1 目
爲效理項文件與資料便指導項活動特制定程序
2 範圍
指導項活動內外部文件與資料均屬程序理範圍
3 權責
31 內部文件理權責：
311 系統文件理代表擬定副總經理核准發行
312 程序文件部門制定經部門討論會簽理代表審查副總經理核准發行
313 工程技術類作業指導書工程部制定審核發行
314 表單部門制定審核發行
32 外部文件理權責：
321 接收：香港營業部工程部發貨部
322 轉換：工程部
4 定義
41 內部文件：據公司內部活動行爲特徵據外來文件需産生文件
42 外部文件：來國際國家標準機構國家法律行政機構客戶等標準法規求性文件等均爲外來文件類文件將規範指導影響公司行爲活動
43 系統文件：闡述系統活動總體政策公司經營宗旨並爲描述總體架構綱領性文件
44 程序文件：規定某素活動實現流程活動時機與目擔負
理與實施責部門等指導性文件
45 指導書：爲實現某項活動詳細描述步驟方法文件
46 表單：規定於記錄活動內容狀況結果文件
5 作業內容
51 文件與資料理流程圖 (見附件)
52 部門工作需制定活動文件接收外來文件須進行相應文件轉換時 相應權責部門産生相關文件
53 文件應31規定權責員進行審查核准爲程序文件 需部門進行討論會簽審查會簽核准記錄應體現<文件制定修改廢止申請單>中
54 制定部門應將核准文件連<文件制定修改廢止申請單>併交文控中心據規則統編號：
□□ □□ □ □□□ □□
文件版 01 ~ 99
文件流水序號 001 ~999
文件類別
公司簡稱 YH 部門代號
541 部門代號：
總經理室 － GM 工程部 － PE 品部 － QC
生産部 － PR 採購部 － PU 倉部 － MC
發貨部 － DC 力資源部 － MR
542 文件類別：
系統文件 － S 程序文件 － P 指導文件 － W
表單文件 － R 外部文件 － E
543 版說明：文件版01~99次改版初版爲01改版爲02 0304．．．表單版直接於編號中予體現爲後兩位碼文件則單獨顯示版號碼
55 文件均文控中心登錄於<文件總覽表>利控
56 文件發行
561 初次發行：文件初次發行文控中心規定分發範疇 複印相應份數後加蓋文件發行章後分發部門分發時文控中心於<文件分發回收記錄表>予登記並文件接收部門簽收
562 文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並述情形予審批交文控中心加蓋文件發行章補發文件補發樣應文控中心於<文件分發回收記錄表>予登記並文件接收部門簽收：
5621 數量足時：部門文件數量足時需求部門副總經理申請核准
5622 文件遺失時：部門文件遺失時需求部門副總經理申請核准分發時文控中心原<文件分發回收記錄表>予標記
5623 文件損壞時：部門損壞時需求部門副總經理申請核准分發時文控中心原<文件分發回收記錄表>記錄收回損壞文件
563 對外發行：需將公司文件對外發行時應相關對口部門填寫<文件補發申請單>經副總經理審核意後文控中心於<文件分發回收記錄表>予記錄該對口部門代為簽收於備注中注明發行對象對外發行文件屬外包加工商供應商發行標準類文件需蓋文件發行章更改時須回收次發行則應加蓋參考文件 章變更版時無需回收
57 文件修改：
571文件現狀發生變化系統改善需進行修改時針對修改內容應提出<文件制定修改廢止申請單>注明修改內容經文件原文件審查核準部門負責審查意後交文控中心變動版 原文件<文件分發回收記錄表>收回原文件後規定發行新版文件
572 發行新版時ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況標識前後修改重點
58 文件廢止：文件現實發生變化失功效應予廢止時建議單位應提出<文件制定修改廢止申請單>注明廢止原 經文件原審查核準負責審查核準意後交文控中心原文件<文件分發回收記錄表> 收回原文件
59 文件修改廢止收回原發行文件時文控中心應注意文件完整性知識積累法規緣需保留時應加蓋廢止文件僅供參考章回收情況應文控中心於<文件分發回收記錄表>予記錄
