机关公文办理程序
机关公文办理包括拟稿核稿会签审核签发缮印校印登记分发立卷档销毁等程序
拟稿
组局机关名义发文根容科室拟稿非职科室业务范围综合性重文件办公室拟稿
草拟公文应做：
1．符合方针政策符合局组局机关关规定
2．情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点准确篇幅力求简短律签字笔钢笔书写铅笔圆珠笔
3．名名数字引文准确引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日
4．结构层次序数第层第二层（）第三层⒈第四层（1）
5．公文中数字成文时间部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩语句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数字
二核稿会签
公文起草拟稿科室负责必须认真核稿签名行文容涉两两科室部门必须履行会签手续
三审核
组局机关名义发文公文送局领导签发前应局办公室进行审核审核重点：否需行文否符合方针政策关规定否关部门协商会签文字表述文种公文格式等否符合关规定
局办公室列文稿予退回重办：
1．未文科室负责核稿
2．文件格式混乱眉目清头尾全附件遗漏抄送单位清
3．文稿潦草字迹清造简化字铅笔圆珠笔起草修改
四签发
审批公文批应明确签署意见写姓名审批时间审批圈阅应视意组局机关名义发文局办公室送组书记局长签发
十公文办理完毕应根中华民国档案法关规定具查考利价值公文应时整理（立卷）档关规定定期档案部门移交保存应档公文
着社会发展科技进步机关职断扩展公文级数增加面浩烟海公文没必保留全部公文应选择重点保存中参考利价值公文备日查考必须规定公文档范围
应档范围
公文档范围指应予立卷档公文范围立卷档办毕公文定原组合成案卷移交档案部门活动单位公文档范围划定必须考虑三素：
（1）机关职活动公文容真实现机关产生发展历史轨迹客观反映单位理活动行政理生产科研教学等种性质单位总形成具身职活动特点单位绝仅公文反映机关职活动基状况公文应作档重点容公文旦丢弃销毁法恢复处寻然里言职活动公文机关形成公文应包括机关实现身职活动接受级机关公文职实现总级类组织配合中完成
（2）公文办理完毕公文处理程序已运转完毕方面指收文程序签发登记拟办批办承办等环节工作均处理完毕完全实现公文现实执行效方面指发文程序拟稿会商审核签发缮印印传递等种环节工作已完成收文机关说现实执行效刚刚开始见档公文强调公文处理程序完毕非指公文信息容完全处理完毕
（3）具查考利价值档公文必须机关日工作具查考作者
社会某方面工作具参考利价值公文档终目：利公文承载信息容解工作情况解决工作中问题果没保存利价值没必花费力物力时间进行公文整理保理开发信息等工作
根国家档案局关规定般机关公文档范围应包括容：
（1）级针机关指导性公文需机关认真贯彻执行参执行领导性公文级命令决定批复规定办法等
（2）级机关职活动中形成公文材料工作请示报告计划总结事理决定通知财务预决算报表分析报告类账簿证等
（3）级机关呈送报请类公文工作请示重工作报告总结统计数等
（4）级相隶属机关重商洽性审批性公文者机关需参办理种公文种问函复函重规定办法通知等
机关划定档范围时特注意情况处理：
（1）联合办理公文处理原件办机关整理（立卷）档机关保存复制件形式公文副
（2）兼职公文处理机关负责兼机关职务履行兼职权职责程中形成公文兼职机关整理（立卷）档
（3）部公文处理部公文没正式公文格式工作计划总结会议记录调查报告等真实记载机关工作活动应划入立卷范围
（4）常资料处理机关业务工作接收收集关资料重公文汇集资料汇编统计数字事记刊物关书籍等日常机关工作重工具身反映机关职活动属档范围方便利单独整理保存备查
二予档范围
根国家档案局关规定予档公文材料包括：
（1）重份公文公文份甚许份包括式份收文发文副办理制发复印件
（2）查考利价值事务性时性公文
（3）未领导审阅签发未生效公文般公文次修改稿（非常重查考价值法规性公文重方针政策公文长远规划等历次修改稿保存反映整公文讨修改全程）
（4）公文起草撰写公文收集素材公文
