辽宁省归档文件整理实施细则


    辽宁省档案局文件
    辽档 〔
    2017

    7

    辽宁省档案局关印发 辽宁省档文件
    整理实施细 通知
    市档案局省 (中)直单位档案部门
    贯彻中华民国档案行业标准 档文件整理规
    (
    DA

    T22

    2015
    )进步规范档文件整理方法
    提高档案理信息化水结合省工作实际重新修
    订 辽宁省档文件整理实施细现印发请
    结合区部门实际贯彻落实
    辽宁省档案局
    2017

    6

    30


    1

    辽宁省档文件整理实施细
    第章
     

      

    第条
     
    根中华民国档案行业标准档文件
    整理规(
    DA

    T22

    2015
    )求结合辽宁省工作实际
    现修订辽宁省档文件整理实施细(简称细)
    第二条
     
    细指档文件指立档单位
    职活动中形成办理完毕应作文书档案保存文件
    材料包括纸质电子文件材料
    第三条
     
    细规定档文件件单位进行
    分类排列编号编目等 (纸质档文件包括修整装
    订装盒排架电子文件包括格式转换元数收集
    档数包组织存储等)具体整理方法
    第四条
     
    档文件整理应遵循文件形成规律保持
    文件间机联系区分价值便保利确保
    齐全完整准确符合文档体化理求便计算机理
    计算机辅助理保证纸质文件电子文件整理协调统
    第二章
     
    实施范围
    第五条
     
    细适辽宁省级政机关社会

    2

    团体社会组织
    第六条
     
    企事业单位关群工作行政理营
    理生产技术理等档文件材料整理工作参考
    细执行
    第三章
     
    档文件整理组织工作
    第七条
     
    立档单位工作中形成具保存价值文
    件材料均文书处理部门业务部门时收集齐全进行
    整理定期单位档案部门档
    第八条
     
    立档单位根 机关文件材料档范围文
    书档案保期限规定(国家档案局令第
    8
    号)关档案
    理求结合实际制定单位文件材料档范围文书
    档案保期限
    第九条
     
    承担档文件整理工作部门员应严格遵
    单位文件材料档范围文书档案保期限关规定
    做文件材料时收集整理工作办安全保
    第四章
     
    档文件分类
    第十条
     
    档文件分类指全宗档文件实体分
    类包括选择分类方法制定分类方案文件类等工作
    立档单位应档文件进行科学分类全宗应保持分类
    方案致性稳定性

    3

    第十条
     
    档文件原采年度—保期限—机构
    (问题)等方法进行分类规模较公文办理程序适
    机构 (问题)分类立档单位采年度—保期限等
    方法进行分类
    第十二条
     
    年度分类指文件形成年度分
    类文件签发日期 (落款日期)文件属年度
    ()跨年度形成文件分类般应文件签发日期
    准视情况作处理计划总结预算统计报
    表表彰先进法规性文件等容涉年度文件统
    文件签发日期判定属年度跨年度形成会议文件
    入闭幕年跨年度办理文件入办结年形成年度法
    考证时年度档年度附注项加说明
    (二)专门年度单位 (教学单位等)形成文件
    应专门年度进行分类
    (三)文件没标注日期需分析文件容制成
    材料格式字体种标识考证推断文件准确
    日期似日期年度合理类
    第十三条
     
    保期限分类指文件划定保
    期限分类
    第十四条
     
    机构分类指根文件形成承办机构
    档文件进行分类采机构分类法原机构设
    置类机构名称类名采机构分类法时采

    4

    问题分类法
    ()业务部门起草立档单位办公厅 (室)名
    义发文果容属该部门职责业务范围应入负
    责起草文件机构
    (二)涉部门形成档文件般应入文件
    办部门
    (三)立档单位设置时机构般应机构
    样设类形成档文件入该类保存果时机构
    该立档单位某部机构合署办公该机构常设机
    构形成文件入该部机构类中
    第十五条
     
    问题分类指文件容反映问
    题档文件进行分类采问题分类法类互相包
    含问题类类名原应根设机构职性质
    设置允许文种设类更 通知类文件类
    等设类采问题分类法时采机构分类法
    第五章
     
    档文件整理装订
    第十六条
     
    档文件件单位进行整理般份
    文件件事紧密联系相关文件件
    列文件文实体装订时件
    ()文件正定稿 (包括法律法规等重文件历
    次修改稿)件

