经理信息处理能力


哈佛理技培训教程：第三单元 哈佛理力 第六章 哈佛理信息处理力




第六章 哈佛理信息处理力

信息收集

□ 信息收集根原

信息资料两词应领域定义综合般说法英文解释信息应包含容：

（1）事实真实（FACT）：指未加工〞事件拥原始面貌

（2）消息通知（INFORMATION）：指传达已某种程度整理事实

（3）知性智慧（INTELLIGENCE）：指验理性推理创造事实思考方法

（4）知识（KNOWLEDGE）：指发现思考产生系统化概念

（5）报告（REPORT）：指事实调查做出记录结果结

（6）资料记录（DATA）：指聚集事实记录文字

（7）报道传闻（NEWS）：指新新闻价值事实事实传达

□ 收集动机

理者开始收集资料前先答复问题：

（1）想具体资料

（2）种资料定

（3）意想方藏目标资料

分次漫目永远收集资料易犯毛病象知道需信息连续收集月结果似懂非懂样总坚持收集分清目标事实种运气出现时机微微结果面堆〞资料知该什

□ 系统整理

收集动机中例子适位理者果仔细推敲进行步骤实纳出五原：　



（1）发现寻常事物心观察见怪怪许丧失时机原日说八十年代前期常许情侣传统咖啡店里相坐交谈更眉目传情〞根漠然冷什浓情蜜意进咖啡店变样果进步解极发现消费市场

（2）亲身体验1988年日推出高级国产车SIMA部卖价高达500万日元离奇畅销成年热门车种许思索中原媒体业员拚命绕着车子名字配件性转起码半记者连车子什样子知道编出式样理说服读者实部车优点略似女性身体轮廓性感曲线〞吻合强调Body Concious时代潮流证明女性化〞机械产品市场诩秀出门知天事〞时该活动筋骨出门免二手资料蒙蔽

（3）追溯事物时间流程象孩父母祖父母祖父母样没会……空出理者追究生活背景亲解童行模式事理然

（4）扩空间狭窄环境里许思考挤压结果造成质逐渐泯灭思考敏捷性荡然消失部门里苦思倒部门流程困行业倒行业国家闭门造车会永远失败

（5）图解方式联想理者感觉思维混乱时出纸笔写关键字画图形形图文思考想法启发实现电脑普原始想法输入电脑等累积定程度时利电脑移动功审视分类设想电脑整理设想时妨行起头订代号英文字母注音符号方便检索类

然果觉电脑方便卡片处理种方法张卡片写件事情会混淆

□ 收集方案

种工作开头结尾尤专题式收集资料情况更截稿〞意识

效率赶工作进度般收集资料时应制定合理方案专题式资料长期收集阶段性处理概分三步骤：

1 设定产品〞类型

果长期资料收集工作理者确定未资料建档容形式果专题式资料收集更考虑资料方法先决定终产品〞面貌：

（1）口头说明书面报告报出结果

（2）报告书手写

（3）报告书必须字处理

（4）否报告书交付印刷厂印成册子

（5）附加片幻灯片录带等影资料必

2 合理调配时间费

简单资料收集方法 关士请教图书馆带资料书店买书立刻行动方式投入笔财力力海外量收集信息采什方式单团体需财力定没硬性规定

3 进行工作程理〞

单位制定适宜时间表进行进度理理者头痛难题根工作验设定期限进度理首务

（1）判断准备收集资料否充足

（2）专负责明确分工

（3）清楚显示工作进度考核否已完成张表输入电脑然印出利种符号注明工作进度变化时电脑修正进度情况张览表工作量目然做核算工资参考

□ 收集原

收集资料时工作应该套工作规旦开始收集会发现量繁杂式样规格资料潮水般四处涌现尤组形式进行工作时手资料更混淆清时工作规处理种混乱状况唯工具

统格式制定工作规容分工越越细现代工作中统格式时发挥专业分工综合表现两种优势般统格式四方面着手：

1 统容规格

根验容规格设定文字逐条描述记录空口说明效力会逐渐消失白纸黑字存证

2 统纸规格

资料收集工作纸面处理收场处理资料时机进步没纸面资料协助难进行处理八十年代办公动化热潮刚起时候宣告纸类办公室消失动化机器取代纸类成办公室新宠事实文字处理机电脑果然成新宠机器吞吐纸量洪水般淹没办公室

混合处理AB两型纸规格麻烦算放尺寸档案夹书柜里会参差齐保存性书面资料统A型纸拟容易处理总开始工作前定先决定纸尺寸统理想规格然A4根工作需定统纸规格定提高工作效率原反客

