文件理制度
1 目
建立健全公司文件理制度规范文件制作发文收文保存档流程提高文件形成效率保证文件长期效保存确保公司营理活动信息畅通充分发挥公文项工作中指导作保障公司项营理政策落实特制订制度
2 适范围
21 制度适公司种行政类文件理
22 公司名义进行发文：
23 部门部门名义发出发文件部门收外文件参制度执行
3 职责
31理部：公司行政类红头文件口理部门负责公司级行政类文件校核缮印发文收文等工作
32科技理部：公司制度文件口理部门负责公司级制度类文件校核缮印发文收文等工作
33部门：负责部门职责范围文件草拟组织评审会签修订审稿工作
34 部门分领导：负责分部门文件签发外文件批阅等工作
4 发文流程
41 拟稿
411 文件提出部门拟稿负责文件起草
412 文件草拟应符合公文行文规范情况确实观点明确文字精炼条理清楚层次分明标点符号正确篇幅力求简短编辑格式全篇统
413 文件草拟完成拟稿填写文件拟制审批单中相关容拟稿处签字文件转入审稿流程
42 审稿
421 拟稿部门负责文件进行审稿
422 审核重点行文必性法规符合性容否真实明确具体切实行行文关系公文格式否正确文字否规范
423 审稿完成审稿文件拟制审批单审稿处签字
424 需部门评审会签文稿须部门评审会签审核通会签文件拟制审批单会签处签字
43 校核
拟文部门应理部提交电子文档书面文档理部需签发文件进行文字校核检查行文语言格式否符合公文规范文字格式问题应进行修正发现容明确争议方须时拟稿部门进行沟通确认提出修改建议文稿校核完毕校核文件拟制审批单校核处签字校核文稿返回拟稿部门
44 签发
441 理部校核签字文件拟稿部门报送分拟稿部门分领导拟制文件进行审批签发
442 审批时修改文件拟稿部门审批意见完成修改审批稿终审稿原行改动
443 文件通审批完成修改分领导文件拟制审批单签发
45 发文格式
451公司类文件发文均须采公司拟定统文件头格式
452 须公司红头文件格式求进行发文：
4521公司（**司）外重行文应红头文件
4522公司发需遵决定决议纪命通报等红头文件
4523红头文件仅公司级文件部门级红头文件
4524红头文件理部统分配文件号中文件号发文机关+年份+序号组成（序号编虚位）
453 公司名义发须遵执行类制度规定规范采理标准文件模版求进行发文发文时需进行文件编号编号科技理部标准化组统分配版号部门号修改次数标识详见企业标准体系表企业标准文件编号规
454 公司名义部门名义行文解决般性事项通知说明等分公司名义部门名义公司便签格式求进行发文
46 缮印
461 签发文件拟文单位送交理部理部××××年发文总目录台账记录行文日期文件号文件名称拟文部门等
462 理部根文件拟制审批单填写数量文件进行缮印
463 理部缮印完毕文件装订成册装订时认真检查缺页错页页
47 印
471 公司级文件外发送时须加盖公司公章具体求参见公司印章理规定部门级文件外发送时须加盖印章仅需部门负责签字表确认
472 文件印前应检查文件拟制审批单签字否齐全符合制度规定流程公文理部权予盖章
473 文件印须发文单位名称致做印登记加盖印章应压成文时间遇公文恰满页发文时间文尾部分需起页应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处页采取页正文方法解决
48 分发
481 理部负责文件进行分发
482 分发范围
报：发文部门直接级领导部门
送：发文部门级部门间接责单位
发：文件资料属单位
483 分发形式
4831公司行政文件原均须文件转换PDF格式电子版形式进行发放便形成电子版文件必须纸质形式发放文件纸质文件形式进行发放
4832发文公司行政文件均须通户名 公司发文专OA邮箱发出
4833 行政文件均需公司公告栏进行书面公示原公示期十工作日
4834行政文件均电子版PDF格式享公司网络享台
484 拟稿部门纸质文件发文数量特求文件拟制审批单备注说明
485 属秘密文件应注明机密秘密绝密字样确定报送范围专印制报送
5 收文
51 登记
511 收发公司外文件理部统进行登记
512 公司部门带回发公司外文件应送理部进行登记行处理
513 收文登记应填写收文登记表
52 拟办
521 登记外文件理部负责拟办
522 根文性质容理部提出文件办理意见包括呈报公司领导阅批直接转关部门承办安排传阅直接存档必方式等
523 文拟办时应填写文件处理单
524 理部附带文件处理单文办理单提出办理方式报领导阅批传递分发承办部门办理
53 办理
