合同管理系统使用手册


    合同管理系统使用手册 CNT For C/S/S、Internet 用友政务软件技术有限公司 二〇一三年四月 合同管理系统使用手册 1 目 录 第一章 系统菜单 ......................................................................................................................... 8 第二章 基础资料 ....................................................................................................................... 12 § 2.1 建立合同类别 .............................................................................................................. 12 § 2.2 合同参数 ...................................................................................................................... 14 第三章 合同管理 ....................................................................................................................... 17 § 3.1 合同录入..................................................................................................................... 18 § 3.2 合同处理 .................................................................................................................... 21 § 3.3 合同提醒 .................................................................................................................... 25 § 3.4 合同收付款处理 ........................................................................................................ 26 § 3.5 统计报表 .................................................................................................................... 29 第四章 系统功能 ....................................................................................................................... 32 § 4.1 计算器 ........................................................................................................................... 32 § 4.2 重新注册 ...................................................................................................................... 32 § 4.3 操作员管理 .................................................................................................................. 32 § 4.4 更改口令 ...................................................................................................................... 32 § 4.5 操作日志 ...................................................................................................................... 32 2 合同管理系统使用手册 前 言  手册阅读指南 本手册是针对合同管理理系统的详细使用说明。它提供给用户使用该系统进行合 同管理所需要的全部信息。为了便于用户阅读,本手册分为四个部分为您进行详 细讲解。 • 第一部分 系统菜单 详细介绍了合同管理系统中涉及的具体功能和使用方法。 • 第二部分 基础资料 向用户说明如何完成模块的初始化工作,使建立的账套满足管理合同的需要并真 正为合同管理和收款业务服务。 • 第三部分 合同管理 介绍如何管理合同,包括编辑、审核和查询合同内容,处理合同收款和生成统计 报表。 • 第四部分 系统功能 介绍一些系统常用工具。 合同管理系统使用手册 3  阅读方法 本手册是合同收缴财政管理系统和合同执收单位管理系统的使用手册,着重介绍 如何通过使用合同管理理系统更好的管理财政系统的合同。本手册的读者为财政 系统管理合同的操作人员和各执收单位管理合同的操作人员。 如果您有一定的计算机知识,则可以开始跟随本手册开始学习合同管理系统的使 用方法;如果您的计算机基础比较薄弱,则最好先熟悉 Windows 系列操作系统的 基本操作,然后再跟随本手册学习合同管理系统的使用方法。 在进行合同管理系统操作之前,最好由系统管理员创建一个实验账套,以便操作 人员在参看本手册的同时,能够试着使用合同管理系统在实验账套中录入一些基 础资料和日常各种业务单据,查询一些必要的数据,这样学习的效果会更好一些。  手册使用过程中的注意事项 合同管理系统适用于不同的单位; 手册中的一些图形界面可能与软件中实际的界面稍有不同,但功能是完全相同的, 请用户在使用中注意; 本手册中的系统系统是属于 GRP 财务管理软件中的子系统,在使用合同管理系统 的同时应该同时安装帐务处理系统和电子报表系统,帐务处理系统和电子报表系 统也是属于 GRP 财务管理软件中的两个子系统。  系统简介 合同管理系统是在详细分析了国家有关合同管理 规定和政策、全国各地非税管理4 合同管理系统使用手册 部门需求的基础上建立起来的面向合同管理业务的财政管理软件。它基于多层 Client/Server 环境,全面支持 Internet/Intranet,采用大型数据库进行数据处 理,使得合同管理系统具备超大数据处理功能,可以管理海量数据。 1. 适用范围 合同收缴财政管理系统广泛适用于各地财政系统管理合同的部门。 合同执收单位管理系统广泛适用于各财政系统管辖的执收单位进行合同开票、收 款等业务必不可少的软件。 2. 主要功能 基础设置 1. 项目代码的自由组合 根据各地用户的具体需求进行对项目代码的不同组合是本系统的一大特色,项 目代码中可以同时包含资金性质、管理方式、主管部门和项目序号四种不同的 属性,并且可以自定义级别和属性宽度,具有很高的通用性和可扩展性。 2. 执收码的简单和高效 执行码将执收单位和项目代码进行了统一编码,通过对执行码的使用,即可以 使用户简单的记忆各种收费内容,同时也使计算机能更加快捷的查询到各种执 收单位和收费项目资料。 3. 自定义的项目资料、执收单位、地区级次 通过自定义的项目代码、地区代码和执收单位代码级次,实现了项目资料、地 区和执收单位的级次关系。 合同管理系统使用手册 5 4. 对基础资料的丰富的报表打印功能和自由输出 系统支持对项目资料、执收单位、执行码等基础资料的各种不同报表的打印, 同时可以输出为各种通用的外部格式文件(例如:txt、xls、dbf、htm 等)。 5. 方便的基础资料引入引出 用户可以很方便的将基础资料引出进行备份等工作,并同时又能很简单的引入 这些基础资料,另外本系统还可以在 Oracle 和 Sql Server 之间自由引入和引 出各种基础资料。 业务处理 ★ 通知书管理 可以完成对缴款通知书的编制、复审、生成凭证、打印等功能 1. 严密的制单控制 运用了大量的正确性检验控制措施,并对通知书输入中的错误自动作出提示。 