会议宝典
预算
会议展览预算概念通常言会议预算包括方面：
1交通费
交通费细分：
(1)出发会务交通费——包括航班铁路公路客轮目车站机场码头住宿交通
(2)会议期间交通费——会务交通费包括住宿会交通会餐饮点交通会商务交际场交通商务考察交通会员预定交通
(3)欢送交通返程交通——包括航班铁路公路客轮住宿机场车站港口交通费
2会议室厅费
具体细分：
(1)会议场租金——通常言场租赁已包含某常设施譬激光指示笔音响系统桌椅席台白板者黑板油性笔粉笔等非常规设施涵盖——投影设备时性装饰物展架等需加装非席台发言线路时需外预算
(2)会议设施租赁费——部分费租赁特殊设备投影仪笔记电脑移动式声翻译系统会场展示系统媒体系统摄录设备等租赁时通常需支付定保证金租赁费中包括设备技术支持维护费值注意租赁时应设备类功效参数作出具体求（通常专业会议服务公司咨询便获适宜性价）否影响会议进行外会议设施品牌产新旧租赁价格相差
(3)会场布置费——果特殊求通常言部分费包含会场租赁费中果特殊求专业会议服务商协商
(4)支持费——支持通常包括广告印刷礼仪秘书服务运输仓储娱乐保健媒介公关系等基支持均时性质果会议办方分寻找行业支持话成费市场行价高果专业会议服务商代理获价格相较低廉服务专业支持
单项服务支持办方应细化项求单独签订服务协议
3住宿费
住宿费应该非常理解——值注意住宿费里面价格完全价格点需外加收政府税金会议言住宿费开支找专业会展服务商通常获较折扣
正常住宿费酒店星级标准房型等素关外客房开放服务项目关——譬客房长途通讯洗换迷吧酒水次性换洗衣物互联网水果提供等服务否开放关会议办方应明确酒店应关闭者开放服务项目范围
4餐饮费
会议餐饮费简单复杂取决会议议程需会议目
(1)早餐
早餐通常助餐然采取围桌式餐费数计算（考虑会议餐特殊性原材料预备预计餐数实际餐数相差15％否餐馆理拒绝实际餐数结算——改预定数收取费）
(2)中餐午餐
中餐午餐基属正餐采取数预算——助餐形式桌预算——围桌式形式果办方希酒水消费行采购非餐馆提供餐馆会收取定数量服务费
(3)酒水服务费
通常果高星级酒店餐厅餐餐厅谢绝办方行外带酒水消费果外带酒水消费餐厅通常需加收服务费高星级酒店举办会议宴会通常基消费水准基础加收15％左右服务费
(4)会场茶歇
项费基数预算预算时提出时段茶歇食物饮料组合承办者告知茶歇价格通常包含服务员费果办方需非程序服务需外预算通常情况茶歇种类分西式中式两种——西式基咖啡红茶西式点心水果等中式开水绿茶者花茶果茶水果咖啡水果点心
(5)联谊酒会舞会
事实联谊酒会舞会预算单独宴会复杂宴会设定餐标规模预算容易计算酒会舞会预算设计场节目支持预算需较长时间确认：
6视听设备
非室外进行否视听设备费通常忽略果公关系效果室外进行视听设备预算较复杂包括：
●设备身租赁费通常天计算
●设备运输安装调试控制技术员支持费会展服务商代理
●音源——背景音乐娱乐音乐选择办者带委托代理
c演员节目
通常选定节目场次计算——预算金额通常节目表演难度参数正相关适宜点果固定演出预算简单观表演数正相关——专场包场外
d——点心水果调制色酒
5杂费
杂费指会展程中时性安排产生费包括印时运输装卸纪念品模特礼仪服务时道具传真通讯快递服务时保健翻译导时商务车汇兑等等杂费预算难计划通常会务费预算中增列预见费作机动处理
展览预算会议预算相什呢？
展览预算会议预算相方方——
相方：住宿费餐饮费商务考察费(果考察计划话)
方：展览场租赁展览布置展品运输仓储型新闻发布会者酒会
展览场租赁：果展览固定展览场进行展览场租赁预算通常展位计算国际标准展位面积通常3mX3m隔断高度23m25m间标配设施射灯椅子资料桌电源展馆业通常列设备供租赁：展布支架视听设备媒体设备装饰品型搬运工具等
果公场举办展览(譬市政广场者体育场等)场租赁预算难预测——通常面议日计算价格场流集中度展览时间(否重假日等)关
邀请
什样会议者展览办者然希适宜象(客户)参加作办者邀请方式非常重通常情况邀请包括信息发布回执处理确认通知等3程序
信息发布——媒体分印刷品(包括邀请信函组织文件会议通知)电子邮件印刷媒介公告电子媒介公告等种形式通常信息发布包括题时间点(暂定者候选)议程安排费标准等等附送会议(展)企划书参者解参加意义会展期
回执——办者说回执会展企划活动成功否判定标志回执收通常需统计(前需提醒回执单设计非常重应合理圆满应包括信息——明确数职务性联系方式预计达目时间迎送求等等)确认回执效(通常会务费否交纳标志)接需做资源分配——展位酒店住宿安排回执确认确认通知切完成发出回执种形式——传真信函电子邮件网路回执者电话均回执需注意果会展课题允许应该考虑参者特殊求譬家属行员保健求交通代理饮食惯住宿求等果回执清楚会展序安排会起帮助
确认通知——果会务费确认者方式确认发出确认通知时发出应该会展确切点时间议程签程序会展注意事项等
签入住安排
果型商务会议签相简单仅仅名录登记果型会议者展览签项复杂工作
通常情况会议签住宿安排连起型会议果想签程出现混乱必流程准备必须——回执统计表签表格引导协助员住宿宾馆准确房间数量房间号房间分配表钥匙标明入住者姓名房号信封(装客房钥匙通常酒店提供)入住酒店相明显路径指示会议(展览)须知会议(展览)详细日程考察线路参方式酒店功开闭说明付费标准返程预定确认会务交通方式付费标准等等果量计算机作签般情况签服务员应该少6——工作时间应该根会展参员抵达时间合理分配
果事先回执项目设计周全签入住安排帮助
餐饮安排
般言展览统安排餐饮(特邀嘉宾者重客户外)会议通常统安排餐饮餐饮安排通常两种形式——助餐者围桌餐类中式西式清真系列
统安排餐饮会议成控制非常重助餐般发餐券控制(酒店助餐开设餐数低求)事先制订餐标餐谱严格区分正式代表行员家属特殊求者餐厅协商围桌式餐饮安排较复杂——特型会议时候围桌式餐饮安排需考虑问题：开餐时间桌数入餐证桌者安排特殊饮食惯者酒水种类付款等需提醒会议前期考察时注意餐厅具卫生情况餐者出现健康问题果餐者法时集合餐采取桌够数桌开席做法保证餐者权益
交际酒会
交际酒会般需细心策划酒会目加强公关系客户感情联谊氛围十分重
交际酒会通常环境相封闭特色方举行涉环节：乐队(者音响音源)节目演员节目单酒水水果点心烧烤食品道具烧烤具司仪交通工具天气预报第二方案电器技师保安员时舞伴助兴烟火厨师服务员等
重点：场节目司仪安全保障服务程序
酒会规模目没完整标准酒会模式鉴已举办酒会实例
新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招会新闻发布会酒会等般说酒会更意非正式气氛相轻松单独召开附属形式招会举行酒会茶会记者招会般专题性答记者问特色外新闻发布会公关负责执行记者招会般更高层次官员出席形式中常见新闻发布会
新闻发布会素：
●目
●信息发布目标受众
●拟邀请象
●发布会规模
新闻发布会涉事情异般说包括部分：
1活动策划题确定
2节目策划议程安排
3资料准备
4会员邀请沟通确定
5时间场落实场景布置
6产品展示演示信息发布
7现场气氛控制
清楚发布会达成目标发布会类型确定规格方基风格
体新闻发布会分类风格基述套路：
1政治性——严肃感
