制度名
公司采购作业实施细
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101
第条 目
采购作业章循效益部门提供材料物品需求特制订细
第二条 求
1采购象：采购前厂方材料质量性供应商报价水交货期限售服务等作出评价供选择参考
2价格质量：合理价格购取较高品质材料
3时限：配合部门需时间需量联络厂方时供应
第三条 方式
采购部门应视材料状况量采购频率市场供需状况交易惯价格稳定性等素选择利采购作业方式进行采购作业
1定期契约采购：常生产程中时缺常市价稳定材料选方式办理
2特约厂商采购：量费太高单项材料简化采购作业采购部门择定特约厂商介绍部门径该厂商洽订购付款前应送采购部门审核高市价时予付款
3般采购：适前述采购方式者方式采购程序：
采购部门请购部门提出请购单逐笔询价议价解交易条件订购
第四条 期限
1采购部门应请购部门提出需日办理采购达求掌握适采购时机采购部门应召集关部门材料特性采购区市场供需状况等拟订项材料采购作业处理期限呈总理核准公布实施原应供货合约记明交货期限准加计请购呈批验收需时间
签发
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2原订采购作业处理期限变更时采购部门应专函报告具体原呈总理核准通知关单位利存量制适时提出请购
第五条 权限
1特约厂家采购项目厂长核批涉资金超××元者呈理总理核批
2定期契约采购般采购总理核批
第六条 供应厂商
1项材料供应商少应三家（独家供应总代理等特殊情况外）家背景交易资料应记载供应厂商资料卡(见附表1)存档备未达公司标准材料采购部门应开发新供应商报送部门拟订开发计划
2新供应商开发生产理部门会采购员实考察生产设备工艺流程生产力产品质量等填制供应厂商资料卡（采购时效采购员行开发采购员填制）呈总理核准列备选厂商
3交货质量良法期交货停止营业供应商应予撤销设定届时采购部门签呈方式说明原送生产理部门复查呈总理核准通知方
第七条 询价
1采购部门收件员收请购单外购单时加盖收件章转采购办员办理询价作业
2采购办员收请购单外购单应先判断请购材料品名规格需求日期数量等否填注明确供应厂商报价资料填写全规格欠详者注明填单异常说明欠详等字样退请购部门修改
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3询价程序：
(1)采购办员参考采购记录供应厂商资料拟定少三家询价象（特殊原独家制造独家代理原厂牌零配件法代等报核准者外）填记请购单
(2)加工契约采购项目采购部门应求厂商填具成分析表(见附表2)连报价单送做议价参考
(3)采购办员询价时应询价截止日期填注请购单通知供应厂商
(4)采购办员通知厂商报价应催进度
4询价完成采购助理员应询价报价全部资料整理报送采购办员议价
5报价材料规格较复杂请购规格相采购助理员全部资料填制采购事务征询单(见附表3)连关报价资料送请购部门签注意见签注完成送交采购办员请购部门意见处理必时重新询价
第八条 议价
1采购办员收需会签已会签完成询报价资料时应结合会签结果厂商报价查阅前购记录供应商资料卡市场行情成分析拟订议价象议价策略拟购底价（报告关）进行议价作业
2议价：
(1)议价时注意质量价格外应注意交货期保证否厂商争取分期付款等
(2)议价采面谈通信等种形式进行议价完成采购办员拟定合作象呈请关领导核批
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第九条 订购
1采购办员请购单填记订购日约交日交采购助理员填制采购联络函寄送厂商请购单第二联送材料库收料
2预付定金采购金额较附带条件采购项目采购办员应先厂商订立买卖合约书合约书正两份份存采购部门份存供应厂商副干分存请购部门收料部门会计部门供应厂商外销价购买厂商求订约时合约书前项分存关部门外副需分送退税部门两份提示退税部门提供出口证明文件
第十条 特殊情况处理
1请购项目撤销：采购办员收原请购部门送撤销请购单列方式办理
(1)原请购项目尚未办理采购办员原请购单加盖撤销章交采购助理员原请购单撤销请购单第二联退原请购部门第联存般请购单存档方式处理
(2)原请购项目已厂商订购采购办员供应厂商接洽撤销订购供应厂商意撤销供应厂商取回采购联络函第1项方式办理供应厂商坚持撤销采购办员应撤销请购单注明原呈总理核签采购助理员撤销请购单寄回原请购部门
2紧急请购：采购办员接紧急请购通知应查明请购材料名称规格数量请购单号交货点等资料电话询议价格收正式请购单时补入询议价结果急件方式处理
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3交货质量异常：采购办员收资材部门验收合格材料检验报告表时应快供应厂商交涉扣款退货换货等事宜交涉结果记录材料检验报告表采购处理结果栏呈总理核签送回材料库(1)需退料换料补交者采购办员应材料检验报告表采购处理结果栏注明厂商电话预定处理日期
(2)质量合格退货换料逾期交货处理逾期日数应采购办员通知厂商换料次日起计算
(3)采购办员未请购部门意见处理时应厂商交涉结果记入采购处理结果栏送原请购部门签注意见会原请购部门处理
(4)交期延误罚扣处理：采购助理员收交货延误（厂商延交3日外埠厂商延交5日延误）统发票逾7天未送资料科拟整理付款事务时应列方式处理：
①计算逾期罚扣金额（定期契约采购天5‰计扣定买卖合约者合约订例计扣余天3‰计扣）通知厂商罚扣原金额立补送发票整理付款
