会前工作

会前工作
　　1．安排会议题议题
　　会议题会议讨问题议定事项决定着会议性质方会议目标体现议题会议题细化领导决定确定题方法：确实二必须结合单位实际三明确目提出议题两种情况：领导提出二领导提出会议目标求秘书部门属单位征求意见筛选整理报领导审定会议议题领导提出秘书部门征求意见整理应建立调查研究实事求基础量避免观性片面性科学合理具较强针性
　　2．确定会议相关事项
　　1)确定会议名称
　　会议名称固定代表会议办公会议等会议名称固定会议名称应根会议议题题确定名副实会议名称般部分组成
　　(1)会议办单位名称
　　(2)会议题
　　(3)会议类型
　　例××集团公司贸洽谈会名称中××集团公司会议办单位名称贸会议容题洽谈会会议类型外会议名称包括
时间范围等素例××集团公司×年全体员工总结会中×年会议容针时间全体员工会议范围总结会表明会议类型会议名称精练文字高度概括出会议题目然
　　2)确定会议规模规格
　　会议规模规格确定会议容议题容议题需规模规模时应着精简效原确定会议规模规格中规模中低档次规格够解决问题量规模高规格
　　3)提出参加会议范围员名单
　　确定会议规模规格基础提出参加会议范围员名单说规模种规格档次会议应种层级种身份参加里说层级般指参加会议员级位里说身份完全某职位级高低会议需目前社会单位办会动动请堆名实会议容毫相关想名提高企业知名度样做然会引起时轰动增加成造成必浪费单位区存着陪会现象应该位领导出席会议实际带着秘书司机家属等行仅会议办单位造成压力更会者单位造成必济负担拟定会议范围员名单时应量避免类似情况出现真正应参加会议员列入名单关员应排外
　　3．拟订会议时间会期
　　1)提出会议召开时间
　　召开会议时间应会议议题确定确定原应量赶早赶晚注意点
　　(1)根会议持办会议单位领导邀请领导贵宾否够出席会议确定时间
　　(2)领导出差旅行天返回天召开会议紧急会议外
　　(3)会见会谈性会议应事先宾双方商议确定会议召开时间
　　2)确定会期
　　会期指召开会议时间长短确定会期应会议容紧密相联容议题复杂需会员充分发表意见会议会期长反短确定会期应遵循精简效原量开短会采取限定发言时间做法提高会议效率
　　4．拟订会议议程日程安排
　　1)拟订会议议程
　　拟订会议议程应简明概略冠序号清晰表达出代表会议议程代表会预备会议席团会议通正式生效
　　般议程序
　　(1)宣布议程
　　(2)说明员缺席情况
　　(3)宣读通次会议备忘录
　　(4)财务报告
　　(5)报告
　　(6)新议题
　　(7)关事免
　　(8)提名选举新负责
　　(9)通知关事项
　　(10)宣布休会
　　2)安排会议日程
　　会议日程指会议议程时间具体安排会议日程采表格式会议议程分固定会议期间天午午晚3单元里会者目然清日程安排便统规定参加会议活动拟订会议日程明确具体准确误日程安排体包括时间(具体×时×分钟)容点
　　3)案例――简明会议议程
　　秘书工作市理协会技术训练专题研讨会议议程
　　专题报告：代发达国家营技术训练情况发展趋势
　　二销售服务训练演示
　　三座谈讨
　　四会交流
　　实例
　　时间安排：
　　午：800    815    1000    1100
　　中午：1200
　　××市理协会技术训练中心秘书处
　　秘书工作×年×月×日
　　会议日程安排
　　××市理协会技术训练专题研讨会日程安排
　　容安排：
　　报
　　报告会××
　　销售训练演示
　　服务训练演示
　　午餐
　　点：××饭店楼厅
　　饭店五楼会议厅
　　午130
　　分组研讨
　　第组六楼会议室
　　第二组七楼会议室
　　第三组八楼会议室
　　秘书工作饭店五楼会议厅
　　5．准备会议文件
　　会议文件准备工作起草印发起草文件开幕词讲话稿工作报告决议草案起草原秘书员负责起草秘书协助领导起草秘书配合业务部门起草承担文件起草秘书应解会议宗旨会议全面情况紧紧围绕会议中心力争较完成务
　　文件印制分发应认真负责保证质量出差错
　　6．落实勤工作会务
　　勤服务会务工作中忽视环节特容重规格高参加数较会议果勤工作做会严重影响会议效果
　　准备阶段勤服务应做工作
　　(1)会议费项目预算包括会场租金场布置文件印刷办公品住宿伙食
补贴交通娱乐费等预算时应坚持节约原精细算减少开支严格遵守关规定意提高开支标准
　　(2)落实食宿安排交通做卫生保健工作
　　(3)制作会议证件会议证件包括代表证出席证列席证工作证等证件应事先印制便时发会者工作员
　　(4)制定会议值班工作保密工作方案
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