（5）机关工作活动关抄送类公文价值会议公文等
（6）般民信特殊保存价值信封
公文档档范围通范围具体机关档范围制定时应结合身职业务活动实际情况制定明确具体范围便文书员档案员实际操作保证档案卷质量
十公文立卷公文特征联系干具点联系密切公文组合成机联系集合体活动公文组成结构中概括出公文点作者容区等立卷工作立卷工作包括两项工作：分类组卷
分类机关产生公文定特点分成干部分组合类局部公文特点组成保单位二者相似处：分类方法分析分中合分类结果具特点公文分集合类组卷方法综合合中分结果具特征单份公文集合集合体（案卷）
分类方法
公文分类应该符合分类逻辑原力求简明严密分类层次分类标准组公文划分成干组时相标准允许时种标准通常机关公文分类划分四层次：分年度――分组织机构――分问题――分保期限
（）分年度
公文形成处理年度特征年度公文分类年度公文分类现行机关工作计划总结等然年度安排年1
月1日～12月31日作工作周期工作周期中步产生公文然然形成年度单位独立类年度分类反映机关工作特点逐年变化发展客观情况利现行机关利档机关利
年度分类求根公文准确日期入相应年度年度公文般放起立卷否会乱公文时序日查找利工作带极便工作连续性时会出现跨越两两年度公文针类跨年度公文采常规处理方法：
1．回复性公文放复文年度XX年请示XX年批复应请示批复均放入XX年立卷
2．规划性公文应放计划规划针第年立卷XX～XX年科研工作规划放XX年立卷
3．总结性公文应放容针年立卷XX年完成1999～XX年**项目财务决算应放入XX年
4．会议公文放入召开会议年度
5．规范类公文应放公文针第年
6．两项容公文入容针年度XX年工作总结XX年工作安排视容侧重入相应年度
（二）分组织机构
机关部组织机构进行分类立卷
机关中组织机构框架根机关职设立部门相独立职权职责部门身产生承办公文容性质相独立类年度部组织机构分类然够保持公文间容联系利专题查找利档案
根国家关规定国政档案实行统理原机关年度公文组织机构标准分类步骤：公文分成政工团等四类四类中类组织机构继续分类种分类结果机关工团等组织公文行政业务部门公文分开文秘部门（办公室）公文业务部门公文分开部机构公文相互分开形成类组织机构性质方面层次清楚反映整机关项工作活动历史面貌
组织机构分类时注意握立卷点深度般立卷点确定基层执行层应该根文书工作组织形式立卷点确定掌握部门公文运转控制部门公文信息机构层次
（三）分问题
分问题公文容反映问题特征划分类
问题分类性质容相公文相集中较保持问题公文间联系性利者提供关某问题事件物等系统完整公文信息减少避免问题公文分散现象
选问题分类时特考虑机关象分类层次知识水认识事物角度问题法异更掺入观成分致份公文产生分类结果出现种类分类时难公文准确定位问题分类方法适第三四层次分类标准通常组织机构分类适宜第层次采问题分类部机构设置较简单者太稳定机构分工明确公文数量较少机关中型组织机关部组织机构较相稳定部门职相独立公文数量较应该采取先组织机构分类接问题分类方法般轻易乱组织机构采取问题分类
问题分类时应遵循问题伸缩性规律机构部门产生处理公文总少立卷时应根具体情况灵活掌握公文时问题分解具体问题公文少时具体问题概括问题
（四）分保期限
公文保存价值公文划分成类分保期限通常问题进行般作机关第层次分类标准
保期限根类公文客观存保存价值确定国家档案局关机关档案保期限规定应档公文保期限确定永久长期（16～50年）短期（15年）三种期限三种期限致规定机关具体工作中根机关位职业务活动等客观情况制定出更加详细准确保期限表必针公文具体情况长期短期保存时间划分更准确更具体5年XX年20年25年等
分保期限时应该密切注意问题公文完整性公文身真实记录性原始性决定公文价值（现行机关现实证价值历史参考价值）划分保期限应该时公文价值单份公文体现更相互联系组公文中展现公文形成联系性决定立卷时应维护问题公文完整性般情况机关公文完整程度较高划分保期限应严反应适提高残存完整公文保期限宽处理公文
二组卷方法
公文组卷分类属类特征联系组合成案卷活动组卷公文结构中概括出作者问题时间名称通讯者区等诸素体现公文方面特联系形成规律组卷常方法：