②厂方意扣款补足发票时采购助理员收料单发票填记实付金额发票号码呈总理核签连原请购单第二联收料单材料检验报告表等资料送会计部门整理付款
③厂方意第项方式扣款采购办员应继续厂商交涉呈董事长核决第二项方式处理
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4属买卖惯例配合包装量需超交者采购办员应请购单采购记录栏注明做材料库收料
5暂款采购采购办员应请购单采购记录栏加盖采购部门整理付款章免会计部门重复付款
第十条 采购作业进度控制
1采购办员采购项目均应根需确定作业进度制点预定作业进度
2预定作业进度应配合请购项目缓急作业进度须预定日期前完成
3未预定日期前完成采购项目采购办员会请购部门研究处理策
第十二条 价格变动处理
1外销产品原材料价格变动时采购部门应通知外销部门重新审理产品报价水避免损失
2采购部门应奇数月5日前核算种材料价格变动情形填具原材料价格波动月报表呈总理核批处理
第十三条 采购作业施行细呈总理核准实施修订时
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厂商名
址
邮编
类属
营业执号码
电话
注册资金
外联络
负责产品
重关系企业
名称
法代表
资额
营项目
年营业额
职工收入
法代表
产品名称
商场
年生产力
质量等级
市场占率
销售区域
营状况评估
附表1
供应厂商资料卡
（正面）
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供应厂商资料卡(续)
(背面)
制造设备状况
检测设备状况
原材料
名称
规格
生产厂
数量
运转状况
名称
规格
生产厂
性
名称
规格
质量等级
源
交易异常记录
时间
事
结果
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征询厂家
征询厂家
附表2
成征询厂家分析表
： 生产会计(填表)：
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附表3
采购事务征询单
请购单编号
品 名
规 格
数 量
征 询 事 项
请购部门签复
□请详细填注规格求等
□厂商名称住址电话等欠详
□暂货请提供代品名规格
□厂商 月 日始交货
□现货质量稍差否购
说 明 事 项
采购部门办： 请购部门办：
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第条 目
采购作业章循效益部门提供材料物品需求特制订细
第二条 求
1采购象：采购前厂方材料质量性供应商报价水交货期限售服务等作出评价供选择参考
2价格质量：合理价格购取较高品质材料
3时限：配合部门需时间需量联络厂方时供应
第三条 方式
采购部门应视材料状况量采购频率市场供需状况交易惯价格稳定性等素选择利采购作业方式进行采购作业
1定期契约采购：常生产程中时缺常市价稳定材料选方式办理
2特约厂商采购：量费太高单项材料简化采购作业采购部门择定特约厂商介绍部门径该厂商洽订购付款前应送采购部门审核高市价时予付款
3般采购：适前述采购方式者方式采购程序：
采购部门请购部门提出请购单逐笔询价议价解交易条件订购
第四条 期限
1采购部门应请购部门提出需日办理采购达求掌握适采购时机采购部门应召集关部门材料特性采购区市场供需状况等拟订项材料采购作业处理期限呈总理核准公布实施原应供货合约记明交货期限准加计请购呈批验收需时间
签发
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制度名
公司采购作业实施细
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2原订采购作业处理期限变更时采购部门应专函报告具体原呈总理核准通知关单位利存量制适时提出请购
第五条 权限
1特约厂家采购项目厂长核批涉资金超××元者呈理总理核批
2定期契约采购般采购总理核批
第六条 供应厂商
1项材料供应商少应三家（独家供应总代理等特殊情况外）家背景交易资料应记载供应厂商资料卡(见附表1)存档备未达公司标准材料采购部门应开发新供应商报送部门拟订开发计划
2新供应商开发生产理部门会采购员实考察生产设备工艺流程生产力产品质量等填制供应厂商资料卡（采购时效采购员行开发采购员填制）呈总理核准列备选厂商
3交货质量良法期交货停止营业供应商应予撤销设定届时采购部门签呈方式说明原送生产理部门复查呈总理核准通知方
第七条 询价
1采购部门收件员收请购单外购单时加盖收件章转采购办员办理询价作业
2采购办员收请购单外购单应先判断请购材料品名规格需求日期数量等否填注明确供应厂商报价资料填写全规格欠详者注明填单异常说明欠详等字样退请购部门修改
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制度名
公司采购作业实施细
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3询价程序：
(1)采购办员参考采购记录供应厂商资料拟定少三家询价象（特殊原独家制造独家代理原厂牌零配件法代等报核准者外）填记请购单
(2)加工契约采购项目采购部门应求厂商填具成分析表(见附表2)连报价单送做议价参考
(3)采购办员询价时应询价截止日期填注请购单通知供应厂商
