档案理文加强基础工作档案理现代化前提—政司法
理基础工作存问题分析
众周知计算机作种高效处理庞复杂信息数现代先进工具首特征求输入计算机项原始数信息必须准确科学否输入数信息垃圾输出会更高级垃圾实行计算机理前提条件做输入信息数收集整理著录等系列前处理性质基础工作充分满足计算机工作技术求
国档案理基础工作究竟方面足较差呢方面尚迅速适应计算机理求呢总体讲目前国综合性档案馆馆藏容庞杂案卷数量繁时间跨度长年直处封闭式理中档案理仅保目案卷丢失原加历史时期档案整理质量求整理规格统等情况形成档案基础普遍较差局面问题集中反映方面档号规范没目录号卷册现象较二案卷标题规范标题反映题容标题缺少基素甚没案卷标题等现象较普遍三部分案卷缺少卷目录部分未案卷标题涵盖容永远法检索难利四许案卷未标页码果中掉页难发现五组卷混乱现象较严重时间组职部门辖权限组文种组卷六案卷厚薄二页纸文卷五六百页纸类卷总综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越存类似问题越严重 情况国综合性档案馆目前未具备实现计算机理充分条件需快科学解决问题
二实行标准化规范化工作程序方法提高档案理基础工作水
科学验中获知想提高档案理水必须实行标准化规范化工作程序方法求档案理收集整理鉴定著录保等环节统程序科学方法进行工作
１全面普查案卷糟取精
实现档案理标准化规范化第步工作般综合性档案馆年未做全面清查加移交单位划分保期限准避免存许重份查考价值文件首先剔文件避免实行计算机理时出现重复低效率情况
２重新组合案卷实现案卷规范化
组卷厚容混杂案卷进行重新组卷重新组卷原相互存某种联系文件组合起重组案卷程中应页码卷目录案卷标题标题清楚案卷重新加工填写保证全部案卷更加规范重新组卷仅优化馆藏科学保提高实行计算机理档案利效率
３结合馆实际规范著录工作
著录实行计算机理项重基础工作直接影响输入计算机数信息准确性项重前期工作１９８６年国家颁布档案著录规规范著录工作基档案馆条件存差异加计算机理提出新技术性求档案馆应该规实际情况出发根计算机理技术求制定出适合馆著录工作著录细根原制定北京市档案馆著录细目前实施情况已起提高基础工作水作馆实行档案计算机理工作促进
４统分类号保证检索查全率
计算机检索显著优势够满足族性检索需确保检索完整性分类程中首先根中国档案分类法进行分类事制宜制定出具体细例物价问题涉行业较统入Ｊ类然根文件具体特征辅关键词标识加区分外分类程中应加强校审力度便时校正分类员错误应常组织家统认识统标准量做前标引致类文件标引致达标准化规范化理
５规范题名保证检索查准率
档案分类号保证检索查全率题名准确保证检索查准率仅保证查全率行须时保证查准著录时统规范题名认规范题名应掌握原点填写题名项程中规范机构简称量避免检索时出现含混清文题计算机识清情况发生北京市计划委员会简称市计委北京市计划生育委员会简称市计生委简称市计委统题名中应具备素结合计算机检索需著录程中题名中责者事文种必时加名点时间）等素填写完整果题名素完整补齐果题名冗长删余赘词统文种题名中常请示报告等含义清文种出现影响检索准确率便规定求批复文件写请示求批复文件写报告等等样检索中区分出份文件实质作
外利计算机次输入次输出功关键词项中名点时间机构分著录日制作名目录等检索工具基础
三加快数准备推进档案现代化理进程
档案理基础工作环节中计算机数准备工作工程尤建馆时间较长综合性档案馆讲馆藏案卷著录工作仅量复杂果没整套规范化科学化工作程序方法会计算机数准备足法甚直接影响档案理工作现代化进展速度著录工作中掌握重点便基取著录工作快兼效果
１分清轻重缓急循序渐进
档案理重目档案社会实现计算机理档案目提高档案利率综合性档案馆推进计算机理程中应先根全宗重程度价值利率高低否开放情况全宗进行排队开放核心档案社会利率较高档案进行优先加工整理样加快档案理计算机化进程提高社会利效率
２分级次著录省时省力
著录程中案卷分三层次进行著录反映问题单查考价值高档案进行案卷级著录卷文件涉容排起档案进行文件组合级著录重文件反映问题庞杂文件进行文件级著录样处理仅揭示档案题容特征减少著录条目录入条目节约时间力财力提高效率
３分门类充分利档案原基础
案卷基础较具备全引目录案卷著录时直接全引目录面分类标引特殊形式档案房档案件等计算机程序名址时间案卷目录直接录入然计算机统出分类号样分门类充分利档案目录原基础减少著录环节提高著录速度
４关键词代题词简化查找时间提高效率
题词然规范统功效时存着查找烦琐效率较低弊端样取利避弊认采取关键词代题词做法题名文件题中思维纳出揭示题容词汇关键词进行标识录入计算机利计算机批量处理功进行处理例拟写关厂房基础建设事关键词写基建设写基建写厂房建设进行计算机控时统规范基建利计算机活动增加功规范词题词中词义相合种做法仅解决手工标引速度慢计算机动标引准确缺点解决题词词义含量问题分属关系
年推进档案理现代化进程中通实行标准化规范化工作提高档案理基础工作水已初步建成计算机检索体系实行计算机理扎实基础
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档案理文加强基础工作档案理现代化前提—政司法