3 统机器制造资料规格

资料形式少种进行收集时总选种媒体记录听讲话〞种方法脑〞种媒体正确度记录长度限疑创造文字笔

记方式年破传统文字媒体形式工具电子信息记录媒体先成电子信息记录机明星分录音机电脑文字处理机录机等然种功机型新记录器陆续场正开展中媒体法转换互规格更统开始收集资料时选择电子媒体规格外媒体优劣异长处旦决定某种电子媒体底决心中途意转换譬说现VHS尺寸带子作取材工具8cm录带记录资料果两者混整体会出现混乱

样果资料收集工作组完成家电脑规格处理信息存入碟片致转存资料库时定会发生极困难收集前规格统整理恐怕花时间考虑设计

4 收集资料原始文件

资料传闻谣言样手定少会变质产生讹传讹〞效果

处理件事情报道文章中理应相关键处会出现差异理者天份报纸原收集引文献参考资料时定调出原始文件千万引引文〞然样会麻烦收集资料重原误二手资料果相严重收集资料时定找原始源找原件解情况确认事实

二信息收集术

□ 信息收集目

1整理目缩短检索时间〞

简单说整理〞缩短检索时间〞宗旨提高效率目检索时间〞什意思呢实原电脑专名词指：查询搜索直获资料整程中花费时间方写稿时遇会写字时离开书桌字典翻开字典找词汇间花费时间便检索时间〞称呼果仅仅书架外观整洁漂亮整理时书分类外表起许美观想找需资料时颇费番周折反分类标准种类编排书架然外表起凹凸十分凌乱检索目〞观点发挥书架真正效达事半功倍效果

2 信息整理需求〞中心

〞作信息整理必考虑立场方便法样整理方法例：百科全书封面原美观收藏设计果全部掉做枕头整套书放容易见方甚书架划书固定位置做法然客厅书架壁炉放套百科全书装饰品实该样百科全书果站百科全书意作法真物〞毕竟需百科全书时总短时间取想资料

信息整理旦顾虑太法发挥成效整理时必须需求〞原

缩短检索时间目设计出套适合整理方法费心设计出整理方法未参杂素实行发现需检索时间整理前更长套整理方法重新研究

3 开始收集信息时希完美品〞出现

信息整理力求简化方法剪报时认需局部立刻撕然剪报贴活页纸等累积某种程度考虑重新分类整理刚开始应先考虑什样信息拟适合〞等素然订出收集标准腾出珍贵时间完成果发现离完美品〞段距离时会十分泄气

奉劝位理者先段时间收集整理信息千万完美信息〞毕竟信息整理中完美〞法达境界事实果获周详

信息整理投入时间简直傻瓜〞认心理做信息整理时

心应手事半功倍熟生巧渐渐更效率整理信息断改良

必设计出正确整理方法情况加应发挥成效例高效整理繁杂业务绞脑汁设计出位力助手——信息检索秘书〞工作时迅速获需信息

4 信息收集完成目〞出发点

信息检索秘书〞根实际需设计收集类信息时严谨认真态度信息收集讲求轻重缓急〞没完成目意识收集信息具意义

5 信息收集标准

宁短毋缺〞收集方法获堆资料相明智方法什呢种象脱缰野马似收集信息光整理花费长时间说〞请

勿停贮存信息断然决定资料取舍更种智慧〞相信验丰富会强

调项原取舍标准门学问收集信息时取舍标准〞件十分困难事会收集信息时造成心理阻碍建议理者实行舍标准〞实行采标准〞般获容易丢弃难〞心理障碍实行采标准〞更符合般心理状态采标准〞重点非开始资料收集某程度根样做〞实行采标准〞时资料收集具实性

信息收集整理目〞前提隔段时间做种目意识〞分

类然采标准〞整理需资料绝会产生资料取舍困扰完成资料

收集取舍标准时利采标准〞具收集意识尚称

效率整理资料

□ 信息收集特征

信息生物时衍生扩尤现代说信息边巨海洋理者天早晚报加起字数坐汽车里广告公司里公文 商业资料潮水般流双手休息时听书杂志电视节目播送录带厖连新电脑手册信息家族员数资料似足淹没实际直认工作关资料眼丢想信息社会里健康生活胆取舍外实法

等重资料果仅保持刚手形式定会表现方式媒体法纳应未整理资料法提高工作效率

1 工作效率化

许初尝资料整理术甜头时禁喜眉梢种快感逐渐资料

整理视嗜乐疲然嗜错嗜工作否容易回浪费精力意义原点

限制剪报贴报建档完全嗜工作说资料整理够做需时找必资料行许觉果费时费钱剪存必报纸做生活更建设性事资料整理信息工作目整理种规格第手资料然加运工作发挥整体功资料整理终目工作〞整理〞理者定收集资料中找出法武器创造畅销产品找更利商机创造利益绝信息工作终目

2 整理保

资料整理分整理〞保〞两局部资料整理〞通档剪报索引等方法事整理保技术〞种整理保技术善工作通处理必时迅速方便获必资料技术然重更重聚集资料加活市面关资料整理〞书籍分强调整理保技术容易失偏颇兼顾活资料取时迅速便利资料整理术说资料整理保工作两动力

