—WD01—02—07）注明作废销毁文件编号版号分发号作废部门书面发布作废声明防止误
6 记录表格
序号
名称
编号
存放点
存放时间
1
[印制文件登记表]
QR—WD01—02—01
办公室
年
2
[存档备案资料目录]
QR—WD01—02—02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
QR—WD01—02—03
办公室
年
4
[文件资料阅登记表]
QR—WD01—02—04
办公室
年
5
[文件复印登记表]
QR—WD01—02—05
办公室
年
6
[文件补发申请表]
QR—WD01—02—06
办公室
年
7
[作废销毁文件登记表]
QR—WD01—02—07
办公室
年
起草：晓惠 审核：赵罗生 审批：高超
日 期：20028 18 日 期：2002820 日 期：2002822
★文件资料阅（调）登记表
QR—WD01—02—04 NO
序号
阅（调）文件资料名称
编号
（图号）
阅
阅时间
时间
保密
级
审核
审批
文件理员
备 注
★ 文件补发申请表
QR—WD01—02—06 NO
申请日期
申请部门
申请
补发原
文件资料名称
编 号
页 数
原文分发号
分发
审核
审批
★ 文件补发申请表
QR—WD01—02—06 NO
申请日期
申请部门
申请
补发原
文件资料名称
编 号
页 数
原文件
分发号
分发
审核
审批
★文件分发登记表
QR—WD01—02—03 NO
分发号
分发日期
文件资料名称
编号（图号）
分发数量*（张）
分发范围
领签名
★ 文件复印登记表
QR—WD01—02—05 NO
序号
复印日期
文件资料名称
编号
（图号）
复印原
复印数量（张）
申请
审批
受理
★印制文件登记表
QR—WD01—02—01 NO
印制日期
印制数量（张）
文 件 名 称
文件编号
编写部门
审核
审批
★ 作废销毁文件登记表
QR—WD01—02—07 NO
文 件 名 称
编号
（图号）
作废销毁日期
作废销毁原
办
监督
审批
工程决算表次月款计划
3—14—3
2003414
记录已期
魏丽梅
工程决算表次月款计划
3—14—4
2003414
记录已期
魏丽梅
变配电工程零星资料
3—10—7
2003414
记录已期
魏丽梅
种耗结算证计量明细表公分摊览表
4—6—1
2003414
记录已期
魏丽梅
种耗结算证计量明细表公分摊览表
4—6—2
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—26
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—27
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—29（2）
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—29（3）
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水量记录
5—2—38
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—19（2）
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—19（3）
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—20
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—21
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—22
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—23
2003414
记录已期
魏丽梅
公寓楼电数记录（2盒）
5—2—39
2003414
记录已期
魏丽梅
高压变电运行记录
5—2—17
2003414
记录已期
魏丽梅
桩基工程施工日记
3—4—4
2003414
记录已期
魏丽梅
桩基工程施工日记
3—4—5
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦变电工作票
5—2—24
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦柴油发电机组发电运行记录
5—2—25
2003414
记录已期
魏丽梅
★ 作废销毁文件登记表
QR—WD01—02—07 NO
文 件 名 称
编号
（图号）
作废销毁日期
作废销毁原
办
监督
审批
宏利厦高压变电运行记录
5—2—15
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦高压变电运行记录
5—2—16
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦高压变电运行记录
5—2—18
2003414
记录已期
魏丽梅
1#低压变电运行记录
5—2—17
2003414
记录已期
魏丽梅
消控中心运行记录（2盒）
5—2—35
2003414
记录已期
魏丽梅
中央空调运行记录
5—2—30
2003414
记录已期
魏丽梅
消防设备月保养记录表
5—2—36
2003414
记录已期
魏丽梅
监控中心运行记录
交接班记录
5—2—35
2003414
记录已期
魏丽梅
电梯运行保养（障处理）记录
5—2—37
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦1#低压变电运行记录
5—2—19
2003414
记录已期
魏丽梅
写字楼进出员登记
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
保安员巡逻记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
业货物出门登记
时停车出入记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
公寓楼视讲出入登记
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦行车交接记录
