系行政秘书工作职责
l调查解全院行政工作情况学院报送重信息协助院领导处理院行政理勤保障等事务工作
2草拟院行政工作计划总结请示报告全院性规章制度等文稿
3安排院务会议议程做会议通知会场准备会议记录等会务工作检查院务会议决议执行情况根院领导指示安排全院重活动
4严格理院公章办理开具介绍信证明等手续
5接收处理类行政文件系外关单位信函电报电话通知时报院领导阅批交办关员承办做催办清退档工作填写院工作日志系事记
6接学院公务员妥善安排信访
7常解全院师生员工工作学生活情况根情况妥善处理重问题时院领导汇报提出处理意见
8协助院领导检查岗位责制执行情况
9协秘书员做立卷档统计报表外事务等工作抓院范围责区域工作秩序安全保卫计划生育爱国卫生公民义务等方面工作
10完成院领导交办工作
系行政秘书工作介绍
高校院系行政秘书工作现状
高校院系行政秘书工作岗位涉教育学理学语言学社会学等种学科院系行政秘书工作现状事务繁杂专业知识综合性强职业规划清晰执行力强
1工作繁杂专业知识综合性强
知识济时代高校济济具备全面良合理知识结构胜门类众事务繁琐行政秘书工作院系行政秘书队伍中包括秘书计算机数学化学等类专业毕业员非科班出身行政秘书缺乏普通语言学档案理学行政理心理学教育理学公关系学等综合性理知识行政秘书必须熟悉学院规章制度工作流程掌握院系理工作基理实务知识拓展工作紧密联系学科知识理联系实际实践中断积累验逐步做院系理协调等工作
2职业规划清晰执行力强
细致繁忙行政工作缩短行政秘书参加教学科研活动时间高校行政秘书职业前景充满困惑职业倦怠等消极情绪悠然生高校必须制定严格信息素质培训制度针全校行政秘书策划高水系统学培训项目开放更广阔学术交流台坚定院系行政秘书信心高校教育谐发展提供精神动力
院系行政秘书高校工作中起着举足轻重作样成名合格行政秘书工作首先明确行政秘书角色定位熟悉行政秘书工作职责次强化职业素养提高行政秘书工作效率重途径
二院系行政秘书角色定位工作职责
院系行政秘书明确角色定位增强角色意识高效准确履行工作职责
1行政事务家
行政秘书辅助系领导做院系项工作物钱名副实家
(1)事理协助院院系领导做关招聘教师面试试讲等工作提供决策负责院系教职员工考勤考核职称申报工作
(2)资产理根教学科研工作需填报维修添置办公品计划领取发放办公品备品保证正常教学需负责保院系公章学院制度监督公章范围
(3)费理拟定院系学年费预算负责记账报销项活动费
(4)档案理负责院系会议记录行政文件种教学文件教学档案教学资料收集汇总立卷档工作
(5)事务理负责做日常行政事务工作负责考务学生成绩学生学籍理教材征订等教学工作做种信函报纸杂志学术期刊收转传阅工作负责届毕业生毕业资格审核保正毕业证书准确印发
2院系外交流协调员
院系行政秘书工作服务象广泛包括院系领导教师学生校外访者行政秘书高校院系外交流形象窗口
(1)协助院系领导做院系部学院职部门协调工作
(2)负责接部门外办事员宜领导接访需委婉拒绝负责接听电话礼貌回答校外员院系日常事务工作咨询
(3)负责学院职部门通知传递工作时转发院系教职员工正确理解级部门文件精神贯彻执行级领导职部门布置项务
(4)行政秘书必须建立良际关系加强教职员工沟通灵活处理学院院系教师间种关系确保院系工作利完成
三强化职业素养
1良心态
院系行政秘书工作似简单接踵突发事件压力倍增保持良心态充分发挥思维力巧妙处理紧急问题行政秘书应保持良心态沉着宽容冷静客观分析问题
2加强业务技
加强业务技提高院系行政秘书职业素养关键院系行政秘书需具备业务技包括：公文写作力应变力组织理力表达力操作力
(1)公文写作力
公文写作学练改三环节狠功夫规范公文写作基格式掌握语法逻辑修辞三方面知识正谓读万卷书行万里路阅读量优秀范文勤奋学修炼语言公文写作语言求庄重朴实准确精练熟悉类公文结构措辞套固定性语
(2)应变力
