中山桑芭丝服装限公司
程序文件
文件资料控制程序
编号：SQP01
版修改状态：A0
生效日期：2002年 月 日
页码：第1页6页
拟制：朱文君 审核： 批准：
1． 目
公司文件资料进行控制确保相关部门员够文件效版防止文件流失泄密
2．适范围
程序适公司关文件资料
3．职责
31总办文件资料控制理部门
32部门负责相关文件编制接收文件资料保维护前培训
4定义
41受控文件：维持公司质量理体系运作相关部门必须遵执行文件受控文件发放前总办盖受控章识发放回收时均应办理登记手续
411指导公司质量体系运行操作指导性文件分四级：
a级文件：质量手册
b二级文件：程序文件
c三级文件：作业文件(作业规程检验标准理办法责权利书等)
d四级文件：质量记录格式
412外文件：包括行业区国家国际标准客户提供技术文件图纸国家颁布关政策法规
42非受控文件质量文件参考资料产品品质直接关系文件分发回收时办理登记手续修订时作版控制废止规定回收销毁
a部门理文件
b公司级理文件：容涉部门需部门协调配合完成某项业务公司名义发出文件
编号：SQP01 版修：A0 页码：第2页6页
5工作程序（附流程图）
51文件资料编制批准
511质量手册程序文件总理指派专编制文件资料相关职部门编制
512文件资料审批：
文件类型
文件名称
初审
核准
受控文件
质量手册程序文件
理者代表
总理
作业文件质量记录
部门
理者代表
非受控文件
部门理文件
部门
总办
公司级理文件
总办
总理
52文件资料编号版号修改状态号规
521文件版号写英文字母ABC……次排序
522文件修改状态号阿拉伯数字0123……表示
523文件资料编号规：
质量手册：
S—QM—XX
流水号
质量手册代号
公司代号
程序文件：
S—QP—XX
流水号
程序文件代号
公司代号
作业文件：
S QW XX
流水号
作业文件代号
公司代号
编号：SQP01 版修：A0 页码：第3页6页
质量记录
AA——BB —— XX
流水号
岗位编号
部门编号
文件资料
S— AA— BB— XX—CC
流水号
年度末二位数
岗位编号
部门编号
公司代号
部门编号：
总办
01
业务部
02
设计部
03
财务部
04
事行政部
05
企部
06
公宣部
07
电脑部
08
设备部
09
发展计划部
10
质部
11
工厂部
12
绸庄部
30
53文件资料发布
531批准质量手册程序文件作业文件质量记录表统文控员编目负责填制受控文件清单报理者代表审批发放
532部门部理文件发放前必须报总理备案
533批准文件资料均文控员负责发放必须文件收发登记表签字
534发放受控文件封面盖受控章
54文件资料修改作废
541年年底质量手册程序文件作业文件效性进行评审必时作出修改
编号：SQP01 版修：A0 页码：第4页6页
542文件修改申请修改部门填写文件修订申请表报总办核准批转相关职部门草拟修订容递交原审批部门负责审批
543形成文件基条件发生重变化需进行幅度修改时原编制部门进行换版原文件收回作废
544审批文件修订申请表总办保存执行53
55文件资料存档销毁
551已发行文件资料原稿（正）均文控员列册存档保存原版文件加盖原版文件章
552类表单记录相关部门指定员规定保存期限存档保存期终止时交文控员规定程序销毁
553现场文件置现场非现场文件部门集中保
554已作废文件资料总办文控员负责收回收回失效文件需加盖作废章
555收回失效文件资料期表单记录积存时间已达销毁时限规定时文控员填写文件记录销毁申请单理者代表批准规定程序销毁
56文件资料更新
561颁发效版文件时必须时回收失效文件回收数量原颁发数量登记文件收发登记表
562确保留需文件员填写文件留申请单部门意总办批准备案保留失效版加盖参考章作特殊情况留
563文件部门文件丢失损坏缺页等书面方式总办申请文控员核实责制度处罚予补发
564文件补发程序533534
565总办资料室需准备套文件资料副加盖副章文控员负责版修改版时更新
编号：SQP01 版修：A0 页码：第5页6页
566 总办年6月12月底文件专离职时文件收发登记表 受控文件清单核查现场文件资料否完整效
57外文件控制
571总办应外文件登录外文件制表视类填写送阅单文件加盖受控章分送需部门传阅规定时间时回收
572国家法律法规行业标准影响公司整体作业外文件总办需列册存档
573外文件责部门（部门）受控交总办文控员存档
574总办文控员年少全面核查次公司利外文件版变化情况版升级变更等情况需填写外文件变更报告表报请理者代表批准获取571573理
58文件外控制
581切文件(含受控文件非受控文件)须严格遵守桑芭丝公司保密规定未总理批准外发外传外查阅复制抄录
582批准外发文件533执行
6相关文件
61质量记录控制程序
62桑芭丝公司保密规定
7记录
71 文件修订申请单
72 文件收发登记表
73 受控文件清单
74 文件记录销毁申请单
75 文件留申请单
76 外文件制表
77外文件变更报告表
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程序文件