2高科技产品类——正规中带活泼
3农业类——亲切环保
4文化类——文化感历史感
5般工业品——科技感品质感
6娱乐类——活泼前卫
7时尚产品——典中带时代气息
8工艺品类——典古拙
9类——相应风格
二成立筹委会组织相关员确定组织员保障
发布会牵涉方方面面项工作相互链接相互联系彼交叉必须统筹安排齐时进行仅力殊难完成
建立组织原：专业原专业做专业事知善销商沟通市场销售部门口部门中专家官员沟通般公关负责企业高层出面设组新闻界沟通资料准备公关部门员专业特长新闻界沟通设组二衡原事设组组工作量相衡三分工原分工应该明确职责分明防止互相推委现象外隶属分工横协作明确四扁原般型活动中层次金字塔结构中型活动中宜层级保证灵活机动员太精干高效五制度原时性组织旦加入组织机构员应受规章制度约束
发布会通常牵涉部门般说公司组织高层分副总会筹委会中担定职务公司高层甚高领导会讲话表态整活动中相关部门员工作时间会日常工作相突赢部门理解支持重
筹办新闻发布会牵扯精力时间较条件许话应该请专业公司代理
三确定时间流程目标理做反馈调整
时间控制般时间进度表（倒计时）方式表现注意安排时间合理时留余般说前面时间进度安排紧凑保证面时间调整完善
整活动系统工程流程理指活动中项工作容间相互衔接协调配合关系机组合程理活动中题容意义确定确定议程规格规模规格确定确定数数确定落实场场落实现场布置等等流程理总协调整活动部分着清晰认识便找出工作关键点重点难点般程序框图表现
四活动策划确定活动题
活动策划包括容：
1会议议程策划安排数发布会整程讲话念稿件例行演示实际发布会正式会议做更活跃尤会议开幕
会议议程安排时注意紧凑连贯实践般控制两时宜特发言时间演讲稿件字数应该控制问题讲清楚长度宜太长宜太短实践中15分钟20分钟间较合适
2题策划发布会题种取法常见题中直接出现XXX发布会字样题面正题两者结合
外国家新闻出版关部门规定题中新闻字样发布会须国家新闻出版部门审批般说实践中企业略新闻字样采称法
确定参会员项重工作变化较素变化影响整发布会规格规模进影响发布会素重物出席缺席影响规格者方便起见会议点会议部分容改机场贵宾室进行者时间调整等总协调工作控制关键点宜重点抓
参会员选择服务发布容需原选择相关性强员参加般说官员选择讲话较份量物专家该领域建树名气
新闻记者发布会重头般说先造份拟邀请名单提前周时间发出邀请函然电话落实时间较突然新闻事件采电话传真方式落实做分类统计工作
五拟定活动策划案具体操作方案
活动策划案指导整活动战略战术文供策划活动般说会议核心成员提供
具体操作方案企业部者协助代理公关公司指导整活动具体操作般较详细具体步甚具体胸卡容时间具体分钟般会议员手份
六新闻通稿相关资料准备提供媒体资料般广告手提袋文件袋形式整理妥序摆放新闻发布会前发放新闻媒体序次：
1会议议程
2新闻通稿
3演讲发言稿
4公司组织宣传册
5关图片
6纪念品(纪念品领券)
7企业新闻负责名片(新闻发布进步采访新闻发表寄达联络)
新闻通稿包括：
1消息稿字数较短般1000字发布起快媒体发布会结束时已出版
2通讯稿篇幅较长容充实般深度分析重点报道消息讲清楚背景等问题进行详细阐述消息般篇通讯稿角度提供篇答记者问形式表现
3背景材料
4图片资料
资料般书面形式提供外附电脑光盘软盘形式
5重发言新闻记者发言稿企业高负责发言技术营销分领导发言等新闻价值代表发言列入新闻记者资料中记者报道益标准
6公司组织宣传册
7参会重物知名士材料
七时间选择场落实现场布置
时间选择新闻策划中种艺术发布时机选择效果迥异
企业发布会时避开重事件会议两会期间版面较紧张记者安排时间保证时趋某时机相关性时候起势效果
外时间般选择容易记起日子节日月月初月末避开禁忌日果星期六星期天节假日考虑午进行
场选择般综合考虑点：
品位风格
场选择户外选择室室常见方面配套
酒店星级次发布会选择五星级四星级
外非正式会议离然健康较产品属性选择避暑山庄等召开
酒店风格定位选择酒店风格注意发布会容相统
二实性济性
会议厅容纳数？席台？投影设备电源？布景胸部麦克风远程麦克风？相关服务？住宿酒品食物饮料提供？价钱否合理？没空间浪费？等等考虑
三方便性
离媒体重物远交通否便利泊车否方便？
现场布置包括：
1背景布置题背景板容含题会议日期会写召开城市颜色字体注意美观方颜色企业VI基准
2酒店外围布置酒店外横幅竖幅飘空汽球拱形门等酒店允许允许
3席位摆放
摆放方式：发布会般席台加面课桌式摆放非正式讨性质会议圆桌摆放式注意确定席台员现会议采席台持位发言席贵宾坐面第排方式
摆放原：职位高者前中边
注意席位预留般面会准备桌子坐席
4相关设备发布会前反复调试保证出障
5签迎接：般堂电梯口转弯处导引指示欢迎牌般酒店项服务事先请礼仪姐迎宾般会议会求会者留名片准备请赐名片盒
八现场控制
现场控制体现总协调应变力环事实协调会工作做前面：首先预防变数发生时做培训事前做排练实践现场突变沟通畅考虑周礼节疏忽应该重点重视方面次事前准备备选方案次注意积累现场灵活应变处理技巧
前官员销商陪沟通前记者应该视仁A媒体公开某情况B媒体保密记者挖掘新闻般宜转告
气氛控制总协调处衡重心气氛轻松活泼会者心情会舒畅外重素持果持会分身乏术发布会中需提前安排事情事先持充分沟通()整会议风格致解握
产品演示讲解程中现代科技手段结合做示意图三维图形录相幻灯片等助会者理解
答记者问般说位答负责回答必时涉专业性强问题辅助
国数记者会提恶意刁难问题时连善意刁难问题少涉觉太精彩事实提问够反映记者会议容理解握广度深度记者站众立场提出争议点重点难点众关心点更助传播
发布会前般会准备记者答问备忘提纲事先取致意见尤答辅助答问者取识
发布会程中记者提问应该认真作答关长提问委婉礼貌制止涉企业秘密问题直接礼貌告诉企业机密般说记者理解委婉作答宜采取奉告方式复杂需量解释问题先简单答出点邀请会探讨
整会议应正式结尾果发布会安排晚餐午餐前结束应该酒会助宴会等会议结束时持通知时间点
发布会宴会前般贵宾室安排更深入采访
研讨会议
研讨型会议通常专业性较强参数非行业标准讨般会超100类研讨会关键点会场点选择
会场——般性会场外通常需型会便分组讨会场布置保留持外座位应体现等精神发言麦克风应该座位——非数15
关点通常选择相封闭安静利保密点郊区环境优美会——应满足夜间娱乐休闲团队精神训练场景变换交通相方便等求
培训会议
培训会议专业型会议通常企业部者教育部门举办带研讨性质外更技交流知识传授培训会议场求相较高——般封闭式会场外应该类拓展训练设施者场话应该高品质休闲放松场培训会议关键点：场培训设施培训师
社团会议
社团会议通常纯会议需发布宣言者决议类书面信息社团会议常配合新闻发布会举行举行类会议表决设施现场会员排序会场控制关键作预算时候应考虑新闻传媒成——包括记者邀请交通住宿餐饮安排等
公益性技术性坛
类会议公开性会议系列分会类会议特点会议场选择非常重基求分割者会场附带会场会议设施求较高——声传译传媒记者招媒体视频直播讨场等均求提供外果会议办会场满足种分割求会务交通成需重点考虑容
订货交流会议
类会议实际兼展览性质会场求相特理想场应该专门展览馆者会展中心带商务会者类似场完美果型订货交流会设立型商务型酒店组织者代理类会议关键点：场选择会场控制展览布置