510 文件總覽表發行：文控中心公司文件類別制作<文件總覽表>發放部門供對文件增減版變動均應重新制作<文件總覽表>發放部門
511 外部文件
5111 外部文件需進行相應轉換方時內部文件規定予處理時原外部文件交文控中心保存登記於<文件總覽表>
5112 外部文件直接時接收部門填寫<文件制定修改廢止申請單>規定文件分發範圍後該部門簽署審查意見交文控中心予理發行
512 作廢收回文件處理：部門收回文件背面回收利僅於印刷表單應於該作廢文字頁面加蓋作廢文件 章示識別
513 原稿保存：文件原件均文控中心予保存修改廢止該文件原稿文控中心均應分開保存加蓋舊版文件 章示識別
514 暫時發行：工作需需暫時發行文件時文件直接交文控中心加暫時發行章發行發行時需注明效期限期行失效無需回收
515 表單文件發行時加蓋 文件發行 章便部門復印改版時部門對<文件總覽表>新版狀態新版原余留舊版空白表單行作廢
516 文件分發理工作部門現場保情況於內部品質審查時均應進行審查
517 關文件理表單記錄均應文控中心質量記錄理程序予理
6 相關文件
61 內部品質審核理程序
62 質量記錄理程序
7 表單
71文件制定修改廢止申請單
72文件總覽表
73文件分發回收記錄表
74文件補發申請單
8 附件
81 文件與資料理流程圖
82 文件發行 章參考文件 章暫時發行 章作廢文件 章 舊版文件 章廢止文件 僅供參考 章
文件制訂
附件：文件與資料理流程圖
No
程序文件
Yes
No
會簽
Yes
審查 No
Yes
文件編號 登錄
核準 No
Yes
文件發行
申請處理
Yes 適合否
No 廢止
回收舊文件
No
督導
回收 分發
審核
Yes
附件二 (樣章)
1 文件發行章 2 參考文件章
3 暫時發行章 4 作廢文件章
(暫時發行效期為三個月)
5 舊版文件章 6 廢止文件 僅供參考章
附件三：文件格式
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爲效理項文件與資料便指導項活動特制定程序
2 範圍
指導項活動內外部文件與資料均屬程序理範圍
3 權責
31 內部文件理權責：
311 系統文件理代表擬定副總經理核准發行
312 程序文件部門制定經部門討論會簽理代表審查副總經理核准發行
313 工程技術類作業指導書工程部制定審核發行
314 表單部門制定審核發行
32 外部文件理權責：
321 接收：香港營業部工程部發貨部
322 轉換：工程部
4 定義
41 內部文件：據公司內部活動行爲特徵據外來文件需産生文件
42 外部文件：來國際國家標準機構國家法律行政機構客戶等標準法規求性文件等均爲外來文件類文件將規範指導影響公司行爲活動
43 系統文件：闡述系統活動總體政策公司經營宗旨並爲描述總體架構綱領性文件
44 程序文件：規定某素活動實現流程活動時機與目擔負
理與實施責部門等指導性文件
45 指導書：爲實現某項活動詳細描述步驟方法文件
46 表單：規定於記錄活動內容狀況結果文件
5 作業內容
51 文件與資料理流程圖 (見附件)
52 部門工作需制定活動文件接收外來文件須進行相應文件轉換時 相應權責部門産生相關文件
53 文件應31規定權責員進行審查核准爲程序文件 需部門進行討論會簽審查會簽核准記錄應體現<文件制定修改廢止申請單>中
54 制定部門應將核准文件連<文件制定修改廢止申請單>併交文控中心據規則統編號：
□□ □□ □ □□□ □□
文件版 01 ~ 99
文件流水序號 001 ~999
文件類別
公司簡稱 YH 部門代號
541 部門代號：
總經理室 － GM 工程部 － PE 品部 － QC
生産部 － PR 採購部 － PU 倉部 － MC
發貨部 － DC 力資源部 － MR
542 文件類別：
系統文件 － S 程序文件 － P 指導文件 － W
表單文件 － R 外部文件 － E
543 版說明：文件版01~99次改版初版爲01改版爲02 0304．．．表單版直接於編號中予體現爲後兩位碼文件則單獨顯示版號碼
