第二编 档案理
第章 文书档案理
文书档案：指机关团体企业事业单位社会组织务行政理等活动中形成具保存价值种形式历史记录
二文件材料收集指立档单位部门档案理求日常工作中目收集文件材料活动
三文件材料收集工作求：1文件材料应齐全完整符合长久保质量求2档文件材料应精练准确反映立档单位职3档案机构加强收集工作监督指导4时移交应档文件材料
四文件材料收集种方法：1严格档范围进行收集收集工作形式2建立相关制度加强零散文件收集3明确具体员职责保证档文件材料齐全完整4时收集
五文件材料价值鉴定包括两方面工作务：确定档范围二划分保期限
六文件材料鉴定原：1历史观点分析文件材料价值脱离时历史条件2全面观点方面全面分析文件材料方面特征方面全面预测社会档案利需考虑前需考虑长远需3发展观点档案价值时效性扩展性特点
七鉴定应注意问题：1文件材料收必报道机关情况反映单位工作活动简报形式发布机关职工作关文件应机关形成文件纳入档范围2文件材料价值文必档3光红字版头文号普发文件存档4机关外机关许外级文件反映机关职活动5注意宏观文件材料注意微观文件材料
八2006年12月18日国家档案局颁发机关文件材料档范围文书档案保期限规定机关单位必须作鉴定工作判定文件材料档档基
九机关文件材料档范围：1反映机关职活动基历史面貌机关工作国家建设历史研究具利价值文件材料2机关工作活动中形成维护国家集体公民权益方面具证价值文件材料3机关需贯彻执行级机关级机关文件材料级机关报送重文件材料4机关具查考价值文件材料
十机关文件材料档范围：1级机关文件材料中普发性需机关办理文件材料免奖惩非机关工作员文件材料供工作参考抄件等2机关文件材料中重份文件查考利价值事务性时性文件般性文件历次修改稿次校稿特殊保存价值信封需办理般性民信电话记录机关部互相抄送文件材料机关负责兼外单位职务形成机关关文件材料关工作参考文件材料3级机关文件材料中需贯彻执行文件材料需办理抄送文件材料4级机关文件材料中供参阅简报情况反映抄报越级抄报文件材料重保存
十国家档案局文书档案规定保期限2种永久定期定期般分30年10年带重划分永久
分析文件材料容判定价值划分保期限基础
文件材料现实作历史作取决容
十二永久保文书材料包括：1机关制定政策法规性文件材料2机关召开重会议举办重活动形成文件材料3机关职活动中形成重业务文件材料4机关关重问题批复批示重报告总结综合统计报表等5机关机构演变事免等文件材料6机关房屋买卖土征重合协议资产登记等证性文件材料7级机关制发属机关业务重文件材料级机关级机关关重业务问题函批复等文件材料
十三划分保期限应注意问题：1注意文件间联系孤立价值2注意考察文件实际容单形式价值3注意考虑文件长远需静止价值4综合研究文件种作片面价值
十四机关文件材料档范围文书档案保期限规定正确区分文件材料价值划分保期限基档案保期限表序号条款保期限备注等项组成条款组类型相文件材料名称包括组文件材料源容形式文字简明确切
十五档文件：立档单位职活动中形成办理完毕作文书档案保存种纸质文件材料
十六档文件限定：1必须办理完毕文件材料文书处理程序文件现行效结束2必须文书档案范畴纸质文件材料3必须应保存文件材料
十七档文件整理档文件件单位进行装订分类排列编号编目装盒序程
十八规确定档文件整理原：1遵循文件形成规律保持文件间机联系2区分文件价值3便保利遵循文件形成规律保持文件间机联系整理原基指导思想便保利整理原基求
事原事文件材料排起充分体现文件形成规律文件间机联系
十九规规定：件档文件整理单位般份文件份件概念认识件实体确定基原
二十档文件整理单位 件确定统求：1正定稿件正发文处理体2正文附件件3转发文转发文体4原件复制件件5文复文件6文件处理单文件件7报表名册图册等册（）件会议记录拆开保持件
二十档文件修整：1修裱破损文件2复制字迹模糊易褪变文件3超纸张折叠4易锈蚀金属物
二十二明确请求询问事项需方明确答复（批复批示复函）时形成文复文方件
二十三件稿文排列规规定：正前定稿件前附件原件前复制件转发文前转发文处理单前正发文文件处理单前定稿
二十四装订求：采左侧装订应文件左边齐采左角装订应文件左边齐装订工作专负责
二十五分类档文件容形式特征划分类层次构成机体系程分类必须区分全宗基础进行通常情况独立机关团体企业事业单位称立档单位形成档保存文件材料（档案）单独构成全宗
二十六档文件分类具体包括选择确定分类方法制定分类方案文件实体类等容规年度机构问题保期限作基分类方法规划计划应年度年度总结般放入第二年件稿文日期致应装订时排前面文日期准
二十七保期限分类法档文件保期限分开分成永久定期两类中定期般分30年10年
二十八年度分类时应注意情况：1文件时间分年度时般说文件签发日期（落款日期）准断定文件属年度2跨年度形成密切联系文件统办结年度档3件稿文日期致应装订时排前面文日期准4文件没标注日期
二十九机构分类法：机构分类法档文件形成处理部门划分类机构适部组织机构较稳定职责范围较清楚形成文件材料容相交叉机关单位注意事项：1原机构处理处理办理文件入机构类中机构处理办理文件办机构应入办机构2机关部设置时机构应部机构样设置类目形成文件材料入该时机构
