浅议中外企业物资采购理制度差异
庆油田限公司审计处 姜兵
物资理企业理活动重组成部分物资理关键物资采购理目前物资采购中存诸问题急需解决文试国外企业物资采购理部控制企业物资采购理部控制进行分析找出二者优缺点便够扬长避短更鉴国外企业物资采购理先进验建立套具中国特色科学合理物资采购理制度
里分析物资采购理制度仅指物资采购理工作核心部分物资需求计划提出确认物资供货渠道采购价格选择确认两点余签订采购合验收付款等业务暂涉
物资采购计划确认阶段
生产部门物资需求采购计划制定根物资采购计划生产需求开始点国外企业没什审核批准程序二者存差异产生控制效果
国外企业物资采购理制度规定：首先生产部门根生产计划签发生产通知提出请购单第二步请购单交仓储部门保员审核保员根库存情况核定采购数量仓储部门签字传递采购部门第三步采购部门接请购单审查否重复采购否存合理请购品种数量等审核意根已掌握市场价格采购需资金做出估算请购单交资金预算理部门第四步资金预算理员根企业营目标资金预算审核请购物资否预算审核交采购部门采购部门方根部门审核请购单编制正式采购计划
相言企业方面制度较简单：首先生产部门根生产计划编制料申请表报送采购部门次采购部门审查否超范围超限额品种数量根库存情况审定采购数量编制正式采购计划报领导审批
两种制度差：首先业务流程国外企业制度相复杂四部门审核批准四控制点企业两部门加领导关三控制点次组织机构设置生产部门请购单料申请计划审核国外企业增加仓储部门资金预算理部门参仓储部门采购部门完全独立两部门企业机构设置中仓储部门采购部门属物资理部门部门两相独立部门仓储部门般直接参计划审核明显处次位两种制度控制目相差异控制度控制效果影响原部控制理分析部控制实质部牵制项业务二二部门手发生差错串谋舞弊机率会降低理机构设置求相容职务进行分离项业务分两两部门控制国外企业请购单审核分仓储部门采购部门资金预算部门负责企业物资料申情计划仅物资理部门审核控制效果必然弱角度分析然企业物资理部门部采购部门存储部门分开具相独立性部门理接触机会较部门利益难避免际关系部门利益等素影响总机构设置差异国外企业部控制效果明显优企业部控制点实际工作中已非常明
外参部门控制效果产生影响相国外企业规定生产部门请购单首先仓储部门保员审核相企业求采购员做库工作国外企业仓储部门保员完成采购员根保员提供库存资料完成仓储部门保员直接负责采购员间接负责终效果差企业库存般存令头痛积压问题积压物资处理应采购计划中必须考虑重素物资积压保员关系保员会积极动清理国外企业求仓储部门保员参采购计划审核物资积压负直接责会积极动处理积压物资种理方式够更避免积压物资产生点值鉴
二选择采购渠道确定采购价格阶段
采购渠道采购价格确认物资采购控制重中重直接影响企业济效益中外企业作关键控制环节
国外企业规定：采购部门应该根市场情况业务建立供应商资信情况信息库通中介机构查询关供货商资信情况然两家供应商索取采购物资价格质量指标较供应商提供资料选择利企业生产价格合理供应商评选供应商数企业会成立专门委员会集体研究决定选定供应商采购价格采购部门填制正式订货单采购合须定货单副交请购部门(生产部门)证实定单容符合求时定货单副送收貨部门便验收时企业采购渠道价格确定方面然般求进行价招标单位设置专门岗位部门负责监督实际采购员领导审定价招标数单位说种形式
两种制度相处国外企业强调集体决策弱化理者作更易避免决策中行企业选定采购渠道价格决策中强调领导作两种制度体现理理念差反映出企业治观念重法制观念种观念更易产生行然种观念客观素市场规范赖采购员领导验较等
外国外企业企业物资采购理制度存方面差业务记录资料求国外企业严格规范档备查企业方面重视记录资料应付检查准备然规范真实
综述笔者认企业物资采购理制度国外企业部控制相明显差距国外企业部控制更完善更科学合理控制理念控制方法控制手段等先进做法值认真鉴希实际情况机结合建立套具中国特色物资采购部控制体系
浅谈中企业采购理
伍玉东
[文背景] 某公司 深圳注册外资企业 发展中中规模 通ISO9001认证 财务部监控公司全盘采购工作
[关键词] 采购理 财务监控 降低生产营成 减少欺诈
采购公司生产产品维护正常运作必须消耗物品必须配置设施购入活动总称 公司成控制重点 公司理者财务部门 采购工作存风险着非常强敏感 仅采购直接影响生产成素 着高欺诈 日趋完善现代营理模式中 公司理局越越注重财务理财务运作效性 作中企业 样进行采购理达预期效果呢 笔者公司历表明 财务职控制采购理实务中直接行行效途径