□ 信息整理技术

追求信息整理技术完善程中理者脑中常会留愉快感觉会影响工作进度感觉包括丢掉资料真需明明记资料时记起说出口……容易思考混乱工作出错致浪费时间更严重增加工作钱理想资料整理方法保持静愉快心情效率进行工作符合资料生理〞

1 资料生理学

工作时脑运转脑工作状况生理状况资料整理目维持脑清晰明朗整理脑思考必须找出资料生理规律类思绪总机片断没系统化理尤令意外时刻常产生新设想紧接着忘记新设想未必马果套方法加利整理出套完整方案

杂乱章毫次序想法转变成意义条理层次思想体系重工具语言表现手段文字篇章资料工作说语言〞道具处理问题工作文件书籍报纸全语言信息源系统化方法整理资料设法转化成社会通法资料工作〞资料整理法须根脑思考方式设计创造整理资料生理系统效率化工作成功匙钥惰性愿意处理麻烦事设计资料整理法时定考虑种特点

2 实现低钱高效率

低钱〞高效率〞理者时牢记两根概念商业行根底投资创造利益信息工作然整理文件例般市面卖纸制档案夹约10元果500项资料花500元2000项花2000元加存放档案柜子

仅硬件约千元私资料整理说浪费收效知放弃整理资料素

效率检索取资料快外整理保存资料速度更考虑市面购档案夹时文件洞机洞贴份目录填资料容外规格资料做统处理道手续繁琐费时次整理资料时快真觉浪费生次次样费事耗时许法持久整理资料定找出低钱浪费时间资料整理保系统

3 统规格意义

圣说：互相沟通建造座高塔免减损神权威神开始说语言互通声息争吵起……〞名巴塔事说明现代社会中果信息规格统容易犯错法沟通种愚蠢例子处录放影机VHS系统说直统成VHS趋势显然BETA系统已落伍市面买BETA系统产品种厂商缺乏相容性等现代巴塔〞VHS音质确实没BETA日电视公司爱BETA带：

信息规格统否拟种规格坏重视规格间互换性缺乏互换性规格会阻碍数信息

电脑键盘设计出现样问题现普JIS键盘符合生理学创造出频繁动拇指键盘旦熟悉种设计会国际通电脑字机象英文优秀语言天国际语言学英语现代商业根求选电脑键盘样性坏数通兼容机种

选数规格资料整理根条件整理工作第步统规格尺寸纸张文件难处理少公司部门电脑文字处理机应该统文件报告格式尺寸规格统信息工作重原实际收集资料免长短方圆必须事先统规格

三信息收集技巧

□ 事资料收集技巧

〞身取信息效方法面面沟通通方式接触证实沟通象言行〞成获信息利源

面面沟通须注意五根技巧：

1 决定会面象

找适宜咨询选实容易纯粹访问想请方配合预先做准备关资料备齐制定拜访目写假设干点提醒然分析搜集名单找适宜选准备工作关系面面沟通成败轻视

2 订约

订约面面沟通方式中难关方言做工作见约会端 订约成功时机尤素相识想分钟复杂动机解释清楚实困难许担营销业务工作定种体验味 联络相识时会方礼感觉时妨考虑先信函告知

3 准备工作

会面前先沟通象背景专业调查清楚收集关资料果方著作出版概浏览假设方著作记翻阅第出版书刊

4 拟问题备忘录

沟通时间太长短时间完成会面算出发前记住笔记第页写急解答根问题做备忘录

5实际会面沟通

假设会面时间时前30分钟定问完准备问题点记笔记然谈话程中果方允许录音机定记笔记

□ 杂志资料收集技巧

1 收集资料程序

资料工作者说媒体报道事件时事件身已变成式知道细节没处重工作者纪事中培养出发现更新事物敏锐感判断力

杂志文章确实宣传时代趋势功许报纸公车广告标题隐含类信息尤针年轻妇职业女性广告更忽略时代新动总奇妙显现身阅读杂志时碰喜欢文章出处标题记时找出专业士外般买学术性杂志恐怕付出资金时间钱先读喜欢杂志特专业资料等时彻底寻找应付杂志信息膨胀方法赶快读许总买堆杂志放书桌天两天没读丢弃阅读杂志应抱着现读没时机〞态度挤出时间处理眼睁睁着新杂志断进门读书压力断增

2 杂志资料取舍方法

杂志资料取舍报纸方法相通根原少取必胆舍否收集堆法整理资料发挥辅助工作作题应资料已满满关篇文章未必保存定遵守原：必时彻底寻找非资料

收集资料时选择题资料题目关文章样收集资料真正价值兴趣专业验收集资料致分空泛坚持种取舍原专攻专业定找数资料杂志撕资料立刻钉书机钉记杂志名称出版日期等放进袋状资料袋里积存段时间资料袋书等等车时妨取出资料审查遍次决定文章否保存必