三十问题分类法：问题分类法档文件容划分类问题分类受机关部机构限制种分类法适部机构变化较职责范围甚清楚形成文件材料容常交叉机关单位采问题分类法避免减少容文件材料分散现象便专题查找利采问题分类法注意考虑机关设机构基职业务范围量做问题机构基应时类目设置符合逻辑类名简明准确前致
三十分类方案：1保期限——年度——机构分类法2保期限——年度——问题分类法3年度——机构——保期限分类法4问题——年度——保期限分类法5保期限——年度分类法
三十二分类应注意问题：第层次分类必须标准第二类目设置合理含义明确互相交叉互相包容类目具排性第三划分子项外延总应等母项外延
三十三档文件排列指分类体系低级类目定原方法排定档文件先次序程档文件排列规强调事原事密切联系文件材料应排列起规提供文件材料形成时间重程序等排列方法
三十四事原排列档文件优点：第体现遵循文件形成规律保持文件间机联系整理原第二判定体现文件材料价值具十分重作第三利检索档案实体存取工作
三十五排列方法：1事档文件排列简单方法文件材料形成时间先序时间前时间晚文件材料重程度排列重前次2事间档文件排列：（1）事办结时间先序排列（2）事重程度排列（3）事文件材料责者承办部门分集中排列（4）事文件材料反映问题分集中排列
三十六档文件排列应注意问题1类目档文件排列编制分类方案时确定应编制部门关文件准2档文件直接形成时间收发文文号序排列3办应服档文件事排列原4零头档文件排列
三十七：档文件编号指档文件全宗中位置标识符号档章形式档文件注明编号编目工作起点基础目固定分类排列体系编目查找实体提供条件
三十八件号分室编件号馆编件号两种室编件号年度统组织机构保期限1开始逐件流水编号
三十九馆编件号编制方法种参考1室编件号馆编件号合二2充分利原基础部分变动较档文件目录进行调整3统编制馆编件号
四十档号项目分项：档号项目分必项选择项：中必项目包括全宗号年度保期限件号机构问题项选择项
四十档章般盖档文件首页端居中空白位置
编目指编制档文件目录编制档文件目录实现档文件次文献二次文献初步转化档案保鉴定检索统计编研等工作开展提供基条件
四十二档文件目录设置件号（室编件号馆编件号）责者文号题名日期页数备注等项目 责者填写：责者指制发文件国家机构社会组织文件作者署名者1责者时填写列居首位责者2办单位立档单位级部门责者必须填写余视需填写3省略责者 〔等〕表示责者间分隔4没责者文件材料需考证清楚填写加 〔〕标识 题名填写：1正题名揭示文件容时副题名应抄录正题名副题名前加：2列题名第二种语言书写正题名列题名填写时正题名抄录列题名前加＝3文件题名简单题名含义清揭示文件材料容填写时实抄录应重新拟定准确题名附加〔〕标识4没题名文件直接填写拟题名加〔〕标识5果正文题名反映出附件容转发文题名指明转发文题名填写时仅抄录正文题名转发文题名否附件题名转发文题名均抄录加（）标识作条目6干部免调配等事方面文件材料涉单位员员名字实抄录附题名加（）标识7文复文件时填写复文题名作件题名文复文件时分填写文复文题名 日期填写：8位阿拉伯数字标注年月日时间详时数字0表示时备注中加说明 页数填写：填写件文件总页数字迹图表页面算作页空白面算 备注填写：备注填写档文件需补充说明情况包括密级缺损移出销毁等备注栏难填写时备注栏加注※具体容填入备考表中
四十三装盒档文件件号序装入档案盒时包括填写盒文件目录盒备考表编制填写盒封面盒背脊项目等工作容 档案盒摆放方式分竖式横式两种 起止件号：填写盒排列前档文件件号间－连接18－36 填写备考表盒文件材料进行动态理效措施盒脊项目设置包括全宗号年度保期限机构问题起止件号盒号等
四十四装盒具体求：第形成年度档文件放入档案盒第二保期限档文件放入档案盒第三机构问题类目档文件放入档案盒第四遇类目档文件数量少够盒时通装入厚度档案盒解决第五档案盒档文件装具具保单位性质作
第二章 科技档案理
四十五科技档案理核心务：档案法律法规科技档案运行规律特点集中统理科技档案确保完整系统准确安全满足科技档案利需求提供信息支持服务
四十六科技档案：企事业单位国家机构社会组织事生产科研基建理活动直接形成国家社会具保存价值应档保存科技文件材料
四十七科技档案种类：工业生产技术档案农业科技档案设备仪器材料科学技术研究档案质档案测绘档案医学科技档案等工业生产技术档案工业产品档案基特点型号成套基建档案特点建设项目成套设备仪器档案特点型号成套科研档案基特点课题成套
四十八科技档案功：（）科技档案知识储备证功 1知识储备功储备科技生产活动中直接产生形成原生信息2证功：（1）科技档案产品定型（2）科技档案产品生产停产产品恢复生产（3）科技档案工程维护（4）科技档案具客观证作（二）科技档案情报功科技档案情报功指科技档案容 科技生产活动中具科技参考作科技交流作表现三方面：1科技档案科技研究工作提供条件2科技档案工程产品设计提供条件3科技档案进行科学技术交流工具 （三）科技档案促进生产力发展提高济效益功
四十九科技档案收集：国家关规定通切实行措施方法国家社会保存价值科技文件资料收集档案部门工作科技档案收集工作包括：科技文件档基层档案部门收集工作档案馆收集工作
五十科技文件档制度容般包括科技文件档范围档时间档份数档求档手续确定档范围标准：科技文件否具保存价值