指没思想准备情况灵活处理问题力高校教师请假离职等异动工作状态影响教学工作正常运行开学初期某位教师偶然患重病尚未确诊教师申请病假二周行政秘书知时生病消息致电关心教师身体健康情况动提出援助教师病假期间重新落实教学务迫眉睫采取原优先考虑院系部适合教师代课联系学院外适宜教师安排兼课等事项院系行政秘书患病教师保持电话联系密切关注教师身体状况获知教师病情稳定进行月长期治疗立致电慰问否前探教学工作方面：行政秘书学院事处提交专教师招聘需求报告引进新教师校外兼课教师合理安排聘新教师赢取充裕时间患病教师身心疲惫微关怀教师战胜病魔增添份力量良应变力勤思考善发现勤总结具备较高警惕性做忙中序断提升处理突发事件紧急事件力确保正常教学秩序良教学质量
(3)组织理力
组织理力指行政秘书统筹策划完成分方面工作力包括力善断力条条道路通罗马什佳办法理工作中行政秘书讲究处事策略判断出佳方法合理分配工作务坚持果断实行成智慧型组织理者高等学校行政理工作务繁重部门岗位行政理干部充分发挥观动作起独挡面作做全校行政理工作达提高整学校行政理质量目
(4)表达力
表达力包括文字表达力语言表达力信息宣传调研等工作处理公文离开文字表达行政秘书思考练交流日积月累潜移默化做思维敏捷笔神写出文章观点鲜明层次清晰实反映事情真相准确表达领导意图语言表达力行政秘书项非常重基力传达级文件精神协调工作离开较强语言表达力院系外交流逐渐增加直接语言表达作处理公务活动手段变极重提高语言表达力包括普通话水英语口语水言语措词等
(5)操作力
操作力指计算机操作力办公室设备力网络技术飞速发展计算机应普高校正立志实现办公动化现代化信息化熟练计算机办公动化软件操作力掌握扫描仪印机数码相机传真机等办公设备推动文件宣传简讯发布速度节省纸质资源
四改善工作方法完善身素质提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂专业知识综合性强行政秘书必须改善工作方法谋善断横结合建档工作法培养完善高校培训制度等手段行政秘书提高工作效率具重作
1横结合建档工作法
横分建立档案横交错贯穿整高校教育工作宏观教学决策微观教学理教学科研服务创新教学方法深化教学研究提高教学质量作出贡献高校师资业绩档案横档案：教师类型建立档案高校教师分四类：专教师校兼课教师校外兼课教师校外兼职教师档案：教师体单位建立业绩档案位教师业绩档案基资料(身份证学历学位证高校教师资格证职称证职业资格证等)教学信息(教学务书学期教学情况登记表工作总结等)教科研成果(文教材教科研项目荣誉证书继续教育等)横结合建立档案院系领导优化师资队伍结构提供信息基础加强师资队伍理工作科学化系统化
2培养
作名优秀高校系部行政秘书仅仅赖外界培育关键身建设行政秘书做起意识控制动利校园环境优势坚持懈完成目标企业单位相高校拥资源丰富时间宽裕学气氛浓郁等优势助行政秘书培养工作期间行政秘书踊跃参加学院举办类专题培训活动公文写作行政理心理健康高校教育改革等讲座浏览图书馆纸质图书电子书籍补充薄弱环节理知识寒暑假期行政秘书积极参加式样学历进修加强身文化知识修养
3完善培训制度
高校必须制定严格职业素质培训制度计划开展行政秘书岗前培训工作强化行政秘书职业素质培训力度行政秘书岗前培训包括行政理学普通语言学高等教育学心理学等相关业务知识培训高校鼓励行政秘书通职派遣脱产进修硕士博士等方式提高文化素质激励行政秘书发表学术文参学院外教研科研项目参加专题学术交流会议组织行政秘书外出调研考察吸取高校先进优秀理验着信息技术发展高校应断更新教育培训容时俱进促进行政秘书队伍蓬勃发展高校建立全校行政秘书信息交流台探讨工作中难题策
五结束语
综述高校院系行政秘书项极具挑战性工作求综合性专业知识求全方位职业技高校院系行政秘书必须明确角色定位工作职责强化职业素养改善工作方法提高身素质力促进行政秘书队伍走现代化职业化高校教育事业贡献力量
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l调查解全院行政工作情况学院报送重信息协助院领导处理院行政理勤保障等事务工作