笔者职深圳某公司财务理 公司全盘财务运作利润分析 笔者发现公司成理松弛 降低成空间 进步分析出 导致公司成松弛原 方面采购理工作薄弱位 综合存方面问题 1没专门职部门公司采购活动进行全盘控制 2 没效采购控制制度公司采购工作进行规范约束 3没相应事前控制措施 未批准办理采购业务采购业务发生办理补批手续 4采购单价市场行情相符 正面评价议价力情形 负面评价欺诈 5 采购员持笔公司现金流转 未进行清结(中次支5万元采购工程物资 采取种措施未效衡帐) 财务隐藏着风险 6采购员跨月跨数月采购报帐(采购单两三月报帐) 月结供应商送货单遗漏跨月甚跨两三月入帐等 彻底解决问题呢 结合公司实际情况 笔者围绕着控制降低生产营中必需成防止减少欺诈两方面 公司采购理作成控制专项进行筹划 形成套系统运作流程进行贯彻执行 面进行综合简述
设立采购监部门
针没专门职部门公司采购活动进行控制 作综合性理部门 笔者认 财务部具包括生产物料工模材料总务维护设备维修办公品饭堂伙食勤品等采购活动全面理涵盖面 公司活动资金作介质 财务职控制公司全盘采购合适 作采购理工作开始 首先财务部采购理中扮演角色进行合适定位 位 谋职 名正 言 信服认 公司理局公司组织架构赋予财务部公司采购监控部门职 财务部负责关采购政策制订采购实务监控工作 理局明确授权 财务部权公司采购事宜进行质疑调查监控必参予合理利公司利益采购事项否决终止(必时 报请总理理委员会决定) 财务部设专职(文中取名采购理会计)分采购控制工作 职位相应岗位兼直接财务理负责 财务部采购监控工作直接总理负责
二建立实施制度化采购理程序
建立实施制度化采购理程序 采购理工作效进行根保证 法必 违法必究 制度切实贯彻执行保证制度化 公司中法治 治 采购理程序包括方面 ① 规定采购条件 明确采购员供应商选择采购物品质量需求满足保证等负完全责 明确采购属工作程结果监控负责采购物品必须必需缺 查库存库存足满足需者 采购物品必须适量 超标积压根需采购物品单价须掌握合适单价 力求低单价 执行价格高公司核定价格掌握现行市场价格数量高单价物品采购必须三家供应商报价选择 采购事项未确定前传送财务部采购物品条件相前提应正发生业务已确认供应商处购买 适宜意变更供应商 已供应商处没需采购物品 单价质量原等素 变更选择新供应商 应变更理关事项告知财务部征财务部认 时财务部提供[新增供应商资料卡片]采购物品必须保证物值物 相质量价格优化采购前提 ② 明确分工 公司辖生产性原村料消耗装配部塑胶部等生产部门工模材料消耗工模部总务维修工程材料消耗总务部机械设备维修材料消耗设备维修部办公文具品消耗信息部员工伙食消耗事部等诸采购部门明确采购员权利责 采购活动条紊责落 必须公司采购活动类进行明确分工落实相应采购员 采购员必须该种采购行者 原材料辅助材料生产采购部负责 工程物资总务部负责 设备维修材料设备维修部负责 工模材料工模部负责 电脑精密仪器电子设备机器设备等部门专业员负责 ③ 采购审批权限采购报价采购合采购办理必须先批准实行 效批准者总理禁止未批准采购事宜 突发性时性急需物品(工作中机械突损部件时特采等)财务部确认采购负责部门采购 请购单须注明急购字样说明理 请购单总理补批 ④ 验收职物品购入须非采购者验收送货单发票签名作实 验收员财务部指定确认 验收者必须核实进货物品订货单否相符 手验收物品品种规格数量质量等采购发票采购约定载求相符性负责 完全合格相关职部门批准特殊放行物品准验收入库 验收误 填制材料入库单 连供应商送货单分送财务部作结算货款明确责 结算必须采购员签名作实 ⑤ 退货索赔 避免损失采购回厂物品质量规格符 采购部门须立办理退货 货品否退供应商 均须立书面通知财务部时扣回相应款项 检验结果良品料检验报告 品部应分发采购部门财务部 效追踪 致遗漏退货扣款事项发生 采购约定中必须明确索赔条款 供应商供货期间数量质量相关原未达约定条件产生直接损失面导致产生损失 应采购部门根实际应供应商负责损失正式公函供应商索赔财务部货款中扣回相应款项收取现款 采购部门解决 公司采排法律形式解决措施 时保护公司利益 ⑥ 货款结付政策 采购零散性常法采月结付款特情况需现金支付外 均月结付款方式 月结 金额零散性供应商公司收款采购员购买时直接付款外 均供应商直接公司财务部收款 禁止采购员直接办理现金支付事宜 月结供应商必须规定期间(月5日前)提供帐单财务部帐 政策采购部门须明确知会供应商 货款财务部根采购结算条件资金流转情况安排结付 防止货款已结付事出现质量数量等原公司造成济损失 采购部门应量避免时结付现金 非月结金额采购保留周半月等定付款期间 影响公司商誉前提 适度延长付款时间公司进行信融资财务政策
三加强完善采购环境理工作
1加强采购事前理 建立完善材料价格信息档案 效控制降低采购成 保证采购材料质量 公司采购员应作材料采购市场关价格信息收集整理 时解市场行情动态 已采采购价格进行较分析 时进行相应调整更新 调整更新价格档案应时分发采购理会计确认留存 必 采购理会计直接通种渠道收集采购价格信息 时知会采购员 采购员进步确认进行档执行