五十确定档范围基方法：1研究分析单位科技生产活动范围掌握单位科技生产活动中形成科技文件类成分确定档范围中应包括方面科技文件2掌握单位基职情况单位基职活动中形成科技文件作档范围体研究分析围绕基职活动进行科技生产活动中形成科技文件确定科技文件档范围3正确划分单位科技资料科技文件文书档案材料界限4根国家专业部门确定文件档范围结合单位实际确定具体科技文件档范围
五十二科技文件档时间常见5种情况：1项目全部结束时间档2工作阶段档3子项结束时间档4年度档活动形成周期较长年度阶段档更合适科技项目文件二某然观察观测活动中形成科技文件三应该作科技档案档保存科技文件般年度档5时档（1）科技文件复制部门科技档案部门合设计单位施工图（2）机密性较强特殊科技文件（3）外文件
五十三科技文件档基求：档工作相关科技业务部门承担二档科技文件应做书写材料优良字迹工整图形清晰利长久保存三档科技文件必须做完整准确系统整理编目项目负责审查时档四档案部门责监督指导科技员做科技文件档工作
五十四基层档案部门开展科技档案收集应注意问题：1认真贯彻集中统理科技档案原2遵循科技档案然形成规律3保证科技档案完整准确
五十五科技文件档份数般档1份重频繁应档2份具体确定科技文件档份数时应考虑：考虑档材料重程度考虑开架阅览需根国家关规定
办理科技文件档手续包括两方面：编写档情况简说明填写档文件移交清单
五十五基层档案部门开展科技档案收集工作方法措施：1档制度规定接收科技文件材料档单位档制度关规定接收科技文件材料档基层档案部门收集科技档案基方法2纳入计划理实行种方式结合收集方法单位应科技材料形成积累整理档纳入科技工作程序生产科研基建等计划列入关部门关员职责范围3确定疏通科技档案收集渠道定定容收集4抓住重环节关键阶段进行收集
五十六2006年起安徽省委省政府全省范围实施档案理模式改革改革容调整科技档案属流科技档案原先科技专业档案馆保改变国家综合档案馆保
五十七国家综合档案馆确定收集范围时应考虑原：1价值原2分级理原3综合性原
五十八科技档案接收制度：1科技档案实行偿进馆制2科技档案实行相关单位送制3科技档案实行补送制
五十九科技档案进馆交接手续：国家综合档案馆移交科技档案时移交单位需准备式两份移交清册关档案考证材料
六十科技档案整理工作包括系统整理科学编目两部分
六十科技档案整理工作原：遵循科学档案然形成规律保持科技档案间机联系充分利档案原整理基础科技档案进行分门类整理便保利
六十二科技档案分类方案编制具体步骤什：第根库藏科技档案基类设置类少科技档案设置少类第二类中根科技档案容构成形成特点已确定分类标准分类方法进行类系展开设置相应位类位类形成类层次构成完整类系第三类目固定代字代号第四形成类目体系文字图表形式表达出第五撰写说明指出分类方案编制分类标准类目代字代号方法等
六十三科技档案基分类方法种：1工程项目分类法2型号分类法3课题分类法4专业分类法5时间分类法6域分类法
六十四基建档案分类：性质——工程项目分类法流域（水系）——工程项目分类
设备档案分类：性质——型号分类法工序——型号分类法
着产品设备革新改进工程设备理维修会逐步形成补充新科技文件文件材料应单独组成案卷必前期已组成案卷科技文件行拆卷
六十五科技案卷基特征：1案卷组具机联系科技文件2案卷科技文件相数量界限3案卷科技文件保存价值体相价值服价值保期限律长
六十六科技档案组卷方法：1产品设备食品文件（特图纸部分）反映部件结构系统分组成案卷2基建工程科技文件（特图纸部分）反映专业分组成案卷3科研课题科技文件反映研究阶段分组成案卷4产品设备基建科研方面文字材料理性文件材料反映问题名称分组成案卷
六十七科技档案案卷排列具体方法：1产品类案卷产品开发设计（含初步设计技术设计）工艺加工制造生产定型等工作程序产品系列结构排列2科研类案卷课题准备立项阶段研究实验阶段总结鉴定阶段成果申报奖励推广应等阶段排列3基建类案卷项目性材料基础性材料工程设计（含初步设计技术设计施工力设计）工程施工工程监理工程竣工验收等排列4设备类案卷设备性材料外购设备开箱验收制设备设计制造验收设备安装高度机文件材料设备运行设备维护等排列
第三章 会计事音档案理
六十八会计档案指会计证会计账簿财务报告等会计核算专业材料记录反映单位济业务重史料证会计档案特点：1形成范围广具备独立会计核算单位形成会计档案
2档案类稳3外形式样
六十九会计核算材料档范围包括：（档遵循会计核算工作规律力求会计档案齐全完整准确）1会计证重会计核算材料应档2会计账簿单位会计账簿名称外形相账簿会计核算材料应全部档3财务报告应档4核算材料
七十会计档案档求：1档会计核算材料真实准确2会计档案移交原应保持原卷册封装3严格交接手续会计档案保期限分永久定期两类定期中分3年5年10年15年25年永久保期限档案立档单位构成例价值年度决算财务报告会计档案保清册销毁清册
七十销毁会计档案时应注意：部分特殊会计档案涉未结清债权债务原始证涉产权原始证工资发放表等适延长保期限抽出单独立卷会计档案案卷目录中说明外处项目建设期间基建会计档案会计档案期限已满销毁
七十二事档案收集：事档案收集工作事档案理部门根机关事理权限范围事档案收集档范围关部门形成事档案集中起统保工作