秘书服务
谓秘书服务指会展办方提供类文秘勤杂时采购时司导等服务服务通常时者时提供预算时通常类笼统计算细分——预计费者类计算果通代理公司操作告诉代理公司作时服务准备必代理公司办方间服务费核算通双方指定联络互相签单认双方财务者相关员核定
茶歇
茶歇般型会议言需中型会议特公司者组织高层会议会间茶歇重茶歇定义会间休息兼气氛调节设置型简易茶话会然提供饮品限中国茶点心限中国点心
通常茶歇准备包括点心求饮品求摆饰求服务茶歇开放时间求等等般时段更换饮品点心组合致茶歇分类中式西式中式饮品包括矿泉水开水绿茶花茶红茶奶茶果茶罐装饮料微量酒精饮料点心般类糕点饼干袋装食品时令水果花式果盘等等西式茶歇饮品般包括式咖啡矿泉水低度酒精饮料罐装饮料红茶果茶牛奶果汁等等点心蛋糕类甜品糕点水果花式果盘中式糕点
翻译
认翻译传声筒工具会议翻译安排道具样简单 采购实翻译工具假翻译特殊工具担负思想传递具思维方式(时候会谈僵局润滑剂者缓剂)翻译特时聘请翻译值认真
谓翻译通(换言翻译者身已掌握知识外领域连概念没)会议涉专业术语通常生僻单词者组合词提前沟通十分必者应告诉翻译发言者通常语速条件映资料交翻译熟悉告诉翻译次会议致研讨者涉容然商业秘密外泻翻译必约束应该——通常书面形式约定长时间接触机密翻译外界透露期间雇方权求翻译保密权求翻译赔偿泄密带损失
车辆调度
重国际性会议行业重会议知名公司全球者区会议参者通常数较身份较高果办者车辆调度成问题果异举办车辆调度值研究通常异举办会议基委托专业机构代理车辆调度涉办者代理方沟通涉会议举办车源问题办方通常提出车求安排求代理公司考虑时间安排预定合理车辆数量行走时间线路等等办方应该提前告诉代理方相准确会者抵达时间数时间段抵达客身份车辆标准告诉代理方果出现预告情形符时希采取弥补措施愿意承担代价
健康保障
般情形健康保障需列入会议者展览企划特殊会议高龄知名学者身体残疾专家者政府官员参加会议健康保障应该纳入会议企划容包括举办医疗信息收集特色专科分布急救车辆呼费支付办法常药品少量采购障碍通道洗浴卫生设备改造等等
保险知识
组织展览需办理保险展览会组织者般负责展出者展品丢失损坏员伤亡事展台发生第三者伤亡事展出者需行安排保险保险涉投保险种投保金额投保期限等问题保险仅涉展品运输涉展台员参观者等
展览涉险种般想象包括展览会取消险展览会推迟险政治险雇工责险运输险战争险火险盗窃险破损险身伤害险公众责险身事险财产丢失险医疗保险等名目繁较冷僻险种展览会附属研讨会发言未出场险展出者没必投保险种根规定需选择险种投保基险包括展品运输身第三者关险种展览会组织者运输公司施工理部门等会规定强制性保险求规定应予执行外展出者根实际需办理险种展出者投保险办理投保需注意事项：展品道具险保期包括运输展览会程投保险种展品盗窃险道具火险等
运输险安排展品动输展览程中保险展品发运取提单清册价办理保险手续般办理切险取保险单保险期货物国仓库发运运回国仓库止分保业务交承保行办理险种根强制性保险求实际需视具体情况决定战争险运输途中货物发生破损丢失应设法事责方取理赔单证法取理赔单证求责方写证明书受损方填写受损报告书连索赔清单交承保公司办理索赔手续索赔期般年
第三者责险防止施工期间施工员事防止参观期间参观者意外伤害展架倒塌压伤参观者应展览施工展出期间投保第三者责险
展出员险包括医保险身事险财产丢失险等飞机目前未达百分百安全展出者展台员办理坐飞机身险飞机票价保险外加办保险万出现事事受损方获航空公司保险公司两笔赔偿
保险应展览业士掌握业务部分展览保险展出者概括成运输施工等规定条款听取保险公司建议安排展出者般长期关系保险公司果展览会规定必须指定保险公司解清楚规定办展览会组织者通常会推荐保险公司专业展览保险公司提供揽子展览保险
果展出者办长年保险专门展览办理保险需展览保险纳入长年保险范围保险公司会增加保险金果集体展出组织者投保果长业务关系保险公司提供优惠标准
集体展出组织者般会承担保险费会统办理保险集体办理保险省参展者精力费均摊标准会低
保险重单证受保险单单证受损报告书
礼仪迎送
会议言必礼仪显温馨礼仪工作般包括模特召集程序分解简单培训服装道具准备礼仪执行等
值注意礼仪文化素质外语基技考察简单形体决定否聘请外点礼仪性否符合工作求
种题会议礼仪求样学术性会议政府性质会议求模特着装较素雅抢专家政府员形象销售类会展需模特企业产品锦添花量着装鲜艳企业产品品质形象求致
展览礼仪企划
展览会独具专业性针性特点逐渐成国际国企业直接面客户展示极工具次时种新礼仪文化诞生展览礼仪展览礼仪早形成40年代法国巴黎次展览会70年代形成规模逐步专业化正规化发展80年代末90年代初展览礼仪国逐步发展起
礼仪企划通专业策划公司精心策划参加展览会公司提供完美参展活动设计方案包括硬件展位展台布置配合种声光电效果软件宣传促销活动展览礼仪模特培训包装等公司优势限度表现出公司参加展览会目非提高公司知名度吸引客户洽谈合作客户心目中树立良品牌形象达目前提条件必须：先吸引参展企业通常务交展览礼仪企划公司做
进行展览礼仪策划企业万商云集中枝独秀呢？
1解展览会类型企业品牌产品特点展台风格展位周边环境竞争手情况
2通掌握资料进行整礼仪活动创意策划例达影视效果解说效果配音效果等等
3根展示风格选择礼仪姐活泼开朗型巧玲珑型现代表演型模特
4根选择模特进行服装设计制作展览服装求新奇悦目创意分稳重型明快型总充分表现企业特色
5根创意模特进行分工例：解说员演员展示员接员进行员培训
6展览期间礼仪企划公司理礼仪姐发挥展览成功着影响 1996年中国国际汽车展中世界名车云集盛况空前取极成功成功背展览会中礼仪企划功灭奔驰宝马田三菱等名车仅展台设计技术专业员花力气更礼仪策划员选择培训服装选择等方面功夫走进展览会田姐嗓音清澈解说赞叹已福特姐现场表演流连忘返精美展台高雅姐更显示出汽车名牌展览礼仪姐汽车品牌车型风格特点巧妙融合相益彰体现出展览礼仪企划精细独具匠心伴汽车展轰动效应展览礼仪企划更加受重视
提模特般会想时装表演展览模特解较浅淡通常认展览模特请位漂亮姐站里发资料？里仅说点漂亮姐发资料推广企业形象远远够单单漂亮姐胜展览礼仪模特展览礼仪模特具备良公关素质：应变力动听声音流利解说力服装模特表现力丰富礼仪常识等企业认公司中专业技术员完全应付需礼仪企划——错技术员应付技术问题技术员难短时间吸引客户视线非技术员着模特般气质形象
关礼仪姐礼仪企划展览运举例子：中国国际展览中心次国际制冷展美国TRAE公司着出色展览设计礼仪模特企划获极成功——纷纷TRAE独特展示设计吸引亮丽背景幕布悬挂着张巨幅风景画象征着TRAE公司改善生存环境奋斗目标展台两位美丽动姐带着微笑宾合影位专业摄影师次成相机幕变成永恒短短天约4000TRAE姐合影片TRAE公司成功展览礼仪企划时传佳话
展台员训练
保证良展出效率效果配备展台员必须进行培训时雇佣员固定工作员包括公司高级员应接受培训培训目展台员解展出目掌握展台工作技巧培养合作集体精神
果条件许安排较正规培训少开幕前进行简单工作交代技术指导培训工作选定展台员着手进行较正规培训形式包括筹备会培训班时间半天两天点专门安排量教学辅助工具投影仪讲义等培训方法量正规越正规越显示组织者重视培训效果越负责参加展览应参加训练提高训练效果利