2建立健全供应商档案 全面掌握公司供应商情况 供应商进行相应资质考评 应供应商重性般性分建立供应商档案 谓重性供应商 货品质量价格交货期配合力结算条件等方面均达公司接受标准公司持常性业务供应商般性供应商指偶发性时性业务发生供应商 般性供应商业务需进行持常性 考核符合公司重性供应商标准 应转重供应商进行档案理 供应商考核须品质部物控部采购部财务部联合进行 供应商档案应编号详细址联系方式结算条件交货条款品质评级银行帐号等 定期定期更新 专负责理 时财务部留存副 原公司采购选择重供应商进行 果供应商供应材料程中存质量交货力欺诈等问题 公司考虑酌情处理 严重者终止业务保留追究法律责权利
3采购员进行考核激励约束 防范采购中欺诈效方法 采购员采购实际实施者 采购程中起着重作 历表明 采购员供应商串通抬价采购实物约定符采购等物料低价选择低价采购等方式供应商收受索取回扣 采购中普遍易发生难防范欺诈 程度取决采购员职业道德诚信敬业行操守 注重考核采购员职业素养 公司制度约束行操守 减少工作中弄虚作假损公肥私行发生二注重考核采购员专业力 合格采购员熟悉公司生产运作物料存储 解物料身属性市场行情等 样防止受骗避免采购回适根材料 公司会蒙受必损失 公司采购员考核应定期举行 般采半年考核制考核事部采购部联合进行财务部时参予 考核结果优良 完成降低公司采购成务采购员公司规定适度标准进行精神物质奖励 提高采购员积极性 事实表明合适利益取良贡献抑制贪污 考核结果合格 完成规定务 查证确违规行采购员 应公司规定适度标准视情节惩罚 必 应毫犹豫辞退 保留追究法律责权利 考核奖惩结果入档案 采购员进行考核激励时应采购员进行操守约束 没约束权力易产生贪污腐败 屡已验证验教训 保证公司合法利益受侵害 保护供应商合法利益受侵害 采购员进行制度约束时 应进行道德约束 降低欺诈动机 公司建立员工操守守员工守条款进行操守承诺 总理应供应商颁发操守承诺书 公司制度法律责明确禁止采购员供应商收受索取形式正利益 时禁止供应商采购员形式送赠损公司利益正利益
4选择合理采购方式 根资质类型材料选择合适采购方式 降低采购价格良途径 ① 公开竞争招标 宗材料采购 实行公开竞争招标方式 通供应商相互价 达采购成低质量目 采购员应联系三家三家供应商 递交供应商报价样品产品质量规格品种等资料采购定价市场供求关系确定采优质优价批量折扣相结合价格政策 ② 合采购 持常性材料采购 选择信誉佳配合力供应商 订立长期合 诚实信誉佳供应商合作仅保证供货质量预定交货期付款价格等方面关 供应商维护商业信誉利益 建立稳定销售渠道会掺假 保持良合作关系商业妥协 ③ 低价格采购低价格取优质材料 价格确定前 采购员必须先调查市场行情 采购 应三家三家供应商报价 供应商价格档案进行较核实 财务部认 公司供应商种材料报价 定完全选择低价格 低价格取 应考虑价格应质量 时考虑供应商长远合作关系材料总体价格等素 选择数材料价格低供应商 协商 总体材料采购价格达低优水
四采购工作进行严格日常控制
1事前批准 严格采购审批权限执行 采购 必须事前获批准 未计划报审核批准 采购 采购员应根需求计划选择供应商报价 报价单必须采购理会计审核签名财务理认送总理审批 审批报价单作采购员填制正式采购订单 时分发采购理会计留存备查 采购订单采购理会计审核误签字财务理签字认 然送总理批准 总理批准采购订单执行采购效 财务部分发采购部门需求部门仓存部门 采购审批 必须权限明确分工进行
2规定种采购时结算 ① 钍采购员持笔公司现金流转未进行清结情况 规定采购员手现金采购 必须采购发票日起5日财务部报帐结算进行款项清结 报帐程序财务部[报帐规定]办理 禁止采购员行垫支预付订金 款时已获批准采购订单财务部办理支 支财务理审核送总理批准 ② 钍月结供应商货款跨月遗漏入帐情况 规定月结供应商送货单验收入库 采购员分类整理翌日10时前送采购理会计 月结供应商帐单采购理会计整理进行会计处理 月末统编制[应付帐款明细表] 送财务理审核认 清晰债权债务 支付货款时双方异议 月中旬旬 采购理会计供应商月货款分编制[供应商货款确认表] 财务理审核 作结付货款传达供应商 符时解决 避免日纠纷
3召开采购理会议 针采购工作中存问题关采购理政策修改更新重采购事项等财务部定期定期持召开采购理会议 采购理会议固定月月末举行 根需时性召开 般财务理持 采购部门参加 必时请总理相关员参加 部门会议提出采购工作中遇法解决决定问题 家通相互协调相互理解 达成公司利益目标轨道研究出行解决方案 会议通事项决定部门必须切实执行 形式化两面化 切实执行部门 责令改正时 排行政手段追究相应员责 作工作执行纠正措施追溯 采购理会议必须会议记录存档文件形式发相关部门