七十三事档案分正副正分十类：第类履历材料第二类传材料第三类鉴定考核考察材料第四类学历评聘专业技术职务材料（包括学历学位培训结业成绩表评聘专业技术职务考绩审批材料）第五类政治历史情况审查材料第六类参加中国产青团民派材料第七类奖励材料第八类处分材料第九类录免聘转业工资遇出国退（离）休退职材料种代表会议登记表材料第十类供组织参考材料
七十四事档案副正中类复制件（重复件）构成：第类期履历材料第三类鉴定考核材料第四类学历学位评专业技术职务材料第五类政治历史情况审查结第七类奖励材料第八类处分决定材料第九类衡器报表工资遇出国审批材料类重复材料入副
七十五事档案提供利方式种：1档案室阅览室提供档案查阅2外3出具证明材料4提供综合整理关材料5咨询服务
七十六片盘带说明容填写求：片题名（简概括出片容组片相题名）片号（两段式填写）底片号（该张片底片号）参见号（组张片联系门类档号）文字说明（求突出该张片素）盘盒磁带作保单位著录条目
第四章 档案保统计
七十七档案保基务：维护档案实体秩序状态档案存放中始终序二保护档案实体理化性状存放中受少受然素损害量延长物质形体寿命
七十八档案保工作具体容：包括三方面库房档案日常理档案流动程中保护延长档案寿命采取种专门技术处理修复复制等
七十九档案保工作基求：防防治结合加强重点顾般立足长远保证前断改善档案贮藏环境保条件限度延长档案寿命
八十档案架柜排放编号：道宽度般1—12m间非密集档案架（柜）间距离般80cm左右档案架（柜）均紧墙壁编号：门口起左右编架（柜）号架柜栏左右编栏号栏格编格号
八十档案库房理制度：1档案库房防火制度2档案库房供配电系统理制度3档案清点交接制度4员出入库房理制度5档案库房安全检查制度
八十二档案材料耐久性：色素成分炭黑转移固定方式结膜字迹耐久墨汁黑色油墨色素成分燃料固定方式粘附均耐久铅笔字迹音档案中聚酯片基目前片基银盐黑白片保存寿命超500年彩色片适合长期保存塑料唱片般作档案保存需长期保存传真件宜复制件代档保存
八十三档案库房保护：档案库房适宜温适度标准：温度14℃—24℃相湿度45—60湿度低（太干燥）会载体材料变脆变硬降低档案耐久性
八十四档案统计工作：档案统计工作表册数字等形式揭示档案档案工作关情况项业务工作包括档案基登记综合统计两部分档案统计工作容：1档案数量统计2档案业务工作质量统计3档案开发利情况统计4档案工作条件统计
八十五档案清点交接制度：档案馆（室）应围绕五种情况制定执行档案清点交接制度：档案入库清点交接二库房理员工作变动时清点交接三档案日常利库房理员关员清点交接四档案规模搬迁整理进行清点交接五定期清点般档案馆2－3年档案室1－2年全面清点次档案清点时应清点中发现问题发生问题原作详细记录尤档案缺损情况定记录具体清点交接应清点记录签名清点记录入全宗卷时应清点情况书面报告关领导
八十六重档案保护：重档案利般提供原件应缩微品复制件代利时应专监重档案复制采取般档案更严格限制保护措施
第五章 档案提供利工作
八十七档案提供利工作基途径：1提供档案原件2提供档案副复制3提供档案信息加工品
八十八档案提供利工作方式：1开设阅览室2档案外3制发档案复制4出具档案证明5提供咨询服务6印发档案目录7编辑档案史料汇编现行文件8编写档案参考资料9举办档案展览
八十九档案编研工作容：档案文献编纂编写档案参考资料参加历史研究编史修志撰写关文章容著作档案文献加工应遵循存真求实慎改标注规范原加工容原文转录式加工点校加工三种
九十档案文献汇编辅文编写：档案文献汇编正文档案文献外应相应辅文便读者阅读理解查找引汇编档案文献辅文根性质功分三类：评注性材料注释语序言查考性材料年表插图备考编辑说明检索性材料目录索引
九十序言绪言：序言称前言引言弁言序编者编汇编总评述总说明指导读者阅读分析利汇编档案文献起着方面作序言般置正文前置正文称跋记应注意序言绪言绪言正文开端全书总契属征文范畴序言正文介绍评述属辅文性质列正文外
九十二编辑说明序言区联系：编辑说明序言区：作序言读者起指导作编辑说明起查考作二容序言着重编纂成果题容价值意义评述属评述性文章编辑说明侧重编辑加工情况介绍属说明性文章三求序言求具较强思想性学术水编辑说明求严格准确性
九十三档案参考资料特点：汇编档案文献提供档案原文档案原文基础编写系统材料具问题集中容准确文字简洁概括性强特点二科研专著定题目综合档案容二次文献具史料性质三档案目录索引指南类检索工具然档案参考资料定程度起查找档案作直接利者提供半成品档案参考资料利者必翻阅批档案满足定利需者找需查阅档案线索
档案参考资料种类：事记组织革专题概统计数字汇集等
组织革系统记载机关区专业系统组织机构员编制体制变革情况参考资料
组织革般分三种类型：1组织机关革2区组织革3专业系统组织革
组织革体例：1编年法2系列法3阶段法
九十四开放档案：中华民国档案法规定：国家档案馆保档案般应形成日起满30年社会开放济科学技术文化等类档案社会开放期限少30年设计国家安全者重利益期宜开放档案社会开放期限30年
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第章 文书档案理