    5

    (二)正文附件原件 (果附件容正文
    重件数较件)
    (三)原件复制件手抄稿件
    (四)转发文转发文件
    (五)文件处理单发文稿纸相关文件件
    (六)文复文 (请示批复报告批示函复
    函等)般独立成件件
    (七)简报周报等材料期件
    (八)会议纪会议记录次件 (果次会议
    研究问题件会议记录年整拆
    次件)
    (九)报 表名 册图 册 等 应 原 装 订 方 式 册
    ()件 (作文件附件时外)
    (十)正翻译件中文文外文文应件
    第十七条
     
    档文件应件单位装订装订时正
    前发文稿纸定稿正文前附件原件
    前复制件手抄稿转发文前转发文
    文复文件时复文前文结性材料
    前性材料汉文文前少数民族文字文
    中文前外文 (特殊规定外)文件处理
    单前收文
    第十八条
     
    档文件装订前应符合求文件材

    6

    料进行修整档文件已破损应予修复字迹模糊
    易退变应予复制保期限永久
    30
    年档文件
    应易腐蚀易氧化金属塑料装订品 (精装装
    等书式档案材料外)
    第十九条
     
    幅面文件应根实际情况
    影响日效果前提进行折叠量减少折叠层次
    折叠时应量位字迹间隙处减少文件受损便阅读
    第二十条
     
    装订采档案文件损材料方法
    宜采棉线装订 (见图
    31

    32
    )酸纸袋等
    方式装订牢固做文件损页倒页压字装
    订前应件页定方式齐采袋装袋文
    件量致采左侧装订左侧齐采
    左角装订左侧齐
    第二十条
     
    永久
    30
    年保纸质档文件般
    应件单位编制页码页码图文页面码机号
    耐久字迹材料 (特殊行业求外)逐页编制宜分
    标注文件正面右角背面左角空白位置文件材料
    已印制成册编页码拟编制页码文件原页码相
    保持原页码变
    第六章
     
    档文件排列
    第二十二条
     
    档文件排列指分类方案低

    7

    级类目事结合时间重程度等排列会议材
    料统计报表非诉讼案件刊物等成套性文件集中排列
    第二十三条
     
    事档文件排列文件形成
    时间先序文件重程度排列
    第二十四条
     
    事档文件排列事
    形成时间先序排列事重程度排列
    事具属性排列
    第二十五条
     
    具保存价值未时档文件
    应排列年保期限相应类档文件
    排列相应类中某件档文件相关联文件
    档文件目录备注中注明件
    ×
    件事标
    注相互参见号未档文件事某件档
    文件装订起档文件目录原题名括号注明
    第七章
     
    档文件编号
    第二十六条
     
    档文件应分类方案排列序编写档
    号档号编制应遵循唯性合理性稳定性扩充性简
    单性原
    第二十七条
     
    档号结构宜全宗号—年度—保期
    限—机构 (问 题)—件 号 位 代 码 间 —连

    ZE197

    2015
    —永久—办公室—
    0001

    档号求编制

    8

    全宗号档案馆立档单位编制代号
    年度指文件形成年度
    4
    位阿拉伯数字标注公元
    纪年
    2015

    保期 限保 期 限 分 永 久定 期
    30
    年定 期
    10
    年分 永久
    30

    10
    年标识
    机构 (问题)指作分类方案类目机构 (问题)
    名称 规 范 化 简 称 办 公 室 (综 合 类) 设 机 构
    (问题)立档单位项空
    件号单件档文件分类方案低级类目排
    列序号
    4
    位阿拉伯数字标识足
    4
    位前面

    0
    补足
    0015

    第二十八条
     
    档文件逐件编号文件首页端
    右角空白处加盖档章填写相关容档章应压
    盖字迹应收文章等重叠电子文件系统生成
    档章样式条形码等形式档文件进行标识
    第二十九条
     
    档章应档号组成部分全宗号年
    度保期限机构(问题)件号页数等项目作必备项
    (见图
    1
    )中页数指件档文件效页数
    第三十条
     
    档章格式长
    50mm

    22mm

    6
    格格端刻项目容字体宋体字字号六
    号加盖档章应红色印泥填写档章项目时应
    碳素墨水等符合档案保护求书写材料禁止圆

    9

    珠笔铅笔纯蓝墨水等耐久书写材料
    第八章
     
    档文件编目
    第三十条
     
    档文件编目档号序编制
    档文件目录编目应准确详细便检索
    档文件应逐件编目目录设置件号责者文号
    题名日期密级页数备注等项目
    页档文件目录右方标注 全宗号—年度—保
    期限—机构 (问题)(见图
    2

    1
    )
    件号单件档文件分类方案低级类目排
    列序号
    1
    开始编制
    责者制发文件组织文件发文机关
    署名者填写责者般应全称通简称
    局部等简称联合发文般应责者实
    抄录责者时录前三项立档单位责者必
    须抄录领导讲话领导名义发布文件责
    者填写领导姓名
    文号文件制发机关发文字号文号般机关代
    字年度序号三部分组成填写文号实抄录
    省略没文号标识
    题名文件标题文件题名原应实抄录文件没
    题名题名规范全面反映文件容应根文