培训容系统培训材料编印成套欧美国家展览行业协会展览研究机构展览咨询公司安排专门展览培训专门展台工作培训教材录带等购买参考培训教材应该标明秘密程度培训容步骤分三部分：
1情况介绍包括员介绍筹备情况介绍展出情况介绍等情况介绍目展台员熟悉展出背景环境条件
●首先相互介绍培训者接受培训者介绍仅介绍姓名工作介绍展览方面知识验
●展出介绍包括展览会展台情况展览会情况包括名称点展出日期开馆时间场面展馆位置出入口办公室餐厅厕位置等展台情况包括展出意图展出目目标观众展台位置展台序号展台布局展出工作整体安排等
●展出活动介绍包括记者招会开幕仪式馆日活动贵宾接活动等展台员提出相应工作求展品介绍详细介绍项展品性数法途等市场介绍包括销售规模销售渠道规章制度特点惯销售价格等
2工作安排展台员布置展台工作提出求标准必须展台知道理解展出目布置展台工作包括观众接贸易洽谈资料散发公关工作新闻工作续工作等进行分工提出求理安排包括工作时间轮班安排日展台会议记录理等行政安排包括展台员宿膳行日程等安排展出成交展台工作准备围绕开展包括市场调研准备货源准备产品资料准备贸易条款等
3技术训练训练展台接推销技巧展台工作环境工作验推销员应接受展台技巧培训模拟方式应准备完善系统培训资料外果培养展台员认真工作态度协作精神集体感
秩序维护
会议展览言希良秩序型会议(特企业者)会议秩序基控制型会议展览秩序控制显重
型会议采代表证者入场券方式控制果需保密代表证特制印制代表数码身份片会场入口设立保安
展览控制较复杂展览办者关注展商关注目标展览办方需控制秩序展商需信息化信息获取便利性展览附带展中会带技术交流者坛性质通常会展商者参展员进行身份级分类保证技术交流者坛外界者关展商干扰控制手段带条形码参展证(需配备读码机)者磁卡式代表证时满足展商信息化需求现国外开始引入电子名片理
资料快速收集利器——电子名片
传统展会少满天飞名片参展商天展会结束总花两时整理名片想取代繁琐电子名片
谓电子名片通常磁卡带条形码材料制作——说参展商参观者特制参展证签发该证前组委会会求参展商参观者输入资料包括公司名称联络办法职衔公司性质业务范围等然资料存入卡中时组委会会购置类磁卡条形码读取设备供出租参展商选择租否参展商租设备需设备连接电脑开始买家需名片参展商时需存资料入场证读取设备划资料会眨眼间传输参展商电脑里参展商双方谈话点记录相应备注栏里做十分条理理买家资料
设备较昂贵展会组委会统购买重复参展商需付出较低价格组委会租十分实惠方便果参展商买家电子名片展览会甚铁路入口样理准确记录入场数
会展考察旅游
实际会展考察者旅游嘉宾特安排具公关性质行然排部分行真正商务考察(获取行业者相关行业信息举行市场调研性质动作)
1 真正商务考察：类商务考察实际办者已作安排需会展中介公司提供服务目住宿餐饮预定安排交通工具司员导话需中介公司协助解决媒介邀请映资料摄制中介公司职体等办者前导服务勤保障部门
2 会展旅游：般言会展旅游基安排短线旅行旅程少离开会展举办500公里时间会超48时(数24时)少数旅程超1000公里时间长达周——甚跨国旅行时中介公司作相旅行社提供线路咨询线路包价购买导游景点票务车辆住宿餐饮安排旅游保险购买落实异返程票务等服务
展览设计
果说展览台戏展览设计戏剧题思想时候展商提出总体求时候展商没提炼需展商中介公司沟通制定
现国展览设计基处抄袭国外展览设计阶段材料展商愿意承受成国际相差甚远设计般考虑成次考虑创意
设计基框架应根展商行业属性展出参观者群体展览场背景空间设定露天展览选材考虑气候安全素
展览设计造型选择限验总结：
1造型考虑展位利率化
2造型考虑流心理流
3造型应符合参观象审美导
4造型考虑施工难度成素
5造型考虑安全性
展览设计材料选择关键展览类需沉稳点展览需活泼需展现科技需显示环保需表现艺术者文者社会公益总表现题材质选择考验方面会展中介机构展商专业优势现代科技发展快新材料新光源新媒体层出穷中介公司敏锐展商提供展览设计趋势象审美导外更展商提供成节约方法
产品展位装潢展具
中国产品价廉物美著称否认整体形象档次许厂家产品设计装潢包装工夫外忽略参展时展位装饰——会产品形象产生影响
著名展会里国企业摊位停留三板桌加两凳水呆板毫新意统计型展览里半数参观买家展场停留时间足8时国外企业效吸引买家短短时间令买家产品留深刻印象产品质量硬设计新颖外出心裁摊位设计装潢功没
现流行展示具3类：次性展具循环便携式展具循环租式展具
次性展具般较实力较具创意展览工程公司客户度身订造选材料木制品优点制宜通千变万化甚超越想象心欲造型充分体现企业产品形象足处旦成形易改变单次价格较高通常次
循环租式展具通常材料昂贵者必拥器材物权专业展览工程公司租优点结构坚固器材耐通钢制支架拼制造型三维视觉丰富变时更改次展会里日变样足处价格较高易携带
普遍数循环便携式展具种展具般采折叠支架辅喷涂精美宣传图片流畅整体线条必拘传统三面围板式结构较突出体现公司形象传递产品信息种展具优点价格相宜便携带标准展具拆卸折叠进行搬运十分适合长途运输外观结构允许范围改变开头通更新宣传图片配合新产品足处变化两种器材样化总说国般厂家参展说较适合第3种便携式展示具需投入破传统形象宣传方式循
展台搭建什注意？
成千万观众涌进展览会家厂商具风格展台姿彩场面常常目暇接想象展览会开始前里片计划组织混乱运输车辆横七竖八卡车司机忙着号入座参展商等候着货物展览会货运重头戏首先时搭建拆展台务非行家里手胜
种样展览会种展品天飞直升机跑活动物均入展览场展览会货运相应求参展商应根货物容数量确定租运输装卸器械者干脆委托搬运公司展览专业代理商里建议者负责搭建程协调工作许供货商时时候安排先序出租力器械
展览会展台搭建说般两种装卸首先种直接装卸说搭建日期卡车直接开展厅里展览代理商负责卸货中间储存参展商必操心环节节约相应费外易破损物品玻璃理石板等须次搬运采种方式应注意时间预算宽松考虑种种延误性例：交通阻塞事等等果数量较提前送货集中运输开始搭建前货物应运抵展览代理商处暂时储存货物规定时间运展台位置需注意笨重占物品先行运入现场般展馆安排辆汽车起重机便吊卸展品果展台搭建半样机器难武
展位参展引注目
参展企业身规模资金力等限制时参展购买展位通常展位想引注意件容易事展位吸引观众目光呢？
●灯光展位耀眼起部分展览中心提供参展商天花板聚光灯否租便携式明系统根产业调查明展览品认识度提高30％—50％
●强调设计突出视觉效应企业通常采传统方式展览赖规模场企业应该新颖设计凸显展位
●展位选择合适展示品代表性产品避免度拥挤稀松
●善利组合式展览具避免低廉展览道具应该精感觉展位装潢品位
●少量较图片创造出强烈视觉效果——图片定精美构图应该舒适失抢眼创意显凌乱太密集太图片皆易读取时限制文字图片放视线图片应壁板120cm方开始放置
●保证企业VI忠实原展位装饰胆抢眼颜色样较远距离凸显出避免易融入背景中性颜色
●成立完整服务式展览展位热情接展位参观者问必答果仅仅手册传单赠品样品摆放桌参观者索取动询问法实现商家观众互动非参展目
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预算