(4)采购办员通知厂商报价应催进度
4询价完成采购助理员应询价报价全部资料整理报送采购办员议价
5报价材料规格较复杂请购规格相采购助理员全部资料填制采购事务征询单(见附表3)连关报价资料送请购部门签注意见签注完成送交采购办员请购部门意见处理必时重新询价
第八条 议价
1采购办员收需会签已会签完成询报价资料时应结合会签结果厂商报价查阅前购记录供应商资料卡市场行情成分析拟订议价象议价策略拟购底价（报告关）进行议价作业
2议价：
(1)议价时注意质量价格外应注意交货期保证否厂商争取分期付款等
(2)议价采面谈通信等种形式进行议价完成采购办员拟定合作象呈请关领导核批
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第九条 订购
1采购办员请购单填记订购日约交日交采购助理员填制采购联络函寄送厂商请购单第二联送材料库收料
2预付定金采购金额较附带条件采购项目采购办员应先厂商订立买卖合约书合约书正两份份存采购部门份存供应厂商副干分存请购部门收料部门会计部门供应厂商外销价购买厂商求订约时合约书前项分存关部门外副需分送退税部门两份提示退税部门提供出口证明文件
第十条 特殊情况处理
1请购项目撤销：采购办员收原请购部门送撤销请购单列方式办理
(1)原请购项目尚未办理采购办员原请购单加盖撤销章交采购助理员原请购单撤销请购单第二联退原请购部门第联存般请购单存档方式处理
(2)原请购项目已厂商订购采购办员供应厂商接洽撤销订购供应厂商意撤销供应厂商取回采购联络函第1项方式办理供应厂商坚持撤销采购办员应撤销请购单注明原呈总理核签采购助理员撤销请购单寄回原请购部门
2紧急请购：采购办员接紧急请购通知应查明请购材料名称规格数量请购单号交货点等资料电话询议价格收正式请购单时补入询议价结果急件方式处理
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3交货质量异常：采购办员收资材部门验收合格材料检验报告表时应快供应厂商交涉扣款退货换货等事宜交涉结果记录材料检验报告表采购处理结果栏呈总理核签送回材料库(1)需退料换料补交者采购办员应材料检验报告表采购处理结果栏注明厂商电话预定处理日期
(2)质量合格退货换料逾期交货处理逾期日数应采购办员通知厂商换料次日起计算
(3)采购办员未请购部门意见处理时应厂商交涉结果记入采购处理结果栏送原请购部门签注意见会原请购部门处理
(4)交期延误罚扣处理：采购助理员收交货延误（厂商延交3日外埠厂商延交5日延误）统发票逾7天未送资料科拟整理付款事务时应列方式处理：
①计算逾期罚扣金额（定期契约采购天5‰计扣定买卖合约者合约订例计扣余天3‰计扣）通知厂商罚扣原金额立补送发票整理付款
②厂方意扣款补足发票时采购助理员收料单发票填记实付金额发票号码呈总理核签连原请购单第二联收料单材料检验报告表等资料送会计部门整理付款
③厂方意第项方式扣款采购办员应继续厂商交涉呈董事长核决第二项方式处理
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4属买卖惯例配合包装量需超交者采购办员应请购单采购记录栏注明做材料库收料
5暂款采购采购办员应请购单采购记录栏加盖采购部门整理付款章免会计部门重复付款
第十条 采购作业进度控制
1采购办员采购项目均应根需确定作业进度制点预定作业进度
2预定作业进度应配合请购项目缓急作业进度须预定日期前完成
3未预定日期前完成采购项目采购办员会请购部门研究处理策
第十二条 价格变动处理
1外销产品原材料价格变动时采购部门应通知外销部门重新审理产品报价水避免损失
2采购部门应奇数月5日前核算种材料价格变动情形填具原材料价格波动月报表呈总理核批处理
第十三条 采购作业施行细呈总理核准实施修订时
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厂商名
址
邮编
类属
营业执号码
电话
注册资金
外联络
负责产品
重关系企业
名称
法代表
资额
营项目
年营业额
职工收入
法代表
产品名称
商场
年生产力
质量等级
市场占率
销售区域
营状况评估
附表1
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（正面）
签发
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供应厂商资料卡(续)
(背面)
制造设备状况
检测设备状况
原材料
名称
规格
生产厂
数量
运转状况
名称
规格
生产厂
性
名称
规格
质量等级
源
交易异常记录
时间
事
结果
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征询厂家
征询厂家
附表2
成征询厂家分析表
： 生产会计(填表)：
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附表3
采购事务征询单
请购单编号
品 名
规 格
数 量
征 询 事 项
请购部门签复
□请详细填注规格求等
□厂商名称住址电话等欠详
□暂货请提供代品名规格
□厂商 月 日始交货
□现货质量稍差否购
说 明 事 项
采购部门办： 请购部门办：
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