两月筹划研究形成文件财务部年8月正式发[采购理办法] 作公司采购理工作准绳采购工作执行标准 财务部时作公司采购活动监控部门正式进入采购理角色 两年运行 公司采购工作公司制度控制引导逐渐走入规范化正轨 采购工作基笔者设想思路进行 基解决笔者刚时公司采购工作中存问题 通关财务指标反应 公司成水两年前明显降 通采购理工作进步思考探索 笔者认 采购理项围绕降低成风险进行理工作 企业部控制关键控制环节 具长期性持续性系统性程性 操急 步位 持恒毫松懈进行 取应绩效 财务监控模式 步步培养采购部门约束理工作意识工作风格 达公司理佳效果目标 财务理希达理想目标 达层面 良公司文化健全严密理制度高层理全力支持缺保证（2003年1
0月 深圳）
工作程序：
41合格供方选择评定：
411选择供方前物资公司应广泛搜集供方资料解综合状况提供供选择供方
412品部根技术中心发图样相关求标准组织物资公司技术中心检测中心进行评审进行供方初选工作供方初选评审方面进行：
a社会类营规模
b质量环境职业安全健康保证体系组织理
c原材料源质量保证供应商
d产品范围销售组织销售服务中心客户
e产品价格交货时间付款条件
ff生产设备生产力
初选供方必须提供列资料：
a供方企业简介
b国家认审计部门颁发计量合格证
c国家认检验部门提供检验报告（A类物资厂家必须）
部门根容初选供方进行评审填写供方评审表根评审情况确定否通初评
413物资根重程度分ABC 三类见进货物资重程度分类表
414供方述项目中满足方条件初选供方根图样求确定时间提供必数量样品检测中心初选供方提供样品进行检测检测合格追加送样连续三次送样合格物资公司收回发图样重新进行供方初选样品合格检测中心出具样品检测报告
415样品合格AB类物资技术中心检测中心生产部组织批量试验证合格C类物资相物资公司填写新合格供方审批表连样品检测报告技术中心认进行审批（分技术品副总理审核总理批准）审批该供方成公司合格供方 (批量数量范围附) 供方程序（413）中条件项符合令限期整改继续评定重新选择供方
416物资公司新合格供方审批表入合格供方档案根审批新合格供方审批表编制年度合格供方清单
417批量送货：
1a合格供方批量送货前必须公司检测中心签定质量保证协议检测中心签定质量保证协议提报品部份备案
b合格供方根物资公司采购订单送货材料厂外检员仓库保员分负责质量数量检验检验结果填写验收通知单
c物资公司检测中心部门反馈信息反馈供方限期整改品部物资公司检测中心根批材料样品验收情况评价更改效性
d物资公司应积极保持供方信息交流意见建议时处理答复供方活动服务进行检查时纠正出现问题违反公司关求通知品部品部组织处罚严重应终止合
e材料验收合格入库检测中心生产部生产程中发现质量影响问题应限期整改重新执行（417）程序
418建立合格供方档案：
a物资公司合格供方建立合格供方档案作反映供方业绩相关供方员施加影响增进供方环境保护污染预防意识保证供方公司发生业务时身财产安全合格供方档案少应包括容：
1)新合格供方审批表供方QEHS理体系综合调查分析报告（厂家提供ISO9001系列认证证书相关权威部门QEHS理体系认证证书复印件）
2)样品检测报告首批试情况报告
3)年度供方供货质量综合分析报告
4）质量保证协议
b合格供方档案包括容：
1)供方企业简介
2)国家认审计部门颁发计量合格证
3)国家认检验部门提供检验报告（A类物资厂家必须）
4)安全认证证书复印件
419合格供方复审：
a业务员根进货检验记录填制供方月供货质量情况分类表物资公司统计分析供方月质量情况进行ABC分类：供方月供货质量情况分类表中应包括检测中心品部评价
1)基质量问题产品合格率达92供方评A类厂家
2)出现质量问题较轻产品合格率达85~92生产未造成损失供方评B类厂家B类厂家书面形式进行质量反馈限期整改
3)出现较质量问题产品合格率85供方评C类厂家评C类供方立终止供货
4)品部组织相关部门出现较质量问题合格供方进行考察限期整改确定供方没力提高供货质量停止供货取消合格供方资格
b必时品部组织供方定期计划进行QEHS理体系审核调查供方提出适理标准合格处出具符合项报告限期整改
品部组织进行整改效果验证验证达求者停止供货取消合格供方资格
c物资公司根种质量记录填制年度供方供货质量综合分析报告技术中心检测中心品部会签入供方档案
d评定合格终止合格供方资格年度合格供方清单供方想重新获合格供方资格重新执行412
e供方持续评定周期：A类物资年B类物资二年C类物资三年发生重质量问题需评定程序重新评审
f根生产需执行412选择新合格供方新合格供方加入年度合格供方清单
g物资公司负责供方通报公司QEHS理方面求新动态
h物资公司负责供方环戊烷运输程施加影响控制
I物资公司联系供方提供害物料信息化学品供方签定相关协议明确化学品相关求供方化学品运输程施加影响控制化学品供方送货时应遵守公司QEHS求选择资格运输承包方车辆驾驶员
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庆油田限公司审计处 姜兵