文件资料控制程序
编号：SQP01
版修改状态：A0
生效日期：2002年 月 日
页码：第1页6页
拟制：朱文君 审核： 批准：
1． 目
公司文件资料进行控制确保相关部门员够文件效版防止文件流失泄密
2．适范围
程序适公司关文件资料
3．职责
31总办文件资料控制理部门
32部门负责相关文件编制接收文件资料保维护前培训
4定义
41受控文件：维持公司质量理体系运作相关部门必须遵执行文件受控文件发放前总办盖受控章识发放回收时均应办理登记手续
411指导公司质量体系运行操作指导性文件分四级：
a级文件：质量手册
b二级文件：程序文件
c三级文件：作业文件(作业规程检验标准理办法责权利书等)
d四级文件：质量记录格式
412外文件：包括行业区国家国际标准客户提供技术文件图纸国家颁布关政策法规
42非受控文件质量文件参考资料产品品质直接关系文件分发回收时办理登记手续修订时作版控制废止规定回收销毁
a部门理文件
b公司级理文件：容涉部门需部门协调配合完成某项业务公司名义发出文件
编号：SQP01 版修：A0 页码：第2页6页
5工作程序（附流程图）
51文件资料编制批准
511质量手册程序文件总理指派专编制文件资料相关职部门编制
512文件资料审批：
文件类型
文件名称
初审
核准
受控文件
质量手册程序文件
理者代表
总理
作业文件质量记录
部门
理者代表
非受控文件
部门理文件
部门
总办
公司级理文件
总办
总理
52文件资料编号版号修改状态号规
521文件版号写英文字母ABC……次排序
522文件修改状态号阿拉伯数字0123……表示
523文件资料编号规：
质量手册：
S—QM—XX
流水号
质量手册代号
公司代号
程序文件：
S—QP—XX
流水号
程序文件代号
公司代号
作业文件：
S QW XX
流水号
作业文件代号
公司代号
编号：SQP01 版修：A0 页码：第3页6页
质量记录
AA——BB —— XX
流水号
岗位编号
部门编号
文件资料
S— AA— BB— XX—CC
流水号
年度末二位数
岗位编号
部门编号
公司代号
部门编号：
总办
01
业务部
02
设计部
03
财务部
04
事行政部
05
企部
06
公宣部
07
电脑部
08
设备部
09
发展计划部
10
质部
11
工厂部
12
绸庄部
30
53文件资料发布
531批准质量手册程序文件作业文件质量记录表统文控员编目负责填制受控文件清单报理者代表审批发放
532部门部理文件发放前必须报总理备案
533批准文件资料均文控员负责发放必须文件收发登记表签字
534发放受控文件封面盖受控章
54文件资料修改作废
541年年底质量手册程序文件作业文件效性进行评审必时作出修改
编号：SQP01 版修：A0 页码：第4页6页
542文件修改申请修改部门填写文件修订申请表报总办核准批转相关职部门草拟修订容递交原审批部门负责审批
543形成文件基条件发生重变化需进行幅度修改时原编制部门进行换版原文件收回作废
544审批文件修订申请表总办保存执行53
55文件资料存档销毁
551已发行文件资料原稿（正）均文控员列册存档保存原版文件加盖原版文件章
552类表单记录相关部门指定员规定保存期限存档保存期终止时交文控员规定程序销毁
553现场文件置现场非现场文件部门集中保
554已作废文件资料总办文控员负责收回收回失效文件需加盖作废章
555收回失效文件资料期表单记录积存时间已达销毁时限规定时文控员填写文件记录销毁申请单理者代表批准规定程序销毁
56文件资料更新
561颁发效版文件时必须时回收失效文件回收数量原颁发数量登记文件收发登记表
562确保留需文件员填写文件留申请单部门意总办批准备案保留失效版加盖参考章作特殊情况留
563文件部门文件丢失损坏缺页等书面方式总办申请文控员核实责制度处罚予补发
564文件补发程序533534
565总办资料室需准备套文件资料副加盖副章文控员负责版修改版时更新
编号：SQP01 版修：A0 页码：第5页6页
566 总办年6月12月底文件专离职时文件收发登记表 受控文件清单核查现场文件资料否完整效
57外文件控制
571总办应外文件登录外文件制表视类填写送阅单文件加盖受控章分送需部门传阅规定时间时回收
572国家法律法规行业标准影响公司整体作业外文件总办需列册存档
573外文件责部门（部门）受控交总办文控员存档
574总办文控员年少全面核查次公司利外文件版变化情况版升级变更等情况需填写外文件变更报告表报请理者代表批准获取571573理
58文件外控制
581切文件(含受控文件非受控文件)须严格遵守桑芭丝公司保密规定未总理批准外发外传外查阅复制抄录
582批准外发文件533执行
6相关文件
61质量记录控制程序
62桑芭丝公司保密规定
7记录
71 文件修订申请单
72 文件收发登记表
73 受控文件清单
74 文件记录销毁申请单
75 文件留申请单
76 外文件制表
77外文件变更报告表
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