方便快捷的执收单位、银行账号和执行码的录入功能 2. 提供对执收单位、银行账号、执行码的收捷输入方式 通过这种快捷方式用户不仅可以用代码收速定位,同时也可以用名称快速定位 记录,大大的加快和方便了各种用户对通知书录入工作流程。 3. 快速、灵活的生成凭证功能 可以方便的生成两种凭证(合并凭证和普通凭证)。 通过对银行账号中科目信自的维护可以自动设置借方科目。 可以自由选择通知书的范围。 6 合同管理系统使用手册 可以批量生成凭证,也可以单独生成凭证。 4. 多种通知书录入方式 系统提供三种通知书录入方式: 常用录入方式,即在系统中手工录入。 利用实时服务器,通过其他任何终端录入通知书。 引入文本格式的通知书信息。 5. 实时通知书信息查询功能 系统可以实时的查询当前实时传送的原始通知书信息和经实时服务器转化后的 系统内部的通知书信息。 6. 方便的业务数据引出和引入功能 系统可以很方便的将当前系统的业务数据引出成文本进行备份,并也可以方便 的引入业务数据。 7. 各种通知书信息报表生成 利用通知书处理中的过滤功能可以生成各种不同的通知书报表,并同时具有汇 总数据。 8. 方便灵活的打印功能 支持普通打印、多种套打格式。用户可以自由定义通知书的套打格式。 ★ 银行实时服务器 各银行通过实时服务器可以实时的实现对在银行录入的通知书中的基础信息查 询、检验数据有效性、保存通知书和红冲通知书信息等工作。 合同管理系统使用手册 7 提供多种打印输出功能 系统提供了标准打印和套打,用户可以自由选择每页的打印行数,打印页数和打 印方向等。 系统还提供了扩展打印输出功能,可以将账表输出为“.TXT”、“.XLS”等多种格 式的文件。 3. 系统特点 功能灵活能够满足各种不同业务模式的要求; 技术先进,采用大型数据库技术和三层 C/S(客户机/服务器)结构,面向互联网 (INTERNET); 业务处理简单、灵活,易学易用。  版权声明 本手册的版权归用友政务软件有限公司所有,未经我公司书面许可,任何单位或 个人不得以任何形式复制或传播本手册的任何部份。 本手册所述内容如有更改,恕不另行通知。 通信地址 :北京海淀区北清路 68 号用友软件园 邮 编 :100094 电 话 :(010)62433388 网 址 :http://www.ufgov.com.cn 8 合同管理系统使用手册 第一章 系统菜单 工具图标因其显示直观,使用方便而有较高的使用率,但又因其显示上的特殊性 只能代表系统中一小部分常用功能,而系统中大多数功能项的调用及之间的跳转 还需靠使用功能菜单来实现。特别注意:除功能窗外,绝大部分账、表、证窗口 均有自己的菜单,被合成在“功能”与“系统”之间,并不是这些窗口上的按钮 代表了所有功能。 本章将介绍功能菜单的构成、使用方法及实现功能。 一、菜单构成 图 1-1 主功能菜单 二、使用方法 1. 如何从菜单笺打开弹出菜单并调用其下级菜单项? 方式一:单击某菜单笺,其弹出菜单自动下拉显示。单击弹出菜单中某具体菜单 合同管理系统使用手册 9 项,直接调用执行相应功能。 方式二:每个菜单笺或菜单项右端都有一带下划线的大写字母,如菜单笺“功能” 右端显示为“(F)”,说明该菜单笺可通过使用[Alt]加该下划线字符被选中。 对于弹出菜单中的菜单项,则无需[Alt]的参予,直接按下字母键,即可调用执行 相应功能。这种使用方法被称为热键(Hot key)。 例如:[Alt+F]为打开“功能”菜单。 2. 如何打开二/三级菜单并调用执行? 弹开菜单打开后,如某菜单项右端有 标志,说明其包含有二级菜单,光标只需 停留在该菜单项,其二级子菜单自动展开。如二级菜单中仍有包含标 志的菜单 项,其调用方法完全相同。此时如想执行二/三级菜单功能,实现方法有以下几种: 方式一:单击所选二/三级菜单项。 方式二:光标选定某二/三级菜单项后按回车键。 方式三:按下所选二/三级菜单项对应的字母键。 例如: 如上图,展开[凭证]的二级菜单后,按下[N]键便可执行[凭证|编制凭证]菜单 项。 三、系统菜单功能介绍 同工具图标类似,本系统功能窗及编辑窗口两部分菜单因其针对的具体对象不同, 菜单项内容也有很大差异,在此仅就功能窗菜单进行介绍,编辑窗口菜单在以后 章节具体展开时再做分别详细说明。 功能窗的菜单笺包括[功能]、[系统]、[窗口]及[帮助]四项,其中: 10 合同管理系统使用手册 菜单笺【功能】的具体弹出菜单项如下: 一级菜单 二级菜单 描 述 基础资料 建立合同类别 对合同类别安级次进行编辑、查询打印等操作。 合同参数设置 设置合同类别参数和和合同编号方案等操作。 