业务支持部工作流程汇编
2000．5
目 录
传真发送流程图 1
会议室洽谈室工作流程 2
电话接听工作流程 6
发送信件工作流程 1
传真件收取流程图 2
宾接工作流程 4
名片制作流程图 6
生日礼品发放流程 7
信函收取工作流程 2
卫生保洁理流程 8
办公家具维修调整流程 9
办公区调整流程（办公区公位） 10
电话维修流程 11
电力设施维护维修流程 12
员工午餐理流程 13
安全保卫工作流程 14
购置流程 15
时培训开发环境搭建流程 16
绿化饮水理工作流程 17
外埠员工客户住宿申办流程 18
办公家具申购流程 19
携物物出门审查流程 20
电设施维护流程 21
传真发送流程图
开始
急件
机密
CEO
传真发送工作规 定
确认分类
确认先发送
市 长途
长途登记
件序发送
登记
发送
签字确认
原件否保存
Y N
保存事
事销毁
费汇总分摊报
结束
传真件收取流程图
开始
传真收件工作规定
根容判断
收传真判断否收件名
N
Y Y N
盖章登记
送部门判
Y
急件
分部门放置文件分类架中
机密件
CEO
立刻
15分钟次 N
登记编号说明情况
送相关部门接口事
存档
签收
费统计分摊汇总报
结束
分部门放置暂放加
发送信件工作流程
1 部门确认
2 月25号汇总
3 负责分摊表
月分摊表留档查
报费核员
费统计
补充封装材料
检查误联系发送
分检封装
需求确认
需求分类
办理发送登记
需求误重新填写
1 市件
2 外埠件
3 国际件
1 EMS
2 市速递
3 挂号函
4 信
5 包裹
发送登记
需求发生
Y
信件收发理规定
N
发送结束
信函收取工作流程
收取信件发生
1 EMS
2 市速递
3 挂号函
4 包裹单
5 汇款单
分 检
收发信件理规定
1 收件址
2 收件
核
Y
办理退信手续
误
N
检验误
分类登记
投 送
收件登记
接收签字
收取结束
电话接听工作流程
N
Y
接听电话记录
前台接听程序规范
访问
暂离座位位
前台接听辨需求否正
结束
电发生
1 员工语音信箱
2 代转达联系方式
礼貌谢绝
恢复命
转接完成
二次转接
迅速转接
宾接工作流程
访需求
宾接程序规范
问明需求否正作出反应
保卫员协助阻拦
N
Y
电话联系访问者
礼貌请离
需休息区会见
参观拍需求
N
请示领导批准放行
Y
需进入办公区
宾登记
请宾休息区等候
办理登记发放宾卡
办理登记发放宾卡
会见完毕目送客离
保卫员视卡放行
保卫员视卡放行
访问结束
访问结束
关部门员工全程
会议室洽谈室工作流程
开始
通知申请部门暂时法满足建议重新安排
部门申请预定
N
Ｙ
会务登记：部门时间数需服务
会务情况览板标出已预定
布置会场服务准备
时间未延长 时间延长
会务情况览表标出
通知会务员
提前30分钟通知会务员
通知卫生员清扫
更改会务登记表
会务员通知单位
会务情况览表标出空闲
重新安排会议预定
结束
名片制作流程图
员工名相关信息交部门秘书
秘书检查否正确 正确误
退回更 改
N
Y
秘书名相关信息交行政理员
理员检查否误
退回更 改
Y
N
传真印刷厂
N
底样分部门存档
电话询问确定时间
电告关部门
查收名片检查否误
印方误 供稿误
退回重印
通知部门更改
送达部门签收
N
电告关部门
送达员工手中（科贸希格玛）
登记员工生日
结束
签字登记
记录意见
领导签字
撰写生日卡
生日礼品发放流程
协助购买补充更改
卫生保洁理流程
开始
检查记录
日检查记录
现场解决问题立通知保洁公司协商解决
发现问题
现场纠正时解决
月工作情况保洁公司负责交换意见
常出现问题次协商解决
办公区保洁品带公司整体求
更换保洁公司
更换保洁员
结束
办公家具维修调整流程
开始
现场检查问题进行判断
问题较需专业修理
维修调整位
回应解决方案承诺时间
部门确认方案费
认
联系厂家维修员
满意
部门验收结果
认
满意
费分摊部门
追踪结果征求户意见
接维修调整申请
修立解决
结束
办公区调整流程（办公区公位）
开始
部门提出需求填写需求报告
事业部总理批准
暂时法解决
物业支持部提出方案
解决
意见
意见
部门验收
发生费分摊部门