2草拟院行政工作计划总结请示报告全院性规章制度等文稿
3安排院务会议议程做会议通知会场准备会议记录等会务工作检查院务会议决议执行情况根院领导指示安排全院重活动
4严格理院公章办理开具介绍信证明等手续
5接收处理类行政文件系外关单位信函电报电话通知时报院领导阅批交办关员承办做催办清退档工作填写院工作日志系事记
6接学院公务员妥善安排信访
7常解全院师生员工工作学生活情况根情况妥善处理重问题时院领导汇报提出处理意见
8协助院领导检查岗位责制执行情况
9协秘书员做立卷档统计报表外事务等工作抓院范围责区域工作秩序安全保卫计划生育爱国卫生公民义务等方面工作
10完成院领导交办工作
系行政秘书工作介绍
高校院系行政秘书工作现状
高校院系行政秘书工作岗位涉教育学理学语言学社会学等种学科院系行政秘书工作现状事务繁杂专业知识综合性强职业规划清晰执行力强
1工作繁杂专业知识综合性强
知识济时代高校济济具备全面良合理知识结构胜门类众事务繁琐行政秘书工作院系行政秘书队伍中包括秘书计算机数学化学等类专业毕业员非科班出身行政秘书缺乏普通语言学档案理学行政理心理学教育理学公关系学等综合性理知识行政秘书必须熟悉学院规章制度工作流程掌握院系理工作基理实务知识拓展工作紧密联系学科知识理联系实际实践中断积累验逐步做院系理协调等工作
2职业规划清晰执行力强
细致繁忙行政工作缩短行政秘书参加教学科研活动时间高校行政秘书职业前景充满困惑职业倦怠等消极情绪悠然生高校必须制定严格信息素质培训制度针全校行政秘书策划高水系统学培训项目开放更广阔学术交流台坚定院系行政秘书信心高校教育谐发展提供精神动力
院系行政秘书高校工作中起着举足轻重作样成名合格行政秘书工作首先明确行政秘书角色定位熟悉行政秘书工作职责次强化职业素养提高行政秘书工作效率重途径
二院系行政秘书角色定位工作职责
院系行政秘书明确角色定位增强角色意识高效准确履行工作职责
1行政事务家
行政秘书辅助系领导做院系项工作物钱名副实家
(1)事理协助院院系领导做关招聘教师面试试讲等工作提供决策负责院系教职员工考勤考核职称申报工作
(2)资产理根教学科研工作需填报维修添置办公品计划领取发放办公品备品保证正常教学需负责保院系公章学院制度监督公章范围
(3)费理拟定院系学年费预算负责记账报销项活动费
(4)档案理负责院系会议记录行政文件种教学文件教学档案教学资料收集汇总立卷档工作
(5)事务理负责做日常行政事务工作负责考务学生成绩学生学籍理教材征订等教学工作做种信函报纸杂志学术期刊收转传阅工作负责届毕业生毕业资格审核保正毕业证书准确印发
2院系外交流协调员
院系行政秘书工作服务象广泛包括院系领导教师学生校外访者行政秘书高校院系外交流形象窗口
(1)协助院系领导做院系部学院职部门协调工作
(2)负责接部门外办事员宜领导接访需委婉拒绝负责接听电话礼貌回答校外员院系日常事务工作咨询
(3)负责学院职部门通知传递工作时转发院系教职员工正确理解级部门文件精神贯彻执行级领导职部门布置项务
(4)行政秘书必须建立良际关系加强教职员工沟通灵活处理学院院系教师间种关系确保院系工作利完成
三强化职业素养
1良心态
院系行政秘书工作似简单接踵突发事件压力倍增保持良心态充分发挥思维力巧妙处理紧急问题行政秘书应保持良心态沉着宽容冷静客观分析问题
2加强业务技
加强业务技提高院系行政秘书职业素养关键院系行政秘书需具备业务技包括：公文写作力应变力组织理力表达力操作力
(1)公文写作力
公文写作学练改三环节狠功夫规范公文写作基格式掌握语法逻辑修辞三方面知识正谓读万卷书行万里路阅读量优秀范文勤奋学修炼语言公文写作语言求庄重朴实准确精练熟悉类公文结构措辞套固定性语
(2)应变力