合同 合同录入 录入或修改(未审核)合同内容,完成审核、变更等操作; 同时制定合同收款计划 合同处理 所有合同包括合同箱中;对合同进行查询、增加、变更 合同提醒 根据合同收付款计划中设定的提醒时间,列出需要收款的 合同相关信息 收付款 收付款处理 实现合同收款业务的处理,并对合同的收款记录及合同的 相关信息进行查询和管理 账表 合同明细台账 按照一定条件显示、打印合同收付明细信息 合同执行情况表 按照一定条件显示、打印合同收付执行情况信息 其他 数据引入引出 实现合同数据的引入引出 菜单笺【系统】的具体弹出菜单项: 菜单名称 描 述 切换单位 进行单位、账套的切换 重新登录 重新选择操作员登录 修改口令 对当前登录用户的口令进行修改 查询其他年度 对其他年度的业务进行查询 计算器 提供常用的数据计算功能 合同管理系统使用手册 11 操作日志 记录显示本系统使用情况 加密服务地址 用于设置加密认证参数 菜单笺【窗口】的具体弹出菜单项: 菜单名称 描 述 外观 设置整个系统的外观颜色 功能树 在窗体中显示或隐藏功能树 平铺 将当前窗口在系统主界面内最大化 重叠 将打开的多个窗口重叠展示 关闭当前窗口 将当前非主窗口关闭 关闭所有窗口 关闭除主窗口外所有打开的窗口 前一窗口 回到当前窗口的前一窗口 后一窗口 转到当前窗口的后一窗口 我的桌面 回到主窗口 菜单笺【帮助】的具体弹出菜单项: 菜单名称 描 述 帮助目录 调用在线帮助目录 帮助索引 调用“快速浏览”目录 关于 显示有关本系统最新版本的基本信息 用友政务合同管理系统使用手册 12 第二章 基础资料 本章讲述的内容是帮助用户建立起运行合同管理系统所必须的基础数据,它包括建立 合同类别和合同参数设置等。 在开始编制合同前,我们建议您仔细阅读本章。 § 2.1 建立合同类别 一、功能与作用 本系统允许用户建立多种合同类别,此处建立的合同类别用于合同录入和统计报表中 的分类查询;系统已经预制了一些合同类别。 二、屏幕格式 图 2-1 第二章 基础资料 13 三、合同类别信息说明  类别代码:用于区分不同合同类别的唯一标识。类别代码可以分级设置,最 多可以设置八级,系统默认的方案为 2-2-2。合同类别方案在未使用时可以 由用户修改,但在设置合同类别后,已使用的级次的长度不允许再修改。  类别名称:定义合同类别的名称,最多可输入 30 个字符。  助记码:由系统自动根据类别名称产生。  收付类型:定义收付款类型,可为收款、付款或不填。  收入科目:定义收入科目,可不填。 图 2-2 四、操作说明 新增合同类别 进入“建立合同类别”窗口(图 2-1),单击【增加】按钮,弹出“编辑合同类 别”窗口,如图 2-2 所示,在该窗口中输入类别代码、类别名称信息后,单击 “√”按钮完成合同类型的定义。此外,还可以在编辑编辑窗口中单击“增加” 按钮开始下一个合同类别的定义。 编辑合同类别 用友政务合同管理系统使用手册 14 在“建立合同类别”窗口(图 2-1),找到需要修改的记录行,双击该记录行, 弹出“编辑合同类别”窗口,如图 2-2 所示,在该窗口中完成合同类别的修改、 增加与删除操作在进行修改操作时允许用户修改类型名称,但不允许修改类别代 码。 删除合同类别 进入“建立合同类别”窗口(图 2-1),单击【删除】按钮,完成合同类型的操 作。已经使用的合同类别不能删除。 § 2.2 合同参数 一、功能与作用 在本系统中,所有合同均按照分类编号的方式进行管理和查询。合同参数设置提 供了和同类别编码分级方案及合同编号方案设定的功能。这些方案只需在初次使 用合同管理系统时设定,不需要经常该动。 二、屏幕格式 图 2-3 第二章 基础资料 15 三、操作说明 合同类别参数设定 在“合同类别参数”页签(图 2-3),可以设定合同类别编码方案。在“类别各 级长度”定义框中按从第一到第八级的顺序依次定义修改,单击编辑框右边的 按 钮,增减每级长度。系统域置合同类别最大分为 8 级,默认的分级方案为 2-2-2。 合同参数设定 在“合同参数”页签(图 2-4),根据需求设置相关参数。 图 2-4 用友政务合同管理系统使用手册 16 合同编号编码方案 在“合同编号编码规则”页签(图 2-5), 单击编辑框右面的下拉按钮,可以根 据提供的内容组成相应的编码生成规则。 合同类别分级、合同参数、级合同编号编码方案设定完成后,单击【确定】按钮 存盘退出;单击【取消】按钮忽略此次修该操作,不存盘退出。 