物资理企业理活动重组成部分物资理关键物资采购理目前物资采购中存诸问题急需解决文试国外企业物资采购理部控制企业物资采购理部控制进行分析找出二者优缺点便够扬长避短更鉴国外企业物资采购理先进验建立套具中国特色科学合理物资采购理制度
里分析物资采购理制度仅指物资采购理工作核心部分物资需求计划提出确认物资供货渠道采购价格选择确认两点余签订采购合验收付款等业务暂涉
物资采购计划确认阶段
生产部门物资需求采购计划制定根物资采购计划生产需求开始点国外企业没什审核批准程序二者存差异产生控制效果
国外企业物资采购理制度规定：首先生产部门根生产计划签发生产通知提出请购单第二步请购单交仓储部门保员审核保员根库存情况核定采购数量仓储部门签字传递采购部门第三步采购部门接请购单审查否重复采购否存合理请购品种数量等审核意根已掌握市场价格采购需资金做出估算请购单交资金预算理部门第四步资金预算理员根企业营目标资金预算审核请购物资否预算审核交采购部门采购部门方根部门审核请购单编制正式采购计划
相言企业方面制度较简单：首先生产部门根生产计划编制料申请表报送采购部门次采购部门审查否超范围超限额品种数量根库存情况审定采购数量编制正式采购计划报领导审批
两种制度差：首先业务流程国外企业制度相复杂四部门审核批准四控制点企业两部门加领导关三控制点次组织机构设置生产部门请购单料申请计划审核国外企业增加仓储部门资金预算理部门参仓储部门采购部门完全独立两部门企业机构设置中仓储部门采购部门属物资理部门部门两相独立部门仓储部门般直接参计划审核明显处次位两种制度控制目相差异控制度控制效果影响原部控制理分析部控制实质部牵制项业务二二部门手发生差错串谋舞弊机率会降低理机构设置求相容职务进行分离项业务分两两部门控制国外企业请购单审核分仓储部门采购部门资金预算部门负责企业物资料申情计划仅物资理部门审核控制效果必然弱角度分析然企业物资理部门部采购部门存储部门分开具相独立性部门理接触机会较部门利益难避免际关系部门利益等素影响总机构设置差异国外企业部控制效果明显优企业部控制点实际工作中已非常明
外参部门控制效果产生影响相国外企业规定生产部门请购单首先仓储部门保员审核相企业求采购员做库工作国外企业仓储部门保员完成采购员根保员提供库存资料完成仓储部门保员直接负责采购员间接负责终效果差企业库存般存令头痛积压问题积压物资处理应采购计划中必须考虑重素物资积压保员关系保员会积极动清理国外企业求仓储部门保员参采购计划审核物资积压负直接责会积极动处理积压物资种理方式够更避免积压物资产生点值鉴
二选择采购渠道确定采购价格阶段
采购渠道采购价格确认物资采购控制重中重直接影响企业济效益中外企业作关键控制环节
国外企业规定：采购部门应该根市场情况业务建立供应商资信情况信息库通中介机构查询关供货商资信情况然两家供应商索取采购物资价格质量指标较供应商提供资料选择利企业生产价格合理供应商评选供应商数企业会成立专门委员会集体研究决定选定供应商采购价格采购部门填制正式订货单采购合须定货单副交请购部门(生产部门)证实定单容符合求时定货单副送收貨部门便验收时企业采购渠道价格确定方面然般求进行价招标单位设置专门岗位部门负责监督实际采购员领导审定价招标数单位说种形式
两种制度相处国外企业强调集体决策弱化理者作更易避免决策中行企业选定采购渠道价格决策中强调领导作两种制度体现理理念差反映出企业治观念重法制观念种观念更易产生行然种观念客观素市场规范赖采购员领导验较等
外国外企业企业物资采购理制度存方面差业务记录资料求国外企业严格规范档备查企业方面重视记录资料应付检查准备然规范真实
综述笔者认企业物资采购理制度国外企业部控制相明显差距国外企业部控制更完善更科学合理控制理念控制方法控制手段等先进做法值认真鉴希实际情况机结合建立套具中国特色物资采购部控制体系
浅谈中企业采购理
伍玉东
[文背景] 某公司 深圳注册外资企业 发展中中规模 通ISO9001认证 财务部监控公司全盘采购工作
[关键词] 采购理 财务监控 降低生产营成 减少欺诈
采购公司生产产品维护正常运作必须消耗物品必须配置设施购入活动总称 公司成控制重点 公司理者财务部门 采购工作存风险着非常强敏感 仅采购直接影响生产成素 着高欺诈 日趋完善现代营理模式中 公司理局越越注重财务理财务运作效性 作中企业 样进行采购理达预期效果呢 笔者公司历表明 财务职控制采购理实务中直接行行效途径
