文书理制度
文件收发规定
()公司文件办公室负责起草审核公司总理签发支部文件办公室负责起草审核支部书记签发公司部部门文件部门负责起草办公室审核总理签发
(二)文件签发送办公室统安排字印送回起草部门校校误方复印盖章
(三)文件原稿办公室分类档保存备查
(四)属秘密文件核稿应该注明秘密字样确定报送范围秘密文件保密规定专印制报送
(五)文件统办公室负责发送送件应文件容报送日期部门接件等事项登记清楚文件签发报告报送结果秘密文件专核定范围报送
(六)外文件办公室专负责签收分类登记办公室提出处理意见签收应接件日文件求报送关部门积压迟误属急件应接件时报送
(七)传阅文件办公室专负责收回领导指示文件办公室应时组织传达落实
公文理规定
第条 公司公文传达贯彻级指示精神请示答复问题指导商洽工作重工具
第二条 公司公文实行统理公文理做规范准确时安全行文单位克服官僚义文牍义
第三条 部室单位关员公文中涉国家政府公司应保密事项必须严守机密准便泄露
第四条 \pnb0公文保密等级分：绝密机密秘密三种般文件绝密机密文件印定专磁盘绝密文件印份起草送阅文资格员传阅机密文件审阅数印阅完起草收回档秘密文件阅文妥善保
文件机密级数发文单位领导根文件容确定
第五条 公司发文程序：拟搞审核(部门领导)签发(公司领导)印发文 催办立卷档销毁等
第六条 公司收文处理程序：收文分文传送催办立卷档
草拟公文应注意事项：
()容符合国家路线方针政策法律法令方性行政规章
(二)反映情况客观实事求
(三)文字准确精炼条理清楚层次分明结构紧密语规范
(四)物名引文时间具体准确
第七条 级领导送公文时阅批急件天批复般文件三天批复
第八条 级领导阅批公文应仔细认真阅完签名注明日期圈阅需签署具体意见明确具体
第九条 公司发文发文单位应存档文件原稿(领导签字)审核稿件连正二份送总裁办档案室存档领导指示应附批复件
第十条 收文总裁办公室统负责总裁办收文应先做类登记然根文件容分送关领导阅示阅示完毕总裁办收回档
第十条 文件发放定登记签收手续
第十二条 公司发文定总裁办统编号：
()公司名义外发文律×××字(××年)××号
(二)公司总支发文××字(××年)××号
(三)工会青团妇联名义发文××政字(××年)××号
(四)公司监事会发文××监字(××年)××号
(五)董事局发文××董字(××年)××号
(六)董事局委员会发文××董×字(××年××号
(七)董事局委员会属机构发文××董××字(××年)××号
(八)理部门发文×××字(××年)××号
第十三条 董事会机构营理部门方意般外发文
第十四条 红头文件适需遵执行制度规定决定决议纪命等文件般公司信笺印发
文书理规
□ 总
第条 目
文书理制度化增进文书处理品质效率特订定规
第二条 范围
规称文书理指总理处部室中心公司(含事业部业务执行部 门)外界文书(包括电报)关系企业(含公司容)部门间文书(包含签呈)收(发)文档全部程办理控制
□ 承办部门
第三条 总收发部门
总公司部门外界文书收发总理处总务部门统办理公司(工厂)总收发属总务部门办理总收发部门负责文书收受发送
第四条 理部门
()总理处部室中心公司公司名义外界文书公司总理室理处理部门营业采购工务资料法律服务训练等业务部门文书该业务部门高部门理部门
(二)公司(工厂)外界属区性文书理室理处(总务部门)理部门
(三)关系企业公司部门间文书原厂处部室部门理部门 (四)理部门应指定员负责文书核稿收发拆封登记分文稽催校监印档案理等事宜文书未规定处理者理部门受理
第五条 办会办部门
()文书容涉业务办部门该项文书办部门涉部门时部门该项文书会办部门
(二)企业类资料外统报送办会办提供部门
□ 行文
第六条 行文类
()函：发布规章时性规定机关团体公司行号私关系企业公司间公司部门间行文
(二)公告：业务公众特定象宣布时
(三)便函：关系企业公司部门间公司部门间业务接洽时
(四)签呈：级级请示报告时
(五)电报：业务处理须电报行文时
(六)表格式公文：政府机关规定表格式公文公司事令等实际需印固定格式
(七)：
1司法文书司法部门规定程序实施诉讼文书政府关部门诉讼审议 委员会规定程序实施
2会议纪录例行表报等发送必行文
第七条 行文名义署名印信
()关系企业外机构行文名义署名印规定：
1公司名义董事长署名盖董事长职章：
属政策性影响公司重权益行文
2公司名义总理署名盖总理职章：
政府部会局署属级二级机构省政府市政府属级机构等行文
3公司名义总理署名盖总理职衔签字章
①省政府市政府属二级机构等行文
②市县政府属级机构行文
③税务金融机关行文
④总理处部室中心代表公司外行文(款第六项规定者规定)
4公司名义理署名盖理职衔签字章
款第二项列外公家机构公民营企业法团体行文
营业资料工务等部门类规章规定核决权限授权范围客户厂商行文
5部门名义厂处长署名盖厂处长职衔签字章
营业资材工务等部门类规章规定核决权限授权范围客户厂商行文
6部门名义盖部门章：
①采购部门厂商行文
②事服务训练法律等部门办业务权责范围公民营事业民间机构行文
7应款第四项名义署名印规定行文该行文单位理者盖公司公章行文
8环境特殊事实需须行规定行文名义署名印信者应专案签送总理处总理室转呈董事长总理核准
(二)关系企业部门间应部门名义行文列规定签署印：
1正式行文者公司名义总理事业部理署名盖职衔签字章业务接洽便函行文者办部门办署名盖部门章
2总理处部室中心公司行文油印函件盖部门章
3工务资材会计总务等服务部门部门行文盖部门章
4厂处部门直辖部门行文部门职衔签字章签署
(三)公告事通知单聘书奖状契约法令特定业务(进出口税务关税劳保投标等)须加盖公司业务专章文件均应盖章视业务需规定加盖董事长总理职衔签字章职章加盖权限授权范围部门签字章私章
(四)特定签署印信文件规定
(五)需等身份签署名义复文者应斟酌实情处理
第八条 行文判行权限
()董事长署名行文者应送总理处总理室转呈董事长判行
(二)总理署名行文者总理处部室中心代表公司外行文理()判行者外应送公司总理室转呈总理判行
(三)事业部理署名行文者应送理室转呈理判行
(四)部门名义厂处长署名行文者应部门判行
(五)部门名义行文者应部门判行
(六)公司名义盖公司公章行文者应理级员判行
(七)专案业务需进出口税务关税劳保投标等公司名义须盖董事长总理业务专章者行文时应该业务部门授权范围核准始
(八)固定格式文书应署名原稿判行授权业务办部门式行文
□ 文书处理程式
Ⅰ 通
第九条 文书分类
()机密类：具专利性独特技术性资料特定列业务机密文件应规定第八章规定办理
(二)A类：关系重足影响公司权益文书应呈总理核阅始分文办理
(三)B类：般文书常性业务文书
(四)C类：般通知参考性函件须呈判者仅登记分文直接交办部门处理档
(五)类：公司业务直接关系表报宣传印刷函件需收文登记直接送关部门参阅
第十条 收发文登记单
()第联收(发)文登记单收发员流水号码序装订存查
(二)第二联催办单送办部门签收文件收发员收回处理期限复日期先次序整理日核催办
(三)第三联催办单办部门交办文件留存处理期限复日期先整理备时稽催督导
(四)第四联办员存查联文件办妥结案未结案分类存查
(五)第五联核查联文件办妥时文档系代行授权判行文件收发员转送核阅档
第十条 收(发)文字号制定理
()外行文字号
1公司：X1X2(X3)总字第○○○○号X1X2公司简称X3区需分区者省略○○○○公司收(发)文流水号
2事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第○○○○号(X4事业部直属部门代字公司总理室制定理)
3营业部门：公司总理室制定
(二)关系企业行文字号
1公司总理室统制定理
2总理处部室中心总理处总理室统制定理
(三)收发文编号
1文书理部门年份流水号码文号编列业务接洽便函行编定采流水号码文号编列
2复文收文号码发文号码二号文案处理收文号码发文号码
3动发文号码般收复文号码采取编号序
Ⅱ外界文件
第十二条 收文
()登记分文
文收发员拆封收(发)文登记单登记收文编号收文日期文者文字号文日期附件摘送分文员性质判定文书类办部门收发员分发
(二)文件分送
收发员分发文件应留存收(发)文登记单第联收文编号流水号码装订余第二三四五联连文分文专卷宗送交办部门核定否答复处理期限记入收(发)文登记单第二三四五联第二联天签收夹放分文专卷宗退收发员收发员处理期限日期先予整理文件催办
(三)文件交办
办部门文件批交办理时应办姓名记入收(发)文登记单第三四五联留存第三联处理日期先整理稽催督导第四五联连文件交办办理
(四)文件处理
1办办理文件时应拟办复文拟搞签呈判行
2办应处理结果复文摘记录收(发)文登记单第四五联记联记栏(敷时文书签办单补充签办单收(发)文登记单第五联流程处理)填记预定保存期限销案复日期连文(复文时需附复文稿)呈判字校转送文书理部门收发员办部门文件判行收(发)文登记单第三联抽出销案
3收发员收办妥文收(发)文登记单第四五联时：
①需复文者类编定档号填记第四五联档号销案日期转记第联抽出原留存第二联销案第五联文件档第四联退办
②需复文者复文复文搞送请监印员印复文封发投邮文复文稿复文底类编写档号填记第四五联第五联连文复文稿复文底档抽出原留存第二联销案(需复者第二联复日期先整理备稽催)第四联退办办部门业务需复文底留存
4文附件属现金支票汇票价证券等办部门办接文时应缴交出纳部门签收应文传递
第十三条 动发文
()拟稿登记
办公文稿笺拟妥文稿检附收(发)文登记单式五联填写受文者类办部门容摘附件办姓名预定保存年限销案复期限等栏呈部门会核稿员判行送收发员编号转字校送交文书理部门收发员
(二)发文处理
收发员收发文文件原稿收(发)文登记单(式五联)发文文件原稿送请监印员印文件封发投邮登记单第联收发文编号流水号装订须复文件第二三联予销案须复者第二联收发员暂存第三联送办部门均复日期先整理备稽催第四五联连发文原稿底类编写档号档号销案日期填记第联第四联交办存查第五联连发文原稿底档
第十四条 外界复文处理
收发员文书办部门收外界复文收文程序处理外收发员应抽出原发文第二联销案销案日期转记原发文第联收文日期字号转记原发文档第五联办部门接复文时应抽出原发文第三联销案办应原发文第四联填记收文日期字号
Ⅲ关系企业文件
第十五条 行文方式
()正式公文纸油印函件行文者章规定处理般性规定通知
公告等函件需复文时发文部门办理发文手续受文部门列方式处理：
1部门直辖部门行文时受文部门免办收文手续
2总理处部室中心公司相互行文受文公司总理室部室中心文书理部门办理收文转交属部门时属部门免办收文手续
3受文部门前二项规定免办收文者应处理呈核收文日期先序档
(二)业务接洽便函行文者第十六条规定办理
(三)类文书行文应组织层级需数量次印发避免逐级转文重印延误时效
第十六条 业务接洽便函处理
()发文
办发文时应接洽容列记业务接洽便函第联填记文书类受文者复期限附件等栏呈请判行式填写三联连第联呈签署送收发员编号记载收(发)文编号登记表送监印员印收发员业务接洽便函第二三四联送交受文部门第联复日期先整理备稽催