文书档案：指机关团体企业事业单位社会组织务行政理等活动中形成具保存价值种形式历史记录
二文件材料收集指立档单位部门档案理求日常工作中目收集文件材料活动
三文件材料收集工作求：1文件材料应齐全完整符合长久保质量求2档文件材料应精练准确反映立档单位职3档案机构加强收集工作监督指导4时移交应档文件材料
四文件材料收集种方法：1严格档范围进行收集收集工作形式2建立相关制度加强零散文件收集3明确具体员职责保证档文件材料齐全完整4时收集
五文件材料价值鉴定包括两方面工作务：确定档范围二划分保期限
六文件材料鉴定原：1历史观点分析文件材料价值脱离时历史条件2全面观点方面全面分析文件材料方面特征方面全面预测社会档案利需考虑前需考虑长远需3发展观点档案价值时效性扩展性特点
七鉴定应注意问题：1文件材料收必报道机关情况反映单位工作活动简报形式发布机关职工作关文件应机关形成文件纳入档范围2文件材料价值文必档3光红字版头文号普发文件存档4机关外机关许外级文件反映机关职活动5注意宏观文件材料注意微观文件材料
八2006年12月18日国家档案局颁发机关文件材料档范围文书档案保期限规定机关单位必须作鉴定工作判定文件材料档档基
九机关文件材料档范围：1反映机关职活动基历史面貌机关工作国家建设历史研究具利价值文件材料2机关工作活动中形成维护国家集体公民权益方面具证价值文件材料3机关需贯彻执行级机关级机关文件材料级机关报送重文件材料4机关具查考价值文件材料
十机关文件材料档范围：1级机关文件材料中普发性需机关办理文件材料免奖惩非机关工作员文件材料供工作参考抄件等2机关文件材料中重份文件查考利价值事务性时性文件般性文件历次修改稿次校稿特殊保存价值信封需办理般性民信电话记录机关部互相抄送文件材料机关负责兼外单位职务形成机关关文件材料关工作参考文件材料3级机关文件材料中需贯彻执行文件材料需办理抄送文件材料4级机关文件材料中供参阅简报情况反映抄报越级抄报文件材料重保存
十国家档案局文书档案规定保期限2种永久定期定期般分30年10年带重划分永久
分析文件材料容判定价值划分保期限基础
文件材料现实作历史作取决容
十二永久保文书材料包括：1机关制定政策法规性文件材料2机关召开重会议举办重活动形成文件材料3机关职活动中形成重业务文件材料4机关关重问题批复批示重报告总结综合统计报表等5机关机构演变事免等文件材料6机关房屋买卖土征重合协议资产登记等证性文件材料7级机关制发属机关业务重文件材料级机关级机关关重业务问题函批复等文件材料
十三划分保期限应注意问题：1注意文件间联系孤立价值2注意考察文件实际容单形式价值3注意考虑文件长远需静止价值4综合研究文件种作片面价值
十四机关文件材料档范围文书档案保期限规定正确区分文件材料价值划分保期限基档案保期限表序号条款保期限备注等项组成条款组类型相文件材料名称包括组文件材料源容形式文字简明确切
十五档文件：立档单位职活动中形成办理完毕作文书档案保存种纸质文件材料
十六档文件限定：1必须办理完毕文件材料文书处理程序文件现行效结束2必须文书档案范畴纸质文件材料3必须应保存文件材料
十七档文件整理档文件件单位进行装订分类排列编号编目装盒序程
十八规确定档文件整理原：1遵循文件形成规律保持文件间机联系2区分文件价值3便保利遵循文件形成规律保持文件间机联系整理原基指导思想便保利整理原基求
事原事文件材料排起充分体现文件形成规律文件间机联系
十九规规定：件档文件整理单位般份文件份件概念认识件实体确定基原
二十档文件整理单位 件确定统求：1正定稿件正发文处理体2正文附件件3转发文转发文体4原件复制件件5文复文件6文件处理单文件件7报表名册图册等册（）件会议记录拆开保持件
二十档文件修整：1修裱破损文件2复制字迹模糊易褪变文件3超纸张折叠4易锈蚀金属物
二十二明确请求询问事项需方明确答复（批复批示复函）时形成文复文方件
二十三件稿文排列规规定：正前定稿件前附件原件前复制件转发文前转发文处理单前正发文文件处理单前定稿
二十四装订求：采左侧装订应文件左边齐采左角装订应文件左边齐装订工作专负责
二十五分类档文件容形式特征划分类层次构成机体系程分类必须区分全宗基础进行通常情况独立机关团体企业事业单位称立档单位形成档保存文件材料（档案）单独构成全宗
二十六档文件分类具体包括选择确定分类方法制定分类方案文件实体类等容规年度机构问题保期限作基分类方法规划计划应年度年度总结般放入第二年件稿文日期致应装订时排前面文日期准
二十七保期限分类法档文件保期限分开分成永久定期两类中定期般分30年10年
二十八年度分类时应注意情况：1文件时间分年度时般说文件签发日期（落款日期）准断定文件属年度2跨年度形成密切联系文件统办结年度档3件稿文日期致应装订时排前面文日期准4文件没标注日期
二十九机构分类法：机构分类法档文件形成处理部门划分类机构适部组织机构较稳定职责范围较清楚形成文件材料容相交叉机关单位注意事项：1原机构处理处理办理文件入机构类中机构处理办理文件办机构应入办机构2机关部设置时机构应部机构样设置类目形成文件材料入该时机构