3 收集学术性杂志资料

报纸杂志外少资料源利象证券交易私收藏文库等资料源学术方面新信息学术杂志着手尤先进科学技术国研究者争分夺秒竞相争取会想方法争取题研究优先权仅科学家名誉关现代科学工业技术密切相关获取优先权取创造权财富目前科学家争取优先权权威性学术杂志发表文时间准查新科技信息唯方法类杂志中具代表性者：Nature〞Science〞Proceedings of National Academy Science〞等订阅类杂志代理书商联络时难买然政府型图书馆特定研究机构图书馆寻找

□ 书籍资料收集技巧

1 先找购置书籍方法

般购置书籍方法八点：

（1）选择特定书店众书店中选定家较符合需者然定期巡店〞花点时间熟悉书店书架摆设方式找书时会方便许

（2）选择专业书店书店然会营销特书种书目甚型书店齐全找研究题相应书店会创造出许利益

（3）利 确认广告渠道发现需书籍时先利 书店询问免徒劳返

（4）出版社查询订书说两星期收书常事月屡见鲜果碰迫切需书情况真会教心急焚果情况特紧急时妨直接 出版社联系解市场情况亲书店买

（5）邮购果书店没法子找需书直接出版社购置妨事先约定快递限时专送邮费寄入样短期书般说样成功例约70订书时定方传达迫切需意图样出版社会感时间压力快速处理

（6）直接购入果连邮购时间想省话确定出版社书跑趟买住市说反节省时间

（7）查图书目录年国会发行图书年表前年全国出版书籍书名作者出版社时间等记录找书时妨利种工具许书店会准备书籍供般读者参考

（8）出版社查询旧版书图书馆找资料时常会找二三十年前极价值旧书资料想买种书似旧书摊找找否找未知数实外试着问出版社否库存果幸运找常低代价买种易参考书书旧书摊身价菲

2 选择利区图书馆

公图书馆帮助收集资料发挥作第线工商界士然利图书馆时机少果图书馆仅限阅畅销说期杂志话实惜现公图书馆阅览室已变成读书书学生〞专空间学生公空间写作业背教科书实浪费图书馆效劳读者宗旨

找出家收藏丰富方便图书馆件容易事真正图书馆选择图书馆呢应着重考虑七条件：

（1）历史悠久图书馆设立时间愈久收藏古版书绝版书性愈尤连出版社已没库存书老图书馆

（2）藏书丰富图书馆藏书量果没7——12万册话利率会低信

息工作许资料中找目标信息果原资料量够谈筛选

（3）封架书表示贵重图书图书馆特封架处理定贵重图书市面找

（4）拥良环境参考室参考室中存放统计年鉴缩版名录年报图等书籍资料难负担买回收藏书图书馆定参考环境尤称职图书理员提供咨询

（5）聘优良图书理员理员实找书专家总正重视态度读者意明确提问题理员象座图书馆拥丰富书籍知识定绝佳耐性

（6）读者量书图书馆图书馆起码次读者五书

（7）开馆时间理想开馆时间少晚八时假日定开放班族说福音

学附设图书馆重信息源图书馆校友校生开放会社区开放会利学图书馆精资料收集果收集特定行业资料妨社会团体图书馆资料中心寻找企业甚图书馆方便资料源专门博物馆具图书馆功博物馆工作员图书理员样释疑力视信息源

3 效利图书馆方法

短时间里图书馆取信息理者应行前做准备工作现般图书馆传统分类法全部囊括增加新领域书种许图书馆里找书时候错图书馆分类问题

般图书馆书卡形式约：

（1）图书分类

（2）作者名（笔划序）

（3）书名（笔划序）

4 收集资料考前须知

图书馆里找资料数读者复印量复印尤碰难市面买书时总花段等复印时间图书馆通常会复印机固定某规格便统收费果复印规格收集资料规格会增加整理难度果需量复印时妨书出动手复印书省掉麻烦时注意复印尺寸规定尺寸整理尺寸太折叠翻阅起方便

四信息整理技巧

袋式挡案整理技巧
资料整理系统定简单连怕麻烦持续消耗时间手续繁琐 许样验书桌资料堆积山抽屉里沉甸甸文件找段时间资料越集越许越愿处理样抱着资料日复日容易买档案柜杂乱章文件垃圾样存放