531 需公司领导批办文件公司领导文件处理单签署办理意见
532 文件承办部门负责领导批示文件求文件容进行时处理需汇报协调时进行反馈
533 理部负责文办理进行督促催办避免积压漏办
534 需领导间部门间传递文件应直接横传递传递应通理部指定员进行避免延误进度传失
535 文件办理完毕承办部门文件处理单记录办理情况结果附带文件处理单文件传回理部
6 文件理
61 移交
611制度规定程序办理完毕公司发文收文均移交理部统存档保
612文件承办部门办员应行保文件必文件进行复印违反相关保密制度
62 保
621 理部应公司文件指定专进行统保
622 应保文件进行分类编号分类编号办法理部根非技术类档案理制度执行
623 应类文件建立单独文件袋文件袋应文件类卷文件目录
624 应份文件首页右角标明文件编号
625 应保文件袋统存放专门资料柜中
63
631 文件应办理阅手续填写文件阅登记表
632 文件完毕应时阅文件应完整损坏遗失意涂改
633 文件阅办法应符合公司相关保密规定复制带秘密文件资料需总理批准公司指定员统复制作登记
64 修改作废
641 文件修改般原编制部门修改填写文件更改单提出文件修改更改理修改文件应部门负责审核相关部门会签校核分领导审批颁布执行
642 文件次修改（均更改达3次）文件需进行幅度修改时应换发新版保持原编号时需文件眉头标注新版次新版次文件颁布新版文件准原老版文件动失效公司老版文件回收
643 文件作废文件编制部门填写报废申请提出该文件作废理部门负责相关部门评审会签分领导审批交公司理部公布备案公布日起该文件动失效公司该文件回收
643 已作废文件编号应保留注销新文件
65 档
651 应定期保文件进行清理档
652 年理部根非技术类档案理制度求文件档公司非技术类档案室
7 附
71 制度发日起生效文件致处制度准
72 制度理部负责解释
8 相关附件
附件：文件拟制审批单
附件二：公司红头文件格式
附件三：理标准文件模版
附件四：便笺格式
附件五：发文登记表
附件六：收文登记表
附件七：文件处理单
附件八：文件阅登记表
附件九：文件更改单附件十：××××年发文总目录
— END —
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1 目
建立健全公司文件理制度规范文件制作发文收文保存档流程提高文件形成效率保证文件长期效保存确保公司营理活动信息畅通充分发挥公文项工作中指导作保障公司项营理政策落实特制订制度
2 适范围
21 制度适公司种行政类文件理
22 公司名义进行发文：
23 部门部门名义发出发文件部门收外文件参制度执行
3 职责
31理部：公司行政类红头文件口理部门负责公司级行政类文件校核缮印发文收文等工作
32科技理部：公司制度文件口理部门负责公司级制度类文件校核缮印发文收文等工作
33部门：负责部门职责范围文件草拟组织评审会签修订审稿工作
34 部门分领导：负责分部门文件签发外文件批阅等工作
4 发文流程
41 拟稿
411 文件提出部门拟稿负责文件起草
412 文件草拟应符合公文行文规范情况确实观点明确文字精炼条理清楚层次分明标点符号正确篇幅力求简短编辑格式全篇统
413 文件草拟完成拟稿填写文件拟制审批单中相关容拟稿处签字文件转入审稿流程
42 审稿
421 拟稿部门负责文件进行审稿
422 审核重点行文必性法规符合性容否真实明确具体切实行行文关系公文格式否正确文字否规范
423 审稿完成审稿文件拟制审批单审稿处签字
424 需部门评审会签文稿须部门评审会签审核通会签文件拟制审批单会签处签字
43 校核
拟文部门应理部提交电子文档书面文档理部需签发文件进行文字校核检查行文语言格式否符合公文规范文字格式问题应进行修正发现容明确争议方须时拟稿部门进行沟通确认提出修改建议文稿校核完毕校核文件拟制审批单校核处签字校核文稿返回拟稿部门
44 签发
441 理部校核签字文件拟稿部门报送分拟稿部门分领导拟制文件进行审批签发
442 审批时修改文件拟稿部门审批意见完成修改审批稿终审稿原行改动
443 文件通审批完成修改分领导文件拟制审批单签发
45 发文格式
451公司类文件发文均须采公司拟定统文件头格式
452 须公司红头文件格式求进行发文：
4521公司（**司）外重行文应红头文件
4522公司发需遵决定决议纪命通报等红头文件
4523红头文件仅公司级文件部门级红头文件
4524红头文件理部统分配文件号中文件号发文机关+年份+序号组成（序号编虚位）