（1）作者特征立卷作者制发公文组合成案卷作者指制发公文机关部门领导特强调作者机关发文直接领导机关某级机关文采作者特征立卷特征组卷利反映公文作者工作状况机关某机关间工作联系利公文源确定重程度保存价值
（2）问题特征组卷反映事件案件物问题业务活动性质工作公文集中起组卷处言问题指公文容反映题包括事件案件物处理具体问题发生解决某项工作业务活动开展等问题特征立卷题系列关系密切公文组合成整体正反映问题发生发展解决全程保持公文间机联系符合利者问题（题）检索公文惯成种常立卷方法秘：*
（3）时间特征立卷某问题公文产生时间序公文编立成案卷时间特征指公文形成时间（年度时期月份日期）时间特征组卷反映出机关（部门）时期工作特点发展状况利保持时间公文联系利者（历史）联系中握认识事物发生发展影响等需时间特征检索公文提供方便
（4）名称特征组卷名称相性质作相相公文集中组卷公文名称文种反映公文性质效价值公文名称特征立卷适区分公文重程度保存价值名称相保存价值相公文合立卷注意名称相性质名情况名称特征组卷满足文种角度利公文需求
（5）区特征组卷公文容涉区作者区公文集中立卷处言区指国某某级（某）级某级乡（镇）级等级行政区域种方法级机关属机关文调查统计材料某专门公文立卷工作中运区特征组卷便反映该区工作情况关该区问题处理方便区特征检索公文
（6）通讯者特征立卷机关某机关间定问题进行工作联系形成文书集中立卷通讯者特征两机关间针问题问复性质文书般名称特征统称文书时通讯者特征作者特征种特殊表现形式适合通讯者特征检索公文情况
六种方法单独更情况两种两种方法结合卷公文联系检索公文惯常结合运作者――问题――名称年代――问题――名称区――问题――名称等形式结合特征立卷卷公文具方面点联系结合特征越公文联系紧密性专指性越成分越单特点越明显立卷时应该认真分析公文特点发现公文联系量结合种方法立卷
三公文组卷步骤
公文划分适宜组成案卷数量时列步骤进行组卷：排列卷公文编卷页码填写卷目录装订案卷加贴卷末备考表填写案卷封皮
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机关公文办理包括拟稿核稿会签审核签发缮印校印登记分发立卷档销毁等程序
拟稿
组局机关名义发文根容科室拟稿非职科室业务范围综合性重文件办公室拟稿
草拟公文应做：
1．符合方针政策符合局组局机关关规定
2．情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点准确篇幅力求简短律签字笔钢笔书写铅笔圆珠笔
3．名名数字引文准确引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日
4．结构层次序数第层第二层（）第三层⒈第四层（1）
5．公文中数字成文时间部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩语句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数字
二核稿会签
公文起草拟稿科室负责必须认真核稿签名行文容涉两两科室部门必须履行会签手续
三审核
组局机关名义发文公文送局领导签发前应局办公室进行审核审核重点：否需行文否符合方针政策关规定否关部门协商会签文字表述文种公文格式等否符合关规定
局办公室列文稿予退回重办：
1．未文科室负责核稿
2．文件格式混乱眉目清头尾全附件遗漏抄送单位清
3．文稿潦草字迹清造简化字铅笔圆珠笔起草修改
四签发
审批公文批应明确签署意见写姓名审批时间审批圈阅应视意组局机关名义发文局办公室送组书记局长签发
十公文办理完毕应根中华民国档案法关规定具查考利价值公文应时整理（立卷）档关规定定期档案部门移交保存应档公文
着社会发展科技进步机关职断扩展公文级数增加面浩烟海公文没必保留全部公文应选择重点保存中参考利价值公文备日查考必须规定公文档范围
应档范围
公文档范围指应予立卷档公文范围立卷档办毕公文定原组合成案卷移交档案部门活动单位公文档范围划定必须考虑三素：