会议展览预算概念通常言会议预算包括方面：
1交通费
交通费细分：
(1)出发会务交通费——包括航班铁路公路客轮目车站机场码头住宿交通
(2)会议期间交通费——会务交通费包括住宿会交通会餐饮点交通会商务交际场交通商务考察交通会员预定交通
(3)欢送交通返程交通——包括航班铁路公路客轮住宿机场车站港口交通费
2会议室厅费
具体细分：
(1)会议场租金——通常言场租赁已包含某常设施譬激光指示笔音响系统桌椅席台白板者黑板油性笔粉笔等非常规设施涵盖——投影设备时性装饰物展架等需加装非席台发言线路时需外预算
(2)会议设施租赁费——部分费租赁特殊设备投影仪笔记电脑移动式声翻译系统会场展示系统媒体系统摄录设备等租赁时通常需支付定保证金租赁费中包括设备技术支持维护费值注意租赁时应设备类功效参数作出具体求（通常专业会议服务公司咨询便获适宜性价）否影响会议进行外会议设施品牌产新旧租赁价格相差
(3)会场布置费——果特殊求通常言部分费包含会场租赁费中果特殊求专业会议服务商协商
(4)支持费——支持通常包括广告印刷礼仪秘书服务运输仓储娱乐保健媒介公关系等基支持均时性质果会议办方分寻找行业支持话成费市场行价高果专业会议服务商代理获价格相较低廉服务专业支持
单项服务支持办方应细化项求单独签订服务协议
3住宿费
住宿费应该非常理解——值注意住宿费里面价格完全价格点需外加收政府税金会议言住宿费开支找专业会展服务商通常获较折扣
正常住宿费酒店星级标准房型等素关外客房开放服务项目关——譬客房长途通讯洗换迷吧酒水次性换洗衣物互联网水果提供等服务否开放关会议办方应明确酒店应关闭者开放服务项目范围
4餐饮费
会议餐饮费简单复杂取决会议议程需会议目
(1)早餐
早餐通常助餐然采取围桌式餐费数计算（考虑会议餐特殊性原材料预备预计餐数实际餐数相差15％否餐馆理拒绝实际餐数结算——改预定数收取费）
(2)中餐午餐
中餐午餐基属正餐采取数预算——助餐形式桌预算——围桌式形式果办方希酒水消费行采购非餐馆提供餐馆会收取定数量服务费
(3)酒水服务费
通常果高星级酒店餐厅餐餐厅谢绝办方行外带酒水消费果外带酒水消费餐厅通常需加收服务费高星级酒店举办会议宴会通常基消费水准基础加收15％左右服务费
(4)会场茶歇
项费基数预算预算时提出时段茶歇食物饮料组合承办者告知茶歇价格通常包含服务员费果办方需非程序服务需外预算通常情况茶歇种类分西式中式两种——西式基咖啡红茶西式点心水果等中式开水绿茶者花茶果茶水果咖啡水果点心
(5)联谊酒会舞会
事实联谊酒会舞会预算单独宴会复杂宴会设定餐标规模预算容易计算酒会舞会预算设计场节目支持预算需较长时间确认：
6视听设备
非室外进行否视听设备费通常忽略果公关系效果室外进行视听设备预算较复杂包括：
●设备身租赁费通常天计算
●设备运输安装调试控制技术员支持费会展服务商代理
●音源——背景音乐娱乐音乐选择办者带委托代理
c演员节目
通常选定节目场次计算——预算金额通常节目表演难度参数正相关适宜点果固定演出预算简单观表演数正相关——专场包场外
d——点心水果调制色酒
5杂费
杂费指会展程中时性安排产生费包括印时运输装卸纪念品模特礼仪服务时道具传真通讯快递服务时保健翻译导时商务车汇兑等等杂费预算难计划通常会务费预算中增列预见费作机动处理
展览预算会议预算相什呢？
展览预算会议预算相方方——
相方：住宿费餐饮费商务考察费(果考察计划话)
方：展览场租赁展览布置展品运输仓储型新闻发布会者酒会
展览场租赁：果展览固定展览场进行展览场租赁预算通常展位计算国际标准展位面积通常3mX3m隔断高度23m25m间标配设施射灯椅子资料桌电源展馆业通常列设备供租赁：展布支架视听设备媒体设备装饰品型搬运工具等
果公场举办展览(譬市政广场者体育场等)场租赁预算难预测——通常面议日计算价格场流集中度展览时间(否重假日等)关
邀请
什样会议者展览办者然希适宜象(客户)参加作办者邀请方式非常重通常情况邀请包括信息发布回执处理确认通知等3程序
信息发布——媒体分印刷品(包括邀请信函组织文件会议通知)电子邮件印刷媒介公告电子媒介公告等种形式通常信息发布包括题时间点(暂定者候选)议程安排费标准等等附送会议(展)企划书参者解参加意义会展期
回执——办者说回执会展企划活动成功否判定标志回执收通常需统计(前需提醒回执单设计非常重应合理圆满应包括信息——明确数职务性联系方式预计达目时间迎送求等等)确认回执效(通常会务费否交纳标志)接需做资源分配——展位酒店住宿安排回执确认确认通知切完成发出回执种形式——传真信函电子邮件网路回执者电话均回执需注意果会展课题允许应该考虑参者特殊求譬家属行员保健求交通代理饮食惯住宿求等果回执清楚会展序安排会起帮助
确认通知——果会务费确认者方式确认发出确认通知时发出应该会展确切点时间议程签程序会展注意事项等
签入住安排
果型商务会议签相简单仅仅名录登记果型会议者展览签项复杂工作
通常情况会议签住宿安排连起型会议果想签程出现混乱必流程准备必须——回执统计表签表格引导协助员住宿宾馆准确房间数量房间号房间分配表钥匙标明入住者姓名房号信封(装客房钥匙通常酒店提供)入住酒店相明显路径指示会议(展览)须知会议(展览)详细日程考察线路参方式酒店功开闭说明付费标准返程预定确认会务交通方式付费标准等等果量计算机作签般情况签服务员应该少6——工作时间应该根会展参员抵达时间合理分配
果事先回执项目设计周全签入住安排帮助
餐饮安排
般言展览统安排餐饮(特邀嘉宾者重客户外)会议通常统安排餐饮餐饮安排通常两种形式——助餐者围桌餐类中式西式清真系列
统安排餐饮会议成控制非常重助餐般发餐券控制(酒店助餐开设餐数低求)事先制订餐标餐谱严格区分正式代表行员家属特殊求者餐厅协商围桌式餐饮安排较复杂——特型会议时候围桌式餐饮安排需考虑问题：开餐时间桌数入餐证桌者安排特殊饮食惯者酒水种类付款等需提醒会议前期考察时注意餐厅具卫生情况餐者出现健康问题果餐者法时集合餐采取桌够数桌开席做法保证餐者权益
交际酒会
交际酒会般需细心策划酒会目加强公关系客户感情联谊氛围十分重
交际酒会通常环境相封闭特色方举行涉环节：乐队(者音响音源)节目演员节目单酒水水果点心烧烤食品道具烧烤具司仪交通工具天气预报第二方案电器技师保安员时舞伴助兴烟火厨师服务员等
重点：场节目司仪安全保障服务程序
酒会规模目没完整标准酒会模式鉴已举办酒会实例
新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招会新闻发布会酒会等般说酒会更意非正式气氛相轻松单独召开附属形式招会举行酒会茶会记者招会般专题性答记者问特色外新闻发布会公关负责执行记者招会般更高层次官员出席形式中常见新闻发布会
新闻发布会素：
●目
●信息发布目标受众
●拟邀请象
●发布会规模
新闻发布会涉事情异般说包括部分：
1活动策划题确定
2节目策划议程安排
3资料准备
4会员邀请沟通确定
5时间场落实场景布置
6产品展示演示信息发布
7现场气氛控制
清楚发布会达成目标发布会类型确定规格方基风格
体新闻发布会分类风格基述套路：
1政治性——严肃感