周询查
征求意见
调整修改
部门确认方案
结束
电话维修流程
开始
通讯系统维护理办法
通讯维护
员工报修
定期检查巡视天次
日予答复修日解决
发现问题时修理
未批准
提交报告申请费
天解决问题须做出书面报告
维修费公部分摊入区域部门部门区域摊入部门
领导批准
作分摊表部门签字确认
实施
转资产理部办理
设备报废
结果通知部门
询查维修效果
结束
验收
部门需求24时予答复
修日提出解决方案
急修24时解决
修日解决
查找问题确定方案
日巡检发现问题部门报修
开始
电力设施维护维修流程
参〈电力设施设备维修办法〉
合格
合格
通知关员
验收
修月分摊部门专项费次记入部门公费办公区分摊
费分摊部门
检查结果踪情况
结束
员工午餐理流程
Y
Y
N
希格玛办公区
填写领申请领
领餐卷
领餐卡
结束
费根登记分摊部门
月底月费入卡
月初食堂费审核结算
月底业务支持部员工办理续卡工作
北图食堂餐
餐厅餐
午餐时前台领取餐卷
报道时业务支持部领取饭卡
否新员工
科贸办公区
开始
早7：30开门准备卡机
切断电源保留消防电源明
发现问题立解决重问题迅速报
门窗检查关闭财务室检查电源火源检查
巡查：班1时加班需签字备案留宿员
时巡查次
门口须值班
门口须值班作巡查记录携物出门条
工作时间
8时外
安全保卫工作流程
结束
符合求
客户进入办公区须签字
天巡查外部两次时发现问题
午餐时办公区巡视加强防范工作
班前准备卡机
18：00时前开始检查处死角纸篓杜绝非正常火源
〈保安员岗位职责〉
开始
保安员
宾介绍签字求
N
Y
资产购置流程
参IT类固定资产领标准
1 填写固定资产收货单
2 资产卡片签字确认
申请部门办理领手续
时间：3工作日
负责：林鹏
业务支持部申请采购
调整部门剩余额度
Y
Y
Y
参部门剩余额度
填写采购申请单
结 束
N
企划办审批
提交额度增补报告
N
否采购额度
N
修改设备配置
配置否符合规定
开 始
结 束
完成时间
费标准
配套设施
符合求
结束
追踪效果记录反馈意见
符合求投入
配套方案交部门接口确认执行
1 带装修周完成
2 简易装修两周完成
3 整体装修3040天完成
4 （电力增容外部素具体商议）
支付部门验收
数量品质
时间费
接口
面积
家具
设备
电力
网络
交通
落实需求
物业部接收申请核需求
部门报汽化办总理批准
部门总理审核签字批准
申请部门提交需求报告
开始
时培训开发环境搭建流程
参加办公区装修申请＼执行＼理办法
结束
合理求进行调整补充
周征求员工意见
参绿化理办法
饮水理办法
厂家时提供水源验证证明
水制检查：半年次达水标准
饮水断水次更换供应商
饮水：断水空桶
绿化解决提出警告三次更换供应商
绿化问题：发现周解决
出现问题
绿化饮水理工作流程
开始
绿化天检查次
饮水时巡查次
结束
公司意支付费客户退房统办理
总理审批
电话传真通知协议单位
符合条件2时反馈
住宿理办法
核查费标准
填写住宿申请表
部门提出申请
开始
外埠员工客户住宿申办流程
确认住宿饭店时间天数
否符合条件
符合条件
员工入住
费理
公司支付费客户
开始
办公家具申购流程
提出正规书面申请
提出需求申请
申请部门总理审批
参部门剩余额度
否采购额度
企划办审批
神州集团相关部门审批
通知申请部门签字提货办理领手续
办理固资申购手续
固定资产
资产理员核查属范围
低值易耗
结束
费分摊部门
资产理员备案采购
放行
作记录
发现情况
求填写出门条
开始
携物物出门审查流程
保安员24时值班
填写
重新填写出门条
数量物品符
核查物品数量
重新核查通
问题清
劝阻出门
结束
结束
修理完毕
时反馈处理结果
3日修复（配件情况仪）
较障争取日处理
问题时解决
维修员联系
空调系统
明办公电
发现问题
科贸物业联系
发现问题
科贸办公区
希格玛办公区
保安员时巡查次
希格玛物业联系
问题时解决
较障争取日处理
巡检记录
日办公区进行巡检作记录
开始
电设施维护流程
1 明设施
2 办公电
3 道空调
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业务支持部工作流程汇编
