“三化”让电子函件办理更安全高效全文

三化电子函件办理更安全高效全文
公函政机关民团体企事业单位商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项时重文体函件电子化纸化程中保障电子函件办理更高效更安全迫切需解决问题深圳市政府办公厅非密电子函件移动终端处理数信息安全应创新功等方面做探索
终端移动化办文突破时空限制
函电秒收传统计算机办公办工作时间时接收电子函件非工作时间遇紧急电子公文需时回办公场处理耗时耗力深圳市政府办公厅2018年5月起全面推行移动办公市领导办均通移动终端时处理非密电子公文深圳市智政务办公系统政务短信形式实时提醒办签收非密电子公文实现函电应收收应收收确保必时7×24时收文分办
审核审签秒办函件涉事项具较高时效求相传统纸质函件审批流程电子函件会减少审批环节相反电子函件流转逻辑更加严谨考虑审批领导公务繁忙难实时固定办公场批件深圳市政府办公厅原计算机终端完成公文处理流程迁移移动端确保领导会议间隙出差学调研途中非工作时段均审批统计2021年通移动终端处理审批类非密电子函件均件耗时较传统计算机处理降低38
办理结果秒复移动办公突破时空限制第时间函件审批结果回复相关单位便承办单位时进办理例2022年3月14日20日深圳疫情慢行键全市级机关事业单位承担防疫务转社区志愿者工作员外均居家办公间市政府办公厅通移动终端发送涉疫情防控非密电子公文90件迅速疫情防控相关求传承办单位相关体争分夺秒病毒赛跑保障全市疫情防控工作正常开展
二程溯化数套安全铁笼
全程电子留痕确保处理全程清晰见容信息篡改函件电子化面重挑战深圳市智政务办公系统通数留痕功全流程维度记录创建修改查阅删函件时间员容等信息采集修改数时完整保存次操作记录确保全程留痕全程溯
全面水印技术年加强非密电子公文理深圳市智政务办公系统采电子水印技术系统电子函件页均显示户信息时间警示户超范围转发私载严守公文理规定严防通微信等社交媒体违规发布公文
全网边界隔离引入虚拟专网络技术移动终端轻松应互联网生活模式安全应政务网工作模式网络层隔离公私确保数终端会外交互云侧法跨界传输数分关安全铁笼
三功模块化流转通业务堵点
协办助力线统筹函件涉面较广需处室协办理深圳市智政务办公系统利工作流模块化灵活设置特点搭建协办功办处室系统函件分发协办处室协办处室研究提交相关意见办处室协办界面阅览办处室统筹提出拟办意见附协办处室参考意见报送领导批示
转发文统函复函理函件般需回复深圳市智政务办公系统搭建转发文功收电子函件办通转发文方式直接拟写复函呈批领导审定转复文单位台函复函缝关联记录文件编号实现电子函件事编号流程体化理
收发文踪加强催办提醒电子函件办办单位时间需进函件止件深圳市智政务办公系统搭建收发文踪功办办单位办未办结函件拉清单列环节明时限解办理进度实时催促提醒外掌握接收单位签收情况时进接
智交换便利纸质件处理查询现实需单位情况会报送纸质函件深圳市政府办公厅通纸质函件粘贴维条码方式赋予函电子流水编号通智交换柜扫读纸质件维条码取件电子ID卡实现纸质件投柜取件流转记录电子化解决纸质件流转记录查询难问题
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