以件归档对标2015版《归档文件整理规则》专题培训PPT
- 1. 文书档案整理“以件归档” 专 题 培 训 ——对标2015版《归档文件整理规则》
- 2. 2015版 新 《规则》
- 3. 整理流程
- 4. 一、组件（件的构成） 归档文件一般以每份文件为一件。 ◆正文、附件为一件； ◆文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件； ◆转发文与被转发文为一件； ◆原件与复制件为一件；（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 ◆正本与翻译本为一件； ◆报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； ◆简报、周报等材料一期为一件。
- 5. 会议纪要、会议记录 ◆“会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件” ◆ 会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件 ◆使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为一件组件（件的构成）
- 6. (本页无文本内容)
- 7. ◆一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、交流发言、新闻报道稿等文件各为一件。 ◆ 会议文件归档前已自然成册（本）且装订符合保管要求的，一册（本）为一件。组件（件的构成）
- 8. 多份文件酌情合并为一件： ◆介绍信及存根、新闻报道材料，可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。跨年度的材料应分别组件。 ◆报表、名册、图册等作为文件附件时，与文件一起作为一件。 ◆一次行政审批、处罚等形成的材料，应作为一件。 组件（件的构成）
- 9. 过厚不易装订的酌情分割各为一件： ◆正文与附件各为一件（附件数量较多或过厚不易装订的或归档前已装订成册的文案、设计稿等附件）； ◆文件正本与不同稿本各为一件（超过200页）； ◆中文本与外文本各为一件（超过200页）。组件（件的构成）
- 10. 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）各为一件 组件（件的构成）
- 11. 一般原则： 遵循文件的形成规律 结论性文件材料在前 组件（件内文件排序）
- 12. 件内文件排序——8种一般情况 1.正文在前，附件在后； 2.正本在前，定稿在后； 3.转发文在前，被转发文在后； 4.原件在前，复制件在后； 5.不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 6.中文本在前，外文本在后； 7.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 8.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 组件（件内文件排序）
- 13. 件内文件排序—— 4种其他情况 1.会议纪要、会议纪录应按照时间先后排序； 2.介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； 3.新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； 4.行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。 组件（件内文件排序）
- 14. 件内文件排序举例 组件（件内文件排序）
- 15. 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整： 1、归档文件已破损的，应按照《档案修裱技术规范》DA/T 25-2000予以修复； 2、字迹模糊或易退变的，应予复制； 3、归档文件用易锈蚀、易氧化的金属或塑料用品装订的，因去除不合格装订用品； 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。 二、修整
- 16. 三、装订（不能使用的材料）
- 17. 装订装订要求： 不损页、不倒页、不压字
- 18. 装订装订方法： 1、不锈钢订书钉装订法：页数较少的归档文件（总页数30张以内） 2、“三孔一线”装订法：页数较多的归档文件（总页数30张以上） 3、直角装订法（本区不使用）
- 19. 分类方法： 1、年度分类法 跨年度的应以文件签发日期为准 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法四、分类
- 20. 按组织机构分类分类
- 21. 分类方案（年度—保管期限—问题） 2016年永久党群类、行政类、经营类等30年党群类、行政类、经营类等10年党群类、行政类、经营类等2017年永久党群类、行政类、经营类等30年党群类、行政类、经营类等10年党群类、行政类、经营类等
- 22. 分类方案（年度—问题—保管期限） 2016年党群类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年经营类永久、30年、10年2017年党群类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年经营类永久、30年、10年
- 23. ◆同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列 ◆会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 ◆不同事由的归档文件，按事由办结时间的先后顺序排列 五、排列
- 24. 1、盖归档章 六、编号
- 25. 六、编号一般采用红色印泥（书画印泥最佳）或黑色油墨盖制。不能用印油。
- 26. 2、编制档号及填写归档章内容 全宗号：区档案馆给一级立档单位编制的代号（基层单位无全宗号可暂时空置） 年度：4位阿拉伯数字，如：2017 保管期限：永久、30年、10年 机构（问题）代码：机构名称或规范化简称 件号：不同机构（问题）之间件号不连续编号。俗称小流水编号 页数：每一件总页数 编号
- 27. ◆不同的件之间页码不连续编制 ◆编页的位置：文件正面右上角或背面左上角 ◆空白页面不编制页码 七、编页
- 28. 八、编目1、编制归档文件目录 序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注
- 29. 编目 F042—WS·2017—Y—BGS—0001 不漏号，不重号全宗号 保管期限 件号 门类代码·年度 机构（问题）代码 档号：
- 30. 编目责任者：填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。 联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但一是立档单位是责任者的必须著录；二是文号所代表的机关必须著录。
- 31. 编目题名：文件标题。 一般结构：责任者+内容+文种 没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
- 32. 题名著录 A “责任者”+“***表” 适用于本单位制表并填写的表格类文件 如：上海市奉贤区档案局2006年行政执法统计表 B “责任者”+编印+“简报名称”+“简报编号” 适用于简报类文件 如：奉贤区档案局编印《档案工作情况》2006年第1期 C “会议名称”+“文种” 适用于会议类文件 如：奉贤区档案工作大会议程 D “法律、法规、规章、规范性文件标题” 适用于法律、法规、规章、规范性文件 如：上海市综合档案馆档案开放利用暂行办法 E “正标题——副标题” 适用于发言、演讲类文件 如：艰苦奋斗 开拓创新 全面推进上海档案事业的跨跃式发展——***局长在上海市档案工作会议上的讲话
- 33. 编目密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 ◆填写汉语拼音代码或汉字代码，如“机密”或“JM”。 ◆标注保密期限的，应同时填写保密期限，如“机密1年”或“JM1年”。 ◆对已升、降、解密的文件，应填写新的密级。 ◆归档文件没有密级的，此项目留空即可。
- 34. 编目日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。 ◆文件的日期即文件的形成时间（落款时间）。 ◆多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。 ◆未注明日期的文件，月、日用零补足，比如 20140000。
- 35. (本页无文本内容)
- 36. 编目2、打印装订归档文件目录
- 37. 编目
- 38. 九、装盒1、装盒 不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒 2、填写盒脊、封面 3、填写备考表
- 39. “年度—保管期限—机构（问题）”分类法排架十、排架从上到下，从左到右（即先从左边一列开始，从上到下进行排架，排满后再按照从上到下继续排架）
- 40. “年度—机构（问题）—保管期限”分类法排架
- 41. (本页无文本内容)
- 42. (本页无文本内容)
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