三十问题分类法：问题分类法档文件容划分类问题分类受机关部机构限制种分类法适部机构变化较职责范围甚清楚形成文件材料容常交叉机关单位采问题分类法避免减少容文件材料分散现象便专题查找利采问题分类法注意考虑机关设机构基职业务范围量做问题机构基应时类目设置符合逻辑类名简明准确前致
三十分类方案：1保期限——年度——机构分类法2保期限——年度——问题分类法3年度——机构——保期限分类法4问题——年度——保期限分类法5保期限——年度分类法
三十二分类应注意问题：第层次分类必须标准第二类目设置合理含义明确互相交叉互相包容类目具排性第三划分子项外延总应等母项外延
三十三档文件排列指分类体系低级类目定原方法排定档文件先次序程档文件排列规强调事原事密切联系文件材料应排列起规提供文件材料形成时间重程序等排列方法
三十四事原排列档文件优点：第体现遵循文件形成规律保持文件间机联系整理原第二判定体现文件材料价值具十分重作第三利检索档案实体存取工作
三十五排列方法：1事档文件排列简单方法文件材料形成时间先序时间前时间晚文件材料重程度排列重前次2事间档文件排列：（1）事办结时间先序排列（2）事重程度排列（3）事文件材料责者承办部门分集中排列（4）事文件材料反映问题分集中排列
三十六档文件排列应注意问题1类目档文件排列编制分类方案时确定应编制部门关文件准2档文件直接形成时间收发文文号序排列3办应服档文件事排列原4零头档文件排列
三十七：档文件编号指档文件全宗中位置标识符号档章形式档文件注明编号编目工作起点基础目固定分类排列体系编目查找实体提供条件
三十八件号分室编件号馆编件号两种室编件号年度统组织机构保期限1开始逐件流水编号
三十九馆编件号编制方法种参考1室编件号馆编件号合二2充分利原基础部分变动较档文件目录进行调整3统编制馆编件号
四十档号项目分项：档号项目分必项选择项：中必项目包括全宗号年度保期限件号机构问题项选择项
四十档章般盖档文件首页端居中空白位置
编目指编制档文件目录编制档文件目录实现档文件次文献二次文献初步转化档案保鉴定检索统计编研等工作开展提供基条件
四十二档文件目录设置件号（室编件号馆编件号）责者文号题名日期页数备注等项目 责者填写：责者指制发文件国家机构社会组织文件作者署名者1责者时填写列居首位责者2办单位立档单位级部门责者必须填写余视需填写3省略责者 〔等〕表示责者间分隔4没责者文件材料需考证清楚填写加 〔〕标识 题名填写：1正题名揭示文件容时副题名应抄录正题名副题名前加：2列题名第二种语言书写正题名列题名填写时正题名抄录列题名前加＝3文件题名简单题名含义清揭示文件材料容填写时实抄录应重新拟定准确题名附加〔〕标识4没题名文件直接填写拟题名加〔〕标识5果正文题名反映出附件容转发文题名指明转发文题名填写时仅抄录正文题名转发文题名否附件题名转发文题名均抄录加（）标识作条目6干部免调配等事方面文件材料涉单位员员名字实抄录附题名加（）标识7文复文件时填写复文题名作件题名文复文件时分填写文复文题名 日期填写：8位阿拉伯数字标注年月日时间详时数字0表示时备注中加说明 页数填写：填写件文件总页数字迹图表页面算作页空白面算 备注填写：备注填写档文件需补充说明情况包括密级缺损移出销毁等备注栏难填写时备注栏加注※具体容填入备考表中
四十三装盒档文件件号序装入档案盒时包括填写盒文件目录盒备考表编制填写盒封面盒背脊项目等工作容 档案盒摆放方式分竖式横式两种 起止件号：填写盒排列前档文件件号间－连接18－36 填写备考表盒文件材料进行动态理效措施盒脊项目设置包括全宗号年度保期限机构问题起止件号盒号等
四十四装盒具体求：第形成年度档文件放入档案盒第二保期限档文件放入档案盒第三机构问题类目档文件放入档案盒第四遇类目档文件数量少够盒时通装入厚度档案盒解决第五档案盒档文件装具具保单位性质作
第二章 科技档案理
四十五科技档案理核心务：档案法律法规科技档案运行规律特点集中统理科技档案确保完整系统准确安全满足科技档案利需求提供信息支持服务
四十六科技档案：企事业单位国家机构社会组织事生产科研基建理活动直接形成国家社会具保存价值应档保存科技文件材料
四十七科技档案种类：工业生产技术档案农业科技档案设备仪器材料科学技术研究档案质档案测绘档案医学科技档案等工业生产技术档案工业产品档案基特点型号成套基建档案特点建设项目成套设备仪器档案特点型号成套科研档案基特点课题成套
四十八科技档案功：（）科技档案知识储备证功 1知识储备功储备科技生产活动中直接产生形成原生信息2证功：（1）科技档案产品定型（2）科技档案产品生产停产产品恢复生产（3）科技档案工程维护（4）科技档案具客观证作（二）科技档案情报功科技档案情报功指科技档案容 科技生产活动中具科技参考作科技交流作表现三方面：1科技档案科技研究工作提供条件2科技档案工程产品设计提供条件3科技档案进行科学技术交流工具 （三）科技档案促进生产力发展提高济效益功
四十九科技档案收集：国家关规定通切实行措施方法国家社会保存价值科技文件资料收集档案部门工作科技档案收集工作包括：科技文件档基层档案部门收集工作档案馆收集工作
五十科技文件档制度容般包括科技文件档范围档时间档份数档求档手续确定档范围标准：科技文件否具保存价值
