进出口贸易作业标准化手册范例
□ 组织系统
详见组织系统图1821オ
图1821 组织系统图
□ 业务流程
1新产品开发(样品收集)
2客户开发
3客户询价(电报信件电报处理)
4报价
5订单确认
6开立境订单
7生产督促lc催开
8出货
9押汇(出货通知)
10付款
□ 业务处理细
1新产品开发(样品收集)
(1)业务科取新样品应填写产品卡(附表1822)写明资料：
①时编号
②品名规格包装
③制造厂商名称址电话负责联络工厂产量规模
④开发成
⑤预估生产成
⑥制造商报价
⑦销售象区
⑧预估售价
⑨预估毛利
(2)业务科周业务汇报时前项新产品提出讨逐项评估开发价值分abc三类a类极具开发价值b类开发价值c类开发价值
(3)评估列ab类产品赋予正式产品编号列入产品档样品拍存档样品存放样品室产品卡写明存放位置评估列c类产品产品卡列入次品档样品存放次品室
(4)业务科月现产品选择时产品月第周业务汇报时提出检查评定已开发价值者产品卡列入次品档样品移入次品室
(5)新产品时编号六位数字分代表填写产品卡时年月日1995年6月10日开发产品时编号950610日开发数种新产品第七位数英文字母序编号旧产品淘汰列入次品档淘汰编号原新产品时编号相
(6)①产品档正式编号七位数字第位数代表……第二位数代表……第三四五六位数代表序号第七位数填ab分代表a类产品b类产品
②第位数填1代表 第位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2笨突Э发：
(1)业务科月周业务汇报时提报月客户开发计划计划容包括：
①制作公司简介产品目录(注明交货期限付款条件)
②产品市场研究分析客户资料收集
③介绍新产品(邮寄新产品目录)
④刊登广告邮寄开发信
⑤
(2)客户开发应选择a类产品配合季节性需求
(3)研讨定案客户开发计划应业务科列入月营业计划(附表1823)职责列入工作计划(附表1824)
3客户询价(电报信件电话处理)
(1)业务科收客户询价电报信件应加盖收文戳记填收文日期电信容文件空栏填具处理意见文意处理情况登记收文簿(附件4)原文呈理核阅理批示容回函回电回函回电意填入收文簿回函回电副存客户档(附表1826)
(2)处理中电报信件存办卷时查阅催办已处理电报信件客户入客户档文适空栏时签办单(附表1827)粘附处理
(3)客户电报限日回电客户信件理指示期限外限三日回函
(4)接客户电话应通话容记入电话记录(附表1828)呈理批阅指示处理电话记录式两联处理程序电报信件处理完成第联序入电话记录档第二联客户入客户档
4报价：
(1)业务科接客户询价电报信件应立客户需求指派员洽询厂商挑选产品item呈理核报价单(附表1829)必时修剪样品片贴报价单
(2)报价单式两联第联寄客户第二联存客户档
5订单确认：
(1)业务科接客户订单订单容填成交卡(附表18210)交专业员厂商确认买价交货期sales confirmation(sc)(附表18211)sc式五联第二三联寄客户第四联存业务科办卷第五联存客户档订购品名数量单价金额交货期生产厂商填入客户档
6开立境订单：
(1) 业务科sc成交卡开立境订货单(附表18212)
(2) 订货单式四联第联交售方存查第二联存业务科办卷第三联交专专业
员协调厂商填写生产验货进度表第四联交售方签认存厂商档订购品名数量厂价交货期等记入厂商档
(3)业务科sc订货单填写产品表
7生产督促催开lc：
(1)业务科专业员生产验货进度表进行督促填写实际生产进度周业务会报时提出报告必时现场取样携回核验
(2)业务科笔sc订lc开立日期催开lc
(3)收客户开lc应立核交易容否相符原sc容符应求客户修改lc协调厂商修改订货单容修改订货单处理程序开立境订单相
8出货：
(1)出货前业务科联络船公司确定船期填写装船预计表时联络专业员确定装柜日期点通知拖车公司货柜拖指定点备装柜
(2)装船预计表式三联第联交报关行签shipping order(so)第二联业务科存查第三联交专业员验货
(3)装柜完成专业员立回报种货品实际出货数量箱号净重毛重材数退税方式业务科通知报关行修改通知报关行该笔出口押汇银行工厂退税清表晚须结关前日寄达公司汇送报关行退税清表须中文誊写
9押汇(出货通知)：
(1)结关三日业务科报关行取提单押汇文件lc条款核相符呈理签名送银行办理押汇时追踪押汇程序确定银行已拨款通知银行取回结汇证实书海关签放输出许证(cbc)第六联交会计影存办卷
(2)笔货品出口业务科出口容套出货通知单(shipping advice letter)式三联第联(正)份完整出口文件副寄客户第二联(副)份完整出口文件副(包括lccbc第六联装船预计表第二联)存入出货文件档第三联(副)存入客户档
(3)业务科实际出口容分填入客户档产品档厂商档
1备犊睿邯
(1)笔货品出口业务科结关三日收集厂商寄发货单销货发票专业员填具验收记录装船预计表第三联核误送会计
(2)会计复核业务科转付款证确定该笔出口已押汇入帐开立付款传票呈理核示开立结关11天支票支付货款付款证加盖付讫戳记
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详见组织系统图1821オ