图 2-5 第三章 合同管理 17 第三章 合同管理 合同包括合同录入、合同处理和合同提醒,其中各功能间的联系及操作流程如下: 图 3-1 用友政务合同管理系统使用手册 18 § 3.1 合同录入 一、作用与功能 录入或修改(为审核)合同内容,完成合同的审核、销审及变更等操作。同时制 定合同收付款计划,以支持合同管理中的合同提醒。 二、屏幕格式 图 3-2 三、操作说明 进入“合同录入”窗口,系统默认生成一份新的合同。在界面上可以看到合同的 内容由两部分组成:合同基本信息及合同收付款计划。 第三章 合同管理 19 1.录入合同基本信息 单击【合同细节】显示合同基本信息录入界面,如图 3-2。 “合同细节”主要包括如下信息: 收付类型、部门、合同类别、合同编号、项目名称、合同名称、签订时间、资产 资源、签订地点、合同开始时间、合同终止时间、甲方名称、甲方法人代表、乙 方名称、乙方法人代表、甲乙双方主要义务、标的、实现兑现金额、交款方式、 违约责任、其他事项等。 其中:收付类型、部门、合同类别、合同编号、项目名称、合同名称、签订时间、 合同开始时间、合同终止时间、甲方名称、乙方名称及标的等为用户必输项,不 能为空。 2. 录入合同收付款计划 单击【合同收付款计划】显示合同收款计划界面,如图 3-3。合同计划的制定可 以采取两种方式,即自定义方式和系统预置方式。具体如下: 自定义收付款计划: 在“合同收款计划”页签,单击【增加】按钮,输入计划名称、计划内容、计划 金额、提醒时间等信息后,单击【确定】按钮保存输入的计划信息,单击【取消】 按钮则取消本次收款计划的操作。若需要输入多条计划内容,可重复上面的操作。 系统预置收付款计划: 在“合同收款计划”页签选择预置方法,本系统中提供了按年、半年、季、月、 日等 5 种收款方式。选择一种方式后单击“预置”按钮,系统自动列出按照该方 法制定的分段收款计划。对于系统生成的收款计划,用户可以根据需要对其进行 修改。 用友政务合同管理系统使用手册 20 图 3-3 3. 保存 在正确录入合同基本信息和收款计划后,单击【保存】保存当前编辑的合同内容。 4. 审核/销审 在“合同录入”窗口,单击【审核】按钮完成对当前合同内容的审核操作。在工 具栏上选择“首张”、“上张”、“下张”或“末张”项目,可以实现多份合同的连 续浏览和审核操作。 在“合同录入”窗口,选择已审核的合同,执行【文件|销审】菜单完成合同的销 审操作。(只有已审核的合同才能进行销审操作;对已经执行收订款的合同不能进 行销审操作,只能进行合同内容的变更。) 5.变更 在“合同录入”窗口,对已经执行收订款的合同不能进行销审操作,只能进行合 同内容的变更。执行【文件|变更】菜单,系统提示如图 3-4,如果点击“是” 则可以修改合同内容,单击【保存】完成合同的变更操作。 第三章 合同管理 21 图 3-4 § 3.2 合同处理 一、作用与功能 1. 以合同箱的形式显示系统中选定期间范围内的合同信息,每份合同在合同箱 中汇总显示为一行记录; 2. 系统中登记的所有合同分为六种状态,即:未审核、已审核、未执行(已审核 但未进行任何收付款操作)、执行中、已完成、已中止。不同状态的合同分别 显示在不同页,在不同页中可以进行不同操作; 3. 在合同箱中可以对合同内容进行联查。 4. 在合同箱中可实现对合同的新增、审核/销审、修改和变更等操作。 二、屏幕格式 图 3-5 用友政务合同管理系统使用手册 22 三、操作说明 1.在“合同范围”中定义当前显示合同范围 “起止日期”:当前显示合同的起止编制日期。 “仅显示自己编制的合同”:仅显示当前操作员自己编制的合同。 “合同类型”:选择当前所要显示的合同类别,只限选择一种类型或所有类型的合 同。 “合同编号”:定义当前所要显示的合同编号的上下限范围。 2.新增 在“合同箱”窗口,直接单击功能栏上的【新建】按钮,可以打开“合同录入” 窗口,进行新增合同操作。 3.编辑 在“未审核”页签,双击某一条合同记录,可以直接打开该合同的编辑窗口,单 击编辑窗口工具栏上的【修改】按钮,可以对合同内容进行修改。 4.审核 在“未审核”页签,选择一行或几行合同记录,执行【文件|合同审核】菜单,在 弹出的“合同审核”窗口确定本次审核的合同范围(如图 3-6)。 第三章 合同管理 23 图 3-6 “所有未审核”:一次性将范围内所有未审核合同进行审核处理; “已选”:仅对当前用户选中的合同进行审核操作; “当前”:只审核当前一份合同; 选择合同范围后,单击【确定】按钮,执行审核操作,审核完毕后系统给出审核 结果报告(如图 3-7)。 图 3-7 5.