笔者职深圳某公司财务理 公司全盘财务运作利润分析 笔者发现公司成理松弛 降低成空间 进步分析出 导致公司成松弛原 方面采购理工作薄弱位 综合存方面问题 1没专门职部门公司采购活动进行全盘控制 2 没效采购控制制度公司采购工作进行规范约束 3没相应事前控制措施 未批准办理采购业务采购业务发生办理补批手续 4采购单价市场行情相符 正面评价议价力情形 负面评价欺诈 5 采购员持笔公司现金流转 未进行清结(中次支5万元采购工程物资 采取种措施未效衡帐) 财务隐藏着风险 6采购员跨月跨数月采购报帐(采购单两三月报帐) 月结供应商送货单遗漏跨月甚跨两三月入帐等 彻底解决问题呢 结合公司实际情况 笔者围绕着控制降低生产营中必需成防止减少欺诈两方面 公司采购理作成控制专项进行筹划 形成套系统运作流程进行贯彻执行 面进行综合简述
设立采购监部门
针没专门职部门公司采购活动进行控制 作综合性理部门 笔者认 财务部具包括生产物料工模材料总务维护设备维修办公品饭堂伙食勤品等采购活动全面理涵盖面 公司活动资金作介质 财务职控制公司全盘采购合适 作采购理工作开始 首先财务部采购理中扮演角色进行合适定位 位 谋职 名正 言 信服认 公司理局公司组织架构赋予财务部公司采购监控部门职 财务部负责关采购政策制订采购实务监控工作 理局明确授权 财务部权公司采购事宜进行质疑调查监控必参予合理利公司利益采购事项否决终止(必时 报请总理理委员会决定) 财务部设专职(文中取名采购理会计)分采购控制工作 职位相应岗位兼直接财务理负责 财务部采购监控工作直接总理负责
二建立实施制度化采购理程序
建立实施制度化采购理程序 采购理工作效进行根保证 法必 违法必究 制度切实贯彻执行保证制度化 公司中法治 治 采购理程序包括方面 ① 规定采购条件 明确采购员供应商选择采购物品质量需求满足保证等负完全责 明确采购属工作程结果监控负责采购物品必须必需缺 查库存库存足满足需者 采购物品必须适量 超标积压根需采购物品单价须掌握合适单价 力求低单价 执行价格高公司核定价格掌握现行市场价格数量高单价物品采购必须三家供应商报价选择 采购事项未确定前传送财务部采购物品条件相前提应正发生业务已确认供应商处购买 适宜意变更供应商 已供应商处没需采购物品 单价质量原等素 变更选择新供应商 应变更理关事项告知财务部征财务部认 时财务部提供[新增供应商资料卡片]采购物品必须保证物值物 相质量价格优化采购前提 ② 明确分工 公司辖生产性原村料消耗装配部塑胶部等生产部门工模材料消耗工模部总务维修工程材料消耗总务部机械设备维修材料消耗设备维修部办公文具品消耗信息部员工伙食消耗事部等诸采购部门明确采购员权利责 采购活动条紊责落 必须公司采购活动类进行明确分工落实相应采购员 采购员必须该种采购行者 原材料辅助材料生产采购部负责 工程物资总务部负责 设备维修材料设备维修部负责 工模材料工模部负责 电脑精密仪器电子设备机器设备等部门专业员负责 ③ 采购审批权限采购报价采购合采购办理必须先批准实行 效批准者总理禁止未批准采购事宜 突发性时性急需物品(工作中机械突损部件时特采等)财务部确认采购负责部门采购 请购单须注明急购字样说明理 请购单总理补批 ④ 验收职物品购入须非采购者验收送货单发票签名作实 验收员财务部指定确认 验收者必须核实进货物品订货单否相符 手验收物品品种规格数量质量等采购发票采购约定载求相符性负责 完全合格相关职部门批准特殊放行物品准验收入库 验收误 填制材料入库单 连供应商送货单分送财务部作结算货款明确责 结算必须采购员签名作实 ⑤ 退货索赔 避免损失采购回厂物品质量规格符 采购部门须立办理退货 货品否退供应商 均须立书面通知财务部时扣回相应款项 检验结果良品料检验报告 品部应分发采购部门财务部 效追踪 致遗漏退货扣款事项发生 采购约定中必须明确索赔条款 供应商供货期间数量质量相关原未达约定条件产生直接损失面导致产生损失 应采购部门根实际应供应商负责损失正式公函供应商索赔财务部货款中扣回相应款项收取现款 采购部门解决 公司采排法律形式解决措施 时保护公司利益 ⑥ 货款结付政策 采购零散性常法采月结付款特情况需现金支付外 均月结付款方式 月结 金额零散性供应商公司收款采购员购买时直接付款外 均供应商直接公司财务部收款 禁止采购员直接办理现金支付事宜 月结供应商必须规定期间(月5日前)提供帐单财务部帐 政策采购部门须明确知会供应商 货款财务部根采购结算条件资金流转情况安排结付 防止货款已结付事出现质量数量等原公司造成济损失 采购部门应量避免时结付现金 非月结金额采购保留周半月等定付款期间 影响公司商誉前提 适度延长付款时间公司进行信融资财务政策
三加强完善采购环境理工作
1加强采购事前理 建立完善材料价格信息档案 效控制降低采购成 保证采购材料质量 公司采购员应作材料采购市场关价格信息收集整理 时解市场行情动态 已采采购价格进行较分析 时进行相应调整更新 调整更新价格档案应时分发采购理会计确认留存 必 采购理会计直接通种渠道收集采购价格信息 时知会采购员 采购员进步确认进行档执行