指没思想准备情况灵活处理问题力高校教师请假离职等异动工作状态影响教学工作正常运行开学初期某位教师偶然患重病尚未确诊教师申请病假二周行政秘书知时生病消息致电关心教师身体健康情况动提出援助教师病假期间重新落实教学务迫眉睫采取原优先考虑院系部适合教师代课联系学院外适宜教师安排兼课等事项院系行政秘书患病教师保持电话联系密切关注教师身体状况获知教师病情稳定进行月长期治疗立致电慰问否前探教学工作方面：行政秘书学院事处提交专教师招聘需求报告引进新教师校外兼课教师合理安排聘新教师赢取充裕时间患病教师身心疲惫微关怀教师战胜病魔增添份力量良应变力勤思考善发现勤总结具备较高警惕性做忙中序断提升处理突发事件紧急事件力确保正常教学秩序良教学质量
(3)组织理力
组织理力指行政秘书统筹策划完成分方面工作力包括力善断力条条道路通罗马什佳办法理工作中行政秘书讲究处事策略判断出佳方法合理分配工作务坚持果断实行成智慧型组织理者高等学校行政理工作务繁重部门岗位行政理干部充分发挥观动作起独挡面作做全校行政理工作达提高整学校行政理质量目
(4)表达力
表达力包括文字表达力语言表达力信息宣传调研等工作处理公文离开文字表达行政秘书思考练交流日积月累潜移默化做思维敏捷笔神写出文章观点鲜明层次清晰实反映事情真相准确表达领导意图语言表达力行政秘书项非常重基力传达级文件精神协调工作离开较强语言表达力院系外交流逐渐增加直接语言表达作处理公务活动手段变极重提高语言表达力包括普通话水英语口语水言语措词等
(5)操作力
操作力指计算机操作力办公室设备力网络技术飞速发展计算机应普高校正立志实现办公动化现代化信息化熟练计算机办公动化软件操作力掌握扫描仪印机数码相机传真机等办公设备推动文件宣传简讯发布速度节省纸质资源
四改善工作方法完善身素质提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂专业知识综合性强行政秘书必须改善工作方法谋善断横结合建档工作法培养完善高校培训制度等手段行政秘书提高工作效率具重作
1横结合建档工作法
横分建立档案横交错贯穿整高校教育工作宏观教学决策微观教学理教学科研服务创新教学方法深化教学研究提高教学质量作出贡献高校师资业绩档案横档案：教师类型建立档案高校教师分四类：专教师校兼课教师校外兼课教师校外兼职教师档案：教师体单位建立业绩档案位教师业绩档案基资料(身份证学历学位证高校教师资格证职称证职业资格证等)教学信息(教学务书学期教学情况登记表工作总结等)教科研成果(文教材教科研项目荣誉证书继续教育等)横结合建立档案院系领导优化师资队伍结构提供信息基础加强师资队伍理工作科学化系统化
2培养
作名优秀高校系部行政秘书仅仅赖外界培育关键身建设行政秘书做起意识控制动利校园环境优势坚持懈完成目标企业单位相高校拥资源丰富时间宽裕学气氛浓郁等优势助行政秘书培养工作期间行政秘书踊跃参加学院举办类专题培训活动公文写作行政理心理健康高校教育改革等讲座浏览图书馆纸质图书电子书籍补充薄弱环节理知识寒暑假期行政秘书积极参加式样学历进修加强身文化知识修养
3完善培训制度
高校必须制定严格职业素质培训制度计划开展行政秘书岗前培训工作强化行政秘书职业素质培训力度行政秘书岗前培训包括行政理学普通语言学高等教育学心理学等相关业务知识培训高校鼓励行政秘书通职派遣脱产进修硕士博士等方式提高文化素质激励行政秘书发表学术文参学院外教研科研项目参加专题学术交流会议组织行政秘书外出调研考察吸取高校先进优秀理验着信息技术发展高校应断更新教育培训容时俱进促进行政秘书队伍蓬勃发展高校建立全校行政秘书信息交流台探讨工作中难题策
五结束语
综述高校院系行政秘书项极具挑战性工作求综合性专业知识求全方位职业技高校院系行政秘书必须明确角色定位工作职责强化职业素养改善工作方法提高身素质力促进行政秘书队伍走现代化职业化高校教育事业贡献力量
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