五十确定档范围基方法：1研究分析单位科技生产活动范围掌握单位科技生产活动中形成科技文件类成分确定档范围中应包括方面科技文件2掌握单位基职情况单位基职活动中形成科技文件作档范围体研究分析围绕基职活动进行科技生产活动中形成科技文件确定科技文件档范围3正确划分单位科技资料科技文件文书档案材料界限4根国家专业部门确定文件档范围结合单位实际确定具体科技文件档范围
五十二科技文件档时间常见5种情况：1项目全部结束时间档2工作阶段档3子项结束时间档4年度档活动形成周期较长年度阶段档更合适科技项目文件二某然观察观测活动中形成科技文件三应该作科技档案档保存科技文件般年度档5时档（1）科技文件复制部门科技档案部门合设计单位施工图（2）机密性较强特殊科技文件（3）外文件
五十三科技文件档基求：档工作相关科技业务部门承担二档科技文件应做书写材料优良字迹工整图形清晰利长久保存三档科技文件必须做完整准确系统整理编目项目负责审查时档四档案部门责监督指导科技员做科技文件档工作
五十四基层档案部门开展科技档案收集应注意问题：1认真贯彻集中统理科技档案原2遵循科技档案然形成规律3保证科技档案完整准确
五十五科技文件档份数般档1份重频繁应档2份具体确定科技文件档份数时应考虑：考虑档材料重程度考虑开架阅览需根国家关规定
办理科技文件档手续包括两方面：编写档情况简说明填写档文件移交清单
五十五基层档案部门开展科技档案收集工作方法措施：1档制度规定接收科技文件材料档单位档制度关规定接收科技文件材料档基层档案部门收集科技档案基方法2纳入计划理实行种方式结合收集方法单位应科技材料形成积累整理档纳入科技工作程序生产科研基建等计划列入关部门关员职责范围3确定疏通科技档案收集渠道定定容收集4抓住重环节关键阶段进行收集
五十六2006年起安徽省委省政府全省范围实施档案理模式改革改革容调整科技档案属流科技档案原先科技专业档案馆保改变国家综合档案馆保
五十七国家综合档案馆确定收集范围时应考虑原：1价值原2分级理原3综合性原
五十八科技档案接收制度：1科技档案实行偿进馆制2科技档案实行相关单位送制3科技档案实行补送制
五十九科技档案进馆交接手续：国家综合档案馆移交科技档案时移交单位需准备式两份移交清册关档案考证材料
六十科技档案整理工作包括系统整理科学编目两部分
六十科技档案整理工作原：遵循科学档案然形成规律保持科技档案间机联系充分利档案原整理基础科技档案进行分门类整理便保利
六十二科技档案分类方案编制具体步骤什：第根库藏科技档案基类设置类少科技档案设置少类第二类中根科技档案容构成形成特点已确定分类标准分类方法进行类系展开设置相应位类位类形成类层次构成完整类系第三类目固定代字代号第四形成类目体系文字图表形式表达出第五撰写说明指出分类方案编制分类标准类目代字代号方法等
六十三科技档案基分类方法种：1工程项目分类法2型号分类法3课题分类法4专业分类法5时间分类法6域分类法
六十四基建档案分类：性质——工程项目分类法流域（水系）——工程项目分类
设备档案分类：性质——型号分类法工序——型号分类法
着产品设备革新改进工程设备理维修会逐步形成补充新科技文件文件材料应单独组成案卷必前期已组成案卷科技文件行拆卷
六十五科技案卷基特征：1案卷组具机联系科技文件2案卷科技文件相数量界限3案卷科技文件保存价值体相价值服价值保期限律长
六十六科技档案组卷方法：1产品设备食品文件（特图纸部分）反映部件结构系统分组成案卷2基建工程科技文件（特图纸部分）反映专业分组成案卷3科研课题科技文件反映研究阶段分组成案卷4产品设备基建科研方面文字材料理性文件材料反映问题名称分组成案卷
六十七科技档案案卷排列具体方法：1产品类案卷产品开发设计（含初步设计技术设计）工艺加工制造生产定型等工作程序产品系列结构排列2科研类案卷课题准备立项阶段研究实验阶段总结鉴定阶段成果申报奖励推广应等阶段排列3基建类案卷项目性材料基础性材料工程设计（含初步设计技术设计施工力设计）工程施工工程监理工程竣工验收等排列4设备类案卷设备性材料外购设备开箱验收制设备设计制造验收设备安装高度机文件材料设备运行设备维护等排列
第三章 会计事音档案理
六十八会计档案指会计证会计账簿财务报告等会计核算专业材料记录反映单位济业务重史料证会计档案特点：1形成范围广具备独立会计核算单位形成会计档案
2档案类稳3外形式样
六十九会计核算材料档范围包括：（档遵循会计核算工作规律力求会计档案齐全完整准确）1会计证重会计核算材料应档2会计账簿单位会计账簿名称外形相账簿会计核算材料应全部档3财务报告应档4核算材料
七十会计档案档求：1档会计核算材料真实准确2会计档案移交原应保持原卷册封装3严格交接手续会计档案保期限分永久定期两类定期中分3年5年10年15年25年永久保期限档案立档单位构成例价值年度决算财务报告会计档案保清册销毁清册
七十销毁会计档案时应注意：部分特殊会计档案涉未结清债权债务原始证涉产权原始证工资发放表等适延长保期限抽出单独立卷会计档案案卷目录中说明外处项目建设期间基建会计档案会计档案期限已满销毁
七十二事档案收集：事档案收集工作事档案理部门根机关事理权限范围事档案收集档范围关部门形成事档案集中起统保工作
