采购作业指导书


    采购作业指导书 1.0 目的: 为了更好的服务顾客和公司各部门,从而对公司采购流程进行规范。 2.0 范围: 公司各类物品采购工作。 3.0定义: 4.0权责: 确保公司采购各类物品质量、价格、供货及时性和付款方式符合公司的要求。 5.0内容: 5.1各类物品采购工作流程: 1)仓库补仓物品的采购工作流程: 仓库的每种存仓物品,均应设定合理的库存底线,在存量接近或低于库存底线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓《采购申请单》,经总经理签批同意后送采购部,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向何董汇报。 2)部门新增物品的采购工作流程: 若部门欲添置新物品,部门负责人填写《采购申请单》,经总经理签字批准后送交采购部,采购部按采购申请单的内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见;经何董批准后,采购部立即组织实施。 3)部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程: 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份《物品报损报告》给总经理审批。经审批后,将一份《物品报损报告》和《采购申请单》一并送交采购部,采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并经总经理批准后,组织采购。 4)鲜活食品冻品的采购工作流程: 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管, 根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单,并经总经理批准后,由采购员或仓管员 当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。 5)维修零配件和工程物料的采购工作流程: 工程仓日常补仓由工程部填写《采购申请单》,大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写《采购申请单》(工程预算表附在采购申请单下面),以上采购申请单经总经理签批同意后送采购部,采购部按 《采购申请单》内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理批准后,采购部立即组织实施。 5.2货比三家工作流程: 每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用哪家供应商的物品,具体做法是: 1. 1)采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。 2)评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事长审核. 5.4采购活动的后续须跟进工作: 1、采购订单的跟催 当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2.采购订单取消 (1)酒楼取消订单: 如因某种原因,酒楼需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报何董做出决定。 (2)供应商取消订单: 如因某种原因,供应商取消了酒楼已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 3.违反合同(如有签采购合同): 合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。 4.档案储存: 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.   6.0 相关文件:       无   7.0 相关记录:         无 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    seasonlong

    贡献于2018-08-08

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