2000．5
目 录
传真发送流程图 1
会议室洽谈室工作流程 2
电话接听工作流程 6
发送信件工作流程 1
传真件收取流程图 2
宾接工作流程 4
名片制作流程图 6
生日礼品发放流程 7
信函收取工作流程 2
卫生保洁理流程 8
办公家具维修调整流程 9
办公区调整流程（办公区公位） 10
电话维修流程 11
电力设施维护维修流程 12
员工午餐理流程 13
安全保卫工作流程 14
购置流程 15
时培训开发环境搭建流程 16
绿化饮水理工作流程 17
外埠员工客户住宿申办流程 18
办公家具申购流程 19
携物物出门审查流程 20
电设施维护流程 21
传真发送流程图
开始
急件
机密
CEO
传真发送工作规 定
确认分类
确认先发送
市 长途
长途登记
件序发送
登记
发送
签字确认
原件否保存
Y N
保存事
事销毁
费汇总分摊报
结束
传真件收取流程图
开始
传真收件工作规定
根容判断
收传真判断否收件名
N
Y Y N
盖章登记
送部门判
Y
急件
分部门放置文件分类架中
机密件
CEO
立刻
15分钟次 N
登记编号说明情况
送相关部门接口事
存档
签收
费统计分摊汇总报
结束
分部门放置暂放加
发送信件工作流程
1 部门确认
2 月25号汇总
3 负责分摊表
月分摊表留档查
报费核员
费统计
补充封装材料
检查误联系发送
分检封装
需求确认
需求分类
办理发送登记
需求误重新填写
1 市件
2 外埠件
3 国际件
1 EMS
2 市速递
3 挂号函
4 信
5 包裹
发送登记
需求发生
Y
信件收发理规定
N
发送结束
信函收取工作流程
收取信件发生
1 EMS
2 市速递
3 挂号函
4 包裹单
5 汇款单
分 检
收发信件理规定
1 收件址
2 收件
核
Y
办理退信手续
误
N
检验误
分类登记
投 送
收件登记
接收签字
收取结束
电话接听工作流程
N
Y
接听电话记录
前台接听程序规范
访问
暂离座位位
前台接听辨需求否正
结束
电发生
1 员工语音信箱
2 代转达联系方式
礼貌谢绝
恢复命
转接完成
二次转接
迅速转接
宾接工作流程
访需求
宾接程序规范
问明需求否正作出反应
保卫员协助阻拦
N
Y
电话联系访问者
礼貌请离
需休息区会见
参观拍需求
N
请示领导批准放行
Y
需进入办公区
宾登记
请宾休息区等候
办理登记发放宾卡
办理登记发放宾卡
会见完毕目送客离
保卫员视卡放行
保卫员视卡放行
访问结束
访问结束
关部门员工全程
会议室洽谈室工作流程
开始
通知申请部门暂时法满足建议重新安排
部门申请预定
N
Ｙ
会务登记：部门时间数需服务
会务情况览板标出已预定
布置会场服务准备
时间未延长 时间延长
会务情况览表标出
通知会务员
提前30分钟通知会务员
通知卫生员清扫
更改会务登记表
会务员通知单位
会务情况览表标出空闲
重新安排会议预定
结束
名片制作流程图
员工名相关信息交部门秘书
秘书检查否正确 正确误
退回更 改
N
Y
秘书名相关信息交行政理员
理员检查否误
退回更 改
Y
N
传真印刷厂
N
底样分部门存档
电话询问确定时间
电告关部门
查收名片检查否误
印方误 供稿误
退回重印
通知部门更改
送达部门签收
N
电告关部门
送达员工手中（科贸希格玛）
登记员工生日
结束
签字登记
记录意见
领导签字
撰写生日卡
生日礼品发放流程
协助购买补充更改
卫生保洁理流程
开始
检查记录
日检查记录
现场解决问题立通知保洁公司协商解决
发现问题
现场纠正时解决
月工作情况保洁公司负责交换意见
常出现问题次协商解决
办公区保洁品带公司整体求
更换保洁公司
更换保洁员
结束
办公家具维修调整流程
开始
现场检查问题进行判断
问题较需专业修理
维修调整位
回应解决方案承诺时间
部门确认方案费
认
联系厂家维修员
满意
部门验收结果
认
满意
费分摊部门
追踪结果征求户意见
接维修调整申请
修立解决
结束
办公区调整流程（办公区公位）
开始
部门提出需求填写需求报告
事业部总理批准
暂时法解决
物业支持部提出方案
解决
意见
意见
部门验收
发生费分摊部门