2建立健全供应商档案 全面掌握公司供应商情况 供应商进行相应资质考评 应供应商重性般性分建立供应商档案 谓重性供应商 货品质量价格交货期配合力结算条件等方面均达公司接受标准公司持常性业务供应商般性供应商指偶发性时性业务发生供应商 般性供应商业务需进行持常性 考核符合公司重性供应商标准 应转重供应商进行档案理 供应商考核须品质部物控部采购部财务部联合进行 供应商档案应编号详细址联系方式结算条件交货条款品质评级银行帐号等 定期定期更新 专负责理 时财务部留存副 原公司采购选择重供应商进行 果供应商供应材料程中存质量交货力欺诈等问题 公司考虑酌情处理 严重者终止业务保留追究法律责权利
3采购员进行考核激励约束 防范采购中欺诈效方法 采购员采购实际实施者 采购程中起着重作 历表明 采购员供应商串通抬价采购实物约定符采购等物料低价选择低价采购等方式供应商收受索取回扣 采购中普遍易发生难防范欺诈 程度取决采购员职业道德诚信敬业行操守 注重考核采购员职业素养 公司制度约束行操守 减少工作中弄虚作假损公肥私行发生二注重考核采购员专业力 合格采购员熟悉公司生产运作物料存储 解物料身属性市场行情等 样防止受骗避免采购回适根材料 公司会蒙受必损失 公司采购员考核应定期举行 般采半年考核制考核事部采购部联合进行财务部时参予 考核结果优良 完成降低公司采购成务采购员公司规定适度标准进行精神物质奖励 提高采购员积极性 事实表明合适利益取良贡献抑制贪污 考核结果合格 完成规定务 查证确违规行采购员 应公司规定适度标准视情节惩罚 必 应毫犹豫辞退 保留追究法律责权利 考核奖惩结果入档案 采购员进行考核激励时应采购员进行操守约束 没约束权力易产生贪污腐败 屡已验证验教训 保证公司合法利益受侵害 保护供应商合法利益受侵害 采购员进行制度约束时 应进行道德约束 降低欺诈动机 公司建立员工操守守员工守条款进行操守承诺 总理应供应商颁发操守承诺书 公司制度法律责明确禁止采购员供应商收受索取形式正利益 时禁止供应商采购员形式送赠损公司利益正利益
4选择合理采购方式 根资质类型材料选择合适采购方式 降低采购价格良途径 ① 公开竞争招标 宗材料采购 实行公开竞争招标方式 通供应商相互价 达采购成低质量目 采购员应联系三家三家供应商 递交供应商报价样品产品质量规格品种等资料采购定价市场供求关系确定采优质优价批量折扣相结合价格政策 ② 合采购 持常性材料采购 选择信誉佳配合力供应商 订立长期合 诚实信誉佳供应商合作仅保证供货质量预定交货期付款价格等方面关 供应商维护商业信誉利益 建立稳定销售渠道会掺假 保持良合作关系商业妥协 ③ 低价格采购低价格取优质材料 价格确定前 采购员必须先调查市场行情 采购 应三家三家供应商报价 供应商价格档案进行较核实 财务部认 公司供应商种材料报价 定完全选择低价格 低价格取 应考虑价格应质量 时考虑供应商长远合作关系材料总体价格等素 选择数材料价格低供应商 协商 总体材料采购价格达低优水
四采购工作进行严格日常控制
1事前批准 严格采购审批权限执行 采购 必须事前获批准 未计划报审核批准 采购 采购员应根需求计划选择供应商报价 报价单必须采购理会计审核签名财务理认送总理审批 审批报价单作采购员填制正式采购订单 时分发采购理会计留存备查 采购订单采购理会计审核误签字财务理签字认 然送总理批准 总理批准采购订单执行采购效 财务部分发采购部门需求部门仓存部门 采购审批 必须权限明确分工进行
2规定种采购时结算 ① 钍采购员持笔公司现金流转未进行清结情况 规定采购员手现金采购 必须采购发票日起5日财务部报帐结算进行款项清结 报帐程序财务部[报帐规定]办理 禁止采购员行垫支预付订金 款时已获批准采购订单财务部办理支 支财务理审核送总理批准 ② 钍月结供应商货款跨月遗漏入帐情况 规定月结供应商送货单验收入库 采购员分类整理翌日10时前送采购理会计 月结供应商帐单采购理会计整理进行会计处理 月末统编制[应付帐款明细表] 送财务理审核认 清晰债权债务 支付货款时双方异议 月中旬旬 采购理会计供应商月货款分编制[供应商货款确认表] 财务理审核 作结付货款传达供应商 符时解决 避免日纠纷
3召开采购理会议 针采购工作中存问题关采购理政策修改更新重采购事项等财务部定期定期持召开采购理会议 采购理会议固定月月末举行 根需时性召开 般财务理持 采购部门参加 必时请总理相关员参加 部门会议提出采购工作中遇法解决决定问题 家通相互协调相互理解 达成公司利益目标轨道研究出行解决方案 会议通事项决定部门必须切实执行 形式化两面化 切实执行部门 责令改正时 排行政手段追究相应员责 作工作执行纠正措施追溯 采购理会议必须会议记录存档文件形式发相关部门
