东莞喜登酒店
采购部理手册
目录
第章…………采购理制度
第二章…………采购部工作流程
第三章…………采购部岗位职责分工
第四章…………采购部相关工作表格
喜登酒店采购理制度
酒店采购工作走制度化规范化合理控制成加强部工作协调提高工作效率特制定采购理制度
采购理部门
酒店设立专职采购部隶属酒店财务部理接受财务总监成控制集团稽查部部门监督全面负责酒店采购工作
二 采购部工作基求
1 采购项目均需董事会签批授权酒店财务部批准意
2 采购物品均需较少三家价格品质月结类物品月类少三家供货商提供报价单
3 采购物品品质须保持惯稳定
4 采购部工作员须采购物品价格品质负责
5 采购部须半月次通电话传真外出调查接厂商等方式获取酒店类物品品种价格信息整理成价格信息库书面形式汇报酒店财务部董事会
6 供应商名片报价单合等资料样品采购部须登记档妥善保员变动时须全部列入移交述资料采购员购物品价格信息采购部天须录入采购部价格信息库
7 采购时间求般物品采购时间3天急物品天必须采购回印刷品客房次性品布草等部门须提前月单采购
8 采购部禁止采购未申购单物品否财务部予报销
9 禁止部门行采购物品私供应商洽谈采购事宜
10 采购部负责进协作厂商货款时签批支付事宜期应付帐款酒店应时支付建立酒店良形象维护酒店财务信誉时日采购工作提供便利
三 采购审批程序
1申购单审批程序：
部门理(仓库) 资产会计复查 董事意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2单位价值1000元批量价值2000元采购部现金购物品采购部须事先货三家申购单注明询价结果选定供应商董事会批准方采购酒店财务部集团稽查部价格品质进行定期抽查
2 单位价值1000元批量价值2000元物品采购审批程序
采购部寻找少三家厂商较价格品质 评定组确定供货商 采购部供货商草拟合采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章签字
执行合协议
(评定组采购部部门财务部副总集团稽查组成)
3赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜肉类冻品三鸟海鲜水果厨厨直接单采购部货物品述第123款程序执行
月结供应商选定办法：采购部月类物品均应邀请少三家供应商报价采购部部门副总财务部集团稽查部组成供货商评定组通力合作进行价格质量较讨选定供应商采购部述相关部门分头联合组织市场调查根椐市场调查价格供应商确定固定月供应价确认期间供应商固定价格提供酒店需物料
四 采购监督
采购成控制财务部采购部部门集团稽查部完成时部门应时市场解价格行情促进酒店采购成控制监督
五 供应商理
1 财务部应定期(月季度)牵头组织财务部采购部部门集团稽查部供应商进行评估(酒店类物品须少三家供货商)淘汰部分合格供货商
2 选供应商角度采1+2+N原谓1+2+N指类商品供应商2辅助供应商N考察供应商类商品供应商约70物资手中购买2辅助供应商提供约
20物资旦供应商出现问题供应商立顶数量限考察供应商辅助供应商备力量酒店采购极特殊物资时购买死角
3 采购部做供货商联系接等工作维护酒店形象
采购部工作流程
类物品采购工作流程
1 仓库补仓物品采购工作流程：
仓库种存仓物品均应设定合理采购线存量接低采购线时需补充货仓里存货仓库填写份仓库补仓采购申请单采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）均月消耗量
（3）库存数量
（4）次订货单价
（5）次订货数量
（6）提供次订货数量建议
董事签批意送采购部理初审采购部理采购申请单签字确认注明货时间采购部理初审意仓库采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施般物品求3天完成特殊情况领导汇报
2 部门新增物品采购工作流程：
部门欲
添置新物品部门理餐厅总厨应撰写关专门申请报告董事会审批连采购申请单送交采购部采购部理初审意 采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施
3 部门更新换旧设备物品采购工作流程：
部门欲更新换旧设备旧物品应先填写份物品报损报告财务部董事会审批审批份物品报损报告采购申请单送交采购部采购部须采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）次订货单价
（3）次订货数量
（4）提供次订货数量建议
采购部少三家供应商中较价格品质酒店采购审批程序办理关审批手续董事会批准组织采购
4 鲜活食品冻品采购工作流程：
蔬菜肉类冻品三鸟海鲜水果等物料采购申请酒吧部门总厨根日营情况预测明天量填写日申购单交采购部采购部日午
电话落单第二日直接市场选购
5 燃料采购工作流程：
采购部根营业情况工程部编制月燃油石油气柴油采购申购计划填写采购申请单酒店采购审批程序办理组织实施
6 维修零配件工程物料采购工作流程：
工程仓日常补仓工程部填写采购申请单采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）均月消耗量
（3）库存数量
（4）次订货单价
（5）次订货数量
（6）提供次订货数量建议