(二)收文
受文部门收发员收业务接洽便函第二三四联便函填记收文时间编定收文号码记载收(发)文编号登记表便函第二三四联送呈部门批定办收发员二三联交办承办第四联办签收收发员发文部门求复日期先整理备稽催
(三)复文
办收文应第三联拟具复文稿填写销案复日期预定保存期限(需签办文书签办单办理签办单连业务接洽便函第三联处理)判行式填写第二联呈签署送收发员转请印抽出原暂存第四联转记销案复日期第二联送交受文部门(原发文部门)第三四联编定档号填记档号栏第三联类档第四联收文流水编号序存查未结案第四联复日期先整理备稽催
(四)回文处理
发文部门收发员收复文部门送达便函第二联时原暂存第联注记复文收文时间第二联转送办呈阅办妥注明预定保存期限送收发员抽出第联销案编定档号填记档号栏第联发文流水编号序装订存查第二联类存档未结案第联需加注复文部门求复日期日期先整理备稽催行复文时发文程序办理
□ 文书处理方式
第十七条 文书结构
()公告：旨公告事项三段式斟酌运
(二)函签呈：旨说明办法请求拟办建议三段式斟酌运
(三)业务接洽便函：公文三段式条例方式逐点叙述
(四)采语体文达简浅明确求表格处理量利表格
第十八条 信函处理
()指名营业工务资材采购员收受信函信封记载认公务文书者应视公务文书拆封系私事予发未办认公务文书信函拆封系公务文书应交收发员规处理
(二)指名副理员信函迳送系公务文书交收发员规办理
第十九条 签呈处理
()办特殊案件处理需签请核示时签呈纸缮写份行签呈核决示办妥应类档
(二)办签拟层呈核示需呈转(副)理级核示者(公司理室总理室总理处部室中心呈总理董事长核示者)厂(处)长(部室)签示厂(处)部(室)收发员登记签呈事务备查表转呈(副)理(公司理室总理室总理处总理董事长)核示核示厂(处)部(室)收发员转记批示情形呈送厂(处)长(部室)核阅交办示办理会办部门关者应复印分送会办部门协处理备查办办妥签呈交厂(处)部(室)收发员编定档号填记签呈签呈事务备查表签呈类档签呈容宜公众周知者应指定专专案签办
第二十条 合约处理
()订立修改合约时办部门拟稿判行前应文稿转送总理处法律事务室核稿判行业务需份数送请缮校印
(二)固定格式合约书原稿应前款规定核稿判行办部门时式填写需份数呈准直接送请印
（三）合约书签约代表原稿正保部门规定
保部门收合约书正应贴足印花予销印原稿档业务关部门均副留存备
第二十条 副图书处理
副视正式文书应规定处理档类图书应指定部门集中理
第二十二条 电报处理
电报视文书规办理
第二十三条 文书处理点
()办文书遇关系重足影响公司权益重文件应正妥保藏应均副影层呈处理
(二)利文书处理达分层负责目办应容点签拟意见选稿文呈部门核阅批办员应文案注意见避免签名意见
(三)办会稿核稿等员答名应清晰辨潦草难认
(四)办文书应视轻重定缓急案情涉部门应会办理会稿案件会办部门应速件处理
第二十四条 文件处理期限
()收发员收文时原应送积压迟应文时送交关员
(二)分文员分文时期公司视收文数量行订定
(三)办员处理期限
1速件电报机密文件等应办文日处理完毕原
2般案件部门斟酌办工作量指定处理期限般文三日处理完毕原
3文定答复期限者应力文定期限处理完毕
4计划试验研究开发规章修订测定搜集资料等特殊案件部门应斟酌实际需分规定处理期限
5监印员原天完成印
6文件档应日案日清迟逾二日
7签呈案件分层负责决行层次公司行订定时限
第二十五条 文件稽催
()办未期办妥文件应处理期限届满前请示部门意口头通知文书收发员更改处理期限
(二)收发员应日检查催办联期未见办妥销案者应先口头通知办部门俟天见办妥销案者应文书催办单式二联送办部门交办填注拟完成日期迟延原批核办部门存份份送收发员继续期稽催收发员应时稽催情形记录稽催联
第二十六条 发送方式
文书发送方式分专送邮寄(信限时挂号航空)
电报(寻常加急书信字)集运等办应文书底稿注明
第二十七条 文件递送
()呈阅文件递送方式
文件呈阅呈判会办时普通案件浅灰色卷宗递送系机密紧急A类案件桔红色卷宗递送
(二)部门间文件递送
1发文受文部门厂区文件直接递送需签收者存联送请请受文部门签收取回稽催
2发文受文部门厂区者发文部门收发员需文件受文部门区(处)部(室)单位装入部信封予递送部信封仅书写受文部门厂处部室名称注明办姓名受文部门收发员统拆封分发
3公司办公区应设文件寄送中心总公司公司总理室公司(工厂)总务部门寄送中心规定日截止收件时间便整理集中装运
4收发员文件递交寄送中心寄送中心员应受文部门厂(处)部(室)文件集中整理开具文件递送清单式三联第联存第二三联
连文件汇总装入区专文件袋寄送收文区寄送中心员收文件袋拆开文件递送清单第二三联连文件送交厂(处)收发员签收留存第二联第三联天文件袋送原发文寄送中心存查
5总理处部室中心寄送厂区文件律递交公司寄送中心登记转送
6总公司寄送中心文件袋需午五时前送交总理处总务部门统运寄
7原文件应送积压寄送中心员须日午班30分钟文件袋文件分送厂(处)部(室)收发员签收
□ 印信
Ⅰ印信种类
第二十八条 种类
()公章：公司机构登记公司印鉴特定业务专公司印信
(二)职章：〖ZK(〗1董事长公司总理刻公司名衔职印信
2刻职特定业务专印信
(三)职衔签字章：公司厂处长刻职衔签名印信
(四)部门章：刻公司部门名衔印信企业外行文部门应部门章加注专字样
(五)校章骑缝章附件章：刻公司名衔校章骑缝章附件章等字样印信
第二十九条 印信资料形式
印信均圆形橡皮质
Ⅱ印信
第三十条 监印员
()公司公章董事长职章监印员应签请企业董事长核定
(二)特定业务专图记董事长职章公章总理职章监印员应签请公司总理核定
(三)部门职衔签字章部门章部门指定监印员
(四)监印员时应代理代监印代理应前三款规定签准指派
第三十条 印信盖
()行文时应第八条规定判行送请监印员第七条规定函件文稿底印
(二)文件需盖印信者办应填具盖印信申请单式二联呈准申请印监印员文件印外应盖印信申请单正面加盖印信收存第联第二联退回办部门存查
第三十二条 印色
公章职章红色印泥红色印水印
Ⅲ印信理
第三十三条 印信核定制发部门
()公章董事长公司总理职章职衔签字章均总理处董事长核定总理处总理室理部门统制发
(二)总理处部室中心部门章特定业务职章部(室)理()核定总理处总理室理部门统制发
(三)事业部理厂(处)长职衔签字章特定业务职章部门部门章公司总理核定公司总理室理部门统制发
第三十四条 印信登记
业务办部门需特定印信业务专印信关机构报备时该印信登记更换撤销等手续均该办部门办理
第三十五条 印信申请
()印信制发申请
业务需组织变更办部门填具请(制)发印信申请表份送会印信理部门规第三十三条规定呈请核定理部门制发
（二)印信换发申请
1印信印文磨损申请换发时监印员填具请(换)发印信申请表份备注栏拓具印模叙明制发日期送会印信理部门规定第三十三条规定呈请核定理部门换发
2原废旧印信应换发印信收周监印员规第三十六条规定办理
(三)印信补发申请
1印信毁损遗失时监印员该印信登记机构报备法公告作废外应填具请(补)发印信申请表份备注栏叙明原印种类字体制发日期毁损遗失失职员议处会印信理部门规第三十三条规定呈核定理部门补发
2补发印信文字体应异原印信资区
3遗失印信寻获时应交监印员二日规定第三十六条规定办理
(四)印信增刊申请
1种印信制发枚原业务需受区限制需增刊者业务办部门条第款规申请
2增刊印信应理部门斟酌实情设法加区
第三十六章 印信缴销
()废旧撤销遗失寻获印信应监印员填具缴销印信申请表份送会印信理部门规第三十三条规定呈核定检具缴销印信送缴理部门
撤销
(二)印信理部门收缴销印信斟酌实情予保存截角注销
第三十七条 印信理
()种印信监印员负责保遗失误情事监印员负完全责
(二)印信理部门应指定专负责印信制发换发补发稽查等理工作设立印信登记表拓具印模样序装订成册利理
(三)印信固定换发年限印信理员年少应稽查次
(四)监印员印信理员交接时应拓具印模样列册专案移交报送印信理部门
□ 档案理
Ⅰ理部门
第三十八条 理部门
()文书结案原稿文书理部门档办部门视实际需留存影特殊案件业务处理需原搞须办部门保者应文书理部门意妥保存文书理部门影档原稿毕应送文书理部门档换回影
(二)公司档卷分类目录编号原公司总理室事业部理室统制定理总理处部室中心部门行编定报送总理处总理室
Ⅱ整理分类
第三十九条 文件点收
文件结案移送档时原点收：
()检查文件文附件否完整短少应追查入
(二)文件抽存者应理部门签认
(三)文件处理手续否完备遗漏应退回办部门补办
(四)案关文件应案档文件应退回办部门
(五)价证券贵重物品应退回办部门办部门应送指定保部门签收文件送档
第四十条 文件整理
点收文件应列方式整理：
()中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
(二)右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
(三)文件皱折破损参差齐等情形应先整补裁切折叠整齐划
第四十条 档案分类
() 档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门案件性质分干类类中序分干类
(二)档案分类应力求切合实案件较前款三级敷应时第三级增第四级细类案件仅部门类类二级
(三)类(细类)案件装订档夹原案件较档夹敷时分两档夹装订类(细类)增设卷次编号便查考
(四)档夹封面页应设目次表案件档时序编号登录案目次编号原
(五)档号表示方式
A1A2B1B2C1C2D1E1E2
A1A2办部门代号B1B2类号C1C2类号D1档卷卷次E1E2档案目次
第四十二条 档案名称编号
()档案级分类应赋予名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴宜笼统含混
(二)级分类卷次目次编号均十进阿拉伯数字表示位数视案件寡增长情形斟酌决定
(三)档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
(四)档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增繁时时增补
(五)档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审慎研议拟具新旧档案分类编号表免混淆
第四十三条 档号编定
()案件系新案应档案分类编号表查明该案件属类卷次目次序编列档号
(二)案件属前案应查明前案档号予号编列
(三)档号案号原遇案件叙述数事案入类者应先确定类编列档号
(四)档号应左右编列右方装订案件应档号填写案件首页左角左方装订者填写右角
Ⅲ档档案清理
第四十四条 保存期限
()档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需见出纸注明目次号码便翻阅