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□ 业务流程
1新产品开发(样品收集)
2客户开发
3客户询价(电报信件电报处理)
4报价
5订单确认
6开立境订单
7生产督促lc催开
8出货
9押汇(出货通知)
10付款
□ 业务处理细
1新产品开发(样品收集)
(1)业务科取新样品应填写产品卡(附表1822)写明资料：
①时编号
②品名规格包装
③制造厂商名称址电话负责联络工厂产量规模
④开发成
⑤预估生产成
⑥制造商报价
⑦销售象区
⑧预估售价
⑨预估毛利
(2)业务科周业务汇报时前项新产品提出讨逐项评估开发价值分abc三类a类极具开发价值b类开发价值c类开发价值
(3)评估列ab类产品赋予正式产品编号列入产品档样品拍存档样品存放样品室产品卡写明存放位置评估列c类产品产品卡列入次品档样品存放次品室
(4)业务科月现产品选择时产品月第周业务汇报时提出检查评定已开发价值者产品卡列入次品档样品移入次品室
(5)新产品时编号六位数字分代表填写产品卡时年月日1995年6月10日开发产品时编号950610日开发数种新产品第七位数英文字母序编号旧产品淘汰列入次品档淘汰编号原新产品时编号相
(6)①产品档正式编号七位数字第位数代表……第二位数代表……第三四五六位数代表序号第七位数填ab分代表a类产品b类产品
②第位数填1代表 第位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2笨突Э发：
(1)业务科月周业务汇报时提报月客户开发计划计划容包括：
①制作公司简介产品目录(注明交货期限付款条件)
②产品市场研究分析客户资料收集
③介绍新产品(邮寄新产品目录)
④刊登广告邮寄开发信
⑤
(2)客户开发应选择a类产品配合季节性需求
(3)研讨定案客户开发计划应业务科列入月营业计划(附表1823)职责列入工作计划(附表1824)
3客户询价(电报信件电话处理)
(1)业务科收客户询价电报信件应加盖收文戳记填收文日期电信容文件空栏填具处理意见文意处理情况登记收文簿(附件4)原文呈理核阅理批示容回函回电回函回电意填入收文簿回函回电副存客户档(附表1826)
(2)处理中电报信件存办卷时查阅催办已处理电报信件客户入客户档文适空栏时签办单(附表1827)粘附处理
(3)客户电报限日回电客户信件理指示期限外限三日回函
(4)接客户电话应通话容记入电话记录(附表1828)呈理批阅指示处理电话记录式两联处理程序电报信件处理完成第联序入电话记录档第二联客户入客户档
4报价：
(1)业务科接客户询价电报信件应立客户需求指派员洽询厂商挑选产品item呈理核报价单(附表1829)必时修剪样品片贴报价单
(2)报价单式两联第联寄客户第二联存客户档
5订单确认：
(1)业务科接客户订单订单容填成交卡(附表18210)交专业员厂商确认买价交货期sales confirmation(sc)(附表18211)sc式五联第二三联寄客户第四联存业务科办卷第五联存客户档订购品名数量单价金额交货期生产厂商填入客户档
6开立境订单：
(1) 业务科sc成交卡开立境订货单(附表18212)
(2) 订货单式四联第联交售方存查第二联存业务科办卷第三联交专专业
员协调厂商填写生产验货进度表第四联交售方签认存厂商档订购品名数量厂价交货期等记入厂商档
(3)业务科sc订货单填写产品表
7生产督促催开lc：
(1)业务科专业员生产验货进度表进行督促填写实际生产进度周业务会报时提出报告必时现场取样携回核验
(2)业务科笔sc订lc开立日期催开lc
(3)收客户开lc应立核交易容否相符原sc容符应求客户修改lc协调厂商修改订货单容修改订货单处理程序开立境订单相
8出货：
(1)出货前业务科联络船公司确定船期填写装船预计表时联络专业员确定装柜日期点通知拖车公司货柜拖指定点备装柜
(2)装船预计表式三联第联交报关行签shipping order(so)第二联业务科存查第三联交专业员验货
(3)装柜完成专业员立回报种货品实际出货数量箱号净重毛重材数退税方式业务科通知报关行修改通知报关行该笔出口押汇银行工厂退税清表晚须结关前日寄达公司汇送报关行退税清表须中文誊写
9押汇(出货通知)：
(1)结关三日业务科报关行取提单押汇文件lc条款核相符呈理签名送银行办理押汇时追踪押汇程序确定银行已拨款通知银行取回结汇证实书海关签放输出许证(cbc)第六联交会计影存办卷
(2)笔货品出口业务科出口容套出货通知单(shipping advice letter)式三联第联(正)份完整出口文件副寄客户第二联(副)份完整出口文件副(包括lccbc第六联装船预计表第二联)存入出货文件档第三联(副)存入客户档
(3)业务科实际出口容分填入客户档产品档厂商档
1备犊睿邯
(1)笔货品出口业务科结关三日收集厂商寄发货单销货发票专业员填具验收记录装船预计表第三联核误送会计
(2)会计复核业务科转付款证确定该笔出口已押汇入帐开立付款传票呈理核示开立结关11天支票支付货款付款证加盖付讫戳记
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