约20年前王先生尚未整理资料中单单文件文稿项叠成座高60

公分长2公尺宽40公分纸山〞座山〞采访笔记关资料收纳税证明手册等没样丢结果次找资料会造成次山崩〞崩次山崩更痛苦次日复日终天王先生定决心心想定方法效处理资料

首先思考制订出整理纸山〞规什条件轻松处理资料条件五项：

（1）存放资料空间必须达空间〞目

（2）低钱完成整理系统超1000元免影响私房钱〞

（3）系统立刻类资料尺寸统

（4）系统快速找需资料

（5）系统容纳设档案开放封闭

脑海里想着五条件眼着纸堆心想果公文信封袋装起类排列资料丢进行简单方法袋式档案系统〞样诞生实种方法思考方式建档方法没太差异需花钱买档案夹低钱完成建档时资料原始〞丢进纸袋需加贴余纸张纸袋目前普遍角型2号〞袋种纸袋处买连A4型资料放进种复杂吃力处理方法方便省时浪费财力

袋式档案根方法先信封袋反面局部封口切两公分然封袋正面左方写目录资料放进袋中然方法简易袋式系统系统相优点

□ 文件资料整理技巧

1 机立断勇气

式样文件资料 留言企划表进度书复印备忘录等正步步淹没理者工作环境信息泛滥时代文件两种选择：

（1）否保存整理必

（2）否应该舍弃考虑两点马决定处理

取舍时效非常重觉谓会做旦次明天月底念头会处理永远存着暂时保存〞想法现处理天处理功夫增加倍

2 边读边丢〞法

法处理〞时候等知处理〞心中毫取舍标准整理者应该掌握项根原：

度取资料丢掉

商界士说报纸杂志已公开般资料率高反成文章数字描述真正信息现电脑 通讯功愈愈普通 电脑连线资料丢弃者退步想非常必资料剪存表达行报纸杂志占空间边读边撕剪割读完该留已处理完送进垃圾筒事

资料时应鼓起割舍勇气做眼脑手唯会垃圾〞中工作

3 舍弃余复印资料

复印机愈愈普功愈样化果垃圾资料〞愈常说信息洪流〞样信息满溢样信息重复出现种重复信息〞盛况复印机普更层楼

复印时量利缩功双面复印量节省资源

4 注明出处

保存资料放进资料袋前必须注明出处注明出处资料标示：时处性优异电脑智慧型文字处理机附记忆出处功外般手写记录资料源尤复印书籍局部资料时道手续更缺少复印局部书籍时定封面版权页复印报纸杂志资料定标明报纸杂志名日期作者发行单位商业文件保存前少记日期日翻日志查出会

5．复印文件原始名称

般说许公司便条纸印公司名称标识复印资料时原始拥者名字复印出利电脑文字处理机出条1公分宽名条透明胶带贴复印机方方样复印出文件会印名条文件动身份证明现利电脑文字处理机写书信文件愈愈反缺少特色妨利复印印名条

6 制作规格化表格

规格化表格会资料处理工作进行更利办公室里常会旅费申报表工资明细表估价表等固定表格方面没类似表格般文具供商印刷厂难设计供种种表格般想求印刷厂承制极少量样表格时必须付出极高代价事实果灵活运文字处理机复印机样设计专表格

7． 文件资料整理〞考前须知

文件资料整理七考前须知：

（1）信息化社会等文件社会〞跨入商业社会第步善运文件资料

（2）文件资料时刻处重复泛滥境价值资料阻碍工作效率取资料时立刻判断决定取舍

（3）统规格资料整理根底资料规格遵守定格式持续变更

（4）统规格资料时重复印机节省纸资源

（5）文件资料注明出处便日引时追究资料源背景

（6）妨样题关资料编定成册加编号检索

（7）复印机工作重辅助工具负担工作量慎防滥

□ 电子资料整理技巧

文字处理机录音机录机电脑等媒介储存电子资料纸资料相优缺点

1 电子资料特征

电子资料优点包括四项：

（1）型记录媒体收集量资料

（2）易资料加工重复利

（3）迅速简单查询分类整理资料容

（4） 快捷传递资料

电子资料逊纸资料项缺点包括五点：

（1）资料输入处理必须通专机器熟练操作技巧否法阅读

（2）法外表查知资料容

（3）资料互换性般文件低

（4）保存性稳定易瞬间损失量资料危险

（5）钱纸资料贵

假设采电子资料处理法首先必须审慎考虑优缺点

2 电子资料危险性

数电子资料保存卡带磁碟片等磁性媒体中电子资料身具挥发性必须转换成具挥发性磁性资料资料记录磁性媒体中迅速调阅时操作错误会发生资料遭破坏消意外事硬式磁碟片疏忽导致资料记录挥发消失

事实周围充满着许磁性商品冰箱门磁性手收音机电视机音响扩音器磁性项链等远超想象磁性商品时破坏磁碟片资料间接杀手加球身巨磁场磁性资料长久曝露样空间难免会变质什卡带妥善保存然会发生资料消失原定记住：绝赖电子资料安性