型改造工程型维修活动工程部须做工程预算根预算表项目填写采购申请单(工程预算表附采购申请单面) 采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）库存数量
（3）次订货单价
（4）次订货数量
（5）提供次订货数量建议
采购申请单董事签批意送采购部理初审采购部理初审意 采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施
二采购工作流程中须规范事项
1采购申请必须填写式四联采购申请单部门理核签整份四联交资产会计资产会计复核送董事
2采购申请单四联审批批准：第联作仓库收货第二联采购部存档组织采购第三联财务部成会计存档核实第四联部门存档
3审核采购申清单：收采购申请单采购部应作出复查防错漏
（1）签置核：检查采购申请单否部门理签置核否正确
（2）数量核复查存仓数量月消耗决定采购申请单数量否正确
4邀请供应商报价
三货三家工作流程：
类物品报价单需少三家作出较目防止关员中徇私舞弊保证采购物品价格合理性酒店采取三方报价方法进行采购工作订货前必须征询33供应商报价然确定选家供应商物
品具体做法：
1采购部采购申请单求组织进货填制空白报价单
包括：①填写空白报价单中需物品名称产规格型号数量包装质量标准交货时间送交供应商（少选择3供应商）求供应商填写价格签名退回②交通便外供应商传真电话询价电话询价时应询价结果填报价单记报价姓名职务等③提出采购部选择意见理连报价单起送交评定组审批
2评定组根采购部提供关报价资料参考采购部意见供应商报货品价格质量信誉等进行评估确定中家信誉品质高价格低供应商报董事会审核四采购活动续须进工作
1采购订单催
订单发出采购部需催整程直收货入库
2采购订单取消
（1）酒店取消订单：
某种原酒店需取消发出订单供应商提出取消赔偿采购部必须预先提出出现问题行解决方法便报董事会作出决定
（2）供应商取消订单：
某种原供应商取消酒店已发出订单采购部必须找供应商立通知需求部门保障酒店利益供应商必须赔偿酒店力时间济损失
3违反合：
合应载明详细细违反便应合载处理
4档案储存：
供应商名片报价单合等资料须分类档备查连
采购员购物品价格信息天须录入采购部价格信息库
5采购交货延迟检讨
未时量采购需物品影响申购部门正常营活动需填写采购交货延迟检讨表说明原进情况呈财务部董事会批示
6采购物品维护保养：
购买物品需日维修保养选择供应商便需注意项设备等项目购买采购员工程部咨询关行维护性日保养维修方法时事先定工程部解购物品否酒店现配套系统兼容免造成配套法安装情况
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采购部理手册
目录
第章…………采购理制度
第二章…………采购部工作流程
第三章…………采购部岗位职责分工
第四章…………采购部相关工作表格
喜登酒店采购理制度
酒店采购工作走制度化规范化合理控制成加强部工作协调提高工作效率特制定采购理制度
采购理部门
酒店设立专职采购部隶属酒店财务部理接受财务总监成控制集团稽查部部门监督全面负责酒店采购工作
二 采购部工作基求
1 采购项目均需董事会签批授权酒店财务部批准意
2 采购物品均需较少三家价格品质月结类物品月类少三家供货商提供报价单
3 采购物品品质须保持惯稳定
4 采购部工作员须采购物品价格品质负责
5 采购部须半月次通电话传真外出调查接厂商等方式获取酒店类物品品种价格信息整理成价格信息库书面形式汇报酒店财务部董事会
6 供应商名片报价单合等资料样品采购部须登记档妥善保员变动时须全部列入移交述资料采购员购物品价格信息采购部天须录入采购部价格信息库
7 采购时间求般物品采购时间3天急物品天必须采购回印刷品客房次性品布草等部门须提前月单采购
8 采购部禁止采购未申购单物品否财务部予报销
9 禁止部门行采购物品私供应商洽谈采购事宜
10 采购部负责进协作厂商货款时签批支付事宜期应付帐款酒店应时支付建立酒店良形象维护酒店财务信誉时日采购工作提供便利
三 采购审批程序
1申购单审批程序：
部门理(仓库) 资产会计复查 董事意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2单位价值1000元批量价值2000元采购部现金购物品采购部须事先货三家申购单注明询价结果选定供应商董事会批准方采购酒店财务部集团稽查部价格品质进行定期抽查
2 单位价值1000元批量价值2000元物品采购审批程序
采购部寻找少三家厂商较价格品质 评定组确定供货商 采购部供货商草拟合采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章签字
执行合协议
(评定组采购部部门财务部副总集团稽查组成)
3赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜肉类冻品三鸟海鲜水果厨厨直接单采购部货物品述第123款程序执行
月结供应商选定办法：采购部月类物品均应邀请少三家供应商报价采购部部门副总财务部集团稽查部组成供货商评定组通力合作进行价格质量较讨选定供应商采购部述相关部门分头联合组织市场调查根椐市场调查价格供应商确定固定月供应价确认期间供应商固定价格提供酒店需物料
四 采购监督