宏利厦摩托车交接记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦库交接记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦库车辆出入记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
商务中心杂志挂号信件签收
理部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部日评表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部周检表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部月检表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
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第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
第1页 4页
1 目
规定公司文件资料编写批准发布更改保存作废等活动适外文件控制求确保公司项工作正常开展保存必证
2 适范围
适公司部文件编写收发控制资料保外文件理
3 职责
31 职部门负责工作文件编写收集存档
32 综合理部负责业档案理控制
33 办公室负责文件发放存档资料保文件处理
34 办公室文件资料理工作控制
4 相关文件
文件控制程序 QPH—QP—423
质量记录控制程序 QPH—QP—424
5 工作程序理办法
51 文件产生
511 相关部门根工作需求编写文件
512总理助理文件进行审核
513总理审批通文件办公室印发放作非受控文件生效
514办公室生效文件印制必须[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）
52文件资料类
521 受控文件
a) 业资料
b）图纸资料
c) 质量体系控制求进行理文件
d) 质量体系中引法律法规外文件
e) 服务程关合协议
f) 业档案（：公合约户登记表等属业财产综合理部理控制具体执行[顾客财产控制程序]QPH—QP—754）
理控制具体执行[文件控制程序]（ QPH—QP—423）
522非受控文件
公司营服务工作范围相关文件作非受控文件理办公室应进行分类编码便档根目前公司现非受控文件分：
a) 行文外行文 1
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第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
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b) 未质量体系引外文件 2
c) 服务程关合协议 3
d) 未质量体系引法律法规 4
e) 行业标准性文件 5
f) 片录带6
g) 电脑贮存7
53文件资料目录索引号
X—XX—XX
文件盒编号
号柜序列号
文件柜编号
文件类编码
54文件资料档理
541职部门种工作文件进行编写收集整理存档汇总办公室统理
542办公室负责文件资料保密性防范公司受控文件非受控文件资料均属保密性文件
543 办公室负责文件资料理保护文件资料应分门类包装存放需存档文件资料时存档建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02）注明文件类索引号份数等必应容说明档案柜贴存放文件索引号范围确保调阅文件资料时易识检索便文件资料保
55 文件资料发放
551 文件应职部门工作性质范围发放办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD01—02—03）注明发放范围数量分发号等求领[文件分发登记表]签领便发放文件进行统计
检查
552办公室文件发放程中误发遗失发现文件误发时应立追回时作文件补救工作
56 文件资料调阅
561 阅者应[文件资料阅登记表]（QR—WD01—02—04）详细注明文件资料编号图号时办理手续
562阅文件资料未允许复印摘抄外传播
563 阅文件资料时办公室应文件资料否完进行检查文件资料受损阅者应阐述受损原[文件资料阅登记表]备注栏注明素造成应追究事责
56 4机密性文件调阅规定
福州普惠物业理限公司
行政理作业指导书
第二章 ★文件资料理制度
编号：QPH—WD01—02
A版0次修改 2003年1月1日生效
第3页 4页
a) A级机密文件资料：公司年度计划公司年终报告总结公司章程董事会决议公司财务报表法律诉讼文件等调阅需总理批准
b) B级机密文件资料：业档案公司员工档案公司规章制度公司营专项审批文件等调阅需办公室批准
c) C级机密文件资料：业资料技术性图纸资料法律法规类文件调阅需关部门负责批准办公室联系办理
d) 行业阅文件资料仅限B级机密C级机密文件资料
e) 业（户）工作需阅文件资料仅限技术图纸已张贴公场文件
f) 外单位阅调文件资料限国家执法部门公安机关检察机关法院等单位工作侦破案件需予协助配合前应检验登记访单位员证明文件相关证件办公室总理请示亲办理
g) 文件资料调阅551 552553条款执行
57 文件复制破损丢失
571 未允许意复印公司文件资料工作需复印文件须办公室批准[文件复印登记表]（QR—WD01—02—05）填写复印文件名称复印数量签名
572 文件应文件妥善保文件破损严重影响丢失时应填写[文件补发申请表]（QR—WD01—02—06）办公室批准办理更换手续补发新文件时应收回破损文件应予新分发号新分发号延续原文件分发号
58 文件资料更新
文件增加条款更新时应时更换保证处获效版
59 文件作废销毁
591容适公司运行超效期限文件总理期审批予作废销毁处理
592 分发程中发现文件遗失程中文件破损严重丢失应级汇报总理审批予作废处理
593 作废文件盖作废章留两份备案余销毁文件销毁处理时需两进行实施监督
594 办公室作废销毁文件应[作废销毁文件登记表]（QR—WD01—02—07）注明作废销毁文件编号版号分发号作废部门书面发布作废声明防止误
6 记录表格
序号
名称
编号
存放点
存放时间
1
[印制文件登记表]
QR—WD01—02—01
办公室
年
2
[存档备案资料目录]
QR—WD01—02—02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
QR—WD01—02—03
办公室
年
4
[文件资料阅登记表]
QR—WD01—02—04
办公室
年
5
[文件复印登记表]
QR—WD01—02—05
办公室
年
6
[文件补发申请表]
QR—WD01—02—06
办公室
年
7
[作废销毁文件登记表]
QR—WD01—02—07