（1）机关职活动公文容真实现机关产生发展历史轨迹客观反映单位理活动行政理生产科研教学等种性质单位总形成具身职活动特点单位绝仅公文反映机关职活动基状况公文应作档重点容公文旦丢弃销毁法恢复处寻然里言职活动公文机关形成公文应包括机关实现身职活动接受级机关公文职实现总级类组织配合中完成
（2）公文办理完毕公文处理程序已运转完毕方面指收文程序签发登记拟办批办承办等环节工作均处理完毕完全实现公文现实执行效方面指发文程序拟稿会商审核签发缮印印传递等种环节工作已完成收文机关说现实执行效刚刚开始见档公文强调公文处理程序完毕非指公文信息容完全处理完毕
（3）具查考利价值档公文必须机关日工作具查考作者
社会某方面工作具参考利价值公文档终目：利公文承载信息容解工作情况解决工作中问题果没保存利价值没必花费力物力时间进行公文整理保理开发信息等工作
根国家档案局关规定般机关公文档范围应包括容：
（1）级针机关指导性公文需机关认真贯彻执行参执行领导性公文级命令决定批复规定办法等
（2）级机关职活动中形成公文材料工作请示报告计划总结事理决定通知财务预决算报表分析报告类账簿证等
（3）级机关呈送报请类公文工作请示重工作报告总结统计数等
（4）级相隶属机关重商洽性审批性公文者机关需参办理种公文种问函复函重规定办法通知等
机关划定档范围时特注意情况处理：
（1）联合办理公文处理原件办机关整理（立卷）档机关保存复制件形式公文副
（2）兼职公文处理机关负责兼机关职务履行兼职权职责程中形成公文兼职机关整理（立卷）档
（3）部公文处理部公文没正式公文格式工作计划总结会议记录调查报告等真实记载机关工作活动应划入立卷范围
（4）常资料处理机关业务工作接收收集关资料重公文汇集资料汇编统计数字事记刊物关书籍等日常机关工作重工具身反映机关职活动属档范围方便利单独整理保存备查
二予档范围
根国家档案局关规定予档公文材料包括：
（1）重份公文公文份甚许份包括式份收文发文副办理制发复印件
（2）查考利价值事务性时性公文
（3）未领导审阅签发未生效公文般公文次修改稿（非常重查考价值法规性公文重方针政策公文长远规划等历次修改稿保存反映整公文讨修改全程）
（4）公文起草撰写公文收集素材公文
（5）机关工作活动关抄送类公文价值会议公文等
（6）般民信特殊保存价值信封
公文档档范围通范围具体机关档范围制定时应结合身职业务活动实际情况制定明确具体范围便文书员档案员实际操作保证档案卷质量
十公文立卷公文特征联系干具点联系密切公文组合成机联系集合体活动公文组成结构中概括出公文点作者容区等立卷工作立卷工作包括两项工作：分类组卷
分类机关产生公文定特点分成干部分组合类局部公文特点组成保单位二者相似处：分类方法分析分中合分类结果具特点公文分集合类组卷方法综合合中分结果具特征单份公文集合集合体（案卷）
分类方法
公文分类应该符合分类逻辑原力求简明严密分类层次分类标准组公文划分成干组时相标准允许时种标准通常机关公文分类划分四层次：分年度――分组织机构――分问题――分保期限
（）分年度
公文形成处理年度特征年度公文分类年度公文分类现行机关工作计划总结等然年度安排年1
月1日～12月31日作工作周期工作周期中步产生公文然然形成年度单位独立类年度分类反映机关工作特点逐年变化发展客观情况利现行机关利档机关利
年度分类求根公文准确日期入相应年度年度公文般放起立卷否会乱公文时序日查找利工作带极便工作连续性时会出现跨越两两年度公文针类跨年度公文采常规处理方法：
1．回复性公文放复文年度XX年请示XX年批复应请示批复均放入XX年立卷
2．规划性公文应放计划规划针第年立卷XX～XX年科研工作规划放XX年立卷
3．总结性公文应放容针年立卷XX年完成1999～XX年**项目财务决算应放入XX年
4．会议公文放入召开会议年度
5．规范类公文应放公文针第年
6．两项容公文入容针年度XX年工作总结XX年工作安排视容侧重入相应年度
（二）分组织机构
机关部组织机构进行分类立卷
机关中组织机构框架根机关职设立部门相独立职权职责部门身产生承办公文容性质相独立类年度部组织机构分类然够保持公文间容联系利专题查找利档案
根国家关规定国政档案实行统理原机关年度公文组织机构标准分类步骤：公文分成政工团等四类四类中类组织机构继续分类种分类结果机关工团等组织公文行政业务部门公文分开文秘部门（办公室）公文业务部门公文分开部机构公文相互分开形成类组织机构性质方面层次清楚反映整机关项工作活动历史面貌