(二)档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第四十五条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
()永久保存：1公司章程2股东名簿3组织规程办事细4董事会股东会纪录5财务报表6政府机关核准文件7动产权状债权证8工程设计图9核定须永久保存文书
(二)10年保存：1预算决算书类2会计证3事业计划资料4核定须保存10年文书
(三)5年保存：1期满解合约2核定保存5年文书
(四)1年保存：结案长期保存必者
(五)规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
第四十六条 档卷清理
()档员应时拂拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年年度更换时第四十五条规定清理次已届保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准必时官署报备目次表附注栏注明销毁日期
(二)保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应收(发)文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
Ⅳ调卷
第四十七条 调卷程序
()部门办员业务需需调阅档案时应填具调卷单部门(科长)核准持档员调阅
(二)档员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出日期档案交调卷员调卷单预定日期先整理备稽催
(三)档案室场阅者免填调卷单
(四)档案时档员核查讹调卷单填注日期签章确认档案行入档夹调卷单档员留存备查
第四十八条 调卷理
()调卷单单案原阅时间长周限特殊情形欲延长调阅期限时应调阅程序重新办理
(二)调卷员调案件抽换增损拆开必时须报明原请档员负二责处理
(三)调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应调卷变更登记私授受
(四)调阅案件限办业务关者调阅办业务关案件应文书理部门意
□ 机密文件
第四十九条 范围
()生产设备设计图：具专利性独特性机械设计图生产设备布置图
(二) 技术性资料：独特技术性操作标准外技术合作外技术指导资料产品配方产品开发改良试验资料国外现场实报告技术属机密性资料
(三) 业务性资料：销售成资料市场情报国外业务考察报告业务属机密性资料
(四)厂处长认必列入机密文件理切资料
第五十条 保部门
()外机密文件应公司总理室保部门公司总理核准事业部研究工厂保存者应事业部理室研究长室驻厂(副)理室总理指定部门保部门
(二)属技术开发工务营业等部门行建立专业性机密文件应事业部理室厂区文书理部门保部门
(三)总理处部室中心机密文件属该部门承办专责性质者应该部室中心保部门
(四)保部门应指定专公司总理核定(总理处总理核定)负责机密文件收发登记档等事务
第五十条 外机密文件处理
()外机密文件代表公司取该文件员径送该公司总理室机密文件保员收(发)文登记单式五联登记呈请总理核派办(办)指定处理期限分文办复文动发文均第四章规定流程处理唯递送均应亲假手
(二)文件容影响公司权益重时保员文件分类办理时应影原文件保员妥藏
(三)办文件处理期间需负保密全责需分派属员办理时日班文件传递记录卡注明时间途办签章文件传递记录卡办留存密件交办办理日班(完工)时办应负责密件收回文件传递记录卡填注收回时间办签认收(发)文登记单第五联密件档
(四)密件办妥办亲递送封妥签章交予文书理部门收发员寄送
第五十二条 创专业性机密文件处理
()隶属性技术开发工务营业等部门工作员承办特定项目业务建立资料应视机密文件章规定办理
(二)前款项机密文件办部门应月底编制翌月工作计划表写明交办特定业务工作题容摘办预定完成期限等核定份存份送保部门存查
第五十三条 办方式
()办应办公场处理机密文件擅携带外出转出示处理期间应妥善收存防止轻易取翻阅
(二)办请托代抄代描机密文件非理级核准者擅复制
(三)办公确需携带机密文件外出时应呈理级(专业性机密文件呈厂处长)核准
(四)办未规定期限处理完竣应期前签呈交办核准延长处理期限联络保员延缓稽催
第五十四条 档
()外机密文件办办妥总理核定保存期限应文件连收(发)文登记单第四五联文件传递记录卡送交保员签收编定档号类登入机密文件保备查簿第四联送回办存查第五联连文件档
(二)部行建立机密文件办办妥厂处长核定保存期限应文件类容摘预定保存期限等填入机密文件送件单文件送交保员编定档号签收机密文件送件单退回办存查文件保员类档名称档编号登入机密文件保备查簿
第五十五条 档案整理
()保员应月增加机密文件翌月五日前填更机密文件增列表呈总理(专业性者呈理)核阅年年底清理档卷认已需继续保已消失机密性质文件造具机密文件销毁表呈报总理(专业性者呈理)核准销毁送回原办部门般文书办理档
(二)保员应月底查机密文件增列表出国计划书工作计划表应送未送档者便函稽催办部门送交档
(三)机密文件应单独成立档卷般文件分开保
第五十六条 调卷
()部门需调阅机密文件时第四十八条规定方式办理外办填具调卷单注明调阅期间途应调阅部门厂处长证明送保部门意始调卷
(二)保员接核准调卷单应开立文件传递记录卡份连密件交予调卷签收文件传递记录卡保员留存毕时密件保员点收误时间填记文件传递记录卡调卷签认存档
第五十七条 副
机密文件需影复印时应呈理(专业性者呈厂处长)核准交保员印发份数登记机密文件保备查簿副(含复印件)视正规规定办理
第五十八条 文件理
办保员调卷员应妥善理手机密文件列情形者事理规第十四条第三十六条规定议处：
()拆散原案显弊端者
(二)原案污损抽换涂改遗失者
(三)擅文件携带外出转出示宣泄机密情事者
(四)调卷逾期拒申述理者
(五)擅请托代抄代描复印字印刷者
(六)文件分办传递时未文件传递记录卡记载未分办日班(完工)时收回(缴回)妥藏者
□ 附
第五十九条 文件处理日数统计
()收发员根收(发)文登记单第联业务接洽便函第联(发文)第四联(收文)分造具文件处理统计表式二份翌月五日前份呈送理核阅存理室备查(全公司文件处理统计表应呈总理核阅存总理室备查)份存
(二)处理日数计算标准
1收文案件：总收文日起复文发出文件档日止需日数扣例假日实际处理日数
2发文案件：文件发出日起销案日止需日数扣例假日实际处理日数
第六十条 文书纸
()关系企业外机构行文公文纸客户厂商行文印公司名衔书函
(二)关系企业部部门间行文业务接洽便函公司间行文公文纸
(三)电报电报专纸
(四)签呈签呈专纸
第六十条 文件处理稽查
公司总理室应定期派员稽查部门文书处理情形时予辅导异常应通知办部门处理
第六十二条 实施修改
办法营决策委员会通实施修改时
文印室理规定
第条 公司文件印必时方予印部递传简单请示报告需印文件般予印
第二条 公司发文需起草定稿抄正批准发文权领导签字意方准印般文件印复印传真须部门负责签字意予办理部门理时总裁办公室意办理
第三条 私资料公司印复印公司传真机递送免影响公司正常工作
第四条 文印室工作员应认真做职工作时完成务收文件资料应时关部门员送发时通知关员文印室取回延误
第五条 文印室员应树立严格保密观念意印复印传真资料中关商业秘密公司理中须保密事项透露截留文件
第六条 文印室送印复印传真文件资料应做登记月终作统计核算属业务部门部门承担费属行政理部门统列行政开支
第七条 文印室工作员初次违反述规定予批评处50元罚款屡教改公司造成良社会影响较济损失处50元罚款直辞退
企业文件理制度
()总
第条 减少发文数量提高办文速度发文质量充分发挥文件项工作中指导作根中央关文书处理关规定结合厂实际情况特制订制度
第二条 文件理容包括：级函电文级函电文厂报发种文件资料
第三条 政分工原全厂类文件分委办公室厂部办(简称两办)口理
(二)收文理
第四条 公文签收
1厂公启文件(厂领导订启外)均厂收发员登记签收(级邮电局机通讯员直送机室机文件外)分交两办机秘书拆封签收拆封时收发员机秘书均需注意检查封口邮戳开口邮票撕毁函件应查明原密件开口国外信函邮票撕应拒绝签收
2级机部门发文件进行信封文件文号机编号四口核定果中项口应立报告级机部门登记差错文件文号
第五条 公文编号保
1两办机秘书级文拆封应时附文件处理传阅单分类登记编号保须工厂承办档厂领导亲启文件厂领导启封应分交两办办理正常手续
2厂外出员开会带回文件资料应时分送交两办机秘书进行登记编号保保存
第六条 公文阅批分转
1正式文件均需分两办(副)根文件容性质阅签机秘书分送承办部门阅办重文件应呈送厂领导(分领导)亲阅批分送承办部门阅办避免文件积压误事般应天阅签完紧急文件阅办
2般函电单等分两办机秘书直接分转处理涉单位会办文件应办单位联系分转处理
3加速文件运转机秘书应天第二天文件送厂领导承办部门关系两业务部门应批示次序次传阅迟超两天(特殊情况例外)
第七条 文件传阅催办
1传阅文件应严格遵守传阅范围保密规定密级文件带回家宿舍公场文件转阅尚未传达文件外泄露容
2阅读文件应抓紧时间天阅完应班前文件交机室阅批文件般超两天阅应签名示负责领导批示拟办意见两办应责成关部门员文件提求领导批示办理关事宜
3阅文时抄录全文意取走文件夹文件附件确系工作需办理阅手续防止丢失泄密
4文件阅完应送交两办机秘书切忌横传
5两办机秘书文件负催办检查督促责承办部门接文件函电应立指定专办理文件压放分散需备查应关保密规定征两办意予复印摘抄原件应时档周转
6阅文范围离退休干部般关部门定期组织学关文件两办机室通知机室阅文
(三)发文理
第八条 发文规定
1全厂报发正式文件权力分集中委厂部群众团体部门律行发送正式文件
2群众团体部门需反映汇报重情况安排布置重工作求发文应分委厂部提出发文申请文件底稿分交两办审核委厂部意发文两办分政机构设置业务分工统口×字厂×字发文群众团体文件委批转
3全厂影响较涉两厂领导分范围文件须委书记厂长批准签发余文件均分厂领导批准签发
第九条 发文范围：
1委厂部名义发出文件通告决定决议请示报告编写会议纪会议简报均属发文范围
2委厂部发文件：
(1)公布全厂规章制度
(2)转发级文件根级文件精神制订工厂文件
(3)公布工厂体制机构变动干部免事项
(4)公布全厂性重生产技术营理政治工作生活福利等工作决定
(5)发布关奖惩决定通报
(6)关全厂重事项
3委厂部行文外发文：
(1)级机关呈报工作计划请示报告处理决定
(2)兄弟单位联系关工厂重生产技术事劳资物资供应科研基建营理群工作等事宜
4工厂日常生产技术营理群工作中关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达级指示等事项应关制度办理分厂领导批准业务科室书面口头通知执行般厂部文件发布
5业务科室开专题会议作决定般应发文备查考科室名义工作简讯发会议纪
6业务科室外单位发生般业务联系科室名义外发函(应编号备查)厂部名义发文
(四)发文程序求
第十条 发文程序规定：
1单位需发文应事先分委厂部提出申请