453 公司名义发须遵执行类制度规定规范采理标准文件模版求进行发文发文时需进行文件编号编号科技理部标准化组统分配版号部门号修改次数标识详见企业标准体系表企业标准文件编号规
454 公司名义部门名义行文解决般性事项通知说明等分公司名义部门名义公司便签格式求进行发文
46 缮印
461 签发文件拟文单位送交理部理部××××年发文总目录台账记录行文日期文件号文件名称拟文部门等
462 理部根文件拟制审批单填写数量文件进行缮印
463 理部缮印完毕文件装订成册装订时认真检查缺页错页页
47 印
471 公司级文件外发送时须加盖公司公章具体求参见公司印章理规定部门级文件外发送时须加盖印章仅需部门负责签字表确认
472 文件印前应检查文件拟制审批单签字否齐全符合制度规定流程公文理部权予盖章
473 文件印须发文单位名称致做印登记加盖印章应压成文时间遇公文恰满页发文时间文尾部分需起页应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处页采取页正文方法解决
48 分发
481 理部负责文件进行分发
482 分发范围
报：发文部门直接级领导部门
送：发文部门级部门间接责单位
发：文件资料属单位
483 分发形式
4831公司行政文件原均须文件转换PDF格式电子版形式进行发放便形成电子版文件必须纸质形式发放文件纸质文件形式进行发放
4832发文公司行政文件均须通户名 公司发文专OA邮箱发出
4833 行政文件均需公司公告栏进行书面公示原公示期十工作日
4834行政文件均电子版PDF格式享公司网络享台
484 拟稿部门纸质文件发文数量特求文件拟制审批单备注说明
485 属秘密文件应注明机密秘密绝密字样确定报送范围专印制报送
5 收文
51 登记
511 收发公司外文件理部统进行登记
512 公司部门带回发公司外文件应送理部进行登记行处理
513 收文登记应填写收文登记表
52 拟办
521 登记外文件理部负责拟办
522 根文性质容理部提出文件办理意见包括呈报公司领导阅批直接转关部门承办安排传阅直接存档必方式等
523 文拟办时应填写文件处理单
524 理部附带文件处理单文办理单提出办理方式报领导阅批传递分发承办部门办理
53 办理
531 需公司领导批办文件公司领导文件处理单签署办理意见
532 文件承办部门负责领导批示文件求文件容进行时处理需汇报协调时进行反馈
533 理部负责文办理进行督促催办避免积压漏办
534 需领导间部门间传递文件应直接横传递传递应通理部指定员进行避免延误进度传失
535 文件办理完毕承办部门文件处理单记录办理情况结果附带文件处理单文件传回理部
6 文件理
61 移交
611制度规定程序办理完毕公司发文收文均移交理部统存档保
612文件承办部门办员应行保文件必文件进行复印违反相关保密制度
62 保
621 理部应公司文件指定专进行统保
622 应保文件进行分类编号分类编号办法理部根非技术类档案理制度执行
623 应类文件建立单独文件袋文件袋应文件类卷文件目录
624 应份文件首页右角标明文件编号
625 应保文件袋统存放专门资料柜中
63
631 文件应办理阅手续填写文件阅登记表
632 文件完毕应时阅文件应完整损坏遗失意涂改
633 文件阅办法应符合公司相关保密规定复制带秘密文件资料需总理批准公司指定员统复制作登记
64 修改作废
641 文件修改般原编制部门修改填写文件更改单提出文件修改更改理修改文件应部门负责审核相关部门会签校核分领导审批颁布执行
642 文件次修改（均更改达3次）文件需进行幅度修改时应换发新版保持原编号时需文件眉头标注新版次新版次文件颁布新版文件准原老版文件动失效公司老版文件回收
643 文件作废文件编制部门填写报废申请提出该文件作废理部门负责相关部门评审会签分领导审批交公司理部公布备案公布日起该文件动失效公司该文件回收
643 已作废文件编号应保留注销新文件
65 档
651 应定期保文件进行清理档
652 年理部根非技术类档案理制度求文件档公司非技术类档案室
7 附
71 制度发日起生效文件致处制度准
72 制度理部负责解释
8 相关附件
附件：文件拟制审批单
附件二：公司红头文件格式
附件三：理标准文件模版
附件四：便笺格式
附件五：发文登记表
附件六：收文登记表
附件七：文件处理单
附件八：文件阅登记表
附件九：文件更改单附件十：××××年发文总目录
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