档文件整理规
DAT 222000
1范围
标准规定档文件整理原方法
标准适级机关团体社会组织
2定义
标准采列定义
2·1档文件
立档单位职活动中形成办理完毕应作文书档案保存种纸质文件材料
2·2档文件整理
档文件件单位进行装订分类排列编号编目装盒序化程
2·3件
档文件整理单位般份文件件文件正定稿件正文附件件原件复制作件转发文转发文件报表名册图册等册()件文复文件
3整理原
遵循文件形成规律保持文件间机联系区分价值便保利
4质量求
4·1档文件应齐全完整已破损文件应予修整字迹模糊易退变文件应予复制
4·2整理档文件书写材料纸张装订材料等应符合档案保护求
5整理方法
5·1装订
档文件应件装订装订时正前定稿正文前附件原件前复制件转发文前转发文文复文作件时复文前文
5·2分类
档文件采年度机构(问题)保期限保期限年度机构(问题)等方法进行分类全宗应保持分类方案稳定
5·2·1年度分类
文件形成年度分类
5·2·2保期限分类
文件划定保期限分类
5·2·3机构(问题)分类
文件形成承办机构 (问题)分类 (项视情况予取舍)
5·3排列
档文件应分类方案低级类目事结合时间重程度等排列会议文件统计程表等成套性文件集中排列
5·4编号
档文件应分类方案排列序逐件编号文件首页端空白位置加盖档章填写相关容档章设置全宗号年度保期限件号等必备项设置机构(问题)等选择项 (见图Al图示中*号栏选择项选时须设置)
5·4·1全宗号档案馆立档单位编制代号
5·4·2年度文件形成年度四位阿拉伯数字标注公元纪年1978
5·4·3保期限档文件保期限简称代码
5·4·4件号文件排列序号
件号包括室编件号馆编件号分档文件整理档案移交进馆时编制室编件号编制方法分类方案低级类目文件排列序1开始标注
馆编件号进馆求标注
5·4·5机构 (问题)作分类方案类目机构 (问题)名称规范化简称
5·5编目
档文件应分类方案室编件号序编制档文件目录
5·5·1档文件应逐件编目文复文作件时复文进行编目档文件目 录设置件号责者文号题名日期页数备注等项目(见图A2)
5·5·1·1件号填写室编件号
5·5·1·2责者制发文件组织文件发文机关署名者
5·5·1·3文号文件发文字号
5·5·1·4题名文件标题没标题标题规范拟标题外加 [ ]号
5·5·1·5日期文件形成时间8位阿拉伯数字标注年月日19990909
5·5·1·6页数件档文件页数文件中图文页面页
5·5·1·7备注注释文件需说明情况
5·5·2档文件目录纸幅面尺寸采国际标准A4型 (长╳宽297mm╳2lOmm)
5·5·3档文件目录应装订成册编制封面档文件目录封面视需设置全宗名称年度保期限机构 (问题)等项目(见图A3)中全宗名称立档单位名称填写时应全称规范化简称
5·6装盒
档文件室编件号序装档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目
5·6·1档案盒
5·6·1·1档案盒封面应标明全宗名称档案盒外形尺寸31Omm╳22Omm(长╳宽)盒脊厚度根需设置2Omm3Omm4Omm等 (见图A4(a))
5·6·1·2档案盒应根摆放方式盒脊底边设置全宗号年度保期限起止件号盒号等必备项设置机构 (问题)等选择项 (见图A4(b)图A4(c))中起止件号填写盒第件文件件文件件号中间号连接盒号档案盒排列序号档案移交迸馆时进馆求编制
5·6·1·3档案盒应采酸纸制作
5·6·2备考表
备考表置盒文件项目包括盒文件情况说明整理检查日期(见图A5)
5·6·2·1盒文件情况说明填写盒文件缺损修改补充移出销毁等情况
5·6·2·2整理负责整理档文件员姓名
5·6·2·3检查负责检查档文件整理质量员姓名
5·6·2·4日期档文件整理完毕日期
(20001206批准 20010101实施)
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DAT 222000