2委厂部意发文时办单位应方针政策国家法令级指示工作实际需草拟文件初稿
3草拟文稿必须全厂角度出发做情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简炼标点符号正确书写工整严禁铅笔圆珠笔红墨水彩笔书写
4文稿拟拟搞应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位拟稿签名盖章标定日期密级
5两办应根委厂部求级关指示精神关文件规定文稿进行审查修改涂改清文字错漏严重容妥格式符文稿应退回拟稿单位重新拟稿
6两办审查修改文稿送部门领导核稿(文稿容质量负责)
7审核时修改较碍印存档文稿应拟搞部门重新誊写清楚
8需会签文稿应交付印前送会签部门会签
9文稿审核会签批准权限规定分呈送委厂部领导审定批准签发
10领导批准签发文稿交两办机秘书统编号送字室印
11文件印清样应拟稿校校员应发文稿签名
12文件字两办派专数印刷两办机秘书分发检查落实情况印刷质量文件机秘书应拒绝盖印分发
(五)文件阅清退
第十条 部门关工作员工作需阅般文件需部门负责签写便条密级文件须两办意方阅
第十二条 阅文件应严格履行阅登记手续阅时文件带走全文抄录允许拆卷文件勾划等
第十三条 两办机秘书承办公文应抓紧催办应定期事情已办妥厂文件级求限期清退文件进行收缴清退工作(般月底清季末中清年终总清)发现文件丢失必须时查明原责者实领导报告
第十四条 部门应指定位责心强志负责文件收交保保密催办检查工作
(六)文件立卷档
第十五条 文件档范围：
1列文件统分两办负责档：
(1)级机关文包括级工厂报告申请批复
(2)委厂部发出报告指示决定决议通报纪重通知工作总结领导发言生产营工作类计划统计季度年度报表等
(3)厂委会厂长办公室厂务会工厂理委员会中层干部会种专业例会记录
(4)厂代会职代工工会会员代表会团代会等厂级群组织召开代表会形成报告总结决议发言简报会议记录等
(5)保存价值民信访记录处理结果
(6)参加级召开种会议带回文件资料厂会汇报表言材料等
(7)级机关领导志厂检查视察工作报告指示记录厂级进行汇报提纲材料
(8)反映厂生产营活动先进物事迹厂领导工作等音摄制品
(9)工厂日志事记
(10)工厂级请示批复文件报关材料
2业务科室群众团体日常工作中形成活动资料业务科室群众团体负责立卷档
第十六条 立卷求
1文件立卷应容名称作者时间序分门类进行整理档
2立卷时求文件批复正底稿件附件收集齐全保持文件材料完整性
3坚持时立卷年终立卷档相结合原重工作重会议形成文件材料时立卷档
4年度形成文件材料求年度5月份前整理完6月份正式档案馆(室)移交清单式两份(接交单位留存份备查)
(七)文件销毁
第十七条 余重复时保存价值文件两办机室应定期清理造册级关规定办理申请销毁手续
第十八条 审核意销毁文件应派专车分两办机秘书正副护送级机关指定纸厂监视销毁
公文处理实施细
□ 总
第条 公司公文处理工作规范化制度化结合公司实际情况特制定实施细
第二条 部门公文传达贯彻国家方针政策请示答复问题指导商洽工作报告情况交流验重工具必须认真做公文处理工作
第三条 单位应发扬实事求认真负责工作作风克服形式义文牍义提高公文处理效率质量
第四条 公文处理必须做时准确安全公文统办公室文秘员收发分办印立卷
第五条 单位公文处理工作必须实行严格保密制度确保国家机密
□ 公文种类
第六条 公文种类：
()请示
请级指示批准请示
(二)报告
级机关汇报工作反映情况报告
(三)指示
级机关布置工作阐明工作活动指导原指示
(四)布告公告通告
公众公布应遵守周知事项布告
国外宣布重事件公告
定范围公布应遵守周知事件通告
(五)批复
答复请示事项批复
(六)通知
传达级指示求级办理者需知道事项批转级公文转发级级相隶属单位公文通知
(七)通报
表扬事批评错误传达重情况需属单位知道事项通报 (八)决定决议
某问题者重行动作出安排决定
会议讨通求贯彻执行事项决议
(九)函
行相隶属单位间互相商洽工作关部门请示批准等询问答复问题函
(十)会议纪
传达会议议定事项精神求关单位遵守执行会议纪
□ 公文格式
第七条 公文格式般包括：标题送单位正文附件单位印章发文时间抄送(抄报)单位公文字号题词等
()公文标题应准确简概括公文容标明发文单位公文种类 批转法规性文件外公文标题般加书名号标点符号
(二)级请示公文般写送单位果需报级单位时抄报形式
(三)发文时间领导签发日期准联合行文单位签发日期准
(四)公文字号般包括单位代号年号序号单位联名发文标明办单位公文编号
(五)公文附件应正文单位名称前注明附件名称件数
(六)收发文单位应写单位全称规范化简称联合发文应办单位排列前 (七)文字律左右横写横排
第八条 公文纸般16开左侧装订通告等纸根实际需确定行文关系
第九条 级单位组织请示报告单位组织名义发文
第十条 市政府政府部委局市局市局处室请示报告 相隶属单位协商工作等行政名义行文
第十条 部行文问题种类性质分公司部门名义行文分公司部门联合行文部门间发文形式解决般性问题
第十二条 单位般越级行文特殊情况必须越级行文应抄报越单位
第十三条 级请示公文应文事送单位时抄送级单位直接送领导者(领导直接交办外)级单位重行文抄报直接级单位
第十四条 级抓级理原公司行文原发分公司部门直接发属子公司
第十五条 发文应根需确定抄送单位滥发
□ 公文处理程序
第十六条 收文处理般包括登记分办拟办批办催办等程序
()级发文件注密级简报电报资料级发文件均文秘员统签收开拆登记呈阅分发类进行分类处理中容重急件时呈送领导阅批领导出差立送办公室领导处理
(二)承办应根文件规定传阅范围领导指示安排传阅办理领导间宜直接横传递免积压传失
(三)需办理公文应先送办公室签批意见分送关部门办理送领导批示办理办公室签批公文时认需送领导阅批般性公文根公文容性质直接批关部门阅办 单位收急件时应3天答复退回文件般办理文件周应办理退文件迟超15天需研究马处理先书面口头简回复
(四)加强公文检查催办工作文秘员领导批示公文公司发出文件认真督促催办防积压漏办分公司部门级发出文件需汇报贯彻执行情况时检查反馈
(五)领导参加重会议带回文件汇报传达应会议文件交文秘员立卷档
第十七条 发文处理般包括拟稿审稿签发缮印校印封发等程序
()草拟公文求：
1符合国家方针政策法律法令级关规定提出新政策规定应量原关政策相衔接加说明
2情况确实观点明确文字精练条理清楚层次分明标点符号正确篇幅力求简短
3引公文写明发文机关公文编号标题发文时间
4草拟公文必须统格式公文稿纸文件字迹清楚文面应保持整洁文面凌乱清重新清稿
5数字写法正式文件中文件编号统计表计划表序号专术语百分必须阿拉伯数字书写外汉字书写
6章节序数写法般应列序排列：第层：第二层()第
三层1第四(1)
7滥简称年月日名名文件名称事物名称等般简称
(二)公文审核公司文稿送领导签发前应起草文件部门负责审核送办公室核稿工会社团名义发文董事会分领导审核
审核重点：
1否需行文
2否符合国家方针政策法律法令单位发公文否衔接
3提出求措施否明确具体切实行
4处理程序否完备行文关系公文格式否符合规定
5文字叙述否符合文法逻辑标点符号否正确
审核时发现妥处必须进行修改属重原性问题应退回原承办单位修改改动重新抄正
(三)公文签发公司行政文件分副总理签署意见总理签发工会社团般性文件分领导签发重文件高行政领导签发
(四)公文拟稿改稿签发律钢笔禁止铅笔圆珠笔
(五)签发公文作修改确需修改必须重新送签
(六)公文签发文秘室负责印盖章装订登记分发印文件美观方符合公文格式装订整齐牢固漏页错页粘页印章盖年月日中方压正文略压年月日正文末页空档起空白页注日期盖章该页左方标明页正文字样
(七)公文校原稿准非承办擅改动原文校未发现差错校员负责校字员没改正字员负责
第十八条 公文办理完毕时送交文秘员整理立卷私保存应存档文件
□ 文件理
第十九条 单位专负责文书处理理工作建立严格理制度加强相关员保密纪律教育做文件理工作严禁秘密文件带公场家中文件传递程中必须办理登记签收注销等手续收文薄检查档防遗漏
第二十条 单位工作中形成文书包括文件会议记录决议片图表录音带录带等保存价值资料必须承办收集齐全分类整理移交文书关员核整理次年第二季度送交档案室档单位办越期行留存应该档文件
第二十条 没存档价值存查必公文档案室鉴登记销售细××××年××月××日起施行关公文处理规定细致细准
企业字油印工作制度
第条 厂部委名义报发文件报表工作计划总结请示报告简报纪通知通报通告信函规章制度宣传教育材料免决定表彰处理决定厂领导批准翻印文件材料均属印范围
第二条 口部门负责拟订编写带全局性指导意义全厂性月(季)生产工作计划时期全厂性工作安排重专题会议纪等应安排印
第三条 需报部门工作计划时性工作安排非全厂性活动讲课提纲非报般表格般技术资料便函属印范围
第四条 需印文件资料应底稿首页附发文单部门负责审查意××审核修改统编号关部门会签分厂领导签发方交付印
第五条 字员接稿应认真检查文件签发手续否完备书写否工整否符合文件档求等发文手续全书写符合求文件字员权拒绝印
第六条 字室建立字登记簿类文件材料规定容求统登记根厂办安排轻重缓急次序进行字字时做快速准确排版合理美观力均匀
第七条 字员严格遵守保密制度字容外泄露工作关员进入字室 油印室
第八条 字员爱护字油印设备物品规定做维护保养工作物品领登记费统计工作
第九条 文稿完字员原稿字清样交两办秘书拟稿校校者校完应原稿签字示负责
第十条 委厂部名义报发文件材料(见第条范围)分两办拟稿负责校厂办字室负责油印装订达字迹清晰版面清洁装订整齐两办机员报发部门名义发生产工作计划安排专题会议纪口部门负责校油印发送
第十条 两办秘书文件差错情况进行登记考核
第十二条 油印文件严格审批份数印刷油印者私增加份数私留存油印底板废页余页应时销毁
企业报刊邮件函电收发制度
()全厂公私报刊外邮件外发公启函电厂收发室负责收发
(二)外发函电求
1部门公需外发函电办员应天午××点前函件电报底稿送收发室填写挂号信电报外发登记表
2天午××点前厂收发室应月外发函电清点累计送交邮局寄发
(三)外邮件理
1外邮件律厂收发室签收分发
2挂号纸包包裹单汇款单货运单等收发室通知收件收发室面签收
3般公启函电厂职工私信件收发室开具清单分放单位信报箱
4私明信律放信架(信袋)取
5公私邮件收发室应清时分发丢失损坏搁置延误国外函应检封口邮戳发现拆封邮票撕应拒绝签收邮局反映查明原
6挂号信汇款单包裹单货运单等收件收发室通知发出应收发室领取邮单时邮局取款取件超期罚款收发室概负责
(四)报刊订购收发
1报刊订购
(1)订购时间：半年 半年
(2)订购手续：单位均需先收发室查阅报刊目录需订购报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核算价确认误面缴款开票公费订购报刊收发员持订单财务部门办理付款托收手续口理报刊公费订购单位述求填写预订单外尚须填写报刊分发清单详细写明种报刊分发单位领导
2报刊收发
(1)收发员天邮局送报刊应邮局分送清单分类清点发现差错应时登记求补缺退余