55 文件均文控中心登錄於<文件總覽表>利控
56 文件發行
561 初次發行：文件初次發行文控中心規定分發範疇 複印相應份數後加蓋文件發行章後分發部門分發時文控中心於<文件分發回收記錄表>予登記並文件接收部門簽收
562 文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並述情形予審批交文控中心加蓋文件發行章補發文件補發樣應文控中心於<文件分發回收記錄表>予登記並文件接收部門簽收：
5621 數量足時：部門文件數量足時需求部門副總經理申請核准
5622 文件遺失時：部門文件遺失時需求部門副總經理申請核准分發時文控中心原<文件分發回收記錄表>予標記
5623 文件損壞時：部門損壞時需求部門副總經理申請核准分發時文控中心原<文件分發回收記錄表>記錄收回損壞文件
563 對外發行：需將公司文件對外發行時應相關對口部門填寫<文件補發申請單>經副總經理審核意後文控中心於<文件分發回收記錄表>予記錄該對口部門代為簽收於備注中注明發行對象對外發行文件屬外包加工商供應商發行標準類文件需蓋文件發行章更改時須回收次發行則應加蓋參考文件 章變更版時無需回收
57 文件修改：
571文件現狀發生變化系統改善需進行修改時針對修改內容應提出<文件制定修改廢止申請單>注明修改內容經文件原文件審查核準部門負責審查意後交文控中心變動版 原文件<文件分發回收記錄表>收回原文件後規定發行新版文件
572 發行新版時ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況標識前後修改重點
58 文件廢止：文件現實發生變化失功效應予廢止時建議單位應提出<文件制定修改廢止申請單>注明廢止原 經文件原審查核準負責審查核準意後交文控中心原文件<文件分發回收記錄表> 收回原文件
59 文件修改廢止收回原發行文件時文控中心應注意文件完整性知識積累法規緣需保留時應加蓋廢止文件僅供參考章回收情況應文控中心於<文件分發回收記錄表>予記錄
510 文件總覽表發行：文控中心公司文件類別制作<文件總覽表>發放部門供對文件增減版變動均應重新制作<文件總覽表>發放部門
511 外部文件
5111 外部文件需進行相應轉換方時內部文件規定予處理時原外部文件交文控中心保存登記於<文件總覽表>
5112 外部文件直接時接收部門填寫<文件制定修改廢止申請單>規定文件分發範圍後該部門簽署審查意見交文控中心予理發行
512 作廢收回文件處理：部門收回文件背面回收利僅於印刷表單應於該作廢文字頁面加蓋作廢文件 章示識別
513 原稿保存：文件原件均文控中心予保存修改廢止該文件原稿文控中心均應分開保存加蓋舊版文件 章示識別
514 暫時發行：工作需需暫時發行文件時文件直接交文控中心加暫時發行章發行發行時需注明效期限期行失效無需回收
515 表單文件發行時加蓋 文件發行 章便部門復印改版時部門對<文件總覽表>新版狀態新版原余留舊版空白表單行作廢
516 文件分發理工作部門現場保情況於內部品質審查時均應進行審查
517 關文件理表單記錄均應文控中心質量記錄理程序予理
6 相關文件
61 內部品質審核理程序
62 質量記錄理程序
7 表單
71文件制定修改廢止申請單
72文件總覽表
73文件分發回收記錄表
74文件補發申請單
8 附件
81 文件與資料理流程圖
82 文件發行 章參考文件 章暫時發行 章作廢文件 章 舊版文件 章廢止文件 僅供參考 章
文件制訂
附件：文件與資料理流程圖
No
程序文件
Yes
No
會簽
Yes
審查 No
Yes
文件編號 登錄
核準 No
Yes
文件發行
申請處理
Yes 適合否
No 廢止
回收舊文件
No
督導
回收 分發
審核
Yes
附件二 (樣章)
1 文件發行章 2 參考文件章
3 暫時發行章 4 作廢文件章
(暫時發行效期為三個月)
5 舊版文件章 6 廢止文件 僅供參考章
附件三：文件格式
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