身型文字处理机例采IC卡记忆媒体旦电池电力缺乏操作稍失误资料记录会瞬间突然消失

3 电子资料整理重点

电子资料特征中清楚解电子资料两项整理重点：

（1）资料视觉化记录电子资料象般文件处理眼出记载文件必须通视觉整理必资料必时间里迅速出现果忽略点磁性媒体象资料垃圾筒完全失保存意义

（2）预防意外事防止操作失机器障停电等突发事件导致资料损失事先制定完善方法相重身型文字处理机高效率资料处理机器必须具备样认识

4 适索引整理电子资料

（1）录音带整理工作录音记录谈话容绝数录音带完成文字记录功似着宣告终止意味着录音带缺少保存作容转换成报告书录音带极少利时机相反商业谈话录音文字笔记辅助工具取代声音〞追求目旦录音容文字化录音带利价值防止录音带泛滥没保存声音〞必录音带需保存

（2）录音带效运工作灵活运录音带六道工序：

首先准备1020卷录音带标NO1……号码然放进专常备卡带箱〞

准备赴外录音时排列序取出需录音带卷数完成录音铅笔注明日期容卷录音带录题

回工作岗位先录音容作成笔记录音带放回常备卡带箱

次工作需录音带时次未录音带继续轮流卷录音带少保存20卷时限想重听遍时录音带容短时间均保存20卷录音带重复够保持录音带效期限〞

录音带重复时忘旧索引销掉重新标明新索引

必长期保存录音带外壳丢弃保存录音带关容文件齐放入标索引档案袋中新录音带置常备卡带箱中

录音带编集指分散数卷录音带录音容聚集卷录音带中类工作通常播送电台执行般音乐歌曲外半愿代客事繁琐效劳防止麻烦时事录音工作时实行卷录音带题做法

（3）录带整理果工作需录制电视节目选择三倍速度VHS录带盘两时T—120录带录制6时节目符合题盘录音带原万盘录带必须录制节目必须录带标明录时数然录带时间表找寻录制节目计算空白带剩余量

简单方法直接录带边侧标段节目时间容名称查面索引立找出节目容时间长短

（4）8厘米录带编辑携带8厘米录机进行访问调查录制成录带简报早已日益普化工作方式编辑录带必须具备专门技术时程相繁琐困难目前SONY公司推出种专业手提8厘米录带编辑机具双卡录制功防止盗录侵犯著作权法做宣传情况销售种编辑机操作相简单先时间记号入已完成母带中计时表进行画面剪接画面长度相130秒左边卡座放母带右边卡座放空白带选择母带画面剪辑钮右边空白带会动画面文字声音全部录8厘米录机采金属录带加录机身色度信号亮度信号分开处理转录画质否会受影响知高达10万元价格应该属商业途建议果编辑VHS录带考虑种8厘米机器间性质相似画面品质较理想

（5）磁碟片整理着电脑普化磁碟片文件样成工作缺少重资料然资料容量足足纸资料数百倍张磁盘容纳相100～200张A4纸资料量资料容量增加磁碟片变成资料垃圾筒尤碰磁碟片愈积愈时会发生找资料窘况磁碟片功重复记录利资料容例准备杂志连载聚集成单行时时常利储存磁碟片中原稿重新予修正补充重复利磁碟片资料必须设计种便立找需资料方式

原张磁碟片记录项题磁碟片容纳项资料防止浪费量张磁碟片记录题资料然类似题磁碟片齐放入专档案袋里磁碟片资料印制成文字果法确定资料否会准备张磁碟片予保存种磁碟称垃圾筒磁碟片〞处理资料时种备空间〞事先规划相重等垃圾筒磁碟片容量饱时予重新检查消值保存容题分纳存入磁碟片中

35英寸磁碟片放入盒中时开口部正般磁碟片位置相反致索引文字变成颠倒查询相便家磁碟片厂牌设计选择购置磁碟片时够统某种品牌种磁碟片设计方式利档妨市面查询拟番

（6）磁碟片机防止法起音响录机卡带磁碟片显然更够极短时间立保存消资料表示磁碟片具相危险性样验：辛苦输入资料时操作错误瞬间化乌然电脑种资料机器法摆脱风险机器时套补救系统存呢

1987年市美国苹果牌电脑附加种具动保存机新型软件程式Hipacard种机器然促进套装软件增加表示解决发生错误着电脑文字处理机硬式磁碟断普资料消失风险会着持续增加mackintosh例1984年市第代35磁碟片容量仅400KB1987年硬式磁碟容量竟高达20MB足足三年前进步50倍着硬式磁碟种类增加20MB价格87年底滑落万元左右连购置100MB硬式磁碟已新鲜事容量足媲美250张磁碟片超级记忆体旦稍失造成损失恐怕难想象

目前市面出现少预防资料消失机器足消失资料起死回生软件硬式磁碟毕竟种磁性记录媒体然会遭遇软件法抵挡意外事例震搬运程中交通事导致硬式磁碟障损毁定注意：信息化公司应该解型系统承风险型系统样会发生