(2)收发员收邮局送报刊应时分发耽搁延误收发员清点分发报刊时间××时进入收发室
(3)天分发单位信报箱报刊应附分发清单
(4)单位应固定专时领取报刊公启函电领取时分发清单清点检实签名发现差错应面收发员提出增补退换求进行差错登记面未提出视分发差错
(五)收发员应坚守工作岗位节假日星期日应值班休星期日应采取换休形式
(六)收发室外应常保持整齐清洁
(七)收发室××部门负责理工作质量××部门进行检查考核承担责
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文件收发规定
()公司文件办公室负责起草审核公司总理签发支部文件办公室负责起草审核支部书记签发公司部部门文件部门负责起草办公室审核总理签发
(二)文件签发送办公室统安排字印送回起草部门校校误方复印盖章
(三)文件原稿办公室分类档保存备查
(四)属秘密文件核稿应该注明秘密字样确定报送范围秘密文件保密规定专印制报送
(五)文件统办公室负责发送送件应文件容报送日期部门接件等事项登记清楚文件签发报告报送结果秘密文件专核定范围报送
(六)外文件办公室专负责签收分类登记办公室提出处理意见签收应接件日文件求报送关部门积压迟误属急件应接件时报送
(七)传阅文件办公室专负责收回领导指示文件办公室应时组织传达落实
公文理规定
第条 公司公文传达贯彻级指示精神请示答复问题指导商洽工作重工具
第二条 公司公文实行统理公文理做规范准确时安全行文单位克服官僚义文牍义
第三条 部室单位关员公文中涉国家政府公司应保密事项必须严守机密准便泄露
第四条 \pnb0公文保密等级分：绝密机密秘密三种般文件绝密机密文件印定专磁盘绝密文件印份起草送阅文资格员传阅机密文件审阅数印阅完起草收回档秘密文件阅文妥善保
文件机密级数发文单位领导根文件容确定
第五条 公司发文程序：拟搞审核(部门领导)签发(公司领导)印发文 催办立卷档销毁等
第六条 公司收文处理程序：收文分文传送催办立卷档
草拟公文应注意事项：
()容符合国家路线方针政策法律法令方性行政规章
(二)反映情况客观实事求
(三)文字准确精炼条理清楚层次分明结构紧密语规范
(四)物名引文时间具体准确
第七条 级领导送公文时阅批急件天批复般文件三天批复
第八条 级领导阅批公文应仔细认真阅完签名注明日期圈阅需签署具体意见明确具体
第九条 公司发文发文单位应存档文件原稿(领导签字)审核稿件连正二份送总裁办档案室存档领导指示应附批复件
第十条 收文总裁办公室统负责总裁办收文应先做类登记然根文件容分送关领导阅示阅示完毕总裁办收回档
第十条 文件发放定登记签收手续
第十二条 公司发文定总裁办统编号：
()公司名义外发文律×××字(××年)××号
(二)公司总支发文××字(××年)××号
(三)工会青团妇联名义发文××政字(××年)××号
(四)公司监事会发文××监字(××年)××号
(五)董事局发文××董字(××年)××号
(六)董事局委员会发文××董×字(××年××号
(七)董事局委员会属机构发文××董××字(××年)××号
(八)理部门发文×××字(××年)××号
第十三条 董事会机构营理部门方意般外发文
第十四条 红头文件适需遵执行制度规定决定决议纪命等文件般公司信笺印发
文书理规
□ 总
第条 目
文书理制度化增进文书处理品质效率特订定规
第二条 范围
规称文书理指总理处部室中心公司(含事业部业务执行部 门)外界文书(包括电报)关系企业(含公司容)部门间文书(包含签呈)收(发)文档全部程办理控制
□ 承办部门
第三条 总收发部门
总公司部门外界文书收发总理处总务部门统办理公司(工厂)总收发属总务部门办理总收发部门负责文书收受发送
第四条 理部门
()总理处部室中心公司公司名义外界文书公司总理室理处理部门营业采购工务资料法律服务训练等业务部门文书该业务部门高部门理部门
(二)公司(工厂)外界属区性文书理室理处(总务部门)理部门
(三)关系企业公司部门间文书原厂处部室部门理部门 (四)理部门应指定员负责文书核稿收发拆封登记分文稽催校监印档案理等事宜文书未规定处理者理部门受理
第五条 办会办部门
()文书容涉业务办部门该项文书办部门涉部门时部门该项文书会办部门
(二)企业类资料外统报送办会办提供部门
□ 行文
第六条 行文类
()函：发布规章时性规定机关团体公司行号私关系企业公司间公司部门间行文
(二)公告：业务公众特定象宣布时
(三)便函：关系企业公司部门间公司部门间业务接洽时
(四)签呈：级级请示报告时
(五)电报：业务处理须电报行文时
(六)表格式公文：政府机关规定表格式公文公司事令等实际需印固定格式
(七)：
1司法文书司法部门规定程序实施诉讼文书政府关部门诉讼审议 委员会规定程序实施
2会议纪录例行表报等发送必行文
第七条 行文名义署名印信
()关系企业外机构行文名义署名印规定：
1公司名义董事长署名盖董事长职章：
属政策性影响公司重权益行文
2公司名义总理署名盖总理职章：
政府部会局署属级二级机构省政府市政府属级机构等行文
3公司名义总理署名盖总理职衔签字章
①省政府市政府属二级机构等行文
②市县政府属级机构行文
③税务金融机关行文
④总理处部室中心代表公司外行文(款第六项规定者规定)
4公司名义理署名盖理职衔签字章
款第二项列外公家机构公民营企业法团体行文
营业资料工务等部门类规章规定核决权限授权范围客户厂商行文
5部门名义厂处长署名盖厂处长职衔签字章
营业资材工务等部门类规章规定核决权限授权范围客户厂商行文
6部门名义盖部门章：
①采购部门厂商行文
②事服务训练法律等部门办业务权责范围公民营事业民间机构行文
7应款第四项名义署名印规定行文该行文单位理者盖公司公章行文
8环境特殊事实需须行规定行文名义署名印信者应专案签送总理处总理室转呈董事长总理核准
(二)关系企业部门间应部门名义行文列规定签署印：
1正式行文者公司名义总理事业部理署名盖职衔签字章业务接洽便函行文者办部门办署名盖部门章
2总理处部室中心公司行文油印函件盖部门章
3工务资材会计总务等服务部门部门行文盖部门章
4厂处部门直辖部门行文部门职衔签字章签署
(三)公告事通知单聘书奖状契约法令特定业务(进出口税务关税劳保投标等)须加盖公司业务专章文件均应盖章视业务需规定加盖董事长总理职衔签字章职章加盖权限授权范围部门签字章私章
(四)特定签署印信文件规定
(五)需等身份签署名义复文者应斟酌实情处理
第八条 行文判行权限
()董事长署名行文者应送总理处总理室转呈董事长判行
(二)总理署名行文者总理处部室中心代表公司外行文理()判行者外应送公司总理室转呈总理判行
(三)事业部理署名行文者应送理室转呈理判行
(四)部门名义厂处长署名行文者应部门判行
(五)部门名义行文者应部门判行
(六)公司名义盖公司公章行文者应理级员判行
(七)专案业务需进出口税务关税劳保投标等公司名义须盖董事长总理业务专章者行文时应该业务部门授权范围核准始
(八)固定格式文书应署名原稿判行授权业务办部门式行文
□ 文书处理程式
Ⅰ 通
第九条 文书分类
()机密类：具专利性独特技术性资料特定列业务机密文件应规定第八章规定办理
(二)A类：关系重足影响公司权益文书应呈总理核阅始分文办理
(三)B类：般文书常性业务文书
(四)C类：般通知参考性函件须呈判者仅登记分文直接交办部门处理档
(五)类：公司业务直接关系表报宣传印刷函件需收文登记直接送关部门参阅
第十条 收发文登记单
()第联收(发)文登记单收发员流水号码序装订存查
(二)第二联催办单送办部门签收文件收发员收回处理期限复日期先次序整理日核催办
(三)第三联催办单办部门交办文件留存处理期限复日期先整理备时稽催督导
(四)第四联办员存查联文件办妥结案未结案分类存查
(五)第五联核查联文件办妥时文档系代行授权判行文件收发员转送核阅档
第十条 收(发)文字号制定理
()外行文字号
1公司：X1X2(X3)总字第○○○○号X1X2公司简称X3区需分区者省略○○○○公司收(发)文流水号
2事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第○○○○号(X4事业部直属部门代字公司总理室制定理)
3营业部门：公司总理室制定
(二)关系企业行文字号
1公司总理室统制定理
2总理处部室中心总理处总理室统制定理
(三)收发文编号
1文书理部门年份流水号码文号编列业务接洽便函行编定采流水号码文号编列
2复文收文号码发文号码二号文案处理收文号码发文号码
3动发文号码般收复文号码采取编号序
Ⅱ外界文件
第十二条 收文
()登记分文
文收发员拆封收(发)文登记单登记收文编号收文日期文者文字号文日期附件摘送分文员性质判定文书类办部门收发员分发
(二)文件分送
收发员分发文件应留存收(发)文登记单第联收文编号流水号码装订余第二三四五联连文分文专卷宗送交办部门核定否答复处理期限记入收(发)文登记单第二三四五联第二联天签收夹放分文专卷宗退收发员收发员处理期限日期先予整理文件催办
(三)文件交办
办部门文件批交办理时应办姓名记入收(发)文登记单第三四五联留存第三联处理日期先整理稽催督导第四五联连文件交办办理
(四)文件处理
1办办理文件时应拟办复文拟搞签呈判行
2办应处理结果复文摘记录收(发)文登记单第四五联记联记栏(敷时文书签办单补充签办单收(发)文登记单第五联流程处理)填记预定保存期限销案复日期连文(复文时需附复文稿)呈判字校转送文书理部门收发员办部门文件判行收(发)文登记单第三联抽出销案
3收发员收办妥文收(发)文登记单第四五联时：
①需复文者类编定档号填记第四五联档号销案日期转记第联抽出原留存第二联销案第五联文件档第四联退办
②需复文者复文复文搞送请监印员印复文封发投邮文复文稿复文底类编写档号填记第四五联第五联连文复文稿复文底档抽出原留存第二联销案(需复者第二联复日期先整理备稽催)第四联退办办部门业务需复文底留存
4文附件属现金支票汇票价证券等办部门办接文时应缴交出纳部门签收应文传递
第十三条 动发文
()拟稿登记
办公文稿笺拟妥文稿检附收(发)文登记单式五联填写受文者类办部门容摘附件办姓名预定保存年限销案复期限等栏呈部门会核稿员判行送收发员编号转字校送交文书理部门收发员
(二)发文处理
收发员收发文文件原稿收(发)文登记单(式五联)发文文件原稿送请监印员印文件封发投邮登记单第联收发文编号流水号装订须复文件第二三联予销案须复者第二联收发员暂存第三联送办部门均复日期先整理备稽催第四五联连发文原稿底类编写档号档号销案日期填记第联第四联交办存查第五联连发文原稿底档
第十四条 外界复文处理
收发员文书办部门收外界复文收文程序处理外收发员应抽出原发文第二联销案销案日期转记原发文第联收文日期字号转记原发文档第五联办部门接复文时应抽出原发文第三联销案办应原发文第四联填记收文日期字号
Ⅲ关系企业文件
第十五条 行文方式
()正式公文纸油印函件行文者章规定处理般性规定通知
公告等函件需复文时发文部门办理发文手续受文部门列方式处理：