2高科技产品类——正规中带活泼
3农业类——亲切环保
4文化类——文化感历史感
5般工业品——科技感品质感
6娱乐类——活泼前卫
7时尚产品——典中带时代气息
8工艺品类——典古拙
9类——相应风格
二成立筹委会组织相关员确定组织员保障
发布会牵涉方方面面项工作相互链接相互联系彼交叉必须统筹安排齐时进行仅力殊难完成
建立组织原：专业原专业做专业事知善销商沟通市场销售部门口部门中专家官员沟通般公关负责企业高层出面设组新闻界沟通资料准备公关部门员专业特长新闻界沟通设组二衡原事设组组工作量相衡三分工原分工应该明确职责分明防止互相推委现象外隶属分工横协作明确四扁原般型活动中层次金字塔结构中型活动中宜层级保证灵活机动员太精干高效五制度原时性组织旦加入组织机构员应受规章制度约束
发布会通常牵涉部门般说公司组织高层分副总会筹委会中担定职务公司高层甚高领导会讲话表态整活动中相关部门员工作时间会日常工作相突赢部门理解支持重
筹办新闻发布会牵扯精力时间较条件许话应该请专业公司代理
三确定时间流程目标理做反馈调整
时间控制般时间进度表（倒计时）方式表现注意安排时间合理时留余般说前面时间进度安排紧凑保证面时间调整完善
整活动系统工程流程理指活动中项工作容间相互衔接协调配合关系机组合程理活动中题容意义确定确定议程规格规模规格确定确定数数确定落实场场落实现场布置等等流程理总协调整活动部分着清晰认识便找出工作关键点重点难点般程序框图表现
四活动策划确定活动题
活动策划包括容：
1会议议程策划安排数发布会整程讲话念稿件例行演示实际发布会正式会议做更活跃尤会议开幕
会议议程安排时注意紧凑连贯实践般控制两时宜特发言时间演讲稿件字数应该控制问题讲清楚长度宜太长宜太短实践中15分钟20分钟间较合适
2题策划发布会题种取法常见题中直接出现XXX发布会字样题面正题两者结合
外国家新闻出版关部门规定题中新闻字样发布会须国家新闻出版部门审批般说实践中企业略新闻字样采称法
确定参会员项重工作变化较素变化影响整发布会规格规模进影响发布会素重物出席缺席影响规格者方便起见会议点会议部分容改机场贵宾室进行者时间调整等总协调工作控制关键点宜重点抓
参会员选择服务发布容需原选择相关性强员参加般说官员选择讲话较份量物专家该领域建树名气
新闻记者发布会重头般说先造份拟邀请名单提前周时间发出邀请函然电话落实时间较突然新闻事件采电话传真方式落实做分类统计工作
五拟定活动策划案具体操作方案
活动策划案指导整活动战略战术文供策划活动般说会议核心成员提供
具体操作方案企业部者协助代理公关公司指导整活动具体操作般较详细具体步甚具体胸卡容时间具体分钟般会议员手份
六新闻通稿相关资料准备提供媒体资料般广告手提袋文件袋形式整理妥序摆放新闻发布会前发放新闻媒体序次：
1会议议程
2新闻通稿
3演讲发言稿
4公司组织宣传册
5关图片
6纪念品(纪念品领券)
7企业新闻负责名片(新闻发布进步采访新闻发表寄达联络)
新闻通稿包括：
1消息稿字数较短般1000字发布起快媒体发布会结束时已出版
2通讯稿篇幅较长容充实般深度分析重点报道消息讲清楚背景等问题进行详细阐述消息般篇通讯稿角度提供篇答记者问形式表现
3背景材料
4图片资料
资料般书面形式提供外附电脑光盘软盘形式
5重发言新闻记者发言稿企业高负责发言技术营销分领导发言等新闻价值代表发言列入新闻记者资料中记者报道益标准
6公司组织宣传册
7参会重物知名士材料
七时间选择场落实现场布置
时间选择新闻策划中种艺术发布时机选择效果迥异
企业发布会时避开重事件会议两会期间版面较紧张记者安排时间保证时趋某时机相关性时候起势效果
外时间般选择容易记起日子节日月月初月末避开禁忌日果星期六星期天节假日考虑午进行
场选择般综合考虑点：
品位风格
场选择户外选择室室常见方面配套
酒店星级次发布会选择五星级四星级
外非正式会议离然健康较产品属性选择避暑山庄等召开
酒店风格定位选择酒店风格注意发布会容相统
二实性济性
会议厅容纳数？席台？投影设备电源？布景胸部麦克风远程麦克风？相关服务？住宿酒品食物饮料提供？价钱否合理？没空间浪费？等等考虑
三方便性
离媒体重物远交通否便利泊车否方便？
现场布置包括：
1背景布置题背景板容含题会议日期会写召开城市颜色字体注意美观方颜色企业VI基准
2酒店外围布置酒店外横幅竖幅飘空汽球拱形门等酒店允许允许
3席位摆放
摆放方式：发布会般席台加面课桌式摆放非正式讨性质会议圆桌摆放式注意确定席台员现会议采席台持位发言席贵宾坐面第排方式
摆放原：职位高者前中边
注意席位预留般面会准备桌子坐席
4相关设备发布会前反复调试保证出障
5签迎接：般堂电梯口转弯处导引指示欢迎牌般酒店项服务事先请礼仪姐迎宾般会议会求会者留名片准备请赐名片盒
八现场控制
现场控制体现总协调应变力环事实协调会工作做前面：首先预防变数发生时做培训事前做排练实践现场突变沟通畅考虑周礼节疏忽应该重点重视方面次事前准备备选方案次注意积累现场灵活应变处理技巧
前官员销商陪沟通前记者应该视仁A媒体公开某情况B媒体保密记者挖掘新闻般宜转告
气氛控制总协调处衡重心气氛轻松活泼会者心情会舒畅外重素持果持会分身乏术发布会中需提前安排事情事先持充分沟通()整会议风格致解握
产品演示讲解程中现代科技手段结合做示意图三维图形录相幻灯片等助会者理解
答记者问般说位答负责回答必时涉专业性强问题辅助
国数记者会提恶意刁难问题时连善意刁难问题少涉觉太精彩事实提问够反映记者会议容理解握广度深度记者站众立场提出争议点重点难点众关心点更助传播
发布会前般会准备记者答问备忘提纲事先取致意见尤答辅助答问者取识
发布会程中记者提问应该认真作答关长提问委婉礼貌制止涉企业秘密问题直接礼貌告诉企业机密般说记者理解委婉作答宜采取奉告方式复杂需量解释问题先简单答出点邀请会探讨
整会议应正式结尾果发布会安排晚餐午餐前结束应该酒会助宴会等会议结束时持通知时间点
发布会宴会前般贵宾室安排更深入采访
研讨会议
研讨型会议通常专业性较强参数非行业标准讨般会超100类研讨会关键点会场点选择
会场——般性会场外通常需型会便分组讨会场布置保留持外座位应体现等精神发言麦克风应该座位——非数15
关点通常选择相封闭安静利保密点郊区环境优美会——应满足夜间娱乐休闲团队精神训练场景变换交通相方便等求
培训会议
培训会议专业型会议通常企业部者教育部门举办带研讨性质外更技交流知识传授培训会议场求相较高——般封闭式会场外应该类拓展训练设施者场话应该高品质休闲放松场培训会议关键点：场培训设施培训师
社团会议
社团会议通常纯会议需发布宣言者决议类书面信息社团会议常配合新闻发布会举行举行类会议表决设施现场会员排序会场控制关键作预算时候应考虑新闻传媒成——包括记者邀请交通住宿餐饮安排等
公益性技术性坛
类会议公开性会议系列分会类会议特点会议场选择非常重基求分割者会场附带会场会议设施求较高——声传译传媒记者招媒体视频直播讨场等均求提供外果会议办会场满足种分割求会务交通成需重点考虑容
订货交流会议
类会议实际兼展览性质会场求相特理想场应该专门展览馆者会展中心带商务会者类似场完美果型订货交流会设立型商务型酒店组织者代理类会议关键点：场选择会场控制展览布置