备存成重观念资料已开展电子化时代备存行般视事实备存复制复制资料提供数例数象印刷少数象复印惯样复制文化惯危机理复制——备存文化会导致资料动辄流失资料机器开始应该具备范围动备存系统工作体系应该具备备存观念技术

（7）异型机种间资料互换术

电子资料令困扰莫异型机种间资料互换工作软式磁碟例规格包括8英寸5英寸35英寸2英寸数种资料密度IS（单面单密度）2HD（双面高密度）等加厂牌机种记录方法异彼间难达完全互换效果

工作范围说三种方法弥补资料互换性缺乏：

（1）购置新机种时选择机种互换资料机器

（2）异型机种资料转换成机种阅读方式

（3）选择标准规格系统保存资料机种关第点必须特注意家厂商时刚出厂新机种法阅读旧机种资料例第代文字处理机保

存资料现机种没方法阅读关第二点三种方法行：

第利资料转换效劳中心转换资料目前种效劳公司专门法互换资料转成希机种磁碟片型式

第二购置资料互换电脑互换软件行变换种方法需投资数万数十万元费

第三电脑文字处理机里通信机予转换文字资料说 简单方法必须电脑文字处理机附通信机前提方进行

根电脑文字处理机通信机阅读规格统文字资料机种互异彼交换资料通信机互换资料方式两种种利电子传送法A机文件 输入电脑网络中电子传送方式转入B机里种方式A机B机直接连结通信交叉通信电缆利两机种通信软件处理文件通信机互换资料限单纯文字资料异型机种资料互换奉献已成普遍受欢送划时代产品通信机装置方法请教制造商代理商

选择标准规格系统性助种机器资料互换工作假设想购置文字处理机忘选择阅读标准规格系统资料机种文字处理机操作性较差互换新旧机种间资料妨考虑购置台价格廉价具通信机手提式文字处理机作资料互换机

5 电子资料整理〞考前须知

电子资料整理应注意八点：

（1）电子资料整理保存资料加整理目然

（2）注意资料规格统事先加整理保存便时调出必资料

（3）录音带量维持题卷卡带〞理想状况

（4）录音带容重复时机时短期保存应重新利防止卡带泛滥成灾

（5）必保存录音带贴题相索引放入档案袋中

（6）录带加注时间数便清楚解段画面位置

（7）磁碟片整理维持题磁碟片档案袋

（8）磁碟片硬式磁碟资料必须备存起

　

□ 片资料整理技巧

没整理片更麻烦事片吃香年代心翼翼片粘贴相册傻瓜相机时代时印已普时胶卷相册堆积山反成头痛问题幸片具备媒介法代功致未遭淘汰命运

片五项功：

（1）捕捉瞬间美

（2）弥补模糊清记忆

（3）张片足传达百句话更信息

（4）记录鲜明映

（5）印刷媒体资料工作片相重尤报纸杂志媒体说片存容视

1 时间序整理片资料

整理文件资料首原音序排列序整理片时应该考虑时间序片记录时间程里瞬间冻结时间种记录张片时脑海里首先浮现时拍〞整理片资料应该着记忆里时间序排列

2 整理片资料技术

片整理工作底片送印店洗时已展开彩色负片例步洗〞（出负片接着便洗出片）已成时代新趋势果顾整理工作舍弃妙否拍摄成功否值印底片步洗做法种资源浪费尤工作摄影值印片中数张利步洗〞浪费底片送交印店时须出负片果非步洗时莫忘附带进行黑白压条（黑白负片样尺寸片）印外黑白底片身黑白两色假设想负片判断片优劣许件吃力工作先负片制作成黑白原尺寸条块（压条）放镜检查许效果拟理想

3 片资料整理〞考前须知

片资料整理应注意五事项

（1）片资料种时间记录时间序整理

（2）底片黑白压条（相版）应成放入档案袋中

（3）量少步印仅选择必画面放片文件资料齐放入相题档案袋中

（4）正片利现成整理系统加保

（5）选择摄机磁碟片中画面转录VHS录带中保存起

　

□ 物资料整理技巧

数整理名片联络址伤透脑筋原莫找套理想整理方法处理名片态度方法莫逆交面缘皆方视资产纳入通讯录中登录关系密切者通讯址者拒甚列种商业信息象政治家般喜欢处散发名片职业生观然影响处理方式否认商业〞确实相重信息源着通 少联络扩充少际关系出工作实力〞具价值信息

名片通讯录根整理方法两点：

1 名片通讯录根理法

八十年代电脑刚刚兴起没知道俨假设魔术箱新玩意工作产生助益事实理工系数值计算营理外电脑未工作产生巨改变奉献电脑公司里研究开发者绞脑汁想着该开展电脑途时度电脑视协助业余者增长智慧〞机器然电脑走般商业途关名片吠ㄑ堵嫉墓芾í〞套装软件便断开发出