1部门直辖部门行文时受文部门免办收文手续
2总理处部室中心公司相互行文受文公司总理室部室中心文书理部门办理收文转交属部门时属部门免办收文手续
3受文部门前二项规定免办收文者应处理呈核收文日期先序档
(二)业务接洽便函行文者第十六条规定办理
(三)类文书行文应组织层级需数量次印发避免逐级转文重印延误时效
第十六条 业务接洽便函处理
()发文
办发文时应接洽容列记业务接洽便函第联填记文书类受文者复期限附件等栏呈请判行式填写三联连第联呈签署送收发员编号记载收(发)文编号登记表送监印员印收发员业务接洽便函第二三四联送交受文部门第联复日期先整理备稽催
(二)收文
受文部门收发员收业务接洽便函第二三四联便函填记收文时间编定收文号码记载收(发)文编号登记表便函第二三四联送呈部门批定办收发员二三联交办承办第四联办签收收发员发文部门求复日期先整理备稽催
(三)复文
办收文应第三联拟具复文稿填写销案复日期预定保存期限(需签办文书签办单办理签办单连业务接洽便函第三联处理)判行式填写第二联呈签署送收发员转请印抽出原暂存第四联转记销案复日期第二联送交受文部门(原发文部门)第三四联编定档号填记档号栏第三联类档第四联收文流水编号序存查未结案第四联复日期先整理备稽催
(四)回文处理
发文部门收发员收复文部门送达便函第二联时原暂存第联注记复文收文时间第二联转送办呈阅办妥注明预定保存期限送收发员抽出第联销案编定档号填记档号栏第联发文流水编号序装订存查第二联类存档未结案第联需加注复文部门求复日期日期先整理备稽催行复文时发文程序办理
□ 文书处理方式
第十七条 文书结构
()公告：旨公告事项三段式斟酌运
(二)函签呈：旨说明办法请求拟办建议三段式斟酌运
(三)业务接洽便函：公文三段式条例方式逐点叙述
(四)采语体文达简浅明确求表格处理量利表格
第十八条 信函处理
()指名营业工务资材采购员收受信函信封记载认公务文书者应视公务文书拆封系私事予发未办认公务文书信函拆封系公务文书应交收发员规处理
(二)指名副理员信函迳送系公务文书交收发员规办理
第十九条 签呈处理
()办特殊案件处理需签请核示时签呈纸缮写份行签呈核决示办妥应类档
(二)办签拟层呈核示需呈转(副)理级核示者(公司理室总理室总理处部室中心呈总理董事长核示者)厂(处)长(部室)签示厂(处)部(室)收发员登记签呈事务备查表转呈(副)理(公司理室总理室总理处总理董事长)核示核示厂(处)部(室)收发员转记批示情形呈送厂(处)长(部室)核阅交办示办理会办部门关者应复印分送会办部门协处理备查办办妥签呈交厂(处)部(室)收发员编定档号填记签呈签呈事务备查表签呈类档签呈容宜公众周知者应指定专专案签办
第二十条 合约处理
()订立修改合约时办部门拟稿判行前应文稿转送总理处法律事务室核稿判行业务需份数送请缮校印
(二)固定格式合约书原稿应前款规定核稿判行办部门时式填写需份数呈准直接送请印
（三）合约书签约代表原稿正保部门规定
保部门收合约书正应贴足印花予销印原稿档业务关部门均副留存备
第二十条 副图书处理
副视正式文书应规定处理档类图书应指定部门集中理
第二十二条 电报处理
电报视文书规办理
第二十三条 文书处理点
()办文书遇关系重足影响公司权益重文件应正妥保藏应均副影层呈处理
(二)利文书处理达分层负责目办应容点签拟意见选稿文呈部门核阅批办员应文案注意见避免签名意见
(三)办会稿核稿等员答名应清晰辨潦草难认
(四)办文书应视轻重定缓急案情涉部门应会办理会稿案件会办部门应速件处理
第二十四条 文件处理期限
()收发员收文时原应送积压迟应文时送交关员
(二)分文员分文时期公司视收文数量行订定
(三)办员处理期限
1速件电报机密文件等应办文日处理完毕原
2般案件部门斟酌办工作量指定处理期限般文三日处理完毕原
3文定答复期限者应力文定期限处理完毕
4计划试验研究开发规章修订测定搜集资料等特殊案件部门应斟酌实际需分规定处理期限
5监印员原天完成印
6文件档应日案日清迟逾二日
7签呈案件分层负责决行层次公司行订定时限
第二十五条 文件稽催
()办未期办妥文件应处理期限届满前请示部门意口头通知文书收发员更改处理期限
(二)收发员应日检查催办联期未见办妥销案者应先口头通知办部门俟天见办妥销案者应文书催办单式二联送办部门交办填注拟完成日期迟延原批核办部门存份份送收发员继续期稽催收发员应时稽催情形记录稽催联
第二十六条 发送方式
文书发送方式分专送邮寄(信限时挂号航空)
电报(寻常加急书信字)集运等办应文书底稿注明
第二十七条 文件递送
()呈阅文件递送方式
文件呈阅呈判会办时普通案件浅灰色卷宗递送系机密紧急A类案件桔红色卷宗递送
(二)部门间文件递送
1发文受文部门厂区文件直接递送需签收者存联送请请受文部门签收取回稽催
2发文受文部门厂区者发文部门收发员需文件受文部门区(处)部(室)单位装入部信封予递送部信封仅书写受文部门厂处部室名称注明办姓名受文部门收发员统拆封分发
3公司办公区应设文件寄送中心总公司公司总理室公司(工厂)总务部门寄送中心规定日截止收件时间便整理集中装运
4收发员文件递交寄送中心寄送中心员应受文部门厂(处)部(室)文件集中整理开具文件递送清单式三联第联存第二三联
连文件汇总装入区专文件袋寄送收文区寄送中心员收文件袋拆开文件递送清单第二三联连文件送交厂(处)收发员签收留存第二联第三联天文件袋送原发文寄送中心存查
5总理处部室中心寄送厂区文件律递交公司寄送中心登记转送
6总公司寄送中心文件袋需午五时前送交总理处总务部门统运寄
7原文件应送积压寄送中心员须日午班30分钟文件袋文件分送厂(处)部(室)收发员签收
□ 印信
Ⅰ印信种类
第二十八条 种类
()公章：公司机构登记公司印鉴特定业务专公司印信
(二)职章：〖ZK(〗1董事长公司总理刻公司名衔职印信
2刻职特定业务专印信
(三)职衔签字章：公司厂处长刻职衔签名印信
(四)部门章：刻公司部门名衔印信企业外行文部门应部门章加注专字样
(五)校章骑缝章附件章：刻公司名衔校章骑缝章附件章等字样印信
第二十九条 印信资料形式
印信均圆形橡皮质
Ⅱ印信
第三十条 监印员
()公司公章董事长职章监印员应签请企业董事长核定
(二)特定业务专图记董事长职章公章总理职章监印员应签请公司总理核定
(三)部门职衔签字章部门章部门指定监印员
(四)监印员时应代理代监印代理应前三款规定签准指派
第三十条 印信盖
()行文时应第八条规定判行送请监印员第七条规定函件文稿底印
(二)文件需盖印信者办应填具盖印信申请单式二联呈准申请印监印员文件印外应盖印信申请单正面加盖印信收存第联第二联退回办部门存查
第三十二条 印色
公章职章红色印泥红色印水印
Ⅲ印信理
第三十三条 印信核定制发部门
()公章董事长公司总理职章职衔签字章均总理处董事长核定总理处总理室理部门统制发
(二)总理处部室中心部门章特定业务职章部(室)理()核定总理处总理室理部门统制发
(三)事业部理厂(处)长职衔签字章特定业务职章部门部门章公司总理核定公司总理室理部门统制发
第三十四条 印信登记
业务办部门需特定印信业务专印信关机构报备时该印信登记更换撤销等手续均该办部门办理
第三十五条 印信申请
()印信制发申请
业务需组织变更办部门填具请(制)发印信申请表份送会印信理部门规第三十三条规定呈请核定理部门制发
（二)印信换发申请
1印信印文磨损申请换发时监印员填具请(换)发印信申请表份备注栏拓具印模叙明制发日期送会印信理部门规定第三十三条规定呈请核定理部门换发
2原废旧印信应换发印信收周监印员规第三十六条规定办理
(三)印信补发申请
1印信毁损遗失时监印员该印信登记机构报备法公告作废外应填具请(补)发印信申请表份备注栏叙明原印种类字体制发日期毁损遗失失职员议处会印信理部门规第三十三条规定呈核定理部门补发
2补发印信文字体应异原印信资区
3遗失印信寻获时应交监印员二日规定第三十六条规定办理
(四)印信增刊申请
1种印信制发枚原业务需受区限制需增刊者业务办部门条第款规申请
2增刊印信应理部门斟酌实情设法加区
第三十六章 印信缴销
()废旧撤销遗失寻获印信应监印员填具缴销印信申请表份送会印信理部门规第三十三条规定呈核定检具缴销印信送缴理部门
撤销
(二)印信理部门收缴销印信斟酌实情予保存截角注销
第三十七条 印信理
()种印信监印员负责保遗失误情事监印员负完全责
(二)印信理部门应指定专负责印信制发换发补发稽查等理工作设立印信登记表拓具印模样序装订成册利理
(三)印信固定换发年限印信理员年少应稽查次
(四)监印员印信理员交接时应拓具印模样列册专案移交报送印信理部门
□ 档案理
Ⅰ理部门
第三十八条 理部门
()文书结案原稿文书理部门档办部门视实际需留存影特殊案件业务处理需原搞须办部门保者应文书理部门意妥保存文书理部门影档原稿毕应送文书理部门档换回影
(二)公司档卷分类目录编号原公司总理室事业部理室统制定理总理处部室中心部门行编定报送总理处总理室
Ⅱ整理分类
第三十九条 文件点收
文件结案移送档时原点收：
()检查文件文附件否完整短少应追查入
(二)文件抽存者应理部门签认
(三)文件处理手续否完备遗漏应退回办部门补办
(四)案关文件应案档文件应退回办部门
(五)价证券贵重物品应退回办部门办部门应送指定保部门签收文件送档
第四十条 文件整理
点收文件应列方式整理：
()中文直写文件右方装订原中文横写外文文件左方装订原
(二)右方装订文件附件均应准右角左方装订准左角理齐钉牢
(三)文件皱折破损参差齐等情形应先整补裁切折叠整齐划
第四十条 档案分类
() 档案分类应视案件容部门组织业务项目等素部门类类三级分类先部门区分部门案件性质分干类类中序分干类
(二)档案分类应力求切合实案件较前款三级敷应时第三级增第四级细类案件仅部门类类二级
(三)类(细类)案件装订档夹原案件较档夹敷时分两档夹装订类(细类)增设卷次编号便查考
(四)档夹封面页应设目次表案件档时序编号登录案目次编号原
(五)档号表示方式
A1A2B1B2C1C2D1E1E2
A1A2办部门代号B1B2类号C1C2类号D1档卷卷次E1E2档案目次
第四十二条 档案名称编号
()档案级分类应赋予名称名称应简明扼充分表示档案容性质原定范畴宜笼统含混
(二)级分类卷次目次编号均十进阿拉伯数字表示位数视案件寡增长情形斟酌决定
(三)档案分类级名称确定应编制档案分类编号表分类级名称代表数字编号定序次排列便查阅
(四)档案分类级编号应预留干空档备组织扩业务增繁时时增补
(五)档案分类级名称代表数字确定宜意修改确修改必应事先审慎研议拟具新旧档案分类编号表免混淆
第四十三条 档号编定
()案件系新案应档案分类编号表查明该案件属类卷次目次序编列档号
(二)案件属前案应查明前案档号予号编列
(三)档号案号原遇案件叙述数事案入类者应先确定类编列档号
(四)档号应左右编列右方装订案件应档号填写案件首页左角左方装订者填写右角
Ⅲ档档案清理
第四十四条 保存期限
()档文件应目次号序活页方式装订相关类档夹视实际需见出纸注明目次号码便翻阅
(二)档夹背脊应标明档夹含案件分类编号名称便查档