理基础工作存问题分析
众周知计算机作种高效处理庞复杂信息数现代先进工具首特征求输入计算机项原始数信息必须准确科学否输入数信息垃圾输出会更高级垃圾实行计算机理前提条件做输入信息数收集整理著录等系列前处理性质基础工作充分满足计算机工作技术求
国档案理基础工作究竟方面足较差呢方面尚迅速适应计算机理求呢总体讲目前国综合性档案馆馆藏容庞杂案卷数量繁时间跨度长年直处封闭式理中档案理仅保目案卷丢失原加历史时期档案整理质量求整理规格统等情况形成档案基础普遍较差局面问题集中反映方面档号规范没目录号卷册现象较二案卷标题规范标题反映题容标题缺少基素甚没案卷标题等现象较普遍三部分案卷缺少卷目录部分未案卷标题涵盖容永远法检索难利四许案卷未标页码果中掉页难发现五组卷混乱现象较严重时间组职部门辖权限组文种组卷六案卷厚薄二页纸文卷五六百页纸类卷总综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越存类似问题越严重 情况国综合性档案馆目前未具备实现计算机理充分条件需快科学解决问题
二实行标准化规范化工作程序方法提高档案理基础工作水
科学验中获知想提高档案理水必须实行标准化规范化工作程序方法求档案理收集整理鉴定著录保等环节统程序科学方法进行工作
１全面普查案卷糟取精
实现档案理标准化规范化第步工作般综合性档案馆年未做全面清查加移交单位划分保期限准避免存许重份查考价值文件首先剔文件避免实行计算机理时出现重复低效率情况
２重新组合案卷实现案卷规范化
组卷厚容混杂案卷进行重新组卷重新组卷原相互存某种联系文件组合起重组案卷程中应页码卷目录案卷标题标题清楚案卷重新加工填写保证全部案卷更加规范重新组卷仅优化馆藏科学保提高实行计算机理档案利效率
３结合馆实际规范著录工作
著录实行计算机理项重基础工作直接影响输入计算机数信息准确性项重前期工作１９８６年国家颁布档案著录规规范著录工作基档案馆条件存差异加计算机理提出新技术性求档案馆应该规实际情况出发根计算机理技术求制定出适合馆著录工作著录细根原制定北京市档案馆著录细目前实施情况已起提高基础工作水作馆实行档案计算机理工作促进
４统分类号保证检索查全率
计算机检索显著优势够满足族性检索需确保检索完整性分类程中首先根中国档案分类法进行分类事制宜制定出具体细例物价问题涉行业较统入Ｊ类然根文件具体特征辅关键词标识加区分外分类程中应加强校审力度便时校正分类员错误应常组织家统认识统标准量做前标引致类文件标引致达标准化规范化理
５规范题名保证检索查准率
档案分类号保证检索查全率题名准确保证检索查准率仅保证查全率行须时保证查准著录时统规范题名认规范题名应掌握原点填写题名项程中规范机构简称量避免检索时出现含混清文题计算机识清情况发生北京市计划委员会简称市计委北京市计划生育委员会简称市计生委简称市计委统题名中应具备素结合计算机检索需著录程中题名中责者事文种必时加名点时间）等素填写完整果题名素完整补齐果题名冗长删余赘词统文种题名中常请示报告等含义清文种出现影响检索准确率便规定求批复文件写请示求批复文件写报告等等样检索中区分出份文件实质作
外利计算机次输入次输出功关键词项中名点时间机构分著录日制作名目录等检索工具基础
三加快数准备推进档案现代化理进程
档案理基础工作环节中计算机数准备工作工程尤建馆时间较长综合性档案馆讲馆藏案卷著录工作仅量复杂果没整套规范化科学化工作程序方法会计算机数准备足法甚直接影响档案理工作现代化进展速度著录工作中掌握重点便基取著录工作快兼效果
１分清轻重缓急循序渐进
档案理重目档案社会实现计算机理档案目提高档案利率综合性档案馆推进计算机理程中应先根全宗重程度价值利率高低否开放情况全宗进行排队开放核心档案社会利率较高档案进行优先加工整理样加快档案理计算机化进程提高社会利效率
２分级次著录省时省力
著录程中案卷分三层次进行著录反映问题单查考价值高档案进行案卷级著录卷文件涉容排起档案进行文件组合级著录重文件反映问题庞杂文件进行文件级著录样处理仅揭示档案题容特征减少著录条目录入条目节约时间力财力提高效率
３分门类充分利档案原基础
案卷基础较具备全引目录案卷著录时直接全引目录面分类标引特殊形式档案房档案件等计算机程序名址时间案卷目录直接录入然计算机统出分类号样分门类充分利档案目录原基础减少著录环节提高著录速度
４关键词代题词简化查找时间提高效率
题词然规范统功效时存着查找烦琐效率较低弊端样取利避弊认采取关键词代题词做法题名文件题中思维纳出揭示题容词汇关键词进行标识录入计算机利计算机批量处理功进行处理例拟写关厂房基础建设事关键词写基建设写基建写厂房建设进行计算机控时统规范基建利计算机活动增加功规范词题词中词义相合种做法仅解决手工标引速度慢计算机动标引准确缺点解决题词词义含量问题分属关系
年推进档案理现代化进程中通实行标准化规范化工作提高档案理基础工作水已初步建成计算机检索体系实行计算机理扎实基础
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