秘书服务
谓秘书服务指会展办方提供类文秘勤杂时采购时司导等服务服务通常时者时提供预算时通常类笼统计算细分——预计费者类计算果通代理公司操作告诉代理公司作时服务准备必代理公司办方间服务费核算通双方指定联络互相签单认双方财务者相关员核定
茶歇
茶歇般型会议言需中型会议特公司者组织高层会议会间茶歇重茶歇定义会间休息兼气氛调节设置型简易茶话会然提供饮品限中国茶点心限中国点心
通常茶歇准备包括点心求饮品求摆饰求服务茶歇开放时间求等等般时段更换饮品点心组合致茶歇分类中式西式中式饮品包括矿泉水开水绿茶花茶红茶奶茶果茶罐装饮料微量酒精饮料点心般类糕点饼干袋装食品时令水果花式果盘等等西式茶歇饮品般包括式咖啡矿泉水低度酒精饮料罐装饮料红茶果茶牛奶果汁等等点心蛋糕类甜品糕点水果花式果盘中式糕点
翻译
认翻译传声筒工具会议翻译安排道具样简单 采购实翻译工具假翻译特殊工具担负思想传递具思维方式(时候会谈僵局润滑剂者缓剂)翻译特时聘请翻译值认真
谓翻译通(换言翻译者身已掌握知识外领域连概念没)会议涉专业术语通常生僻单词者组合词提前沟通十分必者应告诉翻译发言者通常语速条件映资料交翻译熟悉告诉翻译次会议致研讨者涉容然商业秘密外泻翻译必约束应该——通常书面形式约定长时间接触机密翻译外界透露期间雇方权求翻译保密权求翻译赔偿泄密带损失
车辆调度
重国际性会议行业重会议知名公司全球者区会议参者通常数较身份较高果办者车辆调度成问题果异举办车辆调度值研究通常异举办会议基委托专业机构代理车辆调度涉办者代理方沟通涉会议举办车源问题办方通常提出车求安排求代理公司考虑时间安排预定合理车辆数量行走时间线路等等办方应该提前告诉代理方相准确会者抵达时间数时间段抵达客身份车辆标准告诉代理方果出现预告情形符时希采取弥补措施愿意承担代价
健康保障
般情形健康保障需列入会议者展览企划特殊会议高龄知名学者身体残疾专家者政府官员参加会议健康保障应该纳入会议企划容包括举办医疗信息收集特色专科分布急救车辆呼费支付办法常药品少量采购障碍通道洗浴卫生设备改造等等
保险知识
组织展览需办理保险展览会组织者般负责展出者展品丢失损坏员伤亡事展台发生第三者伤亡事展出者需行安排保险保险涉投保险种投保金额投保期限等问题保险仅涉展品运输涉展台员参观者等
展览涉险种般想象包括展览会取消险展览会推迟险政治险雇工责险运输险战争险火险盗窃险破损险身伤害险公众责险身事险财产丢失险医疗保险等名目繁较冷僻险种展览会附属研讨会发言未出场险展出者没必投保险种根规定需选择险种投保基险包括展品运输身第三者关险种展览会组织者运输公司施工理部门等会规定强制性保险求规定应予执行外展出者根实际需办理险种展出者投保险办理投保需注意事项：展品道具险保期包括运输展览会程投保险种展品盗窃险道具火险等
运输险安排展品动输展览程中保险展品发运取提单清册价办理保险手续般办理切险取保险单保险期货物国仓库发运运回国仓库止分保业务交承保行办理险种根强制性保险求实际需视具体情况决定战争险运输途中货物发生破损丢失应设法事责方取理赔单证法取理赔单证求责方写证明书受损方填写受损报告书连索赔清单交承保公司办理索赔手续索赔期般年
第三者责险防止施工期间施工员事防止参观期间参观者意外伤害展架倒塌压伤参观者应展览施工展出期间投保第三者责险
展出员险包括医保险身事险财产丢失险等飞机目前未达百分百安全展出者展台员办理坐飞机身险飞机票价保险外加办保险万出现事事受损方获航空公司保险公司两笔赔偿
保险应展览业士掌握业务部分展览保险展出者概括成运输施工等规定条款听取保险公司建议安排展出者般长期关系保险公司果展览会规定必须指定保险公司解清楚规定办展览会组织者通常会推荐保险公司专业展览保险公司提供揽子展览保险
果展出者办长年保险专门展览办理保险需展览保险纳入长年保险范围保险公司会增加保险金果集体展出组织者投保果长业务关系保险公司提供优惠标准
集体展出组织者般会承担保险费会统办理保险集体办理保险省参展者精力费均摊标准会低
保险重单证受保险单单证受损报告书
礼仪迎送
会议言必礼仪显温馨礼仪工作般包括模特召集程序分解简单培训服装道具准备礼仪执行等
值注意礼仪文化素质外语基技考察简单形体决定否聘请外点礼仪性否符合工作求
种题会议礼仪求样学术性会议政府性质会议求模特着装较素雅抢专家政府员形象销售类会展需模特企业产品锦添花量着装鲜艳企业产品品质形象求致
展览礼仪企划
展览会独具专业性针性特点逐渐成国际国企业直接面客户展示极工具次时种新礼仪文化诞生展览礼仪展览礼仪早形成40年代法国巴黎次展览会70年代形成规模逐步专业化正规化发展80年代末90年代初展览礼仪国逐步发展起
礼仪企划通专业策划公司精心策划参加展览会公司提供完美参展活动设计方案包括硬件展位展台布置配合种声光电效果软件宣传促销活动展览礼仪模特培训包装等公司优势限度表现出公司参加展览会目非提高公司知名度吸引客户洽谈合作客户心目中树立良品牌形象达目前提条件必须：先吸引参展企业通常务交展览礼仪企划公司做
进行展览礼仪策划企业万商云集中枝独秀呢？
1解展览会类型企业品牌产品特点展台风格展位周边环境竞争手情况
2通掌握资料进行整礼仪活动创意策划例达影视效果解说效果配音效果等等
3根展示风格选择礼仪姐活泼开朗型巧玲珑型现代表演型模特
4根选择模特进行服装设计制作展览服装求新奇悦目创意分稳重型明快型总充分表现企业特色
5根创意模特进行分工例：解说员演员展示员接员进行员培训
6展览期间礼仪企划公司理礼仪姐发挥展览成功着影响 1996年中国国际汽车展中世界名车云集盛况空前取极成功成功背展览会中礼仪企划功灭奔驰宝马田三菱等名车仅展台设计技术专业员花力气更礼仪策划员选择培训服装选择等方面功夫走进展览会田姐嗓音清澈解说赞叹已福特姐现场表演流连忘返精美展台高雅姐更显示出汽车名牌展览礼仪姐汽车品牌车型风格特点巧妙融合相益彰体现出展览礼仪企划精细独具匠心伴汽车展轰动效应展览礼仪企划更加受重视
提模特般会想时装表演展览模特解较浅淡通常认展览模特请位漂亮姐站里发资料？里仅说点漂亮姐发资料推广企业形象远远够单单漂亮姐胜展览礼仪模特展览礼仪模特具备良公关素质：应变力动听声音流利解说力服装模特表现力丰富礼仪常识等企业认公司中专业技术员完全应付需礼仪企划——错技术员应付技术问题技术员难短时间吸引客户视线非技术员着模特般气质形象
关礼仪姐礼仪企划展览运举例子：中国国际展览中心次国际制冷展美国TRAE公司着出色展览设计礼仪模特企划获极成功——纷纷TRAE独特展示设计吸引亮丽背景幕布悬挂着张巨幅风景画象征着TRAE公司改善生存环境奋斗目标展台两位美丽动姐带着微笑宾合影位专业摄影师次成相机幕变成永恒短短天约4000TRAE姐合影片TRAE公司成功展览礼仪企划时传佳话
展台员训练
保证良展出效率效果配备展台员必须进行培训时雇佣员固定工作员包括公司高级员应接受培训培训目展台员解展出目掌握展台工作技巧培养合作集体精神
果条件许安排较正规培训少开幕前进行简单工作交代技术指导培训工作选定展台员着手进行较正规培训形式包括筹备会培训班时间半天两天点专门安排量教学辅助工具投影仪讲义等培训方法量正规越正规越显示组织者重视培训效果越负责参加展览应参加训练提高训练效果利