    01

    件容重新拟写补充题名新拟写补充题名外加
    〔〕号题名拟写求
    ()会议记录题名拟写应写明议题会议时间

    总结计划题名拟写应录入作者具体容时

    ×××2016
    年安全工作计划
    (二)简报题名拟写会议简报录入会议名称简报
    名称期号工作简报应根容拟定综合性揭示部
    分容题名
    (三)报表题名拟写应件单位写明报表
    容时间涉写明具体员
    (四)事免处分材料题名拟写文件涉
    员全部录入录入员单位关员
    日期文件形成时间
    8
    位阿拉伯数字标注年月

    20150415
    月日数字回行填写填
    两行
    2015
    0415
    密级文件密级文件实际标识情况填写
    页数件档文件页面总数
    备注注释档文件需补充说明情况缺损修
    改移出销毁插入文件等

    11

    第三十二条
     
    档文件目录推荐系统生成电子
    表格进行编制目录数库结构应遵 辽宁省文书档案目
    录数库结构交换格式 (试行)相关求采手工填
    写档文件目录单位应耐久书写材料目录表格
    封面采
    A4
    幅面 (
    297mm×210mm
    )档文件目录原
    采竖式档文件目录置盒文件前面
    第三十三条
     
    档文件目录编制档文件目录采
    年度保期限编制
    2015
    年档文件目录永久
    30

    10
    年分装订成册文件较少单位保
    期限年度编制档文件目录
    第三十四条
     
    档文件目录保存电子版外应印
    装订成册装订成册档文件目录应编制封面封面设置
    全宗号全宗名称年度保期限等项目(见图
    2

    2
    )中全
    宗名称立档单位名称填写时应全称规范化简称
     
    第九章
     
    档文件装盒
    第三十五条
     
    档案盒档文件装具应采酸纸
    制作封面应标明立档单位全宗名称 (全称规范化简
    称)档案盒外形尺寸
    310mm×220mm
    (长
    ×
    宽)盒
    脊厚度根需设置
    20mm

    30mm

    40mm
    等 (见

    4
    )
    第三十六条
     
    档文件件号序装入档案盒填写

    21

    档案盒封面盒脊备考表项目
    第三十七条
     
    装盒时应分类方案年度
    保期限机构(问题)文件件号序装入盒
    干盒保期限—年度分类单位保
    期限年度文件件号序装入盒干盒
    第三十八条
     
    档案盒应根摆放方式盒脊背
    底边设置全宗号年度保期限机构 (问题)起止
    件号盒号等必备项 (见图
    5

    1

    5

    2
    )
    第三十九条
     
    起止件号填写盒档文件第份
    份件号起件号填写格止件号填写格盒
    号档案盒排列序号档案移交进馆时进馆求
    编制方便档案室理铅笔编制盒号保期
    限档案盒排流水号
    第四十条
     
    备考表置盒文件采
    A4
    幅面
    (
    297mm×210mm
    )项目包括盒文件情况说明整理
    整理日期检查检查日期 (见图
    6
    )
    盒文件情况说明填写盒文件缺损修改补充
    移出销毁等情况
    整理负责整理档文件员手写签名
    整理日期档文件整理完成日期
    检查负责检查档文件整理质量员手写签名
    检查日期档文件检查完毕日期

    31

    第十章
     

      

    第四十条
     
    档文件整理完毕装盒架排列方法
    应单位档文件分类方案致排架方法应避免频繁倒

    第四十二条
     
    库房排架时首先根保期限年
    形成档案机构(问题)序列次架便实体理
    第十章
     
    档电子文件整理
    第四十三条
     
    档电子文件分类排列编号编
    目应符合 细相关规定
    第四十四条
     
    档电子文件格式转换元数收集
    档数包组织存储等整理求参 数字档案室建设
    指南(
    2014
    年)
    GB

    T 18894

    DA

    T 48

    DA

    T 38
    等标
    准执行
    第四十五条
     
    档电子文件整理应符合数字档案
    室建设指南(
    2014
    年)
    GB

    T 18894
    等标准应系统
     
    第十二章
     

      

    第四十六条
     
    细辽宁省档案局负责解释
    第四十七条
     

    2018

    1

    1
    日起施行
    原 细废止

    41


     


    51


    61


    71


    81


    91

    辽 宁 省 档 案 局 办 公 室
    2017

    6

    30
    日印发

    02


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