第四十五条 保存期限
文件保存期限政府关法令企业规章特定者外列规定办理：
()永久保存：1公司章程2股东名簿3组织规程办事细4董事会股东会纪录5财务报表6政府机关核准文件7动产权状债权证8工程设计图9核定须永久保存文书
(二)10年保存：1预算决算书类2会计证3事业计划资料4核定须保存10年文书
(三)5年保存：1期满解合约2核定保存5年文书
(四)1年保存：结案长期保存必者
(五)规章规章理部门永久保存部门视效期间予保存
第四十六条 档卷清理
()档员应时拂拭档案架维护档案清洁防虫蛀腐朽年年度更换时第四十五条规定清理次已届保存期限者予销毁销毁前应造册呈总理核准必时官署报备目次表附注栏注明销毁日期
(二)保期限届满文件中部分核定保存参考价值者档员应收(发)文登记单第五联附注保留文件第五联注明部分销毁日期
Ⅳ调卷
第四十七条 调卷程序
()部门办员业务需需调阅档案时应填具调卷单部门(科长)核准持档员调阅
(二)档员接调卷单核查取出该项档案调卷单填注出日期档案交调卷员调卷单预定日期先整理备稽催
(三)档案室场阅者免填调卷单
(四)档案时档员核查讹调卷单填注日期签章确认档案行入档夹调卷单档员留存备查
第四十八条 调卷理
()调卷单单案原阅时间长周限特殊情形欲延长调阅期限时应调阅程序重新办理
(二)调卷员调案件抽换增损拆开必时须报明原请档员负二责处理
(三)调卷员调阅档案应规定期限员调阅档案时应调卷变更登记私授受
(四)调阅案件限办业务关者调阅办业务关案件应文书理部门意
□ 机密文件
第四十九条 范围
()生产设备设计图：具专利性独特性机械设计图生产设备布置图
(二) 技术性资料：独特技术性操作标准外技术合作外技术指导资料产品配方产品开发改良试验资料国外现场实报告技术属机密性资料
(三) 业务性资料：销售成资料市场情报国外业务考察报告业务属机密性资料
(四)厂处长认必列入机密文件理切资料
第五十条 保部门
()外机密文件应公司总理室保部门公司总理核准事业部研究工厂保存者应事业部理室研究长室驻厂(副)理室总理指定部门保部门
(二)属技术开发工务营业等部门行建立专业性机密文件应事业部理室厂区文书理部门保部门
(三)总理处部室中心机密文件属该部门承办专责性质者应该部室中心保部门
(四)保部门应指定专公司总理核定(总理处总理核定)负责机密文件收发登记档等事务
第五十条 外机密文件处理
()外机密文件代表公司取该文件员径送该公司总理室机密文件保员收(发)文登记单式五联登记呈请总理核派办(办)指定处理期限分文办复文动发文均第四章规定流程处理唯递送均应亲假手
(二)文件容影响公司权益重时保员文件分类办理时应影原文件保员妥藏
(三)办文件处理期间需负保密全责需分派属员办理时日班文件传递记录卡注明时间途办签章文件传递记录卡办留存密件交办办理日班(完工)时办应负责密件收回文件传递记录卡填注收回时间办签认收(发)文登记单第五联密件档
(四)密件办妥办亲递送封妥签章交予文书理部门收发员寄送
第五十二条 创专业性机密文件处理
()隶属性技术开发工务营业等部门工作员承办特定项目业务建立资料应视机密文件章规定办理
(二)前款项机密文件办部门应月底编制翌月工作计划表写明交办特定业务工作题容摘办预定完成期限等核定份存份送保部门存查
第五十三条 办方式
()办应办公场处理机密文件擅携带外出转出示处理期间应妥善收存防止轻易取翻阅
(二)办请托代抄代描机密文件非理级核准者擅复制
(三)办公确需携带机密文件外出时应呈理级(专业性机密文件呈厂处长)核准
(四)办未规定期限处理完竣应期前签呈交办核准延长处理期限联络保员延缓稽催
第五十四条 档
()外机密文件办办妥总理核定保存期限应文件连收(发)文登记单第四五联文件传递记录卡送交保员签收编定档号类登入机密文件保备查簿第四联送回办存查第五联连文件档
(二)部行建立机密文件办办妥厂处长核定保存期限应文件类容摘预定保存期限等填入机密文件送件单文件送交保员编定档号签收机密文件送件单退回办存查文件保员类档名称档编号登入机密文件保备查簿
第五十五条 档案整理
()保员应月增加机密文件翌月五日前填更机密文件增列表呈总理(专业性者呈理)核阅年年底清理档卷认已需继续保已消失机密性质文件造具机密文件销毁表呈报总理(专业性者呈理)核准销毁送回原办部门般文书办理档
(二)保员应月底查机密文件增列表出国计划书工作计划表应送未送档者便函稽催办部门送交档
(三)机密文件应单独成立档卷般文件分开保
第五十六条 调卷
()部门需调阅机密文件时第四十八条规定方式办理外办填具调卷单注明调阅期间途应调阅部门厂处长证明送保部门意始调卷
(二)保员接核准调卷单应开立文件传递记录卡份连密件交予调卷签收文件传递记录卡保员留存毕时密件保员点收误时间填记文件传递记录卡调卷签认存档
第五十七条 副
机密文件需影复印时应呈理(专业性者呈厂处长)核准交保员印发份数登记机密文件保备查簿副(含复印件)视正规规定办理
第五十八条 文件理
办保员调卷员应妥善理手机密文件列情形者事理规第十四条第三十六条规定议处：
()拆散原案显弊端者
(二)原案污损抽换涂改遗失者
(三)擅文件携带外出转出示宣泄机密情事者
(四)调卷逾期拒申述理者
(五)擅请托代抄代描复印字印刷者
(六)文件分办传递时未文件传递记录卡记载未分办日班(完工)时收回(缴回)妥藏者
□ 附
第五十九条 文件处理日数统计
()收发员根收(发)文登记单第联业务接洽便函第联(发文)第四联(收文)分造具文件处理统计表式二份翌月五日前份呈送理核阅存理室备查(全公司文件处理统计表应呈总理核阅存总理室备查)份存
(二)处理日数计算标准
1收文案件：总收文日起复文发出文件档日止需日数扣例假日实际处理日数
2发文案件：文件发出日起销案日止需日数扣例假日实际处理日数
第六十条 文书纸
()关系企业外机构行文公文纸客户厂商行文印公司名衔书函
(二)关系企业部部门间行文业务接洽便函公司间行文公文纸
(三)电报电报专纸
(四)签呈签呈专纸
第六十条 文件处理稽查
公司总理室应定期派员稽查部门文书处理情形时予辅导异常应通知办部门处理
第六十二条 实施修改
办法营决策委员会通实施修改时
文印室理规定
第条 公司文件印必时方予印部递传简单请示报告需印文件般予印
第二条 公司发文需起草定稿抄正批准发文权领导签字意方准印般文件印复印传真须部门负责签字意予办理部门理时总裁办公室意办理
第三条 私资料公司印复印公司传真机递送免影响公司正常工作
第四条 文印室工作员应认真做职工作时完成务收文件资料应时关部门员送发时通知关员文印室取回延误
第五条 文印室员应树立严格保密观念意印复印传真资料中关商业秘密公司理中须保密事项透露截留文件
第六条 文印室送印复印传真文件资料应做登记月终作统计核算属业务部门部门承担费属行政理部门统列行政开支
第七条 文印室工作员初次违反述规定予批评处50元罚款屡教改公司造成良社会影响较济损失处50元罚款直辞退
企业文件理制度
()总
第条 减少发文数量提高办文速度发文质量充分发挥文件项工作中指导作根中央关文书处理关规定结合厂实际情况特制订制度
第二条 文件理容包括：级函电文级函电文厂报发种文件资料
第三条 政分工原全厂类文件分委办公室厂部办(简称两办)口理
(二)收文理
第四条 公文签收
1厂公启文件(厂领导订启外)均厂收发员登记签收(级邮电局机通讯员直送机室机文件外)分交两办机秘书拆封签收拆封时收发员机秘书均需注意检查封口邮戳开口邮票撕毁函件应查明原密件开口国外信函邮票撕应拒绝签收
2级机部门发文件进行信封文件文号机编号四口核定果中项口应立报告级机部门登记差错文件文号
第五条 公文编号保
1两办机秘书级文拆封应时附文件处理传阅单分类登记编号保须工厂承办档厂领导亲启文件厂领导启封应分交两办办理正常手续
2厂外出员开会带回文件资料应时分送交两办机秘书进行登记编号保保存
第六条 公文阅批分转
1正式文件均需分两办(副)根文件容性质阅签机秘书分送承办部门阅办重文件应呈送厂领导(分领导)亲阅批分送承办部门阅办避免文件积压误事般应天阅签完紧急文件阅办
2般函电单等分两办机秘书直接分转处理涉单位会办文件应办单位联系分转处理
3加速文件运转机秘书应天第二天文件送厂领导承办部门关系两业务部门应批示次序次传阅迟超两天(特殊情况例外)
第七条 文件传阅催办
1传阅文件应严格遵守传阅范围保密规定密级文件带回家宿舍公场文件转阅尚未传达文件外泄露容
2阅读文件应抓紧时间天阅完应班前文件交机室阅批文件般超两天阅应签名示负责领导批示拟办意见两办应责成关部门员文件提求领导批示办理关事宜
3阅文时抄录全文意取走文件夹文件附件确系工作需办理阅手续防止丢失泄密
4文件阅完应送交两办机秘书切忌横传
5两办机秘书文件负催办检查督促责承办部门接文件函电应立指定专办理文件压放分散需备查应关保密规定征两办意予复印摘抄原件应时档周转
6阅文范围离退休干部般关部门定期组织学关文件两办机室通知机室阅文
(三)发文理
第八条 发文规定
1全厂报发正式文件权力分集中委厂部群众团体部门律行发送正式文件
2群众团体部门需反映汇报重情况安排布置重工作求发文应分委厂部提出发文申请文件底稿分交两办审核委厂部意发文两办分政机构设置业务分工统口×字厂×字发文群众团体文件委批转
3全厂影响较涉两厂领导分范围文件须委书记厂长批准签发余文件均分厂领导批准签发
第九条 发文范围：
1委厂部名义发出文件通告决定决议请示报告编写会议纪会议简报均属发文范围
2委厂部发文件：
(1)公布全厂规章制度
(2)转发级文件根级文件精神制订工厂文件
(3)公布工厂体制机构变动干部免事项
(4)公布全厂性重生产技术营理政治工作生活福利等工作决定
(5)发布关奖惩决定通报
(6)关全厂重事项
3委厂部行文外发文：
(1)级机关呈报工作计划请示报告处理决定
(2)兄弟单位联系关工厂重生产技术事劳资物资供应科研基建营理群工作等事宜
4工厂日常生产技术营理群工作中关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达级指示等事项应关制度办理分厂领导批准业务科室书面口头通知执行般厂部文件发布
5业务科室开专题会议作决定般应发文备查考科室名义工作简讯发会议纪
6业务科室外单位发生般业务联系科室名义外发函(应编号备查)厂部名义发文
(四)发文程序求
第十条 发文程序规定：
1单位需发文应事先分委厂部提出申请
2委厂部意发文时办单位应方针政策国家法令级指示工作实际需草拟文件初稿
3草拟文稿必须全厂角度出发做情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简炼标点符号正确书写工整严禁铅笔圆珠笔红墨水彩笔书写
4文稿拟拟搞应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位拟稿签名盖章标定日期密级
5两办应根委厂部求级关指示精神关文件规定文稿进行审查修改涂改清文字错漏严重容妥格式符文稿应退回拟稿单位重新拟稿