办公室
年
起草：晓惠 审核：赵罗生 审批：高超
日 期：20028 18 日 期：2002820 日 期：2002822
★文件资料阅（调）登记表
QR—WD01—02—04 NO
序号
阅（调）文件资料名称
编号
（图号）
阅
阅时间
时间
保密
级
审核
审批
文件理员
备 注
★ 文件补发申请表
QR—WD01—02—06 NO
申请日期
申请部门
申请
补发原
文件资料名称
编 号
页 数
原文分发号
分发
审核
审批
★ 文件补发申请表
QR—WD01—02—06 NO
申请日期
申请部门
申请
补发原
文件资料名称
编 号
页 数
原文件
分发号
分发
审核
审批
★文件分发登记表
QR—WD01—02—03 NO
分发号
分发日期
文件资料名称
编号（图号）
分发数量*（张）
分发范围
领签名
★ 文件复印登记表
QR—WD01—02—05 NO
序号
复印日期
文件资料名称
编号
（图号）
复印原
复印数量（张）
申请
审批
受理
★印制文件登记表
QR—WD01—02—01 NO
印制日期
印制数量（张）
文 件 名 称
文件编号
编写部门
审核
审批
★ 作废销毁文件登记表
QR—WD01—02—07 NO
文 件 名 称
编号
（图号）
作废销毁日期
作废销毁原
办
监督
审批
工程决算表次月款计划
3—14—3
2003414
记录已期
魏丽梅
工程决算表次月款计划
3—14—4
2003414
记录已期
魏丽梅
变配电工程零星资料
3—10—7
2003414
记录已期
魏丽梅
种耗结算证计量明细表公分摊览表
4—6—1
2003414
记录已期
魏丽梅
种耗结算证计量明细表公分摊览表
4—6—2
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—26
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—27
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—29（2）
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水泵运行记录
5—2—29（3）
2003414
记录已期
魏丽梅
生活水量记录
5—2—38
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—19（2）
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—19（3）
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—20
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—21
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—22
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦2#低压变电运行记录
5—2—23
2003414
记录已期
魏丽梅
公寓楼电数记录（2盒）
5—2—39
2003414
记录已期
魏丽梅
高压变电运行记录
5—2—17
2003414
记录已期
魏丽梅
桩基工程施工日记
3—4—4
2003414
记录已期
魏丽梅
桩基工程施工日记
3—4—5
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦变电工作票
5—2—24
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦柴油发电机组发电运行记录
5—2—25
2003414
记录已期
魏丽梅
★ 作废销毁文件登记表
QR—WD01—02—07 NO
文 件 名 称
编号
（图号）
作废销毁日期
作废销毁原
办
监督
审批
宏利厦高压变电运行记录
5—2—15
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦高压变电运行记录
5—2—16
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦高压变电运行记录
5—2—18
2003414
记录已期
魏丽梅
1#低压变电运行记录
5—2—17
2003414
记录已期
魏丽梅
消控中心运行记录（2盒）
5—2—35
2003414
记录已期
魏丽梅
中央空调运行记录
5—2—30
2003414
记录已期
魏丽梅
消防设备月保养记录表
5—2—36
2003414
记录已期
魏丽梅
监控中心运行记录
交接班记录
5—2—35
2003414
记录已期
魏丽梅
电梯运行保养（障处理）记录
5—2—37
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦1#低压变电运行记录
5—2—19
2003414
记录已期
魏丽梅
写字楼进出员登记
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
保安员巡逻记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
业货物出门登记
时停车出入记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
公寓楼视讲出入登记
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦行车交接记录
宏利厦摩托车交接记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦库交接记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
宏利厦库车辆出入记录
保安部
2003414
记录已期
魏丽梅
商务中心杂志挂号信件签收
理部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部日评表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部周检表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
工程部月检表
工程部
2003414
记录已期
魏丽梅
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