七十三事档案分正副正分十类：第类履历材料第二类传材料第三类鉴定考核考察材料第四类学历评聘专业技术职务材料（包括学历学位培训结业成绩表评聘专业技术职务考绩审批材料）第五类政治历史情况审查材料第六类参加中国产青团民派材料第七类奖励材料第八类处分材料第九类录免聘转业工资遇出国退（离）休退职材料种代表会议登记表材料第十类供组织参考材料
七十四事档案副正中类复制件（重复件）构成：第类期履历材料第三类鉴定考核材料第四类学历学位评专业技术职务材料第五类政治历史情况审查结第七类奖励材料第八类处分决定材料第九类衡器报表工资遇出国审批材料类重复材料入副
七十五事档案提供利方式种：1档案室阅览室提供档案查阅2外3出具证明材料4提供综合整理关材料5咨询服务
七十六片盘带说明容填写求：片题名（简概括出片容组片相题名）片号（两段式填写）底片号（该张片底片号）参见号（组张片联系门类档号）文字说明（求突出该张片素）盘盒磁带作保单位著录条目
第四章 档案保统计
七十七档案保基务：维护档案实体秩序状态档案存放中始终序二保护档案实体理化性状存放中受少受然素损害量延长物质形体寿命
七十八档案保工作具体容：包括三方面库房档案日常理档案流动程中保护延长档案寿命采取种专门技术处理修复复制等
七十九档案保工作基求：防防治结合加强重点顾般立足长远保证前断改善档案贮藏环境保条件限度延长档案寿命
八十档案架柜排放编号：道宽度般1—12m间非密集档案架（柜）间距离般80cm左右档案架（柜）均紧墙壁编号：门口起左右编架（柜）号架柜栏左右编栏号栏格编格号
八十档案库房理制度：1档案库房防火制度2档案库房供配电系统理制度3档案清点交接制度4员出入库房理制度5档案库房安全检查制度
八十二档案材料耐久性：色素成分炭黑转移固定方式结膜字迹耐久墨汁黑色油墨色素成分燃料固定方式粘附均耐久铅笔字迹音档案中聚酯片基目前片基银盐黑白片保存寿命超500年彩色片适合长期保存塑料唱片般作档案保存需长期保存传真件宜复制件代档保存
八十三档案库房保护：档案库房适宜温适度标准：温度14℃—24℃相湿度45—60湿度低（太干燥）会载体材料变脆变硬降低档案耐久性
八十四档案统计工作：档案统计工作表册数字等形式揭示档案档案工作关情况项业务工作包括档案基登记综合统计两部分档案统计工作容：1档案数量统计2档案业务工作质量统计3档案开发利情况统计4档案工作条件统计
八十五档案清点交接制度：档案馆（室）应围绕五种情况制定执行档案清点交接制度：档案入库清点交接二库房理员工作变动时清点交接三档案日常利库房理员关员清点交接四档案规模搬迁整理进行清点交接五定期清点般档案馆2－3年档案室1－2年全面清点次档案清点时应清点中发现问题发生问题原作详细记录尤档案缺损情况定记录具体清点交接应清点记录签名清点记录入全宗卷时应清点情况书面报告关领导
八十六重档案保护：重档案利般提供原件应缩微品复制件代利时应专监重档案复制采取般档案更严格限制保护措施
第五章 档案提供利工作
八十七档案提供利工作基途径：1提供档案原件2提供档案副复制3提供档案信息加工品
八十八档案提供利工作方式：1开设阅览室2档案外3制发档案复制4出具档案证明5提供咨询服务6印发档案目录7编辑档案史料汇编现行文件8编写档案参考资料9举办档案展览
八十九档案编研工作容：档案文献编纂编写档案参考资料参加历史研究编史修志撰写关文章容著作档案文献加工应遵循存真求实慎改标注规范原加工容原文转录式加工点校加工三种
九十档案文献汇编辅文编写：档案文献汇编正文档案文献外应相应辅文便读者阅读理解查找引汇编档案文献辅文根性质功分三类：评注性材料注释语序言查考性材料年表插图备考编辑说明检索性材料目录索引
九十序言绪言：序言称前言引言弁言序编者编汇编总评述总说明指导读者阅读分析利汇编档案文献起着方面作序言般置正文前置正文称跋记应注意序言绪言绪言正文开端全书总契属征文范畴序言正文介绍评述属辅文性质列正文外
九十二编辑说明序言区联系：编辑说明序言区：作序言读者起指导作编辑说明起查考作二容序言着重编纂成果题容价值意义评述属评述性文章编辑说明侧重编辑加工情况介绍属说明性文章三求序言求具较强思想性学术水编辑说明求严格准确性
九十三档案参考资料特点：汇编档案文献提供档案原文档案原文基础编写系统材料具问题集中容准确文字简洁概括性强特点二科研专著定题目综合档案容二次文献具史料性质三档案目录索引指南类检索工具然档案参考资料定程度起查找档案作直接利者提供半成品档案参考资料利者必翻阅批档案满足定利需者找需查阅档案线索
档案参考资料种类：事记组织革专题概统计数字汇集等
组织革系统记载机关区专业系统组织机构员编制体制变革情况参考资料
组织革般分三种类型：1组织机关革2区组织革3专业系统组织革
组织革体例：1编年法2系列法3阶段法
九十四开放档案：中华民国档案法规定：国家档案馆保档案般应形成日起满30年社会开放济科学技术文化等类档案社会开放期限少30年设计国家安全者重利益期宜开放档案社会开放期限30年
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