采购成控制财务部采购部部门集团稽查部完成时部门应时市场解价格行情促进酒店采购成控制监督
五 供应商理
1 财务部应定期(月季度)牵头组织财务部采购部部门集团稽查部供应商进行评估(酒店类物品须少三家供货商)淘汰部分合格供货商
2 选供应商角度采1+2+N原谓1+2+N指类商品供应商2辅助供应商N考察供应商类商品供应商约70物资手中购买2辅助供应商提供约
20物资旦供应商出现问题供应商立顶数量限考察供应商辅助供应商备力量酒店采购极特殊物资时购买死角
3 采购部做供货商联系接等工作维护酒店形象
采购部工作流程
类物品采购工作流程
1 仓库补仓物品采购工作流程：
仓库种存仓物品均应设定合理采购线存量接低采购线时需补充货仓里存货仓库填写份仓库补仓采购申请单采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）均月消耗量
（3）库存数量
（4）次订货单价
（5）次订货数量
（6）提供次订货数量建议
董事签批意送采购部理初审采购部理采购申请单签字确认注明货时间采购部理初审意仓库采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施般物品求3天完成特殊情况领导汇报
2 部门新增物品采购工作流程：
部门欲
添置新物品部门理餐厅总厨应撰写关专门申请报告董事会审批连采购申请单送交采购部采购部理初审意 采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施
3 部门更新换旧设备物品采购工作流程：
部门欲更新换旧设备旧物品应先填写份物品报损报告财务部董事会审批审批份物品报损报告采购申请单送交采购部采购部须采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）次订货单价
（3）次订货数量
（4）提供次订货数量建议
采购部少三家供应商中较价格品质酒店采购审批程序办理关审批手续董事会批准组织采购
4 鲜活食品冻品采购工作流程：
蔬菜肉类冻品三鸟海鲜水果等物料采购申请酒吧部门总厨根日营情况预测明天量填写日申购单交采购部采购部日午
电话落单第二日直接市场选购
5 燃料采购工作流程：
采购部根营业情况工程部编制月燃油石油气柴油采购申购计划填写采购申请单酒店采购审批程序办理组织实施
6 维修零配件工程物料采购工作流程：
工程仓日常补仓工程部填写采购申请单采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）均月消耗量
（3）库存数量
（4）次订货单价
（5）次订货数量
（6）提供次订货数量建议
型改造工程型维修活动工程部须做工程预算根预算表项目填写采购申请单(工程预算表附采购申请单面) 采购申请单必须注明资料
（1）货品名称规格
（2）库存数量
（3）次订货单价
（4）次订货数量
（5）提供次订货数量建议
采购申请单董事签批意送采购部理初审采购部理初审意 采购申请单容求少三家供货商中较选定相应供应商提出采购意见酒店采购审批程序报批董事会批准采购部立组织实施
二采购工作流程中须规范事项
1采购申请必须填写式四联采购申请单部门理核签整份四联交资产会计资产会计复核送董事
2采购申请单四联审批批准：第联作仓库收货第二联采购部存档组织采购第三联财务部成会计存档核实第四联部门存档
3审核采购申清单：收采购申请单采购部应作出复查防错漏
（1）签置核：检查采购申请单否部门理签置核否正确
（2）数量核复查存仓数量月消耗决定采购申请单数量否正确
4邀请供应商报价
三货三家工作流程：
类物品报价单需少三家作出较目防止关员中徇私舞弊保证采购物品价格合理性酒店采取三方报价方法进行采购工作订货前必须征询33供应商报价然确定选家供应商物
品具体做法：
1采购部采购申请单求组织进货填制空白报价单
包括：①填写空白报价单中需物品名称产规格型号数量包装质量标准交货时间送交供应商（少选择3供应商）求供应商填写价格签名退回②交通便外供应商传真电话询价电话询价时应询价结果填报价单记报价姓名职务等③提出采购部选择意见理连报价单起送交评定组审批
2评定组根采购部提供关报价资料参考采购部意见供应商报货品价格质量信誉等进行评估确定中家信誉品质高价格低供应商报董事会审核四采购活动续须进工作
1采购订单催
订单发出采购部需催整程直收货入库
2采购订单取消
（1）酒店取消订单：
某种原酒店需取消发出订单供应商提出取消赔偿采购部必须预先提出出现问题行解决方法便报董事会作出决定
（2）供应商取消订单：
某种原供应商取消酒店已发出订单采购部必须找供应商立通知需求部门保障酒店利益供应商必须赔偿酒店力时间济损失
3违反合：
合应载明详细细违反便应合载处理
4档案储存：
供应商名片报价单合等资料须分类档备查连
采购员购物品价格信息天须录入采购部价格信息库
5采购交货延迟检讨
未时量采购需物品影响申购部门正常营活动需填写采购交货延迟检讨表说明原进情况呈财务部董事会批示
6采购物品维护保养：
购买物品需日维修保养选择供应商便需注意项设备等项目购买采购员工程部咨询关行维护性日保养维修方法时事先定工程部解购物品否酒店现配套系统兼容免造成配套法安装情况
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