组织机构分类时注意握立卷点深度般立卷点确定基层执行层应该根文书工作组织形式立卷点确定掌握部门公文运转控制部门公文信息机构层次
（三）分问题
分问题公文容反映问题特征划分类
问题分类性质容相公文相集中较保持问题公文间联系性利者提供关某问题事件物等系统完整公文信息减少避免问题公文分散现象
选问题分类时特考虑机关象分类层次知识水认识事物角度问题法异更掺入观成分致份公文产生分类结果出现种类分类时难公文准确定位问题分类方法适第三四层次分类标准通常组织机构分类适宜第层次采问题分类部机构设置较简单者太稳定机构分工明确公文数量较少机关中型组织机关部组织机构较相稳定部门职相独立公文数量较应该采取先组织机构分类接问题分类方法般轻易乱组织机构采取问题分类
问题分类时应遵循问题伸缩性规律机构部门产生处理公文总少立卷时应根具体情况灵活掌握公文时问题分解具体问题公文少时具体问题概括问题
（四）分保期限
公文保存价值公文划分成类分保期限通常问题进行般作机关第层次分类标准
保期限根类公文客观存保存价值确定国家档案局关机关档案保期限规定应档公文保期限确定永久长期（16～50年）短期（15年）三种期限三种期限致规定机关具体工作中根机关位职业务活动等客观情况制定出更加详细准确保期限表必针公文具体情况长期短期保存时间划分更准确更具体5年XX年20年25年等
分保期限时应该密切注意问题公文完整性公文身真实记录性原始性决定公文价值（现行机关现实证价值历史参考价值）划分保期限应该时公文价值单份公文体现更相互联系组公文中展现公文形成联系性决定立卷时应维护问题公文完整性般情况机关公文完整程度较高划分保期限应严反应适提高残存完整公文保期限宽处理公文
二组卷方法
公文组卷分类属类特征联系组合成案卷活动组卷公文结构中概括出作者问题时间名称通讯者区等诸素体现公文方面特联系形成规律组卷常方法：
（1）作者特征立卷作者制发公文组合成案卷作者指制发公文机关部门领导特强调作者机关发文直接领导机关某级机关文采作者特征立卷特征组卷利反映公文作者工作状况机关某机关间工作联系利公文源确定重程度保存价值
（2）问题特征组卷反映事件案件物问题业务活动性质工作公文集中起组卷处言问题指公文容反映题包括事件案件物处理具体问题发生解决某项工作业务活动开展等问题特征立卷题系列关系密切公文组合成整体正反映问题发生发展解决全程保持公文间机联系符合利者问题（题）检索公文惯成种常立卷方法秘：*
（3）时间特征立卷某问题公文产生时间序公文编立成案卷时间特征指公文形成时间（年度时期月份日期）时间特征组卷反映出机关（部门）时期工作特点发展状况利保持时间公文联系利者（历史）联系中握认识事物发生发展影响等需时间特征检索公文提供方便
（4）名称特征组卷名称相性质作相相公文集中组卷公文名称文种反映公文性质效价值公文名称特征立卷适区分公文重程度保存价值名称相保存价值相公文合立卷注意名称相性质名情况名称特征组卷满足文种角度利公文需求
（5）区特征组卷公文容涉区作者区公文集中立卷处言区指国某某级（某）级某级乡（镇）级等级行政区域种方法级机关属机关文调查统计材料某专门公文立卷工作中运区特征组卷便反映该区工作情况关该区问题处理方便区特征检索公文
（6）通讯者特征立卷机关某机关间定问题进行工作联系形成文书集中立卷通讯者特征两机关间针问题问复性质文书般名称特征统称文书时通讯者特征作者特征种特殊表现形式适合通讯者特征检索公文情况
六种方法单独更情况两种两种方法结合卷公文联系检索公文惯常结合运作者――问题――名称年代――问题――名称区――问题――名称等形式结合特征立卷卷公文具方面点联系结合特征越公文联系紧密性专指性越成分越单特点越明显立卷时应该认真分析公文特点发现公文联系量结合种方法立卷
三公文组卷步骤
公文划分适宜组成案卷数量时列步骤进行组卷：排列卷公文编卷页码填写卷目录装订案卷加贴卷末备考表填写案卷封皮
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