培训容系统培训材料编印成套欧美国家展览行业协会展览研究机构展览咨询公司安排专门展览培训专门展台工作培训教材录带等购买参考培训教材应该标明秘密程度培训容步骤分三部分：
1情况介绍包括员介绍筹备情况介绍展出情况介绍等情况介绍目展台员熟悉展出背景环境条件
●首先相互介绍培训者接受培训者介绍仅介绍姓名工作介绍展览方面知识验
●展出介绍包括展览会展台情况展览会情况包括名称点展出日期开馆时间场面展馆位置出入口办公室餐厅厕位置等展台情况包括展出意图展出目目标观众展台位置展台序号展台布局展出工作整体安排等
●展出活动介绍包括记者招会开幕仪式馆日活动贵宾接活动等展台员提出相应工作求展品介绍详细介绍项展品性数法途等市场介绍包括销售规模销售渠道规章制度特点惯销售价格等
2工作安排展台员布置展台工作提出求标准必须展台知道理解展出目布置展台工作包括观众接贸易洽谈资料散发公关工作新闻工作续工作等进行分工提出求理安排包括工作时间轮班安排日展台会议记录理等行政安排包括展台员宿膳行日程等安排展出成交展台工作准备围绕开展包括市场调研准备货源准备产品资料准备贸易条款等
3技术训练训练展台接推销技巧展台工作环境工作验推销员应接受展台技巧培训模拟方式应准备完善系统培训资料外果培养展台员认真工作态度协作精神集体感
秩序维护
会议展览言希良秩序型会议(特企业者)会议秩序基控制型会议展览秩序控制显重
型会议采代表证者入场券方式控制果需保密代表证特制印制代表数码身份片会场入口设立保安
展览控制较复杂展览办者关注展商关注目标展览办方需控制秩序展商需信息化信息获取便利性展览附带展中会带技术交流者坛性质通常会展商者参展员进行身份级分类保证技术交流者坛外界者关展商干扰控制手段带条形码参展证(需配备读码机)者磁卡式代表证时满足展商信息化需求现国外开始引入电子名片理
资料快速收集利器——电子名片
传统展会少满天飞名片参展商天展会结束总花两时整理名片想取代繁琐电子名片
谓电子名片通常磁卡带条形码材料制作——说参展商参观者特制参展证签发该证前组委会会求参展商参观者输入资料包括公司名称联络办法职衔公司性质业务范围等然资料存入卡中时组委会会购置类磁卡条形码读取设备供出租参展商选择租否参展商租设备需设备连接电脑开始买家需名片参展商时需存资料入场证读取设备划资料会眨眼间传输参展商电脑里参展商双方谈话点记录相应备注栏里做十分条理理买家资料
设备较昂贵展会组委会统购买重复参展商需付出较低价格组委会租十分实惠方便果参展商买家电子名片展览会甚铁路入口样理准确记录入场数
会展考察旅游
实际会展考察者旅游嘉宾特安排具公关性质行然排部分行真正商务考察(获取行业者相关行业信息举行市场调研性质动作)
1 真正商务考察：类商务考察实际办者已作安排需会展中介公司提供服务目住宿餐饮预定安排交通工具司员导话需中介公司协助解决媒介邀请映资料摄制中介公司职体等办者前导服务勤保障部门
2 会展旅游：般言会展旅游基安排短线旅行旅程少离开会展举办500公里时间会超48时(数24时)少数旅程超1000公里时间长达周——甚跨国旅行时中介公司作相旅行社提供线路咨询线路包价购买导游景点票务车辆住宿餐饮安排旅游保险购买落实异返程票务等服务
展览设计
果说展览台戏展览设计戏剧题思想时候展商提出总体求时候展商没提炼需展商中介公司沟通制定
现国展览设计基处抄袭国外展览设计阶段材料展商愿意承受成国际相差甚远设计般考虑成次考虑创意
设计基框架应根展商行业属性展出参观者群体展览场背景空间设定露天展览选材考虑气候安全素
展览设计造型选择限验总结：
1造型考虑展位利率化
2造型考虑流心理流
3造型应符合参观象审美导
4造型考虑施工难度成素
5造型考虑安全性
展览设计材料选择关键展览类需沉稳点展览需活泼需展现科技需显示环保需表现艺术者文者社会公益总表现题材质选择考验方面会展中介机构展商专业优势现代科技发展快新材料新光源新媒体层出穷中介公司敏锐展商提供展览设计趋势象审美导外更展商提供成节约方法
产品展位装潢展具
中国产品价廉物美著称否认整体形象档次许厂家产品设计装潢包装工夫外忽略参展时展位装饰——会产品形象产生影响
著名展会里国企业摊位停留三板桌加两凳水呆板毫新意统计型展览里半数参观买家展场停留时间足8时国外企业效吸引买家短短时间令买家产品留深刻印象产品质量硬设计新颖外出心裁摊位设计装潢功没
现流行展示具3类：次性展具循环便携式展具循环租式展具
次性展具般较实力较具创意展览工程公司客户度身订造选材料木制品优点制宜通千变万化甚超越想象心欲造型充分体现企业产品形象足处旦成形易改变单次价格较高通常次
循环租式展具通常材料昂贵者必拥器材物权专业展览工程公司租优点结构坚固器材耐通钢制支架拼制造型三维视觉丰富变时更改次展会里日变样足处价格较高易携带
普遍数循环便携式展具种展具般采折叠支架辅喷涂精美宣传图片流畅整体线条必拘传统三面围板式结构较突出体现公司形象传递产品信息种展具优点价格相宜便携带标准展具拆卸折叠进行搬运十分适合长途运输外观结构允许范围改变开头通更新宣传图片配合新产品足处变化两种器材样化总说国般厂家参展说较适合第3种便携式展示具需投入破传统形象宣传方式循
展台搭建什注意？
成千万观众涌进展览会家厂商具风格展台姿彩场面常常目暇接想象展览会开始前里片计划组织混乱运输车辆横七竖八卡车司机忙着号入座参展商等候着货物展览会货运重头戏首先时搭建拆展台务非行家里手胜
种样展览会种展品天飞直升机跑活动物均入展览场展览会货运相应求参展商应根货物容数量确定租运输装卸器械者干脆委托搬运公司展览专业代理商里建议者负责搭建程协调工作许供货商时时候安排先序出租力器械
展览会展台搭建说般两种装卸首先种直接装卸说搭建日期卡车直接开展厅里展览代理商负责卸货中间储存参展商必操心环节节约相应费外易破损物品玻璃理石板等须次搬运采种方式应注意时间预算宽松考虑种种延误性例：交通阻塞事等等果数量较提前送货集中运输开始搭建前货物应运抵展览代理商处暂时储存货物规定时间运展台位置需注意笨重占物品先行运入现场般展馆安排辆汽车起重机便吊卸展品果展台搭建半样机器难武
展位参展引注目
参展企业身规模资金力等限制时参展购买展位通常展位想引注意件容易事展位吸引观众目光呢？
●灯光展位耀眼起部分展览中心提供参展商天花板聚光灯否租便携式明系统根产业调查明展览品认识度提高30％—50％
●强调设计突出视觉效应企业通常采传统方式展览赖规模场企业应该新颖设计凸显展位
●展位选择合适展示品代表性产品避免度拥挤稀松
●善利组合式展览具避免低廉展览道具应该精感觉展位装潢品位
●少量较图片创造出强烈视觉效果——图片定精美构图应该舒适失抢眼创意显凌乱太密集太图片皆易读取时限制文字图片放视线图片应壁板120cm方开始放置
●保证企业VI忠实原展位装饰胆抢眼颜色样较远距离凸显出避免易融入背景中性颜色
●成立完整服务式展览展位热情接展位参观者问必答果仅仅手册传单赠品样品摆放桌参观者索取动询问法实现商家观众互动非参展目
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