1范围
标准规定档文件整理原方法
标准适级机关团体社会组织
2定义
标准采列定义
2·1档文件
立档单位职活动中形成办理完毕应作文书档案保存种纸质文件材料
2·2档文件整理
档文件件单位进行装订分类排列编号编目装盒序化程
2·3件
档文件整理单位般份文件件文件正定稿件正文附件件原件复制作件转发文转发文件报表名册图册等册()件文复文件
3整理原
遵循文件形成规律保持文件间机联系区分价值便保利
4质量求
4·1档文件应齐全完整已破损文件应予修整字迹模糊易退变文件应予复制
4·2整理档文件书写材料纸张装订材料等应符合档案保护求
5整理方法
5·1装订
档文件应件装订装订时正前定稿正文前附件原件前复制件转发文前转发文文复文作件时复文前文
5·2分类
档文件采年度机构(问题)保期限保期限年度机构(问题)等方法进行分类全宗应保持分类方案稳定
5·2·1年度分类
文件形成年度分类
5·2·2保期限分类
文件划定保期限分类
5·2·3机构(问题)分类
文件形成承办机构 (问题)分类 (项视情况予取舍)
5·3排列
档文件应分类方案低级类目事结合时间重程度等排列会议文件统计程表等成套性文件集中排列
5·4编号
档文件应分类方案排列序逐件编号文件首页端空白位置加盖档章填写相关容档章设置全宗号年度保期限件号等必备项设置机构(问题)等选择项 (见图Al图示中*号栏选择项选时须设置)
5·4·1全宗号档案馆立档单位编制代号
5·4·2年度文件形成年度四位阿拉伯数字标注公元纪年1978
5·4·3保期限档文件保期限简称代码
5·4·4件号文件排列序号
件号包括室编件号馆编件号分档文件整理档案移交进馆时编制室编件号编制方法分类方案低级类目文件排列序1开始标注
馆编件号进馆求标注
5·4·5机构 (问题)作分类方案类目机构 (问题)名称规范化简称
5·5编目
档文件应分类方案室编件号序编制档文件目录
5·5·1档文件应逐件编目文复文作件时复文进行编目档文件目 录设置件号责者文号题名日期页数备注等项目(见图A2)
5·5·1·1件号填写室编件号
5·5·1·2责者制发文件组织文件发文机关署名者
5·5·1·3文号文件发文字号
5·5·1·4题名文件标题没标题标题规范拟标题外加 [ ]号
5·5·1·5日期文件形成时间8位阿拉伯数字标注年月日19990909
5·5·1·6页数件档文件页数文件中图文页面页
5·5·1·7备注注释文件需说明情况
5·5·2档文件目录纸幅面尺寸采国际标准A4型 (长╳宽297mm╳2lOmm)
5·5·3档文件目录应装订成册编制封面档文件目录封面视需设置全宗名称年度保期限机构 (问题)等项目(见图A3)中全宗名称立档单位名称填写时应全称规范化简称
5·6装盒
档文件室编件号序装档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目
5·6·1档案盒
5·6·1·1档案盒封面应标明全宗名称档案盒外形尺寸31Omm╳22Omm(长╳宽)盒脊厚度根需设置2Omm3Omm4Omm等 (见图A4(a))
5·6·1·2档案盒应根摆放方式盒脊底边设置全宗号年度保期限起止件号盒号等必备项设置机构 (问题)等选择项 (见图A4(b)图A4(c))中起止件号填写盒第件文件件文件件号中间号连接盒号档案盒排列序号档案移交迸馆时进馆求编制
5·6·1·3档案盒应采酸纸制作
5·6·2备考表
备考表置盒文件项目包括盒文件情况说明整理检查日期(见图A5)
5·6·2·1盒文件情况说明填写盒文件缺损修改补充移出销毁等情况
5·6·2·2整理负责整理档文件员姓名
5·6·2·3检查负责检查档文件整理质量员姓名
5·6·2·4日期档文件整理完毕日期
(20001206批准 20010101实施)
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