两月筹划研究形成文件财务部年8月正式发[采购理办法] 作公司采购理工作准绳采购工作执行标准 财务部时作公司采购活动监控部门正式进入采购理角色 两年运行 公司采购工作公司制度控制引导逐渐走入规范化正轨 采购工作基笔者设想思路进行 基解决笔者刚时公司采购工作中存问题 通关财务指标反应 公司成水两年前明显降 通采购理工作进步思考探索 笔者认 采购理项围绕降低成风险进行理工作 企业部控制关键控制环节 具长期性持续性系统性程性 操急 步位 持恒毫松懈进行 取应绩效 财务监控模式 步步培养采购部门约束理工作意识工作风格 达公司理佳效果目标 财务理希达理想目标 达层面 良公司文化健全严密理制度高层理全力支持缺保证（2003年1
0月 深圳）
工作程序：
41合格供方选择评定：
411选择供方前物资公司应广泛搜集供方资料解综合状况提供供选择供方
412品部根技术中心发图样相关求标准组织物资公司技术中心检测中心进行评审进行供方初选工作供方初选评审方面进行：
a社会类营规模
b质量环境职业安全健康保证体系组织理
c原材料源质量保证供应商
d产品范围销售组织销售服务中心客户
e产品价格交货时间付款条件
ff生产设备生产力
初选供方必须提供列资料：
a供方企业简介
b国家认审计部门颁发计量合格证
c国家认检验部门提供检验报告（A类物资厂家必须）
部门根容初选供方进行评审填写供方评审表根评审情况确定否通初评
413物资根重程度分ABC 三类见进货物资重程度分类表
414供方述项目中满足方条件初选供方根图样求确定时间提供必数量样品检测中心初选供方提供样品进行检测检测合格追加送样连续三次送样合格物资公司收回发图样重新进行供方初选样品合格检测中心出具样品检测报告
415样品合格AB类物资技术中心检测中心生产部组织批量试验证合格C类物资相物资公司填写新合格供方审批表连样品检测报告技术中心认进行审批（分技术品副总理审核总理批准）审批该供方成公司合格供方 (批量数量范围附) 供方程序（413）中条件项符合令限期整改继续评定重新选择供方
416物资公司新合格供方审批表入合格供方档案根审批新合格供方审批表编制年度合格供方清单
417批量送货：
1a合格供方批量送货前必须公司检测中心签定质量保证协议检测中心签定质量保证协议提报品部份备案
b合格供方根物资公司采购订单送货材料厂外检员仓库保员分负责质量数量检验检验结果填写验收通知单
c物资公司检测中心部门反馈信息反馈供方限期整改品部物资公司检测中心根批材料样品验收情况评价更改效性
d物资公司应积极保持供方信息交流意见建议时处理答复供方活动服务进行检查时纠正出现问题违反公司关求通知品部品部组织处罚严重应终止合
e材料验收合格入库检测中心生产部生产程中发现质量影响问题应限期整改重新执行（417）程序
418建立合格供方档案：
a物资公司合格供方建立合格供方档案作反映供方业绩相关供方员施加影响增进供方环境保护污染预防意识保证供方公司发生业务时身财产安全合格供方档案少应包括容：
1)新合格供方审批表供方QEHS理体系综合调查分析报告（厂家提供ISO9001系列认证证书相关权威部门QEHS理体系认证证书复印件）
2)样品检测报告首批试情况报告
3)年度供方供货质量综合分析报告
4）质量保证协议
b合格供方档案包括容：
1)供方企业简介
2)国家认审计部门颁发计量合格证
3)国家认检验部门提供检验报告（A类物资厂家必须）
4)安全认证证书复印件
419合格供方复审：
a业务员根进货检验记录填制供方月供货质量情况分类表物资公司统计分析供方月质量情况进行ABC分类：供方月供货质量情况分类表中应包括检测中心品部评价
1)基质量问题产品合格率达92供方评A类厂家
2)出现质量问题较轻产品合格率达85~92生产未造成损失供方评B类厂家B类厂家书面形式进行质量反馈限期整改
3)出现较质量问题产品合格率85供方评C类厂家评C类供方立终止供货
4)品部组织相关部门出现较质量问题合格供方进行考察限期整改确定供方没力提高供货质量停止供货取消合格供方资格
b必时品部组织供方定期计划进行QEHS理体系审核调查供方提出适理标准合格处出具符合项报告限期整改
品部组织进行整改效果验证验证达求者停止供货取消合格供方资格
c物资公司根种质量记录填制年度供方供货质量综合分析报告技术中心检测中心品部会签入供方档案
d评定合格终止合格供方资格年度合格供方清单供方想重新获合格供方资格重新执行412
e供方持续评定周期：A类物资年B类物资二年C类物资三年发生重质量问题需评定程序重新评审
f根生产需执行412选择新合格供方新合格供方加入年度合格供方清单
g物资公司负责供方通报公司QEHS理方面求新动态
h物资公司负责供方环戊烷运输程施加影响控制
I物资公司联系供方提供害物料信息化学品供方签定相关协议明确化学品相关求供方化学品运输程施加影响控制化学品供方送货时应遵守公司QEHS求选择资格运输承包方车辆驾驶员
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