电脑处理物资料具三优点：

（1）够删增加名单

（2）够快速查询

（3）够输入资料直接印出纸资料法达优点

电脑理名片通讯录三项防止缺点：

（1）输入作业相麻烦

（2）登录资料会年年日渐增总天会超容量极限

（3）电脑似通讯手册身携带许愿意电脑理现通讯资料

唯恐更理想电子理系统出现时必须重新输入资料造成力时间浪费绝数直期名片通讯录电子化年刚刚市超薄型笔记簿电脑（资料处理机）立成市场抢手货

理者通讯手册已20余年然外表陈旧堪然相假设名片通讯录电子化理必须设定少持续10～20年系统生20年晃整理信息应该配合生方案

根名片通讯录理缺陷现阶段找出更理想方法必须针五工程逐改良：

（1）输入需花费时间

（2）资料容量

（3）检索力

（4）携带性

（5）20年持续性然综合两项点：首先制作纸资料〞中心理系统作电子化蓝蓝中制作名片通讯录联系系统

工作简单麻烦整理资料原果整理事情变更繁杂反种颠倒非做法

2 建立纸资料〞中心理系统

传说名片早起源17～18世纪欧洲日名片视种

身份位象征鬃理鬃科长鬃助理厖五花八门称谓充分显示交换名片时强调位价值观

（1）名片规格

名片说常见文件资料尤标准规格整理节省少功夫相假假设名片规格统整理会变相棘手擅改名片规格等制造麻烦名片设计愈奇特整理效率愈低尤名片喜欢采浓艳色调复印整理时应防止黑防止字迹清楚

名片印刷分横式竖式两种果考虑名片盒收藏便利采横式印刷佳印公司名称名片应该注明业务容性质

（2）名片次加工名片整理工作接受名片刻便已开始果法正确读出方姓名公司名称法注音符号序整理名片收名片时定注明会面时间日期例1989年4月14日午6：30见面名片角记198904141830数年忘记张名片谁里见面时名片注明日期翻阅年记事记录快确定方身份

（3）通讯录法需通讯录目前市面销售型式整理通讯录确实件容易事尤通讯录准备20年时眼前没通讯录符合理想标准果注意符号排通讯录姓名谓张王满天〞姓张姓王特姓氏占页数例便会考虑姓氏频率必须重新制作理想分配通讯录例利6孔活页手册行增减姓氏页数英文字母排列序通讯手册太适合中国姓氏早放弃果遇外国外国公司称呼先译成中文注音序排列常外国注音面加注ABC字母索引

（4）电子通讯手册通讯录种常添加删资料常换工作说断删增加会渐渐造成通讯录肮脏污垢电子手册便应运生

电子产品处理简单统通讯资料心应手记忆容量限法完全容纳日积月累通讯资料尤电子通讯手册准备20年时少必须具备数MB记忆容量样必须赖电脑文字处理机里硬式磁碟加处理利电子机器整理通讯录时需资料利印表机印出然装订成册需修正删新资料先纸作业定期输入电脑中更改样隔段时间必须印次全新通讯录

电子手册输入工作非常麻烦次输进100资料需功夫记忆容量限情况应该注意两项点：

先输入 号码必输入址

输入时频率高 号码果频率少 输入容易造成容量时浪费输入时间 号码输入电子手册前先判断频率累积段时间频率低 号码逐淘汰输入 号码时量代号例1234567〞代表 号码345＝6799＝〞代表 机号码987*6543*〞代表住宅

（5）理想电子手册基电子手册长期验关专家理想中电子手册两点求：（1）超级电子手册〞根设想充分纸媒体电子媒体结合综合类计算中间六孔装订手册方式串连起（2）纸媒体具迅速保持资料安性机正电子资料缺陷超级电子手册应避开缺点成电子纸张结合综合媒体

（6）电脑通讯录电脑文字处理机整理通讯录处提高抄写贺卡收件姓名效率手提型文字处理机功制造贺卡电脑通讯软件必定附明信片印刷收件动印刷机问题电脑记忆容量限达饱情况年苦苦抄写容纳名想解决难题明智方法需印出收件姓名输入电脑需印资料保存果数然饱复数磁碟IC卡较方法

利印表机印收件姓名时先利电脑程式姓名址等固定规格设定然资料次印出印原稿资料复印数份保存起便必浪费印表机电脑印刷

3 物资料整理〞考前须知

整理物资料时应注意八事项：

（1）整理名片注音字母序原

（2）名片整理分公司行业三分类系统名片复印三份档

（3）整理工作〞名片时应该某项工作关士名片齐复印张纸放入该工作档案袋中

（4）登记通讯录时果方普通职员登录资料附公司名称

（5）纸资料通讯录易脱落遗失应半年年全部重新复印次

（6）电子化通讯整理考虑记忆容量限先纸资料结构作系统蓝图

（7）利电脑印表机功时输入需印收件姓名

（8）电子手册资料记忆输入 机号码




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