6两办审查修改文稿送部门领导核稿(文稿容质量负责)
7审核时修改较碍印存档文稿应拟搞部门重新誊写清楚
8需会签文稿应交付印前送会签部门会签
9文稿审核会签批准权限规定分呈送委厂部领导审定批准签发
10领导批准签发文稿交两办机秘书统编号送字室印
11文件印清样应拟稿校校员应发文稿签名
12文件字两办派专数印刷两办机秘书分发检查落实情况印刷质量文件机秘书应拒绝盖印分发
(五)文件阅清退
第十条 部门关工作员工作需阅般文件需部门负责签写便条密级文件须两办意方阅
第十二条 阅文件应严格履行阅登记手续阅时文件带走全文抄录允许拆卷文件勾划等
第十三条 两办机秘书承办公文应抓紧催办应定期事情已办妥厂文件级求限期清退文件进行收缴清退工作(般月底清季末中清年终总清)发现文件丢失必须时查明原责者实领导报告
第十四条 部门应指定位责心强志负责文件收交保保密催办检查工作
(六)文件立卷档
第十五条 文件档范围：
1列文件统分两办负责档：
(1)级机关文包括级工厂报告申请批复
(2)委厂部发出报告指示决定决议通报纪重通知工作总结领导发言生产营工作类计划统计季度年度报表等
(3)厂委会厂长办公室厂务会工厂理委员会中层干部会种专业例会记录
(4)厂代会职代工工会会员代表会团代会等厂级群组织召开代表会形成报告总结决议发言简报会议记录等
(5)保存价值民信访记录处理结果
(6)参加级召开种会议带回文件资料厂会汇报表言材料等
(7)级机关领导志厂检查视察工作报告指示记录厂级进行汇报提纲材料
(8)反映厂生产营活动先进物事迹厂领导工作等音摄制品
(9)工厂日志事记
(10)工厂级请示批复文件报关材料
2业务科室群众团体日常工作中形成活动资料业务科室群众团体负责立卷档
第十六条 立卷求
1文件立卷应容名称作者时间序分门类进行整理档
2立卷时求文件批复正底稿件附件收集齐全保持文件材料完整性
3坚持时立卷年终立卷档相结合原重工作重会议形成文件材料时立卷档
4年度形成文件材料求年度5月份前整理完6月份正式档案馆(室)移交清单式两份(接交单位留存份备查)
(七)文件销毁
第十七条 余重复时保存价值文件两办机室应定期清理造册级关规定办理申请销毁手续
第十八条 审核意销毁文件应派专车分两办机秘书正副护送级机关指定纸厂监视销毁
公文处理实施细
□ 总
第条 公司公文处理工作规范化制度化结合公司实际情况特制定实施细
第二条 部门公文传达贯彻国家方针政策请示答复问题指导商洽工作报告情况交流验重工具必须认真做公文处理工作
第三条 单位应发扬实事求认真负责工作作风克服形式义文牍义提高公文处理效率质量
第四条 公文处理必须做时准确安全公文统办公室文秘员收发分办印立卷
第五条 单位公文处理工作必须实行严格保密制度确保国家机密
□ 公文种类
第六条 公文种类：
()请示
请级指示批准请示
(二)报告
级机关汇报工作反映情况报告
(三)指示
级机关布置工作阐明工作活动指导原指示
(四)布告公告通告
公众公布应遵守周知事项布告
国外宣布重事件公告
定范围公布应遵守周知事件通告
(五)批复
答复请示事项批复
(六)通知
传达级指示求级办理者需知道事项批转级公文转发级级相隶属单位公文通知
(七)通报
表扬事批评错误传达重情况需属单位知道事项通报 (八)决定决议
某问题者重行动作出安排决定
会议讨通求贯彻执行事项决议
(九)函
行相隶属单位间互相商洽工作关部门请示批准等询问答复问题函
(十)会议纪
传达会议议定事项精神求关单位遵守执行会议纪
□ 公文格式
第七条 公文格式般包括：标题送单位正文附件单位印章发文时间抄送(抄报)单位公文字号题词等
()公文标题应准确简概括公文容标明发文单位公文种类 批转法规性文件外公文标题般加书名号标点符号
(二)级请示公文般写送单位果需报级单位时抄报形式
(三)发文时间领导签发日期准联合行文单位签发日期准
(四)公文字号般包括单位代号年号序号单位联名发文标明办单位公文编号
(五)公文附件应正文单位名称前注明附件名称件数
(六)收发文单位应写单位全称规范化简称联合发文应办单位排列前 (七)文字律左右横写横排
第八条 公文纸般16开左侧装订通告等纸根实际需确定行文关系
第九条 级单位组织请示报告单位组织名义发文
第十条 市政府政府部委局市局市局处室请示报告 相隶属单位协商工作等行政名义行文
第十条 部行文问题种类性质分公司部门名义行文分公司部门联合行文部门间发文形式解决般性问题
第十二条 单位般越级行文特殊情况必须越级行文应抄报越单位
第十三条 级请示公文应文事送单位时抄送级单位直接送领导者(领导直接交办外)级单位重行文抄报直接级单位
第十四条 级抓级理原公司行文原发分公司部门直接发属子公司
第十五条 发文应根需确定抄送单位滥发
□ 公文处理程序
第十六条 收文处理般包括登记分办拟办批办催办等程序
()级发文件注密级简报电报资料级发文件均文秘员统签收开拆登记呈阅分发类进行分类处理中容重急件时呈送领导阅批领导出差立送办公室领导处理
(二)承办应根文件规定传阅范围领导指示安排传阅办理领导间宜直接横传递免积压传失
(三)需办理公文应先送办公室签批意见分送关部门办理送领导批示办理办公室签批公文时认需送领导阅批般性公文根公文容性质直接批关部门阅办 单位收急件时应3天答复退回文件般办理文件周应办理退文件迟超15天需研究马处理先书面口头简回复
(四)加强公文检查催办工作文秘员领导批示公文公司发出文件认真督促催办防积压漏办分公司部门级发出文件需汇报贯彻执行情况时检查反馈
(五)领导参加重会议带回文件汇报传达应会议文件交文秘员立卷档
第十七条 发文处理般包括拟稿审稿签发缮印校印封发等程序
()草拟公文求：
1符合国家方针政策法律法令级关规定提出新政策规定应量原关政策相衔接加说明
2情况确实观点明确文字精练条理清楚层次分明标点符号正确篇幅力求简短
3引公文写明发文机关公文编号标题发文时间
4草拟公文必须统格式公文稿纸文件字迹清楚文面应保持整洁文面凌乱清重新清稿
5数字写法正式文件中文件编号统计表计划表序号专术语百分必须阿拉伯数字书写外汉字书写
6章节序数写法般应列序排列：第层：第二层()第
三层1第四(1)
7滥简称年月日名名文件名称事物名称等般简称
(二)公文审核公司文稿送领导签发前应起草文件部门负责审核送办公室核稿工会社团名义发文董事会分领导审核
审核重点：
1否需行文
2否符合国家方针政策法律法令单位发公文否衔接
3提出求措施否明确具体切实行
4处理程序否完备行文关系公文格式否符合规定
5文字叙述否符合文法逻辑标点符号否正确
审核时发现妥处必须进行修改属重原性问题应退回原承办单位修改改动重新抄正
(三)公文签发公司行政文件分副总理签署意见总理签发工会社团般性文件分领导签发重文件高行政领导签发
(四)公文拟稿改稿签发律钢笔禁止铅笔圆珠笔
(五)签发公文作修改确需修改必须重新送签
(六)公文签发文秘室负责印盖章装订登记分发印文件美观方符合公文格式装订整齐牢固漏页错页粘页印章盖年月日中方压正文略压年月日正文末页空档起空白页注日期盖章该页左方标明页正文字样
(七)公文校原稿准非承办擅改动原文校未发现差错校员负责校字员没改正字员负责
第十八条 公文办理完毕时送交文秘员整理立卷私保存应存档文件
□ 文件理
第十九条 单位专负责文书处理理工作建立严格理制度加强相关员保密纪律教育做文件理工作严禁秘密文件带公场家中文件传递程中必须办理登记签收注销等手续收文薄检查档防遗漏
第二十条 单位工作中形成文书包括文件会议记录决议片图表录音带录带等保存价值资料必须承办收集齐全分类整理移交文书关员核整理次年第二季度送交档案室档单位办越期行留存应该档文件
第二十条 没存档价值存查必公文档案室鉴登记销售细××××年××月××日起施行关公文处理规定细致细准
企业字油印工作制度
第条 厂部委名义报发文件报表工作计划总结请示报告简报纪通知通报通告信函规章制度宣传教育材料免决定表彰处理决定厂领导批准翻印文件材料均属印范围
第二条 口部门负责拟订编写带全局性指导意义全厂性月(季)生产工作计划时期全厂性工作安排重专题会议纪等应安排印
第三条 需报部门工作计划时性工作安排非全厂性活动讲课提纲非报般表格般技术资料便函属印范围
第四条 需印文件资料应底稿首页附发文单部门负责审查意××审核修改统编号关部门会签分厂领导签发方交付印
第五条 字员接稿应认真检查文件签发手续否完备书写否工整否符合文件档求等发文手续全书写符合求文件字员权拒绝印
第六条 字室建立字登记簿类文件材料规定容求统登记根厂办安排轻重缓急次序进行字字时做快速准确排版合理美观力均匀
第七条 字员严格遵守保密制度字容外泄露工作关员进入字室 油印室
第八条 字员爱护字油印设备物品规定做维护保养工作物品领登记费统计工作
第九条 文稿完字员原稿字清样交两办秘书拟稿校校者校完应原稿签字示负责
第十条 委厂部名义报发文件材料(见第条范围)分两办拟稿负责校厂办字室负责油印装订达字迹清晰版面清洁装订整齐两办机员报发部门名义发生产工作计划安排专题会议纪口部门负责校油印发送
第十条 两办秘书文件差错情况进行登记考核
第十二条 油印文件严格审批份数印刷油印者私增加份数私留存油印底板废页余页应时销毁
企业报刊邮件函电收发制度
()全厂公私报刊外邮件外发公启函电厂收发室负责收发
(二)外发函电求
1部门公需外发函电办员应天午××点前函件电报底稿送收发室填写挂号信电报外发登记表
2天午××点前厂收发室应月外发函电清点累计送交邮局寄发
(三)外邮件理
1外邮件律厂收发室签收分发
2挂号纸包包裹单汇款单货运单等收发室通知收件收发室面签收
3般公启函电厂职工私信件收发室开具清单分放单位信报箱
4私明信律放信架(信袋)取
5公私邮件收发室应清时分发丢失损坏搁置延误国外函应检封口邮戳发现拆封邮票撕应拒绝签收邮局反映查明原
6挂号信汇款单包裹单货运单等收件收发室通知发出应收发室领取邮单时邮局取款取件超期罚款收发室概负责
(四)报刊订购收发
1报刊订购
(1)订购时间：半年 半年
(2)订购手续：单位均需先收发室查阅报刊目录需订购报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核算价确认误面缴款开票公费订购报刊收发员持订单财务部门办理付款托收手续口理报刊公费订购单位述求填写预订单外尚须填写报刊分发清单详细写明种报刊分发单位领导
2报刊收发
(1)收发员天邮局送报刊应邮局分送清单分类清点发现差错应时登记求补缺退余
(2)收发员收邮局送报刊应时分发耽搁延误收发员清点分发报刊时间××时进入收发室
(3)天分发单位信报箱报刊应附分发清单
(4)单位应固定专时领取报刊公启函电领取时分发清单清点检实签名发现差错应面收发员提出增补退换求进行差错登记面未提出视分发差错
(五)收发员应坚守工作岗位节假日星期日应值班休星期日应采取换休形式
(六)收发室外应常保持整齐清洁
(七)收发室××部门负责理工作质量××部门进行检查考核承担责
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