「房地产」设施设备档案管理制度

21 设施设备档案理制度

1 目
设施设备技术资料进行控制确保设施设备追溯性
2 适范围
适公司辖物业设施设备技术资料理控制
3 职责
31 工程技术部办公室负责技术资料建档进行理控制
32 工程技术部文员负责技术资料收集登记存档保分发作废等具体工作
33 理处负责理处辖物业设施设备资料理
4 操作步骤
41 技术资料收集
411 新购设备技术资料收集
4111 新购设备进行开箱验收时工程技术部文员负责收集设备带技术资料
4112 设备技术资料原件应交工程技术部办公室档保存部门需技术资料工程技术部档案员进行复印复印件提供应部门
4113 复印份数分发情况必须实记录
412 新理区技术资料收集
公司新接区技术资料接验收组负责开发商进行交接接验收完毕接验收组负责技术资料〔包括种图纸设备资料等〕交工程技术部档保区保存备份件复印件
413 技术资料收集
4131 工程技术部文员时应注意收集国家方关部门发布设备关种法律法规标准标准
4132 工程技术部文员时应注意收集关设备设备厂家新技术资
料
42 技术资料存档
421 技术资料档保存前须工程技术部理审批
422 工程技术部文员负责技术资料进行编号
423 工程技术部文员应建立技术资料登记表〞记录该资料名称编号源原件保存部门副件复印份数复印件保存部门等
43 技术资料
431 技术资料分发需应工程技术部理确定分发范围核定分发数额文员进行复印核误进行分发时填制技术资料发放表〞
432 公司员工需查阅相关设备技术资料必须出示部门负责批条工程技术部理意
44 技术资料作废
441 符合作废条件技术资料应予处理
情况技术资料进行作废处理
a) 该技术资料国家方关部门发布种现行法律法规标准标准严重抵触明令禁止
b) 已淘汰设备技术资料
C) 身存较错误原发布单位新资料予代技术资料
442 技术资料作废须文员报工程技术部理批准
443 已发放技术资料工程技术部办公室技术资料发放表〞限期三
日收回
444 作废技术资料必须加盖作废〞章时填写作废技术资料处理记录表〞工程技术部理批准定期统销毁
445 目需保存作废文件须工程技术部理批准加盖保存〞章前方保存
5 记录
技术资料发放表
技术资料登记表
作废技术资料处理记录表


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