销审 在“已销审”页签,选择一行或几行合同记录,执行【文件|合同销审】菜单,在 弹出的“合同销审”窗口确定本次销审的合同范围(如图 3-8)。 用友政务合同管理系统使用手册 24 图 3-8 “所有已审核”:一次性将范围内所有未审核合同进行销审处理; “已选”:仅对当前用户选中的合同进行销审操作; “当前”:只销审当前一份合同; 选择合同范围后,单击【确定】按钮,执行销审操作,审核完毕后系统给出审核 结果报告(如图 3-9)。 图 3-9 只有已审核的合同才能进行销审操作;已审核且已发生收款业务的合同不能进行 销审,只能进行合同变更操作。 6.查找、筛选及恢复 具体操作说明见《基础手册》的相关说明。 第三章 合同管理 25 § 3.3 合同提醒 一、作用与功能 根据合同收款计划中设定的提醒时间,系统自动列出需要提醒收款的合同及 相关 信息,以便提醒用户。 二、屏幕格式 图 3-10 三、操作说明 1.筛选 具体操作说明见《基础手册》的相关说明。 用友政务合同管理系统使用手册 26 2.窗口 当有需要提醒的合同内容时,合同提醒窗口将在进入合同系统时自动弹出。 § 3.4 合同收付款处理 一、作用与功能 实现对合同收付款业务的处理,并对合同的收付款记录、合同基本信息等进行查 询何管理。系统中已审核的合同在完成第一笔收付款业务后开始正式执行。 二、屏幕格式 图 4-1(主界面) 第三章 合同管理 27 图 4-2(收付款界面) 三、操作说明 1.选择合同 在“合同收款处理”窗口,如图 4-2,单击“合同编号”编辑框右侧的 按钮, 弹出“选择合同”窗口,如图 4-3。在该窗口中提供了多种快速查找合同的方 法,输入框中输入合同编码、名称、项目或部门的首字符,则光标自动指向相关 的合同记录。 选择要进行收款处理的合同,单击“确定”按钮,返回合同收款处理界面。合同 相关信息可在收付款界面看出。 用友政务合同管理系统使用手册 28 图 4-3 2.新增收款记录 在主界面,如图 4-1,单击【付款】或【收款】按钮(根据选择合同收款和合 同付款的不同按钮会改变)进入收付款界面,图 4-2。 在收付款界面,输入本次收款金额及交款人等信息,单击【确定】按钮。 3.凭证 凭证生成 凭证生成有两种方式。一种是通过修改收付款记录,选择与合同金额相同的凭证 与之关联,在收付款界面,单击“凭证号”编辑框右侧的 按钮,弹出“凭证箱” 窗口,如图 4-4,选择凭证与收付款记录关联;另一种是对于已审核未制单收 付款记录点击【凭证】按钮,由用户就直接编写生成新的凭证。 第三章 合同管理 29 图 4-4 凭证删除 根据凭证的生成方式的不同,凭证删除效果也不尽相同。前一种方式仅予以取消 收付款记录与凭证间的关联,不能删除凭证;后一种则进行对凭证的彻底删除。 § 3.5 统计报表 一、作用与功能 显示及打印按照一定的时间或指定的合同编号范围进行汇总统计的所有合同信 息,并生成统计报表。合同明细台账和合同执行情况表都属于统计报表,只是其 侧重点不同。合同明细台账偏重于统计合同明细显示,合同执行情况表偏重于对 执行情况的统计。 二、屏幕格式 用友政务合同管理系统使用手册 30 图 5-1(合同明细台账) 图 5-2(合同执行情况表) 三、操作说明 1.统计条件设定 1) 选择汇总统计的时间选取方式:按合同签订时间或按合同计划时间。 2) 选择汇总统计的时间段,默认到当前时间。 3) 指定合同编号范围,系统默认为空。 4) 其他条件:根据收付类型、合同类别、项目名称、部门、合同状态等信息进第三章 合同管理 31 行查询。 2.报表显示 设定统计条件后,单击“查询“或【刷新】按钮,即可进行数据的刷新显示。 3.筛选/恢复 具体操作说明见《基础手册》的相关说明。 4.预览/打印 具体操作说明见《基础手册》的相关说明。 用友政务合同管理系统使用手册 32 第四章 系统功能 本部分主要介绍系统提供的一些功能和选项,通过这些功能的使用,及选项的设 置,满足您对合同管理模块的不同要求。 § 4.1 计算器 详细操作方法请参阅《基础手册》第四章中的说明。 § 4.2 重新注册 详细操作方法请参阅《基础手册》第四章中的说明。 § 4.3 操作员管理 详细操作方法请参阅《管理员手册》第六章中的说明。 § 4.4 更改口令 详细操作方法请参阅《基础手册》第四章中的说明。 § 4.5 操作日志 详细操作方法请参阅《基础手册》第四章中的说明。

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