周询查
征求意见
调整修改
部门确认方案
结束
电话维修流程
开始
通讯系统维护理办法
通讯维护
员工报修
定期检查巡视天次
日予答复修日解决
发现问题时修理
未批准
提交报告申请费
天解决问题须做出书面报告
维修费公部分摊入区域部门部门区域摊入部门
领导批准
作分摊表部门签字确认
实施
转资产理部办理
设备报废
结果通知部门
询查维修效果
结束
验收
部门需求24时予答复
修日提出解决方案
急修24时解决
修日解决
查找问题确定方案
日巡检发现问题部门报修
开始
电力设施维护维修流程
参〈电力设施设备维修办法〉
合格
合格
通知关员
验收
修月分摊部门专项费次记入部门公费办公区分摊
费分摊部门
检查结果踪情况
结束
员工午餐理流程
Y
Y
N
希格玛办公区
填写领申请领
领餐卷
领餐卡
结束
费根登记分摊部门
月底月费入卡
月初食堂费审核结算
月底业务支持部员工办理续卡工作
北图食堂餐
餐厅餐
午餐时前台领取餐卷
报道时业务支持部领取饭卡
否新员工
科贸办公区
开始
早7：30开门准备卡机
切断电源保留消防电源明
发现问题立解决重问题迅速报
门窗检查关闭财务室检查电源火源检查
巡查：班1时加班需签字备案留宿员
时巡查次
门口须值班
门口须值班作巡查记录携物出门条
工作时间
8时外
安全保卫工作流程
结束
符合求
客户进入办公区须签字
天巡查外部两次时发现问题
午餐时办公区巡视加强防范工作
班前准备卡机
18：00时前开始检查处死角纸篓杜绝非正常火源
〈保安员岗位职责〉
开始
保安员
宾介绍签字求
N
Y
资产购置流程
参IT类固定资产领标准
1 填写固定资产收货单
2 资产卡片签字确认
申请部门办理领手续
时间：3工作日
负责：林鹏
业务支持部申请采购
调整部门剩余额度
Y
Y
Y
参部门剩余额度
填写采购申请单
结 束
N
企划办审批
提交额度增补报告
N
否采购额度
N
修改设备配置
配置否符合规定
开 始
结 束
完成时间
费标准
配套设施
符合求
结束
追踪效果记录反馈意见
符合求投入
配套方案交部门接口确认执行
1 带装修周完成
2 简易装修两周完成
3 整体装修3040天完成
4 （电力增容外部素具体商议）
支付部门验收
数量品质
时间费
接口
面积
家具
设备
电力
网络
交通
落实需求
物业部接收申请核需求
部门报汽化办总理批准
部门总理审核签字批准
申请部门提交需求报告
开始
时培训开发环境搭建流程
参加办公区装修申请＼执行＼理办法
结束
合理求进行调整补充
周征求员工意见
参绿化理办法
饮水理办法
厂家时提供水源验证证明
水制检查：半年次达水标准
饮水断水次更换供应商
饮水：断水空桶
绿化解决提出警告三次更换供应商
绿化问题：发现周解决
出现问题
绿化饮水理工作流程
开始
绿化天检查次
饮水时巡查次
结束
公司意支付费客户退房统办理
总理审批
电话传真通知协议单位
符合条件2时反馈
住宿理办法
核查费标准
填写住宿申请表
部门提出申请
开始
外埠员工客户住宿申办流程
确认住宿饭店时间天数
否符合条件
符合条件
员工入住
费理
公司支付费客户
开始
办公家具申购流程
提出正规书面申请
提出需求申请
申请部门总理审批
参部门剩余额度
否采购额度
企划办审批
神州集团相关部门审批
通知申请部门签字提货办理领手续
办理固资申购手续
固定资产
资产理员核查属范围
低值易耗
结束
费分摊部门
资产理员备案采购
放行
作记录
发现情况
求填写出门条
开始
携物物出门审查流程
保安员24时值班
填写
重新填写出门条
数量物品符
核查物品数量
重新核查通
问题清
劝阻出门
结束
结束
修理完毕
时反馈处理结果
3日修复（配件情况仪）
较障争取日处理
问题时解决
维修员联系
空调系统
明办公电
发现问题
科贸物业联系
发现问题
科贸办公区
希格玛办公区
保安员时巡查次
希格玛物业联系
问题时解决
较障争取日处理
巡检记录
日办公区进行巡检作记录
开始
电设施维护